Helsingin yliopisto WebOodi 1/17 Ryhmätoive- ja arvontatyökalu WebOodista 1. Yleistä työkalusta Työkalun perusidea on, että opiskelijoiden ilmoittautumiset ovat tasa-arvoiset ilmoittautumisajankohdasta riippumatta. Opiskelijoiden valinta opetukseen ja opetusryhmiin tehdään opiskelijoiden antamien ryhmätoiveiden perusteella. Opiskelija, opettaja ja virkailijapalaute on ollut lähestulkoon pelkästään positiivista, sillä työkalu tuo joustoa ilmoittautumisiin liittyen. Työkalu auttaa muun muassa seuraavissa asioissa: Ilmoittautumisruuhkien välttäminen sekä opiskelijan että järjestelmän suorituskyvyn näkökulmasta Kurssipaikkojen tehokas jakaminen opiskelijoiden kesken Opiskelijan ryhmätoiveiden parempi huomioiminen Tiedekuntien ja laitosten on mahdollista jakaa kurssipaikat seuraavasti: Yhden kaksitasoisen opetustapahtumahierarkian (esim. opetuksen yleiset tiedot + harjoitusryhmät) ryhmäpaikkojen jako opiskelijoiden antamien ryhmätoiveiden perusteella. Yhden yksittäisen pääopetustapahtuman (opetus ilman ryhmiä) paikkojen jako arpomalla.
Helsingin yliopisto WebOodi 2/17 2. Pikaohjeet 2.1 Pikaohje - kuinka opetustapahtumahierarkia laitetaan ryhmätoiveopetukseksi 1. Kirjaudu sisään WebOodiin. 2. Klikkaa valikosta kohtaa Opetustapahtumat 3. Hae opetustapahtuma sopivalla hakuehdolla esim. oppaan tai tunnisteen avulla. 4. Siirry muokkaamaan opetustapahtuman perustietoja >> -napista.
Helsingin yliopisto WebOodi 3/17 5. Huomaathan, että ryhmätoivetyökalussa opetustapahtumahierarkia saa olla korkeintaan kaksitasoinen. 6. Siirry muokkaamaan ilmoittautumiseen liittyviä tietoja Ilmoittautuminen - toiminnosta. 7. Valitse kaikki opetustapahtumat klikkaamalla tätä. 8. Ryhmäpäivitystoiminnolla pääset muokkaamaan kaikkien valittujen opetustapahtumien tietoja kerralla.
Helsingin yliopisto WebOodi 4/17 9. >> -napilla pääsee muokkaamaan kaikkien opetustapahtumien tietoja kerralla. 13. Tallenna lopuksi tiedot levykekuvakkeella. 10. Sekä pää- että aliopetustapahtumilla tulee olla sama ilmoittautumisen alkamisja päättymispäivä ja -aika. 11. Aliopetustapahtumilla tulee olla ryhmäkoko, laita se kuntoon. 12. MinIlmMaar- ja SallIlmMaarkentillä kerrotaan, kuinka moneen aliopetustapahtumaan opiskelija saa/täytyy ilmoittautua. Jätetään tyhjäksi tässä vaiheessa.
Helsingin yliopisto WebOodi 5/17 14. Palaa takaisin ja mene vielä päivittämään pääopetustapahtuman tietoja. 16. Paina vielä >> -nappia muokataksesi pääopetustapahtuman ilmoittautumistietoja. 15. Valitse ilmoittautumisten vahvistustavaksi ryhmätoiveet. Tallenna valinta klikkaamalla tallenna vahvistustapa. Opetustapahtumahierarkian voi laittaa priorisoinnin piiriin vain, jos ilmoittautuminen alkaa tulevaisuudessa. Kun ilmoittautuminen on alkanut, on valintalaatikot harmaannutettu.
Helsingin yliopisto WebOodi 6/17 17. Poista pääopetustapahtumalta ryhmäkokorajoitus. Pakota opiskelijat ilmoittautumaan väh. yhteen ryhmään. Tallenna levyke-kuvalla. 18. Valmista!
