Tietojen jakaminen useiden projektien kesken

OPPITUNTI 271 13 Tietojen jakaminen useiden projektien kesken Tämän oppitunnin jälkeen osaat: ARVIOITU KESTO 40 min luoda resurssivarannon tarkastella resurssien varauksia useissa projekteissa muuttaa resurssivarauksia jakajatiedostossa ja havaita sen vaikutukset resurssivarantoon muuttaa resurssin työaikaa resurssivarannossa ja havaita sen vaikutukset jakajatiedostoihin määrittää tietyn päivän vapaa-ajaksi resurssivarannossa ja havaita sen vaikutukset jakajatiedostoihin luoda projektitiedoston ja määrittää sen resurssivarannon jakajatiedostoksi päivittää resurssivarannon jakajatiedostosta manuaalisesti luoda koontitiedoston projektitiedostoja lisäämällä linkittää yhdessä projektissa olevan tehtävän toisen projektin tehtävään. Tietojen jakaminen useiden projektien kesken

272 Microsoft Project 2000 Trainer Useimmat projektipäälliköt joutuvat hoitamaan useita projekteja samanaikaisesti. Projekteilla on usein yhteisiä resursseja ja niitä toteutetaan samanaikaisesti. Niillä voi olla myös keskinäisiä riippuvuuksia tai yhteyksiä muihin projekteihin, joita projektipäällikkö ei voi hallita. Microsoft Projectissa on useita ominaisuuksia, jotka helpottavat useiden projektitiedostojen käsittelyä. Tällä oppitunnilla käytetään resurssivarantoa, koontiprojekteja ja luodaan projektien välisiä linkkejä. Tämän oppitunnin harjoituksissa aloitetaan kahdella tiedostolla. Toinen niistä on Wingtip-lelumainos 13 ja toinen Parnell-lentotekniikan promo 13. Sulje mahdolliset avoimet projektitiedostot (myös tyhjät tiedostot) ja avaa kiintolevyn MS Project 2000 SBS Harjoitukset -kansion Osa 3 -kansio. Avaa tiedosto 13A ja tallenna se ilman perusaikataulua Osa 3 -kansioon nimellä Wingtip-lelumainos 13. Avaa tiedosto 13B ja tallenna se ilman perusaikataulua Osa 3 -kansioon nimellä Parnell-lentotekniikan promo 13. PROJ2000E- 1-4 PROJ2000E- 1-10 Resurssivarannon luominen Kun käynnissä on useita projekteja, työresursseja (henkilöitä ja laitteita) varataan usein useisiin projekteihin samanaikaisesti. Resurssien aikaa voi olla vaikea jakaa eri projektien kesken varsinkin, jos projekteissa on päällikköinä eri ihmisiä. Esimerkiksi elokuvastudion äänittäjällä voi olla tehtäviä TV-mainoksessa, promootio-ohjelmassa ja dokumenttielokuvassa-ja projektit ovat käynnissä samanaikaisesti. Äänittäjä voi olla jokaisessa projektissa täysin varattu tai jopa alivarattu. Jos kuitenkin lasketaan yhteen äänittäjän tehtävät kaikista näistä projekteista, hän saattaa olla ylivarattu eli hänelle on saatettu varata töitä enemmän kuin mitä hän pystyy hoitamaan. Resurssivarannon avulla voidaan seurata, miten resursseja käytetään useissa projekteissa. Resurssivaranto on Microsoft Project -tiedosto, josta muut projektitiedostot hakevat resurssitiedot. Se sisältää tiedot kaikkien resurssien varauksista tehtäviin kaikissa projektitiedostoissa, jotka on linkitetty resurssivarantoon. Resurssitietoja, esimerkiksi enimmäiskäyttöastetta, korvauksia ja vapaa-aikaa voi muuttaa resurssivarannossa, jolloin kaikki linkitetyt projektit käyttävät päivitettyjä tietoja. Resurssivarantoon linkitettyjä projektitiedostoja sanotaan jakajatiedostoiksi. Resurssivarantoa ja jakajatiedostoja voi kuvata visuaalisesti esimerkiksi näin:

Oppitunti 13 Tietojen jakaminen useiden projektien kesken 273 Tietojen jakaminen 13 Jos olet päällikkönä vain yhdessä projektissa, jonka resursseja ei käytetä muissa projekteissa, resurssivarannon käytöstä ei ole hyötyä. Monimutkaisemmissa projektiympäristöissä resurssivarannon avulla voidaan kuitenkin tehdä esimerkiksi seuraavia asioita: " tarkastella useiden projektien resurssien varaustietoja yhdessä paikassa " tarkastella useiden projektien resurssikohtaisia varauskustannuksia " tunnistaa resurssit, jotka ovat ylivarattuja useiden projektien välillä, vaikka resurssit olisivat alivarattuja eri projekteissa

274 Microsoft Project 2000 Trainer Resurssivarannolle voi antaa minkä tahansa nimen. Tiedostonimen on kuitenkin hyvä osoittaa, että kyseessä on resurssivaranto. " syöttää jakajatiedostoissa tai resurssivarannossa resurssitietoja, esimerkiksi vapaa-aikaa siten, että tiedot tulevat välittömästi kaikkien jakajatiedostojen käyttöön. Resurssivarannosta on hyötyä erityisesti toimittaessa muiden Microsoft Project - käyttäjien kanssa verkon välityksellä. Silloin resurssivaranto tallennetaan keskitettyyn paikkaan, esimerkiksi verkkopalvelimeen ja jakajatiedostojen (jotka voivat sijaita paikallisesti päällikköjen tietokoneissa tai verkkopalvelimessa) omistajat jakavat yhteisen resurssivarannon. Yhteen resurssivarantoon voi linkittää jopa 999 jakajatiedostoa. (Tietokoneen muistikapasiteetti kuitenkin luultavasti ylittyy ennen tätä rajaa.) Tässä harjoituksessa järjestetään kahden jakajatiedostoksi tulevan projektitiedoston ikkunat. Näin nähdään resurssivarannon luomisen vaikutukset. Sitten luodaan tiedosto, josta tulee resurssivaranto ja linkitetään siihen jakajatiedostot. 1 Napsauta vakiotyökalurivin Uusi-painiketta (New). 2 Napsauta Projektitiedot-ikkunan OK-painiketta. Koska resurssivarannossa ei ole omia tehtäviä, alkamispäivällä ei ole merkitystä. Seuraavaksi tallennetaan uusi tiedosto. 3 Valitse Tiedosto-valikosta Tallenna nimellä. 4 Tallenna tiedosto Osa 3 -kansioon nimellä Resurssivaranto 13. 5 Napsauta Ikkuna-valikon (Window) Järjestä kaikki -komentoa (Arrange All). Microsoft Project järjestää kolme projektitiedostoikkunaa Microsoft Project -ikkunaan. Projekti-ikkunoita ei tarvitse järjestää näin resurssivarannon luomiseksi, mutta tällä oppitunnilla se auttaa havaitsemaan muutokset niiden tapahtuessa. Vaihda seuraavaksi Resurssivaranto 13 -tiedostoon resurssitaulukkonäkymä. 6 Valitse näkymäpalkista Resurssitaulukko. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.

