VALTIOKONTTORI MÄÄRÄYS 3/03/2002 Hallinnon ohjaus 11.2.2002 Valtion virastot ja laitokset VIRKA- JA TYÖEHTOSOPIMUSASIAKIRJOIHIN MERKITTÄVÄT TIEDOT JA NIIDEN YHTENÄISYYS Valtiovarainministeriön antamaan määräykseen 1/2002, 17.1.2002 ( korvaa määräyksen 26.1.1998,6/1998 ja kirjeen 27.1.1998, 5/01/1998) perustuen Valtiokonttori antaa seuraavat määräykset virastokohtaisten palvelussuhteen ehtoja koskevien asiakirjojen ja palkanlaskennan perusteena olevien palkkatekijöiden tunnusten merkitsemisestä liitteen 1 mukaisiin asiakirjoihin. Virka- ja työehtosopimusten numerotunnusten merkitseminen Laskettaessa henkilöstömenoja budjetoinnin ja sopimusneuvottelujen tarpeisiin on tärkeää, että virka- ja työehtosopimukset sekä näihin sisältyvät lisäpalkkiot ja muut palkanerät on rekisteröity oikeilla, yhtenäiseen järjestelmään perustuvilla numerotunnuksilla ja että menot voidaan kohdistaa niihin sopimuksiin ja määräyksiin, joihin ne perustuvat. Palkkausjärjestelmien uudistamisen yhteydessä virastot tekevät tarkentavan virka- ja/tai työehtosopimuksen uudesta palkkausjärjestelmästä. Virkaehtosopimukset numeroidaan työehtosopimuspuolella vakiintuneen käytännön mukaisesti. Viraston virka- ja työsuhteisille henkilöille, jotka ovat uuden palkkausjärjestelmän piirissä, ilmoitetaan Valtion henkilörekisteriin työ- ja virkaehtosopimuskoodi (TES-/VES -koodi), palkkaliite ja palkkaryhmä. TES-/VES -koodi on 11 numeroa sisältävä numerosarja. Koodin 6 ensimmäistä numeroa yksilöivät ao. TES- tai VES -asiakirjan, 2 seuraavaa numeroa palkkaliitteen (PL) ja 3 viimeistä palkkaryhmän (PR). Esimerkiksi: VES PL PR 281051 01 101 TES PL PR 260101 01 108 TES-/VES -koodin neljä ensimmäistä merkkiä vastaavat yleensä talousarvion pääluokkaa ja lukua. VES-koodin viides merkki on 5 ja kuudes merkki 1:stä alkaen. TES-koodin viides ja kuudes merkki alkavat 01:stä. Palkkaliitteen numerointi aloitetaan 01:stä. Palkkaliitteet sisältävät palkkaryhmän, jonka ensimmäinen numero on sama kuin palkkaliitteen viimeinen numero.
2 (4) Viraston tulee merkitä työ- ja virkaehtosopimuskoodi ja palkkaliitteet sopimusasiakirjojen etulehdille seuraavien esimerkkien mukaisesti: TES: 260101 tai VES: 251051 PL: 01-03 PL: 01, 02 Jos sopimuksilla on yhteisiä liitteitä jonkun toisen sopimusasiakirjan kanssa, on liitteen etulehdille merkittävä kaikki ne virka- tai työehtosopimukset ja liittymäpöytäkirjat, joita ko. liite koskee. Esimerkiksi: VES: 331051-52 TES: 331001-02 PL: 05 PL: 05 Palkkaliitteisiin on lisäksi merkittävä palkkaryhmätunnukset kolmella merkillä. Työ- ja virkaehtosopimusten, palkkaliitteiden ja palkkaryhmien numerotunnukset julkaistaan Valtion henkilötiedustelun (VHR) yhteydessä työ- ja virkaehtosopimuskoodistona (koodisto 6), joka lähetetään virastoille vuosittain. Koodisto löytyy myös VK:n Internet-sivuilta osoitteesta www.valtiokonttori.fi/ho/valtionhenkilorekisterit.shtm. Mikäli virasto on omaa käyttöään varten numeroinut palkkaryhmät tarkemmalla tasolla, viraston on huolehdittava siitä, että Valtion henkilörekisteriin palkkaryhmätiedot