JOHTAJUUDEN K E H I T T Ä M I N E N Opas koulutusohjelman aloittamiseen
Aloittaminen Klubitason johtajuuden kehittämisohjelma luotiin lisäämään rotareiden tehokkuutta klubeissa ja ammateissa kehittämällä heidän johtamistaitojaan. Ohjelma saattaa nimenomaan hyödyttää klubien jäseniä, joilla ei ole mahdollisuutta säännöllisesti johtaa toisia tai osallistua työntekijöiden koulutusohjelmiin. Tämä koulutusohjelma on vapaaehtoinen. Se voidaan pitää kokopäiväisenä seminaarina tai vuoden aikana sarjana lyhyempiä kokouksia. Se voidaan järjestää kutsumalla osallistujat paikanpäälle, työskentelemällä netissä tai näiden kahden yhdistelmänä. Klubien ja piirien, jotka toteuttavat koulutusohjelmaa, tulisi järjestää se osallistujien tarpeiden mukaisesti. Tässä opaskirjassa käydään läpi 10 suositeltua ohjelman aihealuetta: viestintätaidot johtamistyylit vapaaehtoisten johtaminen ja motivointi mentorointi ajankäytön hallinta tavoitteiden asettaminen ja vastuun ottaminen strategiasuunnittelu etiikka ja Neljän kysymyksen koe yksimielisyyden aikaansaaminen tiimityö. Jokaisesta aiheesta on lyhyt esittely, keskustelunaiheet, pohdittavat kysymykset sekä ehdotetut aktiviteetit. Valmistelkaa istunnot valitsemalla kysymykset, puheenaiheet, pohdittavat asiat ja ehdotetut aktiviteetit ja tehkää niistä tilaisuuden ohjelma. Näiden yleisosien lisäksi teidän tulisi tutkia näitä aiheita lisää ja muokata tilaisuudet osanottajien kulttuuriin sopiviksi. Tietolähteet Käytettävissä on monia tietolähteitä, joiden avulla voitte toteuttaa klubin johtajuuskoulutuksen. Esimerkiksi RI:n District Training Manual (246-EN) sisältää tietoja koulutustilaisuuden suunnittelusta ja toteuttamisesta. Voitte myös käyttää hyväksi jotakin rotareiden luomista johtajuuden kehittämismalleista. (osoitteesta www.rotary.org löy tyy Training Best Practices Database -tietokanta, jossa on luettelo niistä.) Käytettävissänne on myös paljon netissä olevia ja painettuja tietolähteitä, joiden avulla voitte parantaa johtajuuskoulutusohjelmaa ja tehdä siitä omanlaisenne. Mitä tahansa aineistoa valitsettekaan, varmistakaa, että ne sopivat klubin kulttuuriin. Tarvekartoitus Ennen johtajuuden kehittämisohjelman toteuttamista, miettikää mitä klubitoverisi pitävät hyödyllisenä ja mitä klubi toivoo saavutettavan. Tarvekartoitus auttaa teitä määrittelemään ohjelman tavoitteet ja päättämään, mihin taitoihin osallistujat haluavat keskittyä. District Training Manual (246-EN) -oppaasta löytyy apua tarvekartoitukseen samoin kuin kyselylomakemalli. Kun laaditte koulutusohjelman, joka vastaa osanottajien tarpeita, niin varmistatte sen, että klubin jäsenet ovat innostuneita ohjelmasta. OPPAASI KOULUTUSOHJELMAN ALOITTAMISEEN 1
Seuranta Auttaaksenne osanottajia soveltamaan käytännössä seminaarin aikana opittua, pyytäkää heitä laatimaan toimintasuunnitelma seminaarin lopuksi ja seuratkaa sitten, käyttävätkö he uusia taitojaan Rotaryssa ja työssään. Voitte vahvistaa näitä taitoja seuraavin tavoin: Laatikaa osanottajille mentorointiohjelma Haastatelkaa osanottajia tai jutelkaa muuten heidän kanssa parin kuukauden välein, jotta näette, miten he edistyvät Järjestäkää seurantakokous puolen vuoden ja vuoden kuluttua koulutuksen jälkeen, jotta