Sopimukset EU:n seitsemännessä puiteohjelmassa
Maija Lönnqvist, Liisa Ewart Sopimukset EU:n seitsemännessä puiteohjelmassa Suomen EU-T&K-sihteeristön julkaisuja Heinäkuu 2007 ISSN 1238-7827 ISBN 978-952-457-381-8 Kansi: Edita Prima Oy Sisäsivut: Edita Prima Oy Paino: Edita Prima Oy Tämä materiaali on tarkoitettu yleiseksi taustatiedoksi, ei sellaisenaan liiketoiminnan tai sopimusten perustaksi. Tekes tai Tekesin puolesta toimivat henkilöt eivät vastaa tämän materiaalin tai sen sisältämien tietojen käytön seuraamuksista.
4 Alkusanat Alkusanat EU:n seitsemäs puiteohjelma tarjoaa rahoitusta jäsenvaltioissa tehtäviin tutkimus- ja tuotekehitysprojekteihin. Kaikki EU:n seitsemännen puiteohjelman t&k-projektit toteutetaan komission laatiman avustussopimuksen mukaisesti. Avustussopimuksessa sovitaan projektin aikana tehtävästä työstä ja siitä maksettavasta korvauksesta. Projektin osapuolet sitoutuvat yhdessä tekemään sopimukseen kirjatun työn. Komissio puolestaan sitoutuu maksamaan työstä sovitun korvauksen. Avustussopimuksen lisäksi seitsemännessä puiteohjelmassa on laadittava konsortiosopimus. Konsortiosopimus solmitaan osallistujien välillä, ja siinä sovitaan osallistujien keskinäisistä asioista, kuten projektin hallinnosta ja tulosten omistusja käyttöoikeuksista. Tämän opaskirjan tarkoituksena on antaa puiteohjelmaprojekteihin osallistuville käsitys siitä, mitä kaikkea sopimusasioissa ja -käytännöissä tulee ottaa huomioon. Oppaassa keskitytään EU:n puiteohjelman hankkeissa tarvittaviin sopimuksiin. On kuitenkin hyvä muistaa, että vastaavia sopimuksia tarvitaan kaikenlaisessa muussakin koti- ja ulkomaisessa t&k-yhteistyössä. Ainoastaan avustussopimus on EU-hankkeiden erityispiirre. Opaskirja on rakenteeltaan kolmiosainen siten, että ensimmäisessä luvussa käsitellään avustussopimusta, erityisesti sen yleisiä ehtoja, sekä selvitetään avustussopimuksen ehtojen merkitystä projektiin osallistuville. Toisessa luvussa tarkastellaan konsortiosopimuksessa sovittavia asioita erityisesti yhteistyöhankkeiden osalta. Kolmannessa luvussa käydään lyhyesti läpi muut puiteohjelmahankkeissa mahdollisesti tarvittavat sopimukset: salassapito-, esi-, oikeuksiensiirto-, alihankintaja lisenssisopimukset. Oppaan loppuun koottu sanasto seitsemännen puiteohjelman sopimusasioiden yhteydessä käytetyistä käsitteistä palvelee niin ensi kertaa asiaan tutustuvia kuin jo aiemmin asioiden kanssa tekemisissä olleita. Oppaassa on myös lista linkeistä, joista saa lisätietoa seitsemännen puiteohjelman sopimusasioista. Opaskirja on tarkoitettu tausta-aineistona avuksi sopimusneuvotteluihin ja sopimusten laadintaan, ei sellaisenaan sopimusten tai muun liiketoiminnan perustaksi. Oikeudellisissa ongelmatilanteissa tulisi ottaa yhteyttä asiantuntijaan. Oppaan on laatinut Tekesin lakimies Maija Lönnqvist ja seitsemänteen puiteohjelmaan sopivaksi päivittänyt Tekesin lakimies Liisa Ewart. Helsingissä, heinäkuussa 2007 Suomen EU-T&K-sihteeristö
Sisällys 5 AVUSTUSSOPIMUS 9 Rahoituspäätöstä seuraavat sopimusneuvottelut 9 Sopimuksen allekirjoittaminen 9 Osapuolen vetäytyminen hankkeesta ennen allekirjoitusta 9 Avustussopimuksen voimaanastuminen 10 AVUSTUSSOPIMUKSEN RAKENNE 11 Ydinsopimus 11 Liitteiden etusijajärjestys 12 Työsuunnitelma 12 Yleiset ehdot 12 Liitteet III VII 13 PROJEKTIN HALLINTO 14 Koordinaattori (Art. II.2.) 14 Konsortion velvollisuus hallinnon järjestämiseksi 15 Yksittäisten osallistujien velvollisuudet 16 VASTUUSÄÄNNÖKSET 17 Osapuolten tekninen yhteisvastuu 17 Osapuolten taloudellinen vastuu 17 Ylivoimainen este 17 Vastuu projektin ulkopuolisille (Liability Art. II.42.) 18 Alihankinnat (Subcontracting Art. II.7.) 18 Alihankkijoiden valinta 19 Alihankinnan vaikutus osallistujan vastuuseen 19 PROJEKTIMUUTOKSET 20 Muutokset avustussopimukseen (Art. II.36.) 20 Konsortion kokoonpanon muuttaminen 21 Uusien osallistujien liittyminen projektiin 21 Tarjouskilpailu uuden osallistujan hankkimiseksi (Art. II.35.) 22 Uuden osapuolen vastuun alkaminen 22 Projektin keskeyttäminen (Art. II.8.) 23 SALASSAPITOVELVOLLISUUS JA JULKISUUS 24 Luottamuksellinen tieto 24 Tiedon luovuttaminen komissiolle arviointi-, vaikuttavuusja standardisoimistarkoituksiin (Art. II.10) 25 Jäsen- ja liitännäisvaltiolle luovutettava tieto (Art. II.11.) 25 Tiedottaminen ja projektin julkiset tiedot (Art. II.12.) 25 KUSTANNUKSET JA TARKASTUKSET 27 Hyväksyttävät kustannukset 27 Lausunto rahoitusselvityksestä (Art. II.4.4.) 27 Lausunto menettelytavoista (Art. II.14.1.) 28 Tilintarkastajan kelpoisuus 28 Komission tarkastusoikeudet 28 SOPIMUSSAKKO JA TALOUDELLISET SEURAAMUKSET 30 Sopimussakko (Art. II.24.) 30 Taloudelliset seuraamukset (Art. II.25.) 31 Korvauksien maksaminen komissiolle 31 IMMATERIAALIOIKEUDET, HYÖDYNTÄMINEN JA LEVITTÄMINEN 32 Tulosten omistusoikeus (Art. II.26.) 32
