1 (7) Pöytäkirja Hämäläis Osakunnan hallituksen kokouksesta 13/2013 Aika: 25.9.2013 klo 18.00 Paikka: HO/Paasikivi Läsnä: Pekka Hassinen, kuraattori (poistui kohdassa 17.) Olga Penkkilä, toiminnanohjaaja Emilia Aikio, sihteeri Paula Talonen, taloudenhoitaja Juhani Takkunen, varapuheenjohtaja Samu Vuorinen Jyrki Eriksson Lotta Broms Jukka Heliö Niina Iisakkila Jaana Keto 1. Avaus Kuraattori avasi kokouksen klo 18.18. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous oli kutsuttu ajoissa koolle ja paikalla oli riittävästi hallituksen jäseniä. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Työjärjestys Kuraattorin toiveesta siirrettiin kohta 19. kohdaksi 16. Hyväksyttiin muutettu työjärjestys (liite 1). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirjan kohdasta 19. Hämäläis Osakunnan historiankirjoittajan valinta syntyi keskustelua. Todettiin, että väärinymmärrysten ja Osakunnan sääntöjen väärintulkinnan vuoksi päätös historiankirjoittajan valinnasta ei ollut pätevä. Päätettiin siirtää päätös ylimääräiseen yleiskokoukseen, jonka kuraattori kutsuu koolle. Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin sellaisenaan.
2 (7) 5. Uuden hallituksen jäsenen toivottaminen tervetulleeksi Hallituksen uusi jäsen Jaana Keto toivotettiin tervetulleeksi. Todettiin, että Kedon vastuulle kuuluu Koulutusvaliokunnan, Koirakerhon, Luontokerhon ja yhdessä Niina Iisakkilan kanssa HOT: in toiminnan valvominen. Keto kertoi olleensa jo yhteydessä sekä Koulutusvaliokuntaan että kerhoihin. 6. Ilmoitusasiat Toiminnanohjaaja ilmoitti fukseja kirjoittautuneen jo yli sata. Yhteensä jäseniä oli kokoukseen mennessä kirjoittautunut noin 500. Kuluvan päivän fuksi infossa oli ollut paljon porukkaa. Edellisen maanantain yleiskokouksessa saatiin uusia virkailijoita. 7. Tehdyt edustusvierailut Kuraattori totesi ison osan hallituksesta olleen osakuntien 370 vuotisjuhlissa. Juhlissa oli ollut kivaa. 8. Toiminnanohjaajan asiat Säätiö oli ilmoittanut sisäpihan remontin alkavan 6.10. Remontin alkamisen jälkeen säätiö huolehtii, että Osakunnalle pääsee sisään Pompidoun kautta Osakuntabaarin eteiseen. Patolan asuntohaku on alkanut. Toiminnanohjaaja toivoi vuosijuhlakuukauteen hallitukselta ohjelmaa, jossa hallitus voi näyttää naamansa 9. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja kertoi viime vuosijuhlien maksujen karhuamisen sujuneen nihkeästi. Koneinsinöörit olivat luulleet Osakunnan tarjonneen heidän illalliskorttinsa ja muut juhlijat ovat muuten kadoksissa tai tavoittamattomissa. 10. Saapunut posti Hallitukselle ei ollut saapunut postia. 11. Saapuneet kutsut Hallitukselle oli saapunut kutsu Eteläsuomalaisen osakunnan vuosijuhliin torstaina 10.10. (liite 2). Kuraattori ilmoittautui edustajaksi juhliin. Hallitukselle oli saapunut kutsu Karjalaisen osakunnan inspehtorinvaihtoon 11.10. (liite 3). Inspehtori vaimoineen ja kuraattori ilmoittautuivat edustajiksi juhlaan. Hallitukselle oli saapunut kutsu Pääkaupunkiseudun Eurooppanuorten vuosijuhlaan 19.10. (liite 4). Hallitus
