PAKETTI KUNTIEN PALVELURAKENTEIDEN KEHITTÄMISPROJEKTI OHJAUSRYHMÄ 8/2009 PÖYTÄKIRJA Aika: Keskiviikko 12.8.2009 klo 12.00 13.25 Paikka: Lahden kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone Läsnä: Poissa: Kaupunginjohtaja Jyrki Myllyvirta, Lahti, puheenjohtaja Kaupunginjohtaja Martti Heinonen, Orimattila paikalla 5-14 ajan Kaupunginjohtaja Hannu Komonen, Heinola Kunnanjohtaja Pauli Syyrakki, Nastola Kunnanjohtaja Juri Nieminen, Asikkala Kunnanjohtaja Päivi Rahkonen, Hollola Kunnanjohtaja Raija Peltonen, Hartola Kunnanjohtaja Kari Mustonen, Hämeenkoski Kunnanjohtaja Kimmo Kuparinen, Artjärvi Kunnanjohtaja Seppo Huldén, Kärkölä Kunnanjohtaja Heikki Jaakkola, Padasjoki Kunnanjohtaja Marketta Kitkiöjoki Sysmä Maakuntajohtaja Esa Halme, Päijät-Hämeen liitto Kehitysjohtaja José Valanta, Lahden kaupunki Projektijohtaja Jaana Simola, Päijät-Hämeen liitto Projektipäällikkö Lauri Kuukasjärvi, Päijät-Hämeen liitto Projektikoordinaattori Maija Väkeväinen, Päijät-Hämeen liitto, sihteeri Tarkastaja Helena Masanti, Päijät-Hämeen liitto Asiantuntijat: Ohjelmajohtaja Antti Kivelä, SITRA, 4, kuntien ICT-palvelukeskus Tietohallintosuunnittelija Anne Mikkanen, 5 Seudullinen intranet Tietohallintojohtaja Marko Monni, 5 Seudullinen intranet Perusturvajohtaja Pirjo Haukkapää-Haara, Nastola-Iitti, 7 Tilaajayhteistyö PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO, PL 50, (Hämeenkatu 9 A), 15111 Lahti, p. 03-8719 40, www.paijat-hame.fi
Sisällysluettelo 1. Kokouksen avaus... 3 2. Läsnäolijoiden toteaminen... 3 3. Edellisen kokouksen muistion tarkastaminen... 3 4. Valtakunnallinen kuntien ICT-palvelukeskus... 3 5. Seudullinen intra-/extranet, toteutuksen rahoittaminen... 4 6. PAKETTI projektin projektisuunnitelman ja kustannusarvion tarkistaminen... 5 7. Tilaajayhteistyö Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollossa... 6 8. Terveysliikuntastrategian toimeenpano... 7 9. PAKETTI projektitoimiston tutustumismatka 16.-19.9.2009... 7 10. PARAS hankkeen budjetin toteutuma ajalta 1.1.-30.4.2009 sekä loppumaksatuksen ja loppuraportin hyväksyminen... 8 11. Tiedoksisaantiasiat... 8 12. Muut asiat... 9 13. Seuraava kokous... 9 14. Kokouksen päättäminen... 9 2
Asiat 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. 2. Läsnäolijoiden toteaminen Todetaan läsnäolijat. 3. Edellisen kokouksen muistion tarkastaminen Edellisen kokouksen muistio on lähetetty ohjausryhmän jäsenille kokouksen jälkeen. Hyväksytään edellisen kokouksen muistio. 4. Valtakunnallinen kuntien ICT-palvelukeskus SITRA on käynnistänyt vuoden 2009 alussa osana kuntaohjelmaa hankkeen, jossa arvioidaan kuntien yhteisen, valtakunnallisen ICT-palvelukeskuksen perustamista. Hankkeen suunnitteluvaiheeseen on osallistunut noin 20 kaupunkia/kuntaa eri puolelta Suomea. Mukana on ollut sekä suuria että keskisuuria kaupunkeja ja seudullisia ICT-palveluyksiköitä. Hankkeessa on synnytetty liiketoimintasuunnitelma em. palvelukeskukselle. Palvelukeskus keskittyy sovellusten integroimiseen ja toimittamiseen palveluna kuntasektorille. Lisäksi se toimittaa asiakkailleen perustietotekniikkapalveluita ja muita asiantuntijapalveluita. Esitysmateriaali on esityslistan liitteenä. Asian esittelee kuntaohjelman ohjelmajohtaja Antti Kivelä, SITRA 3
