Sivu 1 / 11 Tarjouspyynnön liite 3.4 ESPD-LOMAKKEEN OHJE JA TÄYDENTÄVÄT TIEDOT HUOM. tämä asiakirja ei ole ainoastaan ohje, vaan se sisältää myös ESPD-lomaketta täydentäviä pakollisia vaatimuksia. Täytäthän ESPDlomakkeen tämän ohjeen ja tässä asiakirjassa asetettujen vaatimusten mukaisesti. Suomessa on 18.4.2016 alkaen sovellettava suoraan julkisista hankinnoista annettua direktiiviä 2014/24/EU, niiltä osin kuin sen säännökset ovat ehdottomia sekä riittävän selkeitä ja tarkkoja. Direktiivillä on siten välitön oikeusvaikutus EUkynnysarvon ylittävissä hankinnoissa siihen saakka, kunnes uusi kansallinen hankintalaki tulee voimaan arviolta loppuvuodesta 2016. Edellisen johdosta tässä hankinnassa sovelletaan direktiivin määräyksiä sekä EU:n vakiolomakeasetusta n:o 2016/7. Se tarkoittaa, että tarjoajien on liitettävä tarjoukseensa ns. yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja, ESPD (tarjouspyynnön liite 3.5). Tässä liitteessä annetaan tarjoajille ohjeet ESPD-asiakirjan täyttämisestä sähköisessä palvelussa sekä täydennetään ESPD-asiakirjan vaatimuksia. Kenen on täytettävä ESPD-lomake o o o Tarjoajaorganisaation Kaikkien tarjoajan alihankkijoiden, joiden voimavaroihin tarjoaja vetoaa, eli joita tarjoaja aikoo käyttää hankinnan toteutuksessa (jokaisen erikseen) Ryhmittymän kaikkien osallistujien erikseen Mitä ESPD-lomakkeessa kysytään ESPD-lomakkeessa kysytään tarjoajan soveltuvuuteen (kelpoisuuteen) liittyviä tietoja. Osa tarjoajan soveltuvuuteen liittyvistä vaatimuksista on kirjattu suoraan direktiiviin ja kansalliseen lakiin. Lisäksi hankintayksikkö voi asettaa tarjoajien soveltuvuudelle harkinnanvaraisia ehtoja. ESPD-asiakirjan on tarkoitus keventää tarjoajien taakkaa. Sen on tarkoitus korvata erilaiset asiakirjat, selvitykset ja lausunnot, joita hankintayksiköt eri puolilla EU:ta voivat vaatia, yhdellä asiakirjalla. ESPD-lomake toimii tarjoajan vakuutuksena vaatimusten täyttymisestä, ns. alustavana näyttönä. Varsinaiset näytöt eli asiakirjat voidaan vaatia vasta tarjouskilpailun voittajalta. Hankintayksikkö voi kuitenkin, milloin tahansa menettelyn aikana, pyytää ao. asiakirjoja tai osan niistä, jos se on tarpeen menettelyn asianmukaisen kulun varmistamiseksi. ESPD-lomakkeen rakenne: I osa: Hankintamenettelyä ja hankintaviranomaista tai -yksikköä koskevat tiedot II osa: Talouden toimijaa (=tarjoajaa) koskevat tiedot III osa: Poissulkemisperusteet: A: Tuomioihin liittyvät perusteet
Sivu 2 / 11 ALOITETAAN! B: Verojen tai sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyvät perusteet C: Maksukyvyttömyyteen, eturistiriitoihin tai ammatin harjoittamisessa tapahtuneeseen virheeseen liittyvät perusteet D: Muut poissulkemisperusteet, joista voidaan säätää hankintaviranomaisen tai -yksikön jäsenvaltion kansallisessa lainsäädännössä Kohdissa A-C tarjoaja vakuuttaa, että sitä eivät koske direktiivin 57 artiklassa mainitut olosuhteet, pakolliset tai harkinnanvaraiset poissulkuperusteet. Tai vaihtoehtoisesti tarjoajan on annettava selvitys, onko ja miten tarjoaja on ryhtynyt toimiin luotettavuutensa osoittamiseksi (ns. puhdistautuminen). Korjaavista toimista on säädetty hankintadirektiivin 2014/24/EU 57 artiklan 6 kohdassa. Korjaavista toimista voidaan esittää direktiivin mukaan esimerkiksi näyttö siitä, että