parasta palvelua.fi PSOP Kouvolan ohjeistus järjestelmän käyttöön Kotiin annettavat palvelut - Omaishoidon harkinnanvarainen palveluseteli - Tilapäisen kotihoidon palveluseteli - Säännöllisen kotihoidon palveluseteli - Säännöllisen kotipalvelun palveluseteli - Lapsiperheiden tilapäisen kotipalvelun palveluseteli Palveluntuottajan ohje Pvm Versio Tekijä Kommentit 14.12.2015 1.0 R Vuorinen PSOP-ohje palveluseteli -palveluntuottajaksi hakeutuville - Omaishoidon tuen harkinnanvarainen palveluseteli, - Tilapäinen kotihoidon palveluseteli - Säännöllisen kotihoidon palvelusteli - Säännöllisen kotipalvelun palvelusteli - Lapsiperheiden tilapäisen kotipalvelun palveluseteli
Sisällysluettelo 1.1 Tunnusten luominen palveluun... 2 1.2 Yrityksen tietojen täyttäminen... 3 1.2.1 Perustiedot... 3 1.2.2 Liitteet: Yrityksen palvelukohtaisesti vaaditut liitteet... 4 1.2.1.1 Omaishoidon harkinnanvarainen palveluseteli... 4 1.2.1.2 Tilapäisen kotihoidon palveluseteli... 4 1.2.1.3 Säännöllisen kotihoidon (kotipalvelu + kotisairaanhoito) palveluseteli... 4 1.2.1.4 Säännöllisen kotipalvelun palveluseteli... 5 1.2.1.5 Lapsiperheiden tilapäisen kotipalvelun palveluseteli... 5 1.2.1.6 Liitteen poistaminen tai korvaaminen... 5 1.2.1.7 Tilaajavastuu... 6 1.2.1.8 Lisätiedot... 6 1.2.2 Laskutustiedot... 6 1.2.3 Toimipaikat... 8 1.2.4 Toimipaikkakohtaiset pakolliset liitteet... 9 1.2.4.1 Omaishoidon harkinnanvarainen palveluseteli... 9 1.2.4.2 Tilapäisen kotihoidon palveluseteli... 9 1.2.4.3 Säännöllisen kotihoidon (kotipalvelu ja kotisairaanhoito) palveluseteli... 9 1.2.4.4 Säännöllisen kotipalvelun palveluseteli... 9 1.2.4.5 Lapsiperheiden tilapäisen kotipalvelun palveluseteli... 10 1.2.5 Toiminta-alueet... 10 1.2.6 Yksiköt... 10 1.2.7 Työntekijät... 10 1.2.8 Alihankkijan lisääminen ja poistaminen... 10 1.3 Hakemusprosessi... 11 1.3.1 Yritys... 11 1.3.2 Toimipaikat... 11 1.3.3 Toiminta-alueet... 12 1.3.4 Yksiköt... 12 1.3.5 Työntekijät... 12 1.3.6 Alihankkijat... 13 1.3.7 Hinnasto... 13 1.3.7.1 Omaishoidon tuen harkinnanvaraisen palvelusetelin palvelusisällöt... 13 1.3.7.2 Tilapäisen kotihoidon palvelusetelin palvelusisällöt... 14 1.3.7.3 Säännöllisen kotihoidon (kotihoito ja kotisairaanhoito) palvelusetelin palvelusisällöt... 14 1.3.7.4 Säännöllisen kotipalvelun palvelusetelin palvelusisällöt... 14 1.3.7.5 Lapsiperheiden tilapäisen kotipalvelun palvelusetelin palvelusisällöt... 15 1.3.8 Yhteenveto... 15 2 Palvelut... 16 2.1 Palvelusetelituottajaksi hakeutuminen uuteen palveluun... 16 2.2 Keskeneräisten palveluhakemusten tarkastelu... 17 2.3 Hyväksyttyjen palveluhakemusten tarkastelu... 18 1/38
2.4 Hinnaston lisääminen ja päivittäminen... 18 3 Käyttäjähallinnointi... 21 3.1 Käyttäjät... 21 3.1.1 Uuden käyttäjän lisääminen:... 21 3.1.2 Käyttäjän passivointi... 22 3.2 Palvelutiimien hallinta... 23 3.3 Kirjautuminen järjestelmään... 24 3.3.1 Olemassa olevilla tunnuksilla... 24 3.3.2 Unohtuneen tai vanhentuneen salasanan vaihto... 24 4 Asiakkaat... 26 4.1 Palveluvaraus... 26 4.1.1 Asiakkaan lisääminen ja palveluvarauksen tekeminen... 26 4.1.2 Asiakkaan voimassaolevat palveluvaraukset... 27 4.2 Asiakkaan hakeminen... 27 4.3 Palvelutapahtumat... 28 4.3.1 Asiakkaalle annettujen palvelutapahtumien kirjaaminen... 28 4.3.1.1 Omaishoidon harkinnanvarainen palveluseteli... 29 4.3.1.2 Tilapäisen kotihoidon palveluseteli... 29 4.3.1.3 Säännöllisen kotihoidon palveluseteli... 29 4.3.1.4 Säännöllisen kotipalvelun palveluseteli... 30 4.3.1.5 Lapsiperheiden tilapäisen kotipalvelun palveluseteli... 30 4.3.2 Kirjattujen palvelutapahtumien poistaminen... 31 4.3.3 Asiakkaan palvelutapahtuminen tarkastelu... 31 4.3.4 Asiakkaan omavastuuerittely... 31 4.3.5 Virheelliset palvelutapahtumien kirjaukset ja hyvitykset... 32 4.4 Palautteet... 32 5 Raportit... 2 2/38
1 1 Kaavio yrityksen tietojen syöttämisestä ja palveluntuottajaksi hakeutumisesta: Luodaan tunnukset PSOP-järjestelmään KATSO-tunnistautuminen YRITYKSEN TIEDOT PALVELUT 3 6 Yrityksen perustiedot 5 - nimi- ja yhteystiedot - kuvaus palveluista - Lisätiedot (hakukriteerit) - yrityskohtaiset liitteet Laskutustiedot - yhteystiedot - IBAN-tilinumero - BIC-koodi - Viitetiedot - Laskutuksen s-posti Valitse Kunta ja Palvelu Hakeudu 1. Yritys Tarkasta - yrityksen tiedot - Lisätiedot - Tilaajavastuutarkastus (x) Lisää - Omaishoidon palveluun liittyvät yrityksen pakolliset liitteet Toimipaikat Vaihe 1: - lisätään toimipaikat - jos vain yksi toimipaikka, samat tiedot kuin yrityksen tiedot Vaihe 2 Palvelusetelituottajaksi hakeuduttaessa Toimipaikan pakolliset liitteet lisätään vasta haluttuun palveluun hakeutumisen yhteydessä 2. Toimipaikat Valitse toimipaikat 5. Työntekijät - valitse työntekijät 7 6. Alihankkijat Valitse alihankkijat Työntekijät Alihankkijat 2 7. Hinnasto Luo hinnasto (t) 8. Yhteenveto - Tarkastus - Allekirjoitus - Lähetys 1/38
Palveluntuottajaksi hakeutuminen 1.1 Tunnusten luominen palveluun Mene selaimella osoitteeseen https://parastapalvelua.fi Ensimmäistä kertaa palveluun kirjautuessa kirjautuminen tapahtuu valtion verohallinnon KATSO-tunnusten avulla. Tällöin palveluun kirjaudutaan Kirjaudu KATSO:lla -linkin kautta. Tämän jälkeen tunnistaudutaan KATSO-tunnuksella sekä salasanalla. Lisätietoa osoitteesta www.vero.fi/katso. Ensimmäisellä kirjautumiskerralla PSOP-palvelu pyytää sinua luomaan uuden käyttäjätilin valitsemalla siihen käyttäjätiliin kytkettävän yrityksen, sekä antamalla sähköpostiosoitteesi. HUOM! Sähköpostiosoitteestasi tulee kirjautumistunnuksesi Tunnusten luonnin jälkeen pyydetään antamaan uusi salasana, jonka vaatimukset ovat: - vähimmäispituus on 8 merkkiä, - vähintään 1 numero - isoja ja pieniä kirjaimia Tallenna. Katso-tunnistautumisesta löytyy ohjevideo https://parastapalvelua.fi -sivulta. Jatkossa KATSO-pääkäyttäjä voi kirjautua järjestelmään - Katso-tunnuksilla - luodulla käyttäjätunnuksella (sähköpostiosoite ja siihen liittyvä salasana). Huom. Tämä sähköpostiosoitteeseen kytketty salasana on voimassa 30 pv. 2/38
