YLÖJÄRVEN KAUPUNGIN KONSERNIOHJE

Transkriptio

1 YLÖJÄRVEN KAUPUNGIN KONSERNIOHJE Kaupunginvaltuusto

2 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 Konserniohjeen tarkoitus ja tavoite Konserniohjeen soveltamisala Konserniohjeen hyväksyminen ja sitovuus Konserniohjaus ja johtaminen Konsernijohto ja tehtävät Edustajat tytäryhteisöjen hallintoelimissä Edustajien ohjeistaminen Tietojen antaminen kunnalle Konsernitilinpäätöksen laadintaan liittyvä ohjeistus Konsernivalvonta ja tilintarkastus Rahoitus Riskien hallinta Henkilöstöpolitiikka Tiedottaminen konsernin asioista... 6

3 2 YLÖJÄRVEN KAUPUNGIN KONSERNIOHJEET 1 Konserniohjeen tarkoitus ja tavoite 2 Konserniohjeen soveltamisala Kaupungin konserniohjeella luodaan puitteet kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen omistajaohjaukselle, toimialamäärittelylle, hyvälle hallintotavalle ja raportoinnille. Ohjetta noudatetaan soveltuvin osin myös osakkuusyhteisöjen, liikelaitosten ja kuntayhtymien omistajaohjauksessa. Lisäksi tavoitteena on yhtenäistää konsernin yhtiöiden ja yhteisöjen johtamis- ja hallintokäytäntöjä ja siten varmistaa riittävää avoimuutta ja tiedonkulkua, tulostietojen oikeellisuutta, sisäisen ja ulkoisen valvonnan riittävyyttä ja toimivuutta, riskienhallintaa ja hyvää laskenta- ja kirjanpitokäytäntöä sekä tilintarkastustapaa. Konserniohje koskee kaupunkia ja sen tytäryhteisöjä sekä näiden tytäryhteisöjä (kirjanpitolain 1 luvun 5 :n tarkoittama määräysvalta). Kuntayhtymissä sekä niissä yrityksissä, joissa Ylöjärven kaupungilla on vähemmistöosuus tai yhteisöissä, joiden toimintaa kaupunki voi suurena palvelujen ostajana tai avustuksen antajana säädellä, tulee kaupungin edustajien noudattaa konserniohjetta soveltuvin osin. Ylöjärven kuntakonserniin kuuluvat yhtiöt on mainittu ohjeen liitteenä. Talousjohtaja päivittää liitettä konsernirakenteen muuttuessa. 3 Konserniohjeen hyväksyminen ja sitovuus Konserniohjeen hyväksyy kaupunginvaltuusto. Konserniohje saatetaan tiedoksi konserniin kuuluvien yhteisöjen yhtiökokouksessa ja hallituksessa. Konserniohjetta noudatetaan konserniin kuuluvissa tytäryhteisöissä, jollei niitä koskevasta lainsäädännöstä tai yhtiöjärjestyksestä tai säännöistä muuta johdu. Konserniohjeeseen sisältyvien yksittäisten ohjeiden ollessa ristiriidassa yhteisöä koskevien säännösten tai muun pakottavan lainsäädännön kanssa, noudatetaan voimassa olevaa pakottavaa lainsäädäntöä.

