HYVÄN TYÖYHTEISÖN OPAS ohjeita ongelmatilanteita varten ULKOASIAINMINISTERIÖ UTRIKESMINISTERIET
HYVÄN TYÖYHTEISÖN OPAS - ohjeita ongelmatilanteita varten 2013 ULKOASIAINMINISTERIÖ UTRIKESMINISTERIET
Oppaan sisältöä on käsitelty työsuojelutoimikunnassa ja ministeriön laajennetussa johtoryhmässä helmikuussa 2013 ja yhteistoimintajohtokunnassa maaliskuussa 2013. Oppaan laati työhyvinvointiyksikön työryhmä: Työsuojelupäällikkö Juha Mustonen, Henkilöstökoordinaattori Sirkku Helen, Perheasiamies Jaana Mäkelä, Henkilöstökoordinaattori Satu Lappeteläinen, Työterveyshuollon yhteyshenkilö Riitta Väätämöinen Kiitämme arvokkaista kommenteista: Työhyvinvointipäällikkö Kirsti Narinen, Työsuojeluvaltuutettu Anne Ben Ammar, Lakimies Timo Saarinen, Lakimies Eeva Winter, EUE hallintopäällikkö Anu-Eerika Viljanen, Työterveyshuolto Mehiläinen, Valtiokonttorin KAIKU-työhyvinvointipalvelut, UM:n työyhteisökehittäjät ISBN 978-952-281-075-5 PDF ISBN 978-952-281-076-2 e-julkaisu ISBN 978-952-281-088-5 Paino: Kopijyvä Oy, Jyväskylä Ulkoasu: Erja Hirvonen, Kopijyvä Oy, Joensuu Etukannen kuva: SL Katmandu Tämä julkaisu on painettu ympäristöystävälliselle Reprint-paperille, joka on valmistettu 60% kierrätyskuidusta. RePrint- paperille on myönnetty seuraavat sertifikaatit: ISO 9001, ISO 14001, EMAS, DIN 6738, EN-71-3, FSC JA EU-kukka.
SISÄLLYS Toimiva työyhteisö ehkäisee ongelmien syntyä...8 1 Työkyky ja sairaudet... 11 1.1 Työkyvyn ja sairauspoissaolojen seuranta...11 1.2 Ohjeita työkyvyn johtamiseen...15 2 Yksilölliset ongelmatilanteet... 19 2.1 Yksilöllisten ongelmatilanteiden ratkaiseminen...19 2.2 Päihdeongelmat...21 3 Epäasiallinen kohtelu... 27 3.1 Häirintä ja muu epäasiallinen kohtelu (ns. työpaikkakiusaaminen)...27 3.2 Sukupuolinen tai seksuaalinen häirintä...28 3.3 Työsyrjintään liittyvä häirintä...29 3.4 Ohjeita esimiehelle...30 3.5 Ohjeita häirintää tai kiusaamista kokeneelle...31 3.6 Ohjeita häirinnästä tai kiusaamisesta syytetylle...32 4 Työyhteisöä järkyttävät tilanteet... 35 4.1 Työtoverin kuolema...35 4.2 Organisaatiota kohtaava muutos...36 4.3 Psyykkinen ensiapu kriisitilanteissa...36 LIITTEET... 39 Virkakäskymalli Ongelmatilanteen muistiomalli Työkykyasioiden puheeksiottolomake Epäasiallisen kohtelun ilmoituksen käsittelymalli
Tuloksellisuus ja työhyvinvointi edellyttää ongelmatilanteisiin puuttumista Ulkoasiainhallinnossa hyvään johtamiseen kuuluu huolehtiminen työhyvinvoinnista. Näin olemme yhdessä linjanneet henkilöstöstrategiassamme vuosille 2010 2015, koska vain hyvinvoivat työyhteisöt voivat olla tuloksellisia. Selkeä perustehtävä, johtaminen, osaaminen ja yhteistyö ovat toimivan työyhteisön perusta. Työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajaa huolehtimaan työnteon ja työpaikan turvallisuudesta ja terveellisyydestä. Vuosille 2013 2017 laadittu työsuojelun ja työhyvinvoinnin toimintaohjelma on tuorein esimerkki siitä, että ulkoasiainministeriö ottaa tämän velvoitteen vakavasti. Työhyvinvointi edellyttää meidän kaikkien panosta. Ohjeiden tunteminen ja niiden noudattaminen kuuluu tähän yhteisvastuuseen. Lisäksi esimiehen velvollisuutena on puuttua ongelmatilanteisiin. Asioihin puuttumattomuus mahdollistaa ongelmatilanteiden jatkumisen ja pahenemisen. Hyvän työyhteisön opas on tärkeä työväline ongelmatilanteiden ehkäisemisessä ja käsittelemisessä. Vuonna 2002 laaditun oppaan päivittäminen oli tarpeen. Uusissa ohjeissa huomioidaan mm. sairausvakuutuslain ja työterveyshuoltolain muutokset, jotka astuivat voimaan kesällä 2012. Opas jakautuu neljään osaan Ensimmäisessä luvussa esimiehille annetaan entistä konkreettisempia ohjeita työkykyasioiden puheeksiottamiseen ja työkyvyn tukitoimiin yhdessä työterveyshuollon kanssa. On syytä korostaa, että toimiva sairauspoissaolojen seuranta on edellytys varhaisen tuen toteuttamiselle. Työkykyasioiden tuntemus on tärkeä osa ikäjohtamista. Yksilöllisten ongelmatilanteiden ratkaisuohjeet (luku 2) perustuvat malliin, joka käsiteltiin ministeriön johtoryhmässä ja yhteistoimintaelimissä viime vuonna. Kyse voi olla päihdeongelman hoidosta tai muusta määräysten vastaisen toiminnan korjaamisesta. Jokapäiväisen esimiestyön rinnalla on työnjohtovälineitä, joista tehdään kirjaus. Näitä ovat korjaava keskustelu, luottamusneuvottelu ja esimiehen virkakäsky. 6
Työnantajan velvollisuus on lopettaa mahdollinen epäasiallinen kohtelu tai häirintä. Tähän liittyviä ohjeita (luku 3) on myös täsmennetty. On tärkeää korostaa osapuolten keskinäistä vuorovaikutusta. Mikäli esimies saa ilmoituksen häirintäkokemuksesta, hänellä on velvollisuus selvittää tapahtumat ja järjestää sovittelukokous, josta tehdään kirjaus. Neljäs luku koskee työyhteisöä järkyttäneiden tilanteiden käsittelyä, jossa on hyvä muistaa vertaiskeskustelujen ja jälkipuintikeskustelujen merkitys. Tämä on opittu edustustojen valmius- ja kriisitoiminnassa. Siksi työssä jaksamisasiat huomioidaan myös uudessa valmiussuunnitelmassa. Yhteistyöllä tuloksia Hallintopalvelut ja työterveyshuolto toimivat työhyvinvointiasioissa esimiesten ja työyhteisöjen tukena. Ministeriön työhyvinvointiyksikkö koordinoi tukitoimintaa ja tekee tiivistä yhteistoimintaa henkilöstön kanssa. Keskeisiä toimijoita ovat myös työsuojeluvaltuutettu ja työsuojeluasiamiehet, jotka toimivat henkilöstön edustajina näiden asioiden edistämisessä. Työsuojelu- ja työhyvinvointityö kuuluu kaikille työyhteisöille niin ministeriössä kuin edustustossa. Viihtyisä ja kannustava, keskinäistä yhteistyötä tekevä työyhteisö on työntekijälle hyvä ja hyvin varustautunut vastaamaan koko yhteiskunnan ulkoasianhallinnolle asettamiin koviin odotuksiin. Peter Stenlund Alivaltiosihteeri (AVS-PAL) 7
