VIRTUAALIAMMATTIKORKEAKOULUN OPINTOIHIN JA OPISKELUUN LIITTYVÄT MENETTELYTAPAOHJEET Laurea-ammattikorkeakoulu Oy Teija Laamanen Lummetie 2 palvelupäällikkö/virtuaalivirkamies 01300 Vantaa teija.laamanen@laurea.fi 040-830 6157
2 (14) VIRTUAALIAMMATTIKORKEAKOULUN OPINTOIHIN JA OPISKELUUN LIITTYVÄT MENETTELYTAPAOHJEET 1 YLEISTÄ...3 1.1 MIKÄ ON VIRTUAALIAMMATTIKORKEAKOULU (VIRTUAALIAMK)?...3 1.2 KUKA VOI OPISKELLA VIRTUAALIAMMATTIKORKEAKOULUSSA?...3 1.3 VIRTUAALIAMK:N OPINTOJAKSOTARJONTA...3 1.4 VIRTUAALIAMK:HON LIITTYVÄT LASKUTUSKÄYTÄNTEET...3 2 TIETOA LAUREAAN HAKEUTUVILLE OPISKELIJOILLE...4 2.1 LAUREAN VIRTUAALIAMK -TARJONTA...4 2.2 HAKEUTUMINEN LAUREAN TARJOAMIIN VIRTUAALIAMK -OPINTOIHIN...4 2.3 PUOLTOPÄÄTÖS...4 2.4 HAKEMUKSEN HYVÄKSYMINEN...5 2.5 OPISKELIJAN KIRJAAMINEN LAUREAN VIRTUAALIAMK OPISKELIJAKSI...5 2.6 OPINTOJEN SUORITTAMINEN...5 2.7 OPINTOJEN HYVÄKSILUKEMINEN OPISKELIJAN TUTKINTOON...5 3 TIETOA LAUREAN OPISKELIJOILLE...6 3.1 HAKEUTUMINEN MUIDEN AMMATTIKORKEAKOULUJEN TARJOAMIIN OPINTOIHIN...6 3.2 PUOLTOPÄÄTÖS...6 3.3 HAKEMUKSEN HYVÄKSYMINEN...6 3.4 OPINTOJEN SUORITTAMINEN MUUSSA AMMATTIKORKEAKOULUSSA...7 3.5 OPINTOJEN HYVÄKSILUKEMINEN OPISKELIJAN TUTKINTOON...7 4 LAUREAN OPETTAJAN TEHTÄVÄT VIRTUAALIAMK:SSA...7 4.1 VASTAAMINEN VIRTUAALIAMK OPINTOIHIN HAKEVAN ENNAKKOON ESITTÄMIIN KYSYMYKSIIN...7 4.2 VIRTUAALIAMK OPISKELIJAN OPINTOJEN TOTEUTTAMINEN...7 5 VIRTUAALIAMK JÄRJESTELMÄN KÄYTÄNNÖN TOTEUTUS...8 5.1 VIRTUAALIAMK JÄRJESTELMÄN YLLÄPITO...8 5.2 LAUREAN OMA JÄRJESTELMÄVASTAAVA...8 5.3 OPINTOJAKSOTIETOJEN PÄIVITTÄJÄT...8 5.4 VIRTUAALIVIRKAMIEHEN TEHTÄVÄT...9 5.4.1 Virtuaalivirkamiehen tehtävät puoltajana...9 5.4.2 Virtuaalivirkamiehen tehtävät hyväksyjänä...9 5.4.3 Virtuaalivirkamiehen tehtävät virtuaaliamkhon liittyvässä maksuliikenteessä...10 5.4.4 Virtuaalivirkamiehen muut tehtävät...10 5.5 MUITA VIRTUAALIAMK -OPINTOHALLINNON KÄYTTÄJÄROOLEJA...11 5.5.1 Opintojakso lisätietojen antaja...11 5.5.2 eopintotoimisto@laurea.fi...11 5.5.3 Avoinamk@laurea.fi...11 6 PERIAATTEET VIRTUAALIAMK:N OPISKELIJALIIKKUVUUDESTA, KUSTANNUKSISTA JA AMMATTIKORKEAKOULUJEN YHTEISTYÖSTÄ...12 6.1 HYVÄKSYT PERIAATTEET...12 6.2 MENETTELYT...13
3 (14) 1 YLEISTÄ 1.1 Mikä on virtuaaliammattikorkeakoulu (VirtuaaliAMK)? Suomen virtuaaliammattikorkeakoulu VirtuaaliAMK on ammattikorkeakoulujen valtakunnallinen yhteenliittymä. Siihen kuuluvat kaikki Suomen ammattikorkeakoulut tarjoten erilaisia verkko-opintoja osaamisalueittensa ja profiiliensa mukaisesti. VirtuaaliAMK -järjestelmä on portaalissa toimiva ekstranet sovellus, jonka avulla hallinnoidaan virtuaali-opintoihin ja - opiskeluun liittyvää asiointia. VirtuaaliAMK keskittyy ammattikorkeakoulujen tutkinto-opiskelijoiden, kv-opiskelijoiden ja avoimen ammattikorkeakoulun koulutuspalveluihin sekä opettajien ja digitaalisen oppimateriaalin tuottajien tarvitsemiin tukipalveluihin sekä yhteistyöverkostojen ja työelämäyhteyksien luomiseen. VirtuaaliAMK -portaalissa opiskelijat etsivät tietoa, kysyvät neuvoja ja hakeutuvat opintoihin. Palvelut sisältävät muun muassa sähköisen hakujärjestelmän ammattikorkeakoulujen verkko-opintoihin. Ammattikorkeakoulun henkilöstö hyödyntää virtuaaliamk -yhteistyöhön kytkeytyvästä roolistaan riippuen erilaisia WWW-sivunäyttöjä, jotka ohjaavat roolien mukaista asiointia. 