näette, kuinka osanottajat soveltavat oppimaansa Arviointi Pyytäkää osanottajia arvioimaan ohjelma koulutuksen päätyttyä. Nämä tiedot ovat hyödyllisiä, kun suunnitellaan tulevia tilaisuuksia. Toinen arviointi voidaan tehdä 6 12 kuukauden kuluttua, jotta voidaan todeta mitä osanottajat oppivat, mitä uusia taitoja he käyttävät ja mitä aiheita pitää käsitellä enemmän. Muistakaa, että näiden ehdotusten lisäksi on muitakin mahdollisuuksista. Sekä itse ohjelmaa, että seurantaprosessia tulisi muokata kunkin klubin tarpeisiin ja kulttuuriin. Ihanteellisessa organisaatiossa, ylimmän tason johtohenkilöiden tulisi pysytellä lähellä ruohonjuuritasoa. Robert Barth RI:n Presidentti 1993 94 2 JOHTAJUUDEN KEHITTÄMINEN
VIESTINTÄTAIDOT Kyky välittää visio tai päämäärä henkilöille tai ryhmille auttaa rotareita saamaan tukea ja saavuttamaan tavoitteita sekä Rotaryn piirissä että ammatissaan. Rotarit rakentavat luottamuksen ja toveruuden ilmapiiriä kuuntelemalla, ymmärtämällä ja antamalla palautetta. Selittäkää, miten klubin johdon tehtävä on organisoida ja jakaa tietoa klubin jäsenille, muille klubin johtohenkilöille ja paikkakuntalaisille. Keskustelkaa erilaisista viestintätyyleistä:* Suora. Puhutaan päättäväisesti, esitetään näkökohdat voimakkaasti ja mennään suoraan asiaan. Innostunut. Ollaan valmiita ilmaisemaan mielipiteitä, nähdään metsä puilta, pystytään vetoamaan kuulijoihin. Systemaattinen. Keskitytään tiettyihin asioihin, käytetään tarkkoja termejä, painotetaan tosiasioita tunteiden sijaan. Huomaavainen. Kuunnellaan tarkkaan ja käytetään henkilökohtaista ja tukevaa kieltä. Käykää läpi tehokkaan viestinnän ominaispiirteitä kuten esim. aktiivinen kuunteleminen, palautteen anto ja ymmärtämisen esteiden tunnistaminen. Puhukaa ei-kielellisestä viestinnästä kuten esim. kasvonilmeet, eleet, hiljaisuus, katsekontakti ja tilankäyttö. Miten kuvailisit omaa viestintätyyliäsi? Miten varmistat, että viestintäsi on tehokasta? Miten varmistat sen, että klubin jäsenet tietävät asioista tarpeeksi? Mitä tapahtuu, jos viestintä epäonnistuu? Kuinka asia korjataan? Ehdotettuja työskentelytapoja Roolipeli. Antakaa osallistujien kolmen hengen ryhmissä analysoida viestintätapahtumaa. Yksi on puhuja, toinen on kuuntelija ja kolmas tekee havaintoja. Kun puhuja ja kuuntelija viestivät, tarkkailijan tulisi panna merkille, millä tavalla he viestivät ja antaa heille sitten palautetta. Tarkkailija pitäisi miettiä seuraavia asioita: Oliko viesti selkeä? Käyttivätkö he jotain tiettyä tyyliä? Näkyikö siinä tehokkaan viestinnän piirteitä? Ryhmätyö. Antakaa osallistujein pareittain aivoriihessä löytää yleisiä viestinnän esteitä, joita saattaa tulla vastaan palveluprojektin yhteydessä. Sitten kun kaikilla on tällainen lista esteistä, pohtikaa yhdessä, miten näitä voitaisiin poistaa. *Perustuu Human Resource Development Quarterly -nimisessä julkaisussa olleeseen tutkimukseen. Ne voidaan korvata viestintätyyleillä, joita käytetään yleisesti teidän kulttuurissanne. OPPAASI KOULUTUSOHJELMAN ALOITTAMISEEN 3