ehdokas tai tarjoaja on maksanut tai sitoutunut maksamaan korvauksen kaikista vahingoista, joita rangaistavasta teosta tai virheestä on aiheutunut, selvittänyt tosiasiat ja olosuhteet kattavasti toimimalla aktiivisesti yhteistyössä tutkintaviranomaisten kanssa ja toteuttanut konkreettiset tekniset sekä organisaatioon ja henkilöstöön liittyvät toimenpiteet, joilla voidaan tarkoituksenmukaisesti estää uudet rangaistavat teot tai virheet. Kohdassa D. sovelletaan Suomen hankintalain (348/2007) 53 :n 1 momentin 5 kohtaa, jossa viitataan kiskonnantapaiseen työsyrjintään. IV osa: Valintaperusteet A: Soveltuvuus B: Taloudellinen tilanne ja rahoitusasema C: Tekninen ja ammatillinen pätevyys D: Laadunvarmistusjärjestelmät ja ympäristöasioiden hallintaa koskevat standardit V osa: Kelpuutettujen ehdokkaiden määrän vähentäminen V osa koskee kaksivaiheisia hankintamenettelyitä kuten rajoitettu menettely tai neuvottelumenettelyt. Niihin liittyvät vaatimukset on esitetty tarjouspyynnössä. VI osa: Loppulausumat Tässä osassa tarjoaja vakuuttaa antamansa tiedot oikeiksi sekä vakuuttaa pystyvänsä toimittamaan tarvittaessa vakuutuksia vastaavat todistukset, ellei hankintayksikkö saa hankittua niitä maksutta sähköisistä EU-järjestelmistä, tai ellei hankintayksiköllä jo ole hallussaan ko. todistuksia. Ohjeet miten toimia eri vaiheissa 1. Mene tarjouspyynnön liitteisiin 2. Tallenna tarjouspyynnön liitteenä oleva Liite 3.6 ESPD-lomake.xml -tiedosto tietokoneellesi 3. Mene www-sivulle: http://ec.europa.eu/growth/espd 4. Valitse kieli 5. Kuka olet? Valitse Talouden toimija 6. Mitä haluat tehdä? Valitse ylempi vaihtoehto tuoda yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan. Huom. älä valitse kohtaa Create response. 7. Lataa selaa painikkeesta edellä mainittu.xml tiedosto järjestelmään
Sivu 3 / 11 Tietoa xml-tiedostoista: kyseiset tiedostot sisältävät xml-koodia. Jos avaat tiedoston, sen sisältö on pelkkää koodia, eli sen ei kuulukaan näyttää kokonaiselta asiakirjalta. Älä tee mitään muutoksia tiedoston sisältöön! 8. Valitse kotivaltiosi 9. Paina seuraava 10. Ryhdy täyttämään lomaketta kohdasta II alkaen Jaksossa A voidaan ilmoittaa myös, onko tarjoaja tai ehdokas pk-yritys. Pkyrityksen määritelmä käy ilmi kohdassa ilmoitetusta infopainikkeesta. Samoin
Sivu 4 / 11 voidaan ilmoittaa, onko tarjoaja tai ehdokas suojatyökeskus tai yhteiskunnallinen yritys. Edelleen voidaan ilmoittaa, onko ehdokas tai tarjoaja merkitty mahdolliseen hyväksyttyjen tarjoajien tai ehdokkaiden viralliseen luetteloon (tähän voi merkitä Ei sovelleta ). Näiden tietojen ilmoittamisella ei ole vaikutusta kilpailutuksessa. Jakson A kohdassa e pyydetään tietoja kysymyksestä Kykeneekö talouden toimittaja toimittamaan todistuksen sosiaaliturvamaksujen ja verojen maksamisesta tai antamaan tiedot, joiden avulla hankintaviranomainen tai - yksikkö voi hankkia kyseisen todistuksen suoraan minkä tahansa jäsenvaltion maksuttomasta tietokannasta?. Tässä kohdassa on mahdollista ilmoittaa osoite, josta todistukset löytyvät. Vaihtoehtoisesti osoitteen voi jättää ilmoittamatta. Hankintayksikkö tarkastaa kilpailutuksen voittajalta todistukset joka tapauksessa ennen hankintapäätöksen ja sopimuksen tekemistä sekä sopimuskauden aikana. A-osassa voidaan ilmoittaa lopuksi se, osallistuuko ehdokas tai tarjoaja hankintamenettelyyn yhdessä muiden tarjoajien tai ehdokkaiden kanssa. Jos ehdokas tai tarjoaja on ryhmittymä, tarjoukseen on liitettävä oma yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja jokaisesta ryhmittymän jäsenestä. Koska hankinta on jaettu osiin, alimmalle riville tarjoaja ilmoittaa, mihin osaalueisiin se jättää tarjouksensa. 