1.2 Kuka voi opiskella Virtuaaliammattikorkeakoulussa? VirtuaaliAMK -opintoja voi suorittaa läsnäolevaksi ilmoittautunut ammattikorkeakoulun tutkinto-opiskelija ammattikorkeakoulussa opiskeleva vaihto-opiskelija kuka tahansa avoimen ammattikorkeakoulun opiskelijana 1.3 VirtuaaliAMK:n opintojaksotarjonta VirtuaaliAMK:n opintojaksotarjonnassa olevat opintojaksot ovat pääosin verkon välityksellä, jossain oppimisympäristössä (esim. Optima, WebCT) tarjottavia opintoja. Perinteisiä, täysin kontaktiopetukseen perustuvia opintojaksoja ei tarjota virtuaaliamk-portaalissa. VirtuaaliAMK tarjonnasta ja opiskelijapaikkojen määrästä jokainen ammattikorkeakoulu päättää itsenäisesti. 1.4 VirtuaaliAMK:hon liittyvät laskutuskäytänteet Opiskelu virtuaaliamk:ssa on tutkinto- ja vaihto-opiskelijalle maksutonta. Ammattikorkeakoulut kompensoivat toisilleen opiskelijaliikkuvuudesta ja opintojaksojen suorittamisesta aiheutuvat kulut yhdessä sovittujen resurssihyvitysten mukaisesti. Avoimen ammattikorkeakoulun opiskelija maksaa itse avoimen amk:n opinnoista opintojaksoittain määritellyn hinnan vakiintunein käytäntein.
4 (14) 2 TIETOA LAUREAAN HAKEUTUVILLE OPISKELIJOILLE 2.1 Laurean VirtuaaliAMK -tarjonta Laurean opintojaksotarjonta perustuu eri koulutusohjelmien hyväksyttyihin opetussuunnitelmiin. Laurean lukuvuosi jakautuu neljään periodiin, opintojaksotarjonta rakennetaan periodeittain. Opintojaksotarjonnasta vastaa koulutusalan koulutusalajohtaja. Osa opintojaksotarjonnassa olevista opinnoista tarjotaan verkko-opintoina. Tarjottaviin verkko-opintoihin otetaan opiskelijoiksi myös muiden ammattikorkeakoulujen ja avoimen ammattikorkeakoulun opiskelijoita. Nämä opintojaksot näkyvät virtuaaliamk portaalissa. 2.2 Hakeutuminen Laurean tarjoamiin VirtuaaliAMK -opintoihin Laurean virtuaaliamk tarjonta näkyy virtuaaliamk portaalissa. Laurean tarjoamiin virtuaaliamk -opintoihin haetaan rekisteröitymällä ja täyttämällä sähköinen hakulomake ja poimimalla siihen ne opintojaksot, joihin opiskelija haluaa hakeutua. Hakulomake ja sen täyttöön liittyvät ohjeet ovat portaalin sivulla Opiskelu/-Koulutustarjonta ja opintoihin hakeutuminen. Opintojaksoihin liittyviin kysymyksiin vastaa opintojaksotietojen yhteydessä mainittu opettaja. Yhteyden opettajaan saa sähköpostitse. Opintoihin ja opiskeluun liittyviin yleisiin kysymyksiin vastaa Laurea-ammattikorkeakoulun eopintotoimisto. Sähköinen yhteydenottolomake löytyy portaalin sivulta Opiskelu/Neuvontaja tiedotuspalvelut. Ennen virtuaaliamk opintoihin hakemista opiskelijan on huolehdittava oman opintoohjelmansa (HOPS) ja opintosuoritteidensa päivittämisestä ajantasaiseksi. 