Jos sähköpostiosoitteisen käyttäjätunnuksen salasana on vanhentunut tai unohtunut, uusi salasana pyydetään kirjautumissivulla olevasta linkistä. Sähköpostiosoite-kenttään annetaan oma käyttäjätunnuksen sähköposti. Parasta palvelua.fi-järjestelmä lähettää linkin salasanan vaihtamiseksi käyttäjätunnuksena olevaan sähköpostiin. Ohjevideot: https://parastapalvelua.fi/ 1.2 Yrityksen tietojen täyttäminen Käyttäjätunnusten luomisen jälkeen ensimmäinen tehtävä on täyttää yritykselle kaikki tarpeelliset tiedot Yrityksen tiedot -välilehden alla. Yrityksen tiedot kohdan alta löydät välilehdet yrityksen perustiedoille, laskutustiedoille, toimipaikoille, toiminta-alueille, yksiköille, työntekijöille sekä alihankkijoille. Huomioi, että nimeät liitteet sisältönsä mukaan. Esim. Omavalvontasuunnitelma 2015. 1.2.1 Perustiedot Perustiedot -välilehden alle lisätään kaikki yrityksen perustiedot, kuten yrityksen nimi, osoite, y-tunnus, yhteyshenkilö sekä kaikki tarvittavat yrityskohtaiset liitteet. 3/38
1.2.2 Liitteet: Yrityksen palvelukohtaisesti vaaditut liitteet Perustietojen alle lisättävät palvelukohtaisesti vaaditut liitteet (vastaavat Tilaajavastuun kautta tarkastettavia liitteitä) on lueteltu tämän kappaleen jälkeen. Yrityksen tiedoissa on listattu kaikki liitteet, joita järjestelmään voidaan lisätä eri palveluille sekä toimipaikka-, yksikkö- tai työntekijä -tasoille. Pakollisissa liitteissä on * -merkintä (punaisella) niiden liitteiden kohdalla, jotka ovat ko. palvelussa pakollisia yrityksen perustiedoissa. Liitevaatimukset vaihtelevat palvelukohtaisesti joiltakin osin. Palveluntuottajaksi palvelusetelipalveluun hakeudutaan Palvelut- välilehden kautta tai avaamalla sopimusluonnos Muokkaa tietoja 1) tilassa näkyy visardissa ainoastaan ko. palvelussa kunnan asettamat pakolliset liitteet yritystasolle. Yhteenvedossa näkyy kaikkien tuottajanosien kunnan määräämät pakolliset liitteet ko. palvelussa ja muut mahdolliset liitteet, mitä tuottaja on niiden lisäksi antanut. 1) Palvelut Muokkaa tietoja -valintalinkki Liitteiden lisäämisen / päivittämisen voi tehdä tuottajan tietoihin myös Palvelut- visardissa, mutta eri tuottajanosille se pitää tehdä Yrityksen tiedoissa. 1.2.1.1 Omaishoidon harkinnanvarainen palveluseteli Ennakkoperintärekisteri Kaupparekisteriote Tyel-vakuutusote (tai YEL) Vastuuvakuutustodistus Veromaksutiedot 1.2.1.2 Tilapäisen kotihoidon palveluseteli Ennakkoperintärekisteri Kaupparekisteriote Potilasvakuutustodistus Tyel-vakuutusote (tai YEL) Vastuuvakuutustodistus Veromaksutiedot 1.2.1.3 Säännöllisen kotihoidon (kotipalvelu + kotisairaanhoito) palveluseteli Ennakkoperintärekisteri Kaupparekisteriote Potilasvakuutustodistus Tapaturmavakuutus Tyel-vakuutusote (tai YEL) 4/38
Työehtosopimus Työnantajarekisteri Vastuuvakuutustodistus Veromaksutiedot 1.2.1.4 Säännöllisen kotipalvelun palveluseteli Ennakkoperintärekisteri Kaupparekisteriote Potilasvakuutustodistus Tapaturmavakuutus Tyel-vakuutusote (tai YEL) Työehtosopimus Työnantajarekisteri Vastuuvakuutustodistus Veromaksutiedot 1.2.1.5 Lapsiperheiden tilapäisen kotipalvelun palveluseteli Ennakkoperintärekisteri Kaupparekisteriote Tapaturmavakuutus Työehtosopimus Työnantajarekisteri Työterveyshuolto Tyel-vakuutusote (tai YEL) Vastuuvakuutustodistus Veromaksutiedot 1.2.1.6 Liitteen poistaminen tai korvaaminen Liitteen voi poistaa esim. vanhentumisen vuoksi tai korvata suoraan uudella liitteellä Liitteet kohdassa olevien painikkeiden kautta. Huomaa, että hyväksyntä edellyttää pakollisten liitteiden liittämistä pakollisiksi merkittyihin kohtiin. 5/38
1.2.1.7 Tilaajavastuu Jos yritys on liittynyt Tilaajavastuun Luotettava Kumppani -ohjelmaan, lisätään rasti kohtaan Yritys kuuluu tilaajavastuuseen. Painamalla nappia Tarkista tilaajavastuusta, Tilaajavastuu luo tarkastusraportin PSOPiin. Tilaajavastuun tarkoituksena on edistää tervettä kilpailua, torjua harmaata taloutta ja varmistaa, että niiden lukuun toimivat yksityiset palveluntuottajat täyttävät tilaajavastuulain vaatimukset. PSOP-järjestelmä automatisoi yksityisten palveluntuottajien yritys- ja lupatietojen tarkistukset sekä helpottaa palveluntuottajilta edellytettävien todistusten hankkimista ja käsittelyä. PSOP-järjestelmän kehittäjät tekevät yhteistyötä Suomen Tilaajavastuu Oy:n kanssa, joka ylläpitää valtakunnallista Tilaajavastuu.fi -rekisteriä. Suosittelemme, että kaikki palveluseteli- ja ostopalvelutuottajat liittyvät Suomen Tilaajavastuun Luotettava Kumppani -ohjelmaan, jotta tilaajavastuutietojen sekä sosiaali- ja terveyspalvelujen lupatietojen käsittely voidaan automatisoida. Ohjelmaan kuuluminen on myös helppo tapa osoittaa, että yritys täyttää lakisääteiset velvoitteensa. Lisätietoja osoitteessa https://www.tilaajavastuu.fi/luotettavakumppani 1.2.1.8 Lisätiedot Yritys antaa hakutoimintoja varten tietoja yrityksestä kohdassa Lisätietoja: + -merkistä avautuu täydennettävät kohdat. Lisätiedot kenttien tiedot näkyvät vertailuissa haettaessa palveluntuottajaa erilaisin hakukriteerein. 1.2.2 Laskutustiedot Laskutustietojen täyttäminen ja ajan tasalla pitäminen on tärkeää maksuliikenteen varmistamiseksi. Mikäli palveluntuottaja haluaa maksuaineiston sähköpostiinsa, rastitetaan kohta Haluan maksuaineiston pdf-kuvan sähköpostiini. PSOP lähettää kuukausittain maksuajon jälkeen maksuaineiston pdf-tiedostoina annettuun sähköpostiin. 6/38
