urheilualueiden (kenttien) vuokraamisen prosessin kuvaus (versio 12.01.2016 Marjo Ojajärvi, Kirsti Kalliokoski, Antti Luukkanen, Jarkko Riipinen, Tero Nevala, Raija Ranta-Porkka, Taru A Tausta Haku Valmistelu Päätös A) Tekonurmet ja urheilukentät: Ratapuiston tekonurmi, Kuoppanummen tekonurmi, Hiidenkirnun tekonurmi, kk urheilukenttä, Nummelan urheilukenttä, Nummelanharjun nurmikenttä B) Hiekkakentät: kk hiekkakenttä, Väinämöisentien hiekkakenttä, Lankilan hiekkakenttä, Hiidenrannan hiekkakenttä Muita kenttiä (mm. Ojakkala, Tervalampi, Otalampi ja sen yhteydessä oleva tenniskenttä, Herrakunta, Haimoo, Jokikunta, Vanjärvi, Männikkö, Huhmarnummi, Vihtijärvi, Pajuniitty, Härkälän koulu, Laurin kenttä, fresbeegolfkentät (Harju, Koivissillan kaatopaikalla oleva, Pajuniitty, Otalammen kentän yhteydessä oleva)) hoitavat ja vuokraavat kyläyhdistykset ja urheiluseurat (tekympan liikunpaikkatuotanto avustanut ja laskut kiertävät liikuntapaikkamesterin kautta), kk-rannan lentopallokenttä yleisessä käytössä mutta vuokrataan tarvittaessa. NYKYINEN PROSESSI Käyttövuorot jaetaan kahdeksi vuodeksi kerrallaan: seuraava haku keväällä 2016 Maalis-huhtikuussa julistetaan käyttövuorot haettavaksi, ilmoitus paikallislehtiin ja kunnan kotisivuille ja ilmoitustaululle Hakemuksia tulee yleensä noin 20-30 kpl Alueiden käyttövuoroja haetaan tätä tarkoitusta varten laaditulla lomakkeella Lomakkeessa lueteltu kaikki vuokrattavat kentät Kun haun määräaika umpeutunut, toimistosihteeri valmistelee käyttövuorot, ongelmat ratkotaan. Kun käyttövuorot määritelty, toimistosihteeri valmistelee viranhaltijapäätöksen Viranhaltijapäätöksen hyväksyy liikuntatoimenjohtaja 1/10
urheilualueiden (kenttien) vuokraamisen prosessin kuvaus (versio 12.01.2016 Marjo Ojajärvi, Kirsti Kalliokoski, Antti Luukkanen, Jarkko Riipinen, Tero Nevala, Raija Ranta-Porkka, Taru A Täytäntöönpano A) Tekonurmet ja urheilukentät: Ratapuiston tekonurmi, Kuoppanummen tekonurmi, Hiidenkirnun tekonurmi, kk urheilukenttä, Nummelan urheilukenttä, Nummelanharjun nurmikenttä NYKYINEN PROSESSI Toimistosihteeri lähettää päätöksen tiedoksi kaikille hakijoille Täytäntöönpano: päätöksen mukana ohjekirje käyttäjille (mm. yhteyshenkilöt, turvallisuussuunnitelmat ym.) Päätöksestä voidaan tehdä oikaisuvaatimus (harvoin tulee) B) Hiekkakentät: kk hiekkakenttä, Väinämöisentien hiekkakenttä, Lankilan hiekkakenttä, Hiidenrannan hiekkakenttä Muita kenttiä (mm. Ojakkala, Tervalampi, Otalampi ja sen yhteydessä oleva tenniskenttä, Herrakunta, Haimoo, Jokikunta, Vanjärvi, Männikkö, Huhmarnummi, Vihtijärvi, Pajuniitty, Härkälän koulu, Laurin kenttä, fresbeegolfkentät (Harju, Koivissillan kaatopaikalla oleva, Pajuniitty, Otalammen kentän yhteydessä oleva)) hoitavat ja vuokraavat kyläyhdistykset ja urheiluseurat (tekympan liikunpaikkatuotanto avustanut ja laskut kiertävät liikuntapaikkamesterin kautta), kk-rannan lentopallokenttä yleisessä käytössä mutta vuokrataan tarvittaessa. Saatuaan päätöksen seurat ilmoittavat, ottavatko ne saamansa vuoron käyttöön sekä tarkentavat käyttöajat Toimistosihteeri vie käyttövuorot Timmitilavarausohjelmaan Timmi näkyy kunnan kotisivuilla 2/10