Ohjausryhmä merkitsee tiedokseen valtakunnallisen Kuntien palvelukeskushankkeen tilanteen ja päättää tarvittavista toimenpiteistä Päijät-Hämeen osalta. Ohjausryhmä totesi hankkeen tärkeäksi ja ajankohtaiseksi ja päätti suositella kunnille hankkeeseen osallistumista. 5. Seudullinen intra-/extranet, toteutuksen rahoittaminen Seudullinen tietohallintoyksikkö on valmistellut seudullisen intranet-järjestelmän hankintaa syksystä 2008 alkaen. Hankkeessa on tuotettu vaatimusmäärittely intran toiminnallisuuksista ja sisällöstä kuntien yhteisessä suunnitteluprojektissa. Toteutusprojektin kustannukset on arvioitu osana suunnittelua. Kuntajohtajakokous käsitteli asiaa kokouksessaan 10.6.2009 ja päätti jatkaa hankkeen valmistelua. Seudullinen tietohallintoyksikkö on käynyt keskusteluja Päijät-Hämeen liiton kanssa hankkeen rahoittamisesta osana PAKETTI -projektia. Hankkeen suunnitteluosion kokonaiskustannukset ovat arvion mukaan 333 000 euroa. PAKETTI projektin rahoitussuunnitelman mukaan 1/3 käynnistettävän hankkeen kokonaiskustannuksista katetaan kuntarahoituksella siten, että kuhunkin hankkeeseen sitoutuvien kuntien maksuosuus määräytyy asukasluvun perusteella. Intra -hankkeen osalta alustavan, kesäkuun tilanteessa tehdyn laskelman mukaisesti kuntien maksuosuudet olisivat yhteensä 111 000 euroa, jakautuen kunnittain seuraavasti: as.luku % Asikkala 8 604 4,49 4 989,34 Heinola 20 550 10,74 11 916,65 Hollola 21 748 11,36 12 611,36 Hämeenkoski 2 136 1,12 1 238,64 Kärkölä 4 931 2,58 2 859,42 Lahti 100 080 52,28 58 034,97 Nastola 15 054 7,86 8 729,60 Orimattila 14 801 7,73 8 582,89 Padasjoki 3 513 1,84 2 037,14 Yhteensä 191 417 111 000 PAKETTI projektin talousarviossa on vuosille 2009-2011 varattu Rakenteet ja kuntayhteistyön (III-kori) palvelujen ostoon 635.500 euroa, joten intra- /extranetin varauksen (333.000) jälkeen muuhun kuntayhteistyöhön voitaisiin varata 302.500 euroa. Rahoituspäätös on kuitenkin olemassa vasta vuodelle 2009, josta III-korin palvelunostoihin on varattu 229.000 euroa. Asian esittelevät tietohallintosuunnittelija Anne Mikkanen ja tietohallintojohtaja Marko Monni. 4
Ohjausryhmä päättää, että - seutuintra hankkeen kehittämis- ja suunnitteluosio liitetään osaksi PAKETTI projektia ja - hanke rahoitetaan PAKETTI projektin budjetista, sen III korista siten, että rahoitettava osuus on korkeintaan 333 000 euroa, ja - seutuintra hankkeen kuntaosuuden kehittämis- ja suunnitteluosio on kilpailutettava hankintalain ja esitetyn suunnitelman mukaisesti, ja - päätös on ehdollinen siihen saakka, että kuntien sitoumukset kuntarahoituksesta (111 000 euroa) on varmistettu. Ohjausryhmä hyväksyi ehdotuksen. Lisäksi ohjausryhmä päätti, että kuntien sitoumuksia pyydettäessä kunnille esitetään vielä eri vaihtoehtojen välinen vertailu (yksittäinen tai keskitetty hankinta) päätöksenteon pohjaksi. Tiedustelu seudulliseen intranet/extranet -hankkeeseen osallistumisesta lähetetään myös Artjärven kuntaan. 6. PAKETTI projektin projektisuunnitelman ja kustannusarvion tarkistaminen Maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristö suositti 4.12.2008 PAKETTI hankkeen rahoittamista ja maakuntahallitus hyväksyi projektin osarahoitettavaksi EAKR hankkeena ohjelmakaudella 2007-2013. Projektin kokonaiskustannuksiksi vahvistettiin enintään 2.700.000 euroa. Projektisuunnitelman mukaan projektille oli tarkoitus palkata kaksi projektipäällikköä, mutta projektin käynnistymisen jälkeen on todettu tarkoituksenmukaisimmaksi jatkaa tämän hetkisillä resursseilla ja siirtää henkilöstömenoihin varattu toisen projektipäällikön palkkamääräraha projektin toimintamenoihin. Projektisuunnitelman mukaisesti Rakenteet ja kuntayhteistyö toimintalinjassa rahoitetaan hankkeita, jotka liittyvät käynnistyvään kuntaliitosselvitykseen. Maakunnassa käynnistyvä ennakoitua suurempi kuntaliitosselvitys edellyttää palvelurakenteiden osalta tarkempia selvityksiä, joiden toteuttamiseen varaudutaan lisäämällä ostopalvelujen määrärahoja. Kustannusarvion muutos koskee toimintalinjan (III-kori) kustannusarviota, jossa henkilöstömenoihin vuosille 2009-2012 oli varattu 170.200. Kustannusarvio asialistan liitteenä. Ohjausryhmä hyväksyy projektisuunnitelman muutoksen palkattavan henkilökunnan osalta ja siitä aiheutuvan muutoksen kustannusarvioon sekä esittää maakuntahallitukselle hyväksyttäväksi projektisuunnitelman ja kustannusarvion muuttamisen. 5