3 (7) ihmetteli kutsua ja päätti, ettei siihen reagoida. Hallitukselle oli saapunut kutsu Nylands Nationin Gäddfestiin 26.10. (liite 5). Päätettiin sopia edustajat myöhemmin. 12. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset Koulutusvaliokunta, Koirakerho, Luontokerho ja HOT: Jaana Keto kertoi ottaneensa yhteyttä Koulutusvaliokuntaan ja sopineensa tapaamisen heidän kanssaan. Hän kertoi aikovansa muun muassa puhua uudesta maakuntavastaavan virasta. Luontokerholle on valittu uusi puheenjohtaja ja kerho on suunnitellut jo Korkeasaariekskua. Koirakerho on Kedon mukaan hyvin itseohjautuvasti järjestänyt kaikkea kivaa. Tällä hetkellä he pyörittävät agilityvuoroja sekä tulevat järjestämään ekskun Koira 2013 tapahtumaan. Kerhon kokous on myös tulossa lähiaikoina. Jyrki Eriksson kertoi, että Koulutusvaliokunta oli edustamassa Kampuskarkeloilla ja kuluvana päivänä on viimeinen fuksi info. Koulutusvaliokunta on myös pitänyt fuksiaistensuunnittelukokouksen. Yleisvaliokunta, Äijäkerho, Leffaklubi ja Juristikerho: Juhani Takkunen kertoi YVK:n budjetin näyttävän hyvältä. Budjetti tulee luultavasti riittämään vuoden loppuun asti. Ulkoasiainvaliokunta, Viiniseura, Taidekerho, Pioneeri ja pyrologikerho ja HOS: Jukka Heliö kertoi Ulkoasiainvaliokunnan pitävän sääntömääräisen syyskokouksensa seuraavana päivänä. Kokouksessa käsitellään vuosijuhlia ja mahdollisia ulkomaanvieraiden tervetuliaissitsejä. Ensi vuoden määrärahahakemuksen UAV käsittelee myöhemmin ylimääräisessä kokouksessa. Viiniseuralla on seuraavana tiistaina kokous, jossa valitaan uusi puheenjohtaja. Taidekerholla on seuraavana tiistaina kaudenavajaisten koristelutalkoot. Pioneeri ja pyrologikerhon puheenjohtajasta ei ole kuulunut mitään. Liikuntavaliokunta, Pelikerho, POP klubben ja HOL: Jyrki Eriksson kertoi Liikuntavaliokunnan pitäneen kokouksen, jossa valittiin uudet jumppaohjaajat Essi Sulander ja Sofia Seittenranta Vekkeli. Maanantai jumpassa oli ollut noin 15 kävijää viimeksi. LVK:n puheenjohtaja Janne Siipola on suunnitellut sählyvuoron parempaa markkinointia ja aikoo seuraavan viikon torstaina järjestää ekskursion sinne. LVK oli fyysikoiden kanssa puhunut sählyvuorojen yhdistämisestä mutta nämä eivät olleet suostuneet. Lisäksi Eriksson halusi toivottaa uuden LVK:n sihteerin tervetulleeksi valiokuntaan. Toiminnanohjaaja kertoi, että Ilveshiihtokokous pidettiin edellisenä päivänä ja asioita on saatu hoidettua jo paljon. Eriksson kertoi vielä Pelikerhon aktivoituneen. Kerholta on tullut viestiä Facebookiin ja tiedotuslistalle. HOL piti koelauluja, sillä joukosta on lähtenyt paljon vanhoja laulajia pois. HOL oli kertonut kaipaavansa erityisesti mieslaulajia. Viestintävaliokunta, Ompelukerho, Mimmikerho ja HOT: Niina Iisakkila kertoi Mimmikerhon tehneen ekskursion Heurekaan. Ompeluseuralla oli ollut kuluvalla viikolla yksi ompelukerta, jossa oli ollut paikalla Iisakkila, Mari Teinilä ja yksi fuksi. Tanssikerho aloittelee tanssejaan ja Hälläpyörällä on kirjoittamisvaihe päällä. Kirjoitusten deadline on joskus lokakuun alussa. Yleiskokouksessa valittiin kaksi uutta toimittajaa ja Viestintävaliokunta piti kokouksensa edellisellä viikolla. Kokouksessa mietittiin muun muassa vuosijuhlien tiedottamista ja todettiin, ettei nettisivu uudistus ole edennyt minnekään. Toiminnanohjaaja kertoi viime kokouksessa todetun, että nettisivujen sisältöä muokataan jo valmiiksi ennen itse uudistusta. Iisakkila totesi, että myös kuvia päivitetään.
