OHJE OPINTO-OIKEUDEN PURKAMISESTA PASSIIVIREKISTERISTÄ

Transkriptio

1 OHJE OPINTO-OIKEUDEN PURKAMISESTA PASSIIVIREKISTERISTÄ Sisällys 1. Passivoinnin purkaminen opinto-oikeudesta mennessä suoritetun opinnon perusteella Passivoinnin purkaminen hyväksytyn Opinto-oikeuden palauttaminen -hakemuksen ja HOPSin perusteella alkaen Tärkeitä huomioita Ohje passivoinnin purkamiseen WinOodissa (Opiskelijakeskus ja Koulutuksen lähipalvelutiimit) Passivoinnin purkaminen opinto-oikeudesta mennessä suoritetun opinnon perusteella Jos opiskelijalle, jonka opinto-oikeus on passivoitu alkaen, kirjataan suoritusmerkintä, jonka suorituspäivämäärä on ennen , passivointi täytyy purkaa. Huhti-kesäkuussa passivoinnin purkaminen hoidetaan Ooditiimissä. Heinäkuun 2016 alusta alkaen Opiskelijakeskus purkaa passivoinnin silloin, kun on kyse suoritusmerkinnän perusteella tehtävästä passivoinnin purkamisesta. Opiskelijakeskus saa Service Desk osoitteeseen (opintoasiat@oulu.fi) automaattisesti listan opinto-oikeuksista, joista passivointi täytyy purkaa. 2. Passivoinnin purkaminen hyväksytyn Opinto-oikeuden palauttaminen -hakemuksen ja HOPSin perusteella alkaen Hyväksytyn hakemuksen ja HOPSin perusteella passivointi puretaan opinto-oikeuskohtaisesti Koulutuksen lähipalvelutiimeissä alkaen. Opinto-oikeuden lisätietoihin kirjoitetaan: Passivointi purettu Etunimi Sukunimen päätöksellä xx.xx.xxxx. Opiskelijalle lähetetään sähköposti, jos opiskelija on ilmoittanut jonkin muun kuin OY:n sähköpostiosoitteen (kirjoiltapoistetun opiskelijan käyttöoikeus OY:n käyttäjätunnukseen sulkeutuu neljän viikon kuluessa opinto-oikeuden päättymisestä) tai kirje: Oulun yliopiston opinto-oikeutesi (tutkinto-ohjelma ja pääaine) on siirretty pois passiivirekisteristä (pvm) alkaen. Kun olet ilmoittautunut yliopistoon läsnä olevaksi opiskelijaksi, tiedotathan siitä tiedekuntasi koulutuksen lähipalvelua asioimalla palvelupisteessä tai vastaamalla tähän sähköpostiviestiin. Your study right to University of Oulu (degree programme and major subject) is being transferred out of passive register starting from (date). Please, let your faculty s service point staff know (by visiting the service point or by replying to this message) when you have registered as present to the university. 1

2 Kun passivointi on purettu, opiskelija ilmoittautuu läsnäolevaksi opiskelijaksi. Sen jälkeen kun opiskelija on ilmoittautunut, hänelle tallennetaan 0 op:n laajuinen suoritus opintokohteelle, jonka tunniste on OY-HOPS ja nimi Päivitetty HOPS (Aktivointi) / Updated PSP (Activating). Opintosuorituksen lisätietoihin kirjoitetaan koulutusohjelma, mihin HOPS on tehty, sekä se, onko HOPS tehty alemman vai ylemmän korkeakoulututkinnon opintoihin (Esim hyväksytty HOPS, Tietotekniikan koulutusohjelma, TKKtutkinto). Jos HOPS on tehty koskien alemman korkeakoulututkinnon opinto-oikeutta, puretaan passivointi myös vastaavan ylemmän korkeakoulututkinnon opinto-oikeudelta. 3. Tärkeitä huomioita - Lukuvuoden vaihtuessa Oodi toteaa passivoidut opinto-oikeudet päättyneiksi. Kun opiskelijan ensisijainen opinto-oikeus päättyy, järjestelmä vaihtaa ensisijaiseksi jonkin toisen voimassaolevan opinto-oikeuden, jos sellainen löytyy. Ellei ole yhtään voimassaolevaa opintooikeutta, opiskelijan status muuttuu lisäksi kirjoiltapoistetuksi, vaikka opiskelija olisi ilmoittautunut edellisenä keväänä läsnä- tai poissaolevaksi. - Jos opinto-oikeuden passivointi puretaan tai sen jälkeen hyväksytyn hakemuksen perusteella, nostetaan ensisijaiseksi se opinto-oikeus, josta passivointi perutaan. Jos opintooikeuden passivointi puretaan suorituksen perusteella, ensisijaiseksi opinto-oikeudeksi nostetaan se opinto-oikeus, joka on ollut ensisijaisena tai sen jälkeen suoritettu opinto ei poista passivointia passivoiduilta opintooikeuksilta. - Opinto-oikeuden palauttaminen hakulomakkeen ja HOPSin perusteella passivoinnin purkamisia saa kirjata Oodiin vasta tai sen jälkeen. Vaikka HOPS olisi laadittu ja hyväksytty ennen , suorituspäivämääräksi saa laittaa aikaisintaan Opiskelijalta ei peritä uudelleenkirjaamismaksua, mikäli hän on ilmoittautunut läsnä tai poissa olevaksi kevätlukukaudella 2016 ja mikäli hän on jättänyt Opinto-oikeuden palauttaminen passiivirekisteristä -lomakkeen liitteineen ennen oman tiedekuntansa koulutuksen lähipalveluun. 2