Laskutustietojen muutos ja lisäys Laskutustietojen lisääminen ja muuttaminen tehdään Laskutustiedot välilehdellä. Jos palveluntuottajan laskutustiedot ovat puutteelliset, voivat kunnan maksut siirtyä kuukaudella eteenpäin. Laskutustietojen lisääminen ja päivittäminen eivät vaadi kunnan hyväksymistä Jos yrityksesi pankkiyhteystiedot muuttuvat, - tee muutokset PSOP-järjestelmään ja - ilmoita tilinumeromuutos kaupungin pääkäyttäjälle tai palvelun yhteyshenkilöllesi. Tämä on tärkeää, koska tiedot on muutettava kaupungin talouden järjestelmään, josta käytännössä maksu suoritetaan palveluntuottajan ilmoittamalle pankkitilille. Palveluntuottaja on vastuussa, että laskutustiedot ovat ilmoitettu. Puuttuvat laskutustiedot aiheuttavat maksun siirtymisen seuraavaan tilitykseen. 7/38
1.2.3 Toimipaikat Toimipaikat-välilehden alle palveluntuottaja luo yritykselle toimipaikan tai toimipaikkoja. Toimipaikka luodaan aina vaikka toimipaikan tiedot olisivat samat kuin yrityksen tiedot. Mikäli toimipaikkoja on useampia, jokainen toimipaikka luodaan erikseen. Palveluntuottajan koodi on yrityksen vapaasti määritettävissä Sähköposti (näkyy vertailussa) kohdan sähköpostiosoite tulee näkyviin vertailuissa. Uusien toimipaikkojen perustamien tapahtuu Toimipaikat -välilehdellä. Jokaiselle toimipaikalle pitää täyttää omat tiedot sekä lisättävä toimipaikoilta vaaditut liitteet. Toimipaikan tallentamisen jälkeen sille voi palveluntuottajan tarpeista riippuen lisätä omat laskutustiedot Laskutustiedot -välilehdellä. Jokaisella toimipaikalla voi olla omat laskutustiedot. Jos toimipaikalle ei ole omia laskutustietoja, käytetään yrityksen laskutustietoja niiden sijaan eikä niitä lisätä järjestelmään toimipaikkakohtaisesti. Jos laskutustietoja ei ole syötetty lainkaan edes yritystasolle tilityksen tapahtuessa, kunnalta saatavat maksut siirtyvät seuraavalle kuukaudelle. Toimipaikka on liitettävä palveluun palveluhakemuksen kautta ja hyväksytettävä kunnalla. Lisäksi toimipaikalle voidaan luoda oma hinnasto palveluun liittämisen yhteydessä. Mikäli palveluntuottajalla on vain yksi yritystasoinen hinnasto, ei toimipaikkakohtaista hinnastoa tarvitse lisätä. 8/38
1.2.4 Toimipaikkakohtaiset pakolliset liitteet Palvelukohtaisissa sääntökirjoissa tai hakeutumisohjeissa on määritelty toimipaikalle vaaditut liitteet. Järjestelmässä on merkintä pakollisten liitteiden kohdalla. 1.2.4.1 Omaishoidon harkinnanvarainen palveluseteli AVIn tai Valviran todistus yksityisten sosiaalipalveluiden antajien rekisteriin kuulumisesta Hinnasto (syötetään PSOP-järjestelmään) Omavalvontasuunnitelma Käytä Valviran sosiaalipalvelujen omavalvontasuunnitelman pohjaa niiltä osin kun se koskee yritystäsi. Pohja löytyy Valviran omilta sivuilta. Palvelukuvaus Rekisteriseloste Asiakasrekisterin rekisteriseloste Toimintasuunnitelma 1.2.4.2 Tilapäisen kotihoidon palveluseteli AVIn tai Valviran todistus yksityisten sosiaalipalveluiden antajien rekisteriin kuulumisesta Henkilöstöluettelo (vakanssit, nimikkeet ja koulutustiedot) Hinnasto (syötetään PSOP-järjestelmään) Omavalvontasuunnitelma Palvelukuvaus Rekisteriseloste Toimintasuunnitelma 1.2.4.3 Säännöllisen kotihoidon (kotipalvelu ja kotisairaanhoito) palveluseteli AVIn tai Valviran todistus yksityisten sosiaalipalveluiden antajien rekisteriin kuulumisesta AVIn tai Valviran todistus yksityisten terveyspalveluiden antajien rekisteriin kuulumisesta (kotisairaanhoito) Henkilöstöluettelo (vakanssit, nimikkeet ja koulutustiedot) Hinnasto (syötetään PSOP-järjestelmään) Lääkehoitosuunnitelma Omavalvontasuunnitelma Palvelukuvaus Rekisteriseloste Toimintasuunnitelma 1.2.4.4 Säännöllisen kotipalvelun palveluseteli AVIn tai Valviran todistus yksityisten sosiaalipalveluiden antajien rekisteriin kuulumisesta Henkilöstöluettelo (vakanssit, nimikkeet ja koulutustiedot) Hinnasto (syötetään PSOP-järjestelmään) Lääkehoitosuunnitelma Omavalvontasuunnitelma 9/38
Palvelukuvaus Rekisteriseloste Toimintasuunnitelma 1.2.4.5 Lapsiperheiden tilapäisen kotipalvelun palveluseteli AVIn tai Valviran todistus yksityisten sosiaalipalveluiden antajien rekisteriin kuulumisesta Henkilöstöluettelo (vakanssit, nimikkeet ja koulutustiedot) Hinnasto (syötetään PSOP-järjestelmään) Luettelo palveluntuottajan käyttämistä alihankkijoista nimikkeillä ja koulutustiedoilla Omavalvontasuunnitelma (sisältää palvelukuvauksen) Rekisteriseloste (asiakasrekisteri) 1.2.5 Toiminta-alueet Älä täytä näihin mitään. 1.2.6 Yksiköt Älä täytä näihin mitään. 1.2.7 Työntekijät Täytä toimipaikan vastuuhenkilön tiedot 1.2.8 Alihankkijan lisääminen ja poistaminen Yrityksen käyttämiä alihankkijoita hallinnoidaan Alihankkijat -välilehdellä. Alihankkija lisätään antamalla sen Y-tunnus sekä liittämällä vaaditut liitteet. Voit myös hakea liitteet suoraan tilaajavastuusta painamalla Tarkista tilaajavastuusta, jos alihankkija on tilaajavastuun Luottava Kumppani -ohjelman jäsen. Alihankkija on liitettävä palveluun palveluhakemuksen kautta ja hyväksytettävä kunnalla. 10/38
