Dynasty 6.0 -ohjeet palvelukeskuksille Lisätietoja: Kirjaamo / Jani Hartonen (varahenkilö Marja Lehto) Ohje päivitetty 09/2014
Ohjeen sisältö Hankehallinnon prosessi Palvelukeskuksen huomioitava Henkilökohtaiset asetukset Oletusoikeudet Hankkeen ensimmäisen asiakirjan tallentaminen Perustietojen täyttäminen Asiakirjan liittäminen Asiakirjasta ilmoittaminen kirjaamoon Muut asiakirjat liitteeksi ko. ensimmäiseen asiakirjaan Projektinavaus- ja päättymistietojen täyttäminen mallipohjaan Lisätietoja: Oikeuksien lisääminen tai poistaminen dokumentista Väärän asiakirjan poistaminen Asiakirjojen etsiminen haku toiminnolla Tietojen siirtyminen Dynastysta TUTKAan 2
Hankehallinnon prosessi 1. Rahoitushakemuksen skannaus ja tallentaminen mahdollisine liitteineen (esim. hankeilmoitus/riskianalyysi, projektisuunnitelma). Hanke voi alkaa myös muulla asiakirjalla kuin hakemuksella (palvelukeskus) 2. Ilmoitus kirjaamoon Dynastyn Uusi viesti -toiminnolla (palvelukeskus) Asianavaus ja hakemuksen liittäminen asiaan (kirjaamo) Rahoituspäätöksen tallentaminen ja liittäminen asiaan (kirjaamo) Ilmoitus rahoituspäätöksestä Dynastyn Uusi viesti -toiminnolla palvelukeskukseen ja yliopistopalveluille (kirjaamo) => rahoituspäätöksen perustietojen tarkistaminen (esim. saatu raha) (palvelukeskus) 3. Projektinavaustietojen täyttäminen mallipohjaan (palvelukeskus) 4. Ilmoitus Dynastyn Uusi viesti -toiminnolla projektinavauslomakkeesta: dynprojekti@jyu.fi (palvelukeskus) Projektinavauslomakkeen täydentäminen ja projektitunnuksen lisääminen perustietojen otsikko-kenttään (yliopistopalvelut) Ilmoitus kirjaamoon ja palvelukeskukseen projektinavauslomakkeesta Dynastyn Uusi Viesti - toiminnolla (yliopistopalvelut) Projektinavauslomakkeen liittäminen asiaan (kirjaamo) 5. Projektin päättymistietojen täyttäminen mallipohjaan ja ilmoitus Dynastyn Uusi viesti -toiminnolla dynprojekti@jyu.fi (palvelukeskus) Kuten projektinavaustietojen osalta (yliopistopalvelut/kirjaamo) 3
Palvelukeskuksen huomioitava Selvitä mitä hankkeesta on ensimmäiseksi kirjattu Voi olla hankeilmoitus/riskianalyysi, rahoitushakemus, rahoituspäätös, ilmoitus rahoituksen saapumisesta (TEKES) Sen alle liitteeksi kaikki muut ko. hankkeeseen liittyvät dokumentit (=> klemmari -kuvake) jos hakemusta ei ole (esim. lahjakirja, tilaustutkimussopimus), täytä vain rahoitushakemuksen perustiedot (tiedot eivät muutoin siirry TUTKAan) 4
Tarkista henkilökohtaiset asetukset Dynastyssa Klikkaa yläreunasta Käyttäjä: Oma nimi ja valitse Omat asetukset Oletustiedot > Asiakirjat ja klikkaa Luokittelutietokenttien oletusarvot -otsikkoa Tarkista seuraavat kohdat: Yksikkö: jätä tämä kohta tyhjäksi, mikäli työhösi kuuluu useita eri laitoksia => jatkossa: valitse perustiedoissa Laitos -kohdan pudotusvalikosta oikea laitos 5
