2016-2017 Piirikuvernöörin puolison/kumppanin opas
Piirikuvernöörin puolison/ kumppanin opas 2016-2017 Sisällysluettelo Johdanto 1 Osa 1: Tietoja Lionsklubien kansainvälisestä järjestöstä Historia ja tausta 2 Vaalipiirit 6 Kansainvälinen päämaja 8 Kansainväliset tapahtumat 9 Osa 2: Piirikuvernöörin vuosi Piirikuvernöörin vuosi 12 Piirikuvernöörin puolison/kumppanin vastuut 13 Nimikyltit (badge) 45 Pukeutuminen 17 Toimintaohje (protokolla) 18 Piirin isännöintivelvollisuudet 21 Kansainvälisten vieraiden isännöinti 22 Osa 3: Työkalut ja resurssit Työkalut ja resurssit 23 Lions Clubs Internationalin päämaja 24 Piirin organisaatiokaavio 28 Asenteen merkitys 29 Ajanhallintamenetelmiä 30 Muutosten hyväksyminen ja hallinta 32 Lions Clubs Internationalin verkkosivujen käyttäminen 33
Piirikuvernöörin puolison/ kumppanin opas 2016-2017 Johdanto Tervetuloa tutustumaan vuoden 2016-2017 piirikuvernöörin puolison/kumppanin oppaaseen. Piirikuvernöörin puolisona/kumppanina tulet olemaan näyttävässä ja tärkeässä roolissa tulevien kuukausien aikana. Tämä opas on suunniteltu valmistelemaan sinua edessä olevaan kiireiseen vuoteen. Oppaasta löydät seuraavat tiedot: 1. Katsauksen järjestömme historiaan ja taustaan 2. Tietoja piirikuvernööri-elektien seminaarista ja kansainvälisestä vuosikokouksesta Fukuokassa, Japanissa, joka aloittaa virallisesti piirivernöörien kauden 3. Tietoja omista velvollisuuksistasi piirikuvernöörin puolisona/kumppanina 4. Tietoa työkaluista ja resursseista, aina Kansainvälisen päämajan yhteystiedoista LCI:n verkkosivuilta löytyviin resursseihin ja myönteisen asenteen omaksumiseen ja ajan hallintaan, sekä muutosten hyväksymiseen ja hallintaan Hyödynnä tätä opasta työkaluna, käsikirjana ja viiteoppaana seuraavien kuukausien aikana. Muista, että oman roolisi täyttäminen vaikuttaa hyvin paljon piirikuvernöörisi vuoden onnistumiseen. Sivu 1
Piirikuvernöörin puolison/ kumppanin opas 2016-2017 ME PALVELEMME Vuonna 1917 chicagolainen liikemies Melvin Jones visioi organisaation joka palvelisi heitä jotka tarvitsevat apua. Tänä päivänä Lions Clubs International on maailman suurin palveluklubijärjestö. Sillä on yli1,4 miljoonaa jäsentä 46 000 klubissa. Näkemys tavoitteestamme Toimia maailmanlaajuisena johtajana yhteisö- ja humanitäärisessä palvelussa. Näkemys tehtävästämme Mahdollistaa vapaaehtoisten palvelutyö paikkakunnillaan, vastata humanitäärisiin tarpeisiin, rohkaista rauhaan ja edistää kansainvälistä yhteisymmärrystä lionsklubien välityksellä. Sivu 2
Piirikuvernöörin puolison/ kumppanin opas 2016-2017 Lions Clubs Internationalin päämäärät ja eettiset periaatteet Tarkoitukset Järjestää, perustaa ja valvoa lionsklubeina tunnettuja palveluklubeja. Koordinoida lionsklubien aktiviteetteja ja standardisoida niiden hallinnointia. Luoda ja ylläpitää yhteisymmärrystä maailman kaikkien kansojen keskuudessa. Edistää hyvän hallinnon ja hyvän kansalaisuuden periaatteita. Seurata aktiivisesti yhteisön paikallista, kulttuurillista, sosiaalista ja moraalista hyvinvointia. Yhdistää klubit ystävyyden, toveruuden ja yhteisymmärryksen sitein. Järjestää foorumi jäseniä kiinnostavien asioiden avointa käsittelyä varten, kunhan klubin jäsenet eivät väittele puoluepolitiikasta ja uskonnosta. Rohkaista palveluhaluisia ihmisiä työhön paikkakuntansa hyväksi ilman henkilökohtaista taloudellista hyötyä, sekä tehokkaaseen ja korkeat eettiset vaatimukset täyttävään toimintaan kaupan, teollisuuden, eri ammattien ja julkisen toiminnan aloilla sekä yksityisessä yritystoiminnassa. Lionsperiaatteet Näytän uskoni ammattini arvoon työskentelemällä uutterasti, jotta saan mainetta palveluni laadusta. Tavoittelen menestystä ja vaadin itselleni kuuluvan oikeudenmukaisen korvauksen tai voiton, mutten hyväksy voittoa tai menestystä, jonka seurauksena menetän itsekunnioitukseni, koska olen toiminut epäoikeudenmukaisesti tai kyseenalaisesti. Muistan, että liiketoimintani kehittäminen ei edellytä muiden tuhoamista. Olen uskollinen asiakkailleni ja rehellinen itselleni. Aina kun epäilen asemani tai toimintani oikeellisuutta tai eettisyyttä, ratkaisen nämä epäilyt. Pidän ystävyyttä tavoitteena, en keinona. Tosiystävyys ei ole riippuvainen keskinäisistä palveluista, vaan tosiystävyys ei vaadi mitään ja hyväksyy palvelun siinä hengessä, jossa se annettiin. Muistan aina velvollisuuteni kansalaisena kansakunnalleni, maalleni ja yhteisölleni, jotta olen niille vankkumattoman uskollinen sanoissa ja teoissa. Annan niille vapaasti ajastani, työvoimastani ja varallisuudestani. Autan muita tarjoamalla sympatiaa ahdistuneille, apua heikoille ja omistani vähäosaisille. Olen varovainen kritiikin suhteen ja avokätinen kiitoksessa. Pyrin rakentamaan tuhoamisen sijaan. Sivu 3
Piirikuvernöörin puolison/ kumppanin opas 2016-2017 Lions Clubs Internationalin historia 2017 2014 2005 2017: Lionit juhlivat 100-vuotisjuhlaa ja palvelun ensimmäistä vuosisataa! 2014: Lionit käynnistävät satavuotisjuhlan palveluhaasteen, maailmanlaajuisen ohjelman, jonka tavoite on palvella sataa miljoonaa ihmistä eri puolilla maailmaa. 2005: LCIF käynnistää SightFirst II -kampanjan jatkaakseen varojen hankintaa maailmanlaajuisten näkökykyprojektien tukemiseksi. 1990 1990: LCIF aloittaa SightFirst -kampanjan. 1989 1989: Rauhanjulistekilpailu aloitetaan. 1987 1987: Lionsklubit avataan naisjäsenille. 1968 1957 1954 1925 1968: LCIF perustetaan. 1957: Ensimmäinen leoklubi perustetaan. 1954: "Me palvelemme" valitaan kansainvälisen lionsklubien järjestön motoksi. 1925: Helen Keller pyytää lioneita ryhtymään sokeiden ritareiksi taistelussa pimeyttä vastaan, jonka pohjalle perustuu LCI:n missio näkökyvyn ja siihen liittyvien palveluiden tarjoajana. 1920 1920: Lionsklubien järjestöstä tuli kansainvälinen järjestö, kun Kanadaan perustettiin maan ensimmäinen klubi. 1917 1917: Chicagolainen liikemies Melvin Jones perusti lionsklubien järjestön. Sivu 4