11. Täytä kohdat B ja C. 12. Osan II kohdan D voi jättää tyhjäksi. Hankintayksikkö ei tässä tarjouskilpailussa vaadi täyttämään näitä tietoja. Jatka eteenpäin painamalla Seuraava. 13. Seuraavaksi täytä osan III pakollisia poissulkuperusteita (mainitut rikokset) koskevat tiedot järjestyksessä. Työ- ja elinkeinoministeriön ohjeessa on listattu, mitkä rikosnimikkeet Suomen lainsäädännössä vastaavat
Sivu 5 / 11 lomakkeella olevia nimikkeitä: http://www.tem.fi/files/45062/espd-ohje.pdf. Suurin osa listatuista kohdista käy ilmi Suomen hankintalain (348/2007) 53 :stä: http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070348 14. III osan B-jaksossa ilmoita, onko organisaationne rikkonut verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteita. Jos ilmoitatte Kyllä, avautuu lisäkohtia, joissa ilmoitatte lisätiedot. (Esimerkiksi Suomessa verojen ja sosiaaliturvamaksujen velvoitteiden rikkominen osoitetaan useimmissa tapauksissa muutoin kuin lainvoimaisella oikeudellisella tai hallinnollisella päätöksellä. Tällaisissa tilanteissa ehdokasta tai tarjoajaa suositellaan täyttämään kohtaan Onko velvoitteiden rikkominen todettu muutoin kuin oikeudellisella tai hallinnollisella päätöksellä vastaukseksi Kyllä siinä tapauksessa, että tarjoaja on rikkonut vero- ja sosiaaliturvamaksuvelvoitteiden suorittamista. Tämän lisäksi kohtaan Syötä kuvaus käytetyistä välineistä voi ilmoittaa, että Suomessa verojen tai sosiaaliturvamaksujen maksamatta jääminen osoitetaan verovelkatodistuksella.) Jos III osan jaksossa B ilmoitetaan vastaukseksi Kyllä, ehdokas voi vielä ilmoittaa, onko se kuitenkin jo suorittanut maksut tai sopinut sitovasta järjestelystä maksamatta jääneiden verojen tai sosiaaliturvamaksujen maksamisesta. 15. III-osan C-jakso. Täytä tässä osiossa näkyvät kohdat järjestyksessä.
Sivu 6 / 11 16. III osan D-jaksossa tarjoaja ilmoittaa, onko se tai sen johtohenkilö tai edustus-, päätös tai valvontavaltaa käyttävä henkilö rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu rikoslain 47 luvun 3 a :n mukaisesta kiskonnantapaisesta työsyrjinnästä (= puhtaasti kansallinen poissulkuperuste). (Tällä hetkellä rikosrekisteriotteet eivät ole saatavilla Suomessa sähköisesti. Jos olet suomalainen tarjoaja tai tilanne on sama maassasi, kysymykseen Onko tämä tieto saatavilla sähköisesti? voi vastata Ei.) Jatka eteenpäin painamalla Seuraava. 17. Osassa IV Valintaperusteet, kohdissa A-D, tarjoaja ilmoittaa, täyttääkö se hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset. Täytä näkyvissä olevat kohdat järjestyksessä. Alla on ydinlaitosten sähköjärjestelmien ja laitteiden sekä ohjelmistopohjaisten automaatiojärjestelmien ja laitteiden arviointia koskevassa palveluhankinnassa noudatettavat ja täytettäväksi merkityt kohdat vähimmäisvaatimuksineen: A: Soveltuvuus / Asiaankuuluvaan ammattirekisteriin ja toimialarekisteriin merkitseminen: Esimerkiksi Suomessa kaupparekisteri.
