Kuvattavat ilmoittautujaprosessit Uusi opinto-oikeus, ilmoittautuminen yliopistoon (tarvitaanko joku täppä per korkeakoulu, että onko ilmo per opinto-oikeus vai per yliopisto ja sen mukaan OILI toimii eri tavalla) Opiskelija, jolla ei ole muita voimassa olevia opinto-oikeuksia yliopistoon, johon on vastaanottanut uuden paikan Opintopolussa. On hetu ja voi tunnistautua vahvasti. 1. Ilmoittautuu läsnäolevaksi ja maksaa OILI:lla samalla kun otti paikan vastaan eli siirtyi suoraan Opintopolusta 2. Ilmoittautuu poissaolevaksi ja maksaa OILI:lla samalla kun otti paikan vastaan eli siirtyi suoraan Opintopolusta (huomioitava uusi laki) 3. Ilmoittautuu läsnä- ja poissaolevaksi ja maksaa OILI:lla samalla kun otti paikan vastaan eli siirtyi suoraan Opintopolusta (huomioitava uusi laki) 4. Ilmoittautuu läsnäolevaksi ja maksaa OILI:lla myöhemmin eli palaa OILI-palveluun myöhemmin Opintopolun kautta 5. Ilmoittautuu poissaolevaksi ja maksaa OILI:lla myöhemmin eli palaa OILI-palveluun myöhemmin Opintopolun kautta (huomioitava uusi laki) 6. Ilmoittautuu läsnä- ja poissaolevaksii ja maksaa OILI:lla myöhemmin eli palaa OILI-palveluun myöhemmin Opintopolun kautta (huomioitava uusi laki) 7. Ilmoittautuu läsnäolevaksi tiskillä 8. Ilmoittautuu poissaolevaksi tiskillä. (huomioitava uusi laki) 9. Ilmoittautuu läsnä- ja poissaolevaksi tiskillä ja maksaa pankkiin. (huomioitava uusi laki) Opiskelija, jolla ei ole muita voimassa olevia opinto-oikeuksia yliopistoon, johon on vastaanottanut uuden paikan Opintopolussa. Ei ole hetua eikä voi tunnistautua vahvasti tai haluaa hoitaa vastaanottamisen yms. tiskillä, vaikka voisi tehdä sen sähköisesti. 10. Ottaa paikan vastaan ja ilmoittautuu läsnäolevaksi tiskillä ja maksaa pankkiin 11. Ottaa paikan vastaan ja ilmoittautuu poissaolevaksi tiskillä. (huomioitava uusi laki) 12. Ottaa paikan vastaan ja ilmoittautuu läsnä- ja poissaolevaksi tiskillä ja maksaa pankkiin. (huomioitava uusi laki) Prosessin kuvaus yleisesti? Hakija menee Opintopolkuun, tunnistautuu vahvasti ja ottaa paikan sitovasti vastaan. Opiskelija siirtyy Opintopolusta OILI:in ilmoittautumaan ja tunnistautuminen henkilö- ja opinto-oikeustietoineen siirtyy mukana. OILI hakee Virrasta opiskelijaa koskevat alempaan tai ylempään voimassa olevaan opintooikeuteen liittyvät ilmoittautumistiedot siihen samaan korkeakouluun, johon opiskelija on ilmoittautumassa (tässä tapauksessa niitä ei löydy). OILI näyttää opiskelijalle uuteen opinto-oikeuteen 1
ilmoittautumiseen liittyvät tiedot ja kysymykset, lukukaudet, joille voi ilmoittautua ja pakolliset ja vapaaehtoiset maksuvaihtoehdot. Opiskelija valitsee millä statuksella hän haluaa ilmoittautua lukukausille (huomioitava lakimuutos), vastaa ilmoittautumiseen liittyviin kysymyksiin ja valitsee mitä vapaaehtoisia maksuja hän haluaa maksaa. Opiskelija siirtyy PayTailiin maksamaan pakolliset ja vapaaehtoiset maksut. Opiskelija palaa PayTrailista OILI:in ja päättää ilmoittautumisen tai siirtyy korkeakoulun sivuille lisäohjeisiin linkin kautta. OILI välittää opiskelijan ilmoittautumistiedon Opintopolkuun. OILI työntää saman tien opiskelijan henkilötiedot, opinto-oikeustiedot, ilmoittautumistiedon