K O K O U S K U T S U

K O K O U S K U T S U Porin evankelisluterilaisen seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston kokous on keskiviikkona, maaliskuun 23. päivänä 2016 kello 18.30 Porin seurakuntakeskuksen seurakuntasalissa, Itäpuisto 14, 2. krs. 1 Kokouksen avaus ja alkuhartaus 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 Pöytäkirjan tarkastaminen ASIALUETTELO: 4 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen 5 Tilintarkastajien valinta valtuustokaudelle 2016 2018 6 Vuoden 2015 investointiosan muutokset 7 Viestintäpäällikön viran johtosäännön hyväksyminen 8 Muut asiat 9 Valitusosoitus 10 Kokouksen päätös

2 PORIN EVANKELISLUTERILAINEN SEURAKUNTAYHTYMÄ Pöytäkirja 1/2016 Y h t e i n e n k i r k k o v a l t u u s t o 23.3.2016 Seurakuntayhtymän seurakuntakeskuksen seurakuntasali, Itäpuisto 14, kello 18.30 19.12 Läsnä Aalto-Setälä Eila Mäkinen Pauli Anttila Esa J. poissa Mäntylä Matti Gustafsson Tarja Mönkkönen Ritva Haanpää Liisa Nummi Tapio Halonen Erkki Pekola Antti Harju Aulikki Peltomäki Lea Heilimä Janne Penttilä Oskari poissa Hirvola Katri Raitala Reijo Huhtanen Kristiina poissa Rautio Marja poissa Hännikkälä Jorma poissa Reponen Petri Ihalainen Matti poissa Roininen Irma poissa Juntunen Marketta poissa Rouvali Arja-Leena Jylhe Paula Saine Harri puheenjohtaja Kallionsivu Leena poissa Salmio Marita Kamppi Anita poissa Salonen Marjatta Karihaara Juuso Santala Osmo Karilahti Aulis Savinen Sirkka-Liisa Kaski Bia poissa Sinisalmi Hanna Kause Anne poissa Soukki Raimo poissa Koivusaari Eino Säämäki Matti Korpela Simo Toivanen Paula Kuusiranta Tellervo Turunen Miia Lindgren Pirkko Uusitalo Reetta Linnainmaa Antti Walli Helvi poissa Lund Elina Yli-Kauhaluoma-Nurmi Päivi poissa Myllykoski Sonja Vara- Huhtala Johanna Luovula Esa jäsenet Isosaari Pirkko Nevanranta Erkki Kalliola Pentti Rinnemäki Jorma Keiholehti Esko Ristolainen Seija Koivula Leena Taimi Rauli Leppiniemi Tellervo Tenho Salla Liinamaa Anne Muut Erkkola Kari yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja läsnä- Kuusiranta Helena ma. kirkkoherra olijat Lindfors Kalevi kiinteistöpäällikkö Seppälä Maija-Leena tiedotuspäällikkö Tommila Hilkka hallinto- ja henkilöstöasiantuntija, sihteeri

