PERA HANKKEEN VÄLIRAPORTTI

2015 PERA HANKKEEN VÄLIRAPORTTI PERA (Pelastustoimen ja Ensihoidon Riskin Arviointi) Turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmä osaksi pelastuslaitosten päivittäistä turvallisuustoimintaa 1.6.2013 13.8.2015 Maija Puranen

Palosuojelurahaston hankkeen SMDno-2014-1158 väliraportti - PERA (Pelastustoimen ja Ensihoidon RiskinArviointi) Turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmä osaksi pelastuslaitosten päivittäistä turvallisuustoimintaa Sisällysluettelo ESIPUHE... 1 TIIVISTELMÄ... 2 HANKETYÖSKENTELY... 4 Hankkeen organisaatio ja rahoitus... 4 Hanketyöskentely... 4 Yhteenveto... 5 1 PERA HANKKEEN TAUSTA... 6 2 HANKKEEN TAVOITTEET JA VAIHEET... 7 2.1 Pilottivaihe... 8 2.1.1 Tavoitteet... 8 2.1.2 Menetelmät ja rajaukset... 8 2.1.3 Tulokset ja kokemukset... 9 2.2 Vaihe kaksi (2)... 11 2.2.1 Tavoitteet... 11 2.2.2 Menetelmät ja rajaukset... 11 2.2.3 Tulokset ja kokemukset... 13 2.3 Vaihe kolme (3)... 14 2.3.1 Tavoitteet... 14 2.3.2 Menetelmät ja rajaukset... 14 2.3.3 Tulokset ja kokemukset... 16 3 HANKKEEN YHTEENVETO... 17 4 POHDINTAA... 18 5 JATKOSUUNNITELMA: PERA II JATKOHANKE... 19 5.1 Taustat... 19 5.2 Tavoitteet... 19 5.3 Menetelmät ja rajaukset... 19

1 ESIPUHE Tämä kehittämishanke alkoi 1.6.2013 ja päättyi 31.8.2015. Hanke toteutettiin palosuojelurahaston tuella. Keski-Suomen pelastuslaitos hallinnoi hanketta. Hankkeen kehittämistyöhön osallistui vaiheittain suurin osa pelastuslaitoksista (19/22) sekä useita eri alojen asiantuntijoita. Kehittämishankkeen nimi oli PERA (Pelastustoimen ja Ensihoidon Riskin Arviointi) Turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmä osaksi pelastuslaitosten päivittäistä turvallisuustoimintaa. Kehittämistyön alkuvaiheesta lähtien hankkeen lyhennettynä työnimenä oli PERA hanke, jota käytetään myös tässä väliraportissa. Kehittämishankkeen toteutuksesta vastasi hanketyöryhmä, jonka kokoonpano vaihteli hankkeen vaiheiden edetessä. Kehittämistyötä ohjasivat vahvasti aikaisemmin laaditut tutkimukset ja dokumentit sekä kehittämistyöhön sitoutuneiden pelastuslaitosten edustajista koostunut ohjausryhmä. Hanketyöryhmän koostumuksesta ja ohjausryhmästä on kerrottu tarkemmin kohdassa hanketyöskentely. PERA hanketta ja kehittämistyön etenemistä esiteltiin valtakunnallisissa pelastusalan tilaisuuksissa sekä kahdessa pelastusalan työturvallisuusseminaareissa. Lisäksi pelastustieto- lehdessä ja Palomiesliiton jäsenlehdessä oli molemmissa kattava artikkeli PERA hankkeesta. Sopimuspalokuntien Liitto ry tiedotti omaa jäsenistöään PERA hankkeen etenemisestä ja tavoitteista mm. twitterissä. Kaikki PERA hankkeeseen osallistuneet pelastuslaitokset ansaitsevat kiitokset osallistumisesta kehittämistyöhön. Varsinkin vaiheeseen kaksi osallistuneilla pelastuslaitoksilla oli merkittävä rooli PERA hankkeessa. Tietojärjestelmän testaajina ja palautteen antajina kunnostautuivat erityisesti Keski- Pohjanmaan ja Pietarsaaren alueen pelastuslaitoksen, Varsinais-Suomen pelastuslaitoksen, Pohjois-Savon pelastuslaitoksen ja Päijät-Hämeen pelastuslaitoksen PERA yhteyshenkilöt ja muu henkilöstö. Pirkanmaan pelastuslaitoksen, Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen ja Jokilaakson pelastuslaitoksen panos hankkeen ohjausryhmässä oli erityisen tärkeää kehittämistyön kokonaisuuden hahmottamisen ja ennakoivan etenemisen kannalta. Lisäksi Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen henkilöstö teki upeaa jatkokehitystyötä soveltaen PERA tietojärjestelmässä olevaa pelastustehtäväkohtaista tietoa mitattavampaan muotoon.

2 TIIVISTELMÄ Taustaa PERA hanke sai alkunsa Keski-Suomen pelastuslaitoksen käytännön tarpeesta käsitellä ja hallita paloasemakohtaisia riskikartoituksia ja niistä saatuja tietoja ja jalkauttaa riskikartoitusten tekeminen Keski-Suomen pelastuslaitoksen alueelle mahdollisimman tehokkaasti. Riskikartoitukseen toteuttamista helpottavia lomakkeita ja menetelmiä oli jo olemassa ja ne vastasivatkin joiltain osin edellä mainittuun tarpeeseen, mutta tietojen käsittely ja hallinta osoittautui varsin ongelmalliseksi. Vastaavia ongelmia esiintyi myös muilla pelastuslaitoksilla. Tavoitteet ja vaiheet PERA hankkeen tavoitteiksi asetettiin pelastuslaitoksille soveltuvan turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmän toteuttaminen verkkoympäristöön ja tietojärjestelmän jalkauttaminen osaksi pelastuslaitosten päivittäistä turvallisuustoimintaa. Hankkeen vaiheet jaettiin kolmeen vaiheeseen: pilottivaihe, vaihe kaksi (2) ja vaihe kolme (3). Menetelmät ja rajaukset PERA hankkeen lähtökohtana käytettiin Työterveyslaitoksen tutkimus- ja kehittämishanketta: Pelastustoimen työsuojeluriskien tunnistuksen ja arvioinnin menetelmän kehittäminen (2008). Hankkeen lopputuloksena laaditut dokumentit toimivat PERA hanketta ohjaavina ja tavoitteita rajaavina dokumentteina. Keskeiset PERA hankkeessa hyödynnetyt dokumentit olivat: PELA TURVA pelastustoimen työturvallisuuden arviointi- ja seurantajärjestelmän vaatimusmäärittely, määrittelykuvausdokumentti sekä riskinarviomenetelmä. http://www.ttl.fi/fi/tyoturvallisuus_ja_riskien_hallinta/tyokalut/pelastus_arvi/do cuments/pelastusarvi_loppuraportti_nettiin.pdf Dokumenteista saatua tietoa sovellettiin tietojärjestelmän rakenteen, toiminnan ja sisällön suunnittelussa ja toteuttamisessa ja jalkauttamistyön menetelmien valitsemisessa. Dokumenteista saatiin myös selkeitä rajauksia esimerkiksi tietojärjestelmän rakenteeseen ja sisältöön liittyen. Lisäksi kehittämistyössä hyödynnettiin muita aiheeseen soveltuvia tutkimuksia, opinnäytetöitä ja pilottivaiheesta saatuja käytännön kokemuksia. Pilottivaiheen aikana sekä tietojärjestelmän kehittämistyön että jalkauttamisen menetelmät testattiin käytännössä ja ne todettiin pääosin toimiviksi. Samaa toimintamallia käytettiin läpi koko hankkeen. Palautteita kerättiin PERA koulutusten yhteydessä sekä kootusti sähköisellä kyselylomakkeella. Tietojärjestelmää testaavat pelastuslaitokset ohjeistettiin PERA koulutuksen yhteydessä antamaan suoraa palautetta hanketyöryhmälle.