Oletusoikeuksien antaminen asiakirjoihin Lisää oletusylläpitäjät laatimiisi asiakirjoihin (kertaluonteinen toimenpide) => etu: ei tarvitse lisätä jokaiseen asiakirjaan erikseen 1. Valitse alasvetovalikko Käyttäjä: Oma Nimi ja valitse Omat asetukset 2. Valitse vasemmalta valikosta Oletustiedot ja Asiakirjat ja klikkaa keskeltä Muut asetukset. 3. KlikkaaHae painiketta ja valitse vaihtoehto Ryhmittäin. Lisää se tiedekunta/laitos, jonka asioita käsittelet ja klikkaa Valitse-painiketta. Ryhmän valitsemisen myötä ylläpito-oikeudet välittyvät kaikille valittuun ryhmään kuuluville henkilöille eikä yksittäisiä henkilöitä tarvitse erikseen valita oletuksiin. 4. Oletusoikeudet asiakirjoihin tulee lisätä myös yliopistopalveluiden ryhmälle Dynprojekti (Tutkimus- ja innovaatiopalvelut, talouspalvelut) sekä kirjaamolle => katso seuraava dia. 5. Valitut ryhmät/nimet näkyvät ylläpito-oikeudet -kentässä. Klikkaa lopuksi Tallenna-painiketta 6
Oletusoikeudet asiakirjoihin oman yksikön lisäksi yliopistopalveluille Oikeudet lisätään valitsemalla ryhmistä Kirjaamo ja Dynprojekti Tarvittaessa voit antaa tai poistaa yksittäisiä oikeuksia jälkikäteen asiakirjakohtaisesti Oikeudet -palkista: Hae / Poista 7
1. Hankkeen ensimmäisen asiakirjan tallentaminen Jos hankkeesta ei ole Dynastyssa mitään asiakirjoja, luo uusi asiakirja. Asiakirjat -näkymässä: 1. Klikkaa yläreunasta Uusi-painiketta ja valitse Asiakirja. 2. Täytä ensin asiakirjan perustiedot 8
2. Perustietojen täyttäminen 1. Täytä ensin asiakirjan Perustiedot: Otsikko näin: esim. Rahoitushakemus, projektin nimi ja lyhenne sekä hakemuksen lähetyspäivämäärä Oletuksena: kuluva luontipäivämäärä, oma nimi laatijana ja julkinen Allekirjoitettu -valintaruudun voit jättää tyhjäksi S/L/S kohtaan valitse Lähtevä ja kirjoita vastaanottaja - kohtaan rahoittajan nimi Valitse yksikkö (laitos) jaasiakirjalaji, jonka jälkeen muut pakolliset kentät avautuvat täytettäviksi 9
2. Peruskortin tietojen täyttäminen 2. Tallenna. Oikeudet-palkista voit tarvittaessa tarkistaa ne henkilöt/ryhmät, joilla on oltava oikeudet asiakirjaan 10
3. Tallennetun asiakirjan liittäminen 1. Klikkaa Tiedostot -palkista Laadi uusi versio -painiketta 2. Valitse Hae levyltä 3. Etsi oikea dokumentti ja paina Openpainiketta 4. Valitse väline tiedoston mukaan: jos PDF: Acrobat Reader tai Word. Klikkaa OK. 5. Hakemus avautuu ko. ohjelmaan. Sulje ohjelmaikkunan rastista ilman tallennusta. 6. Palaat Dynastyyn, jossa klikkaat Tallenna-painiketta (!) 7. Jätä asiakirjan Tilaksi luonnos. 8. Tallenna 11
4. Viestin lähetys kirjaamoon 1(2) Lähetä Dynastysta asiakirjan linkki kirjaamoon: 1. HUOM: Klikkaa yläreunasta Uusi - painiketta ja valitse Viesti. 2. Valitse Sähköpostiviesti (Asiakirja linkkinä -välilehti) 3. Klikkaa Lisää vastaanottaja - painiketta. 4. Kirjoita Nimi ja Sähköposti: kirjaamo@jyu.fi ja OK. * kirjoita Viesti kenttään Paperiversio tulee 5. Klikkaa Lähetä - painiketta. => Viestin lähetys onnistui -kuittaus 6. Lopuksi sulje asiakirja oikean yläkulman rastista
