Opettaja kirjaa suoritukset WebOodissa, ohje opintoasiainsihteerille Versio ja 4.8

Transkriptio

1 Opettaja kirjaa suoritukset WebOodissa, ohje opintoasiainsihteerille Versio ja Opintoasiainsihteeri merkitsee opetustapahtumalle, että opettaja saa kirjata suorituksia Uuden toiminnon pilotointivaiheessa opintosuorituksia kirjataan vain pääopetustapahtumille (yliopistotentti, tentti, yleinen tentti). Opintoasiainsihteeri ja opettaja sopivat keskenään, mille opetustapahtumalle opettaja kirjaa suorituksia. Suoritusten rekisteröinti aliopetustapahtumille on ongelmallista mm. sen takia, että hylätyt arvosanat eivät kopioidu pääopetustapahtumalle, mistä varsinainen suoritusmerkintä syntyy, vaan hylätyt ja eisa-arvosanat pitää kirjata erikseen pääopetustapahtumalle. Opettaja saa kirjata opetustapahtuman kautta suorituksia vain sellaisille opetustapahtumille, joilla tiedot ovat oikein. Tärkeintä on tarkistaa, että opintokohteen tunniste on oikein (esim. opintojakso vai opintojakson osa). Hyvä olisi tarkistaa yhdessä opettajan kanssa myös opetustapahtumalta laajuus, suorituspäivämäärä ja suorituskieli, jotta oletustiedoiksi ei siirry opettajan näytölle väärää tietoa. Opettaja pystyy kirjaamaan suorituksia myös opetustapahtumalle, joka ei ole tentti. Tällöin voi olla kysymyksessä esimerkiksi seminaari, jota varten SLH:ssa on perustettu hierarkkinen opetustapahtuma. Opiskelija saa loppumerkinnän, kun seminaarikerrat on istuttu, oma esitelmä tehty ja muut pakolliset toimet hoidettu. Tällaisessa tapauksessa opettajalle voi antaa suorituskirjausoikeuden pääopetustapahtumalle. Opettajalle voi antaa luvan kirjata suoritusmerkintöjä myös muille kursseille, joista annetaan suoraan loppumerkintä. Huom! Jos opettaja joutuu lisäämään opiskelijoita hierarkkiseen opetustapahtumaan, hänen tulee lisätä opiskelija hierarkian alatasolla sellaiselle aliopetustapahtumalle, mille opiskelija itsekin ilmoittautuu (esim. luennot). Eli hierarkkisessa opetustapahtumassa ei lisätä opiskelijoita pääopetustapahtumalle, vaan pääopetustapahtumalle generoituu ilmoittautuminen hierarkian kautta. Opintoasiainsihteeri etsii WinOodista opetustapahtuman. Opetustapahtumalle merkitään ruksi kenttään Suoritusten kirj. sallittu WebOodissa. Suoritusten kirjaaminen on nyt mahdollista kaikille opettajille, jotka on lisätty opetustapahtumalle, roolista riippumatta. Opettajat-välilehdeltä voi tarkistaa opetustapahtumalle merkityt opettajat (vierityspalkki). Jos vastuuopettaja ei itse pysty kirjaamaan syystä tai toisesta suorituksia, hän voi pyytää jotain muuta opettajaa syöttämään tiedot puolestaan. 1

2 Kun opettaja on kirjannut suoritukset, hän lähettää ne rekisteröitäväksi. Opettaja voi kirjata opetustapahtuman kaikki suoritukset ja lähettää ne kerralla. On myös mahdollista, että saman opetustapahtuman suorituksia lähetetään useammassa erässä. Opettaja voi kirjata suorituksia vain opetustapahtumille, mihin opiskelijat ovat ilmoittautuneet. Ilmoittautumisen on oltava Vahvistettu-tilassa (opettaja laittaa, ellei ole). Opintoasiainsihteeri käy säännöllisesti tarkistamassa WinOodin suoritustyöjonosta, onko sinne tullut hänelle suorituksia rekisteröitäväksi. Alkuvaiheessa toki voi sopia, että opettaja lähettää viestin, kun suorituksia on lähetetty. WinOodin ikkuna Suoritustyöjonon kautta rekisteröinti Suoritustyöjono Oodissa on sellainen välivarasto, mihin sijoitetaan muissa järjestelmissä kirjatut opintosuoritukset odottamaan, jotta opintoasiainsihteeri siirtää ne Oodiin lopullisiksi suorituksiksi. Tänne sijoitetaan opettajan WebOodissa kirjaamat suoritukset sekä tenttiakvaarion sähköisen järjestelmän EXAM suoritukset. Opintoasiainsihteeri siirtää täältä suoritukset lopullisesti Oodiin. Ikkunassa on erilaisia hakuehtoja: Oikealla ylhäällä: Tila: Valmis rekisteröitäväksi on oletuksena valittu. Muilla valinnoilla (Huomio, Virhe) voi etsiä suorituksia, joissa on tapahtunut jotain virheitä tai on huomautettavaa. Lähde: Tarjolla WEBOODI ja EXAM. Valitse WEBOODI, kun siirrät WebOodissa kirjattuja suorituksia. Suorituspvm: voit rajata suoritusten hakua suorituspäivämäärällä. Tässä voi antaa joko yhden päivämäärän tai päivämäärävälin normaaleilla Oodin säännöillä. Vasemmalla ylhäällä: Opintokohde: Voit hakea opintojakson tai opintojakson osan tunnisteella 2