Helsingin yliopisto WebOodi 7/17 2.2 Pikaohje - kuinka opetustapahtuma laitetaan arvonnan piiriin 1. Kirjaudu sisään WebOodiin. 2. Klikkaa valikosta kohtaa Opetustapahtumat 3. Hae opetustapahtuma sopivalla hakuehdolla esim. oppaan tai tunnisteen avulla. 4. Siirry muokkaamaan opetustapahtuman perustietoja >> -napista.
Helsingin yliopisto WebOodi 8/17 5. Huomaathan, että käytettäessä arvontaa, pääopetustapahtuma ei saa sisältää hierarkiaa. 6. Siirry muokkaamaan ilmoittautumiseen liittyviä tietoja Ilmoittautuminen - toiminnosta. 7. Avaa ilmoittautumiseen liittyvät tiedot muokattavaksi >> - toiminnosta. 8. Lisää ilmoittautumisen alkamis- ja päättymisaika sekä ryhmäkoko. Muista tallentaa lopuksi.
Helsingin yliopisto WebOodi 9/17 9. Muuta ilmoittautumisten vahvistustavaksi arpominen. Tallenna vahvistustapa. 10. Valmista!
Helsingin yliopisto WebOodi 10/17 2 Ryhmätoivetyökalu 2.1 Yleisiä asioita ryhmätoivetyökalusta Toimii vain 2-tasoisilla hierarkioilla. Ryhmätoiveopetusta ja ryhmiä voi olla rajaton määrä. Ilmoittautumisaika sekä pää- että aliopetustapahtumille; kaikilla opetustapahtumilla pitää olla samat ilmoittautumisten alkamis- ja päättymisajat. Opiskelijalle näytetään ilmoittautumissivulla ryhmätoive-sarake. Opiskelija valitsee ne ryhmät, jotka hänelle sopivat ja priorisoi ne tärkeysjärjestykseen. Opiskelijoita kannattaa ohjeistaa ilmoittautumaan vain niihin ryhmiin, jotka hänelle sopivat. Tämä sen vuoksi, ettei hän vie paikkaa joltain toiselta opiskelijalta. Toisaalta mitä useammassa ryhmässä opiskelija on valmis hyväksymään paikan, sitä suurempi mahdollisuus hänellä on päästä kurssille. Kurssi-ilmoittautumisia ei vahvisteta ilmoittautumishetkellä vaan vasta ilmoittautumisajan päätyttyä erityisellä pääkäyttäjän toimesta ajettavalla sijoitteluajolla. Suurin haaste työkalun käyttöönotossa onkin opiskelijoiden ja opintoneuvontaa antavien tahojen tiedotus, jotteivät opiskelijat luule saaneensa ryhmäpaikkaa jo ilmoittautumishetkellä. Asiasta on syytä tiedottaa opinto-oppaissa sekä muilla tiedotuskanavilla. Kannattaa sopia yhteiset ja pysyvät käytännöt. Kielikeskuksen kolmen vuoden kokemusten perusteella on päädytty seuraavaan suositukseen: o Ilmoittautuminen kannattaa laittaa alkamaan n. kaksi viikkoa ennen opetuksen alkua klo. 8.00. Viikonpäivänä se viikonpäivä, jolloin muutkin ilmoittautumiset alkavat. Viikonpäivät on jaettu tiedekuntakohtaisesti. o Ilmoittautuminen kestää viikon ja päättyy klo. 23.59. Viikon ilmoittautumisaika on todettu riittäväksi, sillä opiskelija pystyy tekemään ilmoittautumisen WebOodin kautta mistä tahansa. o Järjestelmä tekee ryhmäjaon seuraavana aamuna automaattisesti sijoitteluajolla. Sijoittelua on lähestulkoon aina tarpeen muokata jonkin verran käsisäädöllä. Tiedotukseen, osallistumislistojen tulostukseen ym. jää aikaa loppuviikko ennen seuraavalla viikolla alkavaa opetusta. o Tiukalla aikataululla pyritään siihen, että opiskelijoiden ilmoittautumisen yhteydessä antamat ryhmätoiveet ja niiden aikataulutoiveet olisivat vielä ajantasaisia kun opetus alkaa.