Sivu 7 / 11 B: Taloudellinen tilanne ja rahoitusasema Ammatillinen vastuuvakuutus: STUK:n vaatimus: Tarjoajalla on toiminnassaan kattava vastuuvakuutus. Vakuutus on voimassa koko sopimuskauden. Ilmoita ammatillisen vastuuvakuutuksen suuruus ESPD-lomakkeella. Muut taloudelliset tai rahoitusta koskevat vaatimukset: Rating Alfa tai vastaava rating-luokitus Tarjoajan taloudellisten edellytysten on oltava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on vähintään tyydyttävä A tai riskiluokka on 1-3 tai sen katsotaan tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen mukaan olevan vastaava. Tarjoaja, jonka luokitus Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on C taikka riskiluokituksessa 5, suljetaan tarjouskilpailusta. Tarjoaja, jonka ratingluokitus on B taikka riskiluokitus on 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta siinä tapauksessa, ettei tarjoaja kykene esittämään luotettavaa selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt taloudellisen tilanteensa parantamiseksi. Ilmoita Rating Alfa -luokitus ESPD-lomakkeella kohdassa Syötä kuvaus. C: Tekninen ja ammatillinen pätevyys Referenssit: Tarjoajalla tulee olla vähintään kaksi referenssiä, joka tarkempi sisältövaatimus on kuvattu tarjouspyynnön liitteillä 3.2. (osa-alue 1)ja 3.3. (osa-alue 2). HUOM. referenssejä koskeviin vaatimuksiin vastaan ESPD-lomakkeella ainoastaan lyhyesti. Ilmoita sarakkeissa referenssin lyhyt kuvaus, sopimuskausi, kohdassa tuensaajat ilmoita tilaajan nimi, yhteyshenkilön nimi. Tarkemmat tiedot referenssistä annetaan tarjouspyynnön liitteillä 3.2. (osa-alue 1)ja 3.3. (osa-alue 2). Referenssivaatimukset osa-alueittain:
Sivu 8 / 11 OSA-ALUE 1: Tarjoaja täyttää liitteen 3.2 mukaisen referenssivaatimuksen ja liittää tarjoukseensa liitteen 3.2 täytettynä. OSA-ALUE 2: Tarjoaja täyttää liitteen 3.3 mukaisen referenssivaatimuksen ja liittää tarjoukseensa liitteen 3.3 täytettynä. Alihankinnan osuus: Ilmoita kohdan vapaamuotoisessa tekstikentässä käytetäänkö alihankkijoita ja miltä osin. Prosenttiosuus voi olla suuntaa-antava. Mikäli tarjoat usealle osaalueelle, ilmoita myös, mitä osa-alueita kunkin alihankkijan käyttö koskee. Tilaaja kiinnittää tarjoajan huomioita siihen, että alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin tarjoajaakin ja tarjoaja vastaa alihankkijoiden työstä kuten omastaan. Alihankkijat on ilmoitettava tarjouksessa. Alihankkijoita ei voi vaihtaa sopimuskauden aikana ilman tilaajan nimenomaista hyväksyntää. Jokaisen alihankkijan on toimitettava oma ESPD-lomake täytettynä tarjouksen mukana. Jatka eteenpäin painamalla Seuraava. 18. Loppu V-osaan Kelpuutettujen ehdokkaiden määrän vähentäminen EI anneta vastausta, sillä kyseessä ei ole rajoitettu menettely. 19. VI osa, loppulausumat. Halutessasi voit tulostaa täyttämäsi ESPD-lomakkeen, jolloin organisaationne voi allekirjoituksellaan vahvistaa lomakkeella annetut tiedot. Allekirjoitus ei ole kuitenkaan välttämätön.