Oppitunti 13 Tietojen jakaminen useiden projektien kesken 275 Tietojen jakaminen 13 Kun tarkastelet projektitiedostojen (Parnell-lentotekniikan promo 13 ja Wingtip-lelumainos 13) resurssien nimiä, huomaat, että molemmissa tiedostoja on samoja resursseja. Niitä ovat esimerkiksi Fabrikamäänitysstudio, Joni Ganio ja Ken Bergman. Mikään näistä resursseista ei ole ylivarattu kummassakaan projektissa. 7 Napsauta Parnell-lentotekniikan promo 13 -ikkunan otsikkoriviä. 8 Osoita Työkalut-valikossa (Tools) Resurssit-komentoa (Resources) ja napsauta Jaa resurssit -komentoa (Share Resources). Esiin tulee Jaa resurssit -valintaikkuna. 9 Valitse Resurssit: Parnell-lentotekniikan promo 13 -kohdasta (Resources For:) Käytä resursseja -valintanappi (Use Resources). 10 Valitse Kohteesta-luettelosta (From) Resurssivaranto 13.

276 Microsoft Project 2000 Trainer 11 Sulje Jaa resurssit -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Parnell-lentotekniikan promo 13 -projektitiedoston resurssitiedostot tulevat Resurssivaranto 13 -tiedostoon. Seuraavaksi määritetään Wingtiplelumainos 13 -projektitiedosto saman resurssivarannon jakajatiedostoksi. 12 Napsauta Wingtip-lelumainos 13 -ikkunan otsikkoriviä. 13 Osoita Työkalut-valikossa Resurssit-komentoa ja napsauta Jaa resurssit - komentoa. 14 Valitse Resurssit: Wingtip-lelumainos 13 -kohdasta Käytä resursseja - valintanappi. 15 Valitse Kohteesta-luettelosta Resurssivaranto 13. 16 Varmista, että Kalenteri- tai resurssitietojen ristiriitatilanteessa -kohdasta (On Conflict With Calendar Or Resource Information) on valittuna Varanto on ensisijainen -valintanappi (Pool Takes Precedence). Kun tämä valintanappi valitaan, Microsoft Project käyttää jakajatietojen resurssitietojen asemesta resurssivarannon tietoja (esimerkiksi korvaustietoja), jos tiedostojen välillä on eroja. Lisätietoja Microsoft Projectin käytöstä muiden käyttäjien kanssa verkon tai Webin välityksellä on liitteessä D, Microsoft Projectin työryhmäominaisuudet. Erityisen resurssivarannon luominen Mikä tahansa Microsoft Project -tiedosto voi toimia resurssivarantona, oli siinä tehtäviä tai ei. Resurssivarannoksi kannattaa kuitenkin määrittää tiedosto, jossa ei ole tehtäviä. Miksi? Jokainen tehtäviä sisältävä projekti luultavasti päättyy jossakin vaiheessa, eikä päättyneen projektin tehtäviä (ja niiden kustannus- ja muita tietoja) kannata säilyttää loputtomiin resurssivarannossa. Erityisen resurssivarannon avulla myös esimerkiksi linjapäälliköt tai resurssipäälliköt voivat sisällyttää joitakin tietoja resursseistaan resurssivarantoon. He eivät ehkä osallistu projektinhallintaan eikä heidän tarvitse käsitellä resurssivarannon tehtäville ominaisia tietoja.

Oppitunti 13 Tietojen jakaminen useiden projektien kesken 277 17 Sulje Jaa resurssit -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Wingtip-lelumainos 13 -projektitiedoston resurssitiedot tulevat Resurssivaranto 13 -tiedostoon. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Tietojen jakaminen 13 Resurssivaranto sisältää molempien jakajatiedostojen resurssitiedot. Microsoft Project kokoaa jakajatiedostojen tiedot resurssien nimien perusteella. Esimerkiksi Joni Ganio on vain kerran resurssivarannossa riippumatta siitä, miten monessa jakajatiedostossa hänet on mainittu resurssina. Microsoft Project ei pysty kuitenkaan tunnistamaan resurssien nimien vaihteluja-jos esimerkiksi yhdessä jakajatiedostossa on Joni Ganio ja toisessa J. Ganio. Resurssien nimeämiskäytäntö kannattaa sopia ja noudattaa sitä. Lisätietoja resurssinimien syöttämisestä on oppitunnissa 4. Projekti-ikkunoita ei tarvitse järjestää tässä harjoituksessa esitetyllä tavalla, jotta jakajatiedostot voisi linkittää resurssivarantoon. Tällä oppitunnilla on kuitenkin hyvä nähdä, mitä muutoksia tapahtuu.

278 Microsoft Project 2000 Trainer VIHJE Jos päätät myöhemmin, ettet halua käyttää projektitiedostossa resurssivarantoa, voit katkaista linkityksen. Osoita Työkalut-valikossa Resurssit-komentoa ja napsauta Jaa resurssit -komentoa. Valitse kohdasta Resurssit: <projektin nimi> Käytä omia resursseja -valintanappi (Use Own Resources). Jos Resurssien käyttö - painiketta ei näy näkymäpalkissa, napsauta alanuolipainiketta, kunnes painike tulee näkyviin. Varaustietojen tarkasteleminen resurssivarannossa Resurssivarannon käytön tärkeimpiä etuja on mahdollisuus tarkastella resurssien varauksia eri projektien välillä. Sen avulla voidaan esimerkiksi tunnistaa resurssit, jotka on ylivarattu eri projektien kesken. Kuten ehkä huomasit edellisessä osiossa, resurssi Ken Bergman, joka ei ole ylivarattu kummassakaan projektitiedostossa näkyi ylivarattuna, kun Microsoft Project otti huomioon kaikki hänen varauksensa eri projekteihin. Mistä tämä johtuu? Kun Kenin varaukset kahdesta jakajatiedostosta yhdistettiin, ne ylittivät hänen työkapasiteettinsa ainakin yhtenä päivänä. Vaikka Ken varmaankin on ollut tietoinen ongelmasta, ilman resurssivarantoa (tai tietoa suoraan Keniltä) projektipäällikkö ei olisi ollut. Tässä harjoituksessa tarkastellaan resurssivarannon tietoja. 1 Kaksoisnapsauta Resurssivaranto 13 -ikkunan otsikkoriviä. Resurssivarantoikkuna suurenee koko Microsoft Project -ikkunan kokoiseksi. Resurssivarannossa näkyvät kahden jakajatiedoston kaikki resurssit. Siirryt toiseen näkymään saadaksesi paremman käsityksen resurssien käytöstä. 2 Valitse näkymäpalkista Resurssien käyttö. Esiin tulee Resurssien käyttö -näkymä. 3 Valitse Resurssin nimi -sarakkeesta Ken Bergman ja vieritä sitten Resurssien käyttö -näkymää siten, että kaikki Kenin varaukset tulevat näkyviin hänen nimensä alle. 4 Napsauta vakiotyökalurivin Siirry valittuun tehtävään -painiketta. Microsoft Project -ikkunan oikean puolen aikajanalliset tehtävät vierivät vaakasuunnassa ja näkyviin tulevat Ken Bergmanin ensimmäiset varaukset. 5 Vieritä aikajanan tietoja oikealle, kunnes näkyviin tulevat Kenin varaukset 12. elokuuta alkavalla viikolla.