3 1 1 Kokouksen avaus ja alkuhartaus KV 23.3.2016: Meri-Porin seurakunnan ma. kirkkoherra Helena Kuusiranta piti alkuhartauden, jonka aikana veisattiin Eeva Lindholmin säestyksellä säkeistöjä pääsiäisvirsistä. Puheenjohtaja avasi kokouksen. Yhteisen kirkkovaltuuston ja yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajat sekä sihteeri onnittelivat yhteisen kirkkovaltuuston puolesta syntymäpäiväänsä viettäneitä valtuutettuja ja ojensivat onnittelukukat Lea Peltomäelle (85 v.), Pentti Kalliolalle (80 v.), Antti Linnainmaalle (75 v.) sekä Eino Koivusaarelle (70 v.). Lea Peltomäki piti kiitospuheen. 2 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Laillisuus KIRKKOJÄRJESTYKSEN 8:5.2 :n mukaan kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka ja siihen on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Kutsu asialuetteloineen on lähetettävä kirkkovaltuuston ja kirkkoneuvoston jäsenille viimeistään viikkoa ennen kokousta sekä pidettävä seurakunnan ilmoitustaululla viikon ajan ennen kokousta. Kokouskutsu ja asialista tähän kokoukseen on lähetetty kirkkojärjestyksen mukaisesti yhteisen kirkkovaltuuston ja yhteisen kirkkoneuvoston jäsenille 14.3.2016. Kutsu asialuetteloineen on pidetty seurakuntien ja hallintoviraston ilmoitustauluilla 16. 23.3.2016. Kokouskutsu on lisäksi julkaistu 18.3.2016 Satakunnan Kansassa ja Uudessa Ajassa. Kokouskutsu ja asialuettelo ovat myös olleet seurakuntayhtymän Internet-sivuilla. Päätösvaltaisuus KIRKKOLAIN 7:4 :n mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. YHTEISEN KIRKKOVALTUUSTON TYÖJÄRJESTYKSEN 2 :n mukaan kun valtuutetulla on tilapäinen este, hänen varajäsenelleen on viipymättä lähetettävä kutsu kokoukseen. Kutsu on toimitettava, mikäli mahdollista, kirjallisesti. Sen jälkeen kun valtuusto on hyväksynyt esteen, varajäsen ryhtyy toimimaan estyneen tilalla. Päätösvaltaisuuden toteamiseksi suoritetaan nimenhuuto, hyväksytään ilmoitetut esteet ja todetaan varajäsenten paikallaolo. KV 23.3.2016: Merkittiin, että kirkkovaltuuston jäsenet Esa J. Anttila, Kristiina Huhtanen, Jorma Hännikkälä, Matti Ihalainen, Marketta Juntunen, Anita Kamppi, Bia Kaski, Anne Kause, Oskari Penttilä, Marja Rautio, Irma Roininen, Raimo Soukki, Helvi Walli ja Päivi Yli-Kauhaluoma-Nurmi olivat ilmoittaneet olevansa estyneitä saapumaan tähän kokoukseen.

4 Sen vuoksi oli kokoukseen kutsuttu varajäsenet Johanna Huhtala, Pirkko Isosaari, Anne Liinamaa, Erkki Nevanranta, Jorma Rinnemäki, Leena Koivula, Esko Keiholehti, Tellervo Leppiniemi, Roosa Salokangas, Rauli Taimi, Esa Luovula, Seija Ristolainen, Salla Tenho ja Pentti Kalliola, joista Roosa Salokangas ei kuitenkaan ollut läsnä. Poissa oli lisäksi jäsen Leena Kallionsivu. Näin ollen (liite 1) todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi sekä valtuutettujen lukumäärään nähden myös päätösvaltaiseksi. 3 3 Pöytäkirjan tarkastaminen Tämän pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Tapio Nummi ja Pirkko Lindgren. Tarkastus toimitetaan tiistaina 29.3.2016 kello 9 15 seurakuntayhtymän hallintovirastossa. 4 4 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Päätettäneen hyväksyä kokouksen työjärjestykseksi toimitettu esityslista. KV 23.3.2016: Valtuutettu Sirkka-Liisa Savinen pyysi puheenvuoroa kohdassa 8 Muut asiat. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 5 5 Tilintarkastajien valinta valtuustokaudelle 2016 2018 Esittelijä: hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen päällikkö YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO valitsi 8.4.2015/25 tilintarkastajat kaudelle 2015 2018. Ko. kohdan esittelytestissä oli tuolloin maininta, että jos valtuustokauden aikana säädökset ja tilanne muuttuvat siten, että päätöstä on muutettava, muutosasia valmistellaan päätettäväksi. KIRKOLLISKOKOUS päätti kevään 2015 istuntokaudella, että seurakuntien tilintarkastajien ja varatilintarkastajien tulee olla JHT-tilintarkastajia tai tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastusyhteisön on määrättävä päävastuulliseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. JHTT-tilintarkastaja tai JHTT-yhteisö voi olla seurakuntayhtymän tilintarkastajana edellyttäen, että JHTT-tilintarkastaja tai JHTT-yhteisö rekisteröityy Tilintarkastusvalvonnalle siten, kuin julkishallinnon ja -talouden tarkastuksesta annetun lain 12 :n 3 kohdassa säädetään. Koska vaatimuksena vuoden 2016 alusta on JHT-tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö, on päätös tehtävä uudelleen vuosiksi 2016 2018. Vuosiksi 2015 2018 valitulla Idman Vilén Grant Thornton Oy:llä ei ole JHT-(JHTT-)tilintarkastajia, eikä se ole JHTT-yhteisö, minkä vuoksi se ei voi enää olla tilintarkastajana tilikauden 2015 jälkeen.