JOHTAMISTYYLIT Johtamistyyli sisältää sen, miten henkilö näyttää suuntaa, toteuttaa suunnitelmaa tai motivoi toisia. Saavuttaakseen tavoitteensa tehokkaat johtajat vaihtavat usein tyyliä tilanteen mukaan. Kuvailkaa johtamistyylejä* ja niiden ominaispiirteitä: Osallistuva. Yritetään saada muut mukaan toimintaan. Tilanteen mukainen. Tyyliä muutetaan tilanteen mukaan. Suorituskeskeinen. Toimitaan hierarkkisten rakenteiden kautta ja palkitsemisja rangaistussysteemejä käyttäen. Muuntuvainen. Johdetaan inspiroimalla ja yhteisen energian ja innostuksen avulla. Palveleva. Palvellaan toisia eikä olla palveltavana. Kertokaa voimakkaan johtamisen eduista rotaryklubeissa ja piirissä. Minkä tyyppisiä johtamisrooleja sinulla on ollut ammatissasi ja henkilökohtaisessa elämässäsi? Mitkä taidot olivat tärkeitä näissä rooleissa? Miten muokkaat johtamistyyliäsi ammattisi ja henkilökohtaisen elämän välillä? Mitä johtamistyylejä käytät? Voiko johtajaksi oppia? Voiko johtamistyyliä muuttaa? Ehdotettuja työskentelytapoja Ryhmätyö. Antakaa osanottajapareille tehtäväksi kuvailla poikkeuksellista johtajaa, jonka kanssa he ovat työskennelleet ja listata tämän henkilön johtamisen tunnusmerkkejä ja valita niistä kolme tärkeintä. Pyytäkää koko ryhmää laatimaan kattava luettelo tehokkaista johtamisominaisuuksista. Työskentely yksin. Pyytäkää osanottajia laatimaan arviointi omasta johtamistyylistään. (Voitte kehittää oman arviointityökalun tai ostaa joku yrityksissä käytettävä työkalu.) * Perustuu Kurt Lewinin ja Rensis Likertin tutkimukseen. Voidaan korvata johtamistyyleillä, joita käytetään yleisesti teidän kulttuurissanne. 4 JOHTAJUUDEN KEHITTÄMINEN
VAPAAEHTOISTEN JOHTAMINEN JA MOTIVOINTI Motivoituneet ja innostuneet vapaaehtoiset ovat välttämättömiä menestyville klubeille ja piireille. Tietoisuus siitä, kuinka klubin jäseniä innostetaan, auttaa rohkaisemaan osallistumista projekteihin ja ohjelmiin. Keskustelkaa vapaaehtoisten yleisistä motivaatiotekijöistä, kuten palvelu, toveruus, verkostoituminen ja tunnustus. Listatkaa erityishaasteita, joita syntyy kun johdetaan ystäviä ja kollegoja. Käykää läpi joitakin menestyneiden johtajien ja motivaattoreiden tunnuspiirteitä, kuten luottamuksen hankkiminen, pysyvien suhteiden rakentaminen, vision ja innostuksen luominen ja esimerkillä johtaminen. Onko johtamisen ja motivoinnin välillä eroa? Mikä motivoi sinua? Mitkä asiat estävät sinua antamasta aikaasi Rotarylle? Miten alaisten motivoiminen eroaa vapaaehtoisten motivoimisesta? Mitä haasteita olet kokenut, kun olet motivoinut rotaritovereitasi? Ehdotettuja työskentelytapoja Tapausharjoitus. Esittäkää seuraava tapaus osanottajille: Olet juuri aloittanut klubin presidenttinä. Yksi tärkeimmistä tavoitteista on aloittaa muutamia ympäristöprojekteja paikkakunnalla. Vaikka monet klubin jäsenet nauttivat Rotaryn toveruudesta, he ovat aina ennen olleet haluttomia uhraamaan aikaansa palveluun. Kuinka motivoisit jäseniä osallistumaan aktiivisesti tähän aloitteeseen? Roolipeli. Antakaa osanottajapareille tehtäväksi näytellä kohtaus, jossa yksi henkilö on innostunut klubin jäsen ja toinen yrittää motivoida tätä henkilöä osallistumaan rotaryklubin projektiin tai toimintoon. OPPAASI KOULUTUSOHJELMAN ALOITTAMISEEN 5