2.3 Puoltopäätös Kun opiskelijan toivoman ja hakemukseensa liittämän opintojakson ilmoittautumisaika on päättynyt, hakijan kotiammattikorkeakoulun puoltaja saa automaattisesti sähköpostiinsa tiedon opiskelijan hakemuksesta. Tiedon saatuaan puoltajan on käsiteltävä hakemus viikon kuluessa. Hän puoltaa tai evää opiskelijan hakemuksen. Puoltopäätöstä tehtäessä varmistetaan opiskelijan HOPS:n tiedot. Puolletusta hakemuksesta tulee automaattisesti tieto Laureaammattikorkeakoulun hyväksyjälle, joka tekee päätöksen opiskelijan hyväksymi-sestä opintojaksolle. Jos puoltaja evää hakemuksen, opiskelija saa tästä automaattisesti ilmoituksen sähköpostiinsa. Hakemuksen eväämisen perusteita ovat valintojen sopimattomuus opiskelijan tutkintoon tai resurssisyyt.
5 (14) 2.4 Hakemuksen hyväksyminen Laurean hyväksyjä päättää opiskelijan hyväksymisestä opintojaksolle niille määriteltyjen paikkakiintiöiden perusteella. Mikäli opintojaksolle pyrkijöitä on enemmän kuin vapaita paikkoja, valintaperusteina käytetään ilmoittautumisjärjestystä. Hyväksymis- tai hylkäämis-päätös tehdään seitsemän vuorokauden kuluessa hakemuksen saapumisesta. Kielteisen päätöksen perusteena on vapaiden paikkojen puute. Opiskelija saa tiedon päätöksestä automaattisesti sähköisessä hakulomakkeessa ilmoittamaansa sähköpostiosoitteeseen. Päätös-tieto on opiskelijalla tiedossa hyvissä ajoin ennen opintojen alkamista. 2.5 Opiskelijan kirjaaminen Laurean virtuaaliamk opiskelijaksi Laurean VirtuaaliAMK opintoihin hyväksytty opiskelija kirjataan Laurean opinto- ja opetushallintojärjestelmään (WinhaPro). Opiskelija kirjataan sivuopiskelijaksi instituutin koulutusalakohtaiseen virtuaaliamk saapumisryhmään, jonka jälkeen opiskelija ilmoitetaan opintojaksototeutukselle. Ks. kirjaamisesta erilliset ohjeet. Opiskelija saa tarvittavat verkko- ja oppimisympäristön käyttäjätunnukset ja salasanat ilmoittamaansa sähköpostiosoitteeseen. 2.6 Opintojen suorittaminen Opiskelija suorittaa virtuaaliamk opintojakson opetussuunnitelmassa opintojaksolle määriteltyjen tavoitteiden, sisältöjen ja suoritusten mukaisesti. Opintojakso arvioidaan opetussuunnitelmassa ilmoitettujen arviointiperiaatteiden mukaisesti. Hylätysti suoritetun opintojakson uusintakertoja on kaksi. Opettaja ilmoittaa uusintatenttien suorituspäivät opintojakson alkaessa. Opiskelija saa hyväksytysti suoritetusta opintojaksosta opintosuoritusotteen kuukauden kuluttua periodin päättymisestä. Opintosuoritusote postitetaan opiskelijan rekisteröitymisilmoituksessaan ilmoittamaansa asuinosoitteeseen. 2.7 Opintojen hyväksilukeminen opiskelijan tutkintoon Opiskelija toimittaa Laureasta saamansa opintosuoritusotteen kotiammattikorkeakouluunsa, jossa suoritettu opintojakso hyväksiluetaan opiskelijan tutkintoon kotiammattikorkeakoulun hyväksilukemiskäytänteiden mukaisesti.