Toimiva työyhteisö ehkäisee ongelmien syntyä Terveellä työpaikalla esiin nousseet kysymykset hoidetaan kuntoon ennen kuin niistä aiheutuu ongelmia työyhteisön toimivuudelle tai työntekijöiden terveys vaarantuu. Ongelmien ehkäiseminen edellyttää toimivan työyhteisön perustekijöiden tunnistamista. Ulkoministeriön arvoihin kuuluvat tuloksellisuus, yhteistyö ja luovuus. Yhteistyöhön kuuluu työtovereiden arvostaminen, avoimuus ja tiedonkulku. Luovuus tarkoittaa kannustamista ideointiin, uusiin haasteisiin tarttumista ja organisaation aktiivista kehittämistä. Näille arvoille perustuu myös ulkoasiainministeriössä työhyvinvoinnin edistäminen, joka on osa työmme tuloksellisuutta. Siksi työhyvinvoinnin edistäminen kuuluu kaikille työyhteisöille. Työhyvinvoinnin keskeiset toimintamallit ovat kirjattuina Henkilöstöstrategiaan 2010 2015. Työhyvinvointi syntyy työssä, työtä tekemällä. Tuloksellisen ja hyvinvoivan työyhteisön perustana on selkeä perustehtävä. Peruspilareita ovat johtaminen, osaaminen sekä yhteistyö. On tärkeää ylläpitää ja kehittää rakenteita, jotka tukevat johtamista ja töiden organisointia, osaamisen ja tiedon jakamista sekä työn yhteistä kehittämistä ja ideointia. Ratkaisukeskeinen työyhteisö toimii paremmin Tavoitteena on ratkaisukeskeinen työyhteisö, jossa asioista keskustellaan avoimesti ja osataan ratkaista ongelmia. Sellaista työpaikkaa ei olekaan, missä ei synny ristiriitatilanteita. Tilanteet pitää kuitenkin osata käsitellä ja ratkaista, koska ne vaikuttavat koko työyhteisöön ja työntekoon. Toimivassa organisaatiossa on kyse pitkälti hyvistä käytöstavoista, hyvästä organisoinnista, empatiasta, selkeistä pelisäännöistä sekä ymmärryksestä, että asioita voi tehdä toisin kuin ennen. Valmiutta ja kykyä hoitaa asioita voi opetella, samoin uusia tapoja ajatella, toimia ja ratkaista ongelmia. Opas ongelmatilanteita varten tukee työyhteisöjä tässä työssä. 8
Johtaminen Osaaminen Yhteistyö - töiden organisointi, esimiestyö - tehtävänhallinta - luova kehittämisilmapiiri Työyhteisön selkeä perustehtävä Henkilöstön terveys ja työkyky UM:n henkilöstöpoliittinen näkemys tuloksellisen toiminnan ja työhyvinvoinnin yhteydestä 9
10
1 Työkyky ja sairaudet Esimiehen tehtävänä on myös töiden organisointi ja johtaminen, ottaen huomioon työntekijöiden työkyvyn. Tällä tarkoitetaan kehittämistoimia työpaikalla, esimerkiksi työtehtävissä, työajassa, työyhteisössä, organisaatiossa, osaamisessa, työntekotavoissa tai ergonomiassa. Työkykyä tukee tehokkaasti työn sujuminen ja työssä onnistuminen. Työkykyä edistävä ja työkyvyttömyyttä ehkäisevä työterveyshuolto on suuri työkyvyn tukija. Sairauspoissaolokäytännön malli helpottaa tuen tarpeen tunnistamista. Tärkeää on myös varhaisen tuen malli ja työhön paluun tuki, kun jaksaminen on sairastelun vuoksi koetteilla. Terveyshaittojen ja niiden aiheuttamien kustannusten vähentämiseksi on ollut tärkeää löytää menetelmät, jotka auttavat lähiesimiehiä kiinnittämään huomiota alkaviin ongelmatilanteisiin ja parantamaan työyhteisönsä jäsenten jaksamista. 1.1 Työkyvyn ja sairauspoissaolojen seuranta Henkilöstöjohtamisen ja varhaisen työkykyongelmiin reagoinnin tueksi tarvitaan luotettavat tiedot poissaoloista. Työnantaja noudattaa virkamieslakiin, työsopimuslakiin, työturvallisuuslakiin ja työterveyshuoltolakiin perustuvia määräyksiä työnantajan ja työntekijän oikeuksista ja velvoitteista. Hyvään sairauspoissaolokäytäntöön kuuluu se, että esimiehet ovat tietoisia henkilöstönsä sairauspoissaoloista sekä saavat sairauspoissaoloraportteja, joiden perusteella he voivat ottaa työkykyasiat puheeksi varhaisen tuen mallin mukaisesti. Hyvään sairauspoissaolokäytäntöön kuuluu myös työkyvyn edistämisen näkökulma kaikilla tasoilla. Työpaikan eri toimijoiden kuten hallinnon, yhteistoimintaorganisaation ja työterveyshuollon sitoutuminen luo toiminnalle onnistumisen mahdollisuudet. Sairauspoissaolojen seurannassa ja hallinnassa on tärkeä erottaa työpaikan ja esimiehen tehtävät työterveyshuollon tehtävistä. Työterveyshuollon sairauspoissaolojen seuranta perustuu eri lähtökohtiin ja tarpeisiin. Perustana on terveydentilan ja työkyvyn seurantavelvoite, jotta mahdollisimman aikaisessa vaiheessa pystyttäisiin havaitsemaan ja diagno soimaan työkykyä uhkaavat oireet ja sairaudet sekä tarvittaessa ohjaamaan hoitoon ja kuntoutukseen oikea-aikaisesti. 11
Seuraavat ohjeet ovat tarkoitettu toimintamalliksi siihen, miten huolehdit osaltasi sairauspoissaolojen oikea-aikaisesta kirjaamisesta sekä työkyvyn seurannasta. Esimiesten tehtävät: 1) Pysy tietoisena työntekijöidesi sairauspoissaoloista. Huolehdi poissaolovastaavien kanssa, että poissaolija tekee poissaoloilmoitukset Henkkaan heti, kun mahdollista. Tietosuojavaltuutetun linjauksen mukaan esimiehellä ei ole yleistä oikeutta kertoa työntekijän sairauspoissaolon syytä muille työntekijöille tai talon ulkopuolelle. 2) Käy työntekijäsi kanssa varhaisen tuen keskustelu UM:n käytännön mukaisesti, kun työhyvinvointiryhmän ilmoituksen mukaan työntekijällä on kolmen kuukauden ajanjaksolla yli 10 sairauspoissaolopäivää. Tällainen keskustelu käydään myös, jos sairauspoissaoloja on yli 30 päivää kahden vuoden aikana. HAL-13 seuraa tätä kertymää ja ilmoittaa esimiehelle. 3) Ole yhteydessä pidemmällä sairauslomalla olevaan työntekijään ja arvioi hänen kanssaan työhönpaluumahdollisuuksia (ml. työn mahdolliset muokkaukset, työkokeilu/osasairausvapaa). Työhönpaluun tukemista voi pohtia myös yhdessä työhyvinvointiyksikön ja tarvittaessa henkilöstösuunnitteluyksikön kanssa. 4) Käy pidemmältä sairauslomalta palaavan työntekijän kanssa työhönpaluukeskustelu, jossa työntekijä voi arvioida paluutaan työhön sekä työn soveltuvuutta työkykytilanteeseensa. 5) Jos pohdit työntekijän työssäselviytymistä tai työkykyä, järjestä työterveysneuvottelu työterveyshuollon ja tarvittaessa henkilöstöhallinnon kanssa. Osallistu työntekijän kanssa tähän työterveysneuvotteluun, jossa keskustellaan työkyvyn tukitoimista ja työhönpaluun mahdollisuuksista ja reunaehdoista. 6) Voit lähettää työntekijän työterveyshuoltoon työkykyselvitykseen, jos työkyvyn laskun taustalla epäillään olevan jokin sairaus. Virkamieslain mukaan virkamies on velvollinen menemään vaadittaessa terveystarkastukseen. Täytä tällöin liitteenä oleva Työkykyasioiden puheeksiottolomake. Tällöin tavoitteena on arvioida työkyky sekä hoidon ja kuntoutuksen mahdollisuudet työkyvyn tarkistamiseksi/palauttamiseksi. 12