6 SOPIMUKSET EU:N SEITSEMÄNNESSÄ PUITEOHJELMASSA Yhteisomistuksen hallinnointi 32 Tulosten luovuttaminen ulkopuolisille (Art. II.27.) 33 Tulosten suojaaminen (Art. II.28.) 34 Velvollisuus tulosten hyödyntämiseen (Art. II.29.) 35 Tulosten levittäminen (Art. II.30.) 35 Työntekijöiden ja alihankkijoiden oikeuksiensiirtosopimukset 36 Tausta-aineisto ja sen rajaaminen (Art. II.31. ja II.32.) 36 Osallistujien käyttöoikeus tuloksiin ja tausta-aineistoon 37 Käyttöoikeuden myöntäminen projektityötä varten 38 Käyttöoikeus hyödyntämistä varten 38 Käyttöoikeuksien luovuttaminen 39 Käyttöoikeuksien siirto intressiyhtiöille 39 Käyttöoikeuksien luovuttaminen ulkopuolisille 39 Käyttöoikeuksien ja hyödyntämismahdollisuuksien rajoitukset 40 MUUT MÄÄRÄYKSET 41 Riitojen ratkaisu 41 Tietojen ja asiakirjojen toimittaminen 41 Sopimuksen siirtäminen 41 Pk-yrityksiä ja pk-yritysjärjestöjä koskevat erityiset ehdot (Annex III) 41 SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN JA PURKAMINEN 42 Avustussopimuksen irtisanominen komission aloitteesta (Termination Art. II.38.) 42 Konsortion vaatimus sopimuksen irtisanomiseksi 43 Komission oikeus irtisanoa avustussopimus 44 Osallistujan sopimusrikkomuksen seuraamukset 44 Sopimuksen irtisanominen väärinkäytöksen vuoksi 44 KONSORTIOSOPIMUS 46 Konsortiosopimuksen laatimisen aika 47 Hakemusvaiheessa sovittavia asioita 47 Konsortiosopimuksen osapuolet 48 Konsortiosopimuksen aloittaminen ns. WHEREAS-lausekkeilla 49 Käytettävien käsitteiden määrittely 49 PROJEKTIN HALLINTO 50 Koordinaattori 50 Yleiskokous 51 Johtokunta 52 Osaprojektien koordinaattorit ja komiteat 52 Osapuolten velvollisuudet konsortiosopimuksen mukaan 53 OSAPUOLTEN KESKINÄINEN VASTUU 54 Vahingon aiheuttaminen ulkopuoliselle 54 Tulosten käyttökelpoisuuden rajaaminen vastuun ulkopuolelle 54 Sopimusrikkomuksista seuraavat sanktiot 54 TULOSTEN JA TAUSTA-AINEISTON OMISTUS- JA KÄYTTÖOIKEUDET 55 Yhteisomistuksen ehdoista 55 Muiden osapuolten patentointimahdollisuudet 56 Tausta-aineiston rajaaminen projektin ulkopuolelle 56 Avustussopimuksen käyttöoikeusehdot 57 Alilisenssien myöntäminen 58 Ohjelmistojen käyttöoikeuksien määrittely 58 Liitännäisosallistujien ja intressiyhtiöiden käyttöoikeudet 58 Osapuolimuutoksien vaikutus käyttöoikeuksiin 59
Sisällys 7 SALASSAPITO JA JULKAISUT 60 Salassapitosäännösten tarkentaminen 60 Projektin julkaisu- ja tiedotuspolitiikka 60 MUITA EHTOJA 61 Komission rahan jakaminen 61 Erimielisyyksien nopea selvittäminen 61 Sovellettava laki ja toimivaltainen tuomioistuin 62 Sopimuksen voimaanastuminen 62 MUUT SOPIMUKSET 64 SALASSAPITOSOPIMUS 65 Salassa pidettävän tiedon määrittely 65 Luottamuksellisen tiedon käyttö 66 Kuinka kauan tieto pidetään salassa? 66 Materiaalin palauttaminen tai tuhoaminen 67 Rikkomuksesta seuraava rangaistus 67 Sopimuksen kestoaika ja riitojen ratkaisu 67 ESISOPIMUS 68 Neuvottelun kohde esisopimusvaiheessa 69 Osapuolen aseman muuttuminen 69 Tausta-aineiston käyttöoikeudesta sopiminen 69 Salassapitoehdot 70 Esisopimus vai aiesopimus? 70 OIKEUKSIENSIIRTOSOPIMUS 71 Siirrettävät oikeudet 71 Siirrosta maksettava korvaus 72 Luottamuksellinen tieto 72 ALIHANKINTASOPIMUS 73 Alihankintana ostettava projektin osa 73 Komission hyväksyntä 73 Alihankkijan valinta 74 Alihankinnan sisältö 75 Alihankkijalle maksettava korvaus 75 Tulosten omistus- ja käyttöoikeudet 75 Vastuun jakautuminen 76 Alihankkijan salassapitovelvollisuus 76 Alihankkijaan kohdistuvat komission tarkastukset 76 Mahdollisuus kuulua projektin johtoryhmään 77 LISENSSISOPIMUS 78 Erillinen lisenssisopimus 78 Käyttöoikeuden kohteen yksilöinti 79 Luovutettavat oikeudet 79 Käyttöoikeuden maantieteellinen laajuus 80 Käyttöoikeuden voimassaoloaika 80 Lisenssin kohteen parannukset 80 Lisenssistä maksettava korvaus 81 Muut sopimustarpeet 81 SANASTO 82 LINKKIVINKKEJÄ 86
Avustussopimus Seitsemännessä puiteohjelmassa, samoin kuin aiemmissakin puiteohjelmissa, komissio laatii avustussopimuksen (aik. vakiosopimus), jota käytetään kaikissa hankkeissa. Edeltävissä puiteohjelmissa kaikille hanketyypeille on ollut oma avustussopimuksensa, mutta seitsemännessä puiteohjelmassa sama avustussopimus soveltuu perusmuodossaan kaikille hanketyypeille lukuun ottamatta Marie Curie -toimia Ihmiset-osiossa sekä ERC-hankkeita Ideat-osiossa. Näille on laadittu omat avustussopimukset. Tässä oppaassa käsitellään pääasiassa yhteistyöhankkeisiin laadittua perusmuotoista avustussopimusta keskittyen sen ydinosaan ja toisen liitteen säännöksissä oleviin vakiomuotoisiin yleisiin ehtoihin. Tarvittaessa paneudutaan myös eri hanketyyppejä koskeviin erityisehtoihin.