1.3 Hakemusprosessi Muista täyttää kaikki tärkeät tiedot ennen hakemuksen lähettämistä. Palveluntuottajaksi hakeutuminen tapahtuu palvelukohtaisesti kohdassa Palvelut -sivun kautta. Sivun oikeasta laidasta löytyy kohta Hakeudu palvelusetelituottajaksi uuteen palveluun. Alasvetovalikosta valitaan ensin kunta, jonka alueella palvelu tulee toimimaan, sekä sen alapuolelta se palvelu, johon hakeudutaan. Itse hakemus on 8-kohtainen. Palveluntuottaja täyttää tarvittavat ja vaaditut tiedot, jonka jälkeen hakemus allekirjoitetaan Katso-tunnuksilla ja lähetetään hyväksyttäväksi Yhteenveto -sivun lopussa. Lisätietoja myös kohdassa 2.1 Palveluntuottajaksi hakeutuminen uuteen palveluun 1.3.1 Yritys Yritys-välilehdellä ovat kaikki yrityksen aikaisemmin syöttämät perustiedot, kuten nimi, osoite, y-tunnus, yhteyshenkilö sekä kaikki tarvittavat yrityskohtaiset liitteet. Yrityksen aikaisemmin (kohdassa 1.2.) lisäämiä yrityksen tietoja voi tarvittaessa käydä täydentämässä ennen hakemuksen lähettämistä. Mikäli yrityksellä ei ole luotu parasta palvelua.fi järjestelmään erillistä toimipaikkaa, lisätään toimipaikalle pakolliseksi määritellyt palvelukohtaiset liitteet Yrityksen liitteisiin. Tämä menettely sopii pienille yrityksille. Mikäli yrityksellä on erillinen toimipaikka tai toimipaikkoja, lisätään toimipaikoille määritellyt palvelukohtaiset Toimipaikat -sivulle. Kun olet tarkastanut tai muuttanut tietoja Yritys-sivulle, valitse. 1.3.2 Toimipaikat Toimipaikat-välilehden alla rastitetaan ne toimipaikat, jotka kyseistä palvelua tarjoavat. 11/38
Tallenna muutokset. Huom. Toimipaikkakohtaiset liitteet lisätään tässä kohdin. - Siirry takaisin Yrityksen tiedot Toimipaikat. Valitse oikealta haluamasi toimipaikka ( = AKTIVOI valinta KLIKKAAMALLA TOIMIPAIKAN NIMEÄ ) ja rullaa sivua alaspäin. - Liitetiedot lisätään tässä kohdin, kun hakeutumisprosessi Kouvolaan on aloitettu, ja siten Kouvolan määrittämä liitteiden pakollisuus tulee vasta tässä kohdin nähtäviksi. - Lisää vaadittavat toimipaikkakohtaiset liitteet. - Voit vielä tässä kohdin käydä myös täydentämässä Toimipaikan Lisätiedot kenttiä. - Palaa takaisin välilehdelle Palvelut ja valitse palvelu, johon hakeudut, siellä kohta Muokkaa Muokkaa tietoja 1.3.3 Toiminta-alueet Älä täytä näihin mitään. 1.3.4 Yksiköt Älä täytä näihin mitään. 1.3.5 Työntekijät Valitse ne työntekijät, jotka tarjoavat palvelua, johon yritys on hakeutumassa laittamalla rasti henkilön kohdalle. Työntekijöihin lisätään vain yksikön tai toimipaikan vastuuhenkilöt. 12/38
1.3.6 Alihankkijat Rastita yrityksen käyttämät alihankkijat, jotka ovat kytköksissä hakemaasi palveluun. Tallenna muutokset ja Jatka 1.3.7 Hinnasto Hinnasto-välilehdelle yritys lisää hinnaston, joka perustuu kunnan määrittämiin palvelusisältöihin. - Hinnasto voi olla yritys- tai tuottajaosakohtainen (tuottajanosa voi olla esim. toimipaikka tai työntekijä). - Suositus, että jokaiselle toimipaikalle luodaan oma hinnasto vaikka näillä olisikin samat hinnat. Eri toimipaikat eivät näy hintavertailussa, mikäli hinnastoa ei ole lisätty Valitse Tuottajanosakohtainen Valitse valikosta tuottajanosa (esim. Toimipaikka), jolle hinnasto laaditaan Valitse toimipaikan nimi valikosta - Nimeä hinnasto esim. sen alkamispäivän tai alkamisvuoden mukaan. - esim. Toimelan hinnasto 1-2015 - Hinnasto toistaiseksi voimassaoleva - Lisätieto kenttään voit laittaa hinnastoa koskevia lisätietoja - Hinta syötetään Yksikköhinta kohtaan ja samalla palvelusisältö aktivoituu ja rasti ilmestyy ruutuun. Hinnasto laaditaan jokaiselle palvelulle palvelusisältöjen mukaisesti. 1.3.7.1 Omaishoidon tuen harkinnanvaraisen palvelusetelin palvelusisällöt Hieronta 60 min Jalkahoito 13/38
Kotiin annettavat palvelut arkisin klo 7-18 Kotiin annettavat palvelut arkisin klo 18-22 Kotiin annettavat palvelut arkisin klo 22-7 Kotiin annettavat palvelut lauantaisin klo 7-18 Kotiin annettavat palvelut lauantaisin klo 18-22 Kotiin annettavat palvelut lauantaisin klo 22-7 Kotiin annettavat palvelut sunnuntaisin klo 7-18 Kotiin annettavat palvelut sunnuntaisin klo 18-22 Kotiin annettavat palvelut sunnuntaisin klo 22-7 Siivous 1.3.7.2 Tilapäisen kotihoidon palvelusetelin palvelusisällöt Arkisin klo 7-18 Arkisin klo 18-22 Arkisin klo 22-7 Lauantaisin klo 7-18 Lauantaisin klo 18-22 Lauantaisin klo 22-7 Sunnuntaisin ja arkipyhinä 7-18 Sunnuntaisin ja arkipyhinä klo 18-22 Sunnuntaisin ja arkipyhinä klo 22-7 Matkakorvaus, asiakas maksaa mahdolliset matkakorvaukset 1.3.7.3 Säännöllisen kotihoidon (kotihoito ja kotisairaanhoito) palvelusetelin palvelusisällöt Arkisin klo 7-18 Arkisin klo 18-22 Arkisin klo 22-7 Lauantaisin klo 7-18 Lauantaisin klo 18-22 Lauantaisin klo 22-7 Sunnuntaisin ja arkipyhinä 7-18 Sunnuntaisin ja arkipyhinä klo 18-22 Sunnuntaisin ja arkipyhinä klo 22-7 Matkakorvaus, asiakas maksaa mahdolliset matkakorvaukset 1.3.7.4 Säännöllisen kotipalvelun palvelusetelin palvelusisällöt Arkisin klo 7-18 Arkisin klo 18-22 Arkisin klo 22-7 Lauantaisin klo 7-18 Lauantaisin klo 18-22 Lauantaisin klo 22-7 Sunnuntaisin ja arkipyhinä 7-18 Sunnuntaisin ja arkipyhinä klo 18-22 Sunnuntaisin ja arkipyhinä klo 22-7 Matkakorvaus, asiakas maksaa mahdolliset matkakorvaukset 14/38