Helsingin yliopisto WebOodi 11/17 2.2 Opiskelijan näytöt Kuva 1 Opiskelijan ilmoittautumisnäyttö, 2-tasoinen opetustapahtumahierarkia ilmoittautumisen tallennuksen jälkeen.
Helsingin yliopisto WebOodi 12/17 Kuva 1 Opiskelijan ilmoittautumisnäyttö priorisointiajon jälkeen
Helsingin yliopisto WebOodi 13/17 Kuva 2 Omat ilmoittautumiset näyttö Mikäli opiskelija valitsee ryhmälle prioriteettivalintalistoista samoja arvoja, niin virheellisistä valinnoista annetaan käyttäjälle ilmoitus opiskelijan tallentaessa valintansa. Prioriteetin lisäksi järjestelmä tallentaa mahdollista tasatilannearvontaa varten satunnaisluvun. Satunnaisluku määrää opiskelijoiden järjestyksen, jos ryhmäpaikkajaossa ajaudutaan tilanteeseen, missä saman prioriteetin antaneiden kesken on jaossa rajoitettu määrä paikkoja. Opiskelija voi muuttaa prioriteettejaan ilmoittautumisaikana; kurssiprioriteettien osalta opiskelijan tulee ensin vapauttaa prioriteetti toisesta ilmoittautumisesta käyttääkseen sen uudelleen. Kaikkia ryhmätoiveita voi muuttaa ilmoittautumissivulla samalla kertaa. Virkailija ei voi muuttaa opiskelijan antamia prioriteetteja.
Helsingin yliopisto WebOodi 14/17 2.3 Virkailijanäytöt Kuva 3. Virkailijan/opettajan Opetustapahtuman opiskelijat -näyttö ennen priorisointiajoa. Opiskelijan Kouki Satu-Sirkka ilmoittautuminen on virkailijan lisäämä. Jos virkailija lisää uuden ilmoittautumisen, virkailijan pitää laittaa opiskelijan ilmoittautumiseen myös prioriteetti. Näitä prioriteetteja virkailija voi myös myöhemmin muuttaa. Virkailija voi vahvistaa perustelluista syistä osan ilmoittautumisista ennen sijoitteluajoa (ks. luku 2.4). Sijoitteluajo ei muuta näitä vahvistuksia, mutta huomioi ne vähentämällä ajossa jaossa olevien paikkojen määrää. Opiskelijoita vahvistetaan vain ryhmärajoitusmäärään saakka. Priorisointi laitetaan päälle OpeOodista ilmoittautumistietojen hallintanäytöltä (ks. erillinen ohje alempana). Opetustapahtumahierarkian voi laittaa ryhmätoivetoiminnallisuuden piiriin vain, jos ilmoittautuminen alkaa tulevaisuudessa. Kun ilmoittautuminen on alkanut, on valintalaatikot harmaannutettu. Pääopetustapahtumalle SallIlmMaar tyhjä (eli opiskelija saa ilmoittautua kuinka moneen aliopetustapahtumaan tahansa) ja MinIlmMaar=1 (eli opiskelijan on ilmoittauduttava vähintään yhteen ryhmään). Aliopetustapahtumille kumpikin tyhjäksi. Ryhmäkokorajoitus tulee laittaa aliopetustapahtumille (ryhmiin), ei pääopetustapahtumalle. Ilmoittautumisille ei tule laittaa automaattista vahvistusta päälle. Ilmoittautumisiin liittyvää tarkistusta Ryhmäkoko täysi ei huomioida, mikäli opetustapahtumahierarkia on ryhmätoivejaon piirissä.
Helsingin yliopisto WebOodi 15/17 Kuva 2 Virkailijan/opettajan Opetustapahtuman opiskelijat -näyttö priorisointiajon jälkeen.