MENTOROINTI Mentoroinnissa kokenut henkilö ohjaa toista henkilöä ideoiden ja oppimisen kehittämisessä. Tällä tavalla sekä mentori että mentoroitava henkilö parantavat taitojansa, rakentavat suhteitansa ja edistyvät ammatillisesti. Mentorointia voidaan käyttää hyvin uuden jäsenen perehdyttämissä, klubin komiteoiden muodostamisessa ja toimihenkilöiden seuraajien suunnittelussa. Keskustelkaa mentoroinnin tarkoituksesta ja kuinka sitä voidaan käyttää Rotaryssa. Määrittelkää mentorin ja mentoroitavan henkilön välinen suhde. Tarkastelkaa kummankin tehtäviä. Selittäkää, miksi klubin jäsenten tulisi kertoa kokemuksistaan ja asiantuntemustaan toisille jäsenille. Näitä syitä ovat jäsenten sitouttaminen ja jäsenhankinnan parantaminen, henkisen ryhdin kasvattaminen, johtohenkilöiden kouluttamisen nopeuttaminen, ryhmätyöskentelyyn kannustaminen ja rotarytietouden parantaminen. Miten mentoriksi tuleminen tai mentoroitavana oleminen parantaa henkilökohtaista kasvua? Mikä on mentoroinnin ja johtamisen välinen ero? Miten mentorointia voidaan käyttää klubissa? Ehdotettuja työskentelytapoja Ryhmätyö. Antakaa ensiksi osanottajien pienissä ryhmissä keskustella henkilökohtaisista tai ammatillisista tilanteista, joissa he olivat joko mentorina tai mentoroitavana, sekä kuinka kokemus auttoi heitä. Sen jälkeen he saavat vapaasti vaihtaa ajatuksia tilanteista, joko Rotaryssa tai urallaan, joissa mentorin käyttö olisi avuksi. Työskentely yksin. Pyytäkää osallistujia kirjoittamaan kirje henkilölle, jonka he toivoisivat tulevan mentorikseen tai henkilölle, jota he haluaisivat mentoroida, sekä selittämään omat tavoitteensa ja kuinka he tulisivat toimimaan yhdessä. 6 JOHTAJUUDEN KEHITTÄMINEN
AJAN HALLINTA Ajan hallintaan kuuluu tiettyjä periaatteita, käytänteitä ja työkaluja, joiden avulla aika käytetään viisaasti elämänlaadun parantamiseen. Rotareiden täytyy hallita ajankäyttönsä tehokkaasti toimiakseen rotareina, menestyäkseen ammatillisesti ja osallistuakseen perheen aktiviteetteihin ja harrastuksiin. Keskustelkaa tehokkaan ajanhallinnan ominaispiirteistä kuten esim. tärkeysjärjestyksestä, rajojen asettamisesta ja omien ajanhallintatapojen tunnistamisesta. Selostakaa tehokkaan ajankäytön etuja sekä Rotaryssa että ammattimaailmassa. Mitä ajanhallintataitoja jo käytät? Millä keinoin varmistat, että teet sen, mitä tahdot tai tarvitset työssä, kotona tai Rotaryssa? Miten asetat tärkeysjärjestyksen päivällesi? Ehdotettuja työskentelytapoja Ryhmätyö. Jakakaa osallistujat pieniin ryhmiin ja pyydä heitä kertomaan toisilleen, miten kukin on onnistunut hallitsemaan ajankäyttöään. Työskentely yksin. Antakaa osanottajille tyhjiä kortteja ja pyytäkää heitä listaamaan tehtäviä, jotka heidän tulee hoitaa tässä kuussa. Pyytäkää heitä laittamaan tehtävät tärkeysjärjestykseen ja miettimään, miksi he laittavat jonkun tehtävän ennen toista. Onko se tärkeämpi kuin toinen vai onko se helpompi toteuttaa? Pyytäkää jokaista arvioimaan tärkeysjärjestys tarvittaessa uudelleen. OPPAASI KOULUTUSOHJELMAN ALOITTAMISEEN 7