Piirikuvernöörin puolison/ kumppanin opas 2016-2017 Vaikutuksemme On mahdotonta arvioida lionien vaikutusta maailmassa pelkkien numeroiden perusteella, mutta tilastot antavat hyvän yleiskatsauksen siitä miten ja missä lionit palvelevat. 68 000 000: Näin monta ihmistä on saanut apua joulukuuhun 2015 mennessä sen jälkeen kun Lions Clubs Internationalin satavuotisjuhlien palveluhaaste aloitettiin kesäkuussa 2014. Lionsklubeja on haastettu järjestämään palveluprojekteja neljällä avainalueella: Nuoriso, Näkökyky, Nälän helpottaminen ja Ympäristö. 30 000 000: Siitä lähtien, kun SightFirst-ohjelma perustettiin vuonna 1990, se on ollut avainroolissa sokeuden vähentämisessä maailmanlaajuisesti. SightFirstin ansiosta yli 30 miljoonan ihmisen näköä on pystytty parantamaan tai se on pystytty palauttamaan. 41 000 000: Lionien tuhkarokkoaloitteen pilottivaiheessa rokotettiin 41 miljoonaa lasta Etiopiassa, Madagascarilla, Malissa ja Nigeriassa tuhkarokkoa vastaan, joka on yleisin syy lapsuusiän sokeutumiseen. 13 000 000: Lions Quest, koulupohjainen elämäntaitojen opetusohjelma auttaa yli 13 miljoonaa nuorta ympäri maailman. 251 000 000: Mectizan -lääkeannosten määrä joita LCIF on jakanut köyhille 15 maassa jokisokeuden hoitoon ja kontrollointiin. 4 000 000: Määrä lapsia liki 100 maassa jotka ovat osallistuneet Rauhanjulistekilpailuun sen käynnistyttyä vuonna 1989. Sivu 5
Piirikuvernöörin puolison/ kumppanin opas 2016-2017 Kansainväliset vaalipiirit Lionsklubien kansainvälinen järjestö on jaettu seitsemään kansainväliseen vaalipiiriin. Nämä alueet ovat: Kansainvälinen vaalipiiri I: - Yhdysvallat ja sen alueet - Bermuda - Bahamasaaret Kansainvälinen vaalipiiri II: - Kanada Kansainvälinen vaalipiiri III: - Etelä-Amerikka - Väli-Amerikka - Meksiko - Karibianmeren saaret Sivu 6
Piirikuvernöörin puolison/ kumppanin opas 2016-2017 Kansainvälinen vaalipiiri IV: - Eurooppa Kansainvälinen vaalipiiri V: - Kauko-Itä - Kaakkois-Aasia Kansainvälinen vaalipiiri VI: - Intia - Etelä-Aasia - Afrikka - Lähi-Itä Kansainvälinen vaalipiiri VII: - Australia - Uusi-Seelanti - Papua Uusi Guinea - Indonesia - Eteläisen tyynen valtameren saaret *Täydellinen lista maista ja maantieteellisistä alueista löytyy Lions Clubs Internationalin hallituksen käsikirjasta, kappaleesta X. Käsikirja löytyy LCI:n verkkosivuilta. Sivu 7
Piirikuvernöörin puolison/ kumppanin opas 2016-2017 Lions Clubs Internationalin päämaja 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL 60523-8842 USA Lions Clubs Internationalin päämajarakennuksessa Oak Brookissa (Illinois, USA) työskentelee noin 275 työntekijää. Kansainvälinen päämaja on tärkeä resurssi kaikille lioneille. Saatat olla yhteydessä tiettyihin jaostoihin ja osastoihin useammin kuin muihin, mutta jokainen kansainvälisen päämajan jaosto ja osasto on valmis tarjoamaan sinulle apua ja neuvoja aina kun niitä tarvitaan. Lisätietoja Kansainvälisen järjestön päämajasta, mukaan lukien jaostojen kuvaukset ja yhteystiedot, voit lukea tämän oppaan sivuilta 23-26. Sivu 8
Piirikuvernöörin puolison/ kumppanin opas 2016-2017 Kansainväliset tilaisuudet Tämän tapahtumarikkaan vuoden 2016 alkuun sinut kutsutaan osallistumaan Fukuokassa, Japanissa järjestettävään piirikuvernööri-elektien (DGE) seminaariin. Seuraavilla sivuilla annetaan lyhyt kuvaus tästä tapahtumasta. Sinun kannattaa keskustella nykyisten ja entisten piirikuvernöörien puolisoiden/kumppaneiden kanssa, sillä heillä on ensikäden tietoa ja kokemusta seminaarista, mitä siellä tapahtuu ja miten kansainväliseen vuosikokoukseen kannattaa varautua. DGE-seminaari (päivämääriin voi tulla muutoksia) Tiistai, 21. kesäkuuta 2016 DGE-ilmoittautuminen* Valokuvaus* Yksittäispiirien perehdytys Keskiviikko, 22. kesäkuuta 2016 Avajaisseremonia* Luokkahuoneistunnot Lounas Luokkahuoneistunnot Torstai, 23. kesäkuuta 2016 Yleisistunto 1: Kansainvälinen teema* Puolisoiden/kumppaneiden istunto* Luokkahuoneistunnot Lounas Luokkahuoneistunnot Perjantai, 24. kesäkuuta 2016 Yleisistunto: LCIF* Yleisistunto: Lakiasiain jaoston seminaari* Luokkahuoneistunnot Lounas Luokkahuoneistunnot Päätösistunto* Juhlaillallinen* *Puolisoiden/kumppaneiden odotetaan osallistuvan tähän DGE-seminaarin tapahtumaan Kansainvälinen vuosikokous (päivämääriin voi tulla muutoksia) Perjantai, 24. kesäkuuta 2016 Näyttelyhalli ja vuosikokouksen palvelukeskus Lauantai, 25. kesäkuuta 2016 Kansainvälinen paraati Näyttelyhalli ja vuosikokouksen palvelukeskus Kansainvälinen show Sunnuntai, 26. kesäkuuta 2016 Avajaisistunto Näyttelyhalli ja vuosikokouksen palvelukeskus Seminaarit Maanantai, 27. kesäkuuta 2016 Toinen yleisistunto Näyttelyhalli ja vuosikokouksen palvelukeskus Seminaarit Entisten kansainvälisten presidenttien/entisten kansainvälisten johtajien/entisten piirikuvernöörien juhlaillallinen Tiistai, 28. kesäkuuta 2016 Äänestys Viimeinen yleisistunto - Kauden 2016-2017 kansainvälisen presidentin ja piirikuvernöörien virkaanasettaminen (Puolisot ovar tervetulleista kaikkiin Vuosikokouksen tapahtumiin.) Sivu 9
Tulevien piirikuvernöörien seminaari Noin 750 piirikuvernööri-elektiä ympäri maailmaa sekä heidän puolisonsa/kumppaninsa kokoontuvat kolmipäiväiseen 2016 Piirikuvernöörielektien seminaariin joka edeltää kansainvälistä vuosikokousta, Fukuokassa, Japanissa. Seminaarin tarkoitus on auttaa tulevia piirikuvernöörejä valmistautumaan johtotehtäviin piireissään ja varustaa heidät viimeisimmillä tiedoilla koskien vuoden 2016-2017 kansainvälisen presidentin teemaa. Piirikuvernööri-elektin puolisona/kumppanina sinut on kutsuttu osallistumaan useisiin seminaarin tilaisuuksiin, kuten Avajaisistunto, Puolisoiden/kumppaneiden istunnot, kaikki yleisistunnot, DGE-seminaarin päätöstilaisuus sekä juhlabanketti. Seminaarin ilmoittautumisessa saat paketin joka sisältää DGE-seminaari- ja vuosikokousohjelmat, nimikyltit, kutsut tilaisuuksiin sekä muuta hyödyllistä materiaalia. Vuosikokousohjelmakirjasesta löytyvät kaikki tapahtumat sekä niiden aikataulut ja sijainnit. Sivu 10
