SYYSPIIRIKOKOUS Aika la 20.10.2012 kello 10.00 Paikka Vallmogård, Kauniainen ASIALISTA 1. Kokouksen avaus - Piirin puheenjohtaja Marja Tuhti avasi kokouksen kertomalla kokouspaikkamme Vallmogårdin historiasta ja sen rakennustaiteesta. 2. Kokouksen järjestäytyminen - Liiton sääntöjen mukaan kokouksen puheenjohtajana toimii piirin puheenjohtaja Marja Tuhti ja sihteerinä piirin sihteeri Pirjo Salakka - Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Leena Tiainen (Helsinki Kallio-Berghäll) sekä Ulla- Maija Ettala-Ylitalo (Helsinki Eira-Kluuvi). Päätettiin, että pöytäkirjan tarkastajat toimivat tarvittaessa ääntenlaskijoina. Puheenjohtaja esitteli ja toivotti tervetulleeksi kokoukseen Kansallisen neuvoston edustajana saapuneen Kansallisen neuvoston rahastonhoitajan Maarit Ojansuun. 3. Kokouksen osallistujien toteaminen Todettiin kokouksen osallistujiksi seuraavat klubien jäsenet. Klubien virallinen edustaja on pöytäkirjassa merkitty kirjaimella V Espoo Espoo-Tapiola Hanko-Hangö Helka Luoto, V Hannele Karhunen, V Margit Ojares, V Raili Friskberg Seija Lamberg Pia Louko Aulikki Lyyränen Leena Tanska, V Maija Saarinen, V
Helsinki-Helsingors Helsinki-Eira-Kluuvi Helsinki- Kallio-Berghäll Helsinki-Maneesi Järvenpää Kerava Nurmijärvi Riihimäki-Hausjärvi Tarto Tuusula-Hyrylä Turi Vantaa Piirin hallitus Aulikki Akaan-Penttilä, V Tarja Bergholm, V Ulla-Maija Ettala-Ylitalo, V Kaija Keijola, V Lea Asp Leena Tiainen, V Irma Väkiparta, V Laila Blässar Ritva Noreila, V Sirpa Virtanen V Helena Toivanen, V Kirsti Pajunen, V Ulla Kolehmainen, V Tarja Lausvaara, V Marja-Liisa Ala-Mutka, V Leena Keravuori, V Marja-Leena Jussila Ei edustajaa Päivi Mäkelä, V Sirkku Kalima, V Ei edustajaa Tarja Haapala, V Marja Veräjänkorva, V Marja Tuhti Tuulikki Keltanen Raija Partanen Airi Sorsa Pirjo Salakka Kansallinen neuvosto Maarit Ojansuu
4. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi (kokouskutsu lähetettiin klubeille sähköpostilla 30.10.2012) ja päätösvaltaiseksi (läsnä oli 22 virallista edustajaa). 5. Kokouksen asialistan vahvistaminen Vahvistettiin tämä asialista kokouksen asialistaksi. 6. Toimintakertomus kaudelta 1.7.2011-30.6.2012 Piirin past puheenjohtaja Tuulikki Keltanen esitteli ansiokkaasti kuvin ja sanoin toimintakertomuksen kaudelta 2011-2012 (liitteenä 1 Toimintakertomus 2011-2012). 7. Tilinpäätös kaudelta 1.7.2011-30.6.2012 ja tilintarkastajien lausunto Rahastonhoitaja Airi Sorsan ollessa sairauden takia estyneenä, piirin sihteeri Pirjo Salakka esitteli tilinpäätöksen ja luki tilintarkastajien lausunnon. (liitteenä 2 tilinpäätösasiakirjat ja liitteenä 3 tilintarkastajien lausunto) 8. Tilinpäätöksen vahvistaminen sekä tili- ja vastuuvapauden myöntäminen Vahvistettiin tilinpäätös kaudelta 2011-2012 ja päätettiin myöntää tili- ja vastuuvapaus toimintakauden 2011-2012 hallitukselle. 9. Piirin rahatilanteen ja avustustileille kertyneiden varojen toteaminen Piirin sihteeri esitteli rahastonhoitajan tekemän yhteenvedon rahatilanteesta ja eri avustuskohteisiin tehdyistä lahjoituksista. Piirin tilillä oli 19.10.2012 rahaa 8441,87. Keskusteltiin vilkkaasti eri avustuskohteista. Puheenjohtaja Marja Tuhti totesi, että Fosforiloukku jätetään toistaiseksi taustalle. Sen tilanteesta pyydetään selvitys piirin kevätkokoukseen. Uusimpana avustuskohteena on Naisten pankki, joka tuli mukaan piirin toimintakautena 2011 2012 presidentti Tuulikki Keltasen esityksestä. Rahastonhoitajan esityksestä päätettiin keväällä koota yhteenveto klubien suoraan antamista lahjoituksista ja niiden kohteista, jotta saadaan kokonaiskuva Inner Wheel piirin 142 alueella tehdystä avustustoiminnasta. 