6 (14) 3 TIETOA LAUREAN OPISKELIJOILLE 3.1 Hakeutuminen muiden ammattikorkeakoulujen tarjoamiin opintoihin Muiden ammattikorkeakoulujen virtuaaliamk tarjonta näkyy virtuaaliamk portaalissa. Muiden ammattikorkeakoulujen tarjoamiin virtuaaliamk -opintoihin haetaan rekisteröitymällä ja täyttämällä sähköinen hakulomake ja poimimalla siihen ne opintojaksot, joihin opiskelija haluaa hakeutua. Hakulomake ja sen täyttöön liittyvät ohjeet ovat portaalin sivulla Opiskelu/Koulutustarjonta ja opintoihin hakeutuminen. Opintojaksoihin liittyviin kysymyksiin vastaa opintojaksotietojen yhteydessä mainittu lisätietojen antaja. Häneen saa yhteyden sähköpostitse. Opintoihin ja opiskeluun liittyviin yleisiin kysymyksiin vastaa kyseisen ammattikorkeakoulun eopintotoimisto. Sähköinen yhteydenottolomake löytyy portaalin sivulta Opiskelu/Neuvontaja tiedotuspalvelut. Ennen virtuaaliamk opintoihin hakemista opiskelijan on huolehdittava oman opintoohjelmansa (HOPS) ja opintosuoritteidensa päivittämisestä ajantasaiseksi. 3.2 Puoltopäätös Kun opiskelijan toivoman ja hakemukseensa liittämän opintojakson ilmoittautumisaika on päättynyt, Laurean puoltaja saa automaattisesti sähköpostiinsa tiedon opiskelijan hakemuksesta. Tiedon saatuaan puoltajan on käsiteltävä hakemus viikon kuluessa. Hän puoltaa tai evää opiskelijan hakemuksen. Puoltopäätöstä tehtäessä varmistetaan opiskelijan HOPS:n tiedot. Jos puoltaja evää hakemuksen, opiskelija saa tästä automaattisesti ilmoituksen sähköpostiinsa. Hakemuksen eväämisen perusteita ovat valintojen sopimattomuus opiskelijan tutkintoon tai resurssisyyt. 3.3 Hakemuksen hyväksyminen Laureassa puolletusta hakemuksesta menee automaattisesti tieto sen ammattikorkeakoulun hyväksyjälle, joka päättää opiskelijan hyväksymisestä opintojaksolle. Mikäli hakijoita opintojaksolle on enemmän kuin vapaita paikkoja, valintaperusteina käytetään kunkin ammattikorkeakoulun määrittelemiä valintaperusteita. Hyväksymis- tai hylkäämispäätös tehdään seitsemän vuorokauden kuluessa hakemuksen saapumisesta. Opiskelija saa tiedon päätöksestä automaattisesti sähköisessä hakulomakkeessa ilmoittamaansa sähköpostiosoitteeseen. Päätöstieto on opiskelijalla tiedossa hyvissä ajoin ennen opintojen alkamista.
7 (14) 3.4 Opintojen suorittaminen muussa ammattikorkeakoulussa Opinnot suoritetaan muun ammattikorkeakoulun käytänteiden mukaisesti. Opiskelija saa hyväksytysti suoritetusta opintojaksosta opintosuoritusotteen 3.5 Opintojen hyväksilukeminen opiskelijan tutkintoon Opiskelija toimittaa muusta ammattikorkeakoulusta saamansa opintosuoritusotteen sekä täytetyn hyväksilukemishakemuksen oman instituuttinsa opintotoimistoon. Koulutusalajohtaja hyväksyy suoritetun opintojakson opiskelijan tutkintoon. Opintotoimisto kirjaan hyväksiluvun opiskelijan opintosuoritusrekisteriin. Opiskelija saa tiedon hyväksiluvun kirjaamisesta Winha- Wille opiskelijaliittymän kautta. 4 LAUREAN OPETTAJAN TEHTÄVÄT VIRTUAALIAMK:SSA 4.1 Vastaaminen virtuaaliamk opintoihin hakevan ennakkoon esittämiin kysymyksiin Kun opettajan opintojaksoon on kiintiöity virtuaaliamk opiskelupaikkoja ja kyseinen opettaja on merkitty opintojakson lisätietojen antajaksi, hän saa mahdollisesti ennakkoon hakijan sähköpostitse esittämiä kysymyksiä liittyen virtuaaliamk portaalissa tarjottavaan opintojaksoon. Mikäli opettaja saa sähköpostitse kysymyksiä, joka koskevat virtuaaliamk -opintoja ja opiskelua yleensä, opettajan on syytä ohjata kysymys edelleen eopintotoimiston vastattavaksi osoitteeseen eopintotoimisto@laurea.fi. 4.2 VirtuaaliAMK opiskelijan opintojen toteuttaminen Laurean virtuaalivirkamies on hyväksynyt muun ammattikorkeakoulun opiskelijan opettajan toteuttamalle opintojaksolle. Opintotoimisto on ilmoittanut opiskelijan opettajan opintojaksototeutukselle. VirtuaaliAMK opiskelijan opinnot etenevät samalla tavalla kuin Laurean opiskelijoitakin ja virtuaaliamk opiskelijaa koskevat samat ohjeistukset kuin Laurean opiskelijoitakin. Kun virtuaaliamk opiskelija on suorittanut opintojakson, opettaja kirjaa opiskelijan suorituksen opintojaksoarvioinnin kautta WinhaWiiviin viimeistään kuukauden kuluttua suorituksesta (Laurean tutkintosääntö 8/2002) Opintotoimisto tulostaa virtuaaliamk opiskelijalle opintosuoritusotteen ja lähettää sen opiskelijan rekisteröitymisilmoituksessaan ilmoittamaansa osoitteeseen. Mikäli opiskelija jättää opintojaksosuorituksen kesken tai ei saa sitä kolmannella yrityskerralla suoritettua, opettaja poistaa opiskelijan opintojaksototeutukselta.