Avustussopimus 9 Avustussopimus Rahoituspäätöstä seuraavat sopimusneuvottelut Kun hanke-ehdotus on arvioitu ja se on hyväksytty mahdollisesti rahoitettavaksi, hankkeen osapuolet kutsutaan sopimusneuvotteluihin siihen komission yksikköön, jonka valvonnassa hanke toteutetaan. Viimeistään tässä vaiheessa osapuolten kannattaa tarkoin tutustua avustussopimuksen ehtoihin, sen velvoitteisiin ja oikeuksiin sekä niihin asioihin, joista voidaan projektikohtaisesti sopia. Sopimusneuvotteluissa komissio ja osapuolet, yleensä ennen kaikkea koordinaattori, neuvottelevat projektin sisällöstä. Hakemuksen mukaista työsuunnitelmaa voidaan joutua muokkaamaan ja kustannuksia leikkaamaan, ennen kuin komissio lopullisesti hyväksyy projektin rahoitettavaksi. Joskus voidaan jopa konsortion koostumusta joutua muokkaamaan ja osapuolia vaihtamaan. Sopimuksen allekirjoittaminen Seitsemännessä puiteohjelmassa avustussopimuksen allekirjoittavat komissio ja koordinaattori. Muut osapuolet hyväksyvät avustussopimuksen ehdot itseään sitoviksi erillisellä hyväksymisilmoituksella (avustussopimuksen lomake A). Koordinaattori kokoaa muiden osapuolten hyväksymisilmoitukset ja toimittaa ne komissiolle 45 päivän kuluessa avustussopimuksen allekirjoituksesta. Osapuolen osalta avustussopimuksen allekirjoittaa henkilö, jolla on osapuolen nimenkirjoitusoikeus. Oikea henkilö selviää organisaation sisäisistä säännöistä ja ohjeista. Usein puiteohjelmaprojektit ovat niin isoja, että allekirjoittajaksi vaaditaan esimerkiksi pk-yrityksissä toimitusjohtaja ja yliopistoissa rehtori tai vararehtori. Osapuolen vetäytyminen hankkeesta ennen allekirjoitusta Kaikkien hankkeen osapuolien on hyväksyttävä avustussopimuksen ehdot itseään sitoviksi. Jos joku osapuoli kieltäytyy hyväksymästä ehtoja ja liittymästä sopimukseen, koordinaattorin on neuvoteltava komission kanssa ongelman ratkaisemisesta. Konsortio voi ehdottaa uutta osapuolta vetäytyneen tilalle tai järjestää työn uudelleen osapuolten kesken niin, että vetäytyneen osapuolen työosuus tulee hoidettua. Jos konsortioon jääneiden osapuolten määrä ei ole riittävä, komissio ei hyväksy ehdotettuja uusia osapuolia tai konsortiota ei voida esimerkiksi teknisistä syistä laajentaa, komissio voi purkaa sopimuksen. Koordinaattorin tehtävänä on hankkia muiden osapuolten hyväksymiset sopimukselle. Koordinaattori ei kuitenkaan tavallisesti ole vastuussa siitä, jos joku osapuolista kieltäytyykin osallistumasta projektiin. Koordinaattori voi joutua vastuuseen komission erehdyttämisestä ainoastaan, jos koordinaattori on toiminut selkeästi vilpillisesti ja lupaillut komissiolle konsortion, jota ei ole olemassakaan. Joka tapauksessa koordinaattorin kannattaa jo hakemuksen valmisteluvaiheessa hankkia
10 SOPIMUKSET EU:N SEITSEMÄNNESSÄ PUITEOHJELMASSA osapuolilta sitoumukset siitä, että ne rahoituksen tullessa osallistuvat projektiin. Sitoutuminen voi olla erillinen sitoutumistahdonilmaisu tai sisältyä allekirjoitettuun esi- tai konsortiosopimukseen. Avustussopimuksen voimaanastuminen Sopimus tulee voimaan koordinaattorin ja komission allekirjoitusten hetkellä. Tämän jälkeen hanke voi alkaa sopimuksessa ilmoitettuna päivänä. Pääsääntöisesti vasta allekirjoitusten ja projektin alkamisen jälkeen syntyneitä kustannuksia hyväksytään projektin kustannuksiksi. Ainoastaan poikkeustapauksissa ja komission erillisellä suostumuksella voidaan ennen sopimuksen voimaantuloa syntyneitä projektiin liittyviä kustannuksia hyväksyä projektin kustannuksiksi, kuitenkin aikaisintaan hakemuksen jättöpäivästä lähtien. Hankkeen kesto ilmoitetaan ydinsopimuksessa kuukausina alkaen avustussopimuksen voimaantuloa seuraavan kuukauden ensimmäisestä päivästä, jostain muusta erikseen sovitusta päivästä tai erikseen sovitun määräajan kuluttua. Ydinsopimuksessa merkitään lisäksi kuukauden tarkkuudella kaikki hankkeen raportointijaksot, jolloin siis ydinsopimukseen tulee kirjatuksi hankkeen viimeinen toteutuskuukausi.