urheilualueiden (kenttien) vuokraamisen prosessin kuvaus (versio 12.01.2016 Marjo Ojajärvi, Kirsti Kalliokoski, Antti Luukkanen, Jarkko Riipinen, Tero Nevala, Raija Ranta-Porkka, Taru A A) Tekonurmet ja urheilukentät: Ratapuiston tekonurmi, Kuoppanummen tekonurmi, Hiidenkirnun tekonurmi, kk urheilukenttä, Nummelan urheilukenttä, Nummelanharjun nurmikenttä B) Hiekkakentät: kk hiekkakenttä, Väinämöisentien hiekkakenttä, Lankilan hiekkakenttä, Hiidenrannan hiekkakenttä Muita kenttiä (mm. Ojakkala, Tervalampi, Otalampi ja sen yhteydessä oleva tenniskenttä, Herrakunta, Haimoo, Jokikunta, Vanjärvi, Männikkö, Huhmarnummi, Vihtijärvi, Pajuniitty, Härkälän koulu, Laurin kenttä, fresbeegolfkentät (Harju, Koivissillan kaatopaikalla oleva, Pajuniitty, Otalammen kentän yhteydessä oleva)) hoitavat ja vuokraavat kyläyhdistykset ja urheiluseurat (tekympan liikunpaikkatuotanto avustanut ja laskut kiertävät liikuntapaikkamesterin kautta), kk-rannan lentopallokenttä yleisessä käytössä mutta vuokrataan tarvittaessa. NYKYINEN PROSESSI Ylläpito Käyttövuoron hakijat vuokraavat jatkuvasti vapaana olevia kerta- tai vakiovuoroja tstosihteeriltä Käyttäjät voivat muuttaa tekemiään varauksia tai peruuttaa kokonaan varauksensa (harvemmin tapahtuu) Sopimuksia ei vuokraajien kanssa tehdä Nurmikenttien osalta liikuntapaikkamestari ilmoittaa, milloin ne voidaan ottaa käyttöön keväällä ja mihin asti voidaan käyttää syksyllä Alueet pitää kunnossa liikuntapaikkatuotanto eli kunnallistekniset palvelut -tulosalue Muutokset päivitetään Timmiin Päätöksessä ja sen mukana toimitettavissa ohjeissa joitakin pelisääntöjä Hiekkakenttien ja tekonurmikenttien käyttökausi on noin 15.4. - 15.10. säästä riippuen, voidaan sulkea tilapäisesti säästä johtuen 3/10
urheilualueiden (kenttien) vuokraamisen prosessin kuvaus (versio 12.01.2016 Marjo Ojajärvi, Kirsti Kalliokoski, Antti Luukkanen, Jarkko Riipinen, Tero Nevala, Raija Ranta-Porkka, Taru A A) Tekonurmet ja urheilukentät: Ratapuiston tekonurmi, Kuoppanummen tekonurmi, Hiidenkirnun tekonurmi, kk urheilukenttä, Nummelan urheilukenttä, Nummelanharjun nurmikenttä B) Hiekkakentät: kk hiekkakenttä, Väinämöisentien hiekkakenttä, Lankilan hiekkakenttä, Hiidenrannan hiekkakenttä Muita kenttiä (mm. Ojakkala, Tervalampi, Otalampi ja sen yhteydessä oleva tenniskenttä, Herrakunta, Haimoo, Jokikunta, Vanjärvi, Männikkö, Huhmarnummi, Vihtijärvi, Pajuniitty, Härkälän koulu, Laurin kenttä, fresbeegolfkentät (Harju, Koivissillan kaatopaikalla oleva, Pajuniitty, Otalammen kentän yhteydessä oleva)) hoitavat ja vuokraavat kyläyhdistykset ja urheiluseurat (tekympan liikunpaikkatuotanto avustanut ja laskut kiertävät liikuntapaikkamesterin kautta), kk-rannan lentopallokenttä yleisessä käytössä mutta vuokrataan tarvittaessa. NYKYINEN PROSESSI Laskutus Käyttövuorot laskutetaan kausittain (huhti-lokakuu) Laskutus lokakuun puolen välin tienoilla Kertavuoroja voidaan laskuttaa useamminkin Nups toimittaa toimistosihteerille jalkapallo-otteluiden listat, jotka vaikuttavat laskutukseen Tulot kirjataan liikuntapalveluiden tuloksi Laskutusta seurataan ja tarvittaessa maksamattomat käyttövuorot peritään kunnassa olevan ohjeistuksen mukaisesti liikuntalautakunnan myöntämistä yleisavustuksista 4/10