8 (14) 5 VIRTUAALIAMK JÄRJESTELMÄN KÄYTÄNNÖN TOTEUTUS 5.1 Virtuaaliamk järjestelmän ylläpito VirtuaaliAMK järjestelmä ylläpidosta vastaa järjestelmä-ylläpitäjä. Järjestelmä-ylläpitäjä toimii koko järjestelmän administraattorina. Hän hallinnoi ja vastaa ammattikorkeakoulujen järjestelmävastaaville myönnettävistä oikeuksista; Hän voi muokata järjestelmän tietokantoja, valikkoja ynnä muita systeemin asetuksia ja parametreja. Järjestelmä ylläpitäjänä toimii N.N. ja häneen saa yhteyden. 5.2 Laurean oma järjestelmävastaava Laurean järjestelmävastaava hallinnoi amk-kohtaisesti eri asiointiprosesseihin osallistuvien käyttäjätunnuksia ja -oikeuksia. Laurean järjestelmävastaavana toimii suunnittelija Irma Mänty ja varahenkilönä suunnittelija Päivi Aho. Irma Mänty Päivi Aho irma.manty@laurea.fi paivi.aho@laurea.fi 040-830 6159 040-861 4532 5.3 Opintojaksotietojen päivittäjät Laurean virtuaaliamk tarjonnasta päättävät koulutusalajohtajat. Tarjontatietojen päivittämisestä virtuaaliamk-portaaliin vastaavat instituuttien opintosihteerit. Päivitys tehdään samassa aikataulussa kuin opintojaksototeutusten luominen WinhaProhon. Opintojakso on näkyvillä portaalin tarjontatiedoissa opintojaksolle erikseen määritellyn ilmoittautumisajan umpeutumiseen asti tai niin kauan kuin opintojaksolla on tilaa, jonka jälkeen se ei näy enää opiskelijoille eikä ole poimittavissa hakulomakkeisiin. Opintojakso arkistoituu tietokantaan. Päivittäjä voi oikeuksiensa nojalla tarvittaessa aktivoida opinto-jakson, luoda sille uuden toteutuksen tai poistaa kannasta. Päivittäjinä toimivat seuraavat henkilöt (alustava tieto): Espoo-instituutti, Espoon keskus Espoo-instituutti, Leppävaara Lohja-instituutti Hyvinkää-instituutti Kerava-instituutti Tuusulajärvi-instituutti Porvoo-instituutti Vantaa-instituutti Virve Björklund Marijo Honkonen Jaana Himilä Sari Kinnaslampi Virve Vuori-Simola Sari Pekanpalo Eija Puttonen Marita Seppänen
9 (14) 5.4 Virtuaalivirkamiehen tehtävät Laurean virtuaalivirkamiehenä tehtävänä on: puoltaa Laurean opiskelijoiden hakemuksia muiden ammattikorkeakoulujen tarjoamiin VirtuaaliAMK opintoihin hyväksyä muiden ammattikorkeakoulujenopiskelijoita Laurean tarjoamiin virtuaaliamk -opintoihin. seurata ja hoitaa virtuaaliamk:hon liittyvää sisäistä ja ulkoista maksuliikennettä huolehtia henkilöstön (opintosihteerit, opettajat, kaj:t) virtuaaliamk:hon liittyvästä koulutuksesta vastata virtuaaliamk:hon liittyvästä sisäisestä tiedottamisesta toimia Laurean vastuuhenkilönä valtakunnallisessa virtuaaliamk yhteistyössä Laurean virtuaalivirkamiehenä toimii palvelupäällikkö Teija Laamanen. teija.laamanen@laurea.fi 040-830 6157 5.4.1 Virtuaalivirkamiehen tehtävät puoltajana Virtuaalivirkamiehen miehen tehtävänä on puoltaa Laurean opiskelijoiden hakemuksia ammattikorkeakoulurajat ylittäviin opintojaksovalintoihin. Virtuaaliammattikorkeakoulun opintohallinnon järjestelmä lähettää virtuaalivirkamiehelle automaattisesti sähköpostitse tiedon käsittelemättömistä hakemuksista. Se muistuttaa myös, jos hakemusta ei käsitellä 7 vuorokauden kuluessa. Tällä pyritään varmistamaan, että hakemus etenisi riittävän hyvissä ajoin opetuksesta vastaavan ammattikorkeakoulun hyväksyjälle. Virtuaalivirkamies voi puoltaa tai evätä opiskelijan hakemukseen sisältyvät valinnat tai osan niistä. Eväämisperusteina ovat resurssisyyt tai valintojen sopimattomuus tutkintoon. Virtuaalivirkamiehen tehtyä kielteisen päätöksen opiskelija saa tästä automaattisesti tiedon hakulomakkeessa ilmoittamaansa sähköpostiosoitteeseen. Puoltopäätöstä tehtäessä virtuaalivirkamiehen tulee tarkistaa hakijan HOPS-tiedot. Opiskelijan on itse huolehdittava ennen virtuaaliamk:n opintoihin hakeutumista siitä, että hänen HOPSinsa tiedot ovat ajantasaiset. 