2016 kansainvälinen vuosikokous Fukuoka, Japani Noin 35 000 Lions-jäsentä ympäri maailmaa tulee osallistumaan Lionsklubien kansainvälisen järjestön vuosikokoukseen Fukuokassa, Japanissa. Kansainvälinen vuosikokous on tilaisuus jossa jäsenet pääsevät kertomaan mielipiteensä järjestön tulevaisuudesta äänestämällä virkailijoita, johtajia ja muutoksia järjestön sääntöön ja ohjesääntöihin. Kansainvälinen vuosikokousohjelma sisältää myös myös tiedotus- koulutustyylisiä tilaisuuksia joissa keskustellaan lioneita kiinnostavista asioista, sekä tapahtumia kuten Kansainvälinen Show, Kansainvälinen paraati sekä tilaisuudet näyttelyhallissa. Toivomme sinun osallistuvan kaikkiin vuosikokouksen tapahtumiin. Istuntojen lisäksi tulet kuulemaan myös erinomaisia puhujia ja nauttimaan muista ohjelmista. Vuosikokouksen päätösistunnossa puolisosi/kumppanisi tulee vannomaan piirikuvernöörin virkavalansa ja hänen elekti-nauhansa poistetaan, symboloiden piirikuvernöörin työvuoden alkamista! Vuosikokous on erinomainen tilaisuus piirikuvernöörien puolisoille ja kumppaneille oppia lisää Kansainvälisestä järjestöstämme, sen ohjelmista ja nauttia yhteishengestä maailman lioneiden kesken. Se on muistorikas tapa aloittaa vuosi piirikuvernöörin puolisona/kumppanina, joten ota kaikki irti tästä ainutlaatuisesta tapahtumasta! Tulevat kansainväliset vuosikokoukset 30.6. 4.7.2017 Chicago, Illinois, USA 29.6. 3.7.2018 Las Vegas, Nevada, USA 5. 9.7.2019 Milano, Italia 26. 30.6.2010 Singapore Sivu 11
Piirikuvernöörin vuosi Piirikuvernöörin virka on aikaa vievä, se vaatii kärsivällisyyttä, joustavuutta, johtamistaitoja ja pitkäjänteisyyttä. Samaa voidaan sanoa piirikuvernöörin puolison / kumppanin osalta. Se, että olet tietoinen tämän sitoumuksen vaativuudesta etukäteen auttaa sinua ja teitä kumpaakin onnistumaan. Yhdessä työskennellessänne tapaatte monia mahtavia ihmisiä, solmitte ystävyyssuhteita, matkustatte uusiin paikkoihin ja ennen kaikkea: vaikutatte myönteisesti piirissänne. Sivu 12
Piirikuvernöörin puolison / kumppanin vastuut Piirikuvernöörin puolisona/kumppanina sinulla on myös monia tehtäviä tukiessasi kuvernööriäsi hänen kautensa aikana: Roolisi täyttäminen palvelupartnerina Et ehkä ole itse lionjäsen, mutta olet kuitenkin piirikuvernöörin puoliso/kumppani. Hänen palvelupartnerinaan sinun tulee palvella lionshengessä ja lionien nimissä, piirikuvernöörisi rinnalla. Palvelukumppanin tehtäviä ovat: tapahtuman tai lounaan isännöiminen piirin/moninkertaispiirin tilaisuuksissa, alkuesittelyiden tekeminen, tapahtuman juontajana toimiminen, jne. Huomaa myös, että jos olet vieraana erityistilaisuudessa, sinua pyydetään ehkä istumaan pääpöydässä. Piirikuvernöörisi auttaminen ajan ja energian löytämiseksi kun hän toimii tässä tärkeässä virassa Piirikuvernöörin aikataulu on haastava. On hyvä, että keskustelette ja viestitte selkeästi tulevista tapahtumista ja kokouksista. Lisäksi kannattaa muistaa henkilökohtaisten menojen aikataulutus hyvissä ajoin (perhetapahtumat, työmatkat, lomat, jne.) Voit lukea tehokkaasta ajanhallinnasta lisää tämän oppaan sivulta 30. MUISTA: Kanna aina nimikylttiäsi (badge), oikealla puolella, virallisissa tapahtumissa Ole aina ajoissa Ole huomaavainen istuessasi pääpöydässä Jos sinulle ojennetaan lahja, varaudu kiittämään ryhmää Hyödynnä resursseja kuten: piirikuvernöörin hallitus, moninkertaispiirin kuvernöörineuvosto, kuvernöörineuvoston puheenjohtaja, entisten piirikuvernöörien puolisot/kumppanit ja kansainvälisen päämajan henkilökunta Oak Brookissa, Illinoisissa, Yhdysvalloissa Sivu 13
Lions Clubs International Badge-lista 2 sinistä viistoa raitaa Vasen yläkulma Metallinhohtoinen kultareunus 3 W X 2 H 76mm X 51mm 2 sinistä viistoa raitaa Oikea alakulma Metallinhohtoinen kultareunus 3 W X 2 H 76mm X 51mm 1 sininen viisto raita Vasen yläkulma Metallinhohtoinen kultareunus 3 W X 2 H 76mm X 51mm 1 sininen diagonaalinen raita Oikea alakulma Metallinhohtoinen kultareunus 3 W X 2 H 76mm X 51mm Metallinhohtoinen kultareunus 3 W X 2 H 76mm X 51mm Kansainvälinen presidentti Edellinen kansainvälinen presidentti Entinen kansainvälinen presidentti Ensimmäinen varapresidentti Toinen varapresidentti Kansainvälinen johtaja Entinen kansainvälinen johtaja Hallintovirkailija LCI ryhmänjohtaja LCI:n jaostonjohtaja Vuosikokouksen erityistoimikunnan jäsen Metallinhohtoinen kultareunus 3 W X 2 H 76mm X 51mm Piirikuvernööri Sivu 14
Metallinhohtoinen kultareunus 2 W X 3 H 51mm X 76mm Entinen piirikuvernööri Metallinhohtoinen kultareunus 2 W X 2 H 51mm X 51mm Varapiirikuvernööri Metallinhohtoinen kultareunus 2,5 63mm Piirihallituksen sihteeri (Nykyinen ja entinen) Piirihallituksen rahastonhoitaja (Nykyinen ja entinen) Piirihallituksen sihteerirahastonhoitaja (Nykyinen ja entinen) Alueen puheenjohtaja (Nykyinen ja entinen) Lohkon puheenjohtaja (Nykyinen ja entinen) Metallinhohtoinen kultareunus 2,5 W X 2,5 H 63mm X 63mm Kuvernöörineuvoston puheenjohtaja Entinen kuvernöörineuvoston puheenjohtaja Sivu 15
Järjestön virallisissa nimikilvissä (bagdes) tulee olla lionsmerkki, valkoinen tausta, musta teksti ja keltaiset (virkailija), vihreät (aikuiskumppani) tai siniset (henkilökunta) reunat. Kansainvälisen presidentin ja tämän aikuiskumppanin nimikilvet voivat erota toisistaan väreissä. Sana "puoliso", "vaimo", "aviomies", "poika", "tytär", "partneri", tai "palvelupartneri" tai muu nimike voidaan korvata sanoilla "aikuiskumppani". Nimikyltit tulee kiinnittää puseron tai jakun oikealle puolelle. Kun kättelet toista henkilöä, hän näkee helposti nimikyltin. Sivu 16