1.3.7.5 Lapsiperheiden tilapäisen kotipalvelun palvelusetelin palvelusisällöt Arkisin klo 07-18 Arkisin klo 18-22 Arkisin klo 22-07 Lauantaisin klo 07-18 Lauantaisin klo 18-22 Lauantaisin klo 22-07 Sunnuntaisin ja arkipyhinä klo 07-18 Sunnuntaisin ja arkipyhinä klo 18-22 Sunnuntaisin ja arkipyhinä klo 22-07 1.3.8 Yhteenveto Yhteenveto-välilehdellä näytetään yhteenveto hakemuksesta ja liitteistä. Tällä sivulla hakemus allekirjoitetaan KATSO-tunnusten avulla ja lähetetään kunnalle hyväksyttäväksi. Hakemuksen lähettäminen edellyttää sääntökirjan lukemista ja hyväksymistä. Varmista että lähetät hakemuksen kunnalle vasta kun kaikki pyydetyt asiat on täytetty ja liitteet liitetty. Keskeneräisen hakemuksen lähettäminen ei nopeuta hakeutumista, vaan hakemus palautetaan takaisin palveluntuottajalle. Päätöskäsittelyssä olevan hakemuksen tiedot ovat lukittuna kunnes kunta hyväksyy tai hylkää sen, tai palauttaa sen palveluntuottajalle pyydettyjen lisätietojen täyttämiseksi. 15/38
2 Palvelut Palvelut-kohdan alta löytyvät kaikki palvelut, joihin yritys on hakeutunut ja hyväksytty palveluntuottajaksi. Sivulta löytyvät myös mahdolliset keskeneräisten hakemusten luonnokset sekä hakemukset jotka vaativat lisätietoa. Sivun oikeassa reunassa on myös mahdollisuus uusien hakemuksien lähettämiselle. 2.1 Palvelusetelituottajaksi hakeutuminen uuteen palveluun Palveluntuottajaksi hakeutuminen uuteen palveluun tapahtuu Palvelut -sivun kautta. Sivun oikeasta laidasta löytyy kohta Hakeudu palvelusetelituottajaksi uuteen palveluun. Alasvetovalikosta pitää ensin valita kunta jonka alueella palvelu tulee toimimaan, sekä sen alapuolelta itse palvelu johon hakeudutaan. Seuraa hakeutumasi palvelun ohjeistusta, sillä esim. liitteiden osalta ovat vaatimukset erilaisia. 16/38
2.2 Keskeneräisten palveluhakemusten tarkastelu Jos palveluntuottaja on luonut hakemuksen joka on jäänyt keskeneräiseksi, jää tämä kyseinen hakemus luonnos-tilaan. Jos kunta palauttaa lähetetyn hakemuksen vaatien lisätietoja, näkyy hakemus keskeneräinen-tilassa. Luonnos- ja keskeneräinen-tilassa olevat hakemukset löytyvät Palvelut -välilehden alta, ja niistä ilmoitetaan sivun yläreunassa olevassa inforuudussa: Hakemusta pääsee jatkamaan joko inforuudussa olevasta Täydennä tiedot nyt -linkistä, tai palveluhakemuksen kohdalta löytyvästä Muokkaa tietoja linkistä. Keskeneräisiä hakemuksia muokattaessa päästään samaan 8-kohtaiseen hakemukseen, jonka täytettyään palveluntuottaja allekirjoittaa ja lähettää hakemuksen kunnalle hyväksyttäväksi Yhteenveto -välilehden kautta. Hakemuksen lähettäminen edellyttää sääntökirjan lukemista ja hyväksymistä. 17/38
2.3 Hyväksyttyjen palveluhakemusten tarkastelu Hyväksytyt palveluhakemukset näkyvät Palvelut -välilehden alla, ja näissä palveluissa tilana on Hyväksytty. Hyväksytyn palvelun tietoja voi tarkastella Avaa yhteenveto -linkistä, sekä esimerkiksi hinnastoa voi muokata Muokkaa tietoja linkin kautta. Yhteenveto-sivun takana voi tarkastella yrityksen ja palveluntuottajan hakemuksessa toimittamia tietoja sekä liitteitä, ja lisäksi tarkastella voimassaolevia hinnastoja. Jos hinnasto on voimassa toistaiseksi, pääsee Muokkaa tietoja linkin takaa esimerkiksi päivittämään tai lisäämään hinnastoja. 2.4 Hinnaston lisääminen ja päivittäminen Hinnaston päivittäminen hyväksyttyyn palveluun tapahtuu Palvelut-sivun kautta. Sivulla näkyvät hyväksytyt palvelut, ja niiden hinnastoja pääsee muokkaamaan Muokkaa tietoja napin kautta. HUOM! Palveluiden sääntökirjassa on tarkat ehdot hintojen muuttamiseen. Muokkaa tietoja napin takaa löytyy sama 8-kohtainen hakemus, kuin uutta hakemusta tehdessä. Hinnaston tekeminen tapahtuu kohdassa 7. Hinnasto. 18/38
Hinnasto -välilehden takaa löytyy sivu, jossa vasemmalla reunalla näkyvät mahdolliset voimassaolevat hinnastot. Huom. hyväksyttyä hinnastoa ei voi muokata, vaan aina tehdään uusi hinnasto. Vanhaa hinnastoa sovelletaan uuden hinnaston voimaanastumiseen asti tapahtuviin tapahtumien kirjauksiin. Yrityksellä voi olla kerrallaan palvelussa vain yksi yrityskohtainen ja toimipaikkakohtainen voimassaoleva hinnasto. Tallenna muutokset Uuden hinnaston täyttö vaatii nimen ja palvelunsisällöt sekä niiden yksikkökohtaiset hinnat. Luo hinnasto kuten kohdassa 1.3.7 Hinnasto on kuvattu. Lisätietokenttä: Täytetään palvelukohtaisten ohjeiden mukaisesti. Päivitettävissä koska tahansa ilman kunnan hyväksyntää. Hinnasto on oletuksena yrityskohtainen. Hinnaston tulee olla toimipaikkakohtainen. Tästä lisää alempana. Hinnastolle laitetaan voimassaoloaika. Hinnastot ovat aina voimassa toistaiseksi, joten muista rastittaa Toistaiseksi voimassa kohta. Hinnaston ollessa valmis painetaan Tallenna muutokset. Tuottajanosakohtainen hinnasto luodaan, valitsemalla Tuottajanosakohtainen - nappi, sekä valitsemalla alasvetovalikosta mikä tuottajanosa on kyseessä. Tällä ominaisuudella luodaan oma hinnasto jokaiselle toimipaikalle. Tuottajanosaksi valitaan ensimmäiseen alasvetovalikkoon toimipaikka. Jälkimmäiseen kohtaan se toimipaikka jolle hinnasto halutaan kohdistaa. 19/38
Olemassa olevia hinnastoja voidaan tarkastella valitsemalla hyväksytystä palvelusta Avaa yhteenveto. Hinnastot löytyvät yhteenvedon alareunasta, ja niitä voi tarkastella avaamalla ne +merkistä. Esimerkki voimassaolevasta hinnastosta Varmista että lähetät hakemuksen kunnalle vasta kun kaikki pyydetyt asiat on täytetty ja liitteet liitetty. Keskeneräisen hakemuksen lähettäminen ei nopeuta hakeutumista, vaan hakemus palautetaan takaisin palveluntuottajalle. Päätöskäsittelyssä olevan hakemuksen tiedot ovat lukittuna kunnes kunta hyväksyy tai hylkää sen, tai palauttaa sen palveluntuottajalle pyydettyjen lisätietojen täyttämiseksi. 20/38