Avustussopimuksen rakenne 11 Avustussopimuksen rakenne Ydinsopimus AVUSTUSSOPIMUKSEN RAKENNE Liite I Projektin työsuunnitelma Liite II Yleiset ehdot A. Projektin toteutus 1. Yleiset periaatteet 2. Raportointi ja maksut 3 Toteutus B. Rahoitusmääräykset 1. Yleiset rahoitusmääräykset 2. Takuurahasto ja takaisinperintä 3. Valvonta ja seuraamukset C. Immateriaalioikeudet, hyödyntäminen ja levittäminen 1. Tulosaineisto 2. Käyttöoikeudet Muut ehdot (projektin keskeytys, projektimuutokset, oikeuspaikka) Liite III Hanketyyppikohtaiset erityisehdot Liite IV Lomake A Sopimukseen liittyminen Liite V Lomake B Uuden osallistujan liittyminen Liite VI Lomake C Rahoitusselvitys Liite VII Lomake D Lausunto rahoitusselvityksestä Lomake E Lausunto menettelytavoista (menetelmän sertifiointi) Ydinsopimus Ydinsopimus (core contract) on projektikohtainen ja se muunnetaan kuhunkin projektiin sopivaksi siten kuin sopimusneuvotteluissa sovitaan komission ja osapuolten muodostaman konsortion kanssa. Sopimuksen allekirjoittaa kaikkien projektiin osallistujien puolesta projektin koordinaattori. Ydinsopimukseen kirjataan kaikki projektin osapuolet, projektin kesto ja alkamispäivä, raportointiajat, komission myöntämän rahoituksen kokonaismäärä ja maksuaikataulu, mahdollisen ennakkomaksun määrä, mahdolliset projektikohtaiset erityisehdot sekä komission ja koordinaattorin yhteystiedot. Lisäksi ydinsopimuksessa määrätään eri lakien ja sopimusten hierarkiasta ja määrätään toimivaltainen tuomioistuin, joka on EY:n tuomioistuin. Ydinsopimukseen voi tarpeen vaatiessa sisältyä erilaisia erityisehtoja, jotka
12 SOPIMUKSET EU:N SEITSEMÄNNESSÄ PUITEOHJELMASSA ovat projektikohtaisia ja riippuvat projektin erityispiirteistä. Erityisehdoilla on etusija kaikkien muiden ehtojen yli. Erityisehto on velvoittava vain, kun se on kirjattu avustussopimuksen ydinsopimukseen, huolimatta siitä, että erityisehdon sisältö olisi merkityksellinen hankkeen sisältöön. Komission laatimat vakiomuotoiset erityisehdot on lueteltu erillisessä listassa List of Special Clauses applicable to the FP7 Model Grant Agreement for the Implementation of the Seventh Framework Programmes of the European Communities (EC-Euratom) ja ehtoja on julkaistu kesäkuuhun 2007 mennessä 33 kappaletta. Erityisehtojen kirjo on moninainen alkaen esimerkiksi eettisten lautakuntien lausuntovaatimuksista tai ihmisperäisten orgaanien käytöstä aina käyttöoikeuksia koskeviin erityispiirteisiin, kansainvälisten organisaatioiden ja YK:n elinten osallistumiseen. Erityisehdoissa voidaan selventää sopimuksen toisen liitteen tukiehtoja mutta ei rajoittaa näitä. Mahdollisia erityisehtoja ovat esimerkiksi vaatimus siitä, että konsortiosopimus on allekirjoitettava, ennen kuin projekti voidaan aloittaa; että ohjelmistojen (software) käyttöoikeuteen sisältyy alilisensiointioikeus; tai ettei tiettyjä kustannuksia hyväksytä projektissa. Liitteiden etusijajärjestys Avustussopimuksen liitteet eivät saa olla ristiriidassa ydinsopimuksen kanssa. Liitteiden keskenkin vallitsee etusijajärjestys: jos liitteiden ehdot ovat keskenään ristiriidassa, sovelletaan ensisijaisesti kolmatta liitettä, sitten toista liitettä ja viimeisenä ensimmäisen liitteen työsuunnitelmaa. Työsuunnitelma Projektin työsuunnitelma liitetään avustussopimuksen liitteeksi I (Annex I). Tavallisesti työsuunnitelma on rahoitushakemuksen kuvaus projektista sopimusneuvotteluissa tehdyin muutoksin. Kannattaa muistaa, että työsuunnitelma on osa sopimusta ja siihen kirjatut osapuolten oikeudet ja velvollisuudet sitovat osapuolia samalla tavalla kuin avustussopimuksen muutkin osat. Yleiset ehdot Avustussopimuksen liite II (Annex II) sisältää sopimuksen yleiset ehdot (General conditions). Nämä yleiset ehdot ovat kaikille puiteohjelmaan osallistujille samat ja sopimuksen tärkein osa, johon kannattaa tutustua tarkasti. Niitä ei voi muunnella projektikohtaisesti, mutta toisaalta ne jättävät paljon harkinnanvaraa ja sopimusvapautta projektiin osallistuville siitä, miten osallistujat sopivat keskinäisen työnjaon, vastuut ja oikeudet.
Avustussopimuksen rakenne 13 Liitteet III VII Kolmannessa liitteessä (Annex III) ovat hanketyyppejä koskevat erityismääräykset (Specific Provisions). Erityismääräyksiä on annettu neljä: Muiden maiden infrastruktuureiden käyttömahdollisuuksiin liittyvät toimet Pk-yrityksiä ja pk-yritysten toimialajärjestöjä tukeva tutkimus ERA-NET Plus -toimet Kansalaisjärjestöjä koskeva tutkimus Näillä ehdoilla tarkennetaan toisen liitteen yleisiä ehtoja niiltä osin kuin näillä hanketyypeillä on omia erityispiirteitään. Hanketyyppikohtaiset erityisehdot on pyritty pitämään mahdollisimman suppeina. Avustussopimuksen liitteiksi IV oheistetaan kaikkien osallistujien erikseen täydentämä ja allekirjoittama A-lomake (Form A Accession of Beneficiaries to the Grant Agreement). Koordinaattorin on lähetettävä 45 päivässä avustussopimuksen allekirjoittamisesta kaikkien osallistujien A-lomakkeet. Mikäli joku tai jotkut osallistujat eivät toimita osallistumislomaketta koordinaattorin kautta komissiolle, komissio vapautuu velvollisuuksistaan tätä osallistujaa kohtaan. Konsortion vastuulla on esittää komission antamassa määräajassa ratkaisu komissiolle siitä, miten konsortio toteuttaa työsuunnitelman mukaisen projektin. Käytännössä on noudatettava avustussopimuksen yleisten ehtojen määräyksiä sopimuksen muuttamisesta. Avustussopimukseen oheistetaan B-lomakkeen mukainen liite V (Annex V Form B) silloin, kun projektiin liittyy uusi osallistuja projektin kuluessa. Liite V: n käyttö eli uuden osallistujan mukaanotto edellyttää B-lomakkeen mukaisen prosessin suorittamista koskien avustussopimuksen ja työohjelman muuttamista sekä selvityksen antamista siitä, onko uuden osallistujan valinta kilpailutettu. Avustussopimuksen liitteenä VI, C-lomakkeina (Annex VI Form C) on Excel-taulukoita rahoitusjärjestelykohtaista rahoitusselvitystä varten, joilla sekä jokainen osallistuja erikseen että koko konsortio raportoivat projektiin liittyvät tilinpäätös- ja avustustiedot. C-lomakkeilla tilinpäätösselvityksen antaa myös ulkopuolinen taho 1, jolla on projektiin liittyneitä kustannuksia, mutta ei EU-tukea. Tavanomaisin näistä on alihankkija. Avustussopimuksen liite VI sisältää D- ja E-lomakkeet (Annex VI Form D Factual findings on costs ja Form E Factual findings on methodology). D-lomakkeen avulla osallistujien tilintarkastaja laatii selvityksen kustannuksista, joita osallistuja vaatii huomioitavaksi komission rahoitusta laskettaessa. E-lomakkeen avulla tilintarkastaja ja osallistuja voivat yhdessä laatia lausunnon menettelytavoista, eli kustannuslaskennan käytännöstä osallistujan organisaatiossa ja pyytää komissiolta hyväksyntää tälle kustannuslaskentamenetelmälle. Hyväksynnän jälkeen osallistuja saa käyttää samaa menetelmää kevennetyllä raportointivelvollisuudella koko puiteohjelman ajan. Liitteiden tarkoituksena on sopia osallistujien kustan- 1 Huomaa, että avustussopimuksen terminologiassa third countries ei tarkoita kehitysmaita, vaan sellaisia maita, jotka eivät ole EU:n jäseniä eivätkä sopimuksen kautta nk. liitännäisvaltioita eli associated countries.
