KSHJ-asiakaspalvelutiimi III MUISTIO 1 (7) Ryhmän 2. kokous

1 KSHJ-asiakaspalvelutiimi III MUISTIO 1 (7) Ryhmän 2. kokous KSHJ-asiakaspalvelutiimin kokous Aika: Keskiviikkona 20.11.2013 klo 9.30-14.45 Paikka: Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulu, Runeberginkatu 14-16, hallituksen kokoushuone A-153 Läsnä: Riikka Valkonen (Mari Ikosen tilalla), Jyväskylän yliopisto Hilkka Korhonen, Karelia ammattikorkeakoulu Joanna Kumpula, University Admissions Finland/Helsingin yliopisto Eva-Maija Kunnas, Tampereen ammattikorkeakoulu Aija Kuurne, lakimies, Aalto-yliopisto Katariina Lehto, Seinäjoen ammattikorkeakoulu Sirkku Mäntyniemi, Metropolia Ammattikorkeakoulu Eve Oesch, Aalto-yliopisto Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto, sihteeri Riku Rosti, Maanpuolustuskorkeakoulu Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu, puheenjohtaja Anne Talvio, Oulun yliopisto Riikka Vanhanen, FINNIPS-valintakoeverkosto/Jyväskylän ammattikorkeakoulu Lisäksi: Poissa: Joni Penkari, opetushallitus Ossi Raatikainen, CSC Mari Ikonen, Jyväskylän yliopisto (ilm. esteestä) Eija Lantta, Lahden ammattikorkeakoulu (ilm. esteestä) Nea Särkikoski, Turun yliopisto (ilm. esteestä) Maarit Tenhunen, Lapin yliopisto (ilm. esteestä) 1. Kokouksen avaus Janne Santala avasi kokouksen. Käytiin lyhyt esittäytymiskierros, koska kokouksessa oli varajäsen ja CSC:n edustaja ensimmäistä kertaa mukana. 2. Asioiden käsittelyjärjestys Puheenjohtaja esitteli kokouskutsussa ilmoitetut asialistalla olevat asiat: Oikaisumenettelyn ohjeistus Yhteishaun asiakaspalvelun toteuttaminen vieraskielisen koulutuksen ja 2. syklin koulutuksen osalta Erillis- ja lisähakujen asiakaspalveluratkaisu Yhteishaun ulkopuoliset palvelut KSHJ:ssa Erillisvalinnat: hakukohteiden vähentämisen tarve? Muut/uudet hankkeen piirissä esiin nousset avoimet asiat [täydennetään työkirjaan] Aikataulun salliessa jatketaan alustavasti aiheilla: Opiskelijavalintojen esteettömyyttä ja SORA-käytäntöjä koskevat yhteiset ohjeet

2 Kv. yo-tutkintojen (IB, EB, RP) keskitetty rekisteri toteuttajana korkeakoulu? Lisäksi sopivassa vaiheessa voidaan käsitellä: Opintopolun kirjeet ja raportit Tilastot korkeakouluille (kiintiökeskustelun käynnistämistä varten) Sijoittelukuvaus AVin opo-tilaisuudessa Joensuussa 3. Oikaisumenettely: ohjeistuksen käsittely Puheenjohtaja oli valmistellut diaesityksen oikaisumenettelyn vaiheista (Korkeakoulujen yhteishaku: opiskelijavalintaan kohdistuvien oikaisuvaatimusten anatomiaa) ts. siitä, missä tilanteissa ja milloin hakija voi jättää oikaisupyynnön. Huhtikuussa alkanee valintaehdotusten tallentaminen. Dia-esitys on tämän muistion liitteenä. Missä tilanteissa hakija ei voi jättää oikaisupyyntöä? hakija on hyväksytty ylimpään hakutoiveeseensa tai oikaisupyynnön kohteeksi ajateltua hakutoivetta ylempään hakutoiveeseen hakija on hyväksyttävissä ( toistaiseksi varalla ), mutta hakukohteiden valintaehdotuksia on viemättä sijoitteluun (=hakijan hyväksytyksi tuleminen riippuu muiden hakijoiden tekemistä