3 Käyttäjähallinnointi 3.1 Käyttäjät Kohdassa voidaan tarkastella sallittuja käyttäjiä, lisätä uusia sekä passivoida vanhoja käyttäjiä. 3.1.1 Uuden käyttäjän lisääminen: Järjestelmälle voidaan lisätä uusia käyttäjiä Käyttäjät -välilehden Luo uusi käyttäjä -napin avulla. Lomakkeeseen täytetään käyttäjän tiedot, rooli, sähköposti, joka toimii käyttäjätunnuksena salasana, jonka jälkeen käyttäjä tallennetaan Tallenna -napilla. Uusi käyttäjä vaihtaa tämän salasanan ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. Ohjevideo 21/38
3.1.2 Palveluntuottajan käyttäjäroolit: Katso-pääkäyttäjä / nimenkirjoitusoikeus Katso-kirjautumisen jälkeen käyttäjä voi luoda PSOP:iin pääkäyttäjiä. Vain nimenkirjoitusoikeudellinen voi lähettää hyväksytettäväksi hakeutumisia Palveluntuottajaksi/Palvelunosatuottajaksi. Käyttäjä voi luoda tunnuksia PSOP-järjestelmään. Katso-rinnakkaispääkäyttäjä Käyttäjä voi luoda pääkäyttäjän tunnuksia PSOP-järjestelmään Pääkäyttäjä Pääkäyttäjä Yrityksen pääkäyttäjä, joka mm. päivittää yrityksen tietoja. Pääkäyttäjällä on oikeudet kaikkiin Palveluntuottajan toimintoihin, joten niitä ei ole kuvattu tässä erikseen. Palveluntuottajan PSOP:in Pääkäyttäjällä ei tarvitse olla Katso-pääkäyttäjän oikeuksia. Palvelun valmistelija Palveluntuottajan palvelunvalmistelija voi katsella ja täydentää yrityksen/palveluntuottajan tietoja. Valmistelijalla ei ole oikeuksia päivittää laskutus tai hintatietoja sekä kirjaajan oikeudet. Palvelusta vastaava Palvelusta vastaavalla on oikeudet hakeutua palveluntuottajaksi sekä palveluntuottajan hyväksyttyjen tietojen täydentämiseen, hinnastoon ja laskutustietoihin ja kirjaajan oikeudet. Kirjaaja Palveluntuottajan työntekijä, joka esim. antaa palvelun asiakkaalle. Oikeus kirjata tapahtumia asiakkaille. Näkee asiakkaan perustiedot ja palveluntuottajan toimialueelle myönnetyt ostovoimat ja -sisällöt. 3.1.3 Käyttäjän passivointi Valitse Käyttäjät listalta passivoitavan käyttäjän käyttäjätunnus. Paina nappia Passivoi Henkilön tunnus jää luetteloon, mutta käyttäjän tilaksi muuttuu Passiivinen. 22/38
3.2 Palvelutiimien hallinta - Valitse ylävalikosta Palvelutiimit - Valitse kunta Kouvola - Valitse palvelu Omaishoidon tuen harkinnanvarainen palveluseteli - Valitse palvelutiimiiin kuuluvat käyttäjät rastittamalla ko. palvelun tietoihin oikeuttavat käyttäjät (jotka on jo aikaisemmin lisätty järjestelmän käyttäjiksi) avautuneesta luettelosta. Muista tallentaa. - Jos tätä palvelutiimeihin kiinnittämistä ei tehdä, eivät käyttäjät pääse näkemään ko. palvelun asiakkaiden tietoja. - Tähän tulee valittaviksi kunnat, joihin yritys on hyväksytty palveluntuottajaksi Käyttäjät kiinnitetään valittuun palveluun valitsemalla ne ja painamalla Tallennanappia. Tästä valikosta käydään läpi jokainen palvelu ja kiinnitetään siihen kuuluvat käyttäjät. 23/38
3.3 Kirjautuminen järjestelmään 3.3.1 Olemassa olevilla tunnuksilla Mene selaimellasi osoitteeseen https://parastapalvelua.fi Kirjautuminen palveluun tapahtuu oikealta yläkulmasta löytyvän Kirjaudu sisään -napin kautta. Katso- pääkäyttäjä voi kirjautua järjestelmään joko kohdasta Kirjaudu KATSOlla tai Kirjaudu Parasta palvelua tunnuksilla. Muut yrityksen käyttäjät kirjautuvat kohdasta Kirjaudu Parasta palvelua tunnuksilla. kirjautuminen sähköposti-käyttäjätunnuksella ja salasanalla. klikkaa kirjaudu sisään nappia HUOM! Jos syötät salasanan väärin viisi kertaa, tunnuksesi lukittuu ja ainoastaan järjestelmän toimittaja (Digia Finland Oy) voi avata sen. Avaaminen voi kestää useita vuorokausia. Ilmoita lukituksesta pääkäyttäjälle. Uusi salasana on tilattava unohtuneen tai vanhentuneen salasanan tilalle. ks. seuraava kappale. 3.3.2 Unohtuneen tai vanhentuneen salasanan vaihto Jos saat virheilmoituksen kirjautuessa vanhentuneesta salasanasta, tai olet unohtanut salasanasi, onnistuu salasanan vaihto tilaamalla uusi salasana sähköpostiisi. 24/38
Painettuasi linkkiä pääset sivulle jossa kysytään palveluun kirjautumisessa käytetty sähköpostiosoite sekä ruudulla näkyvä tekstivarmennus. Uuden tekstivarmennuksen saat päivittämällä sivun selaimen päivitysnapilla tai F5-näppäimellä. Painettuasi Lähetä uusi salasana nappia saat sähköpostiisi linkin, jota käyttämällä pääset vaihtamaan salasanasi uuteen. Muista ottaa huomioon salasanan muotovaatimukset, eli isoja ja pieniä kirjaimia, numeroita ja salasanan pituus on vähintään 8 merkkiä. HUOM! Jos syötät salasanan väärin 5 kertaa, tunnuksesi lukittuu ja ainoastaan järjestelmän toimittaja (Digia Finland Oy) voi avata sen. Avaaminen voi kestää useita vuorokausia ja maksullista palvelua. Jos tunnuksesi lukkiutuu, ilmoita lukituksesta pääkäyttäjälle. Huom! Uusi salasana pitää jokaisen käyttäjän itse tilata unohtuneen tai vanhentuneen salasanan tilalle ennen kuin käyttäjätunnus lukkiutuu. 25/38
4 Asiakkaat 4.1 Palveluvaraus 4.1.1 Asiakkaan lisääminen ja palveluvarauksen tekeminen Asiakkaat lisätään palveluntuottajan järjestelmään tekemällä asiakkaan palveluseteliin uusi palveluvaraus. Palveluvaraus tapahtuu Asiakas - välilehden alla kohdassa Tee uusi palveluvaraus. Varauksen tekeminen vaatii asiakkaan antaman palvelusetelin numeron. HUOM! Palveluvaraus tehdään seteliin vain kerran ja vain yhdelle palvelusisällölle. Varausta ei tarvitse tehdä kuukausittain tai aina tapahtumia kirjatessa. Palvelusetelin tiedot syötettyään palveluntuottaja saa auki palvelusetelin tiedot sekä siihen soveltuvat palvelusisällöt. Palveluvaraus tehdään Tee palveluvaraus -linkin avulla. Palveluvaraus tehdään vain yhteen palvelusisältöön vaikka setelillä olisi useita palvelusisältöjä. Palveluvaraukseen täytetään palveluntuottajaosa joka varauksen tekee (oletuksena yritys), rastitetaan sopimusehtojen ja sopimussuhteen muodostamisen hyväksyminen sekä lisätään mahdolliset lisätiedot tapahtumavarauksesta, jonka jälkeen palveluvaraus lähetetään. 26/38