Oppitunti 13 Tietojen jakaminen useiden projektien kesken 279 Punaiset luvut (esimerkiksi 16 tuntia 17. elokuuta) ilmaisevat päivät, joina Ken on ylivarattu. Lisätietoja resurssivarausten ongelmien ratkaisemisesta on oppitunnilla 7, Resurssitietojen hienosäätäminen ja oppitunnilla 16, Projektin ongelmien tunnistaminen ja korjaaminen. Seuraavaksi siirryt resurssilomakkeeseen saadaksesi lisää tietoja Kenin varauksista. 6 Valitse Ikkuna-valikosta Jaa. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. 13 Tietojen jakaminen Tässä yhdistelmänäkymässä näkyvät kaikki resurssivarannon resurssit varauksineen (yläruutu) sekä kaikkien jakajatiedostojen lisätiedot (alaruutu). Voit tarkastella resurssien varaustietoja resurssilomakkeessa napsauttamalla resurssien nimiä Resurssin käyttö -näkymässä. Varausten päivittäminen jakajatiedostossa Muistat ehkä oppitunnilta 5, että varaus tarkoittaa resurssin sovittamista tiettyyn tehtävään. Koska resurssien varaustiedot tulevat jakajatiedostoista, Microsoft Project päivittää resurssivarantoon muutokset, jotka tehdään jakajatiedostossa. Tässä harjoituksessa muutetaan resurssivarauksia jakajatiedostossa ja nähdään, miten muutos lähetetään resurssivarantoon.

280 Microsoft Project 2000 Trainer 1 Vieritä Resurssien käyttö -näkymää ylös, kunnes Resurssin nimi -sarakkeessa näkyy Jenni Lystö ja napsauta sitten hänen nimeään. Huomaat, että Jenni Lystöllä ei ole tehtävävarauksia kummassakaan jakajatiedostossa. Seuraavaksi varaat Jennin tehtävään toisessa jakajatiedostossa ja havaitset sen vaikutuksen resurssivarantoon. 2 Valitse Ikkuna-valikosta Wingtip-lelumainos 13. 3 Valitse näkymäpalkista Gantt-kaavio. 4 Napsauta vakiotyökalurivin Varaa resurssit -painiketta. 5 Napsauta Tehtävän nimi -sarakkeessa tehtävää 5, Lopullinen leikkaaminen. 6 Valitse Varaa resurssit -valintaikkunan Nimi-sarakkeesta Jenni Lystö ja napsauta sitten Varaa-painiketta. 7 Sulje Varaa resurssit -valintaikkuna napsauttamalla Sulje-painiketta. 8 Siirry takaisin resurssivarantoon napsauttamalla Ikkuna-valikosta Resurssivaranto 13 -tiedostoa. Jenni Lystön uusi tehtävävaraus näkyy resurssivarannossa. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.

Oppitunti 13 Tietojen jakaminen useiden projektien kesken 281 PROJ2000E-1-8 Resurssin työajan päivittäminen resurssivarannossa Toinen tärkeä resurssivarannon käytöstä saatava etu on mahdollisuus syöttää keskitetysti resurssitietoja, esimerkiksi korvauksia ja työaikoja. Kun resurssitietoja muutetaan resurssivarannossa, uudet tiedot tulevat kaikkien jakajatiedostojen käyttöön. Tästä voi olla hyötyä erityisesti organisaatioissa, joissa useissa projekteissa työskenteleviä resursseja on paljon. Suurissa organisaatioissa esimerkiksi linjajohtajat, resurssipäälliköt tai ohjelmatoimiston henkilöstä vastaavat yleisten resurssitietojen pitämisestä ajan tasalla. Tässä harjoituksessa päivitetään resurssin työaikaa resurssivarannossa ja havaitaan sen vaikutukset jakajatiedostoihin. 13 Tietojen jakaminen Voit valita tämän päivämääräalueen hiirellä vetämällä 30:stä 31:een. Ken Bergman on kertonut, ettei hän ole töissä elokuun 30. ja 31. päivänä. 1 Valitse Resurssin nimi -sarakkeesta Ken Bergman ja vieritä sitten Resurssien käyttö -näkymää ylös, kunnes Kenin varaukset näkyvät hänen nimensä alla. Kaksoisnapsauta Kenin nimeä. Esiin tulee Resurssin tiedot -valintaikkuna. 2 Napsauta Työaika-välilehteä (Working Time). 3 Vedä Valitse päivämäärät -otsikon (Select Date(s)) alla vaakasuoraa vierityspalkkia tai paina nuolipainikkeita, kunnes elokuu 2001 tulee esiin. 4 Valitse elokuun 30. ja 31. päivä. 5 Valitse Määritä valitut päivämäärät -kohdasta (Set Selected Date(s) To) Vapaa-aika-valintanappi (Nonworking Time) ja sulje sitten Resurssin tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Scroll Vieritä aikajanan tietoja oikealle, kunnes elokuun 30. ja 31. päivä tulevat esiin. Kenillä ei ole silloin työaikaa. (Aiemmin hänellä oli.) Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.

282 Microsoft Project 2000 Trainer Varmistat, että Kenin vapaa-aika on päivitetty jakajatiedostoihin katsomalla hänen työaikaansa toisesta jakajatiedostosta. 6 Valitse Ikkuna-valikosta Wingtip-lelumainos 13. 7 Napsauta vakiotyökalurivin Varaa resurssit -painiketta. 8 Kaksoisnapsauta Varaa resurssit -valintaikkunassa Ken Bergmania. Esiin tulee Resurssin tiedot -valintaikkuna. 9 Napsauta Työaika-välilehteä. 10 Vedä Valitse päivämäärät -otsikon alla vaakasuoraa vierityspalkkia tai paina nuolipainikkeita, kunnes elokuu 2001 tulee esiin. Elokuun 30. ja 31. on merkitty Kenille vapaa-ajaksi. Resurssivarannossa tehty työajan muutos on päivitetty jakajatiedostoihin.

Oppitunti 13 Tietojen jakaminen useiden projektien kesken 283 Tietojen jakaminen 13 11 Sulje Resurssin tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta ja sulje Varaa resurssit -valintaikkuna napsauttamalla Sulje-painiketta. Kaikkien resurssivarannon projektien työajan päivittäminen Edellisessä harjoituksessa päivitettiin resurssin työaikaa resurssivarannossa ja havaittiin sen vaikutukset jakajatiedostoihin. Resurssivarannon avulla voidaan myös muuttaa peruskalenterin työaikaa ja todeta, että muutokset päivitetään kaikkiin kalenteria käyttäviin jakajatiedostoihin. Jos esimerkiksi määritetään tietyt päivät vapaa-ajaksi resurssivarannossa, muutos lähetetään kaikkiin jakajatiedostoihin. VIHJE Kaikilla jakajatiedostoilla on sama peruskalenteri ja kaikki yhden jakajatiedoston peruskalenteriin tehdyt muutokset näkyvät kaikissa resurssivarannon jakajatiedostoissa. Jos haluat käyttää tietyssä jakajatiedostossa eri peruskalenterin työaikoja, vaihda kyseiseen jakajatiedostoon toinen peruskalenteri. Lisätietoja peruskalenterien käytöstä on oppitunnilla 6, Tehtävän tietojen hienosäätäminen. Tässä harjoituksessa määritetään vapaa-aika resurssivarantoon ja havaitaan muutos kaikissa jakajatiedostoissa.