Poissaolovastaavan tehtävät: 1) Seuraa Henkka-ilmoituksia. Huolehdi esimiehen kanssa, että poissaoloilmoitukset on tehty Henkkaan oikein ja Timecon-leimausten mukaisesti. 2) Vastaanota sähköinen poissaoloilmoitus ja tarkista sen oikeellisuus 3) Ilmoita poissaolosta esimiehelle ja yksikölle. Ministeriön käytäntönä on, että yksikön sisällä poissaoloista tiedotetaan sairauslomalla tai lomalla. Talon ulkopuolelle poissaoloista tiedotetaan vain poissa. Työntekijällä on mahdollisuus kieltää itseään koskevan sairauspoissaolotiedon kertominen, jolloin yksikössä tiedotetaan hänen olevan virkavapaalla. 4) Hyväksy ilmoitus ja lähetä se työhyvinvointiyksikölle (Henkka: HAL-10-Terveys) mahdollisimman varhaisessa vaiheessa Työntekijän tehtävät: 1) Täytä poissaoloilmoitus Henkassa ja toimita se työyksikön poissaolovastaavalle 2) Toimita lääkärin-/hoitajan todistus välittömästi sairauden alkaessa työhyvinvointiyksikölle (HAL-13-Terveys), koska työnantajalle maksettavaa sairauspäivärahakorvausta on haettava Kelalta 60 päivän kuluessa sairauspoissaolon alkamisesta. Mikäli työnantaja ei saa sairauspäivärahaa sen vuoksi, että työntekijä on laiminlyönyt velvollisuutensa toimittaa lääkärintodistus työhyvinvointiyksikköön, tullaan sairauspäivärahaa vastaava osuus perimään takaisin henkilöltä. 3) Mikäli sairauspäivärahapäiviä on lähes 90 päivää kahden edellisen vuoden ajalta, toimita Kelalle työterveyshuollon lausunto työkyvystäsi. Kela pyytää lausuntoa suoraan työntekijältä. 4) Keskustele esimiehesi kanssa, mikäli työssä selviytymisessäsi ja/tai työkyvyssäsi on haasteita. 13
Palkansaaja Sairaspoissaoloseuranta ja työhönpaluun tukeminen Lähetä poissaoloilmoitus yksikön poissaolovastaavalle (Henkka) Tyhy-yksikkö (HAL-13) Poissaolovastaava Toimita lääkärintodistus tyhy-yksikölle heti sairauden alettua Vastaanota lääkärintodistus ja tarkasta poissaoloilmoitus Hyväksy ilmoitus Primaan ja tarkista palkkavaikutus Tehostettu seuranta ja työhönpaluun tuki (SV-laki, TTH-laki) Talleta muut poissaolot Mehiläisen tietosuojattuun extranettiin Jos yli 10 pv, tee päivärahahakemus Kelaan 2 kk:n sisällä (60 päivän sääntö) Toimita työterveyden lausunto Kelaan ennen 90 päivärahapäivää, mikäli haluat päivärahan ja palkan maksun jatkuvan normaalisti (90 päivän sääntö) Jos yli 60 pv vuodessa (VES) tai yli 21/28 pv per sairaus (TES), tee palkanpidätys Askiin & Primaan Vastaanota poissaoloilmoitus ja ilmoita asianosaisille Hyväksy ilmoitus Henkassa ja lähetä se tyhy-yksikköön Varmista, että Timeconin leimaukset ja Henkan ilmoitukset ovat ajan tasalla TTH (Mehiläinen) Lääkärin tai hoitajan hoito, todistus sairaslomasta Selvittää yli 10 pv/ 3 kk poissaolokertymissä työkyvyttömyyden syitä Varhainen tuki Selvittää yli 30 pv/ 2 v poissaolokertymissä tarvetta työkyvyn tukeen (30 päivän sääntö) Laatii lausunnon työkyvystä ja työhön paluusta lähes 90 pv/ 2 v poissaolokertymissä, tarvittaessa neuvottelu tuki- tai kuntoutustoimista (90 päivän sääntö) 14
1.2 Ohjeita työkyvyn johtamiseen Esimiehen on tärkeää käydä työntekijän kanssa keskustelu, jossa käsitellään työkyvyn eri tukirakenteita. Myös hoidon ja kuntoutuksen tuloksellisuuden seurannalla pyritään edistämään työkyvyn palautumista ja työhön paluuta. Myös TAKE -keskusteluissa voidaan puhua työkykyä tukevista toimista kuten kuntoutuksesta. Työterveyshuolto voi tarvittaessa kutsua työntekijän ja esimiehen työterveysneuvotteluun niistä seikoista, joilla voidaan nopeuttaa tai tukea työhön paluuta. Työterveysneuvottelu voidaan käydä myös sairausloman aikana. 1) Kuntoutus Aslak-ryhmäkuntoutus Työntekijä voi hakeutua Aslak-ryhmäkuntoutukseen. Aslak-kuntoutus on ammatillisesti syvennetty lääketieteellinen kuntoutus, joka on tarkoitettu nuorehkoille ja keski-ikäisille työntekijöille, kun työtä haittaavat oireet ovat vielä lieviä mutta johtavat ilman kuntoutusta työkyvyn heikkenemiseen. Aslak-varhaiskuntoutuksen tavoitteena on saada aikaan muutoksia ajoissa ennen kuin työkyky vaarantuu. Kuntoutuksen aikana yhdistetään työhyvinvointiin liittyvät ongelmat konkreettisiin työtilanteisiin, joita tutkimalla ja analysoimalla hahmotetaan työn tarkoitus paremmin. Oman työn sisältöä voi kehittää ja löytää uusia työskentelytapoja. Ulkoasiainministeriö on järjestänyt Kelan tuella vuosittain Aslak-kuntoutuksia hallintouralaisille, erityisvirkamiehille tai esimiehille. Ryhmistä ilmoitetaan Otossa ja hakeutuminen tapahtuu työterveyshuollon kautta. Yksittäinen työntekijä voi hakeutua myös muille Kelan järjestämille Aslak-kursseille, mikäli työkyky todetaan olevan uhattuna. Tämä edellyttää työterveyshuollon arviota ja lausuntoa. TYK- yksilöllinen kuntoutus Työkykyä ylläpitävä ja parantava valmennus soveltuu henkilöille, joiden työkyky on sairauden, vian tai vamman vuoksi alentunut tai uhattuna. Sitä harkitaan etenkin silloin, kun terveydenhuollossa ja työpaikalla tehdyt toimenpiteet eivät enää riitä. Tavoitteena on luoda edellytykset sille, että kuntoutuja voi jatkaa omassa työssään. Kuntoutukseen voi hakeutua keskustelemalla työterveyshuollon kanssa. Kela myöntää kuntoutuksen hakemuksen ja työterveyshuollon lausunnon perusteella. 15
Lääkinnällinen kuntoutus Avoterveydenhuollossa tarjolla olevien kuntoutuskeinojen lisäksi on olemassa myös tiiviimpää ja tehokkaampaa kuntoutusta. Mikäli työterveys toteaa työntekijän sairauden tai vamman sitä edellyttävän, on työntekijällä mahdollisuus hakeutua Kelan, potilasyhdistysten tai vakuutusyhtiöiden järjestämään lääkinnälliseen kuntoutukseen. Tähän tarvittavat arviot ja lausunnot työntekijä saa työterveyshuollosta. 2) Tukitoimia työhön paluulle ja työssä jatkamiselle Etätyö ja työaikajoustot Joustavat työaikajärjestelyt lisäävät vaihtoehtoja ja mahdollistavat entistä yksilöllisempiä ratkaisuja työssä jaksamiseen ja hyvinvoinnin lisäämiseen. Etätyössä työ tehdään joko osin tai kokonaan kotona tai muussa työntekijän valitsemassa paikassa. Etätyö voi olla keino tukea työssä jaksamista työelämän laadun parantamisen (mm. työn ja perheen yhteensovittamisen tai työmatkoihin käytettävän ajan vähenemisen) kautta. Työkokeilu ja osasairauspäiväraha Kun työntekijän työkyky on sairauden vuoksi uhattuna, voidaan työkokeilulla helpottaa työhönpaluuta pitkän sairauspoissaolon jälkeen. Työkokeilussa työaikaa ja työtehtäviä voidaan keventää ja näin edistää työkyvyn palautumista. Sen avulla voidaan myös muuttaa työtehtäviä terveydelle paremmin soveltuviksi tai kokeilla uusia työtehtäviä. Työkokeilun avulla voidaan arvioida, selviytyykö työntekijä sairaudesta huolimatta työstään tai ammatistaan. Lisätietoja saa työterveyshuollosta - haetaan Kevalta. Mikäli työkyky ei ole työkokeilun jälkeen työterveyshuollossa todettu vielä palautuneeksi, on mahdollisuus lisätukena hakea Kelan osasairauspäivärahaa, jolloin kokoaikaisessa työsuhteessa oleva työntekijä sopii työnantajansa kanssa osa-aikaisesta työhön paluusta. Tältä ajalta haetaan Kelan maksamaa osasairauspäivärahaa. Kuntoutustuki Kuntoutustuki on määräaikainen työkyvyttömyyseläke. Sen henkilö voi saada, kun kuntoutusmahdollisuuksia selvitellään tai henkilö on jo kuntoutuksessa. Kuntoutustuen edellytyksenä on, että henkilölle on laadittu hoito- ja kuntoutussuunnitelma tai sitä valmistellaan. Lisätietoja työterveyshuollosta - haetaan Kevalta. 16