14 SOPIMUKSET EU:N SEITSEMÄNNESSÄ PUITEOHJELMASSA nuslaskentamenetelmät komission kanssa pysyviksi siten, että molemminpuolisesti säästetään raportointiin liittyvää byrokratiaa. YLEISISSÄ EHDOISSA (LIITE II) SOVITAAN MUUN MUASSA: Koordinaattorin ja osapuolten tehtävistä Yhteisvastuusta Hyväksyttävistä kustannuksista ja rahoituksen enimmäismääristä Raportoinneista Takuurahastosta Hankkeen valvonnasta ja seuraamuksista Omistus- ja käyttöoikeuksista sekä tulosten hyödyntämisestä Julkaisuista ja salassapidosta Sopimuksen muuttamisesta ja irtisanomisesta Projektin hallinto Koordinaattori (Art. II.2.) Koordinaattorin tärkein tehtävä on toimia komission ja konsortion yhteyshenkilönä. Ellei erikseen avustussopimuksessa ole mainittu, kaikki yhteydenpito komissioon päin kulkee koordinaattorin kautta. Varsinaisia koordinaattoreita komissioon päin voi olla vain yksi. Mikäli konsortio yksituumaisesti haluaa vaihtaa koordinaattorin, tähän sopimusmuutokseen on saatava komissiolta kirjallinen hyväksyntä. Koordinaattori allekirjoittaa avustussopimuksen osallistujien puolesta ja pitää huolta siitä, että kaikki osallistujat toimittavat hänelle allekirjoitetun A-lomakkeen (liite IV), jossa nämä hyväksyvät avustussopimuksen ja kaikki siihen liittyvät osallistujan oikeudet ja velvollisuudet. Koordinaattorin on lähetettävä nämä osallistujien osallistumissitoumukset komissiolle viimeistään 45 päivän kuluessa siitä, kun avustussopimus astuu voimaan, eli kun sekä koordinaattori että komissio ovat avustussopimuksen allekirjoittaneet. Tämä päivä voi olla eri päivä kuin se, jolloin hanke alkaa. Komissio ei ole sidottu rahoituspäätökseen sen osallistujan osalta, joka ei toimita ajoissa A-lomakettaan asiallisesti allekirjoitettuna. Konsortiolta tämä vaatii annettavassa määräajassa selvitystä siitä, miten se aikoo suorittaa projektin muuttuneessa tilanteessa. Avustussopimuksen mukaan koordinaattori ei voi siirtää seuraavia velvoitteitaan sopimuksella kolmannelle: a) Koordinaattori vastaanottaa komission maksaman tuen ja jakaa sen osapuolille. Rahoituksen jakautumisesta osapuolten kesken sovitaan tarkemmin konsortiosopimuksessa. Rahoitus tulee jakaa muille osapuolille ilman turhia viivytyksiä, vaikkei varsinaista määräaikaa olekaan enää otettu avustussopimukseen.
