M e r i k a r v i a n k u n t a HALLINTOSÄÄNTÖ Hyväksytty: Kv 20.6.2016 26 Voimaantulo: 21.6.2016
SISÄLLYS 1 Sivu I. YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Soveltaminen.......................................................... 3 2 Kunnan toiminta-ajatus.................................................. 3 II. ORGANISAATIO 3 Luottamushenkilöt....................................................... 3 4 Henkilöstö............................................................. 3 5 Johtoryhmä............................................................ 3 6 Henkilöstökokoukset..................................................... 4 7 Toimenkuvauksen sisältö.................................................. 4 8 Toimenkuvauksen laadinta................................................. 4 9 Toimenkuvauksen hyväksyminen............................................ 4 III. HENKILÖSTÖASIAT 10 Viran tai toimen perustaminen ja lakkauttaminen sekä viran muuttaminen toimeksi tai toimen muuttaminen virkasuhteeksi......................................... 4 11 Viran ja toimen haettavaksi julistaminen....................................... 4 12 Henkilöstövalinnat........................................................ 4 13 Avoimen viran tai toimen määräaikainen hoitaminen............................. 5 14 Virka- ja työsuhteeseen ottaminen ilman julkista hakumenettelyä.................... 5 15 Virka- tai työsuhteeseen ottamisen vahvistamisen järjestäminen sekä koeajan käyttö.... 5 16 Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen ja toimenhaltijan siirtäminen toiseen toimeen........................................................... 5 17 Virkavapaus, työloma ja muut henkilöstöasiat.................................. 6 18 Palkkaus................................................................ 6 19 Irtisanominen, eron myöntäminen, osa-aikaistaminen, lomautus.................... 6 20 Virantoimituksesta pidättäminen............................................. 6 21 Sivutoimiluvan myöntäminen............................................... 6 22 Aiheettomasti maksetun palkan takaisinperintä................................. 7 23 Virka- ja työtehtävien poikkeuksellista suorituspaikkaa koskevan luvan myöntäminen... 7 24 Terveystietojen pyytäminen ja tarkastukseen määrääminen....................... 7 IV. KUNNAN TALOUS 25 Talousarvion täytäntöönpano............................................. 7 26 Talousarvion muutokset................................................... 7 27 Poistosuunnitelman hyväksyminen.......................................... 7 28 Käyttöomaisuuden myynti................................................. 7 29 Rahatoimen hoitaminen................................................... 7
2 30 Maksujen määrääminen................................................... 8 31 Riskienhallinta.......................................................... 8 32 Tarkastussääntö......................................................... 8 V. MUUT MÄÄRÄYKSET 33 Esitysten ja lausuntojen antaminen........................................... 8 VI. KOKOUSMENETTELY 34 Soveltaminen........................................................... 8 35 Kokousaika ja paikka.................................................... 8 36 Kokouksen koollekutsuminen............................................... 8 37 Varajäsenen kutsuminen................................................... 8 38 Jatkokokous............................................................. 8 39 Kokouksen pitäminen..................................................... 9 40 Kokouksen johtaminen.................................................... 9 41 Tilapäinen puheenjohtaja.................................................. 9 42 Läsnäolo toimielinten kokouksessa.......................................... 9 43 Hallituksen edustus muissa toimielimissä...................................... 