* Viestin lähetys kirjaamoon 2(2) Voit lisätä tarvittaessa muitakin vastaanottajia Otsikko tulee automaattisesti Voit halutessasi täyttää viesti -kenttään lisää tekstiä Kirjoita viestiin kirjaamolle ohjeet, mihin asiaan hakemus liittyy, jos asialla on jo diaarinumero Ilmoita myös jos lähetät alkuperäiset asiakirjat kirjaamoon 13
Jatkossa: lisää muut asiakirjat ensimmäisen hankkeesta olevan asian liitteeksi 1. Klikkaa ensin Muokkaa-painiketta ja sitten asiakirjan Liitteet -palkkia. 2. Klikkaa Uusi -painiketta 3. Täytä perustiedot kuten edellä ensimmäisessä asiakirjassa ja hae levyltä tiedosto. 14
* Vapauta asiakirja muokattavaksi Muista lopuksi vapauttaa asiakirja klikkaa yläreunasta Vapauta -painiketta muutoin Lukko -kuvake, jos asiakirja on vain tietyn henkilön käytössä 15
Projektinavauksen perustietojen täyttäminen 1(4) Tiedot täytetään asiakirjamallipohjaan. Täyttöohjeita: www.jyu.fi/yliopistopalvelut/intra/laitoksille/howto/projektinavauslomake 1. Avaa ensimmäinen asiakirja hankkeesta. 2. Klikkaa Muokkaa-painiketta ja Valitse Liitteet palkki sekä klikkaa Uusi -painiketta. 3. Täytä perustietoihin: Otsikko: Projektinavauslomake, projektin nimi, lyhenne ja mahdollinen rahoittajan koodi S/L/M: Muu ja Muu-kohtaan asianomainen palvelukeskus (esim. PAKE/KTK) Valitse Yksikkö ja asiakirjanlajiksi pudotusvalikosta: Projektinavauslomake 16
Projektinavauksen perustietojen täyttäminen 2(4) 4. Tämän jälkeen avautuvat muut pakolliset kentät täytettäväksi - Hankkeen alkamis- ja loppumispvm:t - Rahoituslähde 5. Tallenna 17
Projektinavaustiedot aina asiakirjamallipohjaan 3(4) 6. Klikkaa Tiedostot -palkkia ja Laadi uusi versio-painiketta. 7. Valitse Luo mallista 8. Valitse Asiakirjamallit -ikkunassa Projektinavauslomake. (kun on valittu => teksti tummalla pohjalla) 9. Klikkaa Valitse -painiketta. 10. Dynasty avaa nyt automaattisesti mallipohjan Word -ohjelmaan: täytä lomakkeen tiedot. Sulje Word ruksista. Word kysyy: Haluatko tallentaa tehdyt muutokset? Kyllä. 18
Projektinavaustiedot aina asiakirjamallipohjaan 4(4) 11. Dynastyssa: klikkaa Perustiedot -näkymän yläreunasta Tallennapainiketta HUOM: Jätä asiakirja luonnos - tilaan. 12. Lähetä viesti projektinavauslomakkeesta vain osoitteeseen dynprojekti@jyu.fi HUOM: Klikkaa Uusi - painiketta ja valitse Viesti 19
Projektin päättymistiedot aina asiakirjamallipohjaan 1. Toimi kuten projektinavaustietojen täyttäminen asiakirjamallipohjaan 1-4(4) Täytä ensimmäisen asian liitteeksi: valitse Liitteet -palkista Uusi Perustiedoissa täytä otsikkoon: Projektin päättymisilmoitus ja projektin nimi 2. Valitse asiakirjalajiksi Projektin päättymisilmoitus ja Tallenna. 3. Täytä tiedot asiakirjamallipohjaan 4. Lähetä viesti ilmoituksesta: dynprojekti@jyu.fi Uusi -painikkeesta Viesti 20
Hankkeeseen liittyvät asiakirjat Asiat -näkymässä Asiakirjat = oma työpöytä, mutta voit halutessasi vaihtaa Asiat näkymään, jossa näet kaikki hankkeeseen liitetyt asiakirjat Napsauta Toiminnot painiketta ja valitse Asiat 21
Lisätietoja 22