10. Piirin puheenjohtajan puheenvuoro Puheenjohtaja Marja Tuhti kertoi Suomen Inner Wheel in jäsenmäärän pienentyneen yli 50 jäsenellä, joka on noin 4 % kokonaismäärästä. Oman piirimme jäsenmäärä on vähentynyt 20 jäsenellä. Suurin syy on Klaukkalan klubin toiminnan päättyminen. Uusia jäseniä on myös saatu toimintaan mukaan monissa klubeissa. Piirin jäsenmäärä on toimintakauden 2012-2013 alussa 451. Piirin yhteisiä tulevia tapahtumia on seuraavasti: 1. Inner Wheel -päivän konsertti Olarin kirkossa la 12.1.2013 klo 14.30, esiintyjänä Espoon
Puhallinorkesteri. Konserttilippujen myynti klubeille kokouksessa ja sen jälkeen puheenjohtaja Marja Tuhdilta ja sihteeri Pirjo Salakalta 2. Kevätpiirikokous la 16.3.2013 Vallmogårdissa, Kauniaisissa 3. Pohjoismainen Nordic Rally 13.9.-15.9.2013 Sundsvallissa Ruotsissa 4. Suomen Rally 19-20.10.2013 Kuopio 12. Hallituksen piirikokoukselle esittämät asiat 12.1. Tehostettu korttimyyntikampanja Sihteeri Pirjo Salakka kertoi Jeppekoira -kortteja olevan piirin varastossa lähes 3000 kpl ja Ruusukorttisarjoja noin 200. Kortit tarvitsevat runsaasti säilytystilaa ja sitovat itseensä piirin rahoja. Hallitus päätti kokouksessaan 24.9.2012 edistää korttimyyntiä alennetuin hinnoin ja isoimmissa erissä. Sihteeri oli tuonut kokoukseen 1600 Jeppekortti ja 230 ruusukorttisarjaa, jotka klubit saattoivat lunastaa myyntiin täyttämällä tilauskaavakkeen. Kortit ja muut myynnissä olevat tuotteet tilitetään piirin tilille tilauskaavakkeen mukaisin määrin ja siinä olevia viitenumeroita käyttäen. 12.2. Arkistointityöryhmän terveiset Arkistointityöryhmä ei ole vielä kokoontunut. Piirin hallituksen kokouksessa keskusteltiin erilaista vaihtoehdoista ja päätettiin antaa työryhmälle evästykseksi myös selvitys siitä, mitä varastotilan vuokraaminen tulisi maksamaan ja miten se mahdollisesti voitaisiin jakaa klubien kesken. Piirin sihteeri on työryhmän jäsen ja kutsuu työryhmän kokoon. Työryhmä tulee raportoimaan vaihtoehdoista kevätpiirikokouksessa. 13. Klubien piirikokoukselle esittämät asiat Piirikokoukseen oli tullut seuraavat esitykset IW Helsinki kallio-berghällin klubilta, jotka esitteli klubin presidentti Leena Tiainen: 1) Piiri valmistaisi tai esittäisi kansalliselle neuvostolle perehdyttämispaketin työstämistä uusille jäsenille Esityksen taustaksi: Kallio-Berghäll klubiin on kuluneen vuoden aikana tullut monta uutta jäsentä. Jäsenmerkin lisäksi olemme pyytäneet tutustumista netin kautta Inner Wheel-toimintaan. Varsinaista käteen annettavaa materiaalia ei ole, Inner Wheel Suomi Finland vanha esite on vuodelta 2006 ja se on monin osin vanhentunut. Uudet jäsenet tarvitsevat tietoa Inner Wheeltoiminnasta klubissa, piirissä, kansallisella tasolla ja kansainvälisesti. Tällainen info-paketti voisi olla myös koottuna järjestön internet-sivuille, josta se olisi saatavilla ja tulostettavissa. Kirjallinen materiaali vahvistaisi henkilökohtaisen tapaamisen täydentäjänä jäsenten välistä ystävyyttä, palveluhenkeä ja keskinäistä yhteisymmärrystä.