9 44 Esittely................................................................. 9 45 Esteellisyyden toteaminen.................................................... 9 46 Äänestys ja vaalit.......................................................... 9 47 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen...................... 10 48 Hallituksen ja lautakunnan otto-oikeus........................................ 10 49 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen........................................ 10 50 Luottamushenkilön tai viranhaltijan tekemä päätös............................... 11 51 Tiedottaminen............................................................ 11 52 Kunnan asukkaiden aloitteet................................................. 11 53 Asiakirjojen lunastus...................................................... 11 54 Nimenkirjoitus........................................................... 11
3 I. YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Soveltaminen Tässä säännössä määrätään Merikarvian kunnan hallinnosta, taloudenpidosta, päätöksenteko- ja kokousmenettelystä. Säännöllä kumotaan hallintosääntö 2007 ja sen muutokset. Tämän säännön ohella kunnan toimintoja ohjataan seuraavilla johtosäännöillä, joihin nähden kunnan hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena: kunnanvaltuuston työjärjestys 1995 kunnanhallituksen johtosääntö 2016 teknisen ja sivistystoimen johtosäännöt 2010 tarkastussääntö 1996 luottamushenkilöiden palkkiosääntö 2009 sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeet 2014. Edellä mainittujen ohjeiden lisäksi kunnan toimintoja ohjataan kunnanhallituksen hyväksymillä sisäisen valvonnan ohjeilla. 2 Kunnan toiminta-ajatus Kunnan tehtävänä on järjestää kuntalaisten tarpeiden mukaisia palveluita tuloksellisesti niin, että palvelut tukevat kuntayhteisön sekä yksittäisten kuntalaisten elinvoimaisuutta. Kuntalaisten osallistumisella palveluiden suunnitteluun, päätöksentekoon, rahoitukseen ja niiden tuottamiseen sekä palveluiden tuloksellisuuden seurantaan, tuetaan kuntalaisten omatoimisuutta sekä tasavertaisuutta. Aktiivisella kuntien välisellä ja seudullisella yhteistyöllä tuetaan palveluiden tuloksellista järjestämistä. Kunnan toiminta-ajatusta käsitellään tarkemmin vuosittain laadittavassa talousarviossa sekä neljäksi vuodeksi laadittavassa taloussuunnitelmassa. II. ORGANISAATIO 3 Luottamushenkilöt Kunnan luottamushenkilöorganisaation muodostavat valtuusto (21), tarkastuslautakunta (4 jäsentä), keskusvaalilautakunta (5), kunnanhallitus sekä seuraavat lauta- ja johtokunnat: Sivistyslautakunta (9) Opisto-kulttuurilautakunta (5+2) Vapaa-aikalautakunta (9) Tekninen lautakunta (9) Ympäristölautakunta (7) Kukin toimielin vastaa lainsäädännössä, hallintosäännössä ja johtosäännössään määrätyistä tehtävistä. Toimielimet toimivat kuntakokonaisuuden osana ja kunnan perustavoitteiden suuntaisesti tuloksellisesti, tehokkaasti ja taloudellisesti. Liitteenä organisaatiokaavio 4 Henkilöstö A. Kunnanvirasto Hallinnon ja talouden järjestämistä varten kunnassa on kunnanvirasto, joka vastaa toimielinten, henkilöstöorganisaation ja hallinto- ja talouspalveluiden yhteensovittamisesta. Kunnanvirastoa johtaa kunnanjohtaja. Sivistys-, opisto-kulttuuri- ja vapaa-aikalautakuntien tehtävät ja henkilöstö muodostavat kunnan sivistystoimen sekä teknisen ja ympäristölautakunnan tehtävät ja henkilöstö muodostavat teknisen toimen. Hallintopäällikkö, kehittämispäällikkö, sivistysjohtaja ja tekninen johtaja johtavat vastuulleen kuuluvien tehtävien toimintaa ja henkilöstöä. Liitteenä organisaatiokaavio 5 Johtoryhmä Kunnanjohtaja, hallintopäällikkö, kehittämispäällikkö, sivistysjohtaja ja tekninen johtaja muodostavat kunnan johtoryhmän. Johtoryhmä kokoontuu kunnanjohtajan kutsusta ja hänen puheenjohdollaan.