TAVOITTEIDEN ASETTAMINEN JA VASTUUN OTTAMINEN Tavoitteiden asettaminen varmistaa, että aikaa, yrittämistä ja resursseja käytetään strategisesti toteuttamaan sitä, mikä on tärkeää yksilölle tai rotaryklubille. Henkilöiden, joihin tavoitteet vaikuttavat, tulisi olla mukana tavoitteiden määrittelemisessä. Vastuun ottaminen varmistaa sen, että jokainen työskentelee samaa tavoitetta kohti. Selostakaa tavoitteiden asettamisen edut. Käykää läpi miten seuraavat asiat tehdään: tavoitteiden vahvuuksien ja heikkouksien arvioiminen tavoitteiden asettaminen toimintasuunnitelman tekeminen seuranta ja jälkiarviointi. Kuvailkaa tehokkaan tavoitteen ominaispiirteet: Jaettu. Niiden henkilöiden, jotka ovat suunnittelemassa ja kehittelemässä strategioita tavoitteiden saavuttamiseksi, tulisi sitoutua toteuttamaan ne. Mitattava. Tavoitteen pitäisi olla konkreettinen, jotta tiedetään mitä tehdään. Haastava. Tavoitteen tulee olla niin haastava, että se ylittää klubin aiemmat saavutukset. Saavutettavissa oleva. Rotareiden tulisi pystyä saavuttamaan tavoite olemassa olevien resurssien puitteissa. Aikataulutettu. Tavoitteen toteutuksella pitää olla selvä takaraja tai aikataulu. Kuvailkaa, kuinka tehdään toimintasuunnitelma tavoitteen saavuttamiseksi. Keskustelkaa siitä, kuinka johtohenkilöt voivat itse ottaa vastuun asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta ja kuinka he voivat saada muut tekemään samoin. Mihin toimenpiteisiin sinä ja klubi ryhdytte laatiessanne vuositavoitteita? Onko klubi milloinkaan asettanut epärealistista tavoitetta? Mitä tapahtui ja mitä klubi teki oppiakseen tästä kokemuksesta? Miten voit ottaa itse vastuun ja saada rotaritoverisi ottamaan vastuun vaikean tavoitteen saavuttamisesta? Kuinka usein johtajana arvioit uudelleen tavoitteesi? Ehdotettuja työskentelytapoja Tapausharjoitus. Keskustelkaa pienissä ryhmissä siitä, kuinka he toimisivat sellaisen klubitoverin kanssa, joka ei hoitanut omaa osaansa toimintasuunnitelmasta. Ryhmätyö. Pyytäkää osallistujia pienissä ryhmissä laatimaan klubille esimerkkitavoite ja keskustele sen tehokkuudesta. Pyytäkää heitä tekemään vaiheittainen toimintasuunnitelma ja päättää kuka vastaa mistäkin toimenpiteestä ja keskustelkaa siitä, kuinka tavoite saavutetaan. 8 JOHTAJUUDEN KEHITTÄMINEN
STRATEGIASUUNNITTELU Strategiasuunnittelu on työkalu, joka auttaa yksittäisiä henkilöitä tai rotaryklubeja kehittämään pitkän aikavälin suunnitelmiaan ja luomaan puitteet tavoitteiden määrittelylle. Strategiasuunnitelmat tulisi käydä läpi vuosittain ja tarkistaa 3 5 vuoden välein. Määritelkää strategiasuunnittelu. Keskustelkaa strategiasuunnittelun eduista, kuten esim. saada jokainen osallistuja yhteisen vision taakse, laatia vuositavoitteiden runko, sada resurssit paremmin kohdennettua ja parantaa jatkuvuutta siirryttäessä vuodesta toiseen. Kuvailkaa, miten strategiasuunnittelu tapahtuu: 1. Miettikää aivoriihessä, mitkä ovat ne keskeiset ominaisuudet, jotka kuvaavat yksilöä tai klubia viiden vuoden kuluttua. 2. Muodostakaa yhden lauseen pituinen kuvaus visiosta näiden ominaisuuksien perusteellas. 3. Listatkaa ne asiat, jotka yksittäinen rotari tai klubi tekee hyvin. 4. Miettikää yhdessä avainstrategioita, joilla visio toteutetaan. 5. Asettakaa nämä strategiat tärkeysjärjestykseen. 6. Määritelkää, miten listan kärjessä olevien strategioiden kohdalla edetään. 7. Suunnitelkaa vuositavoitteet näiden määrittelyjen mukaisesti. 