2) Kirjallisen materiaalin ohella piiri järjestäisi esimerkiksi muutaman vuoden välein perehdyttämis- ja koulutustilaisuuksia uusille ja muille halukkaille IW -jäsenille. Piirikokouksessa keskusteltiin vilkkaasti tehdyistä esityksistä. todettiin, että koulutus/ infotilaisuus uusille klubien jäsenille 1krt/vuosi on erityisesti tarpeellinen siksi, että nyt klubiin voidaan ottaa myös ei- rotarysidonnaisia jäseniä, joilla ei ole mitään taustatietoa Inner Wheel toiminnasta. Jälleen todettiin myös esitemateriaalin olevan vanhentunut, jopa virheellinen sponsori ym. tietojen osalta. Todettiin, että ns. koulutuskansio, joka klubeilla on käytettävissään, on vuodelta 1999, joten sekin on jo vanhentunut. Päätettiin välittää Kansalliselle neuvostolle piirin 142 aloitteina yllä olevat toimenpideesitykset. 14. Muut asiat 14.1 Sääntömuutosasiaa Piirin past puheenjohtaja Tuulikki Keltanen kertoi valmistelevansa Tapiolan klubin presidentin Hannele Karhusen pyynnöstä klubien uusiksi säännöiksi. Uusissa säännöissä tullaan huomioimaan kansainvälisten sääntöjen uudet asiat, mm. jäseneksi hyväksyminen. Kun Tapiolan klubi on saanut säännöt valmiiksi ja ne on tarkistettu Kansallisen neuvoston toimesta, voidaan ne välittää kaikille klubeille mallisäännöksi. Asuiaan palataan kevään piirikokouksessa. 15. Ilmoitusasiat Kuultiin Keravan klubin sihteerin Kirsti Pajusen havahduttava selostus Tansanian Ilebulassa sijaitsevasta sairaalasta ja Iteten orpokodista. Näissä paikoissa työskentelevät vapaaehtoistyössä mm. suomalaiset Marja ja Jaakko Joukainen. Keravan klubi esittää ko. kohteita yhteispohjoismaiseksi avustuskohteeksi. Kokous päätti esittää Tansanian kohteita yhteispohjoismaiseksi avustuskohteiksi ja lähettää asiasta esityksen Kansalliselle neuvostolle. 16. Seuraava piirikokous Kevätpiirikokous pidetään la 16.3.2013 klo 10.00-14.00 Vallmogårdissa 17. Kokouksen päättäminen Piirin puheenjohtaja Marja Tuhti päätti kokouksen klo 14.15
Virallisten kokousasioiden jälkeen Kansallisen neuvoston terveiset kokoukseen toi presidentti Hannele Karhunen, koska Kansallisen neuvoston presidentti Marja-Leena Virta- Kangas oli sairauden takia estynyt saapumasta piirikokoukseen. Hannele Karhusen esitys on tämän kokousmateriaalin liitteenä. Lisäksi kuulimme Lea Aspin kertovan hauskasti sanoin ja kuvin osallistumisestaan Istanbulin maailmankokoukseen tavallisena IW-jäsenenä. Rahastonhoitaja Maarit Ojansuu esitteli Kansallisen neuvoston edellisen kauden tulosta. Pöytäkirjan vakuudeksi Marja Tuhti piirin puheenjohtaja Pirjo Salakka piirin sihteeri Olemme tarkastaneet pöytäkirjan ja toteamme sen vastaavan kokouksen kulkua. Leena Tiainen pöytäkirjan tarkastaja Ulla-Maija Ettala-Ylitalo pöytäkirjan tarkastaja Liitteet 1. Asialista 2. Toimintakertomus 3. Tilinpäätös (Tuloslaskelma ja tase) 4. Tilintarkastajien lausunto 5. Lahjoitukset