Projektin hallinto 15 b) Koordinaattorin on pidettävä kirjanpitoa siitä, miten rahoitus on jaettu osapuolten kesken, ja pyydettäessä oltava milloin tahansa kykenevä esittämään komissiolle rahoituksen jakamiseen liittyvistä seikoista. c) Koordinaattorin on tiedotettava komissiolle vaadittaessa rahoituksen jakamisesta ja päivämääristä. d) Koordinaattori kerää osapuolilta projektia koskevat raportit ja kustannusselvitykset ja toimittaa ne komissioon. Ennen komissioon lähettämistä koordinaattorin on tarkastettava raportit todentaakseen, että ne ovat sen mukaisia, mitä projektin tehtävät ovat edellyttäneet. e) Koordinaattorin pitää tarkkailla sitä, että osallistujat suorittavat avustussopimuksen mukaiset velvollisuutensa. Koordinaattorin velvollisuudet ovat laajat, varsinkin kohdan e) perusteella, joka käytännössä edellyttää koordinaattorilta hyvin aktiivista projektin johtamista. Komissio ei kuitenkaan edellytä koordinaattorilta käytännössä täydellistä projektin kontrollointia, vaan keskittymistä siihen, että projekti etenee avustussopimuksen ja erityisesti työsuunnitelman mukaan, rahat käytetään budjetissa luvatulla tavalla ja raportit toimitetaan asiallisesti ja ajallaan. Avustussopimuksessa lueteltujen velvollisuuksien nojalla koordinaattori ei ole velvollinen kontrolloimaan konsortiosopimuksen noudattamista, koska konsortiosopimus ei tule avustussopimuksen osaksi. Konsortio voi keskenään aina laajuutensa mukaan päättää sisäisestä hallinnosta, kunhan järjestelyt eivät ole avustussopimuksen vastuusäännösten kanssa ristiriidassa. Konsortion velvollisuus hallinnon järjestämiseksi Avustussopimus velvoittaa konsortion järjestämään sisäisen hallintonsa ja työnjakonsa ottaen huomioon avustussopimuksen velvollisuudet ja varmistamaan erityisesti sen, että projekti toteutetaan sopimuksen mukaisesti. Konsortion on esitettävä komissiolle yksityiskohtainen selvitys siitä, että projektille on järjestetty asiallinen hallinto. Konsortion sisäiset järjestelyt tarkoittavat erityisesti konsortiosopimuksen laatimista, jolla projektin tehokas toteuttaminen varmistetaan. Mahdolliset sopimukset eivät saa olla ristiriidassa avustussopimuksen kanssa. Konsortiosopimusta laajemmin käsitellään jäljempänä tässä oppaassa. Avustussopimuksessa konsortio sitoutuu tekemään sopimuksen muun muassa: työnjaosta ja päätöksentekomenettelystä aineiston julkaisemisesta hyödyntämisestä ja käyttöoikeuksista yhteisön rahoituksen jakamisesta riitojen ratkaisutavasta mukaan lukien toimivallan väärinkäyttö vastuusta vahingonkorvausvelvollisuudesta salassapidosta osallistujien kesken
16 SOPIMUKSET EU:N SEITSEMÄNNESSÄ PUITEOHJELMASSA Yksittäisten osallistujien velvollisuudet Jokaisen osallistujan on ensisijaisesti huolehdittava siitä, että se toteuttaa työosuutensa sopimuksen mukaisesti, mikä tarkoittaa liitteen I työsuunnitelmaa. Osallistujan velvollisuus on varmistaa, että sille osoitetut tehtävät tehdään oikein ja oikea-aikaisesti. Osallistuja voi käyttää kolmatta osapuolta eli alihankkijaa työvelvoitteensa osittaiseen suorittamiseen siten kuin avustussopimuksessa on sovittu (Art II.7.). Siirtäessään osan velvoitteistaan sopimuksella kolmannelle osallistujan on varmistettava, ettei kolmas osapuoli saa avustussopimuksen mukaisia oikeuksia komissioon nähden. Osallistuja on myös vastuussa, että alihankkijalla on tehtäviin tarvittava asema ja kyky, kuten tilintarkastajilta vaadittava pätevyys. Osallistujan on ilmoitettava toisille osallistujille ja komissiolle koordinaattorin välityksellä seuraavat asiat: ne henkilöt, jotka ohjaavat ja valvovat työn suorittamista, yhteystietoineen tapahtumat, jotka vaikuttavat projektin toteuttamiseen tai komission oikeuksiin muutokset viralliseen nimeen, osoitteeseen tai edustajiin sekä oikeudelliseen, taloudelliseen, organisatoriseen tai muuhun asemaan, erityisesti koskien statusta, kuten voittoa tavoittelematon julkinen yhteisö (non-profit public body) tai pk-yritys (SME) kaikki muut avustussopimukseen, osallistumissääntöihin tai varainhoitoasetukseen (Financial Regulation) vaikuttavat seikat, erityisesti niiden voidessa vaikuttaa osallistujan kelpoisuuteen jatkaa projektissa Osallistujan on toimitettava poikkeuksellisesti suoraan komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle niiden vaatimat tiedot (erityisesti Art. II.22.) ja osallistuttava projektin ohjausta, valvontaa ja arviointia koskeviin tapaamisiin. Osallistujan on pyrittävä välttämään kaikenlaisia toimenpiteitä ja sitoumuksia, jotka ovat ristiriidassa avustussopimuksen asettamien velvoitteiden kanssa. Mahdollisista projektin toteuttamiseen vaikuttavista ristiriidoista, joita osallistuja ei voi välttää, on informoitava sekä muita osallistujia että komissiota. Puiteohjelman tarkoitus ei ole vain painottaa tutkimustyön kaupallisia ja hyödyntämiseen liittyviä tarkoitusperiä, vaan osallistujille on asetettu velvollisuus toteuttaa työ eettisten periaatteiden mukaisesti ja edistää sukupuolten tasa-arvoa projektissa. Erityisesti naisten osuuteen projektissa kiinnitetään huomiota jo hakemusvaiheessa. Osallistuja velvoitetaan vielä lisäksi ennakoimaan ja välttämään intressiristiriidat liittyen taloudellisiin, poliittisiin tai kansallisiin liittymiin, perhe- tai muihin tunnesiteisiin sekä mihin tahansa muihin intresseihin, jotka voivat vaikuttaa osallistujan puolueettomaan suoriutumiseen projektista.