ilmoitetaan TES-/VES -koodiston mukaisesti. Viraston tulee lähettää työ- ja virkaehtosopimuksensa liitteineen Valtiokonttoriin Hallinnon ohjaus -yksikköön Marjukka Kalliolle osoitteella marjukka.kallio@valtiokonttori.fi Valtiokonttorin asiakirjojen Tekstipankkiin lähettämisestä antaman määräyksen (4/03/2003) mukaisesti. Numerotunnukset säilyvät suurelta osin vuosittain muuttumattomina. Kun virka- tai työehtosopimusten tai niiden palkkaliitteiden palkkarakenteeseen sovitaan muutoksia, jotka edellyttävät myös numerotunnusten tarkistamista, viraston tulee ottaa yhteyttä Valtiokonttorin Hallinnon ohjaus -yksikköön, Eija Taskinen, puh. (09) 7725 619, eija.taskinen@valtiokonttori.fi tai Hannele Leppälä, puh. (09) 7725 406, hannele.leppala@valtiokonttori.fi ja kun palkkaryhmiin tehdään tarkistuksia on tarkistetut palkkaliitteet lähetettävä Valtiokonttoriin kuukauden kuluessa muutoksesta. Palkkaryhmän tai ryhmien poistaminen liitteestä ei aiheuta muiden palkkaryhmien uudelleen numerointia. Numerotunnusten pysyvyys helpottaa useita vuosia koskevien aikasarjojen laatimista. Tästä syystä virastojen tulee valvoa, ettei käytöstä poistettuja virka- ja työehtosopimusten, palkkaliitteiden tai palkkaryhmien numerotunnuksia oteta uudelleen käyttöön eikä vanhoja palkkaryhmiä numeroida uudelleen. Palkkatekijätunnusten merkitseminen asiakirjoihin Palkanlaskentajärjestelmissä kaikilla palkkatekijöillä on omat numerotunnukset, joilla ne voidaan yksilöidä. Yksilöinti on tärkeää, jotta henkilöstömenojen budjetointiin ja sopimusneuvottelujen tarpeisiin saadaan oikeaa ja yhtenäistä tietoa.
3 (4) Palkkatekijätunnus määräytyy sillä perusteella, miten palkkatekijä on sopimuksissa sovittu. Palkkatekijöiden tunnukset sisältävät mm. tiedon siitä, onko palkkatekijä säännöllisen työajan ansiota, onko se mukana tuntipalkassa, onko se poissaoloajan palkkaa, onko se vuosilomalisän perusteena, onko se eläkkeeseen oikeuttavaa ansiota jne. Tästä syystä palkkatekijät tulee koodittaa yhteistyössä viraston palvelussuhdeasioiden tulkinnasta vastaavien henkilöiden ja palkanlaskijoiden sekä Valtiokonttorin Hallinnon ohjaus -yksikön kanssa. Viraston tulee merkitä palkkatekijät asiakirjoihin valtion 5-numeroisella tilastokoodilla (YK-koodi). Tilastokoodin lisäksi viraston on merkittävä oman palkanlaskentajärjestelmänsä palkkalaji- tai palkkatekijätunnus. Tämä menettely helpottaa virastossa palkkatekijöiden kääntötaulun tekemistä ja tarkastamista. Virka- ja työehtosopimusasiakirjoissa ja muissa palkaneriä koskevissa asiakirjoissa on oltava merkittyinä kaikki palkkatekijätunnukset. Palkkatekijätunnukset merkitään asiakirjoihin kunkin palkkatekijän perusteen kohdalle sivun marginaaliin tai sen kappaleen loppuun, jossa palkkatekijän maksuperusteet määritellään. Eräillä palkkatekijöillä ei ole tilastokoodia, joten ne yksilöidään asiakirjoihin ainoastaan viraston oman palkanlaskentajärjestelmän mukaisella palkkalajitai palkkatekijäkoodilla. Näitä ovat esim. virkasuhteisen kalliinpaikanlisä, työsopimussuhteisen palkan perustaso ja sivutoimisen