Jos palveluntuottaja ei löydä asiakkaan palvelusetelin tietoja, ei palveluntuottajalla ole seteliin soveltuvaa palvelua hyväksytty-tilassa PSOP:ssa tai hänellä ei ole voimassaolevaa hinnastoa tai palveluseteli on väärä/suljettu. Ota tässä tapauksessa yhteyttä setelin myöntäjään. 4.1.2 Asiakkaan voimassaolevat palveluvaraukset Asiakkaan voimassaolevat palveluvaraukset eri palveluihin löytyvät Palveluvaraukset - välilehden takaa. Tätä kautta voi myös kirjata tapahtuman kyseiselle palveluvaraukselle. Avaa - linkistä saa tarkasteltua kyseisen palveluvarauksen lisätietoja. 4.2 Asiakkaan hakeminen Asiakkaan hakeminen tapahtuu Asiakkaat -sivun kautta nimen tai henkilötunnuksen avulla. Haku näyttää asiakkaat, jotka täyttävät jonkun seuraavista ehdoista: asiakkaalla on palveluntuottajan kanssa palvelutapahtuma viimeisen 3 vuoden sisällä voimassa oleva palvelupyyntö tai -varaus Asiakkaan nimeä klikkaamalla pääsee tarkastelemaan asiakkaan tietoja. 27/38
1. Asiakkaan tiedot Lakiteknisistä syistä laskulla ei voi näkyä asiakasta yksilöivää tietoa. Tämän vuoksi palveluntuottaja voi yksilöidä asiakkaansa omalla asiakasnumerolla, joka tulee näkyviin laskulle ja on palveluntuottajakohtainen. 2. Ostovoimat Asiakkaalle myönnetyt ostovoimat 3. Saldo-ostovoimat Asiakkaalle myönnetyt saldo-ostovoimat 4. Palveluvaraukset Asiakkaan ostovoimiin kohdistetut voimassaolevat palveluvaraukset 5. Tapahtumat Asiakkaan ostovoimille kirjatut tapahtumat 6. Omavastuuerittely Asiakkaan omavastuuerittely 4.3 Palvelutapahtumat Asiakkaalle tehdyt palvelutapahtumat kirjataan viimeistään tapahtumaa seuraavan kuukauden 2. päivänä. Kaupunki hyväksyy edellisen kuukauden palvelutapahtumat 2. päivän jälkeen, ja hyväksymisen jälkeen tehdään tilitysajo parasta palvelua.fi -järjestelmästä. Tilitys palveluntuottajan järjestelmässä ilmoittamalla pankkitilille tapahtuu palvelunjärjestäjän kanssa sovittuna päivänä. Huom! Palvelutapahtumia ei voi kirjata tulevaisuuteen, aikaisintaan kirjauspäivälle voidaan tehdä kirjauksia. 4.3.1 Asiakkaalle annettujen palvelutapahtumien kirjaaminen Tapahtumat palveluseteleille kirjataan asiakkaan Ostovoimat -välilehdellä. Ostovoimat -välilehdellä näkyvät kaikki asiakkaan voimassaolevat palvelusetelit. Seteleistä käyvät ilmi myöntämispäivämäärä, käytettävissä oleva palvelu, setelin käytössä olevat palvelusisällöt, voimassaolo ja setelin tila. Setelin tila voi olla myönnetty, avoin tai suljettu: 1. Myönnetty palveluseteli jota ei ole vielä käytetty 2. Avoin seteliä on veloitettu jakson aikana 3. Suljettu seteli on käytetty loppuun tai se on suljettu muusta syystä ja ei ole enää voimassa. Huom! Suljetulle palvelusetelille, jossa on ostovoimaa jäljellä, voi tehdä kirjauksia palvelusetelin voimassaoloajalle 30 pv sulkemispäivästä. Setelille kirjataan uusi tapahtuma sopivan ostovoimasisällön kohdalta Kirjaa uusi -linkin takaa. 28/38
Palvelutapahtumakirjaukseen valitaan sisältö avautuvasta valikosta, soveltuva palveluntuottaja tai palveluntuottajaosa sekä palvelun päivämäärä. Kirjauksen lisätieto kenttään kirjoitetaan tarkemmat tiedot palvelutapahtumasta kuten kellonaika alkaen ja päättyen Palvelun antaja kenttään tulee automaattisesti kirjaajan nimi, mutta sen voi muuttaa vastaamaan todellisen palvelunantajan nimeksi Kirjauksen arvo lasketaan automaattisesti yksiköiden ja arvo/yksikkö tiedon mukaan. Palvelukohtaisia kirjausohjeita 4.3.1.1 Omaishoidon harkinnanvarainen palveluseteli Omaishoidossa palveluseteleissä myönnetty yksikkö on Kappale, joka vastaa yhden tunnin palvelua. Tapahtumakirjaukset tehdään täysinä kappaleina. 4.3.1.2 Tilapäisen kotihoidon palveluseteli Tilapäisessä kotihoidossa palveluseteitä myönnettäessä käytetty yksikkö on Tunti. Tapahtumakirjaukset tehdään 15 min tarkkuudella järjestelmään. Kirjaukset järjestelmään tehdään desimaaleina: 15 min = 0.25 yksikköä 30 min = 0.5 yksikköä 45 min = 0.75 yksikköä 60 min = 1.0 yksikköä 4.3.1.3 Säännöllisen kotihoidon palveluseteli Säännöllisessä kotihoidossa (kotipalvelu ja kotisairaanhoito) palveluseteleissä myönnetty yksikkö on Tunti. Tapahtumakirjaukset tehdään 15 min tarkkuudella järjestelmään. Kirjaukset järjestelmään tehdään desimaaleina: 15 min = 0.25 yksikköä 30 min = 0.5 yksikköä 45 min = 0.75 yksikköä 60 min = 1.0 yksikköä 29/38
4.3.1.4 Säännöllisen kotipalvelun palveluseteli Säännöllisessä kotipalvelussa palveluseteleissä myönnetty yksikkö on Tunti. Tapahtumakirjaukset tehdään 15 min tarkkuudella järjestelmään. Kirjaukset järjestelmään tehdään desimaaleina: 15 min = 0.25 yksikköä 30 min = 0.5 yksikköä 45 min = 0.75 yksikköä 60 min = 1.0 yksikköä 4.3.1.5 Lapsiperheiden tilapäisen kotipalvelun palveluseteli Lapsiperheiden tilapäisessä kotipalvelussa palveluseteleitä myönnettäessä käytetty yksikkö on Tunti. Tapahtumakirjaukset tehdään 15 min tarkkuudella järjestelmään. Kirjaukset järjestelmään tehdään desimaaleina: 15 min = 0.25 yksikköä 30 min = 0.5 yksikköä 45 min = 0.75 yksikköä 60 min = 1.0 yksikköä Palvelutapahtumat kirjataan Kirjaa-napin kautta. Tapahtuman voi myös kirjata ja tallentaa keskeneräisenä, mutta tällöin on muistettava ennen kuukauden tilitysajoa käydä tekemässä kirjaus valmiiksi napin Kirjaa -klikkauksella 30/38
