Mitä kustannuksia julkisten toimijoiden kehittämisprojektille voidaan hyväksyä? Miten projektiseuranta on järjestettävä? 2-2015 1/27 Copyright Tekes
Tilitysohjeen sisältö Mitä asioita otettava huomioon heti projektin alussa Rahoituspäätöksen ja sen ehtojen hyväksyminen Projektikirjanpito ja työajanseuranta Hyväksyttävät kustannukset Rahapalkat Henkilösivu- ja yleiskustannukset Matkakustannukset Aineet ja tarvikkeet Laitekustannukset Ostetut palvelut Yksinkertainen kustannusarvio Projektimuutokset Hankintamenettelyt Asiointipalvelu 2/27
Mitä asioita otettava huomioon heti projektin alussa Projektin kustannusten ja työajan seurantajärjestelmät käyttöön heti, kun projekti on käynnistynyt Lue rahoituspäätös ja rahoituksen yleiset ehdot Päivitetty projektisuunnitelma on osa rahoituspäätöstä ja toimii pohjana kustannusten hyväksymiselle Selvitä hankintamenettelyt ja noudata hankintalakia Ennen päätöstä tehdyt sopimukset, purkuehto (ks. yleiset ehdot) Tiedota kirjanpitäjää/tilitoimistoa ja tilintarkastajaa projektista Perusteltuja muutoksia mahdollista tehdä projektin aikana 3/27
Rahoituspäätöksen ja sen ehtojen hyväksyminen Liite Y1 Palautettava 2 kuukauden kuluessa rahoituspäätöksen vastaanottamisesta De minimis -rahoituksessa 1 kk Rahoituksen yleiset ehdot Projektikirjanpito, projektin kustannukset Työajanseuranta, tunnin tarkkuudella Pankkitilitiedot Tilintarkastajan yhteystiedot Rahoituksen saajan virallinen allekirjoitus 4/27
Projektikirjanpito Rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että projektista aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen voidaan todentaa. Projektin asiakirjat ja muu projektin valvonnan ja tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto on säilytettävä vähintään viiden vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä. 5/27
Työajanseuranta Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tehdystä työstä. Kultakin raportointijaksolta on oltava saatavissa luotettava tieto henkilön kaikista tunneista, jotta projektin osuus palkkakustannuksista voidaan todentaa. Projektituntien lisäksi seurattava myös kokonaistyöaikaa jos henkilölle ei ole määritelty työaikaa. Tehdyt työtunnit on kohdistettava niille päiville, joina työ on tehty. Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esimiehen on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa. Vahvistamisesta on jäätävä merkintä seurantajärjestelmään. Työajanseurantaan liittyvä aineisto, tuntikohtaiset seurantaraportit sekä vahvistetut kuukausittaiset yhteenvedot on säilytettävä viiden vuoden ajan projektin viimeisen maksuerän maksamisesta. Esimerkki työajanseurannasta seuraavassa diassa. Tekesillä on oikeus jättää rahapalkat osittain tai kokonaan hyväksymättä, jos työajanseurantaa ei ole järjestetty yleisten ehtojen mukaisesti. 6/27
PROJEKTIN TYÖAJAN SEURANTA ORGANISAATIO Henkilön nimi Projektin nimi Projektitunniste kirjanpidossa (esim. projektinumero tms.) * Henkilön on pidettävä työajanseurantaa kokonaistyöajasta projektituntien lisäksi, jos häneen ei sovelleta Vuosi työaikalakia tai hänelle ei ole määritelty työaikaa. Kuukausi Pvm Tekes h Selite * Muu työ h tammi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Yhteensä Yhteensä *Henkilön kokonaistyöaika kuukaudessa Hyväksymispäivämäärä Hyväksyjän allekirjoitus Nimenselvennys työtunnit varmennetaan vähintään kerran kuukaudessa
Hyväksyttävät kustannukset Hyväksyttäviä kustannuksia ovat tutkimus-kehittämis- ja innovaatiotoiminnan menot, jotka ovat aiheutuneet projektista sen kestoaikana rahoituksen saajan kirjanpidossa nettomääräisiä. Projektille ei voi kohdistaa menoa, joka perustuu ennen projektijakson alkua tehtyyn tilaukseen, paitsi silloin, kun tilaukseen liittyy projektin käynnistymiseen kytketty purkamismahdollisuus. Menojen pitää olla maksettuja, kun ne tilitetään Tekesille. Tositteita ei tarvitse toimittaa tilityksen liitteenä. Tekes pyytää tarvittaessa lisätietoja kustannuksiin liittyen. 8/27
Rahapalkat Maksetut ennakonpidätyksenalaiset rahapalkat projektin teholliselta työajalta Enintään 11 kk/vuosi/hlö Työntekijä pitää itse työajanseurantaa tuntitasolla Palkkaa maksetaan kokonaistyöajasta, Tekesille tilitetään projektille kuuluva osuus Tilitetään palkkaerittelylomakkeella (Y4), liitetään kustannustilitykseen asioinnissa 9/27