3 4. Ohje passivoinnin purkamiseen WinOodissa (Opiskelijakeskus ja Koulutuksen lähipalvelutiimit) Tältä näyttää passivoitu opinto-oikeus: Passivoidun opinto-oikeuden Opintokohteet välilehti: Passivoidun opinto-oikeuden Status välilehti: 3

4 Peruutuksen syyn selite on sekä suomeksi että englanniksi (selitteet löytyvät -painikkeen takaa). Passivointi puretaan seuraavasti: Opinto-oikeuden voimassaolon päättymispäivämääräksi laitetaan Samalla Opintokohteet välilehdellä opinto-oikeuteen kuuluvien opintokohteiden voimassaolo muuttuu päättymään , jollei ole päättynyt aikaisemmin (esim. sivuaineoikeus ). Status välilehdellä Peruutuspvm kentästä poistetaan päivämäärä, Peruuttaja kentästä poistetaan peruuttaja OY ja Peruutuksen syy kenttään valitaan alasvetovalikosta (=poistetaan syy passivoitu ). Peruutuksen syyn selitteet täytyy myös poistaa. -painikkeella siirrytään Nimien ja selitysten ylläpito Op.oikeuden peruste ikkunaan ja miinus-painikkeella poistetaan sekä suomenkielinen että englanninkielinen selite ja tämän jälkeen virheällä väkäsellä palataan Opinto-oikeuden käsittely ikkunaan. Jos opinto-oikeuden passivointi perutaan hyväksytyn hakemuksen ja HOPS:n perusteella, Opinto-oikeuden lisätiedot- välilehdelle lisätään tieto päättäjästä ja ajasta (Esim. Passivointi purettu xx.xx.xxxx Etunimi Sukunimi päätöksellä). Tehdyt muutokset tallennetaan. Jos opinto-oikeuden passivointi puretaan tai sen jälkeen, nostetaan ensisijaiseksi se opinto-oikeus, josta passivointi puretaan. Näin toimitaan riippumatta siitä, puretaanko passivointi suorituksen tai hyväksytyn hakemuksen perusteella. Jos opinto-oikeuden passivointi puretaan suorituksen perusteella, niin ensisijaiseksi nostetaan se opinto-oikeus, joka on ollut ensisijaisena Passivoinnin peruutuksen jälkeen opinto-oikeuden Opintokohteet välilehti: 4

5 ja Status välilehti: Kun passivointi on purettu, opiskelija ilmoittautuu läsnäolevaksi opiskelijaksi. Sen jälkeen kun opiskelija on ilmoittautunut, hänelle tallennetaan 0 op:n laajuinen suoritus opintokohteelle, jonka tunniste on OY-HOPS ja nimi Päivitetty HOPS (Aktivointi) / Updated PSP (Activating). Opintosuorituksen lisätietoihin kirjoitetaan koulutusohjelma, mihin HOPS on tehty, sekä se, onko HOPS tehty alemman vai ylemmän korkeakoulututkinnon opintoihin (Esim hyväksytty HOPS, Tietotekniikan koulutusohjelma, TKKtutkinto). Jos HOPS on tehty koskien alemman korkeakoulututkinnon opinto-oikeutta, puretaan passivointi myös vastaavan ylemmän korkeakoulututkinnon opinto-oikeudelta. 5