284 Microsoft Project 2000 Trainer 1 Valitse Ikkuna-valikosta Resurssivaranto 13. Koko yritys osallistuu paikallisille elokuvajuhlille syyskuun 7. päivänä ja haluat määrittää päivän kaikkien jakajaprojektien vapaapäiväksi. 2 Valitse Työkalut-valikosta Muuta työaikaa. 3 Valitse Kohde-laatikosta Vakio (projektikalenteri). 4 Vedä Valitse päivämäärät -otsikon alla vaakasuoraa vierityspalkkia tai paina nuolipainikkeita, kunnes syyskuu 2001 tulee esiin ja napsauta sitten syyskuun 7. päivää. 5 Valitse Määritä valitut päivämäärät -kohdasta Vapaa-aika -valintanappi. 6 Sulje Muuta työaikaa -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Varmistat, että resurssivarannon Vakio-peruskalenteriin tehty muutos on päivitetty jakajatiedostoihin tarkastelemalla yhden jakajatiedoston työaikaa. 7 Valitse Ikkuna-valikosta Parnell-lentotekniikan promo 13. 8 Valitse Työkalut-valikosta Muuta työaikaa. Esiin tulee Muuta työaikaa -valintaikkuna. 9 Valitse Kohde-laatikosta Vakio (projektikalenteri) (Standard (Project Calendar)). 10 Vedä Valitse päivämäärät -otsikon alla vaakasuoraa vierityspalkkia tai paina nuolipainikkeita, kunnes syyskuu 2001 tulee esiin. Syyskuun 7. on merkitty vapaa-ajaksi.

Oppitunti 13 Tietojen jakaminen useiden projektien kesken 285 Tietojen jakaminen 13 11 Sulje Muuta työaikaa -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Jos haluat, voit siirtyä Wingtip-lelumainos 13 -projektitiedostoon ja varmistaa, että myös sen syyskuun 7. päivä on merkitty vapaa-ajaksi. 12 Sulje kaikki avoimet tiedostot ja tallenna ne ilman perusaikatauluja. Uusien projektitiedostojen linkittäminen resurssivarantoon Projektitiedoston voi määrittää resurssivarantoon missä vaiheessa tahansa: kun projektin tehtävät syötetään ensimmäisen kerran, kun tehtäville on varattu resurssit tai vielä töiden alkamisen jälkeen. Kun resurssivaranto on määritetty, jakajatiedostoiksi saattaa kannattaa määrittää käynnissä olevien projektien lisäksi myös kaikki uudet projektit. Näin opitaan luottamaan resurssivarannon resurssitietoihin. Tässä harjoituksessa luodaan projektitiedosto ja määritetään se resurssivarannon jakajatiedostoksi. 1 Avaa MS Project 2000 SBS Harjoitukset -kansion Osa 3 -kansio, valitse Resurssivaranto 13 ja napsauta Avaa-painiketta. Kun ohjelma kysyy, valitse toinen vaihtoehto (avaa tiedosto luku- ja kirjoitustilassa). 2 Napsauta vakiotyökalurivin Uusi-painiketta. Esiin tulee Projektin tiedot -valintaikkuna. 3 Kirjoita Alkamispäivämäärä-laatikkoon (Start Date) 6.8.01 ja napsauta OKpainiketta.

286 Microsoft Project 2000 Trainer 4 Valitse Tiedosto-valikosta Tallenna nimellä. 5 Tallenna tiedosto Osa 3 -kansioon nimellä Hannulan veljesten projekti 13. 6 Napsauta vakiotyökalurivin Varaa resurssit -painiketta. Varaa resurssit -valintaikkuna on aluksi tyhjä, koska tiedostoon ei vielä ole syötetty resurssitietoja. 7 Osoita Työkalut-valikossa Resurssit-komentoa ja napsauta Jaa resurssit - komentoa. Esiin tulee Jaa resurssit -valintaikkuna. 8 Valitse Resurssit: Hannulan veljesten projekti 13 -kohdasta Käytä resursseja -valintanappi. 9 Valitse Kohteesta-luettelosta (From) Resurssivaranto 13 ja sulje sitten Jaa resurssit -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Varaa resurssit -valintaikkunassa näkyvät kaikki resurssivarannon resurssit. Näitä resursseja voi nyt varata kaikkiin tämän projektin tehtäviin. 10 Sulje Varaa resurssit -valintaikkuna napsauttamalla Peruuta-painiketta. 11 Valitse Tiedosto-valikosta Sulje. Kun ohjelma kysyy, tallennetaanko muutokset, vastaa Kyllä. Hannulan veljesten projekti 13 -tiedosto sulkeutuu ja Resurssivaranto 13 - tiedosto pysyy avoimena. 12 Valitse Tiedosto-valikosta Sulje. Kun ohjelma kysyy, tallennetaanko muutokset, vastaa Kyllä.

Oppitunti 13 Tietojen jakaminen useiden projektien kesken 287 Jakajatiedoston avaaminen ja resurssivarannon päivittäminen 13 Jos resurssivaranto jaetaan verkon kautta muiden Microsoft Project -käyttäjien kanssa, käyttäjä, jolla resurssivaranto on auki luku- ja kirjoitustilassa estää muita päivittämästä resurssitietoja, esimerkiksi normaaleja korvauksia. Tästä syystä resurssivaranto kannattaa avata vain luku -tilassa ja käyttää resurssivarannon päivittämiseen Päivitä resurssivarannon tiedot -komentoa (Update Resource Pool). Päivitä resurssivarannon tiedot -komennon voi valita Työkalut-valikon Resurssit-alivalikosta. Komento päivittää resurssivarantoon uudet varaustiedot. Sen jälkeen kaikki, jotka avaavat resurssivarannon näkevät uusimmat varaustiedot. Tällä oppitunnilla käsitellään resurssivarantoa ja jakajatiedostoja paikallisesti. Jos resurssivarantoa käytetään verkon yli, päivitysprosessi on hyvä ymmärtää. Siihen tutustutaan tässä harjoituksessa. Tässä harjoituksessa muutetaan resurssivarauksia jakajatiedostossa ja päivitetään resurssivaranto manuaalisesti. 1 Avaa MS Project 2000 SBS Harjoitukset -kansion Osa 3 -kansio, valitse Wingtip-lelumainos 13 ja napsauta Avaa-painiketta. Koska tiedosto on resurssivarantoon linkitetty jakajatiedosto, Microsoft Project tarjoaa seuraavat vaihtoehdot: Tietojen jakaminen VIHJE Jos Office-avustaja ei ole käytössä, sama viesti näkyy tekstiruutuna. Lisätietoja tietokoneen asetusten tekemisestä siten, että tulokset vastaavat mahdol- 0lisimman hyvin tämän kirjan kuvia on liitteessä B, Asetusten tarkistaminen.