8. Laatikaa tavoitteiden saavuttamiselle suunnitelma, joka sisältää määräajat, vastuulliset toimijat ja tarvittavat resurssit. Tarkistakaa miten strategiasuunnitelma vaikuttaa päivittäisiin toimintoihin ja totea, että kaikki päätökset ja resurssit tukevat suunnitelmaa. Miten sinä ja rotaryklubi voisitte hyötyä strategiasuunnitelmasta? Keiden pitäisi osallistua klubin strategiasuunnitelman laatimiseen? Miten voitte varmistaa jatkuvuuden ja edistymisen strategiasuunnitelman toteuttamisessa? Ehdotettuja työskentelytapoja Työskentely yksin. Antakaa osanottajien laatia strategiasuunnitelma itseään tai rotaryklubiaan varten. Ryhmätyö. Antakaa osanottajien keskustella pareittain siitä, kuinka motivoidaan klubin jäseniä tukemaan strategiasuunnittelua. OPPAASI KOULUTUSOHJELMAN ALOITTAMISEEN 9
ETIIKKA JA NELJÄN KYSYMYKSEN KOE Etiikalla, ryhmän yhteisillä arvoilla, on aina ollut tärkeä rooli päätettäessä kuinka rotaryklubeja johdetaan ja kuinka yksittäiset jäsenet käyttäytyvät ammateissaan. Määritelkää etiikkaa. Korostakaa Rotaryn alleviivaamaa eettisyyttä ammateissa, mikä ilmenee Neljän kysymyksen kokeessa, Rotaryn tavoitteessa ja Liike- ja ammattialoilla toimivien rotarien eettisessä julistuksessa. Selittäkää miten korkea eettisyys näkyy toiminnassa. Kertokaa joku tarina, joka valaise tätä asiaa. Mitä etuja saavutetaan tekemällä eettisiä päätöksiä ammatissanne? Entä rotaryklubissa? Miten yksi henkilö voi rohkaista toisia käyttäytymään eettisesti oikein? Miten Rotaryn korkeat eettiset arvot voivat vaikuttaa yhteiskuntaan? Miten Rotaryn korkeat eettiset arvot voivat vaikuttaa julkisuuskuvaamme? Miten hoidatte tilanteet, joissa on tehty epäeettinen päätös? Ehdotettuja työskentelytapoja Tapausharjoitus. Kuvatkaa 2 3 hengen ryhmille hypoteettinen epäeettinen tilanne, joka on sattunut rotaryklubissa tai ammatillisessa ympäristössä. Pyytäkää ryhmiä puhumaan siitä, kuinka he toimisivat tässä tilanteessa. Ryhmätyö. Pyytäkää osanottajia keskustelemaan pienryhmissä siitä, kuinka Liikeja ammattialoilla toimivien rotareiden eettistä julistusta voidaan käyttää heidän ammateissaan. NELJÄN KYSYMYKSEN KOE Tutki ajatuksesi, sanasi ja tekosi kysymällä itseltäsi 1. Onko tämä TOTTA? 2. Onko tämä OIKEUDENMUKAISTA kaikkia asianosaisia kohtaan? 3. Luoko tämä HYVÄÄ TAHTOA ja PARANTAAKO tämä YSTÄVYYSSUHTEITA? 4. Onko tämä kaikkien osapuolten EDUN MUKAISTA? 10 JOHTAJUUDEN KEHITTÄMINEN
Rotaryn tavoite Rotaryn tavoitteena on vaalia palvelemisen ihannetta kaiken arvossapidetyn yritteliäisyyden perustana, ja erityisesti, kannustaa ja edistää: 1. tuttavuussuhteiden syntymistä ja siten luoda tilaisuuksia palvelemiseen 2. liike- ja ammattimoraalia; kaiken hyödyllisen työn arvostusta; jokaisen rotarin pyrkimystä nähdä oma ammattinsa tilaisuutena palvella yhteiskuntaa 3. jokaisen rotarin toteuttamaan palvelemisen ihannetta yksityiselämässään, ammatissaan ja yhteiskunnan jäsenenä 4. kansojen välistä yhteisymmärrystä, hyvää tahtoa ja rauhaa palvelemisen ihanteen yhdistämien työn ja toiminnan ihmisten välisen ystävyyden avulla. Liike- ja ammattialoilla toimivien rotarien eettinen julistus Rotarina minä olen esimerkillisen rehellinen kaikessa käytöksessäni ja toiminnassani käytän ammatillista osaamistani ja kykyjäni palvellakseni Rotaryssa hoidan kaikki omat asiani sekä liike- ja ammattiasiani eettisesti ja edistän eettisiä arvoja ollen