3 Opetustapaht.: Voit hakea opetustapahtumalla. Jos esimerkiksi hait opintojakson tunnisteella ja sait haun tuloksena useiden opetustapahtumien suorituksia (sarakkeessa Opetustapaht. näkyy useampia eri numerosarjoja), voit kopioida haluamasi opetustapahtuman numerokoodin leikepöytään ja liittää sen hakuehtokentän Opetustapaht. ensimmäiseen lokeroon ja näpäyttää tabulaattoria (katso kuva). Kun nyt painat Hae, saat näytölle vain yhden opetustapahtuman suoritukset. Huom. Jos haet opetustapahtuman ikkunassa Hae Opetustapahtuma, valitset opetustapahtuman ja palaat takaisin ikkunaan Suoritustyöjonon kautta rekisteröinti, opetustapahtuman vasemmanpuoleisessa sarakkeessa näytetään opetustapahtuman yksikäsitteinen numerokoodi, ei opintokohteen tunnistetta. Organisaatio: Voit hakea tietyn yksikön suorituksia. Rastikenttä Org. Hierarkia hakee valitun yksikön ja hierarkiassa sen alla olevien yksiköiden opetustapahtumia (esim. tiedekunta ja Org. Hierarkia hakee tiedekunnan ja sen alla olevien yksiköiden opetustapahtumia). Hyväksyjä: Hyväksyjä on opetustapahtuman vastuuopettaja, vaikka suoritukset olisi rekisteröinyt joku muu. Opisk. nro: Voit hakea ikkunaan yhden tai useamman opiskelijan suorituksia. Voit aina siirtyä hakuehdon kohdalla painikkeesta hakuikkunaan. Suoritusrivien yläpuolella on kaksi painiketta eri tarkoituksiin: Opintosuoritusten rekisteröinti. Käytä vain EXAM-suoritusten siirtämiseen (lähde EXAM). Opintotapahtumien rekisteröinti. Käytä tätä vain WebOodissa kirjattujen suoritusten siirtämiseen (lähde WEBOODI). Sarakeotsikot toimivat lajittelupainikkeina. Sarakkeen leveyttä voi muuttaa otsikoiden välisistä pystyviivoista vetämällä. Lisätieto-sarakkeessa näkyy joko huomautuksia (suoritusoikeuksien tarkistuksia) tai opinnolle vietäviä lisätietoja. Tai molempia. 3