Ohjeita pukeutumiseen Piirikuvernöörin vuoden aikana tulet osallistumaan moniin tilaisuuksiin, joista monet vaativat tietynlaista pukeutumista. Alla olevassa taulukossa on lueteltu erityyppiset tapahtumat joihin sinä ja piirikuvernöörisi tulette osallistumaan sekä niihin suositellut asut. On kuitenkin hyvä aina varmistaa tilaisuuden järjestäjältä mitkä heidän suosituksensa pukeutumisen suhteen ovat. TAPAHTUMA NAISET MIEHET Virallinen Pitkä tai lyhyt cocktailasu tai kansallisasu Musta tai valkoinen illallistakki Epävirallinen Puku tai irtopuku johon pukeutuisit esim. teatteriin, parempaan ravintolaan, tms. Businesspuku Moninkertaispiirin/ piirin tilaisuus Moninkertaispiirin ohjeistuksen mukaan Arki Housut, hame, tai mekko johon pukeutuisit ostoksille tai matkalle. Shortseja ja farkkuja ei usein käytetä* Housut ja lyhythihainen kauluspaita; neule tai irtotakki. Solmio ei ole tarpeellinen* *Arki -tyylin määritelmä vaihtelee kulttuureittain ja joskus määräytyy tilaisuuden mukaan. Ota nämä asiat huomioon ja käytä omaa harkintakykyäsi. Sivu 17
Virallinen protokolla Seuraavaa protokollaa noudatetaan Lionsklubien kansainvälisen järjestön virallisissa tilaisuuksissa. Vain pääpuhujan oletetaan mainitsevan kaikki läsnäolevat arvohenkilöt. Arvojärjestys Lionit tulee mainita seuraavassa järjestyksessä: 1. Kansainvälinen presidentti 2. Edellinen presidentti/lcif:n puheenjohtaja 3. Kansainväliset varapresidentit (arvon mukaan) 4. Entiset kansainväliset presidentit (b) 5. Kansainväliset johtajat (Hallituksen nimeämät henkilöt)* (a) 6. LCIF:n hallitus 7. Entiset kansainväliset johtajat (c) 8. Kansainväliset GLT/GMT-koordinaattorit, perhe ja naisjäsenten koordinaattori (FWC) (a) 9. Vaalipiirin GLT/GMT-aluejohtaja 10. LCIF-aluekoordinaattorit ja alueelliset koordinaattorit, FWC/GLT/GMT-aluejohtajat ja erityisalueiden neuvonantajat/japanin vaalipiirin varajohtajat (a) 11. Puheenjohtaja, Kuvernöörineuvosto (a) 12. Piirikuvernöörit 13. Kansainväliset hallintovirkailijat/vaalipiirien johtavat virkailijat 14. Edellinen kuvernöörineuvoston puheenjohtaja 15. Entiset kuvernöörineuvoston puheenjohtajat (a) 16. Moninkertaispiirin FWC/GLT/GMT ja LCIF-koordinaattorit 17. Edellinen piirikuvernööri (a) 18. Varapiirikuvernöörit (arvon mukaan) 19. Moninkertaispiirin toimikuntien puheenjohtajat (a) 20. Entiset piirikuvernöörit (a) 21. Moninkertaispiirin sihteeri (vapaaehtoinen) (a) 22. Moninkertaispiirin rahastonhoitaja (vapaaehtoinen) (a) 23. Piirisihteerit (a) 24. Piirin rahastonhoitaja (a) 25. Piirin FWC/GLT/GMT ja LCIF-koordinaattorit (a) 26. Aluejohtaja (a) 27. Lohkojohtaja (a) 28. Piirin toimikunnan puheenjohtaja (a) 29. Klubipresidentit (a) 30. Edelliset klubipresidentit (a) 31. Klubin entiset presidentit (a) 32. Klubisihteerit (a) 33. Klubin rahastonhoitaja (a) 34. Moninkertaispiirin sihteeri (henkilökunta) (a) 35. Moninkertaispiirin rahastonhoitaja (henkilökunta) (a) 36. Piirin hallintosihteeri (henkilökunta) (a) Sivu 18
* Kansainvälisen presidentin nimeämän kansainvälisen hallituksen toimikuntien henkilöt ja LCIF:n työvaliokunnan jäsenet tulee esitellä tai muutoin huomioida ennen lioneita, jotka ovat olleet samoissa tehtävissä. Heidän nimityksensä tulee huomioida esittelyjen aikana. Merkintöjen selitykset: (a) Kun paikalla on useampi kuin yksi, heidät esitellään aakkosjärjestyksessä heidän sukunimensä ensimmäisen kirjaimen mukaan. Jos ensimmäinen kirjain on sama, siirrytään seuraavaan kirjaimeen, jne. Jos sukunimet ovat samat, noudatetaan samaa sääntöä etunimen suhteen; jos nämäkin ovat samoja, sitten käytetään toista nimeä. Sellaisessa epätavallisessa tilanteessa, että kaksi nimeä ovat täysin identtiset, se jolla on pidempi lionsura, esitellään ensin. (b) Kun paikalla useampi kuin yksi, tulee viimeisimpänä virassa palvellut esitellä ensin. (c) Kun paikalla on useampi kuin yksi, on arvojärjestys sama kuin entisten kansainvälisten presidenttien kohdalla (kts.kohta [b]). Jos paikalla on useampi kuin yksi samana vuonna virassa palvellut kansainvälinen johtaja, käytetään kohdan (a) kriteeriä. Muuta tietoa: Jos yhdellä lionilla on useampi kuin yksi virka, tulee hänen korkeampi virkansa huomioida ensin. Alueilla, joilla on muita virkoja kuin edellä mainitut, tulee ne huomioida paikallisen tavan mukaisesti, kuitenkin antaen aina etusija vaaleilla valituille viroille ennen virkaan nimitettyjä. On suositeltavaa, että Melvin Jones -jäsenet esitellään ryhmänä. Kun esitellään puhujat, heidän asemansa Melvin Jones -jäseninä pitäisi mainita. Ei-lion merkkihenkilöt Merkkihenkilöt, jotka eivät ole lioneita, tulee huomioida paikallisten tapojen ja/tai protokollan mukaan, pitäen kuitenkin mielessä, että mikäli pääpuhuja ei ole lion, tulee hänet istuttaa puheenjohtajan viereen (katso seuraava sivu). Pääpöydän istumajärjestys Kokouksen johtaja tulee aina istuttaa kaikkein keskeisimmälle paikalle pöydässä (kaavio 1) silloin kun tilassa ei ole puhujan koroketta. Tapahtuman pääpuhuja istuisi tämän vieressä, paikkanumerolla 2, sitten muut lion merkkihenkilöt arvojärjestyksen mukaisesti. Mikäli vaan mahdollista, tulisi istumapaikkoja olla puheenjohtajan (joka on yleensä klubipresidentti, piirikuvernööri, kuvernöörineuvoston puheenjohtaja tai kansainvälinen presidentti) kummallakin puolella yhtä monta. Sivu 19