näin esimerkkinä toisille olen kaikissa toimissani rehellinen toisia kohtaan ja kunnioitan heitä kanssaihmisinäni kunnioitan kaikkia yhteiskuntaa hyödyttäviä ammatteja ja edistän niiden palkitsemista tarjoan ammatilliset kykyni muiden käyttöön: tarjoan nuorille etenemismahdollisuuksia, teen töitä helpottaakseni muiden erityistarpeita ja parannan paikkakuntani elämänlaatua kunnioitan sitä turvaa, jota Rotary ja rotariystäväni tarjoavat, mutten mitään mikä tuo epäsopua tai aiheuttaa vastakkainasettelua Rotarya tai rotariystäviäni kohtaan en pyydä rotariystäviltäni sellaista etuutta tai palvelua, jota ei normaalisti myönnetä toisille liikesuhteessa tai ammatin puitteissa. OPPAASI KOULUTUSOHJELMAN ALOITTAMISEEN 11
YKSIMIELISYYDEN AIKAANSAAMINEN Yksimielisyyden aikaansaaminen on toimenpide, jolla löydetään kaikkia tyydyttävä ratkaisu, erityisesti niitä tyydyttävä, joilla on erilaisia näkökantoja; se ei merkitse kompromissia tai luovuttamista. Kun saadaan kaikki hyväksymää ratkaisu, on tuloksena toteuttamiskelpoinen ja pysyvä päätös. Määritelkää yksimielisyys tai kertokaa siitä, kuinka teidän piti käyttää aikaa toisten saamiseksi yhteisymmärrykseen. Selostakaa avoimen erimielisyyden edut, jotka voivat johtaa asian parempaan analysointiin ja sallikaa kaikille osapuolille tilaisuuden lausua mielipiteensä. Keskustelkaa yksimielisyyden aikaansaamisen eduista: se auttaa kaikkia tuntemaan projektin omakseen ja se auttaa löytämään uusia ratkaisuja. Kuvailkaa yksimielisyyden aikaansaamisprosessia: 1. Tehkää lista siitä, mitä eri osapuolet haluavat saada tulokseksi tilanteesta. 2. Käykää läpi ne asiat, jotka ovat tärkeitä kullekin henkilölle ja ne jotka eivät ole niin tärkeitä. 3. Järjestäkää aivoriihi uusien ratkaisujen löytämiseksi. 4. Keskustelkaa näiden ratkaisujen seurauksista. 5. Tarkistakaa ratkaisut ja muut päätökset, joilla tärkeät asiat hoidetaan. Miksi yksimielisyys on tärkeä omassa ammatissa? Entä rotaryklubissa? Kuinka voitte varmistaa, että yksimielisyyden tuloksena ei ole kompromissi? Kuinka saatte jokaisen mukana olevan hyväksymään lopputuloksen? Ehdotettuja työskentelytapoja Ryhmätyö. Antakaa osallistujille pienryhmissä ratkaistavaksi tapausharjoitus. Antakaa ryhmän jäsenille erilaisia näkökantoja, yhden osallistujan toimiessa sovittelijana, jonka tulee saada aikaan yksimielisyys. Työskentely yksin. Pyytäkää osallistujia muistelemaan jotain tapausta, jolloin heidän piti osallistua yksimielisyyden aikaansaamiseen. Mitä mieltä he olivat prosessin sujumisesta ja oivatko he tyytyväisiä tulokseen. 12 JOHTAJUUDEN KEHITTÄMINEN
TIIMITYÖ Ihmisten täytyy työskennellä tiimeissä suorittaakseen useimmista tehtävistään niin Rotaryssa kuin omalla ammattialallaan. Kun ihmiset työskentelevät sujuvasti yhdessä, he saavat aikaan enemmän kuin työskennellessään yksin. Keskustelkaa erilaisista tiimeistä: Valeryhmä. Ryhmää on pyydetty toimimaan yhdessä, muuta he eivät ole millään tavalla sitoutuneet yhteiseen tavoitteeseen. Perinteinen. Ryhmä on sopinut työskentelevänsä yhdessä, mutta eivät kuitenkaan näe siitä olevan mitään hyötyä. Tehokas ryhmä. Tämä ryhmä on tehokas tiimi, joka ylittää kaikki odotukset. Käykää läpi Tuckmanin laatimat tiimien kehittämisen eri