4 Huom! vain yhden opetustapahtuman suorituksia voi siirtää kerralla. Ikkunassa kannattaa käyttää hakuehtoja, jotta saa kerralla näkyviin yhden opetustapahtuman suoritukset. Silloin voi helpommin hyödyntää suorituslistauksen vasemman reunan valintapainikkeita. Kun näpäytät valintaruutusarakkeen otsikkoa, kaikki rivit tulevat kerralla valituiksi. Kun valitset yhden tai useamman opiskelijan, ennen Opintokohde-saraketta avautuu sarake Huomautukset, mihin Oodi tulostaa suoritusoikeuteen liittyvät puutteet (esim. läsnäoloilmoittautuminen puuttuu). Opettajat kirjaavat suorituksia WebOodissa opetustapahtumien kautta. Sen takia ne siirretään Oodiin ikkunassa Opintotapahtumien rekisteröinti. (Huom. Älä käytä painiketta Opintosuoritusten rekisteröinti, kun käsittelet WebOodissa kirjattuja suorituksia). Opettajan WebOodissa kirjaamien suoritusten siirtäminen Oodiin opinnoiksi Huom. Tämä ohje soveltuu tapauksiin, missä opettaja on kirjannut suoritukset pääopetustapahtumalle. Huom2. Tarkista vielä kertaalleen, että opintokohteen tunniste on oikein. Jos tässä vaiheessa herää pienikin epäilys, että suoritukset ovat menossa väärälle opintokohteelle (esim. sekoittuneet opintojakson osa ja opintojakso), älä rekisteröi opintoa Oodiin ennen kuin olet varmistanut asian opettajalta. Jos ikkunassa on sellaisia suorituksia, joita ei voi virheen takia siirtää suoraan Oodiin (esim. virheellinen tunniste), rekisteröi suoritus oikealle opintokohteelle ikkunassa Opintosuoritusten rekisteröinti (siirry ikkunaan Opintosuoritusten rekisteröinti päävalikosta Opintojen rekisteröinti -> Opintosuoritusten rekisteröinti). Kun se on tehty, merkitse ikkunassa Suoritustyöjonon käsittely ylimääräisten suoritusten tilaksi Huomio (sarakkeen Tila valintalistasta). Ikkunassa ei ole Tallenna-nappia, mutta tilan muutos näkyy tallentuvan. (Saat suorituslistauksen, kun ensin siirryt ikkunaan Opintotapahtumien rekisteröinti, tulostat raportin painikkeella PDF-WebOodista ja palaat ikkunasta tekemättä mitään muuta). Näin virheellinen opinto poistuu suoritustyöjonon näytöltä. Opinnon saa tarvittaessa haettua uudelleen suoritustyöjonon näytölle laittamalla ruksin ruutuun Huomio ja hakemalla tiedot uudelleen. Jos on tarve aktivoida ko. suoritus näytölle, voit muuttaa tilan takaisin Valmis rekisteröitäväksi. Valitse listalta rekisteröitävät suoritukset, joiden tulee olla samasta opetustapahtumasta. Järjestelmä tarkistaa opiskelijan suoritusoikeuden ko. opintokohteeseen. Kun valitset yhden tai useamman opiskelijan, ennen Opintokohde-saraketta avautuu sarake Huomautukset, mihin Oodi tulostaa suoritusoikeuteen liittyvät puutteet (esim. läsnäoloilmoittautuminen puuttuu). Jos opiskelijoiden suoritusoikeuksissa on puutteita, tarkista asia. Jos puutteita ei voi korjata samalla, älä siirrä tällaisen opiskelijan suoritusta vielä Oodiin. Kun olet valinnut ne opiskelijat, jotka voi siirtää, näpäytä painiketta Opintotapahtumien rekisteröinti. Siirryt ikkunaan Opintotapahtumien rekisteröinti. Valitut opiskelijat näkyvät listan alussa, Arv-kentässä on ruksi valmiina. Valittujen opiskelijoiden perässä on listattu aakkosjärjestyksessä muut opetustapahtumaan ilmoittautuneet, joiden opintotapahtuman status on Vahvistettu, Lopputulos tai Hylätty. Kun opintotapahtumasta on tehty opinto Oodiin, L-sarakkeessa näkyy ruksi. 4

5 Näytön alareunassa on painike PDF-WebOodista. Saat siitä avattua uuden ikkunan, missä näytetään listaus ko. opetustapahtumaan liittyvistä raporteista. Tässä esimerkissä kyseessä on järjestelmän testauksessa käytetty opetustapahtuma, siksi raportteja on runsaasti. Voit valita oikean raportin päivämäärän perusteella. Alla malliksi yksi raportti, missä valitettavasti väärät opiskelijat (erit kuin ikkunoissa yllä): 5

6 Raportilta käy ilmi, että opetustapahtumalla on ollut Assistentti Arto roolilla vastuuopettaja. Tämän raportin allekirjoittajana on tietojen syöttäjä, opinnon hyväksyjäksi tulee pääopetustapahtuman vastuuopettaja. Raportti on virallinen arkistokappale, opettajalta ei tarvitse pyytää erillistä allekirjoitusta. Tulosta raportti, leimaa sinettileimasimella ja arkistoi se. Jos haluat käydä katsomassa opintotapahtuman perustietoja ennen loppuarvosanan hyväksymistä (painike ), sinun on tallennettava ensin tiedot yläreunan Tallenna-painikkeella. Hyväksy loppuarvosana painike tallentaa tiedot ja muodostaa opintotapahtumista opinnot. Muodostetun loppuarvosanan merkiksi rivin lopun sarakkeeseen L ilmestyy ruksi. Ikkuna toimii aivan samalla tavalla kuin jos olisit itse syöttänyt suoritukset ja sitten hyväksynyt loppuarvosanan. Jos opiskelijalla on jo aikaisempi suoritusmerkintä, Oodi avaa ikkunan Opiskelijan opinnot opintokohteessa, missä voit vaihtaa vanhan tai uuden opinnon statuksen. Pääset myös käsittelemään aiemman suorituksen kiinnitykset, jos tarpeen. 6

7 Sulje lopuksi ikkuna punaisesta ruksista, jolloin palaat ikkunaan Suoritustyöjonon käsittely. Käsitellyt opiskelijat näkyvät nyt ikkunassa harmaana. Tyhjennä ikkuna ja jatka tarvittaessa työskentelyä tekemällä uusi haku. 7