Kaupunginhallituksen konsernijaosto 5 16.02.2015 Lausunnon pyytäminen Lappeenrannan Energia Oy:ltä, Lappeenrannan Asuntopalvelu Oy:ltä ja Lappeenrannan liiketoiminnot Oy konsernin yhtiöiltä avoimuuden lisäämistä kaupunkiyhtiöissä ja osaomistusyhteisöissä koskevan Jani Mäkelän ym. valtuustoaloitteen johdosta 80/00.02.04.00/2015 KONSJA 5 Lisätiedot: Konsernihallinnon lakimies Johanna Alatalo puh. 040 025 4612 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Jani Mäkelän ym. valtuustoaloite avoimuuden lisäämisestä kaupunkiyhtiöissä ja osaomistusyhteisöissä Avoimuuden lisäämisestä kaupunkiyhtiöissä ja osaomistusyhteisöissä Lappeenrannan kaupungin kokonaan ja osittain omistamat kaupunkiyhtiöt, tytäryhteisöt, säätiöt, osakkuus/yhteisyhteisöt ja kuntayhtymät eivät tällä hetkellä kaikilta osin toimi julkisuuden suhteen samoilla pelisäännöillä kaupungin itsensä kanssa. Ongelma on valtakunnallinen ja siihen ovat useat kunnallishallinnon johtavat asiantuntijat ottaneet kantaa. Yhtiöissä sanotaan toimittavan osakeyhtiölain puitteissa, jolloin tärkeiden tai rahallisesti merkittävien päätösten valmistelusta tai edes päätöksistä ei aina saada julkisuuteen riittäviä tietoja. On mahdollista että lainsäädäntö tulevaisuudessa jopa pakottaa avoimuuteen, mutta se ei tälläkään hetkellä estä sitä. Kaikessa julkista valtaa käyttävässä tai julkisella rahoituksella maksettavassa toiminnassa tulisi kuitenkin toimia samojen julkisuusperiaatteiden mukaan. Lappeenrannan tulee strategiansa henkilöstö ja tapa toimia osiossa linjaamiensa periaatteiden mukaan toimia asiassa ennakoivasti. Myös kaupungin demokratiapalkinnon 2014 muodossa saama tunnustus velvoittaa avoimuuteen kaikessa toiminnassamme. Asian ajankohtaisuutta kaupungissa korostaa mm. kaupungin rakentamisen, rakennuttamisen ja kunnossapidon uudelleenorganisointi yhtiömuotoon.
Näillä perustein, me allekirjoittaneet valtuutetut esitämme että kaupunki velvoittaa mainitut yhteisönsä toimimaan mahdollisimman pitkälle julkisuuslain ja kunnallisen hallinnon avoimuuden periaatteiden mukaisesti, vaarantamatta kuitenkaan laissa erikseen säädettyjä salassapitovelvoitteita. Kaupungin tulee valmistella velvoittavat toimintaohjeet enemmistönä omistamilleen yhteisöille vietäväksi läpi näiden päätöksenteossa ja neuvotella muiden osakkaiden kanssa avoimuuden lisäämisestä vähemmistöosakkuusyhteisöissä. Julkistaa tulee mm. seuraavia asioita; Johdon palkkiot ja johtohenkilöiden valinnat perusteluineen Hallituksen jäsenten palkkiot ja sidonnaisuudet Valmistelu- ja päätöspöytäkirjat Kaupunginhallitus ja konsernihallinto voivat luonnollisesti täydentää tätä listaa valmistelun ja selvitystyön edetessä. Lausuntopyyntö konsernijaostolle Kaupunginhallitus on 26.1.2015 32 kaupunginvaltuuston 19.1.2015 päätösten täytäntöönpanon yhteydessä päättänyt pyytää valtuustoaloitteesta konsernijaoston lausunnon. Kuvausta nykytilasta julkisuuslain, kuntalain ja Lappeenrannan kaupungin konserniohjeen näkökulmasta Yleistä Kunnalliseen toimintaan ja päätöksentekoon liittyvä julkisuusperiaate ei voimassa olevan lainsäädännön mukaan lähtökohtaisesti sellaisenaan ulotu kuntien omistamiin yhtiöihin, säätiöihin ja muihin yhteisöihin. Sen sijaan kuntayhtymät toimivat julkisuusperiaatteen mukaisesti yhtäläisesti kuntien kanssa. Tietyt viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslaki) ja kuntalain säännökset sekä Lappeenrannan kaupungin konserniohjeen määräykset lieventävät kuitenkin edellä mainittua lähtökohtaa muun muassa määrittämällä kuntaomisteisen yhtiön asiakirjat tietyissä tapauksissa julkisuuslain soveltamisen piiriin sekä määrittämällä kunnalle osakkeenomistajana, tarkastuslautakunnalle, sisäiselle tarkastukselle sekä tilintarkastajalle tietyt tiedonsaantioikeudet ja toisaalta yhtiöille tietyt tiedonantovelvollisuudet. Kuntalain mukainen tiedottamisvelvollisuus on tietyissä tapauksissa ulotettu myös yhteisöihin ja säätiöihin.