Sivu 9 / 11 20. Kun olet tarkastanut lomakkeen, että olet täyttänyt kaikki kohdat, voit joko 1) tulostaa tehdyn raportin tai 2) viedä sen taas xml-muotoon tiedostoksi. 21. Tulostaminen: paina Tulosta -painiketta. Sen jälkeen varsinainen tulostus pitää tehdä internet-selaimen tulostustoiminnolla. Jos käytössäsi on pdftulostus, voit tulostaa raportin myös pdf-muotoon ja liittää pdf-tiedoston tarjoukseen. Ystävällisesti pyydämme tallentamaan ja toimittamaan tiedoston nimellä ESPD Tarjoajan nimi. 22. Jos (lisäksi) haluat viedä lomakkeen xml-muotoon, paina Vie painiketta. Syntyy oletuksena tiedosto, jonka nimi on espd-response.xml. Tiedoston nimeä voit kuitenkin muokata. Ystävällisesti pyydämme tallentamaan ja toimittamaan tiedoston nimellä ESPD Tarjoajan nimi. Näin luodun xmltiedoston voit liittää tarjoukseen. 23. Xml-tiedoston uudelleenkäytettävyys: Voit myös myöhemmin käyttää samaa xml-tiedostoa jossain muussa tarjouskilpailussa, jossa vaaditaan täyttämään ESPD-lomake. Silloin sinun ei tarvitse täyttää kaikkia kohtia uudelleen. Jos haluat käyttää tiedostoa uudelleen, ota silloin ko. tarjouspyynnöstä hankintayksikön liittämä xml-request-tiedosto, ja liitä se, sekä tässä tallentamasi oma xml-tiedostosi palvelun etusivulla Yhdistä kaksi yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa toiminnolla kuten alla:
Sivu 10 / 11 24. Soveltuvuustodistusten tarkastus Hankintayksikkö tarkastaa kaikki soveltuvuutta osoittavat todistukset hankinnan voittajilta (puitejärjestelyyn valittavilta toimittajilta) ennen hankintapäätöksen ja sopimuksen tekemistä sekä sopimuskauden aikana. Todistukset, jotka hankintayksikkö tarkastaa on lueteltu seuraavassa. Tarkastus tehdään mm. seuraavat rekisterit ja todistukset läpikäymällä. Kaupparekisteri Ennakkoperintälain mukainen ennakkoperintärekisteri ja työnantajarekisteri Arvonlisäverolain mukainen arvonlisäverovelvollisten rekisteri Sijoittumismaan lainsäädännön mukaisten verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksaminen Suomen lainsäädännön mukaisten verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkemaksujen maksaminen jos tarjoaja on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja Rikosrekisteriote hankintadirektiivin 2014/24/EU poissulkuperusteiden toteamiseksi Suomen Asiakastiedon Rating Alfa raportti Todistus vastuuvakuutuksen ottamisesta ja voimassaolosta Selvitys noudatettavasta työehtosopimuksesta tai kohtuullisista työehdoista Selvitys työterveyshuollosta Tarjoaja sitoutuu toimittamaan hankintayksikölle soveltuvuusvaatimuksia koskevat selvitykset ja todistukset hankintamenettelyn sekä sopimuskauden aikana. 25. Linkkejä ja lisätietoja HILMAn ESPD-tiedote: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/news/espd_ohjeita Työ- ja elinkeinoministeriön ESPD-ohje: http://www.tem.fi/files/45062/espd-ohje.pdf Julkisista hankinnoista annetut EU-direktiivit: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/fi/txt/?uri=oj:l:2014:094:toc EU-asetus ESPD-lomakkeen käyttämisestä: http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/en/txt/?uri=oj:jol_2016_003_r_0004 Komission ESPD-palvelu:
http://ec.europa.eu/growth/espd Sivu 11 / 11