priorisoinneista) Missä tilanteissa hakija voi jättää oikaisupyynnön? hakijaa ei ole hyväksytty oikaisupyynnön kohteena olevaa hakutoivetta ylempään hakutoiveeseen JA o hakijan valinnan tulos ko. hakutoiveeseen on hylätty TAI o hakijan valinnan tulos ko. hakutoiveeseen on varalla, kun kaikkien hakukohteiden valintaehdotukset on viety sijoitteluun. Aija muistutti prosessin taustalla olevista keskeisistä lähtökohdista: 1) Korkeakouluilla on yhteinen tulosten julkistamispäivä (päivä, jolloin kaikkien hakukohteiden tulokset on tuotu sijoitteluun ja päivä, josta oikaisupyyntöaika lasketaan) 2) Oikaisupyynnön voi tehdä vain valinnassa hylätty ts. oikaisupyyntöä, joka tehdään alempaan hakutoiveeseen, kuin mihin hakija on valittu, ei käsitellä 3) Oikaisupyynnöistä tehdään päätökset hakukohteessa yhdellä kertaa tai enintään muutamassa erässä. Asia käsitellään kiireellisenä (Hallintolaki 49e : Oikaisuvaatimus on käsiteltävä kiireellisenä) tarkoittaa käytännössä aikataulullisesti sitä, että vuosittain 1.8. mennessä. On tärkeää, että oikaisupyynnöt käsitellään yhdessä tai enintään muutamassa erässä, koska yhden oikaisupyynnön käsittely voi vaikuttaa muiden pyyntöjen ratkaisuun. Käytännössä em. kiireellisyyden vaatimus tarkoittaisi prosessin uudelleen aikataulutusta useimmissa korkeakouluissa, ja se on siten huomioitava korkeakoulujen omissa prosesseissa. 4) Jos hakija on hyväksytty johonkin hakukohteeseen, hänellä ei ole oikeusturvan tarvetta ao. asian osalta. (Mutta hän voi hakea oikaisua tätä hakukohdetta ylempänä prioriteettilistalla olevaan kohteeseen). Oikaisuajan kesto määritellään valinnan tuloksen julkistamisesta alkaen 14 vuorokaudeksi siten, että oikaisuaika päättyy korkeakouluissa samaan aikaan. Tässä on otettava huomioon, että edelleen ammattikorkeakoululaissa oikaisuajan katsotaan alkavan tulosten tiedoksisaamisesta. Eli käytännössä AMK:eissa oikaisuaika on 7 vuorokautta tiedoksisaannista (katsotaan, että tiedoksisaanti tulosten julkistamispäivä, jotta alkaa kaikilla samaan aikaan) ja 14 vuorokautta varsinaista oikaisupyyntöaikaa.

3 Keskusteltiin ja hylättiin tulkinta, jonka mukaan jokaiselle hakijalle määräytyy henkilökohtainen oikaisuaika tuloksen tiedoksisaamisen perusteella 1) Case 1: hakija saa tiedon hylätyksi tulemisesta 1. hakuaikana tai sen päätyttyä. 2) Case 2: hakija saa tiedon hylätyksi tulemisesta 2. hakuaikana tai sen päätyttyä. 3) Case 3: hakija saa tiedon varasijalla olemisesta 2. hakuajan päätyttyä. Oikaisumenettely hakukelpoisuusasiassa: Kshj-ohjausryhmässä oli 12.6.2013 käsitelty oikaisumenettelyä ja sen osana oikaisumenettelyä hakukelpoisuusasiassa. Opiskelijajärjestöt olivat toimittaneet ohjausryhmän käsittelyyn yhteisen kannanottonsa, jonka mukaan lopullisen opiskelijavalintapäätöksen lisäksi oikaisua tulisi voida hakea jo prosessissa aiemmin syntyvään kielteiseen päätökseen, esimerkiksi hakukelpoisuutta tai seuraavaan vaiheeseen siirtymistä koskevaan päätökseen. SAMOKin edustaja oli todennut, että tarkoitettiin nimenomaan tilanteita, jossa