5.4.2 Virtuaalivirkamiehen tehtävät hyväksyjänä Virtuaalivirkamiehen tehtävänä on hyväksyä Laurean tarjoamille virtuaaliamk opintojaksoille muiden ammattikorkeakoulujen opiskelijoita niille määriteltyjen paikkakiintiöiden puitteissa. Virtuaaliammattikorkeakoulun opintohallinnon järjestelmä lähettää virtuaalivirkamiehelle automaattisesti sähköpostitse tiedon opintojaksoittain käsittelemättömistä hakemuksista asiointiprosessiin määriteltyjen vasteaikojen mukaisesti. Se myös muistuttaa, jos hyväksyjä ei käsittele hänelle kuuluvia hakemuksia seitsemän vuorokauden kuluessa. Tällä pyritään varmistamaan, että hyväksynnän ja opintojakson toteutusajankohdan väliin jäävä aika ennen opintojen alkamista olisi opiskelijan kannalta riittävä (vähintään 14 vuorokautta). Virtuaalivirkamies voi halutessaan seurata järjestelmää käyttäen aiemmin tekemiään päätöksiä ja niiden nojalla yksiköille odotettavissa olevia, tuloutuvia varoja.
10 (14) Virtuaalivirkamiehen päätös voi olla myönteinen tai kielteinen. Kielteisen päätöksen yleisenä perusteena on vapaiden paikkojen puute. Virtuaalivirkamies voi tehdä kielteisen päätöksen myös muilla sovituilla arviointiperusteilla silloin, kun opintojaksolle on enemmän halukkaita kuin vapaita paikkoja. Virtuaalivirkamies ei kuitenkaan arvioi haettujen opintojen soveltuvuutta opiskelijan tutkintoon, koska sen arvion on tehnyt jo opiskelijan oma puoltaja kotiammattikorkeakoulussa. Jos virtuaalivirkamies hyväksyy opiskelijan opintojaksolle, hän lähettää tästä tiedon instituutin opintotoimistoon, missä opiskelija kirjataan Laurean opinto- ja opetushallintojärjestelmään virtuaaliamk:n opiskelijana ja hänet ilmoitetaan opiskelijan valitsemalle opintojaksototeutukselle. Opiskelija saa virtuaalivirkamiehen päätöksestä automaattisesti tiedon sähköisessä hakulomakkeessa ilmoittamaansa sähköpostiosoitteeseen. Opintotoimisto toimittaa opiskelijalle hänen tarvitsemansa verkon ja oppimisympäristön käyttäjätunnukset ja sala-sanat. 5.4.3 Virtuaalivirkamiehen tehtävät virtuaaliamkhon liittyvässä maksuliikenteessä Virtuaalivirkamies vastaa Laurealle osoitettujen, virtuaaliamk-yhteistyöhön ja opintojen ostoon osoitettujen varojen (myöntövaltuuksien) käytöstä ja laskutustietojen koonnista. Laurean instituuteille/koulutusaloille varatuista resursseista ja opintoviikkomääristä sovitaan vuosittain rehtorin ja koulutusalajohtajien välisissä tulosneuvotteluissa. Virtuaalivirkamies seuraa käytettävissä olevia resursseja ja niihin sisältyviä myöntövaltuuksia. Oman amk:n ulkopuolelta ostettavia ov-määriä ei kirjata virtuaaliamk -opintohallinnon järjestelmään vaan virtuaalivirkamies ylläpitää niitä Laurean hallinto-ohjelmassa. Virtuaalivirkamies seuraa myöntövaltuuksien käyttöä virtuaaliamk -järjestelmästä näkyvien puoltojen perusteella. 5.4.4 Virtuaalivirkamiehen muut tehtävät Virtuaalivirkamiehen muina tehtävinä on huolehtia henkilöstön (opintosihteerit, opettajat) virtuaaliamk:hon liittyvästä koulutuksesta sekä vastata virtuaaliamk:hon liittyvästä tiedottamisesta Laureassa. Lisäksi virtuaalivirkamiehen tehtävänä on toimia Laurean Laurean vastuuhenkilönä valtakunnallisessa virtuaaliamk yhteistyössä.