Osakuntoutustuki ja osatyökyvyttömyyseläke Jos työntekijän työkyky on heikentynyt osittain, hän voi hakea osakuntoutustukea tai osatyökyvyttömyyseläkettä ja jatkaa työssä osa-aikaisena. Määräaikainen osatyökyvyttömyyseläke eli osakuntoutustuki on mahdollinen silloin, kun arvioidaan, että työntekijän työkyky voidaan palauttaa hoidon tai kuntoutuksen avulla. Lisätietoja työterveyshuollosta - haetaan Kevalta. Uudelleenkoulutus Ammatillinen uudelleenkoulutus tarjoaa polun takaisin työelämään, jos omalla työpaikalla ei ole mahdollista järjestää terveydentilaan sopivaa työtä. Lisätietoja työterveyshuollosta - haetaan Kevalta. 3) Työkyvyttömyyseläke Haetaan silloin, kun sairaus johtaa työkyvyttömyyteen. Lisätietoja työterveyshuollosta haetaan Kevalta. 17
Työkyvyn varhainen tuki Esimies Huomaa työkykymuutoksia ja ottaa asian puheeksi Varhaisen tuen keskustelu Työhön liittyvä asia Työntekijä Ottaa puheeksi työkykynsä tai työhönpaluu keskustelu Terveyteen liittyvä asia Kannustaa ottamaan työkykyasian esille Ei aihetta jatkotoimiin työssä eikä terveydessä Työterveyshuolto Kehittämistoimet työpaikalla kuten Työtehtävät Työaika Työyhteisö Organisaatio Osaaminen Työntekotapa Ergonomia Ohjaus työterveyshuoltoon Työterveysneuvottelu tai työkykyselvitys Työterveyshuollon arvio toimenpidetarpeesta Jatkotoimenpiteitä Lääketieteelliset ratkaisut Työhönpaluuta tukevat ratkaisut Työhön ja elämään liittyvät ratkaisut Kuntoutus S E U R A N T A Ulkoasiainhallinnon työkykykyjohtamisen toimintamalli on kehitetty yhdessä työterveyshuollon palveluntuottajan Mehiläisen kanssa. 18
2 Yksilölliset ongelmatilanteet Ulkoasianministeriössä on käytössä ohjeistus yksilöllisten ongelmatilanteiden ratkaisemista varten. Yksilöllisiä ongelmatilanteita työyhteisössä voivat olla mm. päihdeongelmat, työtehtävien laiminlyönti ja pelisääntöjen vastainen toiminta. Työtehtävien laiminlyönti voi näkyä työsuorituksen tasona, kieltäytymisenä työtehtävistä, menettelyohjeiden ja määräaikojen rikkomisena. Pelisääntöjen vastainen toiminta voi näkyä muun muassa työaikalaiminlyönteinä, hallinnollisten määräysten ja turvallisuusohjeiden noudattamatta jättämisenä ja vaitiolovelvollisuuden rikkomisena. Organisaatiotasolla tavoitteena on kehittää keskustelukulttuuria varhaisen välittämisen periaatteen mukaisesti ja toteuttaa työnantajan lakisääteistä työsuojeluvelvoitetta, joka velvoittaa puuttumaan kuormitustekijöihin. Esimiehen johtamisvälineitä ovat varhainen tuki ja varhainen puuttuminen. 2.1 Yksilöllisten ongelmatilanteiden ratkaiseminen Esimies toimii yksilöllisten ongelmatilanteiden ratkaisemisen mallin (ks. kuvio) mukaan. Esimiestyön osalta mallia sovelletaan edustustoon työsopimussuhteessa oleviin työntekijöihin mahdollisuuksien mukaan, mutta juridisen puuttumisen osalta noudatetaan työsopimusta ja siihen sovellettavaa lainsäädäntöä. Varhainen tuki Toimivat pelisäännöt ja korjaava palaute Työntekijöiden tulee noudattaa työn tekemisestä annettuja ohjeita ja käyttäytyä asiallisesti (Virkamieslaki ja työsopimuslaki). Esimiehen on annettava korjaavaa palautetta tilanteessa, johon on puututtava heti (esimerkiksi työtehtävien laiminlyönti, epäasiallinen käyttäytyminen ja määräysten noudattamatta jättäminen). Korjaava palaute annetaan aina yksilöidysti kahdenkeskisessä keskustelussa. Esimies voi käyttää työterveysneuvottelua tai työkykyselvitystä, kun tilanteeseen arvioidaan liittyvän terveydellisiä seikkoja (luku 1). Korjaava keskustelu Toistuvasta epäkohdasta tai epäilystä (laiminlyönti/ohjeiden noudattamatta jättäminen) esimiehen on tarpeen järjestää erillinen ratkaisukeskeinen keskustelu. 19
Korjaavan keskustelun ajoitusta kannattaa miettiä huolella: esimerkiksi sen järjestämistä juuri ennen viikonloppua tai lomaa on syytä välttää. Korjaava keskustelu on kahdenkeskinen tapaaminen, johon varataan riittävästi aikaa ja josta sovitaan 1-3 päivää ennen. Keskustelun tavoitteena on selvittää asia ilman ennakkoasennetta ja antaa henkilölle itselleen mahdollisuuden kertoa, miten tilanne ratkaistaan. Keskustelussa on hyvä käyttää avoimia kysymyksiä: miten, missä ja milloin. Keskustelu mukaan lukien ongelmakuvaus, sovitut toimenpiteet ja seurantatapaamisen ajankohta kirjataan molemmille osapuolille (muistiomalli). Asian seurantaan palataan viimeistään 3 kk sisällä. Varhainen puuttuminen Luottamusneuvottelu Jos sama epäkohta on jatkunut ja jatkuessaan asia on esimiehen arvion mukaan riittävän vakava, esimies voi kutsua luottamusneuvottelun, johon osallistuvat henkilö itse, henkilön valitsema edustaja, henkilön esimies ja henkilöstöhallinnon edustaja. Tavoitteena on saada ulkopuolisen tuen avulla objektiivinen kuva tilanteesta. Neuvottelu kirjataan aikaisemman muistiomallin mukaisesti. Asiaan palataan viimeistään 3 kk kuluessa samalla kokoonpanolla. Seurannalle sovitaan tarkka ajankohta. Luottamusneuvottelun seurantapaamisessa samalla kokoonpanolla todetaan, onko tilanne parantunut. Kaikkien näkemys kirjataan, mutta esimiehen näkemys on ratkaiseva. Esimiehen virkakäsky Jos sama epäkohta jatkuu sovitun seurantakauden kuluttua, voidaan laatia esimiehen virkakäsky. Esimiehen allekirjoittama ja päivätty virkakäsky sisältää yksiselitteisen määräyksen siitä, miten henkilön pitää toimia, lyhyen perustelun siitä, miksi virkakäsky on annettu ja miten asiaan on yritetty puuttua ennen virkakäskyä, sekä seuranta-ajankohta, jolloin todetaan, onko virkakäskyä noudatettu. Virkakäsky perustuu työnjohto-oikeuteen (direktio) eikä edellytä etukäteiskuulemista. Esimiehen kirjallisessa virkakäskyssä voidaan määrätä suorittamaan tietyt tehtävät aikarajaan mennessä (esim. projektin loppuunsaattaminen ja raportointi), määrätä käyttäytymisen muuttamiseen (esim. loukkaavan käytöksen lopettaminen) tai kaventaa oikeuksia (esim. joustavasta kiinteään työaikaan, lyhyistäkin sairauspoissaoloista lääkärintodistus seuraavan 6 kk:n ajan). Virkakäskyssä on suositeltavaa mainita jatkotoimenpiteistä, jos käytös/ toiminta ei muutu. 20