Helsingin yliopisto WebOodi 16/17 2.4 Sijoitteluajo Opetus- ja ryhmäpaikkajako eli nk. priorisointiajo ajetaan automaattisesti ilmoittautumisajan päättymisen jälkeisenä yönä. Opiskelijoiden sijoittelu kurssille ja ryhmiin etenee seuraavasti: o Ajo käy läpi pääopetustapahtumat ja hyväksyy mahtuvat (kurssit). o Tämän jälkeen ajo alkaa käydä läpi aliopetustapahtumia (ryhmät). Ilmoittautumiset käydään läpi kaikille aliopetustapahtumille samanaikaisesti opiskelijoiden antamassa prioriteettijärjestyksessä: o Ensin kuhunkin ryhmään pääsevät 1/1 (kurssitoive/ryhmätoive) prioriteetin antaneet o Tämän jälkeen paikkoja saavat prioriteetit 1/2, 1/3, 1/4 jne. o Tämän jälkeen jatketaan järjestyksessä 2/1, 2/2, 2/3, 2/4 jne. o Jos opiskelijoilla on samat prioriteetit, mutta paikkoja ei riitä kaikille, järjestelmä arpoo paikan saajan. Priorisointiajo muuttaa kunkin ilmoittautumisen joko statukselle hyväksytty tai hylätty. Kaikilla WebOodin sekä opiskelijan että virkailijan näytöillä hylätyt ilmoittautumiset näytetään joko toisessa ryhmässä tai varasijalla tekstein. Toisessa ryhmässä -teksti näytetään, jos opiskelijalta löytyy vahvistettu ilmoittautuminen johonkin toiseen rinnakkaiseen opetustapahtumaan, muuten näytetään varasijalla -teksti. Toiminto kehitettiin, koska opiskelijat pitivät ilmoittautumisen statustietoa hylätty ilmoittautuminen liian kielteisenä ja vaikeasti ymmärrettävänä. Valitettavasti opiskelija näkee ryhmäjakotilanteen WebOodissa heti, kun priorisointiajo on ajettu. Usein opiskelijoita siirretään vielä käsin ryhmästä toiseen, jotta kaikille ilmoittautuneille saataisiin johonkin ryhmään sopiva paikka. Opiskelijoille on aiheuttanut hämmennystä se, että WebOodissa saatu paikka on vaihtunut johonkin toiseen. Tämän vuoksi käsintehtävä säätö kannattaa tehdä heti sijoitteluajoa seuraavana aamuna, mikäli vain mahdollista. Priorisointiajon jälkeen virkailija/opettaja voi hylätä peruuttaneita ja vahvistaa aiemmin hylättyjä. Järjestelmä lähettää automaattisesti kaikille ryhmätoivekurssille ilmoittautuneille opiskelijoille yhteenvedon paikkajaosta. Sähköposti lähetetään sijoitteluajoa seuraavana yönä, joten sähköpostin lähetys huomioi samana päivänä tehdyt ryhmäjakojen muutokset. Sähköpostilähetys ei kuitenkaan huomioi opiskelijoita, jotka eivät opetustapahtumaan alun perin ilmoittautuneet vaan ovat virkailijan lisäämiä. OpeOodissa saa ryhmätoiveisiin liittyviä excel-raportteja. Sijoitteluajon jälkeen pääopetustapahtuman osallistujat-sivulta voi käynnistää raportin, johon tulee kaikkien sijoittelussa mukana olleiden opetustapahtumien opiskelijoiden ilmoittautumistiedot prioriteetteineen. Tätä listaa käytetään yleensä avuksi käsintehtävässä ryhmätoiveiden muuttamisessa. Lisäksi OpeOodista voi käynnistää pääopetustapahtumalta raportin, johon tulee kys. yksittäisen opetustapahtumahierarkian (pää- ja aliopetustapahtumat) ilmoittautumiset ryhmätoiveineen. Lisäksi aliopetustapahtumalta saa raportin, johon tulee vain kys. aliopetustapahtuman ilmoittautumiset. Kys. listaa opettaja voi käyttää ryhmän jonotuslistana, sillä raportti sisältää myös varasijalla olevat sijoittelujärjestyksessä.
Helsingin yliopisto WebOodi 17/17 Kuva 3 Ryhmätoive-excel, jossa näkyvät ryhmittäin opiskelijoiden tiedot, prioriteetit ja ilmoittautumisen status