7. Tilaajayhteistyö Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollossa Paketti projektin ohjausryhmä käsitteli asiaa kokouksissaan 15.5.2009 ja 10.6.2009. Tilaajaryhmän edellytettiin valmistelevan seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen konkretisoidun esityksen organisoinnista. Tilaajaryhmä on jatkanut asian valmistelua ja laatinut luonnoksen tilaajaverkoston organisoinniksi ja sopimuksessa esitettäviksi asioiksi (liite). Tilaajan keskeisin tehtävä olisi väestön hyvinvoinnin ja palvelutarpeen analysointi sekä siihen perustuvan järjestämissuunnitelman tekeminen sekä sosiaali- ja terveydenhuollon toteuttamisen suunnittelu ja kehittäminen. Tällä pyritään mm. rahoituksen parempaan allokointiin ja yhtenäisiin kehittämistavoitteisiin. Lisäksi järjestämissopimusten sitovuudessa pyritään yhtenäiseen tasoon. Asiantuntijana kokoukseen osallistuu perusturvajohtaja Pirjo Haukkapää-Haara (Iitti/Nastola). Tilaajaryhmä esittää, että - sosiaali- ja terveystoimen tilaajaverkoston suunnittelua jatketaan valmistelun pohjalta, - ohjausryhmä määrittelee jatkovalmistelulle aikataulun, - ohjausryhmä nimeää tilaajaverkoston valmisteluun seuraavat henkilöt: o Toimialajohtaja Markku Tervahauta, Lahti o Sosiaali- ja terveysjohtaja Eija Koivuniemi, Hollola/Läntinen perusturvapiiri o Perusturvan tilaajajohtaja Päivi Pitkänen, Orimattila, Artjärvi, Myrskylä, Pukkila o Perusturvajohtaja Pirjo Haukkapää-Haara, Iitti, Nastola, Sysmä o Va. perusturvajohtaja Päivi Nykänen, Heinola o Johtaja Päivi Hiltunen, Osaamiskeskus Verso o Johtaja Jouni Mutanen, Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä o Projektijohtaja Jaana Simola, Päijät-Hämeen liitto - ohjausryhmä nimeää tilaajaverkoston valmisteluryhmään kaksi (2) kuntajohtajaedustajaa - ohjausryhmä nimeää tilaajaverkoston valmisteluryhmän puheenjohtajan tilaajien edustajista Tilaajaverkoston valmisteluryhmä kutsuu tarvittaessa asiantuntijoita kokouksiin ja raportoi säännöllisesti valmistelusta ohjausryhmälle. Ohjausryhmä hyväksyi tilaajaryhmän esityksen ja nimesi tilaajaryhmään kuntajohtajien edustajiksi: - kaupunginjohtaja Jyrki Myllyvirta, Lahti (varalle: konsernijohtaja Mika Mäkinen) - kaupunginjohtaja Martti Heinonen, Orimattila. Tilaajaryhmän valmisteluryhmän puheenjohtajaksi nimettiin toimialajohtaja Markku Tervahauta. 6
8. Terveysliikuntastrategian toimeenpano Terveysliikuntastrategian toteuttamiseksi pyydettiin tarjous seuraavilta toimijoilta: Liikuntakeskus Pajulahti, Päijät-Hämeen Liikunta ja Urheilu ry. sekä Suomen urheiluopisto. Liikuntakeskus Pajulahti ja Suomen urheiluopisto ilmoittivat, ettei niillä ole edellytystä antaa tarjousta. Päijät-Hämeen Liikunta ja Urheilun tarjouksen pohjalta on jatkettu neuvotteluja, joiden tuloksena allekirjoitetaan sopimus terveysliikuntastrategian toteuttamiseksi. Ohjausryhmä merkitsee tiedokseen terveysliikuntastrategian toteuttamiseksi laaditun sopimuksen. 9. PAKETTI projektitoimiston tutustumismatka 16.-19.9.2009 PAKETTI projektitoimisto ja Päijät-Hämeen Brysselin toimisto ovat suunnitelleet sivistystoimeen keskittyvää tutustumismatkaa Brysseliin 16.