11 (14) 5.5 Muita virtuaaliamk -opintohallinnon käyttäjärooleja 5.5.1 Opintojakso lisätietojen antaja Opintojakso lisätietojen antajana on kyseisen opintojakson opettaja. Jos kysymyksessä on luennoitsija, opintojakson lisätietojen antajana on kyseisen instituutin opintotoimisto. Opintojakson lisätietojen antaja saa hakijoilta sähköpostitse mahdollisia opintojaksoon ja sen toteuttamiseen liittyviä kysymyksiä. 5.5.2 eopintotoimisto@laurea.fi Laurean eopintotoimisto vastaa hakijan sähköisellä yhteydenottolomakkeella lähettämiin yleisiin virtuaaliamk opintoja koskeviin kysymyksiin ja toimii myös Laureassa tiedonvälittäjänä postilaatikkona eteenpäin. 5.5.3 Avoinamk@laurea.fi Laurean avoimen ammattikorkeakoulun vastuuhenkilö vastaa portaalin kautta tuleviin avoimen amk:n opintoihin ja opiskeluun liittyviin kysymyksiin.
12 (14) 6 PERIAATTEET VIRTUAALIAMK:N OPISKELIJALIIKKUVUUDESTA, KUSTANNUKSISTA JA AMMATTIKORKEAKOULUJEN YHTEISTYÖSTÄ 6.1 Hyväksyt periaatteet Nämä periaatteet on hyväksytty ARENE ry:n nimeämässä virtuaaliammattikorkeakouluhankkeen johtoryhmässä 19.12.2001. Ne tulevat voimaan 1.8.2002 ja ovat voimassa toistaiseksi. 1. Nämä periaatteet koskevat opiskelijoiden liikkuvuudesta ja opintojaksojen suorittamisesta aiheutuvien kustannusten hyvittämistä ammattikorkeakoulujen kesken virtuaaliaamk yhteistyössä. 2.VirtuaaliAMK -yhteistyössä 2.1. Yhteistyöosapuolet kompensoivat toisilleen opiskelijaliikkuvuudesta ja opintojaksojen suorittamisesta aiheutuvia kuluja rahalla. 2.2. Resurssirasitusta mitataan VirtuaaliAMK -yhteistyössä myönnettyjen opinto-oikeuksien ja niiden nojalla suoritettujen opintoviikkojen lukumäärällä. 2.3. Yhteistyössä maksettava resurssihyvitys määräytyy opintojaksokohtaisesti tarjoavan ammattikorkeakoulun päättämällä tavalla kuitenkin niin, että yhden opintoviikon laskennalliseksi hinnaksi määräytyy 50-150 euroa. 2.4. Resurssihyvitys maksetaan täysimääräisenä suoritetuista opinnoista. Opinto-oikeuksista, joiden nojalla ei kerry suorituksia opetuksen antaneen ammattikorkeakoulun tutkintosäännön edellyttämässä määräajassa, ammattikorkeakoulu laskuttaa hallintokuluina kiinteän maksun, jonka suuruus on 20 euroa. 2.5. Ammattikorkeakoulut laskuttavat VirtuaaliAMK -yhteistyön nojalla myönnetyistä opintooikeuksista ja suoritetuista opinnoista kahdesti kalenterivuosittain. Hyvitys maksetaan heinäkuun 31. päivän ja joulukuun 31. päivän opiskelija- ja opintosuoritusrekisteritietojen mukaisesti ja kuukauden kuluessa mainitusta laskentapäivästä lukien. 3. Tässä esitettyjä periaatteita, niiden tulkintaa ja soveltamista koskevat asiat ratkaistaan tarkoitusta varten koolle kutsuttavassa virtuaaliammattikorkeakoulun johtoryhmän tai sen erikseen nimeämien edustajien kokouksessa. Aloitteen koollekutsumisesta voi tehdä kukin yhteistyössä mukanaoleva ammattikorkeakoulu yksin. Aloite velvoittaa VirtuaaliAMK - kehittämisyksikköä kutsumaan kokouksen koolle.