4 (7) Juhla ja ohjelmavaliokunta, HORes, Bittikerho, Snookerho ja HOL: Samu Vuorinen kertoi, että Juhla ja ohjelmavaliokunnalla menee samoin kuin ennenkin, tosin sihteeri päätti nyt erota. Snookerhon puheenjohtaja on tilannut uusia biljardipalloja. Eriksson kertoi Snookerhon puheenjohtajan olleen esittelemässä kerhoa fuksi infossa. Kuraattori totesi, että Snookerhon pitäisi etsiä uusi säilytyspaikka tavaroilleen nyt kun arkisto otetaan uudestaan käyttöön. Vuorinen kertoi Bittikerhon pitävän marraskuun lopulla lanit ja HOResin jatkavan ampumaratavuoroja. Radalla on ollut paljon porukkaa. Kulttuurivaliokunta, Näytelmäkerho ja Kokkikerho ja HOS: Lotta Broms kertoi Näytelmäkerhon pitävän improja maanantaisin klo 18 20 Sillanpäässä. Improt alkoivat kuluvalla viikolla. Alustavasti näytelmäkerho on sopinut pitävänsä syyskokouksen 14.10. Kokkikerholla piti olla kokous ja fuksikerta seuraavana päivänä, mutta se perutaan, koska tapahtumaan ei tullut yhtään ilmoittautuneita. Lisäksi varapuheenjohtaja oli kertonut, ettei ole kovin innostunut jatkamaan kerhon toiminnassa. Kulttuurivaliokunnan sihteeristä tuli valiokunnan uusi puheenjohtaja ja Jenni Rönköstä valiokunnan sihteeri. KVK piti edellisenä päivänä syyskokouksen, jossa suunniteltiin syksyn ohjelmaan. Sarasvuo ohjelman yleisöksi on ilmoittautuminen käynnissä ja eksku oopperaan katsomaan Taikahuilu oopperaa lokakuun lopussa tulee olemaan osa vuosijuhlakuukautta. KVK:lla on lisäksi UAV:n kanssa suunnitteilla eksku Liettuaan marraskuun lopulla tai joulukuun alussa. 13. Ulkojäsenhakemukset Ulkojäsenhakemuksia oli tullut 8 (liitteet 6 13). Hallitus hyväksyi kaikki hakemukset. 14. Määräraha anomukset Taloudenhoitaja kävi läpi mitä yleistoimintamäärärahasta on tähän mennessä maksettu ja paljonko on vielä jäljellä. Taloudenhoitaja totesi YTM:ää olevan jäljellä noin 2000 3000 euroa. Arkiston kunnostaja Lari Ahokas oli jättänyt hankintaehdotuksen kansioiden hankkimisesta arkistoon (liite 14). Hallitus vahvisti sähköpostitse tehdyn päätöksen hankintaehdotuksen hyväksymisestä. Emäntä Iina Jokilaakso oli jättänyt 300 euron määräraha anomuksen uusia astioita varten (liite 15) Hallitus hyväksyi hakemuksen. Sofia Seittenranta Vekkeli oli jättänyt 1000 euron määräraha anomuksen uusien jumppavälineiden hankkimista varten (liite 16). Päätettiin myöntää noin 300 euroa uusien jumppamattojen, painojen ja voimakuminauhojen hankkimiseen. Liikuntavaliokunta oli hakenut 250 euroa lisämäärärahaa liikuntaekskursioiden järjestämiseen (liite 17). Päätettiin antaa 100 euroa ensihätään. Pelikerho oli hakenut 250 euroa lisämäärärahaa hankintojen tekemiseen ja toiminnan turvaamiseen (liite 18). Hallitus ei hyväksynyt hakemusta. Päätettiin, että pelikerhovastaava Jyrki Eriksson selvittää hakemuksen tarpeellisuutta seuraavaan kokoukseen. 15. Tilahakemukset
5 (7) Toiminnanohjaaja ilmoitti, että Rengastusbileet pidetään hänen vastusteluistaan huolimatta Osakunnalla 19.10. Lisäksi hän oli luvannut HYY:lle luvan käyttää Mämmilää 9.10. kahden tunnin ajan. Bittikerho puolestaan pitää 29.11. 1.12. lanit Osakuntabaarissa. Samalla juhlistetaan Eero Heinon 30 vuotispäivää. Tämä oli sopinut Bittikerholle ja puolet osallistujista tulevat olemaan osakuntalaisia. Pidettiin viiden minuutin kokoustauko. 16. Historiankirjoittajan työsopimus ja budjettikatsaus Jyrki Eriksson esitteli tekemäänsä työsopimuspohjaa (liite 19). Hän kertoi käyttäneensä tilaushistoriakeskuksen valmista työsopimuspohjaa, jota hän oli joutunut hieman itse täydentämään. Taloudenhoitaja teki sopimuksesta muutamia huomioita ja antoi muutosehdotuksia. Muun muassa välimiesmenettely, sairausajan palkkaus, käytettävä työehtosopimus, työsuhteen purkaminen ja käsikirjoituksen luovuttaminen mahdolliseen aikarajaan mennessä aiheuttivat keskustelua. Todettiin myös, että sopimus Suomalaisen kirjallisuuden seuran kanssa tulisi olemaan hieman ongelmallinen, sillä 