-19.9.2009. Tutustumismatkan aiheena on The effect of democrafic changes to the educational system in Europe aspect. Ohjelmaa valmistellaan Päijät-Hämeen Brysselin toimiston toimesta ja se tarkentuu elokuun aikana. Tutustumismatkan osallistujia ovat PAKETTI projektitoimiston henkilöstö sekä maakunnan sivistystoimen ohjausryhmän nimeämät edustajat (2). Alustava ohjelma 16.9.2009 Saapuminen Brysseliin ja majoittuminen (ilta) 17.9.2009 The effect of democrafic changes to the educational system in Europe aspect - Alustus aiheesta, Etelä-Suomen EU-toimisto - Key-note speaker from EC - Tutustuminen EU:n politiikkoihin; koulutus-, nuoriso ja kulttuuri, työllisyys, sosiaalipolitiikka 18.9.2009 Edellinen aihe jatkuu - DG Regio - TEM Suomen pysyvä edustusto - Alueiden komitea 19.9.2009 Paluu Suomeen (aamupäivä) Ohjausryhmä päättää esittää maakunnan sivistystoimen ohjausryhmälle, että se nimeäisi tutustumismatkalle kaksi (2) edustajaansa, joiden matka- ja majoituskulut korvattaisiin projektin kuluista (II kori). 7
10. PARAS hankkeen budjetin toteutuma ajalta 1.1.-30.4.2009 sekä loppumaksatuksen ja loppuraportin hyväksyminen Maakuntahallitus on kokouksessaan 5.5.2008 97 myöntänyt hankkeelle rahoitusta vuodelle 2008 yhteensä 68,22 % hyväksyttävistä kustannuksista, enintään 176 000 euroa. Kokonaiskustannukset vuodelle 2008 ovat päätöksen mukaan 258 000 euroa. Hankkeen 6. maksatushakemus kohdistuu ajanjaksolle 1.1. 30.4.2009. Maksatuskauden toteutuneet nettokustannukset ovat 26 518,01 euroa, josta maakunnan kehittämisrahaa haetaan 18 090,59 euroa. Yhteenveto hankkeen rahoituksen toteutumasta on liitteenä. Hankkeen kokonaiskesto on ollut 1.4.2006 30.4.2009. Hankkeesta on maakuntahallituksessa tehty kolme rahoituspäätöstä (8.5.2006, 12.3.2007 ja 5.5.2008), yksi jatkoaikapäätös (15.12.2008) ja maakuntajohtajan päätös 5.1.2007 rahoitusrakenteen muuttamisesta. Hankkeen hyväksytyt kokonaiskustannukset olivat yhteensä 688 500 euroa, josta valtion rahoituksen osuus oli 63 % (433 000 euroa) ja kuntarahoituksen osuus oli 36 % (255 500 euroa). Kirjanpidon mukaan hankkeesta kertyi kustannuksia yhteensä 676 899 euroa eli hanke toteutui 98 %:sti. Hankkeesta valmistui 11.5.007 väliraportti, jonka toimenpide-ehdotuksia on käsitelty kunnissa elo-syyskuussa 2007. Väliraportin ehdotusten mukaisesti hanketta jatkettiin syksyllä 2007 ja loppumaksatukseen valmistuneessa loppuraportissa on tarkasteltu toimenpiteitä väliraportin hyväksymisen jälkeen. Hankkeesta tilattiin Avaras Oy:ltä loppuarviointi, joka valmistui 30.3.2009, ja joka on toimitettu kuntiin jaettavaksi luottamushenkilöille. Loppuarviointi on luettavissa myös hankkeen nettisivuilla, www.palvelurakenneuudistus.fi. Hankkeen loppuraporttiluonnos on liitteenä. Ohjausryhmä - merkitsee tiedoksi Paras hankkeen vuoden 2008 budjetin toteutuman ja hyväksyy 6. maksatushakemuksen - hyväksyy hankkeen loppuraportin ja - esittää loppuraportin johtoryhmälle hyväksyttäväksi. 11. Tiedoksisaantiasiat - Sopimus, Wellamo-opisto / Musiikin taiteen perusopetuksen kokonaisuuden selvittäminen Asikkalassa 1.8.2009 30.9.2010 Ohjausryhmä merkitsee tiedokseen em. asiat. 8
12. Muut asiat Ei ollut muita asioita. 13. Seuraava kokous Perjantai 11.9.2009 klo 12.00 16.00 Keskiviikko 14.10.2009 klo 12.00 16.00 Keskiviikko 11.11.2009 klo 12.00 16.00 Torstai 10.12.2009 klo 12.00 16.00 14. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.25. Kokouksen vakuudeksi Jyrki Myllyvirta puheenjohtaja Maija Väkeväinen sihteeri 9