5 Kirkkohallituksen yleiskirjeessä 30/2015 on selvitys ko. lain muutoksesta. Kirkkolain ja kirkkojärjestyksen tilintarkastusta koskevia säännöksiä muutettiin vuoden 2016 alusta siten, että niissä otetaan huomioon vuoden 2016 alussa voimaan tuleva uusi tilintarkastusta koskeva lainsäädäntö. Samalla on poistettu tilintarkastusta koskevien lakien kanssa päällekkäistä sääntelyä ja muutettu seurakuntatalouksien tilintarkastusta koskevia säännöksiä siten, että ne vastaavat muita julkishallinnon ja - talouden tilintarkastusta koskevia säännöksiä. Porin seurakuntayhtymän TALOUSSÄÄNTÖ 29 : Tilintarkastus järjestetään seurakuntayhtymän toimivasta johdosta riippumattomaksi. Tilintarkastuksesta vastaavat tilintarkastajat kirkkojärjestyksen ja tämän säännön mukaisesti. Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten kaksi tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa kirkkojärjestyksen määräysten mukaisesti. Valtuustokaudesta 2011 2014 alkaen seurakunnissa ei ole enää ollut luottamushenkilötilintarkastajia eikä tilintarkastajien puheenjohtajaa. Tarjouspyyntö tilintarkastuksesta lähetettiin usealle tilintarkastajalle ja tilintarkastustoimistolle. Lisäksi hankinta ilmoitettiin hankintojen julkiseen ilmoituspalveluun Hilmaan, koska hankinta on hankintalain alainen. Tarjouksen antoi määräaikaan mennessä neljä tarkastustoimistoa, joissa kaikissa oli useita tilintarkastajia. Saapuneet tarjoukset olivat tarkennusten jälkeen tarjouspyynnön mukaisia. Tarjouspyynnössä kysyttiin hintaa 10 tarkastuspäivästä/kalenterivuosi (tilikausi) per tilintarkastaja. Kokonaishinta piti sisällään kirkkojärjestyksen mukaisten tehtävien tilintarkastuksen. Tilikausikohtaisen hinnan pyydettiin sisältävän tilintarkastuspäivien hinnan sekä matka- ja päivärahakulut sekä muut mahdolliset kulut. Lisäksi pyydettiin ilmoittamaan mahdollisten lisätoimeksiantojen arvonlisäveroton tuntiveloitus (euroa tunnilta). Tarjouspyynnössä pyydettiin tieto, varaako tarjouksen antaja mahdollisuuden hintojen tarkistamiseen valtuustokauden aikana vuosina 2016 2018. Mahdollinen vuosittainen korotus on ilmoitettava tarjouksessa prosentteina tai euroina kiinteinä kokonaishintoina vuotta kohti. Laskutus pyydettiin tekemään tehdyn työn perusteella. Tarjouspyynnön mukaan tarjouksista hyväksytään seurakuntataloudelle kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto. Kokonaistaloudellisesti edullisinta vaihtoehtoa arvioidaan seuraavin perustein: 1. Kokonaishinta kirkkojärjestyksen 15 luvun 8 9 pykälien mukaisista tarkastustehtävistä mahdollisine matka- ym. kustannusten korvauksineen, 80 %. 2. Tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön esittämän vastuullisen tilintarkastajan kokemusmäärä seurakuntatalouden sekä kirkon hallinnon ja talouden tuntemuksesta, 15 %.