oikaisupyynnön käsittelyyn olisi riittävästi aikaa ennen seuraavaa vaihetta valinnassa. Samassa kokouksessa ohjausryhmässä oli todettu, että korkeakoulun tulee voida tehdä oikaisupyyntökelpoinen päätös jo prosessin aiemmissa vaiheissa, esimerkiksi hakukelpoisuuteen liittyen, mutta kuten oikeuskirjallisuudessakin todetaan, prosessiekonomisista syistä tähän ei varsinaisesti ole velvoitetta. Asiasta käydyn keskustelun jälkeen todettiin, että koska valinnat voivat olla korkeakouluissa hyvin erilaisia, voinee korkeakouluissa olla hakukelpoisuuteen liittyvässä oikaisumenettelyprosessissa toisistaan poikkeavia käytäntöjä omien tarpeiden mukaan. Hyvä käytäntö voisi olla työekonomiankin kannalta, että hakija voisi aina osallistua valintakokeeseen (ainakin, jos hakukelpoisuudesta ei tehdä erillistä päätöstä), jolloin oikeusturvan tarvetta ei tule kesken prosessin, vaan hakija saisi oikaisupyyntökelpoisen päätöksen valinnan tuloksen julkistamisen yhteydessä. Tämä prosessi tulisi kuitenkin huomioida uudessa järjestelmässä tavalla tai toisella, jotta osattaisiin kiinnittää huomiota niihin hakijoihin, joiden hakukelpoisuusasia ei ole kunnossa tai johon korkeakoulu ei ole vielä ottanut kantaa. Lisäksi todettiin, että kyseessä lienee loppujen lopuksi kuitenkin melko marginaalinen ryhmä. Mutta toisaalta pahimmassa tapauksessa aukioleva asia tai tekemätön päätös voi jumittaa koko valintaprosessin ja muut korkeakoulut joutuvat odottamaan yhden korkeakoulun päätöstä asiassa. Useimmiten tällaisia tapauksia aktivoituukin, kun havaitaan, että hakija ei ole hakenut esim. erivapautta, kun hänen koulutustaustansa ei ole riittävä ja hakukelpoisuutta joudutaan arvioimaan hyvinkin nopealla aikataululla aivan prosessin loppuvaiheessa. Erivapaushakemusten osalta hakija saa aina päätöksen ja kielteisen päätöksen mukana myös aina oikaisumenettelyohjeen. Erivapaushakemukset pyritään käsittelemään ajoissa, jotta hakija pystyy valmistautumaan esim. valintakokeisiin. 4. Yhteishaun asiakaspalvelun toteuttaminen vieraskielisen koulutuksen ja 2. syklin koulutuksen osalta Asiasta oli alustavasti keskusteltu edellisessä kokouksessa ja puheenjohtaja taustoitti, että po. asia on paremminkin ammattikorkeakoulukentän ongelma. Haasteita tulee olemaan nimenomaan hakijapalveluiden neuvontatyössä uuden järjestelmän tullessa käyttöön. Toimintamallin kannalta koulutuksen kielellä tai tasolla ei ole merkitystä: ammattikorkeakoulujen hakutoiveiden osalta hakukelpoisuus tarkistetaan korkeimman amk-hakutoiveen korkeakoulussa, yliopistot tarkistavat kaikki omat hakutoiveensa. 5. Erillis- ja lisähakujen asiakaspalveluratkaisu Erillis- ja lisähaut nivoutuvat tiiviisti toisiinsa. Erillishaut ovat tyypillisempiä yliopistosektorille, lisähakuja tulevat todennäköisimmin toteuttamaan ammattikorkeakoulut. Joni totesi, että opintopolku (kshj) tulee tarjoamaan sähköisen hakulomakkeen myös erillishauille, lisähaut toteutetaan varmasti uuden yhteishaun yhteyteen. Molempien osalta hakulomakkeet tulevat siis käyttöön syksyllä 2014.