Kaavio 1 (Yleisö) 7 5 3 1 2 4 6 Kaavion 2 mukaisesti, istumajärjestys pääpöydässä jossa on puhujan koroke on sama, paitsi että kokouksen puheenjohtaja istuu aina puhujan korokkeen vasemmalla puolella (kasvot yleisöön päin) ja pääpuhuja istuu oikealla. Kaavio 2 (Yleisö) 7 5 3 1 Koroke 2 4 6 8 Kaavio 2 Puolisoiden ollessa paikalla, istuvat he aina jäsenen vasemmalla puolella pöydän keskiosasta vasemmalle ja jäsenen oikealla puolella pöydän keskiosasta oikealle. Juontaja ja kokoussihteerit Joissain tilaisuuksissa juontaja (eli MC, Master of Ceremonies) on joku muu kuin puheenjohtaja ja muu johtava virkailija. Siinä tapauksessa hänen istumapaikkansa on paikallisten tapojen mukaisesti jomman kumman pöydän päädyistä. Mikäli hänen paikkansa määräytyy kuitenkin arvojärjestyksen mukaan (jos hän on esim. entinen kansainvälinen presidentti ja kyseessä on vaikkapa piirin tapahtuma), noudata silloin arvojärjestyksen mukaista istumajärjestystä. Joissakin harvoissa tapauksissa nimitetään kokoussihteeri, mutta silloinkin noudatetaan paikallisia tapoja. Useampi pääpöytä Jos pääpöytiä on useampi kuin yksi, tulee korkea-arvoisinta pöytää pitää pääpöytänä. Samanarvoisia lioneita ei tule istuttaa kahteen eri pöytään. Pääpöydän esittely Pääpöydän esittely tulee aloittaa puheenjohtajasta tai muusta kokousta johtavasta virkailijasta ja jatkaa arvojärjestyksen mukaisesti aloittaen alimmasta arvosta ja päättäen korkea-arvoisimpaan lioniin. Jos puolisot ovat paikalla, tulee heidät esitellä jäsenten yhteydessä, jäsen ensin (esim. Entinen kansainvälinen johtaja Matti Meikäläinen ja hänen vaimonsa Maija"). Kansallishymnit Kun kansainvälisen hallituksen (hallituksen nykyisiä tai entisiä jäseniä) virallisia edustajia on läsnä toisesta maasta tilaisuudessa, jossa yleensä soitetaan kansallishymnit, tulee heiltä tiedustella haluavatko he heidän kansallishymninsä soitettavan. Sivu 20
Piirin isännöintivelvollisuudet Sinä ja piirikuvernöörisi isännöitte kaikkia piirin tilaisuuksia. Vaikka nämä tilaisuudet vaihtelevat kokonsa ja tunnelmansa mukaan, on hyvä olla selvillä piirin tapahtumiin liittyvistä yleisistä isännöintivelvollisuuksista. Nämä tilaisuudet vaihtelevat piireittäin -- kehoitamme sinua keskustelemaan edeltäjiesi kanssa isännöintiin liittyvistä käytännöistä piirissänne. Esittelyt Sinua saatetaan pyytää esittelemään merkkihenkilöiden puolisot/kumppanit. Varmista, että tiedät miten heidän nimensä lausutaan ja mitkä heidän arvonimikkeensä ovat. Hallituksen kokoukset Hallituksen kokoukset ovat tilaisuus joissa sinulla on tärkeä rooli. Piirikuvernöörin puolisona/kumppanina on sinulla vastuu kaikkien hallituksen jäseten puolisoiden ja kumppanien tervehtiminen ja esitteleminen toisilleen. Koska nämäkin tilaisuudet vaihtelevat piireittäin, kannattaa sinun kysyä edellisen piirikuvernöörin puolisolta/kumppanilta mitkä tehtävät erityisesti ovat sinun kontollasi. Piirin kokoukset Jos kokoukseen kutsutaan puolisot/kumppanit, tulee sinun silloin osallistua kokouksen suunnitteluun. Pyri oma-aloitteisesti laatimaan ohjelmaa joilla puolisot/kumppanit viihtyvät tilaisuudessa myös. Voit tällä tavoin rohkaista yhä useampia puolisoita ja kumppaneita osallistumaan lionstoimintaan, mikä saattaa lopulta johtaa jäsenkasvuun koko piirin alueella. MUISTA: Ole säännöllisessä yhteydessä kokousten ja tilaisuuksien puheenjohtajien kanssa jotta sinä ja piirikuvernöörisi olette aina ajan tasalla muutoksista ja tapahtumaaikatauluista. Seurallisissa tapahtumissa joihin puolisot/kumppanit osallistuvat on hyvä varata nimilaput puolisoille/kumppaneille joilla ei sellaisia omasta takaa ole. Mikäli soveliasta, ehdota/suunnittele puolisoille/kumppaneille oma aktiviteetti. Jos isännöitte vierailevia merkkihenkilöitä tai muita vieraita ja piirikuvernöörisi on estynyt toimimaan heidän seuralaisenaan, nimitä toinen lion toimimaan heidän seuralaisenaan. Sivu 21
Kansainvälisten vieraiden isännöinti Piirinne omien vieraiden lisäksi sinua ja piirikuvernööriäsi saatetaan pyytää isännöimään myös kansainvälisiä vieraita. Jokainen piiri on oikeutettu yhteen kansainvälisen virkailijan tai johtajan vierailuun puhujana piirikuvernöörin kauden aikana, joten on tärkeää valmistautua tällaisiin vierailuihin. Isännöintivelvollisuudet lankeavat ensisijaisesti sinulle ja piirikuvernöörille, mutta on hyvä ottaa mukaan myös muita piirinne lioneita jotka voivat auttaa tilaisuuden onnistumisessa. Kutsu moninkertaispiirinne kansainvälinen perhe (jos sellainen on) ja muita lionjohtajia pitämään kansainvälisille vieraille seuraa ja viihdyttämään heitä. Vaikka kansainvälisten vieraiden isännöintiin liittyykin muutamia perussääntöjä, on eri kulttuureissa usein omat tapansa osoittaa vieraanvaraisuutta. Jos et ole varma miten kansainväliseen vierailuun tulee valmistautua, pyydä neuvoa entisiltä piirikuvernööreistä ja heidän puolisoiltaan joilla on kokemusta isännöinnistä. MUISTA: Ennen vierailua vieraalle tulisi antaa tiedot tilaisuudesta, aikataulu, ohjelma, pukeutumiskoodi, sekä taustatietoja piiristä. Jos vieraanne odotetaan puhuvan tilaisuudessa, hänelle tulisi antaa hyvissä ajoin etukäteen ehdotukset puheen aiheesta sekä pituudesta. Kun vieraanne saapuu, mene piirikuvernöörin kanssa häntä vastaan joko lentokentälle, juna-asemalle tai hotelliin. Käykää läpi tapahtuman yksityiskohdat vieraan kanssa ja antakaa hänelle aikaa asettua ja levätä. Voit harkita tapahtuman tai kiertoajelun järjestämistä vierailukokemuksen tekemiseksi ikimuistoiseksi. Jos harkitsette lahjan ojentamista vieraallenne, kuten vaikkapa LCIFlahjoituksen tekemistä hänen nimissään, on kokous tai piirinne tilaisuus sopiva paikka sen tekemiselle. Muistakaa lähettää vieraalle kiitoskortti tai -viesti jälkeenpäin. Kohdelkaa vierastanne kuten kohtelisitte perheenne jäsentä tai läheistä ystävää. Olkaa huomaavaisia kaikissa mahdollisissa käänteissä jotta vieraanne kokemus olisi miellyttävä. Sivu 22