4 6 Henkilöstökokoukset Kunnan ja kunnan henkilöstön yhteistyöelimenä toimii YT-ryhmä, jolla on oma toimisääntönsä. Kunnanjohtaja kutsuu koolle virastokokouksen, kun tavoitteiden saavuttaminen tai tiedottaminen sitä edellyttävät. Tehtävän vastuuhenkilö kutsuu koolle työpaikkakokouksen, kun tavoitteet, työn yhteinen kehittäminen tai tiedottaminen sitä edellyttää. 7 Toimenkuvauksen sisältö Toimenkuvauksessa määritellään henkilön asema tehtäväalueella ja hänen tehtävänsä. 8 Toimenkuvauksen laadinta Toimenkuvauksen valmistelee lähin esimies yhteistyössä ao. henkilön kanssa. Toimenkuvaukset tarkistetaan vuosittain kehittämiskeskusteluissa. 9 Toimenkuvauksen hyväksyminen Kunnanhallitus hyväksyy kunnanviraston johtoryhmän jäsenten toimenkuvaukset ja tehtävän vastuuhenkilö hyväksyy oman henkilöstönsä toimenkuvaukset. III. HENKILÖSTÖASIAT 10 Viran tai toimen perustaminen ja lakkauttaminen sekä viran muuttaminen toimeksi tai toimen muuttaminen virkasuhteeksi Valtuusto päättää virkojen perustamisesta, kelpoisuusvaatimuksista ja lakkauttamisesta. Valtuusto päättää virkojen nimikkeiden ja kelpoisuusvaatimusten muuttamisesta. Valtuusto päättää viran muuttamisesta toimeksi tai toimen muuttamisesta viraksi. Toimielin päättää uusien toimien perustamisesta, kelpoisuusvaatimuksista ja lakkauttamisesta talousarvion osoittamalla tavalla. Tehtäväalueen toimielin päättää toimien nimikkeiden ja kelpoisuusvaatimusten muuttamisesta. 11 Viran ja toimen haettavaksi julistaminen Viran ja toimen julistaa haettavaksi se, jonka tehtävänä on ottaa viranhaltija avoinna olevaan virkaan. Viran, johon valtuusto ottaa viranhaltijan, julistaa haettavaksi kunnanhallitus. 12 Henkilöstövalinnat A. Toimielimen ratkaisuvalta henkilöstövalinnoissa Valtuusto ratkaisee seuraavien viranhaltijoiden valinnan: kunnanjohtaja sivistysjohtaja tekninen johtaja Kunnanhallitus ratkaisee seuraavien johtavassa tai itsenäisessä asemassa olevien viranhaltijoiden valinnan: hallintopäällikkö kehittämispäällikkö kirjastonjohtaja kulttuurisihteeri kunnan rakennusmestari liikuntasihteeri palvelupäällikkö rakennustarkastaja rehtori Kunnanhallitus ja lautakunnat päättävät tehtäväalueensa muiden yli 6 kk:n palvelusuhteeseen otettavien henkilöiden ottamisesta ja valinnasta. B. Viranhaltijan ratkaisuvalta henkilöstövalinnoissa Kunnanjohtaja, hallintopäällikkö, kehittämispäällikkö, sivistysjohtaja ja tekninen johtaja päättävät alle 6 kk:n palvelusuhteeseen palkattavan henkilöstön ottamisesta ja valinnasta.