Asiaan palataan käskyn kannalta tarkoituksenmukaisena, erikseen sovittuna aikana kuitenkin viimeistään 3kk:n kuluessa virkakäskystä. Jos sama epäkohta jatkuu sovitun seurantakauden kuluttua, henkilöstöhallinto harkitsee juridista puuttumista. Juridinen puuttuminen Varhaisella tuella ja varhaisella puuttumisella pyritään ongelmien syiden selvittämiseen, ongelmien ratkaisemiseen hyvissä ajoin ja työnantajan juridisen puuttumistarpeen minimointiin. Jos tilanne ei keskusteluista, neuvotteluista ja virkakäskystä huolimatta ole sovittuna ajankohtana korjaantunut, asia annetaan henkilöstöhallinnon arvioitavaksi. Henkilöstöhallinnolla on käytettävissä oikeudelliset puuttumiskeinot, joiden käytöstä säädetään mm. virkamieslaissa. Kirjallinen varoitus Jos henkilö ei ole noudattanut virkakäskyä eikä ole työkyvytön, henkilöstöhallinnon valmistelun pohjalta henkilöstöjohtaja voi antaa kirjallisen varoituksen, jos siihen on lainmukaiset perusteet. Kirjallisen varoituksen syy on yleensä sama kuin virkakäskyssä. On suositeltavaa mainita irtisanomisuhasta, jos käytös/toiminta ei muutu. Kirjallinen varoitus on hallinnollinen päätös, joka edellyttää virallista kuulemista: erillisessä kuulemistilaisuudessa henkilö voi lausua käsityksensä itse asiasta ja varoituksesta (kirjallisesti). Päätökseen annetaan muutoksenhakuohjeet. Irtisanominen Jos henkilö toimii virkavelvollisuuksiensa vastaisesti, henkilöstöhallinnon valmistelun pohjalta henkilöstöjohtaja voi tehdä päätöksen virkasuhteen päättymisestä (Virkamieslaki 25 ). Syy on yleensä sama kuin kirjallisessa varoituksessa tai samaan asiaan pohjautuva muu käyttäytyminen. Yksilöperusteella irtisanominen on hallinnollinen päätös, joka edellyttää myös virallista kuulemista. Kuulemistilaisuudessa henkilöllä on mahdollisuus käyttää avustajaa. Päätökseen annetaan muutoksenhakuohjeet. Ongelmatilanteiden muistiomalli ja virkakäskyn malli ovat tämän oppaan lopussa liitteenä. Lomakkeet löytyvät myös Otosta (Työyhteisö > Työsuojelu). 2.2 Päihdeongelmat Ulkoasiainhallinnon työtehtävissä päihtyneenä toimimiselle on nollatoleranssi. Sillä tarkoitetaan sitä, että päihteiden käyttö ei saa johtaa havaittavissa olevaan päihtymystilaan tai työkyvyn heikentymiseen. 21
Alkoholin liikakäytöllä on myös terveysvaikutuksia. Päihderiippuvuus on sairauteen verrattava tila, jolle on ominaista psykofyysinen riippuvuus mielialaan vaikuttavista aineista. Tällaisia ovat mm. alkoholi, lääkkeet ja huumeet. Ongelman tunnistaminen Varhainen ja aktiivinen puuttuminen päihdeongelmaan on koko työyhteisön oikeus ja velvollisuus. Epäily mahdollisesta ongelmasta on merkki siitä, että välität työtoveristasi. Asian puheeksi ottaminen on tehokkain keino auttaa kollegaa. Työturvallisuuslaki velvoittaa esimiehen puuttumaan asiaan. Päihdeongelma voi näkyä mm. virheellisinä suoritteina, määräajoista lipsumisena, toistuvina krapulatiloina, asioiden unohtamisena ja tekosyiden keksimisenä, työtehon laskuna, myöhästymisinä, lyhyinä, toistuvina poissaoloina, työtapaturmina, eristäytyneisyytenä tai ylivilkkautena, huolettomuutena tai jaksoittaisena ylitunnollisuutena tai aggressiivisuutena. Merkkinä voi olla myös se, että pupillit voivat olla poikkeavan pienet/suuret, käsissä voi olla neulanpistoja tai käyttäjä ei tajua aikaa eikä paikkaa. Parhaiten onnistutaan, kun ongelma havaitaan jo sen kehittymisvaiheessa ja siihen tartutaan tiukasti sen tullessa ensikertaa ilmi. Esimiehen vastuulla on huolehtia, että työpaikalla päihtyneenä oleva poistetaan heti työpaikalta. Esimies antaa mahdollisuuden osoittaa epäilyn vääräksi ohjaamalla asianomaisen henkilön työterveyshuoltoon tai ulkomaanedustuksessa olevan terveydenhuoltoa antavalle lääkärille työkunnon toteamista varten. Esimies ilmoittaa työterveyshoitajalle, että kyseinen henkilö on saapumassa päihdetestiin. Luotettavien testien suorituspaikka on selvitettävä edustustoittain. Korjaava keskustelu Mikäli päihdeongelma on vakava tai toistuva, esimies kutsuu työntekijän korjaavaan keskusteluun. Esimies sopii keskusteluajan henkilökohtaisesti työntekijän kanssa ei mielellään juuri ennen viikonloppua tai lomaa. Esimies rohkaisee häntä korjaavassa keskustelussa hakeutumaan vapaaehtoisesti hoitoon. Sovitut asiat aikatauluineen tulee kirjata ylös (muistiomalli liitteenä). Hoitoonohjaus ja esimiehen virkakäsky Jos päihdeongelmasta kärsivä ei suostu hoitoon tai hoito ei tuota tulosta, esimies voi myös määrätä työntekijän työkykyselvitykseen työterveyshuoltoon. Jos työkykyselvityksen lausunnon mukaan henkilö todetaan työkykyiseksi sillä edellytyksellä, että päihteiden käyttö loppuu, otetaan käyttöön hoitoonohjaus. Hoitoonohjausneuvotteluun osallistuvat esimiehen ja työntekijän lisäksi työterveyshuollon ja työhyvinvointiyksikön edustaja. Työntekijä voi pyytää oman luottohenkilön tuekseen neuvotteluun. 22
Yksilöllisten ongelmatilanteiden ratkaiseminen Esimiestyö = normaali työnjohdollinen ohjaus Hallintopäätökset (HAL) Asia todetaan ratkaistuksi Toimivat pelisäännöt ja puheeksi ottaminen (myönteinen ja korjaava palaute) Korjaava keskustelu (sovitaan korjaustoimenpiteet ja seuranta, kirjataan) Luottamusneuvottelu (korjaava keskustelu, jossa ulkopuoliset avustajat, kirjataan) Esimiehen virkakäsky (esimies määrää korjaustoimenpiteet kirjallisesti) Kirjallinen varoitus Kuuleminen henkilöstöhallinnossa Irtisanominen Perehdytys Koulutus Tukijärjestelyt Työjärjestelyt Varhainen tuki Varhainen puuttuminen Juridinen puuttuminen Kuuleminen henkilöstöhallinnossa Työterveysneuvottelu Työkykyselvitys työterveyshuollossa Kuntoutus Toinen tehtävä Osa-aikajärjestelyt Työkyvyttömyyseläke 23
