OYS ERVA LABORATORIOKESKUS Perustamissuunnitelma Valmistelutoimikunta 30.08.2011
SISÄLLYSLUETTELO SIVU 1. Johdanto 3 2. ERVA laboratoriotoiminnan tavoitteet ja periaatteet 3 3. ERVA laboratoriokeskuksen muodostaminen 5 4. Laboratoriokeskuksen toimintamalli ja organisaatio 6 5. Laboratoriokeskuksen ohjaus ja johtaminen 7 6. Henkilöstöjärjestelyt ja henkilöstöhallinnon järjestäminen 11 7. Taloushallinnon ja tukipalvelujen järjestäminen 13 8. Tietojärjestelmät ja tietohallinnon järjestäminen 17 9. Arvio ehdotettujen järjestelyjen kustannusvaikutuksista 22 10. Laboratoriokeskuksen muodostamisen aikataulu 22 11. Ehdotukset jatkotoimenpiteitä varten 23 Liitteet: 1. Hankkeen valmistelutoimikunnan ja valmisteluryhmien kokoonpanot Käytetyt lyhenteet: Kainuu: Kainuun maakunta kuntayhtymä LSHP: Lapin sairaanhoitopiiri LPSHP: Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiri KPSHP: Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoito- ja peruspalvelukuntayhtymä PPSHP: Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri 2
1. JOHDANTO Oulun yliopistollisen sairaalaan erityisvastuualueella (OYS-ERVA) tavoitellaan asiaa koskevan esiselvityksen ja sitä koskevien Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoito- ja peruspalvelukuntayhtymän, Lapin, Länsi-Pohjan ja Pohjois- Pohjanmaan sairaanhoitopiirien sekä Kainuun maakunnan kuntayhtymien (jäljempänä kuntayhtymät) päätösten mukaan järjestelyä, jonka avulla tähdätään sosiaali- ja terveydenhuollon laboratoriotoiminnan nykyistä keskitetympään organisointiin. Järjestelyä varten on muodostettu hankeorganisaatio, johon on kuulunut valmistelutoimikunta (pj. Aino-Liisa Oukka) ja neljä valmisteluryhmää; toimintamalliryhmä (pj. Markku Koskela), henkilöstöryhmä (pj. Juha Jääskeläinen), talousryhmä (pj. Timo Kauppinen) ja tietohallintoryhmä (pj. Hannu Saarni). Lisäksi perussopimusta, sääntöjä ja ohjausjärjestelmää ja laboratoriokeskuksen johto-organisaatiota koskevasta valmistelutyöstä valmistelutoimikunnalle on huolehtinut ulkopuolinen projektipäällikkö (Seppo Tuomola). Valmistelutoimikunnan ja valmisteluryhmien kokoonpanot käyvät ilmi liitteestä 1. Hankkeelle hyväksytyn työsuunnitelman mukaan valmistelutyön tarkoituksena on ollut saada aikaan laboratoriokeskuksen perustamista koskevaa päätöksentekoa varten tarvittavat perustamisasiakirjat, joihin kuuluvat erikseen laadittu perussopimus sekä tässä esitettävä perustamissuunnitelma. Tämän ohella neljän valmisteluryhmän raportit sekä muu yksityiskohtainen valmisteluaineisto on koottu omaksi liiteraportikseen. Valmistelutyössä on lähdetty siitä, että em. perustamisasiakirjoissa laboratoriokeskuksen perustamista koskeva valmistelu saatetaan niin pitkälle, että käytettävissä on laboratoriokeskuksen perustamista koskevaa päätöksentekoa varten keskeiset tarvittavat tiedot ottaen kuitenkin huomioon, että laboratoriokeskuksen omalle päätöksenteko-organisaatiolle ja toimivalle johdolle jatkossa jää riittävästi mahdollisuuksia suunnitella johtamansa organisaation käytännön järjestelyjä. Sekä valmistelutoimikunta että valmisteluryhmät ovat edenneet työssään varsin ripeästi runsaan puoli vuotta kestäneessä prosessissa. Vaikka työskentely on tapahtunut hyvässä yhteistyössä ja keskeisistä ehdotuksista ollaan valmisteluorganisaatiossa oltu yksimielisiä, sisältyy perustamissuunnitelmaan, sen johtoorganisaatiota ja johtosääntöä koskevaan esitykseen eriävä näkemys. Valmistelutoimikunta jättää erikseen esitettävän ehdotuksen perussopimukseksi ja tässä esitettävän perustamissuunnitelman kuntayhtymien käsiteltäväksi ja ehdottaa, että OYS ERVA laboratoriokeskus jäljempänä lähemmin esitettävien toimenpide-ehdotusten mukaisesti perustettaisiin muodollisesti 01.01.2012 se aloittaisi varsinaisen toimintansa 01.01.2013 lukien. 2. ERVA LABORATORIOTOIMINNAN TAVOITTEET JA PERIAATTEET ERVA laboratoriotoiminnan tavoitteiksi asetetaan seuraavaa: Potilaille taataan mahdollisuus omien asiointiyhteyksiensä ja valintojensa mukaisesti käydä näytteenotossa missä tahansa kunnallisessa palvelupisteessä ERVA alueella 3
ERVA laboratorion toimintamallissa otetaan huomioon se, että perusanalytiikan piiriin kuuluva lähipalvelujen saatavuus perusterveydenhuollon toimipisteissä koko ERVA alueella turvataan Tutkimuspyyntöjen ja vastausten välittämistä sekä laboratoriotutkimustietojen muuta diagnostista käyttöä varten luodaan ERVA alueen yhteinen sähköinen toimintamalli, joka tekee mahdolliseksi tiedon kulun ja tietojärjestelmäyhteydet eri toimipisteiden välillä Laboratoriotoiminnan perusprosessit, laatujärjestelmät, laitekanta ja tietojärjestelmät määritellään ja yhdenmukaistetaan Henkilöstön saatavuus ja pysyvyys turvataan ja osaaminen varmistetaan tehostamalla yhteisen laboratoriokeskuksen ja koulutusorganisaatioiden yhteistyötä ja täydennyskoulutusta ja ammatillista tukea kehittämällä yhteisesti kaikkien kuntayhtymien alueiden yksiköissä Henkilöstön asema turvataan siirtosopimuksin ja yhteinen henkilöstöpolitiikka määritellään Hankinnat/alihankinnat hoidetaan yhteisesti siten, että hankintasopimusten mittakaavaedut voidaan täysimääräisesti hyödyntää. Yhteishankintajärjestelmä määritellään ja siihen liittyvät voimassa olevat sopimukset ja sitoumukset arvioidaan uudelleen. Menettelytavat ulkoa ostettavan ja itse tuotettavan palvelun kustannusvertailujen järjestelmälliseksi suorittamiseksi määritellään Kustannustehokkuutta parannetaan. Kustannustaso on vuoden 2015 lopun tilanteessa reaalirahassa laskien 8 % alhaisempi kuin se on vuoden 2010 lopussa yhteenlaskettuna nykyisten organisaatioiden toiminnassa ilman toteuttavia muutoksia Edellä esitettyjen tavoitteiden toteuttamiseksi noudatetaan seuraavia periaatteita: Laboratoriopalvelujen tuotannon