Henkilösivukustannukset Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus tehollisen työajan rahapalkoista, enintään 50 % Yleiskustannukset Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus, enintään 20 % palkka- ja henkilösivukustannusten summasta Yleiskustannusluonteisia kustannuksia ei hyväksytä suorina kuluina 10/27
Matkakustannukset Verohallinnon määräysten mukaisesti Päätös verovapaista matkakustannusten korvauksista Ohje työmatkakustannusten korvauksista verotuksessa matkat, kilometrikorvaukset, päivärahat ja majoitukset Kustannukset hyväksytään enintään siltä osin kuin ne noudattavat laajuudeltaan ja suuruudeltaan organisaation tavanomaista tasoa 11/27
Aineet ja tarvikkeet Ulkopuolelta ostettavat aineet ja tarvikkeet laskutuksen mukaisina Vain projektille kohdistuva osuus Varastosta otto kirjanpidon hankintamenoarvoon 12/27
Laitekustannukset Pääsääntöisesti projektin käytössä (esim. henkilökohtaiset matkapuhelimet, tietokoneet ovat yleiskustannuksia, ei laitekustannuksia) Vain projektille kohdistuva osuus Laiteostot Projektiin ostettavan laitteen tai ohjelmiston hankintameno, kun se on pääosin projektin käytössä ja laitteen taloudellinen vaikutusaika on enintään kolme vuotta. Jos projektin kestoaika on laitteen taloudellista vaikutusaikaa lyhyempi => hyv. projektin kestoajalta kertyvien poistojen osuus. Poistot Projektin käytössä olevien koneiden ja laitteiden poisto-osuus kirjanpidon suunnitelman mukaisena edellyttäen, ettei ole saatu muuta julkista eikä EU:n rahoitusta Vuokrat Projektin ajalle kohdistuva osuus vuokrauskustannuksista 13/27
Ostetut palvelut Ostetut palvelut kotimaisilta pk-yrityksiltä alle 250 henkilön yritykset Ostetut palvelut kotimaisilta julkisilta tutkimusorganisaatioilta yliopistot, ammattikorkeakoulut ja julkiset (ei yksityisiltä) tutkimuslaitokset Ostetut palvelut muilta kotimaisilta yrityksiltä / yhteisöiltä ostot kotimaisilta yli 250 henkilön yrityksiltä yhteisöiltä Ostetut palvelut Euroopan sisämarkkina-alueelta Euroopan talousalue ja Sveitsin valaliiton alue Ostetut palvelut Euroopan sisämarkkina-alueen ulkopuolelta Ostot ulkomailta, jotka ovat Euroopan sisämarkkina-alueen ulkopuolella 14/27
Ostetut palvelut Yrityksen ulkopuolelta ostetut suunnittelu- ja tutkimustyöt sekä selvitykset laskutuksen mukaisina Projektin tilintarkastus-, tiedonhankinta- ja lisenssin ostomenot voidaan sisällyttää ostopalvelukustannuksiin Meno, joka perustuu ennen projektin alkua tehtyyn tilaukseen, voidaan hyväksyä vain, jos tilaukseen liittyy projektin käynnistymiseen kytketty purkamismahdollisuus Lahjoitukset, stipendit ja apurahat sekä rahoituksen saajan rahoitusosuudet tutkimusorganisaatiossa toteutettavaan projektiin eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia Hankinnat, jotka on tehty vastoin julkisista hankinnoista annettuja säännöksiä ja rahoituksen saajan hallinnon antamia ohjeita eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia. 15/27
Yksinkertainen kustannusarvio Rahoitus enintään 100.000 euroa de minimis -rahoitusta => yksinkertainen kustannusarvio Hyväksyttävät kustannukset Rahapalkat teholliselta työajalta Henkilösivukustannukset (enintään 50 % palkoista) Ostetut palvelut Muut kustannukset (enintään 20 % rahapalkkojen ja ostettujen palveluiden yhteissummasta) Muiden kustannusten sisältöä ei tarvitse raportoida 16/27
Ostettujen palvelujen erityispiirteet yksinkertaisessa kustannusarviossa Rahoituksen saajan on eriteltävä ostetut palvelut sisältöraportissa kohdassa Voimavarat ja yhteistyö Toimittaja, sisältö, hankinnan arvo Käytetyt hankintamenettelyt Muihin kustannuksiin sisältyviä eriä ei voi tilittää ostetuissa palveluissa (yleis-, matka-, aine- ja tarvike- sekä laiteostot, -poistot ja -vuokrat) 17/27
Muut kustannukset Enintään 20 % rahapalkkojen ja ostopalvelujen yhteismäärästä Kerroin sisältää yleis-, matka-, aine- ja tarvike-kustannukset sekä laiteostot, laitepoistot ja -vuokrat Näitä kustannuksia ei voi tilittää palkoissa tai ostettavissa palveluissa Muita kustannuksia ei tarvitse eritellä eikä raportoida eikä näiden tarvitse sisältyä projektikirjanpitoon 18/27