ja ilmoittautumisen yhteydessä kysytyt korkeakoulukohtaiset lisätiedot OILI-rajapintaan ja Oodi-Oiliintegraatio siirtää ne sieltä Oodiin. Ylioppilaskunta saa tiedon maksuista PayTrailista raporttina. Mikäli opiskelija haluaa paikan vastaan otettuaan ilmoittautua vasta myöhemmin, hän palaa myöhemmin Opintopolkuun, tunnistautuu ja siirtyy OILI-palveluun. Muutoin prosessi menee samoin. OILI-ilmoittautumiselle vaihtoehtoisesti virkailija hoitaa vastaanottamistiedon ja/tai ilmotiedon kirjaamisen Opintopolkuun, kun opiskelija tulee asioimaan tiskillä. OILI noutaa (jatkossa 1 kerran/vrk?) ne, joilla on vastaanotto- ja ilmotieto Opintopolussa, mutta ei löydy ilmotapahtumaa OILI:sta. OILI työntää tapaukset rajapintaan ja Oodi-Oili-integraatio siirtää ne Oodiin. Opiskelija, jolla on aiemmin saatu/saatuja muita ilmoittautumiskaudella voimassa olevia opintooikeuksia alempaan ja/tai ylempään korkeakoulutukintoon siinä yliopistossa, johon on nyt vastaanottanut uuden paikan Opintopolussa. On hetu ja voi tunnistautua vahvasti. (onko syytä aina kehottaa siirtymään OILI:n oli tilanne mikä tahansa? Jos, niin miten varmistetaan, että näin tapahtuu?) 13. On jo ilmoittautunut kyseiseen yliopistoon alemman tai ylemmän korkeakoulututkinnon perusteella aiemmin läsnäolevaksi molemmille lukukausille. Ei tarvetta muuttaa ilmon statusta. 14. On jo ilmoittautunut kyseiseen yliopistoon alemman tai ylemmän korkeakoulututkinnon perusteella aiemmin läsnäolevaksi molemmille lukukausille. Tarve muuttaa ilmon statusta poissaolevaksi. (huomioitava uusi laki) 15. On jo ilmoittautunut kyseiseen yliopistoon läsnäolevaksi molemmille lk, ei tarvetta muuttaa ilmon statusta, mutta haluaa maksaa uuteen opinto-oikeuteen liittyviä ylioppilaskunnan lisämaksuja (esim. Aallon teekkari saa KTK/KTM-oikeuden ja haluaa maksaa Kauppat. yhdistyksen jäsenmaksun) 16. On jo ilmoittautunut kyseiseen yliopistoon alemman tai ylemmän korkeakoulututkinnon perusteella aiemmin poissaolevaksi molemmilla lk. Ei tarvetta halua muuttaa ilmon statusta. (huomioitava uusi laki) 17. On jo ilmoittautunut kyseiseen yliopistoon alemman tai ylemmän korkeakoulututkinnon perusteella aiemmin poissaolevaksi. Tarve muuttaa ilmon statusta läsnäolevaksi. 2
18. On jo ilmoittautunut kyseiseen yliopistoon alemman tai ylemmän korkeakoulututkinnon perusteella aiemmin poissaolevaksi. Tarve muuttaa ilmon statusta toisen lukukauden osalta läsnäolevaksi. (huomioitava uusi laki, koska toinen poissa) 19. On jo ilmoittautunut kyseiseen yliopistoon alemman tai ylemmän korkeakoulututkinnon perusteella aiemmin läsnä- ja poissaolevaksi. Ei tarvetta muuttaa ilmon statusta kummankaan lk osalta. (huomiotava uusi laki, koska toinen poissa) 20. On jo ilmoittautunut kyseiseen yliopistoon alemman tai ylemmän korkeakoulututkinnon perusteella aiemmin läsnä- ja poissaolevaksi. Tarve muuttaa ilmon statusta toisen lukukauden osalta läsnäolevaksi. 