HUOM! Keskeneräisenä tallennetut tapahtumat eivät päädy tilitykseen. 4.3.2 Kirjattujen palvelutapahtumien poistaminen Virheellinen tapahtuma on muokattavissa ja poistettavissa saman kuukauden aikana. Mikäli virheellinen tapahtuma on mennyt tilitykseen, ilmoita tapahtuman täydelliset tiedot kunnan työntekijälle. 4.3.3 Asiakkaan palvelutapahtuminen tarkastelu Asiakkaan palvelutapahtumia voi tarkastella Palvelutapahtumat -välilehden alta. Sivulta löytyvät kaikki palvelutapahtumat, niiden sisältö, tila sekä linkki tarkempaa tarkastelua varten. -merkistä avautuu tapahtumien lisätieto-kenttä. 4.3.4 Asiakkaan omavastuuerittely Asiakkaan omavastuuerittelyn luonti tapahtuu Omavastuuerittely -välilehden kautta. Hakuun täytetään haettu palvelu sekä erittelyn toivottu alku- ja loppupäivämäärä. Klikkaamalla Tee omavastuuerittely saadaan erittely auki. Omavastuuerittelystä käy ilmi palvelusisältö, setelin tiedot, palvelun hinta ja asiakkaalle jäävä omavastuuosuus. Omavastuuerittelyn voi tulostaa klikkaamalla Avaa tulostettava versio. 31/38
HUOM! Kunnalle manuaalisesti tarkastettaviksi menevät kirjaukset näkyvät omavastuuerittelyssä siihen asti kun ne hylätään tai hyväksytään. Hylätyt tapahtumat poistuvat omavastuuerittelyltä. Hyväksytyt jäävät näkymään normaalisti. Manuaalisesti tarkastettavaksi menevät ne tapahtumat jotka ylittävät asiakkaalle myönnetyn palvelun määrän, joko kokonaismäärän tai jaksolle määritellyn määrän. Maksu kunnalta palveluntuottajalle tapahtuu vasta kun tapahtuma on hyväksytty. Erikseen hyväksyttävissä tapahtumissa maksu voi siirtyä seuraavaan maksatukseen. 4.3.5 Virheelliset palvelutapahtumien kirjaukset ja hyvitykset Virheelliset tapahtumakirjaukset, jotka maksetaan tai on maksettu palveluntuottajalle, hyvityslaskutetaan seuraavan kuukauden laskutuksessa. Hyvitysten käsittely: Palveluntuottaja (P): Palveluntuottaja (P) Kaupunki (K) PSOP Kolme kirjausta joista yksi on virheellinen Tapahtumat kirjataan ja lähetetään kunnalle Virheellisestä kirjauksesta tehdään hyvityskirjaus Maksuista vähennetään virheellisesti kirjatun tapahtuman arvo Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu PT: Kirjaus 1 20,00 20,00 20,00 PT: Kirjaus 2 20,00 20,00 20,00 PT:(Virhe)kirjaus 3 20,00 K: Hyvityspyyntö - 20,00 Maksetaan: 60,00 20,00 40,00 4.4 Palautteet Asiakas tai asiakkaan puolesta asioija voivat antaa palveluntuottajalle vapaamuotoista palautetta, johon palveluntuottajalla on mahdollisuus vastata. Edellytyksenä palautteen 32/38
antamiselle on, että palautteen antaja on kirjautunut parasta palvelua.fi järjestelmään, asiakkaalle on myönnetty ostovoimaa ja asiakkaalle on muodostunut suhde palveluntuottajaan/-osaan. Asiakkaan antama palaute voi olla kiitos, moite tai reklamaatio. Palautteen voi kohdistaa tiettyyn palvelutapahtumaan. Asiakas voi valita haluaako hän saada vastauksen antamaansa palautteeseen. Jos palautteen tyyppi on reklamaatio, on palveluntuottajan aina annettava vastaus. Palveluntuottajalle tulee huomioilmoitus, jos asiakas on pyytänyt vastausta tai halunnut korjaavia toimenpiteitä ja myös palvelunjärjestäjälle tulee huomioilmoitus, jos palautteen tyyppi on reklamaatio. Huomioilmoitukset lähetetään palautteen kohteen huomioilmoitusten vastaanottaja -tiedon sähköpostiosoitteeseen. Palveluntuottaja voi katsoa saamiaan palautteita välilehdeltä Asiakkaat Palautteet. Mikäli asiakas on pyytänyt vastausta tai palaute on reklaamaatio, on palautteen edessä - merkintä Palautteeseen on pyydetty vastausta. Palautteen jälkeen on linkki, josta palautteeseen voi vastata. Vastauksen voi antaa vain yhden kerran. Esimerkki palautesivusta Kaupungin tietyillä PSOP-käyttäjärooleilla on mahdollisuus katsoa palveluntuottajan saamia palautteita ja seurata palveluntuottajan antamia vastauksia. 33/38
5 Tilitys maksu palveluntuottajalle Palveluntuottaja tekee keskeytys- ja tapahtumakirjaukset edelliseltä kuukaudelta viimeistään 2. päivänä tapahtumakirjausta seuraavaa kuukautta. Tapahtumia kannattaa kirjata pitkin kuukautta sitä mukaan, kun palveluntuottaja on antanut asiakkaalle palveluita. Huomioitava on, että tulevaisuuteen ei voi tehdä kirjauksia. Kaupunki hyväksyy manuaaliseen hyväksyntään menneet tapahtumat ja tarkastaa tiedot ennen tilitysajoa. Hyväksymättömät tapahtumat eivät tility. Tilitysajo tapahtuu automaattisesti ja sen jälkeen ei ole mahdollista tehdä kirjauksia eikä kirjauksiin muutoksia eikä keskeytyksiä. Maksu on palveluntuottajan tilillä 14. päivänä tai sopimuksessa mainittuna aikana. Virheellinen tapahtuma on muokattavissa ja poistettavissa saman kuukauden aikana ennen tapahtumien hyväksymistä Jos kirjaukset eivät ehdi oikealle kuukaudelle, siirtyy maksatus kuukaudella eteenpäin. Yksittäisen palveluntuottajan osalta ei ajeta erillistä maksatusajoa. 1/38
6 Raportit Raportilla Asiakkaat ja toteuma voidaan tarkastella kunnan palveluseteliasiakkaita ja heille annettuja palvelusisältöjä, kunnan tilityksiä palveluntuottajalle sekä asiakkaan omavastuiden määrää. Raportille valitaan haluttu kunta sekä halutut palvelusisällöt ja mahdollinen palveluntuottajaosa tai koko yritys. Raportille valitaan haluttu aikaväli kuukausina. Raportille voi myös hakea vain tietyn asiakkaan tiedot henkilötunnuksen avulla. Paina lopuksi Luo raportti -nappia. Esimerkki Asiakkaat ja toteuma raportista 2/38