4 Toisaalta erillishaun osalta ratkaisevaa kuitenkin on, miten toteutus etenee. Aikataulu on tiukka, tekemistä on paljon ja jos jostain joudutaan karsimaan, niin todennäköisesti ensimmäisenä erillishakujen toteutuksesta. Käytännössä erillishauissa tulevat käyttöön kaikki samat toiminnallisuudet kuin yhteishaussa. Koodistojen osalta on hallinnointiin tulossa muutoksia, mahdollista on yhteinen pääkäyttäjyys (CSC). Erillishaut tulevat olemaan täysin korkeakoulujen itsensä vastuulla, opetushallitus tarjoaa niiden ainoastaan teknisen tuen. Hakuaikojen suhteen järjestelmä ei Jonin mukaan tule asettamaan korkeakouluille mitään rajoituksia. Mikäli korkeakoulut järjestävät yhteisiä erillishakuja, on tärkeää, että vastuukorkeakoulu nimetään. Tärkeää on myös se, että koulutus alkaa aina selkeästi joko alkusyksystä tai alkukeväästä. Ei esim. kesken lukukauden tai non-stoppina. Tuija kertoi esimerkin liitteiden käsittelyn problematiikasta Itä-Suomen yliopistossa. Erillisvalintojen kehittämiseen liittyy todella paljon paineita niiden sirpaleisuuden ja lukumäärän vuoksi. Asiakaspalveluratkaisua tulee miettiä myös hakuaikojen ja korkeakoulujen sisäisen työnjaon näkökulmasta. Liitteiden hallintaan/dokumentointiin on myös kiinnitettävä erityistä huomiota. Valinta suoritetaan lähes yksinomaan saapuneiden liitteiden perusteella. Erillishauissa voidaan tehdä myös varasijavalintaa. Lisähakujen merkitys tulee olemaan mielenkiintoinen nyt kun esim. täydennyshakuja ei enää jatkossa ole. Lisähaut ovat suorassa suhteessa vapaiden aloituspaikkojen määrään. Puheenjohtaja lisäksi huomautti, että uuden järjestelmän myötä korkeakoulujen valintaohjelmien tarve poistunee. 6. Erillisvalinnat: hakukohteiden vähentämisen tarve Uuden haku- ja valintajärjestelmän käyttöönoton myötä on järkevää, että erillisvalinnoissa hallittavien hakukohteiden määrä on kohtuullinen. Se on luonnollisesti tärkeää myös työhygienian kannalta. Useissa yliopistoissa erillisiä valintoja on todella paljon, työmäärä on kohtuuton ajatellen saavutettua hyötyä, valintojen määrää suhteessa hakeneisiin, valittuihin sekä paikan vastaanottaneisiin. Jatkossa erillisvalinnat eivät myöskään kuulu yhden opiskelupaikan säännöksen piiriin, kuten eivät siis nykyisinkään ole kuuluneet. Valitettavan vähän yhteishaku-uudistuksessa on kuitenkaan panostettu erillisvalintoihin eikä niiden sisällöllinen kehittäminen ole ollut käytännössä lainkaan agendalla, vaikka useat yliopistot ovat esittäneet vaatimuksia ja toiveita, että ministeriö käynnistäisi keskustelun niiden kehittämiseksi. Avoimen yliopiston/avoimen korkeakoulun väylän merkityksestä on myöskin tiedusteltu ministeriöltä uudistuksen aikana, mutta vastauksia ei ole saatu. Aikaisemmin OKM on ollut kiinnostunut avoimen väylän kautta hakeneiden/valittujen/paikan vastaanottaneiden määristä ja yliopistot ovat kokeneet, että on tärkeää erottaa tällaiset hakijat muista hakijoista. Siten ko. hakijoille on käytännössä ollut omat valintansa. Jotkut yliopistot