21. On jo ilmoittautunut kyseiseen yliopistoon alemman tai ylemmän korkeakoulututkinnon perusteella aiemmin läsnä- ja poissaolevaksi. Tarve muuttaa ilmon statusta toisen lukukauden osalta poissaolevaksi. (huomioitava uusi laki, koska toinen poissa) 22. On jo ilmoittautunut kyseiseen yliopistoon jatko-tutkinnon tai muun kuin alemman tai ylemmän tutkinnon opinto-oikeuden perusteella läsnäolevaksi tai poissaolevaksi molemmille lukukausille tai eri statuksella eri lukukausille tarkasteltava ilmotietojen osalta minkä perusteella ilmo on tehty, jotta tiedetään vaikuttaako nyt tehtävään ilmoon 23. Ei ole vielä ilmoittautunut aiemmain saadun voimassa olevan opinto-oikeuden perusteella. Onko tarve kirjoittautumistoimintoon, joka on samalla triggeri siirtää opiskelija- ja opinto-oikeustiedot (ja Virrasta saadut?) ilmotiedot Oilista yliopiston järjestelmään? OILI hakee jo Virrasta ilmotiedot. Niiden hyödyntäminen, ilmotieto myös takaisin Opintopolkuun. Vai onko realistista, että saadaan jo kevääksi VIRTA-Opintopolku-tiedonsiirto, jolloin ei tarvitse siirtää ilmotietoja Opintopolkuun? Jos Virran ilmotiedot tulevat Opintopolkuun, hyödyntääkö OILI silti toiminnallisuuden logiikassa itse hakemiaan VIRTA-ilmotietoja vai tuleeko Opintopolusta opiskelijan mukana Virrasta sinne tullut ilmotieto ja siihen liittyvät ominaisuustiedot eli esim. mille ajalle ilmo on, minkä opinto-oikeuden perusteella se on tehty (kandi vai jatko esim.) jne. Opiskelija, jolla on aiemmin saatu/saatuja muita ilmoittautumiskaudella voimassa olevia opintooikeuksia alempaan ja/tai ylempään korkeakoulutukintoon siinä yliopistossa, johon on nyt saanut uuden opinto-oikeuden Opintopolussa. Ei ole hetua eikä voi tunnistautua vahvasti tai haluaa asioida tiskillä. 24. Ottaa paikan vastaan ja ilmoittautuu tiskillä, maksaa pankkiin kaikki vastaavat skenaariot kuin OILI:n kautta ilmoittautuvilla. Prosessin kuvaus yleisesti? Hakija menee Opintopolkuun, tunnistautuu vahvasti ja ottaa paikan sitovasti vastaan. Kaikki saman yhteishaun jonot sulkeutuvat. Opiskelija siirtyy Opintopolusta OILI:in ilmoittautumaan ja tunnistautuminen henkilö- ja opinto-oikeustietoineen siirtyy mukana. OILI hakee Virrasta opiskelijaa koskevat voimassa olevaan alempaan tai ylempään opinto-oikeuteen liittyvät opinto-oikeus- ja ilmoittautumistiedot siihen samaan korkeakouluun, johon opiskelija on nyt ilmoittautumassa. 3
OILI tarjoaa opiskelijalle eri ilmoittautumisvaihtoehdot Virrasta saatujen tietojen perusteella. Eri tavat? 13-23 (13) Opiskelija on jo läsnä molemmat lk, ei muutostarvetta: miten saadaan laukaistua opiskelijan ja opinto-oikeuden siirto OILI:sta korkeakoulun järjestelmään jos opiskelija ei tee mitään. Onko tarve jollekin triggerille? Opiskelijan tehtävä jotain joka tapauksessa? Miten tulkitaan ilmotietoa? Virrasta tullut Ilmotieto saatava myös Opintopolkuun takaisin. (14) Opiskelija on jo läsnä molemmat lk, muutostarve poissaolevaksi: sallitaanko muutos vai estetään ja ohjeistetaan tiskille? Miten saadaan laukaistua opiskelijan ja opinto-oikeuden siirto OILI:sta korkeakoulun järjestelmään jos opiskelija ei tee mitään. Onko tarve jollekin triggerille? Opiskelijan tehtävä jotain joka tapauksessa? Miten tulkitaan ilmotietoa? Virrasta tullut Ilmotieto saatava myös Opintopolkuun takaisin. (15) Opiskelija on jo läsnä molemmat lk, ei muutostarvetta, lisämaksuja: mahdollistetaanko lisämaksut? Jos niin, miten