Oikeuksien lisääminen tai poistaminen yhdestä dokumentista Oikeudet -palkista: Hae -painikkeesta voit tarvittaessa lisätä uusia henkilöitä tai ryhmiä yksittäiseen asiakirjaan tai: valitse hlö(t) listalta ja klikkaa Poista - painiketta 23
Asiakirjan poistaminen Jos huomaat lisänneesi väärän asiakirjan, mutta haluat säilyttää jo täytetyt perustiedot: 1. Asiakirjat -näkymässä valitse ensin dokumentti aktiiviseksi (harmaa pohja) 2. Klikkaa yläreunasta Poista -painiketta ja valitse Asiakirjan versio 0.1 Jos haluat poistaa myös perustiedot, rastita asiakirjan nimi 3. Klikkaa Poista -painiketta 24
Etsi asiakirjoja Haku -toiminnolla Voit hakea Hakuehto kentällä otsikon tietoja Voit etsiä tarkemmin tietyt ehdot täyttäviä asiakirjoja: 1. klikkaa oikeasta reunasta Laajennettu haku painiketta 2. määrittele sopiva hakuehto/-ehdot ja klikkaa Suorita haku -painiketta Lisää hakuehto -kohdasta saat uusia kenttiä ja voit valita esim. Yksikkö (laitos tai tiedekunta) Laatija Asiakirjalaji (esim. Rahoitushakemus, Rahoituspäätös) Huomioi haun päivämäärä riittävän kauaksi (Viimeksi muokattu) Voit tarvittaessa myös tallentaa valitsemasi haku-ehdot seuraavaa kertaa varten Tallenna haku painikkeella 25
Tietojen siirtyminen Dynastysta TUTKAan Rahoitushakemus, Rahoituspäätös ja Projektinavauslomake - asiakirjat pitää olla Dynastyssa hankkeen ensimmäisen asiakirjan liitteenä
Mistä kentistä hankkeen tiedot siirtyvät Dynastysta TUTKAan? 1/3 Rahoitushakemuksesta: - Vastuullinen johtaja (Sukunimi Etunimi) - Haettu raha Huom! Asiakirjalaji pitää olla Rahoitushakemus, muutoin tieto ei siirry TUTKAan Huom! 27
Mistä kentistä hankkeen tiedot siirtyvät Dynastysta TUTKAan? 2/3 Rahoituspäätöksestä: - Lähettäjä (=rahoittaja), tarkista kirjoitusasu (TUTKA-rahoittajalistasta) - Yksikkö, Rahan 1. käyttövuosi, Päätös (myönteinen/kielteinen), Saatu raha (=vain yliopiston ulkopuolinen rahoitusosuus) 28
Mistä kentistä hankkeen tiedot siirtyvät Dynastysta TUTKAan? 3/3 Projektinavauslomakkeesta: - Otsikko: Projektin nimi, projektin tunnus - Hankkeen alkamis- ja loppumispvm 29
Tiedot TUTKAan näin 30
Tietojen siirto Dynastysta TUTKAan tarkennuksia rahoitushakemuksen kirjaamiseen Vastuullinen johtaja kenttään saa kirjoittaa vain yhden nimen (Sukunimi Etunimi). Vastuullisen johtajan tulee olla Jyväskylän yliopiston henkilökuntaan kuuluva, vaikka koko hankkeen vastuullinen johtaja olisi toisesta organisaatiosta Rahoitushakemuksen vastaanottaja-kenttään tulee kirjoittaa rahoittajan nimi, jolta rahoitusta haetaan (EI esim. MLTK-palvelukeskus tai rahoittaja ) Jos eri laitoksilta on kaksi vastuullista tutkijaa, jotka hakevat rahaa samalle projektille, tulee rahoitushakemuksen lisäksi tehdä myös projektinavaukset molemmille laitoksille Jos on kaksi rahoitushakemusta ja molemmissa sama laitos, oletetaan että uudempi on oikea. Kaksi saman laitoksen henkilöä ei voi saada nimeään yhteen rahoituspäätökseen TUTKAssa 31