13 (14) 6.2 Menettelyt 1. Sopimusmenettelyt edellyttävät lukukausittaista opinto-oikeuksien ja opintosuoritustietojen seurantaa. opinto-oikeudet veloitetaan perusteella: tarkastelujaksona voimaantulleet opintooikeudet opintosuoritukset veloitetaan perusteella: tarkastelujaksona kirjattu suorituksiksi 2. Laskentapäivinä ovat 31.7. ja 31.12. rekisteriajo ja laskutus toteutetaan kuukauden kuluessa laskentapäivistä. 3. Rekisteriajo/poimintaehdot Lukukausi yhteistyöoppilaitos opinto-oikeus (poimintakriteerinä tarkasteluajanjakso) opintojakso ov/ects (poimintakriteerinä tarkasteluajanjakso) opiskelija Esimerkki 1. Laurea-ammattikorkeakoulu. Kevätlukukautena 2002 voimaantulleet opinto-oikeudet ja kirjatut suoritukset ammattikorkeakouluittain 01012002-31072002 HIAMK <01012002<oikeus<31072002> 1 20 euroa TVT01 (Tieto- ja viestintätekniikan perusteet) <01012002<ov<31072002> - Olli Opiskelija STADIA <01012002<oikeus<31072002> 1 20 euroa LIIENA05 (Liiketalouden englantia ) <01012002<ov<31072002> 4 200 euroa Aili Ahkera <01012002<oikeus<31072002> - LIIK03 (Liiketalouden perusteet) <01012002<ov<31072002> 2 100 euroa Ville Viipyvä 4. Budjetointi noudattaa budjettivuotta (=kalenterivuosi). Opinto-oikeudesta laskutetaan aina ajallaan myöntämisajankohdan mukaisesti kuluvan laskutuskauden yhteydessä. Suoritusten kirjautuminen, laskutus ja budjetointi: Esimerkki 2. Mitä tämä edellyttää budjettiseurannan näkökulmasta, kun syksyllä myönnetyn opinto-oikeuden ja koko lukuvuoden kestävän opintojakson suoritus kirjautuu rekisteriin seuraavan kalenterivuoden (=budjettivuoden) aikana: laskutus 31.07.ajossa: jos on läpäisty tentti ensimmäisellä kerralla tai laskutus 31.12. ajossa: jos on läpäisty kahden uusintakuulustelun jälkeen.
14 (14) LIITE: LAUREAN TARJOAMIIN VIRTUAALIAMK -OPINTOIHIN HAKEUTUVA OPISKELIJA LAUREA MUUN AMK:N OPISKELIJA MUU AMK 1. Laurean tarjonta 2. Virtuaaliamk:n koulutustarjotin 3. Hopsin päivittäminen 4. Opintojakson valinta 5. Haku 6. Puoltaminen 7. Tieto puollosta/eväämisestä 8. Hyväksyminen 9. Tieto hyväksymisestä/kielteisestä päätöksestä 10. Opiskelijaksi kirjaaminen (Winha) 11. Toteutukselle ilmoittaminen 12. Opiskelijan suoritus 13. Opintosuoritusote 14. Hyväksilukeminen 15. Laskutus 16. Laskun maksaminen MUIDEN AMMATTIKORKEAKOULUJEN TARJOAMIIN VIRTUAALIAMK -OPINTOIHIN HAKEUTUVA LAUREAN OPISKELIJA MUU AMK LAUREAN OPISKELIJA LAUREA 1. Muun amk:n tarjonta 2. Virtuaaliamk:n koulutustarjotin 3. Hopsin päivittäminen 4. Opintojakson valinta 5. Haku 6. Puoltaminen 7. Tieto puollosta/eväämisestä 8. Hyväksyminen 9. Tieto hyväksymisestä/kielteisestä päätöksestä 10. Opiskelijahallinto -menettelyt 11. Opiskelijan suoritus 12. Opintosuoritusote 13. Hyväksilukeminen 14. Laskutus 15. Laskun maksaminen