288 Microsoft Project 2000 Trainer Komento ei ole käytettävissä, jos resurssivaranto on avattu luku- ja kirjoitustilassa. 2 Valitse ensimmäinen vaihtoehto (avataan sekä resurssivaranto että jakajatiedosto). Seuraavaksi muutetaan joitakin jakajatiedoston varauksia. 3 Napsauta vakiotyökalurivin Varaa resurssit -painiketta. 4 Napsauta Tehtävän nimi -sarakkeessa tehtävää 12, Filmi- ja äänimasterin arkistoiminen. 5 Valitse Varaa resurssit -valintaikkunan Nimi-sarakkeesta Seija Hoosa ja napsauta sitten Varaa-painiketta. 6 Napsauta Tehtävän nimi -sarakkeessa tehtävää 6, Muodollisen hyväksymisnäytöksen järjestäminen. 7 Valitse Varaa resurssit -valintaikkunan Nimi-sarakkeesta Rami Sampokoski ja napsauta sitten Poista-painiketta. Olet tehnyt jakajatiedostoon kaksi varausten muutosta. Koska resurssivaranto on avattu vain luku -tilassa, muutoksia ei ole tallennettu resurssivarantoon. Seuraavaksi päivitetään resurssivaranto. 8 Osoita Työkalut-valikossa Resurssit-komentoa ja napsauta Päivitä resurssivarannon tiedot -komentoa. Microsoft Project päivittää resurssivarantotiedoston varaustietoihin jakajatiedoston uudet tiedot. VIHJE Jakajatiedostosta tallennetaan resurssivarantoon vain varaustietoja. Muita jakajatiedostossa tehtyjä muutoksia, esimerkiksi enimmäiskäyttöasteen muutosta ei tallenneta resurssivarantoon päivityksen yhteydessä. Jos haluat tehdä muutoksia resurssien tietoihin, avaa resurssivaranto luku- ja kirjoitustilassa. Silloin resurssien tietoja voidaan muuttaa joko resurssivarannossa että jakajatiedostossa ja toisen tiedoston tiedot päivitetään automaattisesti. Mitä tehdään, kun jakajatiedoston sijainti muuttuu Jos jakajatiedostojen sijainti muuttuu (jos tiedosto esimerkiksi siirretään verkkopalvelimelta toiselle), Microsoft Project ei havaitse siirtoa eikä löydä jakajatiedostoa sen uudesta sijainnista. Tässä tapauksessa täytyy ensin poistaa linkitys entiseen sijaintiin Jaa resurssit -valintaikkunassa. (Valintaikkunan voi avata Työkalut-valikon Resurssit-alivalikosta.) Sitten avataan jakajatiedosto uudessa sijainnissaan ja muodostetaan uusi linkki resurssivarantoon saman valintaikkunan avulla.

Oppitunti 13 Tietojen jakaminen useiden projektien kesken 289 Seuraavaksi muutetaan varausta jakajatiedostossa, suljetaan tiedosto ja päivitetään sitten resurssivaranto. 9 Napsauta Tehtävän nimi -sarakkeessa tehtävää 3, Otosten leikkaussuunnitelman tekeminen. 10 Valitse Varaa resurssit -valintaikkunan Nimi-sarakkeesta Laura Saksala ja napsauta sitten Varaa-painiketta. 11 Sulje Varaa resurssit -valintaikkuna napsauttamalla Sulje-painiketta. 12 Valitse Tiedosto-valikosta Sulje. 13 Kun muutokset pyydetään tallentamaan, valitse Kyllä. 14 Kun ohjelma kysyy, tallennetaanko tiedosto ilman perusaikataulua, napsauta OK-painiketta. Microsoft Project toteaa, että koska resurssivaranto oli avattu vain luku - tilassa, jakajatiedostojen varausten viimeisimpiä muutoksia ei ole päivitetty resurssivarantotiedostoon. Ohjelma tarjoaa seuraavassa kuvassa esitetyt vaihtoehdot. 13 Tietojen jakaminen 15 Valitse OK. Microsoft Project päivittää varaustietoihin jakajatiedoston uudet tiedot. Resurssivaranto on yhä avattuna vain luku -tilassa. PROJ2000-6-1 PROJ2000-6-2 PROJ2000-6-4 PROJ2000E- 8-1 PROJ2000E- 8-2 Koontiprojektien käyttäminen Monimutkaisissa projekteissa on usein paljon ihmisiä, jotka työskentelevät eri aikoihin, eri paikoissa ja usein eri valvojien alaisuudessa. Vaikka resurssivaranto voi helpottaa resurssitietojen hallintaa projektien välillä, sen mahdollisuudet projektien väliseen tehtävien ja riippuvuuksien hallintaan eivät ehkä riitä. Hyvä tapa koota yhteen moninaisia projektitietoja on koontiprojektien käyttö.

290 Microsoft Project 2000 Trainer Tällainen Microsoft Project -tiedosto sisältää muita Microsoft Project - tiedostoja, joita sanotaan lisätyiksi projekteiksi. Lisätyt projektit eivät ole koontiprojektin sisällä; ne on linkitetty siihen siten, että niitä voidaan tarkastella ja muokata koontiprojektista käsin. Jos lisättyä projektia muokataan koontiprojektin ulkopuolella, päivitetyt tiedot tulevat koontiprojektiin, kun tiedosto avataan seuraavan kerran. VIHJE Koontiprojekteja sanotaan myös pääprojekteiksi ja lisättyjä projekteja aliprojekteiksi. Tällä oppitunnilla käytetään termejä koontiprojekti ja lisätty projekti. Koontiprojektien avulla voidaan esimerkiksi: " Tarkastella kaikkien organisaation projektien tehtäviä yhdessä näkymässä. " Vyöryttää projektitietoja ylemmille hallintatasoille Yhden tiimin projekti voi esimerkiksi olla osaston koontiprojektin lisätty projekti, joka puolestaan voi olla organisaation koontiprojektin lisätty projekti. " Jakaa projektitiedot projektin tyypin mukaan esimerkiksi vaiheittain, komponenteittain tai suorituspaikoittain. Koontiprojekteissa käytetään Microsoft Projectin jäsennysominaisuuksia. Lisätty projekti näkyy koontiprojektissa yhteenvetotehtävä lukuun ottamatta sitä, että sen Gantt-palkki on harmaa ja tunnussarakkeessa näkyy lisätty projekti -kuvake. Kun koontiprojekti tallennetaan, myös lisättyihin projekteihin mahdollisesti tehdyt muutokset tallennetaan lähdetiedostoihin. Tässä harjoituksessa lisätään projekti uuteen projektiin. 1 Napsauta vakiotyökalurivin Uusi-painiketta. Esiin tulee Projektin tiedot -valintaikkuna. 2 Kirjoita Alkamispäivämäärä-laatikkoon 6.8.01 ja napsauta OK-painiketta. 3 Valitse Tiedosto-valikosta Tallenna nimellä. 4 Tallenna tiedosto Osa 3 -kansioon nimellä Koontiprojektit 13. Seuraavaksi lisäät kaksi projektia tähän uuteen projektiin. 5 Valitse Lisää-valikosta Projekti. Esiin tulee Lisää projekti -valintaikkuna.