Työkalut ja resurssit Seuraavilta sivuilta löytyy tietoja ja viitteitä joista sinulle on hyötyä tulevien kuuakausien aikana. Tässä osiossa käsitellään seuraavat työkalut ja resurssit: Lionsklubien kansainvälisen järjestön päämajan yhteystiedot Sivu 24 LCI:n piirien organisaatiokaavio Sivu 28 Asenteen merkitys Sivu 29 Ajanhallinta Sivu 30 Muutosten hyväksyminen ja hallinta Sivu 32 Lions Clubs Internationalin verkkosivujen käyttäminen Sivu 33 Sivu 23
Lions Clubs Internationalin päämaja Yleiset yhteystiedot: Postitusosoite: Lions Clubs International Headquarters 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL 60523-8842 USA Puhelin: +1-630-571-5466 Toimisto on avoinna lioneille ja vierailijoille klo 8.00-16.30 CST, maanantaista perjantaihin. Aika, maanantaista perjantaihin. KANSAINVÄLISEN PÄÄMAJAN RYHMÄT PIIRI- JA KLUBIPALVELUT SEKÄ JOHTAJAKOULUTUKSEN KEHITYSRYHMÄ Piiri- ja klubihallinto Sähköposti: districtadministration@lionsclubs.org Avustaa piirien ja klubien hallintoasioissa maailmanlaajuisesti. Kielipalvelut järjestön virallisilla kielillä. Myöntää Piirikuvernööritiimin ja Klubin erinomaisuuspalkinnot ja tukee klubien kehittämistä Opaslion -ohjelman ja Klubin uudelleenrakennus -palkintojen kautta. Eurafrikan osasto palvelee piirikuvernöörejä tärkeänä tiedon lähteenä. Johtajakoulutuksen kehittäminen Sähköposti: leadership@lionsclubs.org Suunnittelee, kehittää, toteuttaa ja arvioi johtajakoulutuksen ohjelmia, seminaareja ja konferensseja kansainvälisellä, moninkertaispiirien, piirien ja klubien tasoilla. Antaa mahdollisuudet verkkokoulutukseen (Johtajaresurssikeskus), laatii opintosuunnitelmat ja työkalut paikalliseen käyttöön. Yhteistyö Maailmanlaajuisen johtajakoulutusryhmän (GLT) kanssa löytääkseen ja vastatakseen lionien koulutus- ja kehittämistarpeisiin eri puolilla maailmaa. Sivu 24
GLOBAALI KEHITYSRYHMÄ Sähköposti: globaldevelopment@lionsclubs.org Palveluaktiviteetit Sähköposti: programs@lionsclubs.org Tukee lioneita ja leoja tarkoituksenmukaisten palveluprojektien ja aktiviteettien toteuttamisessa tarjoamalla projektien suunnittelumateriaaleja. Nykyiset palvelukategoriat sisältävät lapset, nuoret, terveys, ympäristö ja kansainväliset suhteet sekä erityisaloitteet kuten 100-vuotisjuhlan palveluhaaste ja Lukutaito-ohjelma. Jaos kerää myös tietoja lionien ja leojen aktiviteeteista palveluaktiviteettien yhteenvetoraportissa. Tämä tieto auttaa järjestöä osoittamaan miten lionien ja leojen paikalliset työt auttavat vaikuttamaan positiivisesti globaaleihin kehitysprioriteetteihin. Palveluaktiviteettien jaostoon kuuluvat Ohjelmat & Palveluaktiviteettien osasto ja Leoklubiohjelman osasto. Markkinointi ja jäsenyys Jäsenyys Sähköposti: membershipdev@lionsclubs.org Ohjaa ja käynnistää jäsenten ja jäsentoimikuntien aloitteet standardien luomiseksi jäsenyysohjelmille ja uusien jäsenten hankkimiselle. Valvoo GMT:n ja jäsentoiminnan tehtävien suorittamista. PR Sähköposti: pr@lionsclubs.org Ohjaa kaikkia PR-toimintaan liittyviä tehtäviä ja suhteita mediaan. Hoitaa audiovisuaalisen tuotannon ja tilaisuudet sekä johtaa ja tarjoaa hoitaa PR-tehtävät korkean profiilin tilaisuuksissa ja ohjelmissa, kuten 100-vuotisjuhlat, Lionien päivä YK:ssa, jne. Markkinointi Sähköposti: marketing@lionsclubs.org Ohjaa, kehittää ja toteuttaa markkinointistrategioita, joilla tuetaan järjestön tärkeitä ohjelmia kuten uusiin klubeihin ja jäsenyyteen liittyviä aloitteita, palvelualoitteita sekä kaikkien tunnustusohjelmien ja muiden ohjelmien markkinointia lioneille. Valvoo graafista tuotantoa. Sivu 25
Viestintä Sähköposti: communications@lionsclubs.org Ohjaa kaikkea sisäistä ja ulkoista viestintää, mainontaa, brändiä ja järjestön viestintäsisältöä. Tähän sisältyy verkkoviestintä ja LION-lehti. RAHASTO, TALOUS- &YRITYSTOIMINNAN RYHMÄ Talous Sähköposti: finance@lionsclubs.org Hallitsee järjestön resursseja, eli ihmisiä ja rahaa. Ohjaa järjestön taloudellista toimintaa kuten pankkisiirtoja, yleisiä tilien hoitamiseen liittyviä toimia, menojen seuraamista ja sijoituksia. Tarjoaa erilaisia talousasioihin liittyviä palveluja jäsenille. Klubitarvikkeet ja jakelu Sähköposti: clubsupplies@lionsclubs.org Hoitaa klubitarvikkeiden markkinoinnin ja jakelun sekä hankinnan ja postituksen. Hallinnoi maailmanlaajuisia lisenssiohjelmia. Koordinoi apua muille osastoille laskutuksen, ostojen, toimitusten ja inventaarion koordinoijana sekä kaikkien lionsklubimateriaalien laskutuksen hoitajana. MUUT KANSAINVÄLISEN PÄÄMAJAN RYHMÄT Vuosikokous Sähköposti: convention@lionsclubs.org Laatii, valvoo ja koordinoi kaikkea logistiikkaa ja suurimpia aktiviteetteja liittyen kansainväliseen vuosikokoukseen, DGE-seminaariin ja kansainvälisen hallituksen kokouksiin. Tietotekniikka Sähköposti: informationtechnology@lionsclubs.org Tarjoaa teknologiapalveluja, jotka sisältävät teknologisen infrastruktuurin, jäsenyyteen ja rahoitusjärjestelmiin liittyvät palvelut sekä järjestelmät raportointiin, palvelut jäsenten verkkosivuille kuten MyLCI, viestintäjärjestelmät, dokumenttien hallintajärjestelmät, klubien, virkailijoiden ja jäsenten tietojenhallinnan, tuen piirien ja kansainvälisille vuosikokouksille sekä teknisen tuen henkilökunnalle ja jäsenille (verkkosivut www.lionsclubs.org tai MyLCI). Sivu 26
Lakiasiat Sähköposti: legal@lionsclubs.org Vastuussa järjestön maailmanlaajuisen tavaramerkin rekisteröinnistä, maailmanlaajuisesta vakuutusohjelmastamme sekä riskien hallinnasta ja oikeustoimenpiteistä. Tarjoaa opastusta ja neuvoja lioneille liittyen järjestön malli- ja ohjesääntöihin sekä hallituksen sääntökokoelmaan mukana lukien piirin vaaleihin, kansainvälisten johtajien valintoihin ja tukemiseen liittyvissä asioissa sekä erimielisyyksien selvittelyissä ja vaalipiirien tekemissä valituksissa. LIONS CLUBS INTERNATIONAL FOUNDATION Verkkosivu: www.lcif.org Sähköposti: lcif@lionsclubs.org Vastuussa säätiön hallinnosta, mukaan lukien markkinointi, varainkeruu, sijoitusten hallinta, apurahojen myöntäminen ja suhteet hallituksen jäseniin. Hoitaa hätäapurahojen myöntämisen, SightFirst -ohjelman hallinnoimisen, LionsQuest ohjelman ja muita humanitaarisia apurahaohjelmia ja tämän lisäksi hoitaa lahjoitukset ja myöntää tunnustukset. Sivu 27