organisoinnissa ja johtamisessa sovelletaan liikkeenjohdollista toimintatapaa kuntalain muutoksen liikelaitossäännösten mukaisesti Henkilöstösiirrot toteutetaan liikkeenluovutusperiaattein ja noudattaen henkilöstön siirtosopimuksessa sovittuja periaatteita Järjestelyissä ei suoriteta raskaita omistussuhdejärjestelyjä (tilat, kiinteät laitteet jne.), vaan po. kysymyksissä tähdätään ensisijaisesti vuokrasopimusmalliin Organisaatio pidetään matalana ja päällekkäiset hallintotyöt karsitaan. Tukipalvelut toteutetaan rationaalisesti Avoin, läpinäkyvä ja aiheuttamisperusteinen kustannuslaskenta ja laskutus järjestetään Omistajaohjauksen pelisäännöt päätöksentekoon ja ohjausjärjestelmään määritellään Kuten johdantoluvussa aiemmin on todettu, muodostettavan laboratoriokeskuksen omat päättäjät ja toimiva johto määrittelevät yksityiskohtaisemmin uuden johtamansa organisaation tavoitteet ja toimintatavat. 4
3. ERVA LABORATORIOKESKUKSEN MUODOSTAMINEN OYS -erityisvastuualueen laboratoriotoimintaa varten ehdotetaan perustettavaksi kuntalain 10 a luvun tarkoittama liikelaitoskuntayhtymä, jonka omistajina ovat Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoito- ja peruspalvelukuntayhtymä, Lapin, Länsi- Pohjan ja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirien kuntayhtymät sekä Kainuun maakunnan kuntayhtymä (kuntayhtymät). Liikelaitoskuntayhtymän toiminnan piiriin kuuluu em. kuntayhtymien laboratoriotoiminta sekä niiden terveyskeskusten laboratoriopalvelut, jotka jo tähän mennessä on siirretty ao. kuntayhtymien vastuulle. Myös muiden terveyskeskusten laboratoriopalvelut voidaan jatkossa siirtää perustettavan laboratoriokeskuksen toiminnaksi, mikäli kunnat niin päättävät. Liikelaitoskuntayhtymän virallinen nimi on Pohjois-Suomen laboratoriokeskuksen liikelaitoskuntayhtymä (kuntalain mukaan virallisessa nimessä on esiinnyttävä liikelaitoskuntayhtymä ). Kutsumanimenä ehdotetaan käytettäväksi nimeä Pohjois-Suomen laboratoriokeskus. Liikelaitoskuntayhtymän perustavat kuntayhtymät valtuustojensa yhtenevin päätöksin. Perustamispäätös tehdään hyväksymällä erikseen laadittu perussopimusehdotus sitä muuttamatta ja/tai sen toteuttamiselle ehtoja asettamatta. Liikelaitoskuntayhtymän omistamisesta (peruspääomasta ja sen jäsenosuuksista) määrätään perussopimuksessa. Kun lähtökohtana valmistelussa on ollut, ettei raskaita kiinteistöjen ja muun kiinteän pääoman siirtoja liikelaitoskuntayhtymälle suoriteta, muodostaa avaavan taseen peruspääoman kuntayhtymiltä apporttina siirrettävä käyttöomaisuus. Asiaa käsitellään lähemmin jäljempänä. Perussopimuksen mukaan laboratoriokeskuksella on yhtymäkokous, johon kukin kuntayhtymä valitsee kuhunkin yhtymäkokoukseen erikseen kolme (3) edustajaa. Kuntayhtymän valitsemien edustajien yhteinen äänimäärä yhtymäkokouksessa määräytyy siten, että yhdelläkään jäsenellä ei ole yksinkertaista enemmistöä yhtymäkokouksen yhteenlasketusta äänimäärästä. Yhtymäkokouksen kokonaisäänimäärä on yhdeksänkymmentäkuusi (96) ääntä. Väestöpohjaltaan suurimman jäsenen valitsemien edustajien yhteenlaskettu äänimäärä on neljäkymmentäviisi (45) ääntä ja väestöpohjaltaan pienempien jäsenten yhteenlaskettu äänimäärä on viisikymmentäyksi (51) ääntä, mikä äänimäärä jakautuu väestöpohjaltaan pienempien jäsenten kesken vuosittain väestötietolaissa tarkoitettuun väestötietojärjestelmään otetun jäsenen vuodenvaihteen asukaslukujen suhteessa lähimpään kokonaislukuun pyöristettynä. Yhtymäkokouksen tehtävistä määrätään lähemmin perussopimuksessa ja yhtymäkokousta varten on laadittu erikseen liiteaineistoon sisältyvä työjärjestys kuntaliiton asiaa koskevan mallin pohjalta. Po. työjärjestys ehdotetaan tarkistettavaksi liikelaitoskuntayhtymän toimivan johdon ja valitun yhtymäkokouksen toimesta. Laboratoriokeskuksen toiminnan ohjausta varten liikelaitoskuntayhtymällä on johtokunta. Yhtymäkokous valitsee johtokuntaan kunnallisvaalikautta vastaavaksi toimikaudeksi seitsemän (7) jäsentä ja heille henkilökohtaiset varajäsenet sekä määrää yhden jäsenistä puheenjohtajaksi ja yhden varapuheenjohtajaksi. Jäsenistä viisi (5), yksi kunkin jäsenenä olevan kuntayhtymän alueelta, edustaa jäseniä, yksi (1) Oulun yliopistoa sekä yksi (1) elinkeinoelämän liikkeenjohdollista asiantuntemusta. 5
Johtokunnan tehtävistä määrätään lähemmin perussopimuksessa ja hallintosäännössä. 4. LABORATORIOKESKUKSEN TOIMINTAMALLI JA ORGANISAATIO Perustettavan laboratoriokeskuksen toimintamalli ja toimintaorganisaatio on suunniteltu toimintamalliryhmässä. Valmistelussa on otettu huomioon myös kliinisen fysiologian, kliinisen neurofysiologian, patologian ja isotooppilääketieteen asiantuntijoiden näkemykset. Toimintamalliryhmän raportti sisältyy erikseen esitettävään, tämän perustamissuunnitelman liiteaineistoon. Toimintamalli Laboratoriokeskuksen muodostavat toimintamalliryhmän esityksen mukaisesti tässä vaiheessa kliinisen kemian ja hematologian, kliinisen genetiikan laboratoriotoiminnan ja kliinisen mikrobiologian sekä kliinisen fysiologian, kliinisen neurofysiologian ja isotooppilääketieteen laboratorioerikoisalat siltä osin kuin ne kuuluvat nykyisiin keskussairaaloiden laboratorioihin. Palvelut järjestetään liikelaitoksen laboratorioissa ja niissä terveyskeskusten laboratorioissa, joilla on palvelutuotannosta sopimus liikelaitoksen kanssa seuraavasti: Lähipalveluina tuotetaan vähintään näytteenottotoimintaa ja toiminnassa tarvittavaa vierianalytiikkaa sisältäen lepo-ekg- ja spirometriatutkimuksia sekä sellaista enimmäkseen pienimuotoista laboratorioanalytiikkaa, joka katsotaan kliinisessä toiminnassa tarpeelliseksi ja jonka järjestäminen ei ole muulla tavalla järkevää Seudullisina palveluina järjestetään ne laboratoriopalvelut, joita