urheilualueiden (kenttien) vuokraamisen prosessin kuvaus (versio 12.01.2016 Marjo Ojajärvi, Kirsti Kalliokoski, Antti Luukkanen, Jarkko Riipinen, Tero Nevala, Raija Ranta-Porkka, Taru A A) Tekonurmet ja urheilukentät: Ratapuiston tekonurmi, Kuoppanummen tekonurmi, Hiidenkirnun tekonurmi, kk urheilukenttä, Nummelan urheilukenttä, Nummelanharjun nurmikenttä B) Hiekkakentät: kk hiekkakenttä, Väinämöisentien hiekkakenttä, Lankilan hiekkakenttä, Hiidenrannan hiekkakenttä Muita kenttiä (mm. Ojakkala, Tervalampi, Otalampi ja sen yhteydessä oleva tenniskenttä, Herrakunta, Haimoo, Jokikunta, Vanjärvi, Männikkö, Huhmarnummi, Vihtijärvi, Pajuniitty, Härkälän koulu, Laurin kenttä, fresbeegolfkentät (Harju, Koivissillan kaatopaikalla oleva, Pajuniitty, Otalammen kentän yhteydessä oleva)) hoitavat ja vuokraavat kyläyhdistykset ja urheiluseurat (tekympan liikunpaikkatuotanto avustanut ja laskut kiertävät liikuntapaikkamesterin kautta), kk-rannan lentopallokenttä yleisessä käytössä mutta vuokrataan tarvittaessa. NYKYINEN PROSESSI Työnjako Liikuntalautakunta Vahvistaa alueiden vuokraushinnat nuorisotoimenjohtajan tehtävät Hyväksyy ja allekirjoittaa viranhaltijapäätöksen Valmistelee toimistosihteerin kanssa yhdessä ohjekirjeen ja allekirjoittaa sen Toimistosihteeri KK Liikuntapaikkamestari TN Kunnallistekniset palvelut Valmistelee haun Laittaa päätöksen täytäntöön Päivittää muutoksia (yksittäisvuorojen jako, muutokset, peruutukset) Laskuttaa ja seuraa laskutusta Ohjaa ja neuvoo Ohjeistaa kenttien käytössä Pitää alueet kunnossa 5/10
urh (versio 12.01.2Ahomäki-Sanna, Eija-Elina Eerola) Erikseen tenniskentät, jotka käsitellään eri prosessissa ja joita uimahalli hoitaa kesäisin, Tervalampi ja kk UUSI PROSESSI / VUOSI 2016 Tausta Haku Valmistelu Päätös Viranhaltijapäätöksen hyväksyy katupäällikkö 6/10
urh (versio 12.01.2Ahomäki-Sanna, Eija-Elina Eerola) Erikseen tenniskentät, jotka käsitellään eri prosessissa ja joita uimahalli hoitaa kesäisin, Tervalampi ja kk Täytäntöönpano UUSI PROSESSI / VUOSI 2016 7/10
urh (versio 12.01.2Ahomäki-Sanna, Eija-Elina Eerola) Erikseen tenniskentät, jotka käsitellään eri prosessissa ja joita uimahalli hoitaa kesäisin, Tervalampi ja kk UUSI PROSESSI / VUOSI 2016 Ylläpito 8/10
urh (versio 12.01.2Ahomäki-Sanna, Eija-Elina Eerola) Erikseen tenniskentät, jotka käsitellään eri prosessissa ja joita uimahalli hoitaa kesäisin, Tervalampi ja kk UUSI PROSESSI / VUOSI 2016 Laskutus 9/10
urh (versio 12.01.2Ahomäki-Sanna, Eija-Elina Eerola) Erikseen tenniskentät, jotka käsitellään eri prosessissa ja joita uimahalli hoitaa kesäisin, Tervalampi ja kk Työnjako Kaavoitus- ja tekninen lautakunta Katupäällikkö nuorisotoimenjohtaja Toimistosihteeri KK Liikuntapaikkamestari TN Kunnallistekniset palvelut UUSI PROSESSI / VUOSI 2016 Vahvistaa alueiden vuokraushinnat Hyväksyy ja allekirjoittaa viranhaltijapäätöksen Valmistelee toimistosihteerin kanssa yhdessä ohjekirjeen ja allekirjoittaa sen Valmistelee haun Laittaa päätöksen täytäntöön Päivittää muutoksia (yksittäisvuorojen jako, muutokset, peruutukset) Laskuttaa ja seuraa laskutusta Ohjaa ja neuvoo Ohjeistaa kenttien käytössä Pitää alueet kunnossa 10/10