Vastuusäännökset 17 Vastuusäännökset Osapuolten tekninen yhteisvastuu Komission kannalta on tärkeintä, että sovittu tutkimushanke toteutetaan suunnitellusti. Niinpä avustussopimuksen mukaan osapuolet ovat hankkeesta yhteisvastuussa Euroopan yhteisöä kohtaan eli vastaavat yhdessä siitä, että hanke toteutetaan sopimuksen mukaisesti. Tätä kutsutaan tekniseksi yhteisvastuuksi. Osallistujat voivat jopa joutua suorittamaan jonkun muun osapuolen työn, mikäli tämä itse sen jostain syystä laiminlyö. Vastuusta voi irtautua vain ylivoimaisen esteen (force majeure) vuoksi. Käytännössä konsortion vastuu komissiolle merkitsee sitä, että konsortion on keskenään kyettävä sopimaan työn suorittaminen niin, että luvattu projekti onnistuu. Jos projektiin on tehtävä matkan varrella muutoksia, konsortion tulee päättää muutoksen sisältö ja ehdottaa sitä komissiolle hyväksyttäväksi. Äärimmäisessä tilanteessa komission katsoessa ettei projektia kyetä suorittamaan sovitulla tavalla, se voi keskeyttää projektin. Osapuolten taloudellinen vastuu Taloudellista yhteisvastuuta osapuolilla ei enää seitsemässä puiteohjelmassa ole. Tämä tarkoittaa sitä, että kukin osapuolista vastaa yksin komission siltä takaisinperimien tukien maksamisesta. Toiselta osapuolelta perittävät maksut eivät enää voi tulla toisten osapuolten maksettaviksi. Tämän muutoksen on mahdollistanut takuurahaston perustaminen (Guarantee fund). Takuurahaston periaate on se, että jokainen osallistuja hyvittää väliaikaisesti takuurahastoa 5 %:n osuudella osallistujalle myönnetystä avustuksesta. Tämä osuus ei kuitenkaan vähennä sitä rahamäärää, joka maksetaan osallistujille ennakkomaksuna tai raportoinnin perusteella kustannuksien korvauksena. Viimeisen raportoinnin jälkeen takuurahasto palauttaa viimeisen maksuerän yhteydessä osallistujalta pidätetyn takuurahasto-osuuden, ellei asiantilasta muuta johdu. Komissio on tarkoittanut korvata yhteisen takuurahaston korkokertymästä projekteissa tapahtuvat epäonnistumiset, joilla on rahallista merkitystä. Äärimmäisessä tilanteessa, joka käytännössä lienee hyvin teoreettinen mahdollisuus, rahoitusta saaneet yritykset voivat menettää 1 %:n rahoituksestaan kattamaan rahaston tappioita. Julkiset organisaatiot ja sellaiset oikeussubjektit, joiden osallistumisesta vastaa jäsenvaltio tai assosioitunut maa, eivät joudu missään tilanteessa hyvittämään takuurahastoa kyseisellä 1 %:n osuudella. Takuurahaston luominen on merkinnyt erityisesti pk-yrityksille sitä, ettei kenenkään osallistujan tarvitse enää järjestää pankkitakauksia. Ylivoimainen este Ylivoimaisella esteellä (force majeure) tarkoitetaan poikkeuksellista ja yllättävää tapahtumaa, joka estää projektin suorittamisen. Ylivoimainen este vapauttaa vastuusta.
18 SOPIMUKSET EU:N SEITSEMÄNNESSÄ PUITEOHJELMASSA Tapahtuman on oltava osapuolten kontrollin ulkopuolella eikä kohtuullisin toimin estettävissä tai ylitsepäästävissä. Ylivoimainen este voi olla muun muassa tulipalo, luonnonmullistus, maanjäristys, sota tai kapina. Sen sijaan projektin suorittamisessa käytetyn tuotteen, laitteen tai palvelun toimimattomuus ei ole ylivoimainen este, ei myöskään lakko, työriita tai taloudelliset vaikeudet. Jos joku osapuolista epäonnistuu suorittamasta velvollisuuksiaan ylivoimaisen esteen vuoksi, konsortion on välittömästi ilmoitettava siitä komissiolle, ja päinvastoin. Osapuolten on ilmoitettava toisilleen keskeytyksen syy, todennäköinen kesto ja arvioidut vaikutukset projektille. Ylivoimainen este vapauttaa osapuolen vastuusta. Osapuolen on kuitenkin pyrittävä rajoittamaan esteen aiheuttamat vahingot mahdollisimman pieniksi. Projektissa hyväksyttävinä kuluina korvataan ylivoimaisen esteen vuoksi sopimusvelvoitteensa jättäneen osapuolen tosiasiallisesti syntyneet kulut vain siihen hetkeen asti, kun ylivoimaisen esteen mukainen tilanne on tunnistettu. Vastuu projektin ulkopuolisille (Liability Art II.42.) Koska komissio rahoittaa projektia, voi käydä niin, että ulkopuoliset kääntyvät komission puoleen projektin ulkopuolisille aiheuttamiin vahinkoihin liittyvissä kysymyksissä. Siksi avustussopimukseen on otettu ehto, jonka mukaan Euroopan yhteisö ei vastaa osapuolten projektin toteuttamiseen liittyvistä teoista tai laiminlyönneistä. EY ei vastaa myöskään mahdollisista vioista tuotteissa tai palveluista, jotka on kehitetty projektin tulosten pohjalta. Osapuolet sitoutuvat takaamaan ja korvaamaan komissiolle kaikki seuraukset mahdollisista oikeudenkäynneistä tai valituksista, jotka liittyvät projektin toteuttamisen yhteydessä syntyviin tai tulosten pohjalta kehitettyjen tuotteiden tai palvelujen aiheuttamiin vahinkoihin. Jos osapuoli haastetaan oikeudenkäyntiin projektiin liittyen, komissio voi osapuolen pyynnöstä avustaa oikeudenkäynnissä osapuolen kustannuksella. Osallistujat kantavat täyden vastuun siitä, että heidän toimintansa avustussopimuksen mukaan toteutettavassa projektissa ei loukkaa kolmansien oikeuksia. Alihankinnat (Subcontracting Art. II.7.) Avustussopimuksessa lähtökohta on se, että projektin osapuolet suorittavat itse projektiosuutensa sopimuksen mukaisesti. Osapuolilla täytyy siis olla riittävät resurssit projektityöhön ja heidän tulee järjestää resurssinsa siten, että projektin toteuttaminen onnistuu. Osia työstä voidaan kuitenkin teettää alihankintana ulkopuolisilla, kunhan alihankinta kohdistuu vain rajoitettuun osaan projektista. Alihankinnoista on oltava selvitys jo työsuunnitelmassa sekä kustannuksiin varaus projektin talousarviossa (Annex I). Alihankkijana projektissa voi olla sellainen projektin ulkopuolinen taho, joka sitoutuu suorittamaan määrätyn ja rajoitetun osan projektiin kuuluvista toi-