ei pitkien etäisyyksien vuoksi pystytä keskittämään aluelaboratorioon niin, että vastaukset saataisiin riittävän nopeasti Alueellisina palveluina tuotetaan sairaaloiden ja niiden vastuualueiden terveyskeskusten laboratoriopalvelut pääsääntöisesti keskitetysti ottaen kuitenkin huomioon edellä mainitut alueen logistiset mahdollisuudet palvelun nopeudessa Keskitettyinä palveluina tuotetaan ne laboratoriotoiminnat, joita ei kannata hajauttaa useaan aluelaboratorioon. Tuotanto tapahtuu yliopistosairaalan laboratoriossa tai jossakin muussa aluelaboratoriossa. Nykyisin alihankintana toteutettavista laboratoriotutkimuksista kotiutetaan ne, jotka toiminnallisista tai taloudellisista syistä ovat perusteltuja. Tutkimuksista ulkoistetaan ne, jotka saadaan laadullisesti, taloudellisesti ja logistisesti muualta edullisemmin. Toimintamalliryhmä on esittänyt, että yhteensä n. 2 milj. euron suuruisesta ostopalveluvolyymista tullaan laboratoriokeskuksen tultua perustetuksi osaamisalueiden toimesta määrittelemään tutkimukset, jotka on perusteltua tuottaa laboratoriokeskuksen omana toimintana. Aluelaboratorioiden välisessä työnjaossa silloin, kun analytiikkaa ei järjestetä joka laboratorioon lähdetään siitä, että sellaiset laboratoriotoiminnat, joita ei kannata hajauttaa useaan aluelaboratorioon, keskitetään yliopistosairaalan aluelaboratorioon tai johonkin aluelaboratorioista. 6
Toimintaorganisaatio Laboratoriokeskuksen toimintaorganisaation ehdotetaan olevan yksilinjainen, toimitusjohtajan johtama organisaatio, jossa on viisi aluelaboratoriota. Kukin aluelaboratorio edustaa omaa sairaanhoitopiiriään. Aluelaboratorio tuottaa alueensa sairaaloiden ja siihen kuuluvien terveyskeskusten laboratoriotutkimukset ja ohjaa alueensa seutulaboratorioiden toimintaa liikelaitoksen johdon ja osaamisalueilla tehtyjen linjausten mukaisesti. Aluelaboratoriot vastaavat oman alueensa toiminnallisten kehitystarpeiden kartoittamisesta ja tekevät esityksiä sen perusteella liikelaitoksen johdolle ja osaamisalueille. Aluelaboratoriossa voi olla seutulaboratorioita, joissa tuotetaan ne tutkimukset, jotka on tarpeen mukaan sovittu tuotettavan seudullisina palveluina. Aluelaboratorion johtaja keskusteltuaan paikallisten terveydenhuollon kliinisten toimijoitten kanssa tekee ehdotuksen seudullisesti toteuttavasta analytiikasta. Aluelaboratoriossa toimii lähipalveluyksiköitä, joissa otetaan näytteitä ja tehdään tarvittava vierianalytiikka, johon sisältyy ekg ja spirometria. Muita laboratoriotutkimuksia tehdään lähipalveluina palvelusopimusten ja terveyskeskusten resurssien mukaan. Toiminnallinen koordinaatio Laboratoriotoiminnan toiminnallista koordinaatiota varten laboratoriokeskuksessa toimii osaamisaluejärjestelmä ja osaamisalueiden asiantuntijakoordinaatio. Osaamisalueet kattavat sekä laboratorioerikoisalat sopiviin osaalueisiin jaettuna että keskeiset laboratoriotoiminnan tukialueet. Tällä järjestelmällä asiantuntijuus voidaan turvata ja toteuttaa tasapuolisesti kaikissa aluelaboratorioissa yhteistyössä yksilinjaisen hallinto-organisaation kanssa. Osaamisalueella suunnitellaan laboratoriokeskuksen tuotannollinen toiminta. Osaamisalueen koordinaattorina tulee toimia alan asiantuntija ja hän raportoi toimitusjohtajalle. Osaamisalueen asiantuntijakoordinaattorin tehtävät määritellään erikseen laboratoriokeskuksen johtokunnan toimintaohjeessa. Osaamisalueen asiantuntijakoordinaattori voi toimia missä tahansa aluelaboratoriossa. Toiminnallisen koordinaation edistämiseksi toimintamalliryhmä pitää välttämättömänä laboratoriotutkimusnimikkeistön harmonisointia. Tämä tulisi tehdä vuoden 2012 loppuun mennessä Kuntaliiton laboratoriotutkimusnimikkeistön mukaisesti, jotta nimikkeistöerot eivät estäisi toimintojen yhdenmukaistamista. 5. LABORATORIOKESKUKSEN OHJAUS JA JOHTAMINEN Laboratoriokeskuksen ohjausta ja johtamista käsitellään yksityiskohtaisemmin liiteaineistoraportissa. Tässä esitettävä yhteenveto perustuu em. raportin, valmistelutoimikunnassa hyväksyttyihin linjauksiin, joihin kuitenkin sisältyy jäljempänä lähemmin esitettävä eriävä näkemys ja asiaa koskeva kompromissiehdotus. Periaatteet Pohjois-Suomen laboratoriokeskus on kunnallinen liikelaitos, jonka toiminnasta ja 7
päätöksenteosta säädetään kuntalain 15.05.2007 annetussa muutoksessa (10 a luku). Em. säännösten mukaisesti laboratoriokeskuksen toiminnan ohjauksessa ja johtamisessa noudatetaan seuraavia periaatteita: Omistajaohjauksen (omistajakuntayhtymien) vaateet toteutetaan Asiakkuutta (sekä yhteisö- että potilasasiakkuutta) painotetaan Yhteys yhteisöasiakkaisiin perustuu sopimuskumppanuuteen Laboratoriokeskuksella on yhtenäinen ja yhdenmukainen toimintajärjestelmä Laboratoriokeskus tekee pitkäjänteistä ja uudistuvaa tutkimus-, kehittämis- ja laatutyötä Henkilöstön kehittämiseen, kannustamiseen ja osallistumiseen panostetaan Organisaatio pidetään matalana ja hallinto rationaalisena, Toiminnan ja talouden seuranta ja arviointi on avointa, säännöllistä ja jatkuvaa Em. periaatteita noudatetaan sekä koko laboratoriokeskuksen tasolla että sen yksiköissä. Päätöksenteko Laboratoriokeskuksen ylimpänä päätöksentekijänä toimii yhtymäkokous, jonka edustajien valinnasta, tehtävistä ja äänivallasta määrätään perussopimuksessa. Yhtymäkokouksen rooli painottuu omistaja-ohjauksen piiriin kuuluviin asioihin ja strategisiin kysymyksiin. Yhtymäkokousta on käsitelty tässä perustamissuunnitelmassa aiemmin luvussa 3. Pohja yhtymäkokouksen työjärjestystä varten sisältyy liiteaineistoraporttiin. Operatiivisesta päätöksenteosta laboratoriokeskuksessa huolehtii yhtymäkokouksen valitsema johtokunta, jonka tehtävistä, jäsenten määräytymisestä ja toimivallasta määrätään perussopimuksessa ja