Hoitoonohjausneuvottelussa laaditaan kirjallinen hoitositoumus. Hoitositoumuksessa työntekijä sitoutuu käymään erikseen sovittavan määräajan avo- tai laitoshoidossa ja antaa samalla yhteyshenkilölle ja esimiehelle valtuuden saada hoitopaikasta tietoja hoito-ohjeiden noudattamisesta. Sovitaan yhteyshenkilö hoitoon ohjattavan ja hoitopaikan välillä. Kirjallisen hoitositoumuksen allekirjoittavat tilaisuudessa läsnä olleet. Hoitositoumus jää työhyvinvointiyksikön yhteyshenkilölle (HAL-13) ja kopio annetaan asianosaiselle ja työterveyshuoltoon. Esimies voi edellyttää työntekijältä lääkärintodistuksia kaikista poissaoloista ja vapaiden sopimista etukäteen. Hoitojakson päättyessä järjestetään työterveysneuvottelu, jossa todetaan hoitojakson tulokset ja sovitaan jatkotoimista. Hoitoonohjaukseen voi liittyä esimiehen virkakäsky, jossa esimies määrää korjaustoimenpiteet kirjallisesti. Korjaustoimenpiteitä voivat olla täysraittius työtehtävissä, hoitosuunnitelman, työaikojen ja hallinnollisten ohjeiden noudattaminen ja työtehtävien määräajoista kiinnipitäminen. Edustustossa menettelytapa päätetään yhdessä edustuston johdon, asianomaisen, työterveyspalveluiden ja työhyvinvointiyksikön johdon kanssa. Avohoito ja avokuntoutus on ulkomailla vaikea järjestää. Juridinen puuttuminen Jos esimiehen virkakäskyä ei noudateta, henkilöstöhallinto ryhtyy juridisiin puuttumisen keinoihin, kuten kirjallinen varoitus tai irtisanominen. Ohjeita työyhteisön jäsenelle Päihteiden ongelmakäytön huomaavat yleensä ensimmäisenä lähimmät työtoverit. Päihdeongelmaisen auttamisessa on tärkeintä asiaan puuttuminen. Peitteleminen ja suojeleminen ovat vahingollista hienotunteisuutta. Kerro esimiehelle, koska vastuu asiaan puuttumisesta on kuitenkin esimiehellä. Voit kertoa työtoverillesi huolestuneisuutesi ilman moralisointia ja kannustaa hakeutumaan vapaaehtoisesti hoitoon. Tue työtoveriasi myös hoidon jälkeen. Jos esimies on itse päihdeongelmainen, on työyhteisössä otettava yhteys hänen esimieheensä. Jos päihdeongelmainen on edustustonpäällikkö, on alaisten saatettava asia työhyvinvointipäällikön tai työsuojelupäällikön (HAL-13) tietoon. 24
Päihdeongelmaisen hoitoonohjauksen kulku Esimiestyö = normaali työnjohdollinen ohjaus Hallintopäätökset (HAL) Asia todetaan ratkaistuksi Ongelman tunnistaminen (esimies puuttuu heti ja ohjaa tarvittaessa päihdetestiin Työterveyshuoltoon) Korjaava keskustelu (sovitaan korjaustoimenpiteet ja seuranta, kirjataan ) Hoitoonohjaus -neuvottelu (Mukana esimies, työterveyshuolto, työntekijä, tyhy ja luottamushenkilö. kirjallinen hoitositoumus) Esimiehen virkakäsky (Esimies määrää korjaustoimenpiteet työntekijälle kirjallisesti) Kirjallinen varoitus Kuuleminen henkilöstöhallinnossa Irtisanominen Varhainen tuki Varhainen puuttuminen Juridinen puuttuminen Kuuleminen Henkilöstöhallinnossa Työterveysneuvottelu Työkykyselvitys työterveyshuollossa Avokuntoutus (Vapaa-ajalla) Laitoskuntoutus (Myllyhoito ja vieroitushoito) 25
26
3 Epäasiallinen kohtelu Aktiivinen työhyvinvoinnin edistäminen luo hyviä työyhteisöjä, joissa moni ongelma voidaan ehkäistä ennalta. Ristiriitatilanteita ilmenee kuitenkin kaikissa työyhteisöissä. Tärkeintä on ratkaista ne ennen kuin niistä aiheutuu ongelmia työyhteisön toimivuudelle tai työntekijöiden terveys vaarantuu. Kaikki ristiriitatilanteet eivät ole häirintää, epäasiallista kohtelua tai työpaikkakiusaamista. Ihmiset kokevat asioita ja tilanteita eri tavoin, joten kokemusten ja tapahtumien yksityiskohtainen selvittäminen on tärkeää. Työturvallisuuslain mukaan työnantajalla on velvollisuus puuttua terveydelle haittaa tai vaaraa aiheuttavaan häirintään tai muuhun epäasialliseen kohteluun. Ristiriitatilanteiden selvittely kuuluu esimiehen tehtäviin. Esimiehen on ryhdyttävä toimiin epäkohdan poistamiseksi käytettävissään olevin keinoin viipymättä asiasta tiedon saatuaan. Jos esimies on itse häirintäilmoituksen kohteena, on työyhteisössä otettava yhteys hänen esimieheensä. Jos häirintäilmoituksen kohde on edustustonpäällikkö, on alaisten saatettava asia työhyvinvointipäällikön tai työsuojelupäällikön (HAL- 13) tietoon. 3.1 Häirintä ja muu epäasiallinen kohtelu (ns. työpaikkakiusaaminen) Työturvallisuuslaissa puhutaan häirinnästä tai muusta epäasiallisesta kohtelusta. Epäasiallinen kohtelu on yleisen hyvän tavan tai lakien vastaista käyttäytymistä työpaikalla. Lähtökohtaisesti se on järjestelmällistä ja jatkuvaa, toista alistavaa tai loukkaavaa toimintaa, joka ilmenee tekona tai laiminlyöntinä. Lievät, yksittäiset teot eivät laissa tarkoitettua epäasiallista kohtelua. Myöskään työnantajan työnjohtovaltaan kuuluvat toimet eivät ole epäasiallista kohtelua, vaikka ne joskus koettaisiinkin sellaisiksi. 27
Epäasiallista kohtelua ei ole... jos työhön liittyvistä päätöksistä tai tulkinnoista syntyy ristiriitoja jos tehtävään tai työhön liittyviä pulmia käsitellään työyhteisön jäsenten kesken jos esimies puuttuu perustellusti työsuoritukseen tai ryhtyy muuhun perusteltuun työnjohdolliseen toimenpiteeseen, esim. asian käsittelyyn yksilöllisen ongelmatilanteen mallin mukaan. jos työnantaja ohjaa henkilön työkykyä koskevaan tutkimukseen, keskusteltuaan ensin asianomaisen kanssa työnteossa ilmenevistä vaikeuksista. ristiriitojen syntyminen työhön liittyvistä asioista, päätöksistä tai tulkinnoista, vaikka tästä aiheutuisikin osapuolille epävarmuutta tai ahdistusta organisaation tai työtehtävien perusteltu muuttaminen, josta keskustellaan työntekijän kanssa. Jatkuvana tai toistuvana käytöksenä epäasiallista kohtelua on... henkilön ominaisuuksien, luonteenpiirteiden tai yksityiselämän mustamaalaus, panettelu tai mielenterveyden kyseenalaistaminen työyhteisön ulkopuolelle jättäminen tai tiedonkulusta eristäminen toistuva perusteeton puuttuminen työntekoon tai työtehtävien laadun tai määrän perusteeton muuttaminen uhkailu tai fyysinen väkivalta epäasiallinen työnjohtovallan käyttö, kuten huutaminen tai kohtuuttomien työsuoritusten vaatiminen ilman perehdytystä nöyryyttävien käskyjen antaminen. 3.2 Sukupuolinen tai seksuaalinen häirintä Vuonna 2009 muutetussa tasa-arvolaissa (1986/609) puhutaan sukupuoleen perustuvasta tai seksuaalisesta häirinnästä. Tällaisella häirinnällä tarkoitetaan ei-toivottua käytöstä, jolla loukataan toisen henkilön henkistä tai fyysistä koskemattomuutta ja jolla luodaan uhkaava, vihamielinen, halventava nöyryyttävä tai ahdistava ilmapiiri. Milloin sukupuolinen tai seksuaalinen huomio muuttuu häirinnäksi? Sukupuolinen ja seksuaalinen huomio muuttuu häirinnäksi, jos sitä jatketaan, vaikka kohteeksi joutunut ilmaisee pitävänsä sitä loukkaavana tai vastenmielisenä. 28