haluaisivat karsia turhia erillisvalinnan ryhmiä ja sulauttaa avoimen väylän hakijat muihin valintoihin, mutta suunnittelua ei ole voitu käynnistää, koska vastausta tilanteeseen ei ole saatu. Useat avoimen yliopiston toimijat ovat pitäneet tärkeänä, että väylä olisi tosiasiallisesti olemassa ja yliopistot ovat luonnollisesti pitäneet asiaa tärkeänä myös opiskelijarekrytoinnin ja koulutusmarkkinoinninkin kannalta. Joni kommentoi tilannetta, että se on epäselvä, eikä vielä ole tietoa, miten uudessa järjestelmässä asia tullaan huomioimaan. Korkeakoulujen näkökulmasta tilanne on kestämätön, koska syksyn 2014 valintaperusteet on päätetty ja oppaat ovat juuri lähdössä painoon ja julkaistavaksi verkossa. Avoimen yliopiston väylän sulauttaminen em. tavalla olisi toisaalta eräs konkreettinen keino hakukohteiden vähentämiseksi. 7. Keskustelua sijoittelusta Hilkka (Karelia-amk) halusi nostaa esille ja keskusteltavaksi Joensuussa opoille järjestetyn AVI-tilaisuuden asian, kun tilaisuudessa oli esitelty sijoittelutoiminnallisuutta eikä asiaa eikä opojen kysymyksiä oltu osattu riittävällä tavalla heille perustella ja vastata. Tilaisuuden jälkeen opetushallituksesta

5 oli lähetetty esitys sijoittelusta sähköpostitse tilaisuuteen osallistuneille. Seuraavalla viikolla Itä-Suomen yliopiston Joensuun kampuksen abi-päivässä opot nostivat asian esille ja kyselivät hyvin yksityiskohtaisia kysymyksiä sijoittelusta tilaisuudessa paikalla olleilta Itä-Suomen yliopiston edustajilta. Keskustelu osoitti, että opoilla oli hyvin erilaisia ja ristiriitaisin näkemyksiä siitä, miten sijoittelu etenee ja miten/missä vaiheessa hakija voi ottaa opiskelupaikkoja vastaan (ehdollisesti tai sitovasti). He kyselivät myös, missä vaiheessa mitäkin kulloinkin tapahtuu, koska opetushallituksesta lähetetyssä dokumentissa ei ollut mitään aikamääreitä. Asiasta käytiin pitkähkö keskustelu, jossa todettiin, että korkeakoulujen kannalta olisi tärkeää, että sijoittelu tuotaisiin ensin tutuksi ja ymmärrettäväksi kaikille korkeakoulujen ohjausta antaville toimijoille sekä opiskelijavalintojen asiantuntijoille. Ristiriitaisia tulkintoja/kommentteja aiheuttavaa esitystä sijoittelusta ei pitäisi nyt tässä tilanteessa välittää opoille. Heille tulisi nyt kuitenkin vastata ymmärrettävällä tavalla, miten sijoittelu etenee ja mitä siinä hakijalta kulloinkin edellytetään, jotta hän osaa ottaa oikea-aikaisesti haluamansa paikan vastaan. Ohjeistusta tulisi tarkentaa siten, että se olisi riittävän ymmärrettävä. Myös ehdollisesta paikan vastaanottamisesta tulisi keskustella vakavasti, onko se sijoittelun aikana edes järkevää vai aiheutuuko siitä enemmän ongelmia, jos hakija ei osaa toimia oikein. Vieraskieliset hakijat ovat tässä suhteessa vielä ongelmallisempi ryhmä. Maahanmuuttoviranomaisten osalta tilanne on myös ongelmallinen, koska se voi käsitellä hakijan asiaa vasta, kun opiskelupaikka on ns. lopullinen. Keskustelun lopuksi todettiin, että tilanteesta olisi vielä syytä keskustella ohjausryhmässä ja kehittämisryhmän tulisi pohtia, miten viestintää voitaisiin edelleen kehittää ja parantaa. 