Lions Clubs International Piirin organisaatiokaavio Sivu 28
Asenteen merkitys Mitä vanhemmaksi elän, sitä paremmin ymmärrän asenteen vaikutuksen elämässäni. Asenne on jotain arvokkaampaa kuin menneisyys, koulutus, varakkuus, olosuhteet, epäonnistumiset tai onnistumiset, tai se, mitä muut sanovat tai tekevät... meillä on joka päivä mahdollisuus valita asenteemme jolla suhtaudumme siihen päivään... Olen täysin vakuuttunut siitä, että elämä on 10 prosenttia sitä mitä tapahtuu ja 90 prosenttia sitä miten siihen suhtaudun. -Charles Swindoll, amerikkalainen pappi ja kirjailija Joka päivä tapaamme ihmisiä, kohtaamme tilanteita ja olosuhteita jotka vaikuttavat tunteisiimme, käytökseemme, ajattelutapaamme, ja toimiimme -- kaikki nämä vaikuttavat asenteeseemme. Asenteella, niin positiivisella kuin negatiivisellakin, on valtava vaikutus päivittäiseen elämäämme ja menestykseemme ja epäonnistumisiimme. Onneksi meillä jokaisella on käytössämme vahva ase: kyky päättää millä asenteella elämme. Vaikka yleisesti ottaen on hyödyllistä valita myönteinen asenne, saatat puolisona/kumppanina kuitenkin kohdata ihmisiä ja tilanteita jotka vaikeuttavat myönteisen asenteen ylläpitämistä. Kun kohtaat tällaisen tilanteen, muista seuraavat myönteisen asenteen edut, jotka voivat auttaa sinua: Myönteisen asenteen edut: 1. Parempi maailmankatsomus: Myönteinen asenne saa muut ihmiset, tapahtumat, tiedot ja olosuhteet vaikuttamaan myönteisemmilta ja se avaa oven uusiin mahdollisuuksiin ja inspiroi sinua näkemään tulevaisuuden menestyksellisenä. 2. Parempi terveys: Tutkimukset osoittavat, että myönteisellä asenteella on merkitystä terveyteen: parempi vastustus yleistä flunssaa vastaan, alentunut stressialttius, alentunut riski sairastua sydän- ja verisuonitauteihin sekä pidempi elinikä. 3. Paremmat ihmissuhteet: Myönteinen asenne voi auttaa rakentamaan ja vahvistamaan perhe-, työ-, ystävyys- ja lionssuhteita 4. Kyky inspiroida ja motivoida muita: Oli sitten kysymys muiden saamisesta mukaan toimintaan, heidän inspiroimisestaan menestyksen saavuttamiseksi tai kiitoksen antaminen toiselle hänen hyvin tehdystä työstä, voi asenteella vaikuttaa muihin ihmisiin. 5. Suurempi henkilökohtainen potentiaali: Yksinkertaisesti sanottuna, positiivinen asenne vie positiivisiin tuloksiin. Myönteisyys antaa sinulle mahdollisuuden visioida tulevaisuutesi, asettaa tavoitteita ja työskennellä uskollisesti haasteiden ja esteiden voittamiseksi. Sivu 29
Ajanhallinta Piirikuvernöörin puolisona/kumppanina ajankäytöllesi tulee olemaan monia haasteita: Mitä pystyt suorittamaan 24-tunnin aikana riippuu paljon motivaatiostasi, energiasta, taidoista ja kyvyistä sekä muista resursseista. Jos hallitset aikaasi tehokkaasti, saat enemmän minuutteja ja tunteja vuorokauteesi, ja voit työskennellä fiksummin -- ei kovemmin -- saadaksesi tarvittavat tehtävät hoidettua. Valitettavasti tiellesi voi tulla monia esteitä ja haasteita jotka vaikeuttavat ajan tehokasta käyttöä. Tässä osiossa käymme läpi tavallisimmat esteet tehokkaan ajankäytön tiellä sekä ehdotuksia menetelmistä joilla ylittää nämä esteet. Esteet tehokkaalle ajanhallinnalle Ennen kun voit aloittaa tehokkaan ajanhallinnan toimenpiteet, sinun tulee ensin identifioida esteet jotka ovat tielläsi. Tarkista alla oleva lista. Kuinka moni näistä esteistä pätee sinun elämässäsi? Tuleeko mieleen muita esteitä jotka voivat hankaloittaa tehokasta ajan hallintaa? Epäselvät tavoitteet tai prioriteetit Henkilökohtainen epäjärjestelmällisyys Suunnittelun puute Häirötekijät ja keskeytykset (puhelut, vieraat, sähköpostit) Vaikeus sanoa "Ei" Viivyttely ja kyvyttömyys tehdä päätöksiä Henkilökohtaiset sitoumukset (perhe) Työvelvoitteet Liian monessa asiassa mukana oleminen samaan aikaan Stressi ja väsymys Ajanhallinnan strategiat Nyt kun sinulla on tiedossa ajanhallintaasi haittaavat tekijät voit miettiä miten päästä niiden yli. Tässä muutamia menetelmiä esteiden ylittämiseksi: 1. Aseta tavoitteita: Varmista, että tavoitteesi ja pyrkimyksesi ovat tarkoin määriteltyjä, mitattavissa olevia, realistisia ja ajallisesti rajattuja. 2. Tärkeysjärjestyksen asettaminen: Määrittele mitkä tehtävät voit hoitaa itse, mitkä delegoida toisille tai siirtää toiseen päivään. 3. Määrittele aikataulu: Keskity ensin tehtäviin jotka tulee hoitaa lyhyen ajan sisällä ja aseta pidemmän aikavälin asioille selkeät aikarajat. 4. Pyri löytämään paras keino pysyä järjestelmällisenä: Käytä kalenteria, muistikirjaa tai tietokone ohjelmaa johon kirjaat tehtäviesi suorittamisen ja tapaamiset. 5. Opi sanomaan EI : Et voi tehdä kaikkea, joten pyri välttämään sellaisten asioiden ottamista harteillesi joiden suorittamiseen sinulla ei ole aikaa. 6. Juhli menestystä: Varaa aikaa tavoitteiden täyttymisen juhlistamiselle. Voit halutessasi palkita itsesi kun olet saanut projektin tai tehtävän valmiiksi. Sivu 30