4 3 4 Konserniohjaus ja johtaminen Kaupunki ottaa huomioon, ettei se loukkaa konserniohjeella tytäryhteisön omistajien yhdenvertaisen kohtelun periaatetta. 4.1 Konsernijohto ja tehtävät Eri toimielinten johtosäännöissä ja kaupungin hallintosäännössä määrätään kaupungin viranomaisten tehtävien ja toimivallan jaosta sekä hallinto- ja päätöksentekomenettelystä. Kaupunginvaltuusto - määrittelee kunnan tavoitteet ja sen mukaiset omistajapolitiikan ja talouden linjaukset - päättää tarvittaessa kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen toiminnallisista ja taloudellisista tavoitteista - hyväksyy kunta- ja palvelustrategiaa toteuttavat konserniohjeet Kaupunginhallitus - valitsee edustajat tytär- ja osakkuusyhteisöjen yhtiökokouksiin tai vastaaviin kokouksiin - antaa ohjeet yhtiökokouksessa tai vastaavissa elimissä kaupunkia edustaville henkilöille kaupungin kannan ottamisesta käsiteltäviin asioihin, jollei ohjeiden antamista ole johtosäännöllä annettu kaupungin muulle viranomaiselle - vastaa tytäryhteisöjen valvonnan järjestämisestä - antaa tilinpäätöksen yhteydessä kaupunginvaltuustolle tiedot tytäryhteisöjen toiminnasta, taloudesta ja riskienhallinnasta - seuraa kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen toimintaa ja tekee tarvittaessa toimenpide-ehdotukset havaitsemistaan epäkohdista Kaupunginjohtaja ja johtoryhmä - Kaupunginjohtaja vastaa kuntakonsernin operatiivisesta johtamisesta kunnan osalta sekä seuraa johtoryhmän kanssa omistajapolitiikan toteutumista ja ilmoittaa havaitsemistaan epäkohdista kaupunginhallitukselle viivyttelemättä.

5 4 4.2 Edustajat tytäryhteisöjen hallintoelimissä Kaupungin edustajilla tytäryhteisöjen hallintoelimissä pitää olla riittävä tytäryhteisön toimialueen ja yritystalouden asiantuntemus, riippumattomuus ja kyky arvioida yhteisön hyvää hallintoja johtamistapaa. Valituille edustajille on luotava edellytykset asiantuntemuksensa ja osaamisensa kehittämiseen. Hallinto- ja kuntalain esteellisyyttä koskevat säännökset on otettava edustajia valittaessa huomioon. Esteellistä kaupungin edustajaa voidaan kuitenkin kuulla asiantuntijana kaupungin toimielimessä. Palkkioiden ja matka-/kulukorvausten määräytymisessä noudatetaan soveltuvin osin kaupungin palkkiosääntöä. 4.3 Edustajien ohjeistaminen Kuntalain 23 :n 2 momentin mukaan kaupunginhallitus tai johtosäännössä määrätty kaupungin muu viranomainen antaa tarvittaessa ohjeita kaupungin eri yhteisöjen ja säätiöiden hallintoelimissä edustaville henkilöille kaupungin kannan ottamisesta käsiteltäviin asioihin. 4.4 Tietojen antaminen kaupungille Tytäryhteisö raportoi lyhyesti toiminnastaan ja taloudestaan kirjallisesti kaupunginhallitukselle vähintään kahden viikon kuluessa kauden päättymisestä ja konsernitilinpäätöksen yhteydessä. Tarkemmat ohjeet raportoinnista antaa kaupunginhallitus talousarvion täytäntöönpano-ohjeissa. Tytäryhteisö lähettää tiedot talousjohtajalle. Tytäryhteisön tulee informoida ja tarvittaessa hankkia kaupungin, tavallisesti konsernijohdon ennakkokäsitys ainakin seuraavista keskeisistä asioista: - keskeisten toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden muuttamisesta - yhtiöjärjestyksen tai sääntöjen muuttamisesta - merkittävistä uusista investoinneista tai toiminnan muusta laajentamisesta - kiinteistö- tai yrityskaupoista - lainarahoituksen tarpeesta ja omaisuuden panttaamisesta tai vakuuden antamisesta - merkittävistä henkilöstöratkaisuista - riskienhallintajärjestelmästä