vaiheet:* Muotoutuminen. Tiimin jäsenet näkevät, miten kukin käyttäytyy ja he alkavat laatia ryhmälle sääntöjä ja ohjeita. Kuohuntavaihe. Tiimi toimii aktiivisesti ja määrittelee, miten tavoitteet saavutetaan. Normalisoitumisvaihe. Asiat selkiintyvät tiimin jäsenille ja alkavat tehdä päätöksiä ja ottavat vastuun päätöksistään. Toimintavaihe. Ryhmä muuttuu joukosta yksittäisiä ihmisiä todelliseksi tiimiksi. Kuvailkaa tiiminmuodostusstrategioita: Vuorovaikutus. Kun annetaan selkeästi jaoteltuja tehtäviä, tiimin jäsenet tutustuvat toisiinsa ja alkavat viestimään toistensa kanssa myönteiseen sävyyn. Tuloksekkaat kokoukset. Koetetaan saada tiimin jäsenet aktiivisesti mukaan suunnitteluun ja päätöksentekoon. Konflikteihin puuttuminen. Yritetään saada aikaan rakentavaa vuoropuhelua repivän kritiikin sijaan. Pyritäänkö klubissa tiimityöhön? Mitkä johtamistyylit edistävät sitä? Mihin tiimeihin olet kuulunut työssäsi? Entä Rotaryssa? Minkälainen mielestäsi on tehokas tiimi? Miten saadaan muodostettua tehokkaita tiimejä? Mitä vaikeuksia tiimit tavallisesti kohtaavat? Miten niitä vältetään? OPPAASI KOULUTUSOHJELMAN ALOITTAMISEEN 13
Ehdotettuja työskentelytapoja Rennon tunnelman luominen. Aloittakaa tämän aiheen käsittely harjoituuksella, joka selventää tiimityön etuja. Antakaa kaikille osanottajille luettelo, jossa on 10 matkalla tarvittavaa asiaa. Pyytäkää jokaista panemaan asiat tärkeysjärjestykseen. Pyytäkää heitä sitten keskustelemaan pienissä ryhmissä ja määrittelemään yhdessä viisi tärkeintä matkalle otettavaa asiaa. Ryhmätyö: Järjestäkää aivoriihi 3 4 hengen ryhmissä saadaksenne aikaan luettelo tehokaan tiimityön esteistä. Pyytäkää osallistujia sitten antamaan vinkkejä tai ehdotuksia siitä, miten näitä esteitä poistettaisiin. * Perustuu Bruce Tuckmanin tekemään tutkimukseen. Nämä voidaan korvata oman kulttuurinne vallalla olevilla tiiminmuodostusmenetelmillä. Yksi Rotaryn suurenmoisista eduista on se, että näin elinvoimainen ja eläväinen järjestö pystyy voimistumaan joka vuosi, kun uudet johtohenkilöt astuvat tehtäviinsä. Edward F. Cadman RI:n Presidentti 1985 86 14 JOHTAJUUDEN KEHITTÄMINEN
MUISTIINPANOJA
MUISTIINPANOJA
Johtajuuden kehittämisohjelma kohentaa rotareiden henkilökohtaista kasvua ja kehittää edellen heidän jotamistaitojaan. Näin he voivat paremmin palvella ja olla suuremmaksi hyödyksi paikkakunnilleen, perheilleen ja työpaikoilleen. Se on loistava jäsenyyden sitouttamisstrategia. Irving J. Sonny Brown Johtajuuden kehittämiskomitean puheenjohtaja 2006 09 ja entinen RI:n varapresidentti Johtajuuden kehittäminen: Opas koulutusohjelman aloittamiseen käsittää suuntaviivoja ja istuntoideoita seuraaviin aihealueisiin: viestintätaidot johtamistyylit vapaaehtoisten johtaminen ja motivointi mentorointi ajankäytön hallinta tavoitteiden asettaminen ja vastuun ottaminen strategiasuunnittelu etiikka ja Neljän kysymyksen koe yksimielisyyden aikaansaaminen tiimityö. Kukin aihealue keskittyy siihen, miten johtamistaitoja voi hyödyntää rotaryklubissa ja omassa ammatissa. Harkitkaa nyt ohjelman aloittamista rotaryklubissa ja auttakaa jokaista rotaria kehittämään johtajuuttaan! One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA www.rotary.org 250fi (214)