Seksuaalinen häirintä voi ilmetä seuraavin tavoin: seksuaalisesti vihjailevat eleet ja ilmeet härskit puheet, kaksimieliset vitsit sekä vartaloa, pukeutumista tai yksityiselämää koskevat huomautukset ja kysymykset seksuaalisesti värittyneet aineistot, kirjeet, sähköpostit tai puhelinsoitot fyysinen koskettelu, sukupuoliyhteyttä tai muuta sukupuolista kanssakäymistä koskevat ehdotukset tai vaatimukset raiskaus tai sen yritys. Sukupuoleen perustuva häirintä viittaa muuhun, henkilön sukupuoleen liittyvään ei-toivottuun käytökseen, joka ei ole luonteeltaan seksuaalista. Tällainen häirintä voi ilmetä seuraavin tavoin: alentava ja kielteinen puhe toisesta sukupuolesta toisen sukupuolen halventaminen työpaikkakiusaaminen silloin, kun se perustuu kiusatun sukupuoleen. 3.3 Työsyrjintään liittyvä häirintä Yhdenvertaisuuslaissa (21/2004) puhutaan työsyrjintään liittyvästä häirinnästä. Työsyrjinnästä on kyse, jos työnantaja asettaa työntekijän muihin nähden epäedulliseen asemaan hänen henkilöönsä, taustaansa tai yksityiselämäänsä liittyvien syiden perusteella. Kiellettyihin syrjintäperusteisiin kuuluvat mm. ikä, etninen ja kansallinen alkuperä, kieli, uskonto, vakaumus, vammaisuus ja sukupuolinen suuntautuminen. Työsyrjintä voi olla välitöntä tai välillistä. Millaista työsyrjintää voi esiintyä työyhteisöissä? Käytännössä häirintä ja työsyrjintä voivat ilmetä samanlaisina tekoina. Yhdenvertaisuuslain mukaan työsyrjintää on myös: henkilön tai ihmisryhmän loukkaaminen luomalla syrjintäperusteeseen liittyvä uhkaava, vihamielinen, halventava tai hyökkäävä ilmapiiri (häirintä) tilanne, jossa työyhteisössä annettaisiin ohje tai käsky syrjiä jotakuta epäedullisen kohtelun kohdistaminen henkilöön, joka nostaa syrjintäepäilyn käsittelyyn (ns. vastatoimien kielto). 29
3.4 Ohjeita esimiehelle Selvitä molemmilta osapuolilta, mitä on tapahtunut Esimiehen on hyvä kuulla molempia osapuolia ensin erikseen. Epäasiallista kohtelua kokevalle ja myös siitä syytetylle on tärkeää kokea tulleensa kuulluksi. Tapahtumien kulku ja osapuolten näkemykset on hyvä kirjoittaa muistiin. Järjestä yhteinen käsittely Kun esimies on selvittänyt osapuolten näkemykset, järjestetään asiasta yhteinen käsittely, jossa todetaan tarvittavat toimenpiteet tilanteen korjaamiseksi. Tarvittaessa käsittelyssä voi käyttää työsuojelupäällikköä ja työsuojeluvaltuutettua/työsuojeluasiamiestä apuna. Vertaa tosiseikkoja velvollisuuksiin Esimiehen tehtävä on tarkastella asiaa puolueettomasti. Keskustelua on hyvä ohjata tapahtuneisiin konkreettisiin tilanteisiin ja siihen, miten ongelma haittaa työn tekemistä turvallisesti ja terveellisesti. Ongelmaa tulee aina kuvata tekona, käyttäytymisenä tai laiminlyöntinä ei esimerkiksi asenteina, henkilökemiana tai luonteenpiirteinä, joita ei voi verrata työvelvollisuuksiin. Jos kyse ei ole epäasiallisesta kohtelusta, kerro tämä osapuolille Tilanteessa, jossa esimies katsoo, ettei asiassa ole kyse epäasiallisesta kohtelusta, tulee tämä kertoa ja perustella selkeästi osapuolille. Jos kyse on epäasiallisesta kohtelusta, puutu epäkohtaan tehokkaasti Tilanteessa, jossa esimies katsoo tapahtuneen epäasiallista kohtelua, työnjohto-oikeus antaa hänelle mahdollisuuden kieltää epäasiallinen kohtelu. 30
Esimiehen tehtävä on selkeästi todeta, millainen käyttäytyminen työyhteisössä ei ole hyväksyttävää. Johtopäätökset ja ohjeet on syytä kirjata. Jos ohjeet eivät auta, työnantaja voi käsitellä tilannetta ministeriössä hyväksytyn yksilöllisen ongelmatilanteen ratkaisumallin mukaisesti. Korjaa ongelmien syyt Esimiehen on syytä selvittää, mitkä työn ongelmat ovat mahdollistaneet epäasiallisen kohtelun tai sen kokemuksen työpaikalla. Poistamalla työn häiriöitä aiheuttavia tekijöitä (työjärjestelyissä, tehtävänkuvissa, johtamisessa, osaamisen hallinnassa, yhteistyössä), syyt epäasiallisen kohtelun kokemuksiin vähenevät. Yleisen kokemuksen mukaan ongelmatilanteiden syyt ovat pääasiallisesti työssä ja sen reunaehdoissa; vain harvoin ihmisissä. Seuraa ohjeiden noudattamista Esimiehen tulee tarkoin seurata, että annettuja ohjeita noudatetaan ja että epäasiallinen kohtelu työpaikalla loppuu. 3.5 Ohjeita häirintää tai kiusaamista kokeneelle Kerro häiritsijälle suoraan kokemuksestasi Jos työntekijä kokee työtoverin tai esimiehen taholta epäasiallista kohtelua, hänen tulee kertoa häiritsijälle suoraan, että kokee tämän käyttäytymisen epäasialliseksi ja ettei hyväksy hänen menettelyään. Työntekijän tulee kuvata konkreettisesti, mitä kokee epäasiallisena. Jos työntekijä ei uskalla yksin mennä kertomaan kokemuksestaan, hän voi pyytää mukaan työtoverin, työsuojeluasiamiehen tai työsuojeluvaltuutetun. Myös kirje, johon pyytää vastauksen, on mahdollinen. Seuraa, jatkuuko häirintä Kun työntekijä on selvästi ilmaissut kokemuksensa, häiritsijän tulee lopettaa häirintä. Jos häiritsijä jatkaa epäasiallista käyttäytymistä, epäasiallinen kohtelu voidaan katsoa tahalliseksi. Jatkokäsittelyn vuoksi on tärkeää, että häirinnän ilmenemismuodot, toistuvuus ja häirityn reagoinnit dokumentoidaan. 31
Jos häiritsijä jatkaa kielloista huolimatta, kerro esimiehelle Työntekijän tulee suoraan tai tukihenkilön avulla pyytää, että esimies ottaa asian käsittelyyn. Jos häiritsijä on lähiesimies, ilmoita hänen esimiehelleen ja pyydä asian käsittelyä. Jos kyseessä on edustustonpäällikkö, on alaisten saatettava asia työhyvinvointipäällikön tai työsuojelupäällikön (HAL-13) tietoon. Voit pyytää itsellesi tukea käsittelyprosessiin Työntekijä voi kutsua asian selvittelyyn ja yhteiseen käsittelyyn itselleen tukihenkilön (esim. työsuojeluasiamiehen tai työsuojeluvaltuutetun), joka voi tukea henkisesti ja auttaa jäsentämään paremmin kokonaisuutta. Jos epäasiallinen kohtelu on johtanut sairastumiseen, voidaan työterveys kutsua mukaan puolueettoman asiantuntijan roolissa. Mikäli käsittelyn käynnistymisessä on ongelmia, ota yhteys työsuojeluorganisaatioon Jos esimies ei ota asiaa käsittelyyn, työntekijä voi ottaa yhteyttä työsuojeluasiamieheen tai ministeriön työsuojeluvaltuutettuun, jotka neuvovat asian käsittelyn käynnistämisessä. Mikäli asiaa ei siitä huolimatta käsitellä, voit olla yhteydessä ministeriön työsuojelupäällikköön, työhyvinvointipäällikköön tai henkilöstöjohtajaan, jotka voivat käynnistää käsittelyn esimiehen kanssa. 3.6 Ohjeita häirinnästä tai kiusaamisesta syytetylle Suhtaudu häirintäkokemukseen vakavasti Vaikka syytetyksi joutunut ei omasta mielestään ole toiminut häiritsevästi, hänen kannattaa suhtautua vakavasti esitettyyn häirintäkokemukseen. Häirinnän kokeminen on erittäin yksilöllinen asia. Pyri mahdollisuuksien mukaan löytämään asiaan ratkaisu asianosaisen kanssa. Yhteisenä tavoitteena on, että työtoverin häiritseväksi kokema käytös loppuu. 32