3 Tulokset ja kokemukset Kehittämishankkeen aikana rakennettiin osittain valmis PERA tietojärjestelmä. Perustietovarasto rakennettiin helpottamaan perustietojen (paloasemat, toiminta-alueet, ajoneuvot) käsittelyä ja hallintaa. Kolmesta sisältöelementistä käyttövalmiiksi saatiin osio, joka käsitti riskikartoitusten kirjaamiseen sähköiselle lomakkeelle seuraavien kategorioiden osalta: Kiinteistöt ja toimitilat, ajoneuvot sekä henkilöstö ja toiminta. Myös riskikartoitukseen liittyvä riskinarvioprosessi saatiin toiminnaltaan sujuvaksi. Työkalun lisäksi laadittiin ohjeistukset tietojärjestelmän käyttöön niiltä osin, joilta se oli mahdollista tehdä. Jalkauttaminen saatiin toteutettua yhteensä 19 pelastuslaitoksen alueelle PERA koulutusten avulla. Jalkauttaminen päätettiin toteuttaa suunnitellusti, vaikka tietojärjestelmää ei saatukaan valmiiksi hankkeen päättyessä. Hankkeen yhteenveto ja pohdinta Kokonaisuudessaan PERA hankkeen läpiviennissä onnistuttiin kohtalaisen hyvin. Pelastuslaitosten sitouttaminen hankkeeseen ja tietojärjestelmän jalkauttaminen onnistuivat odotettua sujuvammin. Harmittavaa oli, ettei tietojärjestelmää ehditty saada valmiiksi hankkeen aikana. Yhteenvetona voidaan todeta, että hanketyöryhmän olisi pitänyt arvioida riskit keskeisten kehittämistoimintojen osalta ennen hankkeen alkua ja linjata riskienhallintakeinot. Tarpeet tietojärjestelmän olemassaololle osoittautuivat hankkeen edetessä hyvin erilaisiksi. Pelastuslaitosten kuntaohjaus, päällekkäiset turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmät, alueelliset erot resursseissa ja toimintatavoissa asettivat haasteita ja hidasteita tietojärjestelmän käyttöönotolle. Toisaalta pelastuslaitosten halu sitoutua ja kehittää turvallisuutta omassa työympäristössään oli hyvin vahva. PERA hankkeen loppuyhteenvetona voidaan todeta, että tarve tietojärjestelmälle asetettujen tavoitteiden loppuunsaattamiselle oli ilmeinen. Tästä syystä jatkokehittämistyöhön haettiin Palosuojelurahaston erityisavustusta, joka myönnettiin hakemuksen mukaisesti. Jatkokehittämistyö nimettiin PERA II jatkohankkeeksi. Jatkosuunnitelma PERA II jatkohankkeen keskeisenä tavoitteena on PERA turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmän rakentaminen ja muokkaaminen niin, että se vastaa sovelletuin osin turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmälle asetettuja vaatimusmäärityksiä. Jalkauttamisen tavoitteita päätettiin laajentaa koskemaan myös sivutoimisia ja vapaaehtoisia palokuntia, joille rakennetaan oma PE- RAs koulutuspaketti ja järjestetään tarvittaessa 4-6 jalkautumista tukevaa koulutustilaisuutta. PERA II jatkohanke alkaa 1.9.2015 ja päättyy 30.4.2016.

4 HANKETYÖSKENTELY Hankkeen organisaatio ja rahoitus Hankkeen organisaatiota muokattiin suunnitellusti hankkeen vaiheistusten edetessä. Pilottivaiheen työryhmä koostui Keski-Suomen pelastuslaitoksen aluepalopäälliköstä, työturvallisuusvaltuutetusta, alueen vastaavasta työterveyshoitajasta, ohjelmistosuunnittelijasta ja hankekoordinaattorista. Vaiheessa kaksi (2) ja kolme (3) ohjausryhmä koostui hankkeeseen sitoutuneiden kahdeksan pelastuslaitoksen edustajista, jotka pelastuslaitokset itse nimesivät. Varsinainen hanketyöryhmä koostui hankejohtajasta, hankekoordinaattorista ja ohjelmistosuunnittelijasta. Hankkeen pilottivaiheen toteutuksesta ja rahoituksesta vastasi Keski- Suomen pelastuslaitos. Hankkeen jatkokehittämiseen haettiin Palosuojelurahaston erityisavustusta, joka myönnettiin hakemuksen mukaisesti. Kehittämistyöhön sitoutuneet pelastuslaitokset osallistuivat hankkeen kustannuksiin omarahoitusosuudella, joka muodostui käytännössä työpanoksesta. Hanketyöskentely Hanketyöskentelyn lähtökohtana oli asiakaskeskeisyys. Tämän periaatteen mukaisesti käyttäjille taattiin keskeytyksetön tuki ja saatuihin käyttäjäpalautteisiin pyrittiin vastaamaan nopeasti ja laadukkaasti. Pilottivaiheen aikana hanketyöryhmälle muodostui jo selkeät roolit osaamisalueiden mukaisesti. Ohjelmistosuunnittelija vastasi tietojärjestelmän aikataulutuksesta, vaatimusmääritysten soveltamisesta ja toteuttamisesta. Hankekoordinaattori vastasi jalkauttamisen suunnittelusta sekä hankkeen läpiviennistä kokonaisuudessaan. Hanketyöryhmällä oli oikeus tehdä omaan vastuualueeseensa liittyviä pieniä päätöksiä ja linjauksia, joita hankejohtaja tarvittaessa ohjeisti. Ohjausryhmä ohjeisti ja teki päätökset keskisuurista ja suurista linjauksista. Työpanos hankkeeseen määriteltiin niin, että pilottivaiheessa sekä ohjelmistosuunnittelija että hankekoordinaattori työskentelivät osa-aikaisesti ja pilottivaiheen päätyttyä kokoaikaisesti. Hankkeeseen liittyvää ohjelmistosuunnittelua ei kilpailutettu, koska ohjelmistosuunnittelija oli jo ennen pilottivaiheen alkua palkkasuhteessa Keski-Suomen pelastuslaitokseen. Viestintä ja tiedottaminen hanketyöryhmässä oli sujuvaa ja nopeaa johtuen työskentelystä saman toimipisteen tiloissa. Ohjelmistosuunnittelijalla tai hankekoordinaattorilla ei ollut osoitettua työskentelytilaa, joten ajoittain töitä tehtiin myös muissa toimipisteissä tai etätyönä. Hankkeen alkuvaiheessa suora viestintä oli päivittäistä. Hankkeen edetessä ja linjausten selkeytyessä viestintä muuttui tarveharkintaiseksi. Sähköpostiviestintä todettiin hankkeen edetessä toimivaksi, koska pelkkä keskustelu asiasta saattoi unohtua tai asioita saattoi olla samanaikaisesti useita esim. tietojärjestelmässä ilmenneet korjaustarpeet. Ohjausryhmän kanssa viestitettiin pääosin sähköpostitse, koska tiedottamismahdollisuutta suoraan tietojärjestelmän kautta ei ehditty rakentaa. Lisäksi ohjausryhmä kokoontui hanketyöryhmän johdolla noin 2 kuukauden välein. Palavereissa

5 Yhteenveto keskusteltiin alueellisista eroista suhteessa tietojärjestelmään, hankkeen etenemisestä, tulevista linjauksista ja päätöksistä. PERA hankkeen etenemisestä tiedotettiin PERA kotisivuilla viikoittain. Kotisivut olivat täysin julkiset ja avoimet kaikille kiinnostuneille. Hanke jaettiin kolmeen vaiheeseen: pilottivaihe, vaihe kaksi (2) ja vaihe kolme (3). Vaiheistuksen tarkoitus oli edetä työsuunnitelman mukaisesti järjestelmällisesti ja hallitusti tietojärjestelmän rakentamisen ja sen valtakunnallisen jalkauttamisen osalta. Hankkeen organisaatio oli toimiva. Kaikilla oli selkeä rooli ja jokainen tiesi perustehtävänsä. Hankkeelle laadittu talousarvio toteutui kohtalaisen hyvin. Hankkeen jakaminen kolmeen vaiheeseen toimi hyvin ja selkeytti työsuunnitelman toteutumisen seurantaa. Lisätyötä hanketyöryhmälle aiheutti aikataulun pettäminen tietojärjestelmän osioiden valmistumisen ja julkaisemisen osalta. Hankkeen työsuunnitelmaa jouduttiin tarkastelemaan tästä syystä useaan otteeseen ja tekemään uusia linjauksia ja korjaavia toimenpiteitä. Resurssien riittävyys suhteessa asetettuihin tavoitteisiin ja aikatauluun arvioitiin pilottivaiheen kokemusten perusteella. Hanketyöskentelyyn kohdistuvia riskejä ei kuitenkaan huomioitu käytännössä ollenkaan ja se kostautui hankkeen kolmannessa vaiheessa. Jälkiviisaana voikin todeta, että olisi ollut järkevää kartoittaa ja ennakoida riskejä keskeisten toimintojen osalta ennen hankkeen alkua.

6 1 PERA HANKKEEN TAUSTA PERA hanke sai alkunsa Keski-Suomen pelastuslaitoksen käytännön tarpeesta käsitellä ja hallita paloasemakohtaisia riskikartoituksia ja niistä saatuja tietoja ja jalkauttaa riskikartoitukset Keski-Suomen pelastuslaitoksen alueelle mahdollisimman tehokkaasti. Kehittämistarve varmistettiin testaamalla jo olemassa olevaa excel- lomakkeistoa neljällä paloasemalla. Excel- lomakkeisto todettiin rakenteeltaan ja sisällöltään melko toimivaksi, mutta lomakkeeseen kirjatun tiedon käsittely ja hallinta tuotti ongelmia. Näiden kokemusten perusteella tietojen käsittelyä ja hallintaa helpottavan tietojärjestelmän kehittämiselle oli selkeä tarve. Tarve ilmeni myös useissa pelastusalan turvallisuutta koskevissa tutkimuksissa ja opinnäytetöissä, joissa todettiin, että turvallisuuteen liittyvien tietojen käsittelyyn ja hallintaan tulisi kehittää valtakunnallinen tietojärjestelmä. PERA hankkeen teoreettisena lähtökohtana oli Työterveyslaitoksen 2008 julkaisema ja Työsuojelurahaston rahoittama tutkimus- ja kehittämishanke, jonka tavoitteena oli pelastustoimen työsuojeluriskien tunnistamisen ja arvioinnin menetelmän kehittäminen. Kehittämistyön tuloksena laadittiin PELA TURVA pelastustoimen työturvallisuuden arviointi- ja seurantajärjestelmän vaatimusmäärittely, määrittelykuvausdokumentti sekä riskinarviomenetelmä. Edellä mainittuja dokumentteja ja menetelmiä hyödynnettiin PERA hankkeelle asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa. Vaatimusmäärittelyn teknisenä asiantuntijana toimi Content Bakery Oy. Pilottivaiheen kehittämistyö vastasi suurelta osin tarpeeseen ja pilottivaiheesta saatuja kokemuksia ja tuloksia esiteltiinkin Keski-Suomen pelastuslaitoksen työsuojeluvaltuutetun toimesta pelastuslaitosten työturvallisuusseminaarissa. Esittely oli onnistunut ja sai aikaan useita yhteydenottoja ja tiedusteluja. Näiden yhteydenottojen perusteella varmistuttiin hankkeen tarpeellisuudesta, joka johti ulkopuolisen rahoituksen hakemiseen ja hankkeen vaiheiden kaksi (2) ja kolme (3) käynnistymiseen.

7 2 HANKKEEN TAVOITTEET JA VAIHEET PERA hankkeen päätavoitteita oli kaksi: pelastuslaitoksille soveltuvan turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmän toteuttaminen verkkoympäristöön sekä tietojärjestelmän jalkauttaminen osaksi pelastuslaitosten päivittäistä turvallisuustoimintaa. Hankkeen vaiheet jaettiin kolmeen vaiheeseen: pilottivaihe, vaihe kaksi ja vaihe kolme. Tietojärjestelmän sisältöelementit muodostuivat vaatimusmäritysten mukaisesti kolmesta osasta: riskinarvio, dokumenttikirjasto ja poikkeamaraportointi. Sisältöelementtien teknisen toteutustyön tavoitteet jaettiin seuraavasti: pilottivaiheessa riskikartoitusosio luodaan ja testataan. Vaiheessa kaksi (2) tavoitteena oli laajentaa riskikartoitusosiota hallitusti niin, että se vastaa rakenteeltaan toiminnaltaan ja sisällöltään riskinarvio-osion vaatimusmäärityksiä vastaavaksi. Vaiheessa kolme (3) tavoitteena oli toteuttaa dokumenttikirjasto ja poikkeamaraportointi niin, että se vastaa rakenteeltaan, toiminnaltaan ja sisällöltään laadittuja vaatimusmäärityksiä. Vaatimusmäärityksiä ei seurattu orjallisesti, vaan niitä sovellettiin joiltain osin hankkeen aikana saatujen palautteiden ja ohjausryhmässä käytyjen keskusteluiden perusteella. Jalkauttamisen tavoitteet jaettiin myös kolmeen vaiheeseen: pilottivaiheen tavoitteena oli testata jalkauttamisen menetelmät Keski-Suomen pelastuslaitoksen alueella ja tehdä niiden perusteella jatkosuunnitelma. Vaiheen kaksi (2) tavoitteena oli laajentaa jalkauttaminen kahdeksan pelastuslaitoksen alueelle ja vaiheen kolme (3) tavoitteena oli toteuttaa jalkauttaminen kaikkien jäljellä olevien pelastuslaitoksen alueella.

8 2.1 Pilottivaihe 2.1.1 Tavoitteet Pilottivaiheen tavoitteena oli luoda tietojärjestelmän ensimmäinen versio riskikartoitusten osalta ja testata, kuinka riskikartoitusten tekeminen jalkautuu Keski-Suomen pelastuslaitoksen alueella tietojärjestelmän avulla. Pilottivaihe alkoi 1.6.2013 ja päättyi 30.5.2014. 2.1.2 Menetelmät ja rajaukset Pilottivaihe aloitettiin sitouttamalla Keski-Suomen pelastuslaitoksen johto strategisella tasolla, joka oli pilotoinnin onnistumisen edellytys. Johto varmisti sitoutumisellaan tarvittavien resurssien riittävyyden riskikartoitusten tekemiselle ja kehittämistyön sujuvalle etenemiselle. Toiminnalle asetettiin strategiset tavoitteet, sovittiin etenemisen aikatauluista sekä siitä, kuinka informointi henkilöstölle toteutetaan ja pilottivaihe rajataan. Pilottivaiheen kehittämistyöhön päätettiin ottaa mukaan Pelastus- Arvi lomakkeen pelastustoiminnan riskinarviointien osalta seuraavat tekijät: 1) kiinteistöt ja toimitilat, 2) ajoneuvot, 3) toiminta. Kartoitettavia paloasemia oli yhteensä 48, kohderyhmäksi rajattiin alueen pelastushenkilöstö ja kartoitukset suoritettiin henkilöstöä osallistavalla menetelmällä Työterveyslaitoksen suositusten mukaisesti. Tietojärjestelmän kehittämistyö aikataulutettiin Keski-Suomen pelastuslaitoksen riskikartoitusten kanssa yhteensopivaksi. Toiminnan tavoitteena oli testata tietojärjestelmää käyttäjän näkökulmasta ja korjata esiin nousseet ongelmakohdat nopeasti. Valittu menetelmä oli hyvin käytännönläheinen ja tuki sekä tietojärjestelmän kehittämistyötä että riskikartoitusten jalkautumisen etenemistä. Riskikartoitus-osion rakenne tehtiin Pelastus- Arvi excel- pohjaisen lomakkeen mukaisesti sähköiseen muotoon. Tietojärjestelmään rakennettiin erillinen perustietovarasto, joka käsitti käyttäjätiedot ja paloasematiedot. Perustietovaraston kautta pelastuslaitokset pystyivät hallinnoimaan itse tietojärjestelmän käyttäjätunnuksia ja päivittämään paloasemaa koskevia perustietoja. Lisäksi tietojärjestelmän sisältöä päätettiin laajentaa henkilöstöä ja työyhteisöä koskevilla kysymyksillä, jotka sovellettiin Jyväskylän kaupungin hyvinvointikyselystä. Tietojärjestelmän rakenteen, toiminnan ja sisällön soveltuvuutta testattiin vakinaisten paloasemien ja ns. päiväpaloasemien riskikartoitusten yhteydessä. Kaikkiin kartoitustilaisuuksiin osallistui myös alueen työsuojeluasiamies, jonka roolina oli toimia asiantuntijana ja tutustua samalla tietojärjestelmän toimintaan käytännössä. Pilottivaiheen loppupuolella sekä riskikartoitusten toteutus että tietojärjestelmä todettiin niin toimivaksi, että järjestelmän käyttöönotto päätettiin kouluttaa Keski- Suomen pelastuslaitoksen työsuojeluasiamiehille (6 henkilöä). Koulutusten jälkeen työsuojeluasiamiehet toteuttivat itsenäisesti jäljellä olevat riskikartoitukset ns. pienillä paloasemilla maakunnissa. Koulutukset toteutettiin kahdessa osassa: 1) tietojärjestelmän esittely ja vaikuttavuus/ hyödyt/ haasteet (3h), 2) tietojärjestelmän käyttökoulutus (4h). Kartoitustilaisuuksien ohjeistaminen ei ollut mukana koulutuksessa, koska jokainen työsuojeluasiamies oli jo osallistunut hankekoordinaattorin ja työsuojeluvaltuutetun jär-

9 jestämään kartoitustilaisuuteen ja toimintamalli oli näin ollen kaikkien koulutettavien tiedossa. Tietojärjestelmän käyttöön liittyvät tuki- ja kehittämispalvelut olivat työsuojeluasiamiesten käytössä koko prosessin ajan. Työsuojeluasiamiesten itsenäisesti tekemiä riskikartoituksia seurattiin tietojärjestelmästä ja niistä annettiin palautetta ja tarvittaessa tehtiin korjausehdotuksia. Pilottivaiheen lopuksi Keski-Suomen pelastuslaitoksen työsuojeluvaltuutettu esitteli pilottiaiheesta saatuja kokemuksia pelastuslaitosten työturvallisuusseminaarin yhteydessä, jossa todettiin että kehittämistyöhön olisi aihetta ryhtyä. 2.1.3 Tulokset ja kokemukset Pilottivaihe onnistui menetelmien testaamisen osalta hyvin. Resurssit olivat riittävät ja talousarvio toteutui hyvin. Aikataulutavoite saavutettiin riskikartoitusten jalkautumisen osalta. Tähän vaikutti merkittävästi tietojärjestelmän käytön kouluttaminen Keski-Suomen pelastuslaitoksen työsuojeluasiamiehille, jotka jalkauttivat riskikartoitukset omien alueidensa paloasemille onnistuneesti. Ilman onnistunutta jalkautusta aikataulutavoite ei olisi toteutunut. Myös hanketyöryhmän välinen yhteistyö oli sujuvaa ja kaikilla oli selkeät roolit kehittämistyössä. Kartoitustilaisuuksien yhteydessä saatiin osallistuvalta miehistöltä paljon palautetta varsinkin yksittäisiin riskikysymyksiin liittyen. Kysymyksiä muokattiin ja tarkentavia kuvauksia lisättiin matalan kynnyksen periaatteella. Riskikysymyksiä oli pilottivaiheen lopussa yhteensä 176 kappaletta, jotka jakautuivat useaan eri kategoriaan. Tietojen käsittelyä ja hallintaa helpottava tietojärjestelmä valmistui aikataulussa niin, että järjestelmän testaus oli mahdollista toteuttaa. Rakenteeltaan ja osittain myös toiminnaltaan tietojärjestelmä vastasi asetettuihin tavoitteisiin. Sähköiselle lomakkeelle kirjaaminen onnistui teknisesti pääsääntöisesti hyvin. Tietojärjestelmän toiminnallisuus jäi kuitenkin puutteelliseksi ja lisäksi raportointimahdollisuus puuttui kokonaan. Tietojärjestelmän toiminnallisuuden puutteellisuus aiheutti ongelmia, jotka nousivat esiin riskikartoitusten edetessä. Vaarojen tunnistamisessa esiin nousseet tiedot oli mahdollista kirjata puutteellisesti tai niitä ei kirjattu ollenkaan, koska kirjaamiseen tarkoitettu kohta oli mahdollista jättää tyhjäksi. Lisäksi valittu vastuuhenkilö ei voinut kirjata itse toimenpiteitä sähköiselle lomakkeelle, vaan hänen tuli ottaa yhteyttä järjestelmän käyttäjään ilmoittaakseen tehdyt toimenpiteet. Tämä johti siihen, ettei myöskään turvallisuutta korjaavia toimenpiteitä kirjattu järjestelmään. Näin ollen riskikartoitusten osalta tietojärjestelmä todettiin rakenteeltaan toimivaksi, mutta toiminnaltaan puutteelliseksi. Tietojärjestelmän kiinnittäminen Jyväskylän kaupungin palvelimelle aiheutti myös odottamattomia ongelmia. Riskikartoitusten tulosten saaminen henkilöstön tietoon osoittautui hankalaksi palvelimeen kohdistuvista rajoituksista johtuen. Lukuoikeutta tehtyihin riskikartoituksiin ei voitu luoda. Tämä oli suuri pettymys sekä hanketyöryhmälle että kartoituksissa mukana olleelle henkilöstölle. Tilannetta yritettiin korjata rakentamalla henkilöstön omanetin sivuille oma Pelastus- Arvi sivusto, jonka kautta pyrittiin jakamaan ajankohtaista tie-

toa. Sivuille tehtiin esim. manuaaliset yhteenvedot 24/7 paloasemien ei kunnossa - olevista asioista, kehitysehdotuksista aikatauluineen ja vastuuhenkilöineen. Lisäksi tuloksia käytiin läpi päätoimisen henkilöstö kanssa suullisesti. 10

11 2.2 Vaihe kaksi (2) 2.2.1 Tavoitteet Vaiheen kaksi (2) tavoitteena oli luoda PERA (Pelastustoimen ja Ensihoidon RiskinArviointi) tietojärjestelmän riskinarvio-osio, jonka oli tarkoitus vastata turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmälle laadittuja teknisiä vaatimusmäärityksiä ja jonka toteutuksessa on huomioitu pilottivaiheessa esiinnousseet puutteet. PERA hankkeen ja tietojärjestelmän jalkautuksen tavoitteena oli PERA kouluttaa onnistuneesti hankkeeseen sitoutuneet pelastuslaitokset. Vaihe kaksi alkoi 1.6.2014 ja päättyi 31.12.2014 (7kk). 2.2.2 Menetelmät ja rajaukset Vaiheessa kaksi käytettiin samoja menetelmiä ja toimintatapoja kuin pilottivaiheessa. Vaihe kaksi aloitettiin pilottivaiheen tapaan sitouttamalla pelastuslaitosten johto kehittämistyöhön. Sitouttaminen toteutettiin kutsumalla kehittämistyöstä kiinnostuneiden pelastuslaitosten edustajat palaveriin, jossa käsiteltiin pilottivaiheesta saatuja kokemuksia, pelastuslaitosten tarpeita sekä etukäteen valmisteltua jatkokehittämishanketta. Palaverin aikana määriteltiin tulevan kehittämistyön tavoitteet ja aikataulut valtakunnalliselle tasolle sopiviksi ja sovittiin hyvistä käytänteistä ja toimintatavoista sekä yhteisestä tahtotilasta. Sitoutuneet pelastuslaitokset olivat seuraavat: Keski-Suomen pelastuslaitos, Päijät-Hämeen pelastuslaitos, Pirkanmaan pelastuslaitos, Keski- Pohjanmaan ja Pietarsaaren alueen pelastuslaitos, Länsi-Uudenmaan pelastuslaitos, Jokilaaksojen pelastuslaitos, Pohjois-Savon pelastuslaitos ja Varsinais-Suomen pelastuslaitos. Edellä mainittujen edustajat muodostivat hankkeen ohjausryhmän ja toimivat yhteyshenkilöinä hanketyöryhmän ja pelastuslaitoksen välillä. Viestinnän menetelmänä käytettiin PERA hankkeen kotisivuja, jonka tavoitteena oli lisätä avoimuutta ja hankkeen etenemisen seurantamahdollisuutta. Hankkeen kotisivut olivat täysin julkiset, joten hankkeen etenemistä pystyi seuraamaan kuka tahansa. Kotisivujen kautta oli myös mahdollista antaa palautetta ja olla yhteydessä hanketyöryhmään. Lisäksi sovittiin hankkeen esittelytilaisuuksia, joiden tavoitteena oli levittää tietoa hankkeesta ja saada muita pelastuslaitoksia sitoutumaan hankkeeseen. Ohjausryhmä kokoontui noin kahden kuukauden välein pääosin Tampereella. Ohjausryhmän kokoontumisiin osallistui vaihtelevasti noin 10-15 henkilöä. Tietojärjestelmän yleisen toiminnan edellytyksiä parannettiin ostamalla yksityiseltä Domain- keskukselta palvelin, joka mahdollisti muiden pelastuslaitosten liittämisen järjestelmän käyttäjiksi. Yleisten vaatimusmääritysten mukaisesti järjestelmä rakennettiin niin, että sitä voitiin käyttää verkkoselaimen avulla ja käyttäjä pystyi kirjautumaan järjestelmään miltä tahansa koneelta, jossa on verkkoyhteys. Käyttäjätasot pysyivät samana kuin pilottivaiheessa (pääkäyttäjä, hallinnoija ja käyttäjä). Järjestelmän vaatimusmäärityksistä poiketen käyttäjän tunnistusta ei sidottu intranettiin, vaan järjestelmään tunnistautuminen tapahtui erikseen luotavalla käyttäjäkohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietojärjestelmän riskinarvio-osiota parannettiin luomalla raportointimahdollisuus paloasemakohtaisesti sekä toiminta- aluekohtaisesti. Raporttimuodot olivat pdf, excel ja html. Vaatimusmääritysten mukaisia valtakunnallisia ra-

12 porttimahdollisuuksia ei luotu eikä havainnollistavia graafeja tehty. Tietojärjestelmän laajentaminen aloitettiin luomalla pelastustehtävien riskinarviontien ulkoasu, joka tehtiin Pelastus- Arvi excel- pohjaisen lomakkeen mukaisesti sähköiseen muotoon. Pelastustehtäväkohtaisia riskinarvioita oli jo olemassa jonkin verran ja niitä kerättiin pelastuslaitoksilta PERA koulutusten yhteydessä. Näiden tietojen syöttämistä sähköiselle alustalle testattiin hankekoordinaattorin toimesta, joka oli tarkoitus laajentaa vaiheessa kolme pelastuslaitosten testattavaksi. Tehtäväkohtaisten riskinarviointien julkaiseminen pelastuslaitosten käyttöön jäi toteutumatta, koska riskinarvioinnin toiminnallisuutta ei ehditty rakentaa. Jalkauttamisen menetelmäksi valittiin pilottivaiheessa hyväksi havaittu PERA koulutus (n. 6h), jonka suunnittelusta ja toteutuksesta vastasi hankekoordinaattori. PERA koulutukset järjestettiin käytännössä koulutettavan organisaation tiloissa. Kehittämistyön osallistavuutta ja yhteistyön sujuvuutta vahvistettiin niin, että hankekoordinaattorin lisäksi myös ohjelmistosuunnittelija osallistuu mahdollisuuksien mukaan PERA koulutuksiin. Pelastuslaitosten rooli oli nimetä alueeltaan PERA koulutukseen osallistujat (n.5-20 avainhenkilöä), tehdä toteutussuunnitelma pelastustoiminnan riskinarviointien osalta ja toteuttaa riskikartoitukset suoraan tietojärjestelmään omalla alueellaan. Käyttökokemuksia ja kehitysehdotuksia kerättiin jatkuvasti prosessin edetessä. PERA Koulutuksen sisältö: 1. Johdanto; hankkeen taustat, tavoitteet, motivointi 2. PERA- tietojärjestelmän käyttökoulutus 3. Riskikartoitusten tekeminen tietojärjestelmän avulla: hyvät käytänteet 4. Mallioppiminen toisen henkilön pitämästä riskikartoituksesta 5. Jatkuvuus; kehittäminen ja palautteet PERA Koulutuksen päivämäärä, pelastuslaitos ja paikkakunta: Pvm Pelastuslaitos Koulutuspaikka 1.10.14 Keski-Suomen pelastuslaitos Jyväskylä 23.10.14 Keski-Pohjanmaan ja Pietarsaaren alueen pelastuslaitos Kokkola 28.10.14 Varsinais-Suomen pelastuslaitos Turku 29.10.14 Päijät-Hämeen pelastuslaitos Lahti 30.10.14 Länsi- Uudenmaan pelastuslaitos Lohja 11.11.14 Pirkanmaan pelastuslaitos Tampere 20.11.14 Pohjois-Savon pelastuslaitos Kuopio 26.11.14 Jokilaaksojen pelastuslaitos Ylivieska

13 2.2.3 Tulokset ja kokemukset Kehittämistyöhön osallistuneiden pelastuslaitosten maantieteellinen sijainti ja lukumäärä oli hanketyöryhmän mielestä ihanteellinen ja tuki tavoitetta järjestelmällisestä ja harkitusti toteutetusta jalkauttamisesta. Myös ohjausryhmän edustajien määrä ja laatu oli optimaalinen. PERA koulutustilaisuuksien järjestelyt hoidettiin pelastuslaitoksissa mallikelpoisesti. Myös koulutuksiin osallistunut henkilöstö oli valittu huolella. Koulutukset onnistuivat hyvin ja keskustelu oli vilkasta ja idearikasta. Koulutusten aikana keskusteltiin kattavasti alueellisista haasteista ja turvallisuustyön kehittämisestä. Kokemukset ohjelmistosuunnittelijan osallistumisesta koulutustilaisuuksiin (8 kpl) olivat kaikin puolin hyvät. Tulevien käyttäjien palautteet ja kokemukset tietojärjestelmän käyttämisestä välittyivät suoraan ilman välikäsiä ohjelmistosuunnittelijalle. Tästä syystä voitiin taata se, että tuleva tietojärjestelmä on käyttäjäystävällinen ja palvelee tarkoitustaan. Tietojärjestelmän toteutuksen tavoitteet saavutettiin osittain. Riskinarvioosiota ei kuitenkaan saatu toiminnaltaan sujuvaksi. Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi yhden esiinnousseen riskin kohdalla prosessin ohjaus tietojärjestelmän kautta ei toiminut riskikartoituksen kirjaamisen jälkeen. Prosessin toimimattomuudesta saatiinkin runsaasti palautetta kehittämistyöhön osallistuneelta henkilöstöltä ja prosessia pyrittiin rakentamaan sujuvammaksi. Ilman sujuvaa prosessia tietojärjestelmän hyöty olisi kadotettu täysin. Prosessin sujuvuutta ei yrityksistä huolimatta ehditty toteuttaa tietojärjestelmään. Esimerkiksi henkilöstön lukuoikeus tehtyihin riksikartoituksiin jäi kokonaan toteutumatta, samoin toimenpiteiden etenemisen seurantamahdollisuus. Tämä oli harmittava takaisku, koska hankkeen perusajatus oli pyrkiä lisäämään avoimuutta.

14 2.3 Vaihe kolme (3) 2.3.1 Tavoitteet Hankkeen viimeisen eli kolmannen vaiheen tavoitteena oli luoda puuttuvat osiot eli dokumenttikirjasto ja poikkeamaraportointi- osio tietojärjestelmään. PERA hankkeen ja tietojärjestelmän jalkauttamisen tavoitteena oli sitouttaa ja kouluttaa jäljellä olevat pelastuslaitokset käyttäen samoja menetelmiä kuin pilottivaiheessa ja vaiheessa kaksi (2). Vaihe kolme alkoi 1.1.2015 ja päättyi 31.8.2015 (8kk). 2.3.2 Menetelmät ja rajaukset Vaihe kolme aloitettiin sitouttamalla jäljellä olevat pelastuslaitokset hankkeen kehittämistyöhön. Vaiheeseen kolme saatiin sitoutettua yhteensä 11 pelastuslaitosta. Sitouttaminen tapahtui näiden 11 pelastuslaitoksen osalta luontevasti hankkeen eri esittelytilaisuuksien yhteydessä sekä suorilla yhteydenotoilla. Tietojärjestelmän toteutusta koskevat tavoitteet jäivät vaiheen kolme osalta toteutumatta. Syynä oli pääosin vaiheessa kaksi esiinnousseet haasteet ja korjaustarpeet jo olemassa olevien osioiden osalta. Yhtä havaittua vaaratekijää koskeva prosessiohjaus tietojärjestelmän kautta pyrittiin rakentamaan toimivaksi. Vaiheen kolme päättyessä päästiin tähän tavoitteeseen eli prosessin viimeisenä toimintona oleva henkilöstön lukuoikeus saatiin luotua tietojärjestelmään. Dokumenttikirjasto linkityksineen jäi toteutumatta. Tietojärjestelmän poikkeamaraportointi-osio jäi myös kokonaan rakentamatta. Henkilöstölle oli tarkoitus avata tee kehitysehdotus - osuus, jonka kautta olisi voinut tehdä ennaltaehkäiseviä kehitysehdotuksia parantaakseen työterveyttä ja työturvallisuutta. Tämä toiminto olisi edesauttanut painopisteen siirtymistä tapaturmista ja läheltä piti- tilanteista kohti ennaltaehkäisevää toimintaa. Lisäksi vaiheen kolme (3) tavoitteena oli laajentaa riskinarvio-osiota tilannepaikan riskinarviolla. Sähköisen lomakkeen mallina oli tarkoitus toimia hyvin yksinkertainen word- pohjainen tilannepaikan riskinarvio-lomake, jota oli jo testattu käytännössä Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksella. Lomakkeen on kehittänyt paloesimies Esa Nurmela (Keski- Uudenmaan pelastuslaitos) opinnäytetyönsä tuloksena. Tilannepaikan riskinarvion sähköinen versio jäi siis kokonaan toteuttamatta. http://www.sppl.fi/files/2041/esa_nurmela_tilannepaikan_riskinarviointi.pdf Myös turvallisuustiedote- osio jäi toteutumatta. Turvallisuustiedote- osion tavoitteena oli pelastuslaitoksia koskevan turvallisuustiedon jakaminen ja hyödyntäminen onnettomuuksien ehkäisyssä. Työterveyshuollon ja työturvallisuudesta vastaavien henkilöiden vuorovaikutusta ja avoimuutta oli myös tarkoitus kehittää luomalla tietojärjestelmään toiminnallinen alusta, jossa he olisivat voineet jakaa valtakunnallisesti tai paikallisesti kokemuksia, hyviä käytänteitä ja erilaista materiaalia. Koska tietojärjestelmä oli tekniseltä rakenteeltaan, toiminnaltaan ja sisällöltään PERA hankkeen loputtua melko puutteellinen, tietojärjestelmän auditoin-

15 tia ja dokumentointia ei voitu tehdä. Kaksi pääelementtiä puuttuivat kokonaan ja laajoja päivityksiä ja muutoksia jo olemassa oleviin osiin oli vielä suunnitteilla (esim. pääsivun rakennemuutokset). Näin ollen myöskään arviointia turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmän teknisestä toteutuksesta ei voitu tehdä. Auditointi ja dokumentointi tehdään PERA II jatkohankkeen loppuraportin yhteydessä. Kaikille käyttäjille lähetettiin työsuunnitelman mukaisesti huhtikuussa 2015 sähköpostikysely, jossa kartoitettiin kokemuksia tietojärjestelmän käytöstä sekä PERA koulutuksesta. Kysely lähettiin noin sadalle henkilölle, jotka olivat saaneet vaiheessa kaksi PERA koulutuksen ja oletettavasti olivat jo testanneet järjestelmää. Kyselyyn vastasi 32 henkilöä kuudesta pelastuslaitoksesta. Jalkauttaminen saatiin toteutettua suunnitellussa aikataulussa. PERA Koulutuksen päivämäärä, pelastuslaitos ja paikkakunta: Pvm Pelastuslaitos Koulutuspaikka 15.1.15 Satakunnan pelastuslaitos Pori 26.1.15 Keski-Suomen pelastuslaitos (osaamisen päivitys) Jyväskylä 24.2.15 Pohjois-Karjalan pelastuslaitos Joensuu 10.3.15 Etelä-Savon pelastuslaitos Savonlinna 5.5.15 Oulu- Koillismaan pelastuslaitos Oulu 7.5.15 Kainuun pelastuslaitos Kajaani 19.5.15 Itä-Uudenmaan pelastuslaitos Porvoo 20.5.15 Kymenlaakson pelastuslaitos Kotka 21.5.15 Etelä-Karjalan pelastuslaitos Lappeenranta 25.5.15 Etelä-Pohjanmaan pelastuslaitos Seinäjoki 11.8.15 Keski-Uudenmaan pelastuslaitos Vantaa 12.8.15 Pohjanmaan pelastuslaitos Vaasa

16 2.3.3 Tulokset ja kokemukset Hankkeen päättyessä PERA tietojärjestelmän käyttökoulutuksen oli saanut yhteensä 19 pelastuslaitosta. PERA koulutuksiin osallistui yhteensä noin 250 henkilöä. Käyttäjätunnuksia järjestelmässä oli vaiheen kolme päättyessä yhteensä 347 kappaletta. Riskinarvio-osioon kuuluvat riskikartoitukset valmistuivat ensimmäisenä ja ainoana osiona, joten konkreettiset tulokset ovat koosteita tästä osiosta. Riskikartoituksia oli suoritettu onnistuneesti 31.8.2015 mennessä yhteensä 647 kappaletta, jotka jakautuivat seuraavasti: henkilöstö ja toiminta kartoituksia oli 106 kappaletta, kiinteistö ja toimitilat kartoituksia oli 98 kappaletta ja ajoneuvokartoituksia oli 443 kpl. Keskeneräisiä kartoituksia oli 99 kappaletta. Tehtyjä toimenpiteitä havaituille riskeille oli kirjattu yhteensä 353 kappaletta ja tunnistettujen vaarojen käsittelyä ja mahdollisia toimenpiteitä odotti 2307 kappaletta. Aktiivisia pelastuslaitoksia oli kuusi, joka pääteltiin kirjautumisten määrästä. Näiden tulosten perusteella voidaan todeta, että tietojärjestelmää käytti riskikartoitusten työvälineenä noin kolmasosa pelastuslaitoksista. Osittain tämä johtui siitä, että osassa pelastuslaitoksista oli juuri tehty kattava riskinarvio eikä ollut tarkoituksenmukaista tehdä sitä hankkeen aikana uudelleen. PERA Käyttäjäkysely suunnattiin kuuden aktiivisimman pelastuslaitoksen käyttäjälle, joita oli yhteensä 100 henkilöä. Kyselyyn vastasi 32 henkilöä ja kyselyn tulokset olivat odotetunlaiset. Tietojärjestelmän käyttö riskikartoitusten osalta koettiin helpoksi, melko toimivaksi ja sisältään loogiseksi. Tiedottaminen henkilöstölle riskikartoitusten tuloksista koettiin hankalaksi, koska raportit eivät olleet vielä täysin käyttökunnossa eikä henkilöstölle ollut tehty vielä lukuoikeutta riskikartoituksiin. PERA koulutukset koettiin riittäviksi ja toimintaa tukeviksi. Tosin osa pelastuslaitoksista koulutti osan henkilöstöään itse, joten vastauksissa saattoi olla myös mukana arvioita näistä koulutuksista. Kyselyyn vastasi myös 3 henkilöä, jotka eivät olleet koskaan kuulleetkaan PERA tietojärjestelmästä. Tämä oli erikoista hanketyöryhmän mielestä, koska myös näillä henkilöillä oli järjestelmään luodut käyttäjätunnukset. Hankkeen vaiheen kaksi (2) pitkittyi tietojärjestelmän toteutumisen osalta kaksinkertaiseksi, joka johti siihen, ettei esiteltyä ja markkinoitua tuotetta saatukaan toimitettua asiakkaiden käyttöön luvatusti. Tästä syystä hanketyöryhmä tuotti uuden suunnitelman hankkeen jatkosta, jonka ohjausryhmä hyväksyi. Suunnitelma nimettiin PERA jatkohankkeeksi. Tietojärjestelmän toteutuksen pitkittyessä myös PERA tietojärjestelmän käyttöön liittyvä kehittämisinnokkuus ja toiminta hidastui merkittävästi osassa pelastuslaitoksista. Vaiheen kolme aikana ohjausryhmä toi esiin tietojärjestelmään toteuttamiseen ja ylläpitoon liittyvän riskienhallinnan puutteen, joka hankkeen aikana konkretisoitui pelottavan hyvin aikataulun pettäessä.

17 3 HANKKEEN YHTEENVETO Hankkeen päättyessä PERA tietojärjestelmälle asetettuihin tavoitteisiin päästiin suurimmalta osalta vain yhden sisältöelementin eli riskinarvio- osion kohdalla. Muut suunnitellut osiot jäivät kokonaan toteuttamatta. Tästä syystä hankkeen lopuksi suunniteltu PERA seminaari peruttiin ja sen ajankohtaa päätettiin siirtää. Loppuseminaari järjestetään PERA II jatkohankkeen päättyessä, jolloin järjestelmän uskotaan olevan kaikilta osilta valmis. Tietojärjestelmän tekninen toteutus osoittautui siis hankkeen heikoksi kohdaksi. Syitä oli useita. Aikataulu petti vaiheen kaksi pitkittyessä kaksinkertaiseksi, joka johtui jo olemassa olevan osion toiminnallisuuden korjaustarpeista ja siihen kuluneesta työajasta. Syynä oli myös huono riskienhallinta. Vaikka hanketyöryhmä oli pienuutensa vuoksi ketterä, se oli myös samasta syystä hyvin haavoittuvainen. Tehtävät oli jaettu selkeästi osaamisalueiden mukaisesti eikä hankkeen edetessä otettu huomioon sitä mahdollisuutta, että joku hanketyöryhmän jäsenistä voisi olla esimerkiksi estynyt hoitamaan työtehtäväänsä tai että osaamisalueet eivät kata kaikkia hankkeessa tarvittavia osaalueita. Tietojärjestelmän toteutumiseen suunnitellusti yritettiin löytää keinoja hakemalla asiantuntijaohjausta ja apua Jyväskylän kaupungin tietohallinnosta sekä Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorista. Mitään ei kuitenkaan ollut enää tehtävissä niin nopealla aikataululla ja ainoaksi vaihtoehdoksi jäikin anoa jatkohankkeelle rahoitusta. Tästä oppineena riskienhallintaan tuleekin kiinnittää erityistä huomiota PERA II jatkohankkeen aikana, ettei vastaavaa pääsisi enää tapahtumaan. Jalkauttamisen osalta onnistuttiin melko hyvin. Vain kolme (3) pelastuslaitosta jäi hankkeen ulkopuolelle. Syynä tähän oli pääosin se, että haluttiin odottaa valmis tietojärjestelmä ja nähdä sen tuomat hyödyt ennen sitoutumista. Muutamien sitoutumista epäröivien pelastuslaitosten osalta sitoutumisen kynnystä madallettiin korostamalla tarpeeseen perustuvaa käyttömahdollisuutta. Eli pelastuslaitos voi halutessaan jättää käyttämättä osiot, joita eivät koe tarpeelliseksi ja käyttää pelkästään niitä osioita, joista kokevat olevan heille hyötyä. PERA koulutus toimi siis osittain myös hyvänä esittelytilaisuutena, jonka jälkeen pelastuslaitoksilla oli mahdollista kokeilla tietojärjestelmää omassa tahdissaan ja tarpeidensa mukaan. Valtakunnallisten raportointimahdollisuuksien vielä puuttuessa tuloksia oli hankala koota ja arvioida luotettavasti. Tästä syystä päätettiin tehdä kattavampi kooste tuloksista PERA II jatkohankkeen päättyessä, kun valtakunnallinen raportointi on mahdollista. Hankkeen vaikuttavuuden ja hyödynnettävyyden kokonaisarvio on järkevää tehdä vasta PERA II jatkohankkeen päätyttyä, kun kaikki turvallisuusjohtamisen osiot ovat valmiita.

18 4 POHDINTAA Tarpeet tietojärjestelmän olemassaololle osoittautuivat hankkeen edetessä hyvin erilaisiksi. Koulutustilaisuuksien aikana keskusteltiin laajasti turvallisuuteen liittyvistä alueellisista haasteista. Yhtenäisen toimintamallin luominen Keski-Suomen pelastuslaitoksen alueelle oli tapahtunut melko sujuvasti, mutta sen saman toimintamallin käyttö valtakunnallisesti osoittautui mahdottomaksi. Siitä syystä PERA koulutuksissa korostettiin toimintamallien esittelyn yhteydessä sitä, että se oli Keski-Suomen pelastuslaitoksen alueella hyväksi havaittu malli, joka ei sellaisenaan välttämättä toimi muualla Suomessa. Myös pelastuslaitosten lähtökohdat kehittämistyölle osoittautuivat hyvin erilaisiksi. Koulutusten yhteydessä havaittiin vaihtelua organisaation ylimmän johdon sitoutumisen tasossa ja siitä johtuen turvallisuustyöhön kohdennettujen resurssien määrässä. Myös pelastuslaitosten yhteistoiminta emokaupungin kanssa oli hyvin kirjavaa. Osa pelastuslaitoksista oli turvallisuustyön osalta vahvasti emokaupungin ohjauksessa, kun taas osa toimi täysin itsenäisesti. Lisäksi päällekkäisiä, jo käytössä olevia tietojärjestelmiä osoittautui olevan pelastuslaitoksilla käytössä jo useita (riskinarvio, dokumenttivarastot, poikkeamaraportit), joista osa oli hyvin toimivia. Niinpä moni pelastuslaitos joutuikin pohtimaan jo olemassa olevien järjestelmien hyötyjä ja haittoja suhteessa siihen, mitä PERA tietojärjestelmä tarjoaa.

19 5 JATKOSUUNNITELMA: PERA II JATKOHANKE 5.1 Taustat 5.2 Tavoitteet Tarve jatkohankkeelle todettiin ohjausryhmän päätöspalaverissa ilmeiseksi. Useat hankkeen kehittämistyöhön sitoutuneet pelastuslaitokset ilmoittivat sitoutuneensa hankkeeseen tietojärjestelmästä puuttuvien osioiden vuoksi. Jatkohankkeeseen sitoutumishalukkuutensa ilmoitti yhteensä 20/22 pelastuslaitosta. Jatkohankkeelle haettiin palosuojelurahaston erityisavustusta ja se myönnettiin hakemuksen mukaisesti. Jatkohanke alkaa 1.9.2015 ja päättyy 30.4.2016 (8kk). PERA II jatkohankkeen keskeisenä tavoitteena on PERA turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmän rakentaminen ja muokkaaminen niin, että se vastaa turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmälle asetettuja vaatimusmäärityksiä. PERA- turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmä koostuu kolmesta sisältöelementistä: 1) Riskinarvio, 2) Työohjeet ja toimintamallit - dokumenttikirjasto sekä 3) Poikkeamaraportointi. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tavoitteet ovat täysin samat kuin aikaisemmassa PERA hankkeessa. Jalkauttamisen tavoitteita päätettiin laajentaa koskemaan myös sivutoimisia ja vapaaehtoisia palokuntia, joille rakennetaan oma PERAs koulutuspaketti ja järjestetään tarvittaessa 4-6 jalkautumista tukevaa koulutustilaisuutta. 5.3 Menetelmät ja rajaukset Tietojärjestelmän toteutus pyritään saamaan päätökseen PERA hankkeen ja PERA II jatkohankkeen mukaisesti. Tietojärjestelmän riskienhallinnan keinoja kartoitetaan ja vaihtoehtoja tutkitaan hanketyöryhmän toimesta. Tarkoituksena on taata tietojärjestelmän valmistuminen suunnitellussa ajassa sekä varmistaa hankkeen päättyessä tietojärjestelmän ylläpidon toteutus laadukkaasti. Jalkauttamisen menetelmänä käytetään PERAs- koulutusmateriaalin rakentamista sivutoimisille ja vapaaehtoisille palokunnille. Koulutusmateriaalin tarkoituksena on perehdyttää käyttäjä tekemään yksinkertaisia toimenpiteitä itsenäisesti PERA- turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmään. PERAs- koulutusmateriaali rakennetaan kevyeksi ja sen sisältö suunnataan kohderyhmälle soveltuvaksi. PERAs- koulutusmateriaalin avulla pyritään tukemaan pelastuslaitoksia PERA- turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmän jalkauttamisessa omille alueilleen. Lisäksi tarvittaessa järjestetään hanketyöryhmän toimesta 4-6 kpl PERAs- koulutustapahtumia, joihin kutsutaan sivutoimisten ja vapaaehtoisten palokuntien päälliköitä tai muita avainhenkilöitä. PERAs- koulutuksen jälkeen sivutoimisten ja vapaaehtoisten palokunnat voivat käyttää PERAturvallisuusjohtamisen tietojärjestelmää itsenäisesti tai pelastuslaitoksen kanssa yhteistyössä. Palautteita ja käyttökokemuksia sekä tietojärjestelmästä että jalkauttamisesta kerätään jatkuvasti PERA II jatkohankkeen edetessä ja kootusti kaksi kuukautta ennen hankkeen loppua. Näiden palautteiden ja käyttökokemusten perusteella varmistetaan PERA- turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmän käyttöystävällisyys ja soveltuvuus kohderyhmälle sekä tehdään tarvittavat muutos- ja korjaustyöt valmiiksi ennen ylläpitovaiheen alkua. Samoin kieliversioi-

20 den (Suomi, Ruotsi) viimeistely toteutetaan ostopalveluna ennen ylläpitovaiheen loppua. PERA II jatkohankkeen lopuksi kehittämistyö on saatu päätökseen ja ylläpitovaihe voi alkaa. Tässä vaiheessa järjestetään PERA seminaari jossa käsitellään hankkeen tulokset ja vaikuttavuus kokonaisuudessaan. PERA II jatkohankkeen jälkeen Keski-Suomen pelastuslaitos järjestää PERAturvallisuusjohtamisen tietojärjestelmän ylläpidon parhaaksi katsomallaan tavalla. Muilla pelastuslaitoksilla on mahdollisuus ostaa ylläpitopalvelut Keski- Suomen pelastuslaitokselta erillisellä ylläpitosopimuksella, jossa määritellään osapuolten oikeudet ja velvollisuudet sekä vuosittaiset ylläpito- ja käyttökustannukset.