Uusi kuntalaki ei ole juurikaan tuomassa muutoksia kuntien omistamien yhtiöiden ja julkisuusperiaatteen väliseen suhteeseen. Osakeyhtiön asiakirjojen julkisuus Kuntien omistamien osakeyhtiöiden hallussa olevien asiakirjojen julkisuus määräytyy osakeyhtiölain (OYL) mukaan. OYL:n sääntely on tältä osin kuitenkin niukkaa, eikä siinä ole säännelty yhtiön toimintaan liittyvien asiakirjojen tai tietojen julkisuutta kattavasti. OYL 8 luvun 10 :n mukaan osakeyhtiön on ilmoitettava tilinpäätös ja toimintakertomus rekisteröitäväksi kahden kuukauden kuluessa tilinpäätöksen vahvistamisesta. OYL 3 luvun 17 :n mukaan myös osake- ja osakasluettelo ovat julkisia. Osakeyhtiöllä ei ole lainsäädäntöön perustuvaa yleistä velvollisuutta antaa tietoa sen hallussa olevasta asiakirjasta ulkopuoliselle. Toisaalta, ei ole myöskään kiellettyä antaa tietoa, mikäli tiedon antaminen ei ole vastoin yhtiön etua ja mikäli tiedon antamisella ei rikota mahdollista kolmannelle annettua salassapitositoumusta. Asiakirjojen ja tietojen julkisuutta koskevaan päätöksentekoon liittyy yhtiössä harkintavaltaa. Mikäli yhtiön hallitus päättää tiedon luovuttamisesta, ottaa hallitus samalla itselleen vastuun siitä, jos julkistaminen aiheuttaa vahinkoa yhtiölle tai jos julkistamisella rikotaan kolmannelle annettua salassapitositoumusta. Kunnan hallussa oleviin yhtiöitä koskeviin asiakirjoihin sovelletaan kuitenkin julkisuuslainsäädäntöä. Kunnan omistaman yhteisön kunnalle toimittama asiakirja tulee siis lähtökohtaisesti julkiseksi. Kunnan viranomaisella on julkisuuslain nojalla yleinen velvollisuus antaa tieto sen hallussa olevasta asiakirjasta siltä osin kuin se ei sisällä lain mukaan salassa pidettäviä tietoja, esimerkiksi tietoja liikeja ammattisalaisuudesta. Tietojensaantioikeudet ja tiedonantovelvollisuudet Kunnalla on osakkeenomistajana oikeus saada tietoja omistamiensa osakeyhtiöiden toiminnasta. Kaupunginhallitus ja konsernijaosto yhtiöiden omistajaohjauksen ja valvonnan puitteissa harkitsevat, mitä tietoja ne yhtiöiltä pyytävät. Kunta voi asettaa omistamilleen yhtiöille raportointivelvoitteita. Lappeenrannan kaupungin konserniohjeen kohdassa 6. on määräykset tytäryhteisöjen toiminnasta ja taloudesta raportoinnista, toiminnan ja talouden suunnittelusta, konsernitilinpäätöksestä ja tiedonantovelvollisuudesta. Lappeenrannan kaupungin konserniohjeen kohdan 11. mukaan tytäryhteisön tulee saada kaupunginhallituksen konsernijaoston tai kaupunginhallituksen ennakkohyväksyntä yhteisön toiminnan kannalta merkittäviin
konserniohjeessa lueteltuihin tilanteisiin. Konserniohjeen mukaan ennakkohyväksyntää edellyttää muun ohella merkittävät henkilöstöpoliittiset ratkaisut, toimitusjohtajan tai vastaavan valinta. Omistajan ennakkohyväksynnän antamista koskeva asia käsitellään kaupungin toimielimessä julkisena kokousasiana, mikäli asia ei julkisuuslain mukaan ole salassa pidettävä. Kuntalain 70 :ssä on säädetty tytäryhteisön tiedonantovelvollisuudesta. Säännöksen mukaan kunnan tytäryhteisön hallituksen tai sitä vastaavan toimielimen on annettava kunnanhallitukselle kuntakonsernin taloudellisen aseman arvioimiseen ja sen toiminnan tuloksen laskemiseen tarvittavat tiedot. Säännös vastaa OYL:n 6 luvun 15 :n mukaista tytäryhteisön tiedonantovelvollisuutta. Tiedonantovelvollisuus koskee taseen ja sen liitetietojen lisäksi myös muita tilinpäätöslaskelmia ja niiden liitetietoihin liittyviä tietoja. Säännös velvoittaa tytäryhteisön hallituksen antamaan muitakin kuin tilinpäätösasiakirjoihin sisältyviä tietoja, mikäli tieto on tarpeellinen kuntakonsernin taloudellisen aseman arvioimisessa tai toiminnan tuloksen laskemisessa. Lappeenrannan kaupungin konserniohjeen kohdassa 6. edellä mainittua tiedonantovelvollisuutta on laajennettu niin, että sen piiriin kuuluu myös toimitusjohtaja sekä niin, että tytäryhteisön toimitusjohtajan ja hallituksen tai sitä vastaavan toimielimen tiedonantovelvollisuus koskee myös