Oppitunti 13 Tietojen jakaminen useiden projektien kesken 291 6 Napsauta Osa 3 -kansiossa Parnell-lentotekniikan promo 13:a. Pidä alhaalla Ctrl-näppäintä, napsauta Wingtip-lelumainos 13:a ja napsauta sitten Lisääpainiketta (Insert). Microsoft Project lisää nämä kaksi projektia koontiprojektiin tiivistettyinä yhteenvetotehtävinä. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. 13 Tietojen jakaminen VIHJE Jos osoitat tunnussarakkeen Lisätty projekti -kuvaketta, Microsoft Project näyttää lisätyn projektitiedoston polun. 7 Valitse tehtävien 1 ja 2 nimet. 8 Napsauta muotoilutyökalurivin Näytä-painiketta (Show) ja valitse sitten Kaikki alitehtävät (All Subtasks). Microsoft Project laajentaa lisätyn projektin tehtävät. 9 Valitse Näytä-valikosta Zoomaa, valitse Koko projekti -valintanappi (Entire

292 Microsoft Project 2000 Trainer Project) ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Project muuttaa Gantt-kaavion aikajanaa siten, että projektien kaikki tehtävät tulevat näkyviin. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Lisätyt projektit on linkitetty koontiprojektiin. Lisätyn projektin voi poistaa koontiprojektista valitsemalla lisätyn projektin yhteenvetotehtävän. Valitse Muokkaa-valikosta Poista tehtävä (Delete Task). Koontiprojektitiedostojen käyttämisessä kannattaa muistaa myös seuraavat asiat: " Lisätyn projektin voi poistaa koontiprojektista valitsemalla lisätyn projektin yhteenvetotehtävän. Valitse Muokkaa-valikosta Poista tehtävä. " Koontitiedoston manuaalisen luomisen ja projektien lisäämisen asemesta voidaan luoda nopeasti koontitiedosto kaikista avoimista projekteista. Valitse Ikkuna-valikosta Uusi ikkuna (New Window). Valitse niiden avoimien projektitiedostojen nimet, jotka haluat koota ja napsauta sitten OK-painiketta. " Jos käytät säännöllisesti useita projekteja, joita et halua koota, voit tallentaa ne työtilana. Työtilatiedosto sisältää avoimien projektitiedostojen nimet. Sen avulla voi avata useita tiedostoja yhdellä

Oppitunti 13 Tietojen jakaminen useiden projektien kesken 293 kertaa. Valitse Tiedosto-valikosta Tallenna työtila (Save Workspace). " Tehtäviä voi lisätä suoraan koontiprojektitiedostoon lisätyistä projektitiedostoista riippumatta. Tehtävät lisätään kuten missä tahansa projektitiedostossa. Varmista kuitenkin, että kohta, johon lisäät uuden tehtävän ei kuulu lisätyn projektin tehtäväluetteloon. " Suoraan koontiprojektitiedostossa olevien tehtävien perusaikatauluarvot voi tallentaa valitsemalla tehtävät, osoittamalla Työkalut-valikosta Seuranta (Tracking) ja valitsemalla sitten Tallenna perusaikataulu (Save Baseline). Tämä vaikuttaa lisättyjen projektien tehtäviin. 13 Tietojen jakaminen " Microsoft Project laskee oletusarvon mukaan kaikki lisättyjen projektien tehtävät ja suoraan koontiprojektiin syötetyt tehtävät aivan kuin ne olisivat yhden projektitiedoston tehtäviä ja etsii yhden kriittisen polun. Jokaisen lisätyn projektin kriittisen polun saa kuitenkin näkyviin koontiprojektissa. Poista Työkalut-valikon Asetukset-valintaikkunan (Options) Laskenta-välilehden (Calculation) Lisätyt projektit lasketaan kuten yhteenvetotehtävät -valintaruudun (Inserted Projects Are Calculated Like Summary Tasks) valinta. PROJ2000-6-3 Riippuvuuksien luominen projektien välille Kansainvälistä avaruusasemaa lukuun ottamatta useimmat projektit eivät elä tyhjiössä. Yhden projektin tehtävät tai vaiheet voivat riippua toisten projektien tehtävistä. Nämä riippuvuudet voi osoittaa linkittämällä tehtäviä projektien välillä. Projektien välille voi joutua määrittämään riippuvuuksia esimerkiksi seuraavista syistä: " Yhden projektitehtävän valmistuminen saattaa käynnistää toisessa projektissa olevan tehtävän. Toisen projektipäällikön täytyy esimerkiksi antaa lausunto ympäristövaikutuksista ennen kuin rakentamista voidaan aloittaa. Vaikka näitä tehtäviä hallitaan eri projektitiedostoissa (mahdollisesti koska niitä hoitavat yrityksessä eri osastot), projektien välillä on looginen riippuvuussuhde. " Henkilö tai laite voi olla varattuna toiseen projektiin ja toisen projektin tehtävän alkua on viivytettävä, kunnes resurssi on saanut ensimmäisen tehtävän valmiiksi. Tehtävillä ei välttämättä ole mitään muuta yhteistä kuin saman resurssin tarve. Projektitiedostojen välisten tehtävien riippuvuudet näyttävät samalta kuin

294 Microsoft Project 2000 Trainer projektitiedoston sisäiset tehtäväsuhteet. Ulkoisten edeltäjä- ja seuraajatehtävien nimet ja Gantt-palkit ovat kuitenkin harmaita. Tällaisia tehtäviä sanotaan toisinaan haamutehtäviksi, koska niitä ei ole linkitetty projektitiedoston tehtäviin vaan toisissa projektitiedostoissa oleviin tehtäviin. Tässä harjoituksessa luodaan riippuvuudet kahden projektitiedoston tehtävien välille ja koontiprojektitiedostoon. 1 Avaa MS Project 2000 SBS Harjoitukset -kansion Osa 3 -kansio, valitse Parnell-lentotekniikan promo 13 ja napsauta Avaa-painiketta. 2 Valitse näkymäpalkista Gantt-kaavio. 3 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 8 nimeä, Dialogin lisääminen. 4 Napsauta vakiotyökalurivin Siirry valittuun tehtävään -painiketta. Tehtävän Gantt-palkin oikealta puolelta näkyy, että yksi tehtävään varatuista resursseista on Fabrikam-äänitysstudio. Haluat käyttää tätä äänitysstudiota Wingtips-lelumainosprojektiin, kun tehtävä on valmis. Seuraavaksi luot riippuvuuden tehtävästä 8 Wingtip-lelumainos 13 - projektitiedostossa olevaan tehtävään. 5 Avaa MS Project 2000 SBS Harjoitukset -kansion Osa 3 -kansio, valitse Wingtip-lelumainos 13 ja napsauta Avaa-painiketta. 6 Valitse tehtävän 7 nimi, Lopullisen selostuksen äänittäminen. 7 Napsauta vakiotyökalurivin Tehtävän tiedot -painiketta (Task information). Esiin tulee Tehtävän tiedot -valintaikkuna. Syötä siihen edeltäjätehtävän tiedostonimi ja tehtävätunnus seuraavassa muodossa: Tiedostonimi\Tehtävätunnus. 8 Napsauta Edeltäjät-välilehteä (Predecessors). 9 Napsauta tunnussarakkeessa tehtävän 6 alla olevaa tyhjää solua ja kirjoita siihen Parnell-lentotekniikan promo 13\8.