6 Pisteitä annetaan seuraavasti: Kokemus seurakuntatalouden tarkastuksesta vähintään 10 vuotta = 15 pistettä, 9 vuotta = 13,5 pistettä, 8 vuotta = 12 pistettä jne., 1 vuosi = 1,5 pistettä. Ajasta otetaan huomioon täydet vuodet ja jos tarkastajalla on samaan aikaan ollut yhtä useampi seurakuntatalous tarkastettavana, tältä osin ajan saa laskea 1,5-kertaisena. 3. Tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön esittämän vastuullisen tilintarkastajan kokemusmäärä vähintään 10 yrityksen tai yhteisön samanaikaisesta tilintarkastajana toimimisesta ja niiden tilintarkastustyöstä 5 %. Pisteitä annetaan seuraavasti: Kokemus tilintarkastustyöstä vähintään 10 vuotta = 5 pistettä, 9 vuotta = 4,5 pistettä, 8 vuotta = 4 pistettä jne, 1 vuosi = 0,5 pistettä. Ajasta otetaan huomioon täydet vuodet. Tarjouksen antoivat KPMG Oy Ab, BDO Audiator Ab, TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy ja PwC Julkistarkastus Oy. Nykyinen tilintarkastaja ei jättänyt tarjousta muuttuneiden tilintarkastajavaatimusten vuoksi. Tarjoajien tarjoukset olivat kokonaistarjouksia kahdesta tarkastajasta. Tarjouksissa tilintarkastajien hinnat esitettiin tilintarkastajittain eriteltyinä. Tarjouksen jättäneiltä laskettiin kolmen vuoden tarkastushinta tilintarkastajittain sekä selvitettiin tarkastusvuosien määrät. Tarjoushintojen vertailu tapahtui siten, että kaikkia hintoja verrattiin halvimpaan tarjoushintaan 31.290 euroa/3 vuotta ja hinnat pisteytettiin siten, että halvin hinta sai 80 pistettä. Seuraavaksi halvin tarjous 31.828 euroa/3 vuotta sai suhteessa alimpaan hintaan 78,6 pistettä jne. Tilintarkastajien tarkastusvuosien kokemusmäärät pisteytettiin tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Seuraavassa tarjousten vertailu ja pisteiden laskennan perusteena tarjouksissa esitetyt luvut sekä niistä lasketut arvot:

7 TILINTARKASTUSTARJOUKSET 2016 2018 TARJOUSTEN PISTEYTYS Hinta Srk-kokemus Muu kokemus Yhteensä KPMG Oy Ab Yhteensä pisteet 80,0 15 5 100,0 BDO Audiator Oy Yhteensä pisteet 78,6 15 3,75 97,4 TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy Yhteensä pisteet 70,7 8,6 3,8 83,1 PwC Julkistarkastus Oy Yhteensä pisteet 75,9 7,5 5 88,4 TARJOUSTEN VERTAILUSSA KÄYTETYT HINTA- JA VUOSITIEDOT Hinta,, alv 0 % Srk-kokemus Muu 2016 2018 vuosina kokemus vuosina KPMG Oy Ab 1. tarkastaja 14 640,00 10 10 2. tarkastaja 16 650,00 10 10 Yhteensä 31 290,00 BDO Audiator Oy 1. tarkastaja 16 832,20 10 10 2. tarkastaja 14 995,96 10 5 Yhteensä 31 828,16 TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy 1. tarkastaja 17 700,00 6,5 10 2. tarkastaja 17 700,00 5 5 Yhteensä 35 400,00 PwC Julkistarkastus Oy 1. tarkastaja 16 500,00 0 10 2. tarkastaja 16 500,00 10 10 Yhteensä 33 000,00 Eniten pisteitä valintakriteerien mukaisilla painotuksilla tehdyssä pisteytyksessä sai KPMG Oy Ab. Sen saamat pisteet olivat 100, jotka ovat myös pisteytyksen maksimipisteet.

8 Pisteytysvertailun perusteella ehdotetaan tilintarkastusyhteisöksi vuosille 2016 2018 valittavaksi JHTT-yhteisö KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy ja sen päävastuullisena tilintarkastajana on JHTT, HTM Esko Säilä. Toiseksi tilintarkastajaksi ehdotetaan valittavan KPMG-yhtiöstä JHTT, KHT Mari Säynätjoki. Varatilintarkastajaksi ehdotetaan JHTT-yhteisö KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:tä, jossa päävastuullisena varatilintarkastajana on JHTT, KHT Pertti Keskinen. Toiseksi varatilintarkastajaksi ehdotetaan KPMG-yhtiöstä JHTT, KHT Anne Hakalaa. JOHTORYHMÄ on 11.1.2016 päättänyt puoltaa esitystä. YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 20.1.2016/6 esittää, että KV päättää KV 23.3.2016: Esitys hyväksyttiin. 6 Vuoden 2015 investointiosan muutokset Esittelijä: kiinteistöpäällikkö 1) valita Porin ev.lut. seurakuntayhtymän tilintarkastajaksi vuosiksi 2016 2018 JHTTyhteisö KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n, jonka päävastuullisena tilintarkastajana on JHTT, HTM Esko Säilä ja toisena tilintarkastajana KPMG-yhtiöstä JHTT, KHT Mari Säynätjoki sekä 2) valita Porin ev.lut. seurakuntayhtymän varatilintarkastajaksi vuosiksi 2016 2018 JHTTyhteisö KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n, jonka päävastuullisena varatilintarkastajana on JHTT, KHT Pertti Keskinen ja toisena varatilintarkastajana KPMG-yhtiöstä JHTT, KHT Anne Hakala. 6 Talousarvion vuoden 2015 investointiosa alittui talousarvioon nähden. Alitus johtui pääosin ison siunauskappelin urkuhankinnan siirtymisestä eteenpäin. Asunto Oy Tuomarinkatu 32:n putkistojen peruskorjaus toteutettiin nopealla aikataululla syksyllä 2015. Korjaustyön kustannus oli 30.894 euroa seurakuntayhtymän osakkeen osalta. Investointiosaan oli varattu 10.000 euroa osakehuoneistoihin. Näin ollen osakehuoneistojen kunnostus ylittyi 20.894 eurolla. Teljän kirkon Koivulasalin kunnostus ylittyi 3.866 eurolla. Molemmat ylitykset voidaan kattaa käyttöomaisuuden myynnistä saaduilla tuloilla ja Keski-Porin kirkon urkujen perushuollosta säästyneillä varoilla. JOHTORYHMÄ on kokouksessaan 8.2.2016 päättänyt puoltaa esitystä.

YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 17.2.2016/19 esittää, että KV päättää KV 23.3.2016: Esitys hyväksyttiin. 9 siirtää osakehuoneistojen kunnostukseen 20.894 euroa ja Teljän kirkon Koivulasalin kunnostukseen 3.866 euroa. Siirto tehdään Keski-Pori kirkon urkujen perushuoltoon varatusta summasta ja käyttöomaisuuden myynnistä saadusta tulosta. 7 7 Viestintäpäällikön viran johtosäännön hyväksyminen Esittelijä: hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen päällikkö YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO päätti 20.1.2016/8 merkitä tiedoksi tiedotuspäällikkö Maija-Leena Seppälän virkasuhteen päättymisen 1.9.2016 alkaen eläkkeelle siirtymisen vuoksi. Tiedotuspäällikön virka esitetään muutettavaksi viestintäpäällikön viraksi. YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO on hyväksynyt tiedotuspäällikön viran voimassaolevan johtosäännön 29.10.2002/37. Oheisena liitteenä jaetaan ehdotus viestintäpäällikön viran johtosäännöksi. JOHTORYHMÄ on kokouksessaan 8.2.2016 päättänyt puoltaa esitystä. YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 17.2.2016/24 esittää, että KV päättää KV 23.3.2016: Esitys hyväksyttiin. (liite 2) 1) kumota yhteisen kirkkovaltuuston 29.10.2002/37 hyväksymän tiedotuspäällikön viran johtosäännön 31.8.2016 ja 2) hyväksyä viestintäpäällikön viran johtosäännön 1.9.2016 alkaen. 8 8 Muut asiat KV 23.3.2016: Valtuutettu Sirkka-Liisa Savinen esitti, että valtuutetut antaisivat sähköpostiosoitteensa, jotta tarvittaessa voidaan nopeasti informoida valtuutettuja. Puheenjohtaja Harri Saine kertoi kuvien kera SPR:n Turun arkkihiippakunnan seurakunnille luovuttamasta Ennakkoluuloton edelläkävijä -diplomista ja sen myöntämisperusteista.

10 Maanantaina 21.3. puheenjohtaja ja diakonian viranhaltija Satu Katila olivat Turussa vastaanottamassa diplomia. He edustivat Satakuntaa, Porin Teljän seurakuntaa ja koko Porin seurakuntayhtymää. Muita edustajia oli Turusta, tuomiokapitulista ja Liedosta. (liite 3) 9 9 Valitusosoitus Oheisena liitteenä jaetaan valitusosoitus. KV 23.3.2016: Puheenjohtaja antoi liitteen 4 mukaisen valitusosoituksen. 10 10 Kokouksen päätös Kokouksen päätteeksi puheenjohtaja luki rukouksen. YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Harri Saine puheenjohtaja Hilkka Tommila sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun ja tehtyjen päätösten mukaiseksi Porissa 29.3.2016 Tapio Nummi Pirkko Lindgren Pöytäkirjan nähtävilläolo Ilmoitus pöytäkirjan nähtävilläolosta on ollut Porin ev.lut. seurakuntayhtymän hallintoviraston ja seurakuntien ilmoitustauluilla 31.3. 2.5.2016. Pirjo Rautava ilmoitustaulun hoitaja