8. Vuoden 2015 yhteishaun aikataulu OKM on tehnyt esityksen vuoden 2015 yhteishaun aikatauluksi. Korkeakouluilta pyydettiin kommentit esitykseen 6.11. mennessä. Vain muutamat korkeakoulut ovat kommentoineet ehdotusta. OKM valmistelee asiaa edelleen. Tarkoituksena on, että yhteishaun aikataulupäätös tehtäisiin marraskuun 2013 aikana. Esim. aspatiimin loppuraportin kannalta olisi tärkeää, että päätös saataisiin hyvissä ajoin ennen loppuraportin kirjoittamista ja käsittelyä (viim. viikolla 49). Aikatauluehdotus on tämän muistion liitteenä. 9. Muut/uudet hankkeen piirissä esiin nousset avoimet asiat [täydennetään työkirjaan] a) Opintopolun kirjeet ja raportit Keskusteltiin siitä, millaisia kirjeitä (kirjepohjia) korkeakoulut voisivat saada opintopolku.fi palvelusta käyttöönsä (hyväksymiskirje, vastaanottamisilmoitus, hylkäyskirjeet, varasijakirjeet, liite/ote/koonti valintapisteistä) ja missä vaiheessa (esim. vain 1. hakuaikana hakeneet, suoravalinnat, 2. hakuaikana hakeneet). Keskusteltiin myös postituksesta. Järkevintä ja kustannustehokkainta olisi, jos kirjeet voitaisiin lähettää keskitetysti esim. e-kirjeenä (Katariina). Tätä ei kuitenkaan ole vielä selvitetty. Ei liene kovinkaan järkevää, että hakija saisi pahimmassa tapauksessa 6 kirjettä. Keskustelun yhteydessä todettiin, että hakija voi seurata valintaprosessin etenemistä ja ottaa paikan vastaan, mikäli hän on ollut kirjautuneena palveluun hakemusta lähettäessään. Palveluun voi kirjautua myös myöhemmin. Kaikki hakijat eivät kuitenkaan kirjaudu palveluun vaan lähettävät hakemuksensa kirjautumatta järjestelmään. Heidän osaltaan on tärkeää, että he saavat valinnan tuloksesta tiedon mahdollisimman pian tulosten julkistamisen jälkeen. Myös oikaisumenettelyprosessin näkökulmasta on tärkeää, että he saavat tiedon pikaisesti. Mikäli kirjeiden postitus jää korkeakoulujen kontolle, saattaa kirjeiden lähtö viivästyä huomattavasti, koska tulokset tulevan yhtä aikaa. Keskustelua tulisi edelleen jatkaa ja käydä läpi erilaiset vaihtoehdot. Korkeakoulut voivat myös lähettää Jonille toiveita kirjemalleista ja raporteista.

6 Raporteista Joni totesi, että ne tulevat opintopolussakin vastaamaan hyvin paljon jo olemassa olevia raportteja. Tarkoituksena on, että Opintopolkuun toteutetaan operatiiviset ja Vipuseen viedään johdon tilastot. Seuraavan kahden kuukauden aikana on tarkoitus edetä tässä asiassa. Opetushallitukselle voi lähettää raportteja koskevia pyyntöjä/vinkkejä. Sovittiin, että seuraavaan kokoukseen kootaan listaukset olemassa olevista raporteista. Janne kokoaa amk-sektorilta ja Tuija yliopisto-sektorilta. b) Tilastot korkeakouluille Opetushallitus ilmoitti korkeakouluille sähköpostitse 29.10.2013 tilastoista mahdollisten kiintiöiden suunnittelua varten. Opetushallitus on jo aikaisemmin teettänyt tilastoja, joista on ajateltu olevan korkeakouluille hyötyä, kun mietitään kiintiöitä