5 13 Avoimen viran tai toimen määräaikainen hoitaminen Avoimen viran tai toimen määräaikaisen hoitajan määrää virkasuhteeseen ottava viranomainen. Kuitenkin alle kuuden kuukauden pituisen määräaikaisen viran hoitajan määrää kunnanjohtaja, hallintopäällikkö, kehittämispäällikkö, sivistysjohtaja tai tekninen johtaja. Valtuuston ja hallituksen ottamien viranhaltijoiden osalta asiasta päättää kunnanhallitus. Tehtävän vastuuhenkilö määrää virkasuhteeseen otettavan henkilön ottamisesta enintään yhden (1) kuukauden määräajaksi ja työsopimussuhteisen työntekijän ottamisen enintään kuuden (6) kuukauden määräajaksi. Työllistämistukiasioista vastaa kehittämispäällikkö. Työllistämistuen anomisesta ja työllistämistuella palkattavan henkilöstön palkkaamisesta päättää kuitenkin tehtävän vastuuhenkilö. 14 Virka- ja työsuhteeseen ottaminen ilman julkista hakumenettelyä Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 4 :n 3 momentissa säädetyllä tavalla lisäksi henkilö voidaan ottaa ilman hakumenettelyä sellaiseen virkasuhteeseen, 1) jossa on kyseessä viran määräaikainen täyttö, tai 2) jossa on kyseessä viran uudelleen täyttäminen sitä aikaisemmin hakeneiden, asianomaiset kelpoisuusvaatimukset täyttävien joukosta virkaan valitun irtisanouduttua ennen hänelle määrättyä virantoimituksen aloittamispäivää tai ilmoitettua ettei ota virkaa vastaan, tai 3) johon henkilö on tarkoituksenmukaista ottaa hänen palvelussuhdettaan koskevien uudelleen järjestelyjen vuoksi. 4) Merikarvian kunta on kouluttanut henkilön toimeen tai johon vaadittavaa pätevöitymiskoulutusta kunta on tukenut ja henkilö täyttää toimen kelpoisuusvaatimukset 5) henkilö on tarkoituksenmukaista ottaa toimeen hänen palvelussuhdettaan koskevien uudelleenjärjestelyjen vuoksi. 15 Virka- tai työsuhteeseen ottamisen vahvistamisen järjestäminen sekä koeajan käyttö Viran- ja toimenhaltija otetaan Merikarvian kunnan palvelukseen, ja ensimmäisen viran- tai toimenhoitopaikan määrää asianomaisen osaston osastopäällikkö. Vakinaiseen virka- ja työsuhteeseen ottamisen edellytyksenä olevan todistuksen terveydentilasta antaa lääkäri. Virka- ja työsuhteeseen ottava viranomainen vahvistaa ehdollisen virka- ja työsuhteeseen ottamisen. Kunnanhallitus vahvistaa kuitenkin valtuuston tekemän ehdollisen virkasuhteeseen ottamisen. Virka- ja työsuhteeseen ottava viranomainen päättää koeajan määräämisestä ja pituudesta lainsäädännön asettamissa rajoissa. 16 Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen ja toimenhaltijan siirtäminen toiseen toimeen Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 24 :ssä tarkoitetuissa tapauksissa viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkasuhteeseen päättää 1) saman tehtävän sisällä asianomainen lautakunta 2) eri tehtävien välillä kunnanhallitus Kunnanhallitus päättää siirtämisestä täyttämiensä virkojen osalta. Henkilö voidaan ottaa työsuhteeseen ilman julkista hakumenettelyä, jos 1) kyseessä on toimen määräaikainen täyttö 2) henkilö on hoitanut vastaavia tehtäviä Merikarvian kunnan palveluksessa joko virka- tai työsuhteessa vähintään vuoden 3) kysymyksessä on toimen uudelleen täyttäminen sitä aikaisemmin hakeneiden, asianomaiset kelpoisuusvaatimukset täyttävien joukosta toimeen valitun irtisanouduttua ennen hänelle määrättyä toimen hoitamisen aloituspäivää
6 Toimenhaltijan siirtämisestä toiseen toimeen päättää saman tehtävän sisällä asianomainen lautakunta ja eri tehtävien välillä kunnanhallitus. Ennen siirtämistä viran- tai toimenhaltijalle ja hänen esimiehelleen sekä viran- tai toimenhaltijan pyynnöstä hänen luottamusmiehelleen varataan tilaisuus tulla kuulluksi. 