niiltä pyydettyjä muita tietoja ja selvityksiä. Kuntalain 70 ei koske kunnan osakkuusyhteisöjä, vaan niiden osalta noudatetaan kuntakonsernissa kirjanpitolain 6 luvun 14 :ää, jonka mukaan osakkuusyhteisön tulee antaa konsernitilinpäätöksen laativalle kirjanpitovelvolliselle tilinpäätöstietojensa yhdistelyä varten tarpeelliset tiedot viimeksi laaditusta tilinpäätöksestään. Lappeenrannan kaupungin konserniohjeen kohdassa 6. on kuitenkin osakkuusyhteisöjä ja yhteisyhteisöjä koskien seuraava laajemmin muotoiltu tiedonantovelvollisuus: Kaupungin osakkuus- ja yhteisyhteisön toimitusjohtajan ja hallituksen tai sitä vastaavan toimielimen on pyydettäessä annettava konsernijohdolle kaupunkikonsernin taloudellisen aseman arvioimiseen ja sen toiminnan tuloksen laskemiseen tarvittavat tiedot sekä, ellei laista muuta johdu, muut niiltä pyydetyt tiedot ja selvitykset. Uutta kuntalakia koskevan luonnoksen mukaan tilintarkastajalla olisi salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada myös kuntakonserniin kuuluvilta yhteisöiltä ja säätiöiltä tiedot ja nähtäväkseen asiakirjat, joita hän pitää tarpeellisina tarkastustehtävän hoitamiseksi (kuntalakiluonnos 124 :n 2 momentti). Huomionarvoista kuitenkin on, että vastaavanlaajuista tietojensaantioikeutta ei ole ulotettu luonnoksessa koskemaan tarkastuslautakuntaa, vaan sen tietojensaantioikeus säilyisi
vastaavana kuin mitä se on tällä hetkellä voimassa olevan kuntalain 74 :ssä. Tarkastuslautakunnalla olisi siten kuntalain mukaan jatkossakin oikeus saada salassapitosäännösten estämättä arviointitehtävän hoitamiseksi tarpeelliset tiedot ja asiakirjat ainoastaan kunnan viranomaisilta. Lappeenrannan kaupungin konserniohjeen kohdan 11. mukaan yhtiöt ovat velvollisia antamaan tarkastuslautakunnalle, kaupungin sisäisen tarkastuksen yksikölle ja kaupungin tilintarkastajalle tarpeelliset tiedot ja avustamaan niiden saamisessa. Tiedottamisvelvollisuus Kuntalain 29 :n mukaan kunnan on tiedotettava asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Milloin kunnan tehtävä on annettu yhteisön tai säätiön hoidettavaksi, kunnan on sopivin tavoin tiedotettava asukkailleen yhteisön tai säätiön toiminnasta. Lappeenrannan kaupungin konserniohjeen kohdassa 11. on lisäksi seuraavat määräykset tiedottamisesta: Tytäryhteisöjen tiedottamisen tulee olla avointa ja aktiivista sekä konsernin asettamia tavoitteita ja toimintapolitiikkaa tukevaa. Tytäryhteisöt ovat omalta osaltaan velvollisia noudattamaan tiedottamisessa ja tietojen antamisessa kuntalakia ja kaupungin viestintäohjetta sekä julkisuusja salassapitosäännöksiä. Tytäryhteisön tai säätiön on annettava tiedotusta varten kaupungille sen tarvitsemat tiedot. Sidonnaisuuksien ilmoittaminen Uutta kuntalakia koskevassa luonnoksessa on säännös sidonnaisuuksien ilmoittamisesta (kuntalakiluonnos 84 ). Säännöksen mukaan sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuus ei kuitenkaan koskisi yhtiöitä. Ilmoitusvelvollisuus koskisi kunnanhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Konsernijaoston lausunnon valmisteleminen ja käsitteleminen Konsernijaoston lausunto kaupunginhallitukselle valmistellaan erikseen, kun yhtiöiden lausunnot ovat käytettävissä. Lausuntoluonnos tuodaan konsernijaoston käsiteltäväksi 23.3.2015. (JA)
Kj Konsernijaosto päättää pyytää edellä esittelytekstissä olevan Jani Mäkelän ym. valtuustoaloitteen johdosta lausunnon Lappeenrannan Energia Oy:ltä, Lappeenrannan Asuntopalvelu Oy:ltä ja Lappeenrannan liiketoiminnot Oy konsernin yhtiöiltä. Lausunnossa tulee esittää yhtiön kannanotto valtuustoaloitteessa lausuttuun sekä arvioida, millaisia myönteisiä ja / tai haitallisia vaikutuksia avoimuuden lisäämiseen yhtiössä aloitteessa tarkoitetulla tavalla liittyisi. Konsernijaostolle osoitettu lausunto tulee toimittaa Lappeenrannan kaupungin kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@lappeenranta.fi 6.3.2015 mennessä. Konsja Hyväksyttiin.