tulkitaan jo tehdyt maksut? Tulevaisuuden asioita kun kaikki maksut tehdään OILI:n kautta ja on jotain tulkittavaa. Miten saadaan laukaistua opiskelijan ja opinto-oikeuden siirto OILI:sta korkeakoulun järjestelmään jos opiskelija ei tee mitään. Onko tarve jollekin triggerille? Opiskelijan tehtävä jotain joka tapauksessa? Miten tulkitaan ilmotietoa? Virrasta tullut Ilmotieto saatava myös Opintopolkuun takaisin. (16) Opiskelija on jo poissa molemmat lk, ei muutostarvetta (huomioitava uusi laki): miten pakotetaan opiskelija ilmoittautumaan läsnäolevaksi tai noudattamaan poissaolevaksi ilmoittautumisen prioseduuria, mikä se sitten onkaan? Miten saadaan laukaistua opiskelijan ja opinto-oikeuden siirto OILI:sta korkeakoulun järjestelmään jos opiskelija ei tee mitään. Onko tarve jollekin triggerille? Opiskelijan tehtävä jotain joka tapauksessa? Miten tulkitaan ilmotietoa? Virrasta tullut Ilmotieto saatava myös Opintopolkuun takaisin. (17) Opiskelija on jo poissa molemmat, muutostarve läsnäolevaksi: mahdollistetaanko muutos, miten varmistetaan, että opiskelija tekee muutoksen? Jos muutosta ei mahdollisteta, miten saadaan laukaistua opiskelijan ja opinto-oikeuden siirto OILI:sta korkeakoulun järjestelmään jos opiskelija ei tee mitään. Onko tarve jollekin triggerille? Opiskelijan tehtävä jotain joka tapauksessa? Miten tulkitaan ilmotietoa? Virrasta tullut Ilmotieto saatava myös Opintopolkuun takaisin. (18) Opiskelija on jo poissa molemmat lk, muutostarve toisen lk osalta läsnä (huomioitava uusi laki, koska toinen poissa): mahdollistetaanko muutos, miten varmistetaan, että opiskelija tekee muutoksen? Miten pakotetaan opiskelija ilmoittautumaan läsnäolevaksi tai noudattamaan poissaolevaksi ilmoittautumisen prioseduuria, mikä se sitten onkaan? Jos muutosta ei mahdollisteta, miten saadaan laukaistua opiskelijan ja opinto-oikeuden siirto OILI:sta korkeakoulun järjestelmään jos opiskelija ei tee mitään. Onko tarve jollekin triggerille? Opiskelijan tehtävä jotain joka tapauksessa? Miten tulkitaan ilmotietoa? Virrasta tullut Ilmotieto saatava myös Opintopolkuun takaisin. 4
(19) On jo ilmoittautunut kyseiseen yliopistoon alemman tai ylemmän korkeakoulututkinnon perusteella aiemmin läsnä- ja poissaolevaksi. Ei tarvetta muuttaa ilmon statusta kummankaan lk osalta. (huomiotava uusi laki, koska toinen poissa) :Miten opiskelija ohjataan toimimaan tässä tilanteessa. Mahdollistetaanko muutosten tekeminen ilmoon, onko pakko ilm. läsnäolevaksi, miten varmistetaan, että opiskelija tekee muutoksen? Miten huolehditaan, että opiskelija noudattaa poissaolevaksi ilmoittautumisen prioseduuria, mikä se sitten onkaan? Jos muutosta ei mahdollisteta tai opiskelijan ei tarvitse muuttaa poissaolostatustaan läsnäolevaksi, miten saadaan laukaistua opiskelijan ja opintooikeuden siirto OILI:sta korkeakoulun järjestelmään jos opiskelija ei tee mitään. Onko tarve jollekin triggerille? Opiskelijan tehtävä jotain joka tapauksessa? Miten tulkitaan ilmotietoa? Virrasta tullut Ilmotieto saatava myös Opintopolkuun takaisin. (20) On jo ilmoittautunut kyseiseen yliopistoon alemman tai ylemmän korkeakoulututkinnon perusteella aiemmin