6 5 5 Konsernitilinpäätöksen laadintaan liittyvä ohjeistus 6 Konsernivalvonta ja tilintarkastus 7 Rahoitus 8 Riskien hallinta Kaupungin konsernitilinpäätöksen tarkoituksena on selvittää ne varat, velat ja vastuut, joihin kaupungilla on omistajuuteen tai sopimukseen perustuvaa määräysvaltaa, velvoitteita ja vastuuta. Konsernitilinpäätöksessä yhdisteltävien yhteisöjen on järjestettävä talous- ja tiliasioiden hoito niin, että konsernitilinpäätös voidaan laatia. Tällaisia seikkoja ovat: - tytäryhteisöjen tilikausi on kalenterivuosi - mahdollisimman yhdenmukaiset tilipuitteet ja mahdollisuus erottaa konsernin sisäiset liiketapahtumat - yhdenmukaiset arvostus- ja jaksotusperiaatteet (mm suunnitelman mukaisten poistojen laskeminen taseen pysyville vastaaville kunnassa hyväksytyn poistosuunnitelman mukaisesti) - konserniin kuuluvien yhteisöjen tilinpäätösten valmistuminen helmikuun loppuun mennessä, jolloin tilinpäätöstiedot ja pyydetyt liitetiedot annetaan kaupungille - tytäryhteisöjen yhdessä sovittavien keskeisten talouden tunnuslukujen seuranta tilinpäätöstietojen yhteydessä Talousjohtajalla on toimivalta antaa tarkempia ohjeita konsernitilinpäätöksen laatimista varten. Konsernivalvonnasta vastaa konsernijohto, joka voi käyttää apuna, talousjohtajaa, osastopäällikköä tai muuta sisäiseen tarkastukseen velvoitettua henkilöstöä. Kaupungin ja tytäryhteisöjen tilintarkastajiksi valitaan vähintään yksi sama tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö. Kuntakonsernin taloutta tulee suunnitella ja hoitaa kestävästi ja kokonaisvaltaisesti. Konsernin rahoitushuollossa hyödynnetään kaupungin hyvä luottokelpoisuus ja pyritään saamaan volyymietuja rahoituksen hankinnassa, sijoitustoiminnassa sekä maksuliikkeen hoidossa. Konserniosat eivät osallistu rahoittajaroolissa poliittiseen tukitoimintaan. Konserniin kuuluvien yhtiöiden hallitusten on huolehdittava siitä, että yhtiön toimintaan liittyvät riskit tunnistetaan ja niitä seura-

7 6 9 Henkilöstöpolitiikka 10 Tiedottaminen konsernin asioista taan. Kokonaisvastuu yhtiön riskienhallinnasta kuuluu hallitukselle. Kaupungille ja konserniin kuuluville yhteisöille järjestetään keskitetysti vakuutusturva. Vakuutukset kilpailutetaan mahdollisuuksien mukaan samalla kertaa ja ainakin kerran valtuustokaudessa. Kukin yhteisö hoitaa henkilöstöpolitiikkansa itse. Tytäryhteisöt pyrkivät kuitenkin noudattamaan soveltuvin osin kaupungin henkilöstöpolitiikan periaatteita. Etenkin harkinnanvaraisten työsuhteen etujen myöntämisessä yhteisöt pyrkivät noudattamaan kaupungin käytäntöä, eivätkä ne saa olla määrältään ja laadultaan ristiriidassa kaupungissa vallitsevan käytännön kanssa. Konsernissa otetaan huomioon sisäiset henkilöstön siirtotarpeet. Konsernissa pidättäydytään lisäeläke- ja muista erityisistä etuisuusjärjestelyistä. Kuntalain 29 2 mom mukaan kaupungin on sopivin tavoin tiedotettava asukkailleen yhteisön tai säätiön toiminnasta. Kaupunginhallitus ohjaa ja johtaa kaupungin ja kuntakonsernin viestinnän kokonaisuutta. Käytännössä koko konsernia koskevasta tiedottamisesta vastaa kaupunginjohtaja. Konserniin kuuluvat yhteisöt tiedottavat aktiivisesti itse niitä koskevista asioista.

8 LIITE KUNTAKONSERNI Konsernirakenteen kuvaus