17 Virkavapaus, työloma ja muut henkilöstöasiat Kunnanhallitus ja lautakunta päättävät alaisensa henkilöstön osalta virkavapauden ja työloman myöntämisestä, ellei päätösvaltaa ole siirretty viranhaltijalle. Sijaisen määrää tai palkkaa se viranomainen, joka myöntää virkavapauden tai työloman. Kunnanjohtaja, hallintopäällikkö, kehittämispäällikkö, sivistysjohtaja ja tekninen johtaja ratkaisevat seuraavat alaisiaan koskevat asiat: 1) vuosiloman myöntäminen; kunnanjohtaja kunnanviraston henkilöstölle 2) sellaisen virkavapauden ja työloman myöntäminen, johon viranhaltijalla ja työntekijällä on lainsäädännön mukaan ehdoton oikeus, mukaan lukien hyväksyttävällä lääkärintodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla selvitetyistä sairauksista, vioista tai vammoista aiheutuvat virkavapauden ja työlomat; tehtävän/toimintayksikön esimies päättää kuitenkin sairauden perusteella myönnettävistä alle kuuden päivän pituisista virkavapauksista ja työlomista 3) harkinnanvaraisen virkavapauden ja työloman myöntäminen enintään 60 kalenteripäiväksi kerrallaan ja vuorotteluvapaan ja osittaisen hoitovapaan myöntäminen 6 kuukaudeksi kerrallaan, mikäli harkittavaksi ei tule virkavapauden tai työloman ajalta maksettavan palkan määrä 4) matkamääräyksen antaminen alaiselleen; tehtävän/toimintayksikön esimies päättää alle neljän päivän pituista henkilöstökoulutusta varten annettavista matkamääräyksistä alaisilleen 18 Palkkaus eduista; tehtävän vastuuhenkilö päättää alle neljän päivän pituisesta henkilöstökoulutuksesta ja sitä varten myönnettävistä virkavapauksista ja työlomista A. Toimielimen ratkaisuvalta Kunnanhallitus päättää kunnan palveluksessa olevan henkilöstön tehtäväkohtaisesta palkasta, kannustuslisistä, vastuulisistä sekä muista kunnan harkintaan jätetyistä määräyksistä virka- ja työehtosopimuksen sallimissa rajoissa. B. Viranhaltijan ratkaisuvalta Henkilökohtaisen vuosisidonnaisista osista (5-10 v.) ja henkilökohtaisista palkanosista päättää kunnanjohtaja. Opetusalan virkaehtosopimukseen perustuvista opettajien palvelulisistä ja määrävuosilisistä päättää kuitenkin sivistysjohtaja. 19 Irtisanominen, eron myöntäminen, osa-aikaistaminen, lomautus Irtisanomisesta, eron myöntämisestä, osa-aikaistamisesta ja lomauttamisesta päättää se toimielin, joka valitsee henkilön virka- tai työsuhteeseen. 20 Virantoimituksesta pidättäminen Sivistysjohtaja ja tekninen johtaja päättävät viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä alaistensa osalta. Johtoryhmän jäsenten ja kunnanviraston henkilöstön osalta asiasta päättää kunnanjohtaja. Kunnanjohtajan virantoimituksesta pidättämisestä päättää valtuusto. 21 Sivutoimiluvan myöntäminen Sivutoimiluvan myöntämisestä sekä sivutoimen vastaanottamisen ja pitämisen kieltämisestä päättää kyseiseen tehtävään ottamisesta päättävä toimielin. 5) henkilöstön lisä-, yli-, lauantai- ja sunnuntaityöhön sekä varallaoloon määrääminen 6) alaistensa osallistumista lyhytaikaiseen koulutukseen ja koulutuksen ajalta maksettavista
7 22 Aiheettomasti maksetun palkan takaisinperintä Aiheettomasti maksetun palkan takaisinperinnästä tai siitä luopumisesta päättää kunnanjohtaja. 23 Virka- ja työtehtävien poikkeuksellista suorituspaikkaa koskevan luvan myöntäminen Johtoryhmän jäsenillä on oikeus antaa alaiselleen virantai toimenhaltijalle lupa hoitaa tilapäisesti työtehtäviä niiden varsinaisen suorituspaikan ulkopuolella, jos se on työn tekemisen kannalta tarkoituksenmukaista. 24 Terveystietojen pyytäminen ja tarkastukseen määrääminen Virkaan ottamisesta päättävä toimielin voi määrätä kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 19 :ssä mainituissa tilanteissa viranhaltijan osallistumaan terveydentilan toteamiseksi suoritettaviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin. IV. KUNNAN TALOUS 25 Talousarvion täytäntöönpano Valtuusto hyväksyy talousarviossa toimielimelle tehtäväkohtaiset ja hankekohtaiset toimintatavoitteet, määrärahat ja tuloarviot. Kunnanhallitus, lautakunta sekä johtokunta hyväksyvät kustannuspaikoittain talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Nämä toimielimet voivat siirtää käyttösuunnitelman toimeenpanoon liittyvää toimivaltaa alaisilleen viranhaltijoille. Kukin toimielin päättää kunnanhallituksen erikseen antamien ohjeiden mukaisesti 1) tehtäväalueensa hankinnoista 2) tehtäväalueensa varsinaisten, kunnan kirjanpidossa seurattavien, varastojen pitämisestä 3) hallituksen toimielimen hallintaan määräämien toimitilojen sekä muun omaisuuden käytöstä 4) tehtäväalueensa avustusten jakamisesta 5) valtionosuuksien, -avustusten ja lainojen hakemisesta 6) maksujen ja korvausten perinnästä 7) vastuualueensa hallussa olevien rahavarojen, arvopapereiden, vakuuksien ja varastojen tarkastamisesta sekä kassantarkastuksista 26 Talousarvion muutokset Lautakunnille, kunnanhallitukselle ja kunnanjohtajalle raportoidaan vähintään neljännesvuosittain talousarvion toteutumisesta. Mahdollisista talousarvioon tehtävistä muutoksista on asianomaisen toimielimen tehtävä esitys välittömästi valtuustokäsittelyä varten. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. 27 Poistosuunnitelman hyväksyminen Suunnitelmapoistojen perusteet hyväksyy valtuusto. Käyttöomaisuuden perusparannusmeno lisätään poistamattomaan hankintamenoon, jollei erilliseen poistosuunnitelmaan ole erityistä syytä. Valtuuston hyväksymien suunnitelmapoistojen perusteiden pohjalta kunnanhallitus hyväksyy hyödyke- ja hyödykeryhmäkohtaiset poistosuunnitelmat. 28 Käyttöomaisuuden myynti Käyttöomaisuuden myynnistä päättää valtuuston hyväksymien perusteiden mukaan kunnanhallitus. Irtaimen omaisuuden sekä osakkeiden ja osuuksien myynnissä hallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 29 Rahatoimen hoitaminen Valtuusto päättää lainan ottamista sekä lainan antamista ja muuta sijoitustoimintaa koskevista periaatteista. Talousarvion ja -suunnitelman hyväksymisen yhteydessä valtuusto päättää antolainojen ja vieraan pääoman muutoksista. Muista rahoitukseen liittyvistä asioista päättää kunnanhallitus. Kunnanhallitus voi siirtää lainan ottamiseen ja sijoitustoimintaa koskevaa toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille.
8 30 Maksujen määrääminen Valtuusto päättää maksujen yleisistä perusteista. Maksuista ja niiden yksityiskohtaisista perusteista päättää kunnanhallitus. Kunnanhallitus voi siirtää toimivaltaansa muille toimielimille ja viranhaltijoille. 31 Riskienhallinta Kunnanhallitus vastaa riskienhallinnan toteuttamisesta ja yhteensovittamisesta sekä päättää kunnan omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Sisäisen valvonnan toimivuudesta koko kunnan tasolla vastaa kunnanhallitus ja sen valvontavastuu on kunnanjohtajalla ja toteuttamisvastuu tilivelvollisilla. Tarkemmin riskienhallinnasta ohjeistetaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeissa. 32 Tarkastussääntö Hallinnon ja talouden tarkastuksesta määrätään tarkastussäännössä. VII. MUUT MÄÄRÄYKSET 33 Esitysten ja lausuntojen antaminen Aloitteet, esitykset ja lausunnot muille kuin kunnan viranomaisille, on toimitettava hallituksen välityksellä, jollei tätä asian vähäisen merkityksen johdosta ole pidettävä tarpeettomana. VIII. KOKOUSMENETTELY 34 Soveltaminen Tämän luvun määräyksiä noudatetaan valtuustoa lukuun ottamatta kunnan toimielimissä, kuten kunnanhallituksessa, lautakunnassa, johto- ja toimikunnissa sekä soveltuvin osin toimitus- ja katselmusmiesten kokouksissa. 35 Kokousaika ja -paikka Kunnanhallitus päättää kunkin vuoden ensimmäisessä kokouksessa varsinaisten kokoustensa ajan ja paikan, joista ilmoitetaan niin kuin kunnallisten ilmoitusten julkaisemisesta kunnassa on voimassa. Muiden toimielinten kokoukset pidetään toimielimen päättäminä aikoina. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. 36 Kokouksen koollekutsuminen Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä, mikäli mahdollista, siinä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus osallistua kokoukseen, toimielimen päättämällä tavalla. 37 Varajäsenen kutsuminen Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai ei esteen vuoksi voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja tai esittelijä voi toimittaa kutsun varajäsenelle. 38 Jatkokokous Mikäli kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsitellyiksi, jäljellä olevat asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Niille kokouksesta poissa olleille, joille se vaikeudetta voi tapahtua, on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta.