Mietteitä ajanhallinnasta Tuleva vuosi tulee pitämään sinut ja piirikuvernöörisi erittäin kiireisinä, mutta älkää kuitenkaan unohtako sitä mikä on tärkeintä elämässä. Lue seuraava tarina ja pohdi oman elämäsi isoja kiviä". Elämän isot kivet Eräs ajanhallinnan asiantuntija oli pitämässä luentoa liiketalouden opiskelijoille, ja saadakseen haluamansa viestin perille, hän käytti seuraavaa esimerkkiä: Hän seisoi luokan edessä ja otti esiin suuren purkin ja asetti sen pöydälle. Hän otti esille noin tusinan verran kiviä ja laittoi ne yksi kerrallaan purkkiin. Kun purkki oli täynnä kiviä eikä yhtään enää olisi mahtunut sisään hän kysyi: "Onko tämä purkki nyt täynnä?" Oppilaat luokassa vastasivat "Kyllä". "Niinkö?" luennoitsija kysyi. Hän nosti pöytänsä alta vadillisen soraa. Hän kaatoi osan vadillisesta purkkiin ja hölskytti purkkia jolloin pikkukivet löysivät paikkansa isojen kivien väliin jääneistä koloista. Hän kysyi sitten opiskelijoilta uudelleen, "Onko purkki nyt täynnä?" Nyt kuulijat alkoivat päästä jyvälle. "Ei varmaankaan", yksi heistä vastasi. "Hyvä," luennoitsija vastasi. Hän nosti pöytänsä alta vadillisen hiekkaa. Hän alkoi kaataa hiekkaa purkkiin ja hiekanjyväset valuivat kaikkialle pieniin rakoihin jotka kivet ja sora olivat jättäneet. Vielä kerran hän kysyi "Onko purkki nyt täynnä?" "Ei!" luokka vastasi. "Hyvä", hän sanoi taas. Hän otti esiin kannullisen vettä ja alkoi kaataa vettä purkkiin kunnes se oli ääriään myöten täynnä. Hän sitten katsoi opiskelijioita ja kysyi "Minkä luulette olleen pointtina tässä havainnollistuksessa?" Yksi opiskelija nosti kätensä pystyyn ja vastasi "Vaikka aikataulusi olisi kuinka täynnä, voit aina mahduttaa siihen lisää jos todella yrität!" "Ei", puhuja vastasi,"se ei ollut pointtina. Tarkoitus oli tämä: Jos et ensin laita isoja kiviä paikoilleen, et saa niitä koskaan mahtumaan." Mitkä ovat oman elämäsi "isot kivet"? Lapset, läheiset, opiskelu, unelmat, muiden opastaminen, "oma aika", terveys, puoliso. Muista laittaa nämä ISOT KIVET paikoilleen ensin, tai et saa niitä koskaan mahtumaan. Jos hikoilet pienten asioiden takia (sora, hiekka ja vesi), ne täyttävät elämäsi vaikkei niillä ole edes niin suurta merkitystä ja pian sinulla ei ole enää aikaa niille asioille jotka ovat kaikkein tärkeimpiä." Pohtiessasi tätä tarinaa, kysy itseltäsi: "Mitkä ovat oman elämäsi 'isot kivet'?" Laita ne sitten purkkiin ensimmäisenä. Sivu 31
Muutoksen hyväksyminen ja hallinta Piirikuvernöörin tuleva vuosi saattaa pitää sisällään monia muutoksia. Jotkut niistä voivat olla helppoja hyväksyä, toiset vaikeampia. Tämä pätee paitsi lioneihin ja muihin menestyviin organisaatioihin, myös meidän päivittäiseen elämäämme. Jotta piirikuvernöörivuosi olisi mahdollisimman onnistunut ja kokemuksena tyydyttävä, on hyvä omaksua kyky oppia ja hallita muutoksia. Sinä voit auttaa piirikuvernööriä hyväksymään, hallitsemaan ja toimeenpanemaan muutoksia. Vaikka jokainen tietää muutosten tuomat edut, niitä silti usein vastustetaan. Monet ovat tottuneita toimimaan tietyllä tavalla, jolloin muutos koetaan häiriötekijänä heidän rutiinissaan. Ihmiset useimmiten vastustavat muutosta koska: He pelkäävät asioita joita eivät tunne/tiedä He eivät pidä keskeytyksistä elämässään He pelkäävät etteivät opi uutta tai pysty mukautumaan muutokseen He tuntevat menettävänsä hallinnan asioista Daryl Connor on kirjoittanut Managing at the Speed of Change kirjan jossa muutokset esitetään kuudella eri tasolla: M U U T O S 1. Pelko: En ole varma mitä tulee tapahtumaan. 2. Kieltäminen: Muutos ei ole tarpeen/en usko, että muutos tulee tapahtumaan. 3. Vihaisuus: Minua suututtaa muutos/olen suuttunut muille jotka vaativat minua muuttumaan. 4. Järkeily: Muutos on hyvä asia, tarpeellinen, tai ratkaisee ongelman. 5. Hyväksyminen: Muutos tulee tapahtumaan ja saattaa tuoda mukanaan uusia mahdollisuuksia. 6. Kasvu: Minulla on suunnitelma ja olen siitä innoissani. Muiden auttaminen muutoksen hyväksynnässä ja hallinnassa Muutosten tapahtuessa on tärkeää osata johtaa ihmisiä muutoksen välttelystä kohti muutoksen hyväksymistä. Alla muutamia keinoja joilla tämä voidaan tehdä: Keskustele organisaation niiden jäsenten kanssa joihin muutos vaikuttaa ja kerro mitä etuja siitä heille on. Määrittele selkeästi syy muutokseen ja keskustele osapuolten roolista ratkaisussa. Luo muille visio muutoksen aikaansaamista tuloksista, anna lisäselvitystä ja pyydä heiltä palautetta. Ota asianomaiset mukaan muutoksen toimeenpanemiseen jotta he kokisivat omistajuutta muutoksesta ja tukevat sitä. Muutos voi tapahtua hyvinkin sujuvasti kunhan siihen suhtaudutaan avoimin mielin ja myönteisellä asenteella. Seuraavan kerran kohdatessasi muutoksen, muista, että on normaalia käydä läpi erilaisia tunteita ennen kun hyväksyt asian, ja alat innostua muutoksen tuomista uusista mahdollisuuksista. Lähde: Conner, Daryl (1993). Managing at the Speed of Change New York: Random House. Sivu 32
Miten käyttää Lionsklubien kansainvälisen järjestön verkkosivuja Verkkosivuille päästäksesi sinulla tulee olla tietokone sekä internetyhteys. The Lions Clubs Internationalin verkkosivut sisältävät yli 5 000 sivua tietoa, työkaluja ja resursseja tueksesi. Noudata alla olevia ohjeita päästäksesi LCI:n verkkosivuille: 1. Avaa tietokoneesi internetselain, kuten Microsoftin Windows Internet Explorer, Netscape Firefox tai Applen Safari. Kirjoita osoite http://www.lionsclubs.org/fi/ internetselaimen osoiteriville: 2. Internetselain vie sinut Kansainvälisen lionsjärjestön verkkosivuille. (Tässä kuva verkkosivulta) Sivu 33
3. Katso esimerkkiä, joka auttaa sinua navigoimaan LCI:n verkkosivuilla: Tämä työkalurivi ohjaa sinut useiden verkkosivuosioiden läpi. Jäsenkeskuksesta löytyvät piiriresurssit. Jos eksyt selaillessasi sivustoa voit aina klikata hiirellä Lionslogoa jolloin pääset takaisin aloitussivulle. Yksi tärkeä osa verkkosivuja on hakulaatikko joka sijaitsee sivun oikeassa yläkulmassa. Tämän toiminnon avulla voit etsiä haluamaasi tietoa hakusanalla, jolloin haku suoritetaan koko sivuston alueelta koskien syöttämääsi hakusanaa. Klikkaa Etsi -kuvaketta avataksesi hakulaatikon. Kirjoita hakukenttään hakusana. Sivu 34
Lions Clubs International 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL 60523-8842 USA FI