Selvitä oma kantasi esimiehelle, jos sinusta on tehty häirintäilmoitus Jos sinusta on tehty häirintäilmoitus, selvitä oma kantasi esimiehelle, jonka velvollisuus on selvittää tapahtumien kulku. Ketään ei saa leimata häiritsijäksi pelkän syytöksen perusteella. Huolehdi omasta työhyvinvoinnistasi Myös syytetty voi kirjata tapahtumat. Kannattaa kääntyä luottamusmiehen, työsuojeluasiamiehen tai työsuojeluvaltuutetun puoleen saadakseen neuvoja ja henkistä tukea. Työterveyden tuki on myös käytettävissä. Vilpillisessä mielessä tehdyt syytökset saattavat johtaa yksilöllisen ongelmatilanteen ratkaisumallin mukaisiin toimiin. 33
34 22.3.2013
4 Työyhteisöä järkyttävät tilanteet Työyhteisöön voi kohdistua erilaisia kriisitilanteita. Työyhteisön selviytymistä järkyttävistä tilanteista (sisäiset ja ulkoiset) helpottavat tapahtuneen aktiivinen ja avoin käsittely. Tällä tavalla autetaan työyhteisöä palautumaan normaaleihin työja elämänolosuhteisiin mahdollisimman pian. Työyhteisön vahvuus ja toimivuus tukee selviytymistä kriisitilanteissa. Järkyttäviä kokemuksia työyhteisön kannalta voivat olla esimerkiksi työtoverin sairastuminen, kuolemantapaukset tai organisaatiota koskettavat muutostilanteet. Ulkoisissa kriiseissä ja poikkeusolosuhteissa noudatetaan kansalaispalvelujen ja turvallisuusyksikön antamia toimintaohjeita. Näissä ohjeissa on huomioitu henkisen jaksamisen tukeminen kriisitilanteessa ja sen jälkeen. Kriisiin voidaan valmistautua huolehtimalla siitä, että henkilöstö on perehdytetty ja koulutettu toimimaan kriisitilanteissa (valmiusharjoittelu, ensiapukoulutus, uhkaavien tilanteiden hallinta -koulutus, defusing-koulutus). 4.1 Työtoverin kuolema Työyhteisön jäsenen menehdyttyä esimies ottaa yhteyden työterveyshuoltoon neuvojen ja ohjeiden saamiseksi. Esimies informoi henkilökuntaa tapahtuneesta, kutsuu koko työyhteisön koolle keskustelemaan tilanteesta ja hakee tarvittaessa asiantuntija-apua. Vainajaa kunnioitetaan hiljaisella hetkellä työyhteisössä ja laatimalla muistokirjoitus ministeriön intranettiin. Omaisille voidaan lähettää adressi. Hautajaiset ja kuolinilmoitus ovat vainajan omaisten yksityisasia. Työtoverit voivat osallistua hautajaisiin kutsuttaessa. Edustustossa huomioidaan asemamaan paikalliset tavat. Kotimaassa työyhteisön jäsenen kuolemasta ilmoitetaan henkilöstöhallintoon (HAL-10). Edustustoissa lähetetyn henkilökunnan ja lähetetyn henkilökunnan perheenjäsenten kuolemasta ilmoitetaan kansalaispalvelujen konsuliasioiden yksikköön (KPA-10) ja henkilöstöhallintoon (HAL-10). Kuolemantapauksen ilmoittamisesta ohjeistetaan tarkemmin erillisessä käsikirjassa. 35
4.2 Organisaatiota kohtaava muutos Organisaation lakkautustilanteessa tai muussa uudelleenjärjestelytilanteessa esimies kutsuu henkilökunnan koolle keskustelemaan muutokseen liittyvistä tosiasioista. Avoin keskustelu ja ajatusten vaihto auttaa muutoksen hyväksymisessä ja siihen sitoutumisessa. Muutostilanteen kuormittavuuden takia suositeltavaa on lisäksi työterveyshuollon asiantuntemuksen hyödyntäminen työn sujuvuuden ja henkilöstön työkyvyn tukemiseksi. Käytännön toimenpiteenä voi tällöin olla esimerkiksi työhyvinvoinnin kartoittaminen, työyhteisökonsultaation toteuttaminen tai ryhmämuotoinen ohjaus ja neuvonta työkykyä vahvistavista teemoista. 4.3 Psyykkinen ensiapu kriisitilanteissa Kriisit voivat aiheuttaa työyhteisön jäsenissä niin voimakkaita reaktioita, että niiden käsittely jälkikäteen on tarpeen ryhmässä tai yksilönä. Edustustojen kriisitilanteissa työterveyshuollosta voidaan järjestää etäkriisiapua mm. puhelimitse. Mehiläisen Työterveyshuollon (Forum) kriisipuhelinnumero on 0400 854 441 ja siihen vastataan ma-pe klo 8-16. Kriisipuhelimeen voit jättää viestin ja neuvoa voit pyytää myös sähköpostilla. Mehiläinen 24 h Töölö palvelee silloin, kun Mehiläinen Forum on suljettu. Ajanvaraus ja tiedustelut puh. 010 41 400. Poliklinikka 24 h, yleislääkäripäivystys ajanvaraus puh. 010 414 0444. Yksilökriisityö Kuka tahansa voi joutua järkyttävän tilanteen kokeneen ihmisen tukijaksi. Järkyttävän tilanteen kokenutta autat parhaiten: pysymällä itse rauhallisena; näin luot turvallisen ilmapiirin kuuntelemalla; järkyttävän tilanteen kokeneella on tarve käydä yhä uudelleen tapahtumat läpi varmistamalla, ettei henkilö jää yksin. Yksilöllä on mahdollisuus traumaattisen kriisin tukeen ja hoitoon työterveyspsykologin tukikeskusteluissa 1 5 kertaa. Edustustoissa tämä kriisityö tapahtuu joko puhelimitse tai videoyhteydellä. 36
Tapahtuman purku vertaisryhmässä (defusing) Mikäli järkyttävä tapahtuma koskee työyhteisöä laajemmin, on tapahtumaa tarpeellista käsitellä työyhteisön kesken. Defusing on ryhmäkeskustelumenetelmä, jota käytetään kriisin alkuvaiheessa tapahtuman purkamiseksi, haittavaikutusten lieventämiseksi ja työkyvyn palauttamiseksi. Ryhmän vetäjä on defusing-koulutettu työyhteisön jäsen tai työterveyshuollon edustaja. Ministeriö järjestää vuosittain defusing koulutuksia. Ohjeet defusing-keskustelun järjestämiseksi: pyytäkää tarvittaessa ohjeita työhyvinvointiyksiköstä (HAL-13) tai työterveyshuollosta kootkaa ryhmä mahdollisimman pian kriisitilanteen jälkeen, mieluiten tapahtumapäivän aikana keskustelun kesto on noin 20 min 1 tunti käykää läpi tapahtumat siten, että jokainen tuo esille sekä tuntemuksensa että ajatuksensa tilanteen kulun aikana ja sen jälkeen, lopuksi vetäjä tekee yhteenvedon sopikaa debriefing-keskustelun tarpeellisuudesta ja ajankohdasta ja olkaa yhteydessä työhyvinvointiyksikköön (HAL-13) tai työterveyshuoltoon tilaisuuden järjestämiseksi. Kriisitilanteen jälkihoito (debriefing) Mikäli defusingin jälkeen koetaan vielä kriisin jälkioireita, kuten univaikeuksia, voidaan järjestää debriefing eli asiantuntijapurku. Vasta kriisitilanteen päättymisen jälkeen siihen osallisena olleet henkilöt pystyvät käsittelemään tapahtumia ja niiden merkitystä itselleen debriefingin edellyttämällä tavalla. Debriefing-keskustelun tarkoituksena on tukea, tehostaa ja suunnata tapahtuman ja sen aiheuttamien reaktioiden ja tunteiden käsittelyä ja helpottaa kokemuksesta toipumista ja työkyvyn palautumista. Debriefing-ryhmäkeskustelut ovat kestoltaan pidempiä, ryhmän koosta riippuen 1,5 2 tuntia. Niiden vetäjänä toimivat koulutetut, esimerkiksi työterveyshuollon ammattilaiset. 37