opiskelijavalintojen uudistuksen toista vaihetta varten. Aikaisemmin toimitetuissa tilastossa oli nähtävissä kevään 2012 yhteishakujen koulutuksiin hakeneet koulutuksittain. Oph tiedusteli, olisiko korkeakouluilla halukkuutta, että samanlaisia tilastoja toteutettaisiin myös edellisen kevään 2013 osalta. Tiedot olisivat korkeakoulu- ja hakukohdekohtaisesti: 1)Hakeneet yhteensä 2)Hakeneet, jotka ovat ottaneet aikaisemmin paikan vastaan mistä tahansa amk- tai yo-koulutuksesta tarkasteltuna vuodesta 2000 lähtien (yliopistopuolella mukana myös aikaisemmat erillisvalintojen koulutuksista vast.otetut paikat) 3)Hyväksytyt yhteensä 4) Hyväksytyt, jotka ovat ottaneet aikaisemmin paikan vastaan mistä tahansa amk- tai yo-koulutuksesta tarkasteltuna vuodesta 2000 lähtien (yliopistopuolella mukana myös aikaisemmat erillisvalintojen koulutuksista vast.otetut paikat) Tilastoissa ei ole tietoa, montako korkeakoulupaikkaa hakija/hyväksytty on aiemmin ottanut vastaan. Keskustelussa todettiin, että korkeakoulut tarvitsisivat ehdottomasti, jotta pääsisivät kiintiöasiassa eteenpäin, tietoja nimenomaan opinto-oikeuksista ja suoritetuista tutkinnoista. Joni totesi, että sellaisia tilastoja oph ei valitettavasti voi korkeakouluille toimittaa. Harekista ja Amkorekista saatavat tiedot eivät toisaalta kerro täyttä totuutta, koska korkeakoulut eivät yleisesti ottaen kysy hakijoilta kuin vain ko. valinnan kannalta relevantit tiedot ja hakuperuste on yleensä ylioppilastutkinto ylioppilailla. Hakijoilla voi olla useita suoritettuja tutkintoja, mutta hakuperusteeksi merkitään vain yksi. c) Vanhat valintakokeet ja vastausanalyysit Julkisuuslaki 621/1999/24 : Salassa pidettävät viranomaisen asiakirjat: asiakirjat, jotka sisältävät tietoja pääsy- tai muusta kokeesta tai testistä, jos tiedon antaminen vaarantaisi kokeen tai testin tarkoituksen toteutumisen tai testin käyttämisen vastaisuudessa; muilta osin voivat olla julkisia. Korkeakouluilla on tässäkin hyvin erilaisia käytäntöjä valintakoeaineistojen julkistamisesta esim. verkossa valintakokeiden jälkeen ja tulevia hakijoita varten. Todettiin, että opintopolkuun olisi tarkoituksenmukaista luoda korkeakoulujen valintakoearkisto. Joni totesi asian olevan jatkokehityksen aihe. 10. Alustavaa keskustelua: Käytiin lyhyt keskustelu kokouksen lopussa ja kerrattiin jo aikaisemmissa työryhmissä esillä olleet asiat. a) valintojen esteettömyyttä koskeva yleinen ohjeistus (alustavaa keskustelua) Valintakokeiden esteettömyysohjeistus on vielä syytä käydä läpi. Huomiota tulee kiinnittää myös erityisjärjestelyjen hakemisen aikatauluun: yhteinen erityisjärjestelyjen jättämistä koskeva määräaika on sovitettava haku- ja valita-aikataulupäätöksiin (esim. 14 päivää hakuajan päättymisen jälkeen, joka on nykyisin ollut liitteiden toimittamisen yhteisesti sovittu määräaikasuositus) ja siitä on sovittava OKM:n ja korkeakoulujen kesken. Korkeakoulut laativat yleisohjeistuksen opiskelijavalintojen esteettömyydestä ja se julkaistaan Opintopolussa.