läsnä- ja poissaolevaksi. Tarve muuttaa ilmon statusta toisen lukukauden osalta läsnäolevaksi. Mahdollistetaanko muutosten tekeminen ilmoon? Jos muutosta ei mahdollisteta, miten saadaan laukaistua opiskelijan ja opinto-oikeuden siirto OILI:sta korkeakoulun järjestelmään jos opiskelija ei tee mitään. Onko tarve jollekin triggerille? Opiskelijan tehtävä jotain joka tapauksessa? Miten tulkitaan ilmotietoa? Virrasta tullut Ilmotieto saatava myös Opintopolkuun takaisin. (21) On jo ilmoittautunut kyseiseen yliopistoon alemman tai ylemmän korkeakoulututkinnon perusteella aiemmin läsnä- ja poissaolevaksi. Tarve muuttaa ilmon statusta myös toisen lukukauden osalta poissaolevaksi. (huomioitava uusi laki, koska toinen poissa): Miten opiskelija ohjataan toimimaan tässä tilanteessa. Mahdollistetaanko muutosten tekeminen ilmoon? Mikäli mahdollistetaan, miten huolehditaan, että opiskelija noudattaa poissaolevaksi ilmoittautumisen prioseduuria, mikä se sitten onkaan? Jos muutosta ei mahdollisteta, miten saadaan laukaistua opiskelijan ja opinto-oikeuden siirto OILI:sta korkeakoulun järjestelmään jos opiskelija ei tee mitään. Vai onko ilm. läsnäolevaksi? Onko tarve jollekin triggerille? Opiskelijan tehtävä jotain joka tapauksessa? Miten tulkitaan ilmotietoa? Virrasta tullut Ilmotieto saatava myös Opintopolkuun takaisin. (22) On jo ilmoittautunut kyseiseen yliopistoon jatko-tutkinnon tai muun kuin alemman tai ylemmän tutkinnon opinto-oikeuden perusteella läsnäolevaksi tai poissaolevaksi molemmille lukukausille tai eri statuksella eri lukukausille tarkasteltava ilmotietojen osalta minkä perusteella ilmo on tehty, jotta tiedetään vaikuttaako nyt tehtävään ilmoon. Virrasta tarkastettava ilmotieto on nyt jo rajattu alempaan ja ylempään. Muut eivät vaikuta. Ei näytetä, ohjataan ilmoittautumaan normaalisti? (23) Ei ole vielä ilmoittautunut aiemmain saadun voimassa olevan opinto-oikeuden perusteella. Ohjataan ilmoittautumaan normaalisti? Vaihtoehtoisesti: Opiskelija täyttää paikan vastaanottamislomakkeen ja/tai täyttää ilmoittautumislomakkeen, maksaa ilmoittautumismaksut pankkiin ja ja toimittaa lomakkeet ja kuitin korkeakouluun. Virkailija tarkistaa paikan vastaanottamislomakkeen tiedot ja tarkistaa myös opintotietojärjestelmästä onko kyseessä uusi vai vanha opiskelija ja että ilmoittautumismaksut ja ilmoittautumisstatus ovat tilanteeseen sopivat. Virkailija kirjautuu Opintopolkuun ja merkitsee paikan vastaanottamistiedot ja ilmoittautumistiedot sinne. OILI käy hakemassa tietyin väliajoin (jatkossa 1 5
kerran/vrk?) Opintopolusta sellaiset ilmoittautumiset, jotka on viety sinne käsin eli ne, joilla on vastaanotto- ja ilmotieto Opintopolussa, mutta ei löydy ilmotapahtumaa OILI:sta ja siirtää opiskelijan tai opiskelijoiden henkilötiedot, opinto-oikeustiedot sekä ilmoittautumistiedon korkeakoululle. Ilmoittautumisen yhteydessä ilmoittautumislomakkeessa kysytyt korkeakoulukohtaiset lisätiedot korkeakoulu käsittelee oman prosessinsa mukaisesti, koska niitä ei tallenneta Opintopolkuun. Ylioppilaskunta saa tiedon maksuista Paytrailista.Tämä prosessi saattaa monimutkaistua jos ilmotiedot myös Virrasta tuodaan Opintopolkuun? 6