henkilön kuukausipalkka. Tilastokoodit julkaistaan vuosittain Valtion henkilörekisterin (VHR) yhteydessä palkkatekijäkoodistona, joka lähetetään virastoille. Valtiokonttorin Hallinnon ohjaus -yksikkö ylläpitää koodistoa valtiovarainministeriön määräyksestä. Palkkatekijäkoodisto löytyy myös Internet-osoitteesta www.valtiokonttori.fi/ho/valtionhenkilorekisterit.shtm. Uuden palkkalajin tai palkkatekijän tilastokoodi on aina pyydettävä liitteenä 2 olevalla lomakkeella Valtiokonttorin Hallinnon ohjaus -yksiköstä, Terttu Pöllänen puh. (09) 7725 621, terttu.pollanen@valtiokonttori.fi tai Airi Aalto puh. (09) 7725 414, airi.aalto@valtiokonttori.fi. Valtiokonttoriin on myös ilmoitettava, kun virastossa luovutaan palkkatekijän käytöstä. Palkkatekijöiden kääntötaulu Virastojen on toimitettava vuosittain 30.9. mennessä Valtiokonttoriin palkkatekijöiden kääntötaulu, jossa ilmoitetaan kaikki viraston oman palkanlaskentajärjestelmän käyttämät palkkalaji- tai palkkatekijätunnukset ja niitä vastaavat tilastokoodit, joita käytetään Valtion henkilörekisterissä (VHR). Kääntötaulu lähetetään Valtiokonttoriin Airi Aallolle, puh. (09) 7725 414, airi.aalto@valtiokonttori.fi.
4 (4) Lisätiedot Lisätietoja tästä määräyksestä antaa Valtiokonttorissa Eija Taskinen, puh. (09) 7725 619. Soveltamisala ja voimaantulo Tätä määräystä noudatetaan valtion virastoissa ja laitoksissa. Tämä määräys tulee voimaan välittömästi. Yksikönjohtaja Mikko Kangaspunta Erikoistutkija Eija Taskinen LIITTEET Liite 1: Ne virka- ja työsopimussuhteisia koskevat asiakirjat, joihin sisältyy palkkatekijöitä ja jotka tulee yksilöidä numerotunnuksin Liite 2: Palkkatekijän kuvauslomake
Liite 1 Ne virka- ja työsopimussuhteisia koskevat asiakirjat, joihin sisältyy palkkatekijöitä tulee yksilöidä numerotunnuksin: 1. Keskustason sopimusasiakirjat ja päätökset - Valtion virka- ja työehdot -kirjaan sisältyvät virka- ja työehtosopimusasiakirjat pöytäkirjoineen. - keskitetysti sovitut ns. tarkentavat virkaehtosopimukset - kustannusten korvauksia koskevat asiakirjat - valtioneuvoston päätökset, jotka sisältävät palkaneriä - VM:n päätökset ja lausunnot, jotka sisältävät palkaneriä 2. Hallinnonalakohtaiset sopimukset ja päätökset - hallinnonalan tarkentavat virka- ja työehtosopimukset pöytäkirjoineen - hallinnonalan neuvotteluviranomaisen päätökset ja lausunnot, jotka sisältävät palkaneriä 3. Virasto- ja laitoskohtaiset sopimukset ja päätökset - virastokohtaiset tarkentavat virka- ja työehtosopimukset pöytäkirjoineen - liittymäpöytäkirjat ja palkkasopimukset seuraavine liitteineen: - palkkaliitteet - neuvottelu-/allekirjoituspöytäkirja - luottamusmiessopimus - palvelusvuosilisäpöytäkirja - lausunnot palkkauksen tarkistuksista ja palkaneriä sisältävät päätökset: - valtiovarainministeriön päätökset - ministeriöiden päätökset ja lausunnot - virastojen ja laitosten päätökset - yksityissektorin sopimuksiin liittyvät pöytäkirjat ja ao. yksityissektorin työehtosopimukset noudatettavilta osin - virastojen ja laitosten päätökset ja lausunnot, jotka sisältävät palkaneriä