9 39 Kokouksen pitäminen Avattuaan kokouksen puheenjohtajan on todettava läsnä olevat sekä missä ominaisuudessa kukin on läsnä. Lisäksi puheenjohtajan on todettava kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Asia käsitellään asialistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. 40 Kokouksen johtaminen Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä ja pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Puheenjohtaja saa varoituksen annettuaan määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. 41 Tilapäinen puheenjohtaja Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja iältään vanhimman jäsenen johdolla. 42 Läsnäolo toimielinten kokouksessa Kunnan eri toimielinten kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus: valtuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla kunnanhallituksen kokouksessa Keskusvaalilautakunnan, vaalitoimikunnan ja vaalilautakuntien kokouksissa kunnanhallituksen edustajalla ja kunnanjohtajalla ei ole läsnäolo- eikä puheoikeutta. 43 Kunnanhallituksen edustus muissa toimielimissä Kunnanhallitus voi määrätä muihin toimielimiin edustajansa, joilla on läsnäolo- ja puheoikeus toimielimen kokouksessa. Edustajaksi voidaan määrätä myös hallituksen varajäsen tai kunnanjohtaja. 44 Esittely Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana. Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta. Esittelijästä päätetään asianomaisen toimielimen johtosäännössä. Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen toimii esittelijänä hänen sijaisekseen hallituksen määräämä henkilö. Toimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. 45 Esteellisyyden toteaminen Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. kunnanhallituksen puheenjohtajalla ja kunnanjohtajalla muun toimielimen kokouksessa. Sivistysjohtajalla vapaa-aikalautakunnan kokouksissa ja teknisellä johtajalla ympäristölautakunnan kokouksissa muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. 46 Äänestys ja vaalit Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä valtuuston työjärjestyksessä määrätään. Kunnanhallituksen edustuksesta valtuuston kokouksissa määrätään valtuuston työjärjestyksessä. Johtoryhmän jäsenet kutsutaan kunnanhallituksen päätöksellä kunnanvaltuuston kokouksiin.