Oppitunti 13 Tietojen jakaminen useiden projektien kesken 295 Jos osoitat haamutehtävän Gantt-palkkia, Microsoft Project näyttää työkaluvihjeen, joka sisältää haamutehtävän tiedot, esimerkiksi polun ulkoiseen projektitiedostoon, jossa ulkoinen edeltäjätehtävä (haamutehtävä) sijaitsee. 10 Paina Enteriä ja sulje sitten Tehtävän tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Microsoft Project lisää projektiin haamutehtävän Dialogin lisääminen. 11 Napsauta vakiotyökalurivin Siirry valittuun tehtävään -painiketta. 13 Tietojen jakaminen Koska haamutehtävä loppuu 19.9. ja tehtävien välillä on lopusta alkuun - riippuvuus, tehtävän 8, Lopullisen selostuksen äänittäminen siirtyy alkamaan 19.9. Myös seuraavat seuraajatehtävät ajoitetaan uudelleen. Seuraavaksi tarkastelet haamutehtävää Parnell-projektissa. 12 Valitse Ikkuna-valikosta Parnell-lentoyhtiömainos 13. Tiedostosta näkyy, että haamutehtävä 9, Lopullisen selostuksen äänittäminen on tehtävän 8, Dialogin lisääminen seuraaja. Koska tehtävä 8 on seuraajatehtävä, jolla ei ole muita riippuvuuksia tässä projektissa, se ei vaikuta projektin muihin tehtäviin. Projektitiedostojen välinen riippuvuussuhde säilyy, kunnes se poistetaan. Jos lähdetiedostosta poistetaan tehtävä tai kohdetiedostosta haamutehtävä, sitä vastaava tehtävä tai haamutehtävä poistetaan toisesta tiedostosta.

296 Microsoft Project 2000 Trainer Tämän harjoituksen lopuksi tarkastelet projektien välisiä linkkejä koontiprojektitiedostossa. 13 Valitse Ikkuna-valikosta Koontiprojektit 13. Huomaat, että ensimmäisen lisätyn projektin tehtävän Dialogin lisääminen ja toisen lisätyn projektin tehtävän Lopullisen selostuksen äänittäminen välillä on riippuvuus. VIHJE Koontiprojektia tarkasteltaessa voidaan luoda nopeasti projektien välisiä linkkejä napsauttamalla vakiotyökalurivin Linkitä tehtävät -painiketta (Link Tasks). Linkin voi tehdä myös vetämällä hiirellä kahden tehtävän välillä. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Koska nyt tarkastellaan koontiprojektitiedostoa, projektien välinen riippuvuus ei näy haamutehtävänä.

Oppitunti 13 Tietojen jakaminen useiden projektien kesken 297 VIHJE Microsoft Project pyytää päivittämään tehtävien väliset riippuvuudet aina, kun linkitetty projektitiedosto avataan. Jos et halua nähdä kehotusta, voit poistaa sen käytöstä tai määrittää, että Microsoft Project hyväksyy automaattisesti linkitetyn projektitiedoston muuttuneet tiedot. Valitse Työkalut-valikosta Asetukset ja valitse sitten Näkymä-välilehti (View). Tee haluamasi asetukset kohtaan Projektien välisen linkityksen asetukset projektille <tiedoston nimi> (Cross-Project Linking Options For <File Name>). 13 Tietojen jakaminen Oppitunnin yhteenveto Tällä oppitunnilla opittiin luomaan resurssivaranto ja koontiprojektitiedosto. Sillä opittiin myös luomaan riippuvuussuhteita eri projektien tehtävien välille. Jos haluat jatkaa seuraaville oppitunneille: # Tallenna ja sulje kaikki avoimet tiedostot. Ohjelman kysyessä tallenna tiedostot ilman perusaikataulua ja päivitä resurssivaranto. Jos et halua jatkaa seuraaville oppitunneille: # Valitse Tiedosto-valikosta Lopeta. Sanasto Aikajana Esimerkiksi Gantt-kaavionäkymässä ja Resurssien käyttö - näkymässä aikajana näkyy nauhana ruudukon yläreunassa. Se esittää aikayksikköjä. Aikajanassa on pää- ja apuasteikot (esimerkiksi viikot ja päivät). Aikajanaa voi mukauttaa Aikajana-valintaikkunassa, jonka voi avata Muokkaa-valikosta. Alivarattu Resurssin tila, jossa sen tehtävävarausten työn kokonaismäärä on pienempi kuin resurssin työkapasiteetti. Esimerkiksi kokopäiväinen resurssi, joka on varattu 25 tunniksi viikossa on alivarattu. Resurssin toimintakapasiteettia mitataan Microsoft Projectissa käyttöasteena. Yhdessä kokopäiväisessä resurssissa on 100 % käyttöaste (tallennetaan Enimmäiskäyttöaste-kenttään). Haamutehtävä Tehtävä, joka edustaa linkkiä yhdestä Microsoft Project -tiedostosta toiseen. Haamutehtävät näkyvät harmaina palkkeina. Jakajatiedosto Projektitiedosto, joka on linkitetty resurssivarantotiedostoon. Jakajatiedostot jakavat varaustiedot ja muut tiedot, esimerkiksi vapaa-aika- ja projektikalenteriasetukset resurssivarantotiedoston kanssa.

298 Microsoft Project 2000 Trainer Koontiprojekti Microsoft Project -tiedosto, joka sisältää yhden tai useita lisättyjä projektitiedostoja. Lisätyt projektit on linkitetty koontiprojektiin, joten lisättyihin projekteihin tehdyt muutokset näkyvät myös koontiprojektissa ja päinvastoin. Koontiprojektitiedostoa sanotaan myös pääprojektitiedostoksi. Linjajohtaja Resurssiryhmän johtaja; tunnetaan myös nimellä tehtävänmukainen johtaja. Organisaation rakenteen mukaan vaihdelleen myös linjajohtajalla voi olla projektinhallintataitoja ja -vastuita. Lisätty projekti Microsoft Project -tiedosto, joka on lisätty toiseen Microsoft Project -tiedostoon (koontitiedostoon). Lisättyä projektia sanotaan myös aliprojektiksi. Ohjelmatoimisto Projektisuuntautuneissa organisaatioissa ohjelmatoimisto valvoo projekteja (esimerkiksi siipien tuotantoa ja moottorien tuotantoa), jotka kaikki osallistuvat lopputuotteen valmistumiseen (esimerkiksi lentokoneen) sekä organisaation strategisia tavoitteita. Resurssipäällikkö Henkilö, joka valvoo resurssien käyttöä projektitöissä, erityisesti resurssien aikaa ja kustannuksia. Organisaation rakenteen mukaan vaihdelleen myös resurssipäälliköllä voi olla projektinhallintataitoja ja - vastuita. Resurssivaranto Microsoft Project -tiedosto, josta muut projektit hakevat resurssitietoja. Resurssivaranto sisältää tiedot resurssien varauksista tehtäviin kaikissa resurssivarantoon linkitetyissä projektitiedostoissa (jakajatiedostoissa). Työtila Tiedostot ja asetukset, jotka voi tallentaa ja avata avaamalla yhden työtilatiedoston. Työtilatiedostojen tunniste on.mpw. Täysin varattu Resurssin tila, jossa sen tehtävävarausten työn kokonaismäärä on täsmälleen sama kuin resurssin työkapasiteetti. Esimerkiksi kokopäiväinen resurssi, joka on varattu 40 tunniksi viikossa on täysin varattu. Resurssin toimintakapasiteettia mitataan Microsoft Projectissa käyttöasteena. Yhdessä kokopäiväisessä resurssissa on 100 % käyttöaste (tallennetaan Enimmäiskäyttöaste-kenttään). Ylivarattu Tilanne, jossa resurssi on varattu tekemään enemmän työtä tehtäviin kuin mitä resurssin normaalilla työskentelykapasiteetilla voi tehdä. Resurssin toimintakapasiteettia mitataan Microsoft Projectissa käyttöasteena. Yhdessä kokopäiväisessä resurssissa on 100 % käyttöaste (tallennetaan Enimmäiskäyttöaste-kenttään).