Vastuusäännökset 19 mista liiketaloudellisilla perusteilla ja vailla suoraa ohjausta tai riippuvuussuhdetta projektin osallistujaan. Alihankkija ei koskaan tule alihankintasopimuksella avustussopimuksen osallistujaksi. Alihankinta ei saa vaikuttaa osallistujan oikeuksiin ja velvollisuuksiin, jotka liittyvät projektin tausta-aineistoon tai tuloksiin. Osapuolet voivat lisäksi käyttää ulkopuolisia tukipalveluja, jotka eivät ole varsinaisia projektitehtäviä ja joita ne itse eivät voi tehdä, jos tämä on tarpeellista projektityön kannalta, esimerkiksi kopiointi tai valokuvaus. Alihankkijoiden valinta Alihankkijan kanssa voi sopimuksen tehdä joko yksi osallistuja tai useat osallistujat yhdessä. Alihankkija on pääsääntöisesti valittava tarjouskilpailun perusteella. Tarjouskilpailussa on otettava huomioon läpinäkyvyyden ja tasapuolisen kohtelun periaatteet ja esimerkiksi pyydettävä tarjouksia useammalta kuin yhdeltä alihankkijalta. Tarjouksentekijöistä on valittava se, joka tarjoaa kokonaistaloudellisesti edullisimman palvelun. Kokonaistaloudellisuutta arvioitaessa huomioidaan sekä palvelun hinta että laatu ja tarjouksista valitaan se, jonka hinta-laatu-suhde on paras. Tarjouskilpailusta projektin aikana aiheutuneita kustannuksia voidaan sisällyttää projektin hallintokustannuksiin. Tarjouskilpailusta voidaan esimerkiksi ilmoittaa useammassa eurooppalaisessa sanomalehdessä tai pyytää suoraan muutamalta mahdolliselta toimittajalta tarjousta. Komission mukaan ei ole suositeltavaa käyttää projektissa osapuolten välisiä alihankintoja, lukuun ottamatta poikkeuksellisia tilanteita. Sisäisten alihankintojen vastuukysymysten, oikeuksien ja kustannusten määrittely voi olla vaikeaa. Kyseeseen saattaisi tulla tilanne, jossa ison organisaation projektissa toimiva yksikkö tilaa saman organisaation toiselta yksiköltä tai konsernin emoyhtiö tilaa tytäryhtiöltä alihankintaa. Tällainen ratkaisu tulee kuitenkin olla hyvin perusteltu. Osallistuja voi esteettä toimia alihankkijana jossakin toisessa seitsemännen puiteohjelman projektissa. Alihankinnan vaikutus osallistujan vastuuseen Osallistuja ei vapaudu omista avustussopimuksen mukaisista velvoitteistaan siirtämällä jotain työosia alihankkijalle. Vastuusta ei voi vapautua sillä perusteella, että joku toinen tekee työn. Alihankintasopimuksessa kannattaa velvoittaa alihankkija vastaamaan työstään työn tilaajalle, mutta tällainen sopimus ei kuitenkaan vapauta osallistujaa vastuustaan komissiota kohtaan. Avustussopimus edellyttää, että alihankintasopimuksessa osallistuja velvoittaa alihankkijan noudattamaan avustussopimuksen salassapitoa, julkaisuoikeutta, tiedonantovelvoitetta ja komission tilintarkastusoikeutta koskeviin ehtoihin. Alihankintasopimuksesta on erillinen kappale jäljempänä tässä oppaassa.
20 SOPIMUKSET EU:N SEITSEMÄNNESSÄ PUITEOHJELMASSA Projektimuutokset Muutokset avustussopimukseen (Art. II.36.) Joskus voi tulla tarpeelliseksi muuttaa avustussopimusta sen voimaantulon jälkeen muutenkin kuin osallistujien osalta, vaikka avustussopimuksen vakiolausekkeita eli liitteiden II ja III ehtoja ei voida muuttaa. Lähinnä muutoksen kohteina voivat olla projektin kesto ja kokonaisrahoitus sekä työsuunnitelma. Sellaisia muutoksia ei hyväksytä, jotka johtaisivat projektissa osallistujien eriarvoisuuteen. Konsortiosopimuksen muuttamisesta aiheutuvia kustannuksia voi myös sisällyttää hankkeen hallintokustannuksiin. Kaikki avustussopimuksen muutokset on aina tehtävä kirjallisina ja muutosesitys on oltava sen tahon allekirjoittama, joka on nimetty komission edustajaksi tai koordinaattoriksi avustussopimuksen ydinosan artiklassa 8. Kun muutosta ehdotetaan konsortion puolelta, koordinaattorin velvollisuus on huolehtia siitä, että hänellä on kaikkien osallistujien suostumus muutoksen ehdottamiselle avustussopimukseen. Riittävänä osoituksena hyväksynnästä voitaneen pitää muutoksen sisällön käsittävää pöytäkirjamerkintää. Työsuunnitelman muutokset on myös tehtävä kirjallisesti. Osapuolet eivät voi vain keskenään suullisesti sopia, että projektia suunnataan tai toteutetaan uudella tavalla, vaan muutos on kirjattava ja ilmoitettava komissiolle. Toimiminen vain suullisesti sovitun muutoksen mukaisesti voidaan äärimmäisessä tapauksessa tulkita projektirikkomukseksi. Pääsäännön mukaan avustussopimuksen osapuolilla on 45 päivää aikaa ehdotuksen saatuaan joko hyväksyä tai hylätä avustussopimuksen muuttamista, avustussopimuksen irtisanomista tai rahoituksen saajan osallistumisen päättämistä koskevat pyynnöt. Edelleen pääsäännön mukaan vastaus on automaattisesti hylkäävä, jos vastausta ei anneta määräajassa. Poikkeuksena tästä on uuden osallistujan hyväksyminen projektiin, jolloin komission puolelta ehdotus on hyväksytty, jos komissio ei vastaa määräajassa 2. Koordinaattoria koskeva muutosvaatimus on pääsääntöisesti tehtävä kaikkien muiden osallistujien yhteisellä esityksellä, ellei yhtä osallistujaa valtuuteta toimimaan tässä asiassa muiden puolesta. Uuden koordinaattorin hyväksyntä vaatii aina komissiolta kirjallisen hyväksynnän. Osapuolen omistajanvaihdos voi johtaa siihen, ettei osapuolta enää katsota pk-yritykseksi, mikä vaikuttaa osapuolen oikeuksiin ja asemaan projektissa. Samoin jonkin osapuolen lähtö projektista voi johtaa siihen, etteivät osallistumissääntö- 2 Yleisten ehtojen artiklassa II.36.2. määräajaksi annetaan 45 päivää (within 45 days), kun liite V eli B-lomake antaa määräajaksi 6 viikkoa (within six weeks). Ydinsopimuksen artiklan 10 mukaan liite III on etusijalla liitteen II eli yleisten ehtojen määräysten kanssa, joten sovellettava määräaika uuden osallistujan hyväksymiselle on 6 viikkoa, jonka jälkeen uusi osallistuja on hyväksytty siinäkin tapauksessa, että komissio ei anna vaatimukseen lainkaan vastausta.