7 Korkeakoulujen omien ohjeistusten hyväksyminen tulisi aikatauluttaa niin, että päätökset eivät olisi ristiriidassa kansallisen yhteisesti sovitun ohjeistuksen kanssa. Mikäli korkeakouluilla on valintakoeyhteistyötä, tulee erityistä huomiota kiinnittää siihen, että erityisjärjestelypäätöksestä vastaava korkeakoulu neuvottelee järjestelyistä ja päätöksen sisällöstä myös niiden korkeakoulujen kanssa, joita päätös koskee. On tärkeää huomata, että valintakokeisiin tehty päätös on usein kannanotto myös siihen, millaisia erityisjärjestelyjä hakijalla on myöhemmin opetuksessa, jos hakija tulee hyväksytyksi/saa opiskelupaikan. Erityisjärjestelyjen hakemiseen liittyy useimmiten myös hakijan terveystietoja, jotka ovat salassapidettäviä. Esteettömyyshakemuksista ei myöskään saisi kertyä minkäänlaista rekisteriä. Em. liittyvistä käytännöistä olisi hyvä keskustella ja sopia. Hyväksi käytännöksi on useissa korkeakouluissa muodostunut se, että jollakin korkeakoulussa olisi keskitetysti tieto siitä, minkä verran erityisjärjestelyhakemuksia vuosittain määrällisesti tulee ja millaisia tarpeita hakijoilla on saada valintakoejärjestelyihin erityistä tukea. Näillä tiedoilla on oma merkityksessä kansallisessa esteettömyystyössä. b) SORA-käytäntöjä koskevat yleiset ohjeet (alustavaa keskustelua) SORA-laki on osoittautunut korkeakoulujen virkailijoiden näkökulmasta vaikeasti tulkittavaksi. Korkeakoulujen tulee laatia yhteinen ohjeistus SORA-lainsäädännön tulkintaan ja käyttöön opiskelijavalinnassa ja se tulee julkistaa Opintopolussa esim. yhteisen esteettömyysohjeistuksen yhteydessä. Työtä helpottanee jo olemassa olevan ohjeistuksen huomioiminen. HUOM! molemmilla sektoreilla on ollut omat ohjeistukset ja hakulomakekysymyksensä SORA:sta. Nyt nämä pitäisi viedä yhdenmukaistaa kaikkia korkeakouluja koskevaksi. Keskusteltiin siitä, pitääkö hakulomakkeella edelleenkin olla kysymys, vai voitaisiinko asia hoitaa jollakin muulla tavalla esim. hakijan ilmoitus + ymmärrysruutu. Päätettiin pohdiskella ja selvittää taustaa seuraavaan kokoukseen, jolloin asia on uudelleen esillä. c) Kv. yo-tutkintojen (IB, EB, RP) keskitetty rekisteri toteuttajana korkeakoulu? OKM:n suosituksissa otetaan kantaa em. hakijoiden asemaan valinnassa. Suositusluonnosten mukaan uudet kevään kv-yo-tutkintojen suorittajat (IB, EB, RP) valittaisiin ehdollisesti. Tilanne on ongelmallinen sen vuoksi, että hakijoiden lopullisia tietoja ei saada vielä siinä vaiheessa, kun valinta tehdään. Lopulliset tulokset tulevat vasta heinäkuun puolen välin jälkeen. Joka vuosi useiden em. hakijoiden valinta on jouduttu purkamaan, koska tiedot ovat muuttuneet. Korkeakoulujen tulisi keskustella myös siitä, miten liitteet kulkeutuvat ja kannattaisiko jonkun korkeakoulun ottaa vastuu siitä, että se vastaanottaisi kaikki em. hakijoiden liitteet ja tallentaisi todistustiedot johonkin keskitettyyn järjestelmään. Tätä pitäisi nyt kiireesti selvittää. Vaarana on se, että hakija joutuu pahimmassa tapauksessa lähettämään todistusjäljennöksiä kuuteen eri korkeakouluun (mikäli hakee 6 hakukohteeseen). Asia on tarkemmin esillä joulukuun kokouksessa. d) Miten toimitaan valintakoetilanteessa, jos hakijan hakemusta ei löydy? Keskusteltiin tilanteesta ja yhteisestä käytännöstä, jos hakijan hakemus ei ole tallentunut järjestelmään ja hakija saapuu valintakokeeseen, jossa huomataan, että hänellä ei olekaan hakemusta. Jos asia saadaan ennen koetta varmuudella tarkistettua, niin hakijaa ei päästetä kokeeseen. Muussa tapauksessa voi mennä kokeeseen, minkä jälkeen asia tutkitaan ja lopullisten tulosten yhteydessä hakijalle ilmoitetaan, että hänen koesuorituksensa on hylätty, koska hakemusta ei löydy. 11. Muut asiat Muita asioita ei ollut. 12. Kokouksen päättäminen ja seuraava kokous. Kokous päättyi klo 14:45. Seuraava kokous on tiistaina 10.12.2013 klo 9.30 14:45. Paikka on: Metropolia-ammattikorkeakoulu, Kollegiosali P310, os. Bulevardi 31.