Tietojen siirto Dynastysta TUTKAan tarkennuksia rahoituspäätösten kirjaamiseen Rahoituspäätös siirtyy TUTKAan vain jos sillä on projektinavauslomake Dynastyssa (edes perustiedot) Mikäli JY:n rooli hankkeessa on alihankkija/osatoteuttaja, laitetaan rahoittajaksi pääsääntöisesti taho (tilaaja) jonka kanssa sopimus on tehty. Jos tilaajan alkuperäisessä sopimuksessa on mainittu JY alihankkijana, merkitään rahoittajaksi taho, jolta rahoitus alun perin tulee. Esim. 1: Yhdellä päätöksellä tulee rahaa kolmelle laitokselle -> Päätös kirjataan kolmelle laitokselle ja kullekin tulee tehdä oma projektinavauslomake. Jos hakemus on vain kertaalleen pitää tehdä/kopioida hakemuksen perustiedot myös kolmelle laitokselle. Esim. 2: Yhdellä päätöksellä tulee rahaa kolmelle hankkeelle -> Päätös kirjataan kolmena hankkeena ja kullekin tulee tehdä oma projektinavauslomake. Jos hakemus on vain kertaalleen, pitää hakemuksen perustiedot tehdä/kopioida kaikkiin hankkeisiin. 32
Tietojen siirto Dynastysta TUTKAan tarkennuksia rahoituspäätösten kirjaamiseen Esim. 3: Eri rahoittajien päätöksillä tulee rahaa yhdelle hankkeelle (vain yksi projektinavauslomake) -> Hankkeesta on jo tehty ensimmäinen asiakirja, jonka liitteeksi muut asiakirjat tulevat. Oleellista on, että rahoituspäätöksissä on eri rahoittajat. JOS tulee samalta rahoittajalta, pitää tehdä uusi ensimmäinen asiakirja. Muuten vanha päätös ylikirjoitetaan TUTKAssa. Esim. 4: Jos samalta rahoittajalta tulee samalle laitokselle, samalle käyttövuodelle useampi erillinen rahoituspäätös, tulee jokaisesta rahoituspäätöksestä viedä perustiedot Dynastyyn. Mikäli kaikki hankkeet avataan samalle projektinumerolle tulee kaikkien rahoituspäätösten liitteeksi tehdä saman projektinavauslomakkeen perustiedot ja myös hakemuksen perustiedot. Esim. 5: Jos samalle hankkeelle tulee lisärahoitusta samalta rahoittajalta, eikä sille avata uutta projektinumeroa, laitetaan jatkorahoituspäätös liitteeksi samaan hankkeeseen, eri vuodelle (Rahan 1. käyttövuosi kenttä). Jos jatkorahoitussumma sisältyy jo aiemmin tulleeseen rahoituspäätökseen, laitetaan asiakirjalajiksi muu, jotta rahoitus ei tule Tutkaan ylimääräisenä 33
Tietojen siirto Dynastysta TUTKAan tarkennuksia rahoituspäätöksen kirjaamiseen Rahoituspäätös ei siirry TUTKAan mikäli rahoittajaryhmäksi on Dynastyssa valittu omarahoitus. TUTKAan tulee vain yliopiston ulkopuolinen rahoitus Tietojen siirto Dynastysta TUTKAan tarkennuksia projektinavauslomakkeen kirjaamiseen Jos hanke saa jatkoaikaa (mutta ei rahaa) tai hankkeen kesto muuten muuttuu, pitää projektinavauslomakkeen perus- eli metatiedoissa olevat päivämäärätiedot käydä muuttamassa. Projektinavauslomake jätetään Luonnos -tilaan (ei laiteta Valmis -tilaan) 34
Mitkä rahoituspäätökset käsin TUTKAan? Vanhat ennen 1.1.2010 alkaneet rahoituspäätökset ja niiden muutokset (esim. jatkorahoitus) kirjattava käsin laitoksella TUTKAan. Rahoitus, joka ei kulje yliopiston kirjanpidon kautta (esim. henkilökohtaiset apurahat) kirjattava käsin laitoksella. Huom! Vain jos liittyy omaan tieteelliseen asiantuntemukseen ja yliopiston toimintaan. Huomioi Rahaliikenne -valinta 35