1000 kappaleen ostovaatimus Osakunnalta on liikaa. Toisaalta SKS:n uskottiin auttavan kirjan levityksessä. Todettiin myös, että vaikka tekijänoikeus tulee pysymään Lari Ahokkaalla, tulisi Osakunnalla olla oikeus käyttää teosta omassa käytössään ja verkossa. Päätettiin käsitellä työsopimus sähköpostitse loppuun, ellei yleiskokous päätä jättää sopimusta tekemättä Ahokkaan kanssa. Käytiin läpi myös Erikssonin sähköpostitse välittämä budjetti (liite 20). Kuraattorin mukaan budjetti oli turvallisesti määritelty. Todettiin, että hallitus hyväksyy tulevat laskut ja tekee niistä tiedonannon yleiskokoukselle. Keskusteltiin vielä painatusmääristä. Todettiin, että painatusmäärä riippuu siitä mikäli ollaan yhteistyössä SKS:n kanssa. Yhteistyö tulisi Erikssonin mukaan helpottamaan historiatoimikunnan työtä, sillä muuten jouduttaisiin hankkimaan erikseen taitto, graafinen suunnittelu ja painatus. Lopullinen hinta yhteistyössä SKS:n kanssa tai ilman tulee kuitenkin olemaan suunnilleen sama. 17. Eron myöntäminen ohjelmasihteerille Varapuheenjohtaja Juhani Takkunen siirtyi johtamaan kokousta. Essi Holopainen oli hakenut eroa ohjelmasihteerin virasta (liite 21). Hallitus myönsi Holopaiselle eron. 18. Opintostipendien pisteyttäjien valinta Päätettiin jatkaa hakua 4.10. asti, sillä ilmoittautuneita oli tullut liian harvasta tiedekunnasta. 19. Vuosijuhlien kutsuvieraslistan vahvistaminen
6 (7) Hallitus vahvisti sähköpostitse tehdyn päätöksen vuosijuhlien kutsuvieraslistasta. Vuosijuhliin päätettiin kutsua vuosijuhlamestareiden ehdottamat vieraat (liite 22) sekä Tampereen Yliopiston Ylioppilaskunnan että Tampereen Teknillisen Yliopiston ylioppilaskunnan edustajat, Helsingin Yliopiston kaikkien tiedekuntajärjestöjen edustajat ja Ilveshiihtokuntien edustajat. Päätettiin lisäksi kustantaa Jussi Nipa Nieminen vuosijuhliin kiitokseksi tekemästään työstä rikkoutuneen verkkoaseman pelastamiseksi. 20. Virkailijaohjesääntö Todettiin, että hallitus oli sähköpostitse kannattanut sääntötoimikunnan uudistamaa virkailijaohjesääntöehdotusta (liite 23) ennen Osakunnan syyskuun yleiskokousta 23.9.2013, jossa se käsiteltiin ja hyväksyttiin ensimmäisen kerran. 21. Muut asiat Kuraattori kertoi entisen toiminnanohjaajan Emmi Yli Houhalan olevan mukana hyväntekeväisyysprojektissa, joka kerää rahaa Ugandan lapsille. Todettiin, ettei hallitus ota asiaan kantaa, mutta kukin voi itsekseen tehdä lahjoituksen, jos haluaa. Jyrki Eriksson kertoi arkiston kunnostamisen edistyvän. Lari Ahokkaalla on jo 190 työtuntia täynnä ja määrä tulee hyvin luultavasti menemään yli 200. Ahokas on kokoamassa selvitystä siitä, mitä arkistossa on tehty ja mitä seuraavaksi kannattaa tehdä. Ahokas tulee perehdyttämään arkistonhoitaja Jussi Rannan ja tekee myös hallitukselle selvityksen arkistoprojektista. Taloudenhoitaja kertoi, että Hälläpyörän painotalot on kilpailutettu. Kovin paljon hintaeroa nykyiseen ei ollut, mutta painotaloa vaihdetaan joka tapauksessa, koska nykyiseen painoon ollaan tyytymättömiä. Samu Vuorinen kertoi viihtyisyyskyselylomakkeita menneen noin 200 kappaletta. Vuorinen alkaa lähiaikoina koostamaan tuloksia. Toiminnanohjaaja tiedusteli pitääkö hallitus rastia fuksiaisissa. Eriksson kertoi ilmoittautuneensa pitämään rastia ja kutsui muutkin hallituslaiset samalle rastille. Todettiin, että hallitus osallistuu Erikssonin rastiin. 22. Kokouksesta tiedotettavat asiat Päätettiin tiedottaa ylimääräisestä yleiskokouksesta sekä opintostipendien pisteyttäjien haun jatkumisesta. 23. Seuraava kokous Päätettiin sopia seuraavan kokouksen ajankohta doodle äänestyksellä. Päätettiin, että kahviministerinä toimii Lotta Broms, mikäli hän pääsee paikalle. 24. Kokouksen päättäminen Varapuheenjohtaja Juhani Takkunen päätti kokouksen klo 21:16.
7 (7) Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Pekka Hassinen Juhani Takkunen Emilia Aikio kuraattori varapuheenjohtaja sihteeri