10 47 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aikaisemmin on ilmoitettu. Toimielimen pöytäkirjaan merkitään: 1. Järjestäytymistiedot; toimielimen nimi, kokouksen alkamis- ja päättymisaika, kokouspaikka, saapuvilla olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä, kokouksen laillisuus ja kokouksen päätösvaltaisuus. 2. Asian käsittelytiedot; asiaotsikko, selostus asiasta ja asian valmistelu, päätösehdotus, esteellisyys, tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu, asiassa kuultavina olleiden lausunnot, äänestykset, äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen tulos, vaalit, vaalitapa ja vaalin tulos, päätöksen toteaminen sekä eriävä mielipide. 3. Laillisuustiedot; oikaisuvaatimusohjeet valitusosoitus, puheenjohtajan allekirjoitus, pöytäkirjanpitäjän varmennus, merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta sekä merkintä nähtävänä pidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemiin päätöksiin. Pöytäkirjojen laadinnan yhtenäistämisestä antaa tarvittaessa ohjeita hallitus. 48 Hallituksen ja lautakunnan otto-oikeus Asian ottamisesta hallituksen käsiteltäväksi voi päättää kunnanhallitus, kunnanhallituksen puheenjohtaja ja kunnanjohtaja. Asian ottamisesta lautakunnan käsiteltäväksi päättää lautakunta ja sen puheenjohtaja. 49 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Kunnan viranomaisen on ilmoitettava kunnanhallitukselle ja lautakunnalle tekemistään päätöksistä niiden määräämällä tavalla lukuun ottamatta seuraavia asioita tai asiaryhmiä, joista hallitus on päättänyt, ettei se käytä ottooikeuttaan: vuosilomat virka- ja koulutusmatkoja koskevat päätökset virkavapauksien myöntäminen lyhytaikaiset sijaisuudet. Ilmoitus on tehtävä mahdollisimman nopeasti mutta kuitenkin enintään neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta. Jos pöytäkirjaa ei tarkisteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Päätökset niissä asioissa, joista ei tarvitse ilmoittaa, voidaan otto-oikeuden estämättä panna täytäntöön, jollei yksittäistapauksissa ole ilmoitettu asian ottamisesta hallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi. Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä.
11 50 Luottamushenkilön tai viranhaltijan tekemä päätös Mitä edellä on määrätty asian siirtämisestä, sovelletaan vastaavasti luottamushenkilön tai viranhaltijan tekemiin päätöksiin. 51 Tiedottaminen Kunnan tiedottamista johtaa kunnanhallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet kunnan tiedottamisen periaatteista ja päättää tiedottamisesta vastaavista kunnan viranhaltijoista. Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakuntien pöytäkirjoista lähetetään kopio tilintarkastajille mahdollisimman nopeasti, mutta enintään seitsemän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta. Toimielimen puheenjohtaja tai esittelijä voi yksinkin toimielimen määräämissä rajoissa allekirjoittaa toimielimen päätökseen perustuvan asiakirjan. Toimielimen hallinnassa olevista asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset voi pöytäkirjanpitäjä yksinkin todistaa oikeaksi. Lisäksi arkistonhoitajalla on yleinen asiakirjan oikeaksi todistamisoikeus. Valmistelua koskevat asiakirjat allekirjoittaa asian valmistelija. =================================== Tämä Merikarvian kunnan hallintosääntö todistetaan valtuuston kokouksessa 20.6.2016 26 tekemän päätöksen kanssa yhtäpitäväksi. Julkaistu Merikarvian kunnan ilmoitustaululla 28.6.2016 ja Merikarvia-lehdessä 30.6.2016. 52 Kunnan asukkaiden aloitteet Kunnanhallituksen on vuosittain maaliskuun loppuun mennessä esitettävä valtuustolle luettelo sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyistä kunnan toimintaa koskevista aloitteista ja niiden johdosta suoritetuista toimenpiteistä. Valtuusto voi samalla todeta, mitkä aloitteista on käsitelty loppuun. Jos aloite vaatii erityistä valmistelua, sen viranomaisen, jonka käsiteltäväksi aloite kuuluu, on ilmoitettava aloitteen tekijälle kahden kuukauden kuluessa aloitteen tekemisestä sen arvioitu käsittelyaika ja keneltä saa lisätietoja aloitteen käsittelystä. 53 Asiakirjojen lunastus Valtuusto päättää perusteista, joiden mukaan asiakirjoista on suoritettava kunnalle lunastusta. 54 Nimenkirjoitus Kunnan puolesta tehtävät sopimukset, annettavat sitoumukset, hallituksen toimituskirjat ja kirjelmät allekirjoittaa kunnanhallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai kunnanjohtaja tai hänen sijaisensa ja varmentaa hallintopäällikkö, kehittämispäällikkö, sivistysjohtaja tai tekninen johtaja, jollei hallitus ole valtuuttanut toisia henkilöitä. Todistaa: Olli Rajala vs. hallintopäällikkö