Oppitunti 13 Tietojen jakaminen useiden projektien kesken 299 Tiivistelmä Resurssivarannon luominen 1 Napsauta vakiotyökalurivin Uusi-painiketta. 2 Tallenna uusi tiedosto, josta tulee resurssivaranto. 3 Avaa jokin Microsoft Project -tiedosto, jonka haluat määrittää jakajatiedostoksi. 4 Osoita Työkalut-valikossa Resurssit-komentoa ja napsauta Jaa resurssit - komentoa. 5 Valitse Resurssit: <jakajatiedoston nimi> -kohdasta Käytä resursseja - valintanappi. 6 Valitse Kohteesta-luettelosta resurssivarantotiedoston nimi ja sulje sitten Jaa resurssit -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. 7 Jos jakajatiedostoja on useita, avaa toinen jakajatiedosto. 8 Toista vaiheet 4-6 muille jakajatiedostoille. 13 Tietojen jakaminen Varauksen tietojen tarkasteleminen resurssivarannossa 1 Valitse näkymäpalkista Resurssien käyttö. 2 Valitse Resurssin nimi -sarakkeesta resurssin nimi. 3 Napsauta vakiotyökalurivin Siirry valittuun tehtävään -painiketta. 4 Vieritä aikajanan tietoja oikealle, jolloin esiin tulevat resurssin muut varaukset. 5 Valitse Ikkuna-valikosta Jaa, jolloin esiin tulee resurssilomake. 6 Valitse Ikkuna-valikosta Poista jako, jolloin resurssilomake piilotetaan. Varausten päivittäminen jakajatiedostossa 1 Valitse näkymäpalkista Gantt-kaavio. 2 Napsauta vakiotyökalurivin Varaa resurssit -painiketta. 3 Napsauta Tehtävän nimi -sarakkeessa tehtävää, jolle haluat varata resurssin tai jolta haluat poistaa resurssin. 4 Valitse Varaa resurssit -valintaikkunan Nimi-sarakkeesta resurssin nimi ja napsauta sitten Varaa- tai Poista-painiketta. Resurssin työajan päivittäminen resurssivarannossa 1 Valitse näkymäpalkista Resurssien käyttö. 2 Valitse Resurssien käyttö -näkymän Resurssin nimi -sarakkeesta resurssi, jonka työaikaa haluat muuttaa ja napsauta sitten Resurssin tiedot - painiketta.

300 Microsoft Project 2000 Trainer 3 Napsauta Resurssin tiedot -valintaikkunan Vapaa-aika-välilehteä. 4 Vedä Valitse päivämäärät -otsikon alla vaakasuoraa vierityspalkkia tai paina nuolipainikkeita, kunnes esiin tulee haluamasi kuukausi. 5 Valitse päivät, jotka haluat määrittää vapaa-ajaksi. 6 Valitse Määritä valitut päivämäärät -kohdasta Vapaa-aika-valintanappi ja sulje sitten Resurssin tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Kaikkien jakajatiedostojen työajan päivittäminen resurssivarannosta 1 Avaa resurssivaranto luku- ja kirjoitustilassa. 2 Valitse Työkalut-valikosta Muuta työaikaa. 3 Valitse Kohde-laatikosta peruskalenteri, jota haluat muuttaa, esimerkiksi Vakio (projektin kalenteri). 4 Vedä Valitse päivämäärät -otsikon alla vaakasuoraa vierityspalkkia tai paina nuolipainikkeita, kunnes esiin tulee haluamasi kuukausi ja valitse sitten päivät, jotka haluat määrittää vapaa-ajaksi. 5 Valitse Määritä valitut päivämäärät -kohdasta Vapaa-aika -valintanappi. 6 Sulje Muuta työaikaa -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Uusien projektitiedostojen linkittäminen resurssivarantoon 1 Avaa resurssivaranto luku- ja kirjoitustilassa. 2 Napsauta vakiotyökalurivin Uusi-painiketta. 3 Syötä Projektin tiedot -valintaikkunaan projektin alkamispäivämäärä ja napsauta OK-painiketta. 4 Osoita Työkalut-valikossa Resurssit-komentoa ja napsauta Jaa resurssit - komentoa. 5 Valitse Jaa resurssit -valintaikkunassa Resurssit: <tiedoston nimi> - kohdasta Käytä resursseja -valintanappi. 6 Valitse Kohteesta-luettelosta resurssivarantotiedoston nimi ja sulje sitten Jaa resurssit -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Jakajatiedoston muokkaaminen ja resurssivarannon päivittäminen 1 Avaa jakajatiedosto. 2 Kun ohjelma pyytää valintaa, avaa sekä resurssivaranto että jakajatiedosto. 3 Tee varausten muutokset jakajatiedostoon. 4 Osoita Työkalut-valikossa Resurssit-komentoa ja napsauta Päivitä resurssivarannon tiedot -komentoa.

Oppitunti 13 Tietojen jakaminen useiden projektien kesken 301 Koontiprojektitiedoston luominen 1 Napsauta vakiotyökalurivin Uusi-painiketta. 2 Syötä projektin alkamispäivämäärä ja tallenna sitten uusi projektitiedosto. 3 Valitse Lisää-valikosta Projekti. 4 Etsi ja valitse Lisää projektit -valintaikkunasta se Microsoft Project -tiedosto, jonka haluat lisätä koontiprojektitiedostoon. Voit valita useita tiedostoja pitämällä alhaalla Ctrl-näppäintä ja napsauttamalla kunkin tiedoston nimeä. 5 Napsauta Lisää-painiketta. Tehtäväriippuvuuksien luominen projektien välille 1 Avaa projektitiedostot, joiden välille haluat määrittää tehtävien riippuvuussuhteen. 2 Siirry projektitiedostoon, jonka sisältämän tehtävän haluat määrittää seuraajatehtäväksi. 3 Valitse näkymäpalkista Gantt-kaavio. 4 Napsauta syöttötaulukossa sen tehtävän nimeä, josta haluat seuraajatehtävän. 5 Napsauta vakiotyökalurivin Tehtävän tiedot -painiketta. 6 Napsauta Edeltäjät-välilehteä. 7 Napsauta tunnussarakkeessa jonkin edeltäjätehtävän alla olevaa seuraavaa tyhjää solua ja syötä soluun toisen projektitiedoston edeltäjätehtävän nimi seuraavassa muodossa: Tiedostonimi\Tehtävätunnus. 8 Paina Enteriä ja sulje sitten Tehtävän tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. 13 Tietojen jakaminen

302 Microsoft Project 2000 Trainer