Kustannukset, joita ei hyväksytä Edustuskulut, lahjoitukset, stipendit tai apurahat Liiketaloudellisesta toiminnasta syntyneet kustannukset Tuotantoon, mainontaan, markkinointiin tai myyntiin liittyvät kustannukset, kuten matkat, esitteet, ilmoituskulut tai messut Rahoituskulut Rahoituksen saajan rahoitusosuudet tutkimusorganisaatiossa toteutettavaan projektiin Osamaksukaupan ehdoin tehtyjen hankintojen rahoitus-, hallinto-, vakuutus-, korjaus-, huolto- tai muut vastaavat menot Laitteiden vuokraamiseen liittyvät menot siltä osin kun ne ylittävät kyseisen hankinnan ostohintaa vastaavat vuokramenot projektin kestoajalta. Projektisuunnitelmaan kuulumattomat kustannukset. 19/27
Projektimuutokset Kirjallinen hakemus perusteluineen Tekesille etukäteen Yleisimpiä projektimuutoksia sisällöllinen muutos aikataulumuutokset raportointipäivän siirto vastuullisen johtajan vaihtaminen muutos pankkitiedoissa (tilinumeron muutos Y1-lomakkeella) Projektin toteuttamisen kannalta keskeisistä henkilömuutoksista ja muista merkittävistä muutoksista on välittömästi ilmoitettava Tekesille Muutoshakemuksena voi käyttää Tekesin verkkosivuilta saatavaa projektimuutoslomaketta. Lähetetään suojatulla sähköpostiyhteydellä https://asiointi.tekes.fi/suojaposti 20/27
Hankintamenettelyt Projektissa tehtyihin hankintoihin sovelletaan julkisista hankinnoista annettuja säännöksiä ja rahoituksen saajan hallinnon antamia ohjeita. Jos julkinen hankintayksikkö on tehnyt hankinnan vastoin hankintasäännöksiä, hankintahinta ei ole projektille hyväksyttävä kustannus. Hankinnoista on pyydettäessä toimitettava selvitys (kilpailutus tai suorahankinta). Loppuraportin yhteydessä toimitettava riippumattoman tilintarkastajan tarkastusraportti, jossa tilintarkastaja on ottanut kantaa hankintasäännösten noudattamiseen. Lue ohje Tekesin nettisivuilla http://www.tekes.fi/globalassets/global/rahoitus/hankintalaki_ja_tekes-rahoitus.pdf 21/27
Asiointipalvelu Raportti ja tilitys tehdään Tekesin asiointipalvelussa www.tekes.fi/asiointi sivulta löytyy ohjeistusta raportointiin ja tilittämiseen Lisätiedot jo toimitettuun raporttiin ja tilitykseen tehdään sähköpostin kautta suojatulla sähköpostiyhteydellä https://asiointi.tekes.fi/suojaposti Vastuullisen johtajan erillistä vakuutusta ei tarvita Tilintarkastajan tarkastuskertomus liitettävä kustannustilitykseen loppuraportin yhteydessä 22/27
Projektin vastuullinen johtaja Projektin vastuullinen johtaja vastaa siitä, että kustannukset kohdistuvat projektiin kustannukset ovat syntyneet projektin kestoaikana ja ovat maksettuja kustannukset on tilitetty nettomääräisinä kustannusten ja kirjanpidon menokirjausten välinen yhteys on todennettavissa. 23/27
Projektin tilintarkastajan tarkastusraportti Lopputilitykseen liitetään riippumattoman tilintarkastajan (KHT, HTM, JHTT) määrämuotoinen tarkastusraportti löytyy Tekesin verkkosivuilta www.tekes.fi/asiointi Raportti koskee projektin koko kestoaikaa ja kaikkia tilitettyjä kustannuksia Tilintarkastaja kiinnittää erityistä huomiota, että projektikirjanpito ja työajanseuranta on toteutettu rahoituspäätöksen yleisten ehtojen mukaisesti ja että jäljitettävyysketju on aukoton Jos yksinkertainen kustannusarvio: ei tarvitse ottaa kantaa Muut kustannukset -kertoimeen sisältyviin kustannuksiin Tarkastusraportin kustannus voidaan hyväksyä projektille Tekesiin toimitettava tilityksen liitteenä laskukopio ja maksutosite 24/27
25/27
Muuta Avustuksesta voidaan maksaa enintään 90 % ennen lopputilitystä Muu julkinen tuki projektin kustannuksiin ilmoitettava Tekesiin Viranomaisvalvonta: aineisto säilytettävä viiden vuoden ajan projektin päättymisestä (myös henkilökohtainen työajanseuranta) De minimis -tuen kokonaismäärän seuranta (max. 200.000 euroa kolmen verovuoden aikana (koko konsernitasolla) Kertymistä seuraa rahoituksen saaja 26/27
Tekes jakaa kasvun ja uudistumisen riskiä Ota rohkeasti yhteyttä 029 505 5050 Asioi verkossa www.tekes.fi/asiointi Asioinnin tekninen neuvonta 029 505 5051 27/27