hallintosäännössä. Kunnallisessa liikelaitosjärjestelyssä johtokunnalla on keskeinen rooli palvelutuotannon käytännön järjestämistä koskevassa päätöksenteossa, toiminta- ja taloussuunnittelussa sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisessä. Johtokunnan tehtäviä ja toimivaltaa kuvataan lähemmin hallintosäännössä, joka sisältyy liiteaineistoraporttiin. Ohjaus- ja johtamisjärjestelmä Ohjaus- ja johtamisjärjestelmän ehdotetaan koostuvan (1) laboratoriokeskuksen strategiasta/liiketoimintasuunnitelmasta, (2) palvelusopimuksista, (3) toiminta- ja taloussuunnitelmasta ja talousarviosta, (4) tulosbudjeteista sekä (5) seurannasta ja raportoinnista. Keskeisenä ohjausinstrumenttina koko laboratoriokeskukselle voidaan pitää strategiaa, johon sisältyvät myös omistajaohjauksen linjaukset. Liiketoimintasuunnitelma liittyy erityisesti toiminnan käynnistymisvaiheeseen sekä tilanteisiin, joissa laboratoriokeskus käynnistää uusia toimintoja tai toimintakonsepteja. Liiketoimintasuunnitelman ehdotetaan tässä kuitenkin olevan osa strategiaa. Palvelusopimuksilla tarkoitetaan laboratoriokeskuksen asiakasyhteisöjen kanssa tehtäviä talousarviovuotta koskevia sopimuksia palvelujen tuottamisesta. Toiminta- ja taloussuunnitelma sekä talousarvio ovat vuosisuunnittelun keskeisiä asiakirjoja, ja niistä päättää laboratoriokeskuksen johtokunta. Tulosbudjetit ovat laboratoriokeskuksen käyttösuunnitelmia, jotka laaditaan vastuualuekohtaisesti. 8
Laboratoriokeskuksen ohjaus- ja johtamisjärjestelmää sekä em. asiakirjojen rakennetta ja sisältöä kuvataan yksityiskohtaisemmin liiteaineistoraportissa. Ns. pelisääntökysymykset Ohjaus- ja johtamisjärjestelmään liittyy useita kysymyksiä, joita varten on laadittava varsinaisia sääntöjä yksityiskohtaisemmat toimintaohjeet. Tällaisia pelisääntökysymyksiä erityisesti liikelaitoskuntayhtymämuotoisen toiminnan kyseessä ollessa ovat: tuotteistus, kustannuslaskenta, hinnoittelu, kilpailuttamiskysymykset, alihankintamenettely, tuloksen käsittely, kannustuselementtien käyttö sekä toimivallan delegointi. Em. asiakokonaisuuksia varten tarvitaan johtokunnan vahvistamat toimintaohjeet, jotka on laadittava erikseen sen jälkeen, kun toimiva johto on rekrytoitu. Mainittuihin kysymyksiin liittyviä keskeisiä linjauksia on lähemmin käsitelty liiteaineistoraportissa. Johto-organisaatio Laboratoriokeskuksen organisaation perusratkaisuna on edellä luvussa 4 kuvattu aluelaboratoriomalli, jonka puitteissa kuitenkin huolehditaan toiminnallisesta koordinaatiosta yli aluelaboratorioiden ns. osaamisalueperiaatteella. Laboratoriokeskuksen organisaatio jäsentyy yhtymähallintoon, aluelaboratorioihin ja nämä tarpeen mukaan vastuualueisiin. Mahdolliset seutulaboratoriot muodostavat omat aluelaboratorioiden alaiset vastuualueensa. Laboratoriokeskus muodostaa liikelaitosorganisaation, jota johtaa toimitusjohtaja. Toimitusjohtajan tehtävistä ja toimivallasta määrätään hallintosäännöllä. Toimitusjohtajan välittömässä alaisuudessa toimivat aluelaboratorioiden laboratoriojohtajat. Laboratoriojohtajien tehtävistä ja toimivallasta määrätään hallintosäännöllä. Lisäksi toimitusjohtajan alaisuudessa toimii laboratoriokeskuksen keskitettyjen hallinnollisten tehtävien valmistelusta huolehtiva yhtymähallinto. Yhtymähallinnossa toimii terveydenhuoltolain tarkoittamana vastaavana lääkärinä johtava lääkäri, jonka tehtävistä määrätään niin ikään hallintosäännöllä. Sen soveltamiseksi, mitä luvussa 4 on laboratoriokeskuksen, kaikkia aluelaboratorioita koskevasta toiminnallisesta koordinoinnista todettu on laboratoriokeskuksella erikseen toimintamalliryhmän määrittelemiä osaamisalueita, joilla kullakin on toimitusjohtajan alaisuudessa tässä tehtävässään toimiva koordinaattori. Osaamisalueiden koordinaattoreiden tehtävänä on: 1. toimia aluelaboratorioiden edustajista muodostetun osaamisalueen asiantuntijaryhmän vastuuhenkilönä, 9
2. koordinoida ja kehittää osaamisalueensa ammatillista toimintaa yhdessä asiantuntijaryhmän kanssa aluelaboratorioiden tarpeiden ja resurssien mukaisesti, 3. tehdä esityksiä toimitusjohtajalle ja aluelaboratorioiden johtajille osaamisalueensa kehittämistä ja toiminnan muutoksia koskevissa asioissa sekä 4. ylläpitää ja kehittää osaamisalueensa opetus- ja tutkimustoimintaa Johtokunta voi toimitusjohtajan esityksestä muodostaa osaamisalueita kulloinkin esiin tulevien tarpeiden ja toimintavaatimusten mukaisesti. Sen soveltamiseksi, mitä hallintosäännössä yhtymähallinnosta todetaan, ehdotetaan, että laboratoriokeskuksen yhtymähallintoon kuuluvat laboratoriokeskuksen yhteisten ja keskitetysti hoidettavien hallintotehtävien valmistelua ja hoitamista varten seuraavat toimitusjohtajan alaisuudessa toimivat viran- ja toimenhaltijat: johtava lääkäri (virka), jonka tehtävistä määrätään hallintosäännössä, henkilöstöpäällikkö (virka), jonka perustehtävänä on työnantajatehtäviin ja henkilöstöasioihin liittyvät koordinointi- ja valmistelutehtävät, hallintopäällikkö (virka), jonka perustehtävänä on yleishallintoon, talousja materiaalihallintoon sekä suunnitteluun, budjetointiin ja laskentaan liittyvät koordinointi- ja valmistelutehtävät, tietohallintopäällikkö (virka), jonka perustehtävänä on tietohallinnon sekä tietojärjestelmien ja tietoliikenneyhteyksien kehittämiseen ja ylläpitoon liittyvät koordinointi- ja valmistelutehtävät sekä johdon sihteeri (toimi), jonka perustehtävänä on laboratoriokeskuksen johdon toimistotehtävien, asiakirjahallinnon ja arkistonpidon sekä muiden käytännön järjestelytehtävien hoitaminen. Yhtymähallinnon henkilöstön tehtävistä määrätään lähemmin toimitusjohtajan päätöksin. Laboratoriokeskuksen viran- ja toimenhaltijoiden pätevyysvaatimuksista määrätään erikseen yhtymähallinnossa ylläpidettävässä, laboratoriokeskuksen virkojen ja toimien kelpoisuusehtoja koskevassa luettelossa. Laboratoriokeskuksen johto-organisaatiosta ja siihen liittyvästä hallintosäännöstä on keskusteltu valmistelutyön aikana runsaasti. Käytyjen keskustelujen perusteella esitetään, että kliinistä laboratoriohoitotyötä varten muodostetaan oma osaamisalueensa muiden osaamisalueiden mukaisesti siten, että tämän osaamisalueen koordinaattorina toimii ylihoitaja. Hänen tehtävänsä omalla osaamisalueellaan olisivat samat kuin edellä esitetyt osaamisalueiden koordinaattorien tehtävät. Osaamisalueet, niiden tehtävät ja vastuuhenkilöinä toimivat koordinaattorit määritellään johtokunnan toimesta. Laboratoriokeskuksen säännöt Laboratoriokeskuksen sääntöihin kuuluvat: Perustamissäännöt: Perussopimus 10
Johtosäännöt: Hallintosääntö (laajamuotoinen sisältäen mm. hallinto- ja kokouskäytännöt, toimielinten ja johdon tehtävät, talous- ja henkilöstösäännökset ja arkistoasiat) Muut johtosääntötasoiset säännöt o Yhtymäkokouksen työjärjestys o Tarkastussääntö Toimintaohjeet: Johtokunnan toimintaohje Toimitusjohtajan toimintaohje Erillisohjeet (esim. talousarvion toimeenpanopäätökset) Valmistelutoimikunnassa on laadittu ehdotukset perussopimukseksi, hallintosäännöksi ja tarkastussäännöksi. Lisäksi on laadittu pohja yhtymäkokouksen työjärjestystä varten sekä linjauksia johtokunnan toimintaohjetta varten ja siihen sisällytettävän päätösvaltamatriisin runko. Em. aineisto sisältyy erilliseen liiteraporttiin. Perussopimuksesta päättävät kuntayhtymien valtuustot, johtosäännöistä päättää liikelaitoskuntayhtymän yhtymäkokous, ja toimintaohjeista päättävät johtokunta ja toimitusjohtaja, kumpikin omistaan. 6. HENKILÖSTÖJÄRJESTELYT JA HENKILÖSTÖHALLINNON JÄRJESTÄMINEN Perustettavan laboratoriokeskuksen henkilöstöjärjestelyt ja henkilöstöhallinnon järjestämistä koskevat ehdotukset on suunniteltu henkilöstöryhmässä. Henkilöstöryhmän raportti sisältyy erikseen esitettävään, tämän perustamissuunnitelman liiteaineistoon. Siirtyvä henkilöstö ja siirtyvät vakanssit Henkilöstöryhmä on kartoittanut varsin kattavasti ja perusteellisesti laboratoriokeskukseen kuntayhtymistä siirtyvän henkilöstön ja vakanssit. Samoin ryhmä on selvittänyt siirtyvän henkilöstön nykyiset tehtäväkohtaiset palkat. Selvitysten mukaan laboratoriokeskukseen siirtyy kuntayhtymistä yhteensä 603 henkilöä, joista virkasuhteisia on 86 ja työsuhteisia 524. Siirtyviä vakansseja on yhteensä 551,5. Siirtyvän henkilöstön ja vakanssien kokonaismäärät ovat kuntayhtymittäin seuraavat (huhtikuussa 2011): Kuntayhtymä Siirtyvät henkilöt Siirtyvät vakanssit Kainuun maakuntayhtymä 68 72 Keski-Pohjanmaan sh-piiri 62 54 Lapin sh-piiri 82 72 Länsi-Pohjan sh-piiiri 46 39,5 Pohjois-Pohjanmaan sh-piiri 345 313 YHTEENSÄ 603 551,5 11
Yksityiskohtaisemmat tiedot siirtyvien henkilöiden ja vakanssien määristä sisältyvät liiteaineistoraporttiin. Siirtyvän henkilöstön asema Henkilöstön siirroissa kuntayhtymiltä laboratoriokeskuksen palvelukseen noudatetaan liikkeenluovutuksen periaatteita. Siirtojärjestelyjen toteuttamiseksi on henkilöstöryhmässä laadittu esitys henkilöstön siirtosopimukseksi. Keskeisenä periaatteena siirtosopimuksessa on, ettei henkilöstön asema eivätkä sen etuudet siirtotilanteessa muutu. Siirtyvän henkilöstön asemaa koskevat järjestelyt ovat sekä siirtyvän henkilöstön että laboratoriokeskuksen perustamista koskevan päätöksenteon kannalta erityisen tärkeitä. Kun siirtosopimus koskee henkilöstön luovuttajina toimivia kuntayhtymiä ja vastaanottajana toimivaa laboratoriokeskuksen liikelaitoskuntayhtymää, on siirtosopimus perusteltua liittää laboratoriokeskuksen perustamisasiakirjoihin, jotta niitä käsiteltäessä sopimuksen sisältö on päätöksentekijöiden tiedossa. Siirtosopimus on kokonaisuudessaan tämän perustamissuunnitelman liiteaineistoraportissa. Henkilöstösiirtojen käytännön toteuttaminen hoidetaan siten, että jokaisessa kuntayhtymässä järjestetään kollektiiviset kuulemistilaisuudet sekä mahdollisuudet siirtyvän henkilöstön henkilökohtaiseen kuulemiseen. Mikäli laboratoriokeskuksen toimiva johto on kuulemismenettelyyn mennessä valittu, osallistuu se henkilöstöryhmän edustuksen ohella kuulemistilaisuuksiin. Palkkauksen harmonisointi Tehtäväkohtaisten palkkojen alaraja tarkistetaan ammattinimikkeittäin ennen perustettavaa organisaatiota ja määritetään ammattinimikkeittäin yksi alaraja. Palkkojen korjaukset määritettyyn alarajaan tehdään ennen uuteen organisaatioon siirtymistä jokaisessa sairaanhoitopiirissä vuoden 2012 loppuun mennessä. Lääkäreiden/luonnontieteen akateemisten osalta palkkauksen perusteet käydään henkilöittäin läpi, jonka jälkeen määritetään soveltuville ammattinimikkeille alarajat ja arvioidaan palkkausjärjestelmien tarve. Kun uusi organisaatio on perustettu, käynnistetään siellä välittömästi palkkausjärjestelmän luominen, jonka tulee olla valmis 18 kk:n kuluessa. Palkkojen kokonaisharmonisointiajaksi esitetään enimmillään 3 vuotta, uuden organisaation toiminnan aloittamisesta lukien. Laboratoriokeskuksen henkilöstöhallinnon järjestäminen Laboratoriokeskuksen henkilöstöhallinnon organisoinnin osalta esitetään, että uusi organisaatio järjestää oman henkilöstöhallinnon keskitetysti. Palkka-asiamiehen/henkilöstöpäällikön tehtävät ehdotetaan vastuutettavaksi perustettavassa organisaatiossa muulle henkilölle kuin toimitusjohtajalle. Palkanlaskenta on tarkoituksenmukaista ulkoistaa. Mahdollinen palvelun tuottaja määritellään erikseen ottaen huomioon, että tuottajana toimii jokin laboratoriokeskuksen omistajaorganisaatioista. 12
Henkilöstöhallintoon liittyvien asioiden hoitamiseksi käytössä tulee olla yhtenäinen sähköinen järjestelmä. Laboratoriokeskuksen yhteistoimintajärjestelmä Laboratoriokeskuksen liikelaitokselle on oma henkilöstön yhteistoimintajärjestelmä. Henkilöstöryhmä ehdottaa, että yhteistoimintajärjestelmän sekä luottamusmies- ja työsuojeluorganisaation valmistelun tulee olla valmiina syyskuuhun 2012 mennessä. Valmistelu tulisi aloittaa keväällä 2012. Henkilöstöetuuksien määrittely Henkilöstöetuuksien yksityiskohtaista määrittelyä varten ehdotetaan, että henkilöstöryhmä yhdessä mahdollisesti jo valitun toimivan johdon kanssa käy syksyyn 2012 mennessä läpi paikalliset sopimukset ja tekee esityksen uuteen organisaation tulevalle yhteistoimintajärjestelmälle, miten ko. sopimuksia olisi hyvä jatkaa. Näistä pitäisi sopimukset olla siinä vaiheessa kun siirtosuostumuksia allekirjoitetaan. Samoin syksyyn 2012 mennessä käydään läpi sairaanhoitopiirikohtaiset käytännöt ja tehdään esitys asioiden järjestämiseksi uudessa organisaatiossa mm. seuraavissa henkilöstöpalveluissa: Työterveyshuolto Työpaikkaruokailu Pysäköinti Vuokra-asunnot Lomamajat Suojavaatteet Sairaan lapsen hoitaja Matkatoimisto Työajanseuranta Laboratoriokeskuksen valittavan toimivan johdon tulee yhteistyössä henkilöstön kanssa lisäksi määritellä käytännöt mm. seuraaviin henkilöstöpalveluihin: Kanttiinialennukset Vapaa ajan harrastetoiminta Henkilökunnan juhlat 50 v. ja 60 v. päivien muistamiset Jouluruokailu Palvelusaikaan perustuvat ylimääräiset palkalliset Virkavapaat Henkilökunta-alennukset eri liikkeisiin 7. TALOUSHALLINNON JA TUKIPALVELUJEN JÄRJESTÄMINEN Perustettavan laboratoriokeskuksen pääoman, käyttöomaisuuden, tilojen, sopimusten, talous- ja materiaalihallinnon ja tukipalvelujen järjestelyt sekä taloushallinnon järjestämistä koskevat ehdotukset on suunniteltu talousryhmässä. Talousryhmän perusteellinen raportti sisältyy erikseen esitettävään, tämän perustamissuunnitelman liiteaineistoon. 13
Siirtyvät tilat, käyttöomaisuus ja sopimukset Talousryhmä on suorittanut hyvän ja varsin kattavan kartoituksen nykyisten laboratorioiden tiloista, tilavuokrista, käyttöomaisuudesta ja sopimuksista. Talousryhmän selvitysten mukaan laboratoriokeskuksen siirtyvän toiminnan käytössä on yhteenlaskettuna n. 12 300 neliömetriä laboratoriotiloja. Näiden vuokrien yhteenlaskettu arvo on n. 2,5 milj. euroa, joista 1,9 milj. euroa on sisäisiä vuokria ja 0,6 milj. euroa ulkoisia vuokria. Sekä tilojen että vuokrien osalta luvuissa eivät ole kaikki tilat ja vuokrat (lähinnä ulkopuolisia tiloja ja niiden vuokrausperusteita koskevien tietojen osittaisen puuttumisen johdosta), joten em. luvut mitä ilmeisimmin hieman kasvavat uudelleenjärjestelyn toteutuessa. Laboratoriolaitteiden ja tietokoneohjelmien kirjanpitoarvo 31.12.2010 oli 2.219.449. Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin osalta laboratorion käytössä olevien tietokoneohjelmistojen menojäännös oli 62.416,87 ja Länsi- Pohjan 121.578. Muiden osalta erottelua laitteiston kohdalla ei ole tehty. Merkittävä osa laboratorioiden laitteista on nykyisin käytössä käyttökorvausperiaatteella tai leasinglaitteina, mikä vaikuttaa alentavasti käyttöomaisuuden arvoon. Käyttöomaisuutta koskeva yhteenveto käy ilmi seuraavasta. Käyttöomaisuus kerättiin kunkin sairaanhoitopiirin omista kirjanpitojärjestelmistä. Arvot 31.12.2010 poistopohja kertynyt poisto menojäännös osuus PPSHP 7 886 684 6 830 150 1 056 534 47,6 % KPSHP 88 399 4,0 % LSHP 1 225 248 799 823 425 425 19,2 % Kainuun maakunta 1 733 138 1 282 705 450 433 20,3 % LPSHP 891 546 692 889 198 657 9,0 % Yhteensä 11 736 617 9 605 567 2 219 449 100,0 % Kuntayhtymien laboratorioiden sopimuskanta on erittäin suuri. Sen suhteen on vaikeaa tehdä erottelua leasing- ja vuokrasopimusten sekä huoltosopimusten välillä, sillä ne on usein liitetty toisiinsa. Alla olevan jaottelun tarkoituksena on selkiyttää suuren massan käsittelyä pienempiin paloihin. Sopimukset on esitetty tarkemmin talousryhmän raportin liitteessä 2. Sopimukset vastaavat nykytilaa ja sopimusten tila voi elää. 1 2 3 4 5 6 yhteensä PPSHP 75 14 18 3 8 26 144 LPSHP 10 0 7 0 0 0 17 LSHP 4 1 0 2 0 0 7 KPSHP 14 3 17 0 1 0 35 Kainuu 10 2 39 8 9 0 68 Yhteensä 113 20 81 13 18 26 271 1= Ostopalvelu- ja asiakassopimukset 2 = Leasing- ja vuokrasopimukset 3 = Huoltosopimukset 4 = Tilavuokrasopimukset 5 = Tietojärjestelmät 6 = Muut (kuljetus ja reagenssit) 14
Tilojen järjestäminen Tilojen järjestämiseksi esitetään, että liikelaitoskuntayhtymä ei omistaisi omia tiloja, vaan laboratoriokeskus vuokraa käyttämänsä tilat kultakin sairaanhoitopiiriltä ja Kainuun maakuntakuntayhtymältä. Samoin ehdotetaan, että myös tällä hetkellä ulkopuolisilta vuokralla olevat tilat vuokrataan uuden liikelaitoskuntayhtymän nimiin. Vuokrasopimukset on uudistettava ja valmisteltava erikseen laboratoriokeskuksen toimivan johdon toimesta. Tilojen vuokraamisen edellytyksenä pidetään sitä, että ne ovat asianmukaiset ja soveltuvat laboratoriotoimintaan myös potilas- ja tietoturvallisuus huomioituna. Lisäksi katsotaan, että opetus- ja tutkimustoiminnan edellytykset eivät saa heiketä hallinnollisen muutoksen myötä. Yliopistosairaalan aluelaboratoriolla on muun muassa velvollisuus järjestää tilat yliopiston vastaavalle laitokselle (kliininen kemia). Taloushallinnon järjestäminen Taloushallinnon osalta ehdotetaan, että ns. peruspalvelut (kirjanpito ja reskontra) ostetaan Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiriltä. Jos sairaanhoitopiiri siirtää oman taloushallintonsa palvelukeskukseen, suositetaan palveluiden ostamista palvelukeskukselta noudattaen ostopalvelusopimuksessa samaa palvelutasoa kuin Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri ja palvelukeskus sopivat keskenään. Toiminnan kannalta on tarkoituksenmukaista, että taloushallinnon palvelut ostetaan samalta palveluntuottajalta. Laboratoriokeskus tarvitsee oman talous-/hallintopäällikön (yhtenä osa-alueena sopimusoikeus). Muusta taloushallinnon resursoinnista ehdotetaan laboratoriokeskuksen toimivan johdon päättävän. Peruspääoman muodostaminen Perussopimuksen mukaan liikelaitoskuntayhtymän peruspääoma muodostuu jäsenosuuksista. Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston antamien ohjeiden mukaan peruspääoman tulisi olla suurempi kuin 2/3 pysyvien vastaavien arvosta. Riippuen liikelaitoksen tulevista kone- ja kalustohankinnoista sekä niiden rahoitusmuodosta, pysyvien vastaavien määrä tulee arvion mukaan olemaan 2 6 milj. euroa. Koska liikelaitokselle jäsenkuntayhtymistä siirtyvä käyttöomaisuuden arvo vaihtelee suuresti kuntayhtymittäin ja jollakin kuntayhtymällä käyttöomaisuuden arvo voi siirtohetkellä suunnitelman mukaisista poistoista johtuen olla olemattoman pieni, peruspääoman määrääminen asukaslukusuhteisesti olisi kaikkein tasapuolisin jakoperuste. Tämä on tärkeä siksi, koska jäsenten osuudet liikelaitoskuntayhtymän varoihin sekä vastuuseen veloista ja velvoitteista määräytyy jäsenosuuksien suhteessa. Peruspääoman arvoksi 1.1.2013 ehdotetaan 4 000 000 euroa, joka jakautuu jäsenosuuksiin asukasluvun 31.12.2012 suhteessa. 15
Esimerkki: Peruspääoma (4 000 000,00 euroa) 31.12.2010 asukasluvuilla jaettuna Kuntayhtymä As.luku % Jäsenosuudet % PPSHP 398 335 54,2 2 166 106 54,2 KPSHP 75 052 10,2 408 125 10,2 LSHP 118 201 16,1 642 765 16,1 Kainuun maakunta 78 703 10,7 427 979 10,7 LPSHP 65 287 8,9 355 024 8,9 Yhteensä 735 578 100,0 4 000 000 100,0 Jäsenosuudet suoritetaan liikelaitoskuntayhtymälle siten, että osa osuudesta katetaan laboratoriokeskukselle siirrettävien kirjanpitoarvoisten koneiden, laitteiden ja sovellusten arvolla 31.12.2012 (menojäännös 31.12.2010 n.2,2 M, poistot vuosittain n. 0,75 M ) ja loppuosa pääomasijoituksena. Mikäli pääomasijoitukset eivät riitä kattamaan laboratoriokeskuksen käyttöpääoman tarvetta, jäsenkuntayhtymät antavat laboratoriokeskukselle pitkäaikaisen käyttöpääomalainan, joka on enintään 2 milj. euroa. Laina määräytyy asukasluvun suhteessa ja lainalle maksetaan korko, joka on samansuuruinen kuin peruspääomalle maksettava korko. Lainan takaisinmaksusta sovitaan erikseen. Kuntayhtymiltä laboratoriokeskukselle henkilöstösiirtojen mukana siirtyvä lomapalkkavelka huomioidaan sen suuruisena kuin se tulee kunkin kuntayhtymän laboratorion osalta olemaan 31.12.2012. Jäsenkuntayhtymät maksavat lomapalkkavelan laboratoriokeskukselle 31.3.2013 mennessä. Liikelaitokselle siirtyvät kalustot, varastot jne. inventoidaan siirtovaiheessa, mutta ei oteta mukaan taseeseen. Siirtyvän omaisuuden laskennallinen hinta ja maksu sovitaan erikseen. Tukipalveluiden järjestäminen Tukipalveluiden järjestämisestä ehdotetaan seuraavaa: Materiaalihallinto ja hankinnat Laboratoriokeskus toteuttaa suoraan laboratoriotoimintaan liittyvät hankinnat Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin hankintapalveluista, joka jo tällä hetkellä tuottaa suuren osan palveluista yhteisen hankintarenkaan kautta. Kilpailutus ja hankintasopimus on keskitettyä. Tilaukset voidaan suorittaa hankintasopimuksen mukaisesti hajautetusti aluelaboratorioista. Ns. keskusvarastopalveluista kukin aluelaboratorio tekee sopimuksen oman emosairaalansa kanssa (mm. laboratorio- ja muut kertakäyttötarvikkeet, paperit, toimistotarvikkeet jne.). Kuljetukset Kuljetuspalvelujärjestelmä ehdotetaan hoidettavaksi tällä hetkellä sairaanhoitopiireillä käytössä olevilla järjestelyillä sopimalla erikseen emosairaaloiden kanssa. Sisäisistä kuljetuksista sovitaan niin ikään emosairaalan kanssa. 16
Vakuutukset Nykyiset vakuutussopimukset tulee käydä läpi ja siirtää laboratoriota koskevat sopimukset uuden toimijan nimiin. Mikäli sopimukset ovat katkolla, voi vaihtoehdoksi tulla myös kokonaan vakuutusten uusi kilpailuttaminen. Laboratoriolle täytyy ottaa myös tarvittavat muut vakuutukset. Laitehuolto ja muut tukipalvelut Laitehuollon, ravintohuollon, sairaalahuollon, vaatehuollon, ja muiden vastaavien tukipalvelujen osalta suositellaan ainakin toiminnan alkuvaiheessa tehdä laboratorioyksiköittäin sopimukset emosairaaloiden kanssa palveluiden tuottamisesta. Jatkossa voi tulla kysymykseen myös näiden palveluiden kilpailuttaminen. Jatkovalmistelua koskevat ehdotukset Laboratoriokeskuksen jatkovalmistelussa tulee taloushallinnon osalta ottaa huomioon erityisesti seuraavaa: - Budjettivaraus toimivan johdon palkkaukseen jo vuonna 2012 - Hinnoittelutyön käynnistäminen viimeistään keväällä 2012, jotta hinnastot ovat käyttökelpoisia toiminnan alkaessa 2013. Hinnastojen yhtenäistämisessä tulee huomioida muun muassa se, millaisilla toimintakustannuksilla toimintaa kussakin laboratorioissa on tuotettu ja minkä verran yli-/alijäämää yksikkö on tuottanut - Muu valmistelutyö tapahtuu normaalin taloussuunnitelman puitteissa Lisäksi kuntayhtymien on otettava huomioon vuoden 2013 talousarvioon varaus annettavasta pääomalainasta muodostettavalle laboratorioliikelaitokselle. Laina, jonka suuruus on noin 4 m, ehdotetaan annettavaksi asukasluvun (31.12.2010) suhteessa. 8. TIETOJÄRJESTELMÄT JA TIETOHALLINNON JÄRJESTÄMINEN Perustettavan laboratoriokeskuksen tietojärjestelmien ja tietohallinnon järjestämistä koskevat ehdotukset on suunniteltu tietohallintoryhmässä. Tietohallintoryhmän perusteellinen raportti sisältyy erikseen esitettävään, tämän perustamissuunnitelman liiteaineistoon. Nykytilanne OYS-ERVA alueella Effica-laboratorio -järjestelmä on käytössä laboratoriotuotannossa tai näytteenotossa 30 organisaatiossa: - Kainuu; 1 kpl (vuoden 2011 aikana), kuntia 9 kpl ja Kainuun keskussairaala - LSHP; kuntia/kuntayhtymiä 4 kpl ja Lapin keskussairaala - LPSHP; Länsi-Pohjan keskussairaala - PPSHP; kuntia/kuntayhtymiä 24 kpl, Multilab -järjestelmä on käytössä laboratoriotuotannossa tai näytteenotossa 22 organisaatiossa - KPSHP; kuntia 9 kpl ja Keski-Pohjanmaan keskussairaala, 17
- PPSHP; kuntia/kuntayhtymiä 9 kpl ja OYS:n, Oulaskankaan ja Visalan ja Raahen sairaala OYS-ERVA alueen sairaaloissa ja niiden ylläpitämissä sopimuskunnissa tuotettiin vuoden 2010 aikana Effica -laboratorio -järjestelmällä n. 2,7 milj. tilastoitua tutkimusta Multilab -järjestelmällä n. 5,1 milj. tilastoitua tutkimusta Laboratoriotietojärjestelmän aiheuttamat kulut, joihin voidaan vaikuttaa suoraan kilpailutuksen avulla, ovat olleet 0.09 0.29 /tilastoitu tutkimus. Esim. Effica-laboratorio -järjestelmällä LKS:ssa; 0.10 / tilastoitu tutkimus Multilab -järjestelmällä OYS/OLK/OML:alueella; 0.16 /tilastoitu tutkimus Sairaanhoitopiirien tietohallinnon palvelujen kustannukset - LSHP: n. 13000 /vuosi - LPSHP: n. 18000 /vuosi - Kainuu: n. 25000 /vuosi - KPSHP: n. 3200 /vuosi - PPSHP: n. 317000 /vuosi Laboratoriotietojärjestelmien ylläpidossa työskentelevien henkilötyöpanosten määrä laboratoriossa - Kainuu; 0.5 henkilöä (n. 39000 /vuosi) - KPSHP; 0.5 kemisti ja 0,7 laboratoriohoitaja (n. 44000 /vuosi) - LSHP; 0.5 kemisti ja 0,8 laboratoriohoitaja (n. 64000 /vuosi) - LPSHP; 0.5 kemisti ja 0,3 osastosihteeri (n. 29000 /vuosi) - PPSHP; 1,1 kemisti, 2,7 laboratoriohoitaja (n. 240000 /vuosi) Effica-laboratorio- ja Multilab -järjestelmissä ovat valmiina liitäntäohjelmat useimpiin OYS-ERVA -alueella tällä hetkellä oleviin analysaattoreihin. Analysaattorien tyyppikohtaisia laiteliitäntäohjelmia on OYS-ERVA alueella 45 65, riippuen, miten paljon pitää tehdä muutoksia saman tuottajan saman kaltaisten laitteiden liitäntöjen osalta. Yhteensä analysaattoreita on käytössä laboratorioliikelaitoksen alueella 145 kpl: - LSHP: 14 kpl - LPSHP: 10 kpl - Kainuu: 21 kpl - KPSHP: 20 kpl - PPSHP: 80 kpl Pyyntö- ja vastaussanomien tiedonvälityksessä on OYS-ERVA alueella HL7- yhteyksiä n. 70 kpl ja muutama XML- ja FTP-yhteys. Laboratoriotutkimusten pyynnöt tehdään ja tulokset selataan hoitoyksiköissä Weblab Clinicalilla, joka on integroitu ESKO- tai Effica -kertomusjärjestelmään - OYS, OLK, Visala (ESKO) - RAS, KPKS (Effica -kertomus) Effica -selainlaboratoriolla, joka on integroitu ESKO-järjestelmään - LKS, LPKS Effica -selainlaboratoriolla, joka on osa Effica terveydenhuollon kokonaisjärjestelmää - KKS Tietohallintoryhmän jäsenten antamien tietojen perusteella OYS-ERVA alueella Effica-laboratorio- ja Multilab -järjestelmien käyttäjät pitävät omaa järjestelmäänsä tällä hetkellä riittävän hyvänä, että ei ole tarvetta siirtyä toiseen 18
järjestelmään nykyisessä järjestelmässä olevien merkittävien puutteellisten toiminnallisuuksien tai kustannustekijöiden takia. Koska Effica- ja Multilab- järjestelmiä on käytetty monien vuosien ajan useissa organisaatioissa, OYS-ERVA alueella ja käyttäjät eivät näe merkittäviä puutteita omassa järjestelmässään, voidaan olettaa, että toista järjestelmää ei voida suoraan valita laboratorioliikelaitokseen ilman, että hylätyllä osapuolella on oikeus valittaa päätöksestä markkinatuomioistuimeen. Mylab on ilmoittanut, että nykyinen merkkipohjainen Multilab -järjestelmä uusitaan niin, että uudet selainpohjaiset ohjelmistot voidaan ottaa tuotantoon vaiheittain vuosien 2011 2014 aikana. Vuoden 2013 alkuun mennessä ovat tuotantovaiheessa kaikki laboratorion tuotannon toiminnot sekä kemian, hematologian ja mikrobiologian osalta. Tieto on ilmoittanut, että vuoden 2011 aikana Effica-laboratorio -järjestelmästä julkaistaan uusi pääversio ja Mikrobiologian, Verikeskustoiminnan ja Raportointisovelluksiin on tulossa uusia ominaisuuksia. OYS-ERVA -aluetta koskevat muutostarpeet Laboratoriotuotantoon ja laboratorio-organisaatioiden toimintaan liittyen tiedonhallinnassa kehittämiskohteina ovat mm. laboratorioiden, hoitoyksiköiden ja potilaiden ohjeistuksen yhdenmukaistaminen ja ohjeiden saatavuus OYS-ERVA -alueella tietoverkkojen välityksellä, laboratoriotutkimusten näytteenoton, näytteen käsittelyn ja kuljetuksen, viitearvojen ja tulkinnan yhtenäistäminen tietoverkossa olevassa ohjekirjassa, hoitosuhteessa olevan henkilökunnan mahdollisuus nähdä tietoverkon välityksellä kaikissa julkisissa sairaanhoitopiirin tai OYS-ERVA -alueen terveydenhuollon yksiköissä tuotetut potilaan laboratoriotulokset potilaan luvalla, potilaan mahdollisuus laboratoriotutkimusten näytteenottoon tai EKGmittauksiin sairaanhoitopiirin tai OYS-ERVA -alueen kaikissa julkisen terveydenhuollon näytteenottopisteissä edellyttää näytteenottotarrojen tulostusmahdollisuutta, henkilöstöresurssien minimoiminen tietojärjestelmien ylläpidossa sekä käyttö- ja ylläpitomaksujen minimoiminen tietojärjestelmien osalta. Ehdotukset tietojärjestelmien ja tietohallinnon järjestämiseksi Laboratorioliikelaitokseen muodostetaan tietohallinnon osaamisalue, jossa ovat vastuuhenkilö, arviolta 5 pääkäyttäjää ja ainakin yhden henkilön työajasta 0.3 0.5 osaa jokaisesta aluelaboratoriosta. Tietohallinnon osaamisalueen vastuuhenkilön tehtävistä ehdotetaan huolehtivan yhtymähallintoon sijoitettavaksi suunniteltava tietohallintopäällikkö. Laboratorion tuotantojärjestelmän asennus kestää 1,5 2 vuotta, jolloin tietohallinnon henkilöstön tarve on suurempi kuin normaalissa tuotannossa. Tämä tulee erikseen käyttöönottovaiheen suunnittelussa ja toteutuksessa resursoida. Liikelaitos hankki pääsääntöisesti ostopalveluna kaikki liikelaitoksen toiminnanohjaukseen ja laboratoriotuotantoon liittyvät tietojärjestelmien palvelut. 19
Jos päädytään hankkimaan yksi yhteinen OYS-ERVA-alueen laboratorion tuotantojärjestelmä, silloin valinta toteutetaan tarