OHJEET: 1.1 Lomakkeiden tallennus ja käyttötarkoitus Tallenna tarvitsemanne tiedostot yhteiskäyttöiselle koneelle tai palvelimelle, jonne kaikilla on pääsy. Jos käytät atk-luokkaa, tallenna lomakkeet sellaiseen kansioon, jonne pääsee käsiksi myös muilta luokan työasemilta. Kun aloitat tallennusta, ohjelma kysyy seuraavaa: Kuva 1: Tiedostojen lataus verkkosivuilta. Valitse Open / Avaa. Tämän jälkeen avautuu seuraava näyttö: Kuva 2: Tiedostojen tallennus Ohjelma tallentaa kansiot automaattisesti Temp-kansioon, ellet tallenna niitä muualle. Suosittelemme, että tallennat tiedostot hakemistoon, josta helposti löydät ne myös jälkikäteen. Paina "Browse " etsiäksesi sopivan hakemiston:
Kuva 3: Kansion valinta, esimerkki. Valitse kansio, jonne kaikilla on pääsy. Kirjoita varmuuden vuoksi kansiorakenne/tiedostopolku muistiin, tarvitset tietoa myöhemmin. Klikkaa OK. Tämän jälkeen paina "Unzip". Kuva 4: Tiedostot on tallennettu onnistuneesti Jos tallennat ne kuitenkin oletushakemistoon eli Temp-kansioon, suosittelemme, että siirrät ne tallennuksen jälkeen toisaalle. Tallennuksen aikana ohjelma luo valitsemaasi kansioon automaattisesti kolme (3) uutta kansiota. Pääkansio on kouluaste (esim. lukio, ammatillinen, alakoulu, ylakoulu tai vanhemmat), ja sen alla on kaksi kansiota nimeltään "lomakkeet" ja "barometri".
Kuva 5: Tiedostojen tallennuspaikaksi valittiin kuvan 3 mukaisesti My ebooks-kansio. Sinne syntyi automaattisesti kolme uutta kansiota. 1.2 Tutustu nyt tallennettuihin tiedostoihin. Tiedostot, jotka ovat lomake-kansiossa, ovat täytettäviä lomakkeita, toisin sanoen opiskelijat, opot ja rehtorit voivat niiden avulla tallettaa omat vastauksensa. Tiedostonimi kertoo, kenen lomake tulisi täyttää (esim. lukio_opinto-ohjaaja1_df, lukio_opiskelija_df ja lukio_rehtori_df). Kuva 6: Opiskelijoille tarkoitettu lomake valittuna. Saman lomakkeen voi avata useampi opiskelija yhtaikaa, tai lomakkeita voi kopioida/monistaa tarvittava määrä. Kaikkiin monistettuihin / kopioituihin lomakkeisiin tulee vaihtaa verkkoaseman polku osoittamaan barometri-tiedostossa olevaan dblomakkeeseen. Db-lomakkeita tulee olla vain yksi per kouluaste. Vastaukset tallentuvat _db -päätteellä varustettuun tiedostoon barometri-kansioon. Ne ovat siis eräänlaisia välivarastointipaikkoja. Db-lomakkeita tulee olla vain yksi per kouluaste. Niihin ei tule tehdä kuin ohjeistettuja muutoksia.
Kuva 7: Vastaukset tallentuvat db-tiedostoon, mikäli verkkoaseman polku on kirjoitettu kaikkiin lomakkeisiin oikein. Barometritiedostoista saat oppilaitoksen varsinainen itsearvioinnin tulosteen. Barometritiedosto on barometri-kansiossa ja nimetty kuten yllä; kouluaste(lukio)_barometri_df. Barometri sisältää kaksi välisivua (sheet); kansilehden, ja analyysejä ja kuvioita opintoohjauksen toimivuudesta. Barometritiedot näkyvät automaattisesti, kun kaikki lomakkeet on täytetty. Kun siis haluat tulostaa barometrin eli analyysit ja graafit kaikista vastauksista, avaa barometritiedosto, valitse Päivitä linkit / Update, ja tulosta se. Kuva 8: Kun valitset barometritiedostoa avatessasi Päivitä / Update, Excel käy hakemassa db-lomakkeesta kaikki siihen mennessä tallennetut vastaukset, ja pukee ne graafien ja tunnuslukujen muotoon. Barometritiedostot eli esim. lukio_barometri2_df.xls -tiedostot ovat analyysisivuja, joihon haetaan vastaukset yllä mainituista välivarastointitiedostosta (db-lomake). Kun haluat analyysit ja graafit kaikista vastauksista, avaa ja tutustu barometritiedostoon.
Kuva 9: Kuva barometritiedostosta. Barometrin käyttökelpoisuuden vuoksi on tärkeää, että kaikki ryhmät, oppilaat, opinto-ohjaajat ja rehtori täyttävät lomakkeensa, jotta barometriin sisältyvät vertailut antavat sen tiedon oppilaitoksen kehittämistä varten kuin on tarkoitettu. 2.0 Testaus: Suosittelemme, että ennen itsearvioinnin tekemistä testaat lomakkeiden toiminnan oppilaitoksesi tietokoneympäristössä seuraavasti: 2.1. Avaa mikä tahansa kohdassa 1.2 mainituista lomake-kansion lomakkeista. Lomakkeet ovat isoja, joten latauksessa saattaa kestää työaseman ja verkon tehokkuudesta riippuen kymmenestä sekunnista minuutteihin. Ohjelma kysyy seuraavaksi, otetaanko makrot käyttöön. Merkitse, että otetaan (Enable macros). Kaikissa työasemissa, joissa lomakkeita tullaan käyttämään, Excelin tulee sallia makrojen käytön. Joskus tietoturva-asetukset on asetettu tasolle, jossa makroja ei saa heti käyttöön. Jos et useista yrityksistä huolimatta saa lomaketta näkyviin, ota yhteyttä työasemia ylläpitäviin henkilöihin. Kuva 10: Voit sallia makrot (Enable macros), kun käytät näitä lomakkeita. 2.2. Kun lomake on auki, lomakkeen oikeassa yläkulmassa on nappi "Verkkoasema". Paina nappia. Salasana on "sala" (ilman lainausmerkkejä). 2.3. Kirjoita verkkoaseman poluksi barometrikansiossa sijaitsevan db-tiedoston polku kansioineen kokonaisuudessaan, johon tiedostot kohdassa 1.1 tallennettiin (esim. C:\Documents and Settings\All Users\Documents\lukio\barometri\lukio_db.xls).
Kuva 11: Kun painat Verkkoasema-nappia, pääset syöttämään tallennuspaikan eli db-lomakkeen tiedostopolun. 2.4. Paina nappia "Verkkoasema" uudelleen, kun polku on kirjoitettu sille varattuun kenttään. 2.5. Täytä lomakkeeseen henkilökohtainen tunnuksesi. Näin estetään, ettei sama henkilö voi täyttää lomaketta useammin kuin kerran. Jos lomakkeen yrittää täyttää uudelleen, saa vastauksen "Olet jo vastannut kyselyyn". Sosiaaliturvatunnusta ei lomakkeissa tule käyttää, koska sitä varten tulisi tehdä erillinen rekisteriseloste, jotta tietoja voitaisiin jatkokäyttää (katso tarkemmin Henkilötietolaki). Sosiaaliturvatunnuksen sijaan voidaan käyttää esimerkiksi: 1) oppilasnumeroita, tai 2) keksittyjä tunnuksia (esim. 06B010, 06B011 = luokka 6B, oppilaan järjestysnumero 010). Nimiä tai muita selvästi yksilöiviä tunnisteita ei suositella käytettäväksi, jotta henkilöiden tietosuoja säilyisi. Tietosuojavaltuutetun suosituksen mukaan vastaajien tulisi kyetä täyttämään lomake mahdollisimman anonyymisti. Testatessa voit käyttää mitä tahansa keksittyä tunnusta. 2.6. Täytä joku lomakkeista noudattaen ohjeita. Katso, että _db-päätteinen tiedosto ovat kiinni ennen vastausten tallennusta. Tallennus ei onnistu, jos db-tiedostot ovat tallennuksen aikana auki. Vastausten tallennuksen tulisi tapahtua mahdollisimman eriaikaisesti. Lomakkeet tulisi tallentaa yksitellen, niin, että tallennusväli olisi noin viisitoista sekuntia - puoli minuuttia per oppilas. Kuva 11: Tallenna vastaukset-painike. 2.7. Tallenna vastaukset. Kun olet saanut viestin "Kiitos vastauksestasi", tiedot on onnistuneesti tallennettu db-lomakkeeseen. Jos tallennus ei onnistu (Saat ilmoituksen "Yritä myöhemmin uudelleen"), tarkista, että verkkoaseman polku on varmasti kirjoitettu oikein lomakkeeseen. 2.8. Oppilaan tulee vastaukset onnistuneesti tallennettuaan tyhjentää lomake seuraavaa käyttäjää varten painamalla "Tyhjennä vastaukset"-painiketta lomakkeen lopussa. Lomaketta ei tule tyhjentää, ennen kuin vastaukset on onnistuneesti tallennettu. Varmuuden vuoksi vielä sulkiessasi lomaketta, älä tallenna sitä, vaan vastaa kysymykseen "Haluatko tallentaa tekemäsi muutokset lomakkeeseen lukio_opiskelija_df?"/"do you want to save changes you made in lukio_opiskelija_df?" EI/NO. Sulje lomake. Kun olet testannut lomakkeen, voitkin katsoa, että käyttämälläsi henkilökohtaisella tunnuksella tiedot löytyvät db-tiedostosta ja barometritiedostosta. Tyhjennä db-lomakkeesta tekemäsi testitiedot tunnuksineen pois maalaamalla ne solut, joissa testitietoa on. Paina delete. Tallenna db-lomake ja sulje se. 3.0 Käyttöönotto: 3.1 Lomakkeet: Vaihda kaikista tallentamistasi lomake-kansion kyselylomakkeista (oppilas, rehtori, opinto-ohjaaja, mahdollisesti vanhemmat) verkkoasematiedot (ks. kohta 2.3). Tallenna lomakkeet muutokset jälkeen, ja määritä ne sen jälkeen "Vain luku" -tiedostoiksi.
Teet sen näin: Ota kansionäkymä esiin, ja klikkaa hiiren oikeaa näppäintä opiskelija-lomakkeen kohdalla. Valitse lomakkeen Ominaisuudet / Properties. Kuvat 12 ja 13: Lomakkeen ominaisuudet, Vain luku/read only -täppä valittuna. Määritä kaikki opiskelija-, rehtori- ja opinto-ohjaaja-lomakkeet "Vain luku / Read Only"-tiedostoksi. Jos testaat lomakkeita ja tallennat testivastaukset, muista pyyhkiä testivastaukset barometrikansion db-lomakkeelta. Suosittelemme, että testaat lomakkeet, ennen kuin ne otetaan virallisesti käyttöön. 3.2 Tunnukset: Ennen lomakkeiden käyttöönottoa tehkää lista, jossa kaikille vastaajille on annettu oma tunnuksensa. Jakakaa oppilaitoksessa kaikille vastaajille ennen kyselylomakkeiden täyttöä nämä tunnukset. Lomakkeet tulee täyttää vasta sen jälkeen. Kun olet vaihtanut lomakkeiden verkkoasematiedot määrittänyt lomakkeet "Vain luku"-tiedostoiksi ja oppilaille on jaettu yksilöivät tunnukset, lomakkeet ovat valmiita käyttöön. 3.3 Ohjeet vanhempien lomakkeiden täytöstä 1. Tulostakaa vanhemmille tarvittava määrä lomakkeita (joka perheelle oma kappaleensa). (Esimerkiksi Perusk_7-9_vanhemmat_df).
2. Palautetut vastaukset tallennetaan täytetyiltä paperilomakkeilta yksi kerrallaan vastaavalle sähköiselle lomakkeelle (esimerkiksi vanhemmat\lomakkeet\perusk_7-9_vanhemmat_df). 3. Kun kaikki vastaukset on tallennettu, vanhempien barometri-kansiossa db-lomakkeen (esimerkiksi perusk79vanhemmat_db) saa auki salasanalla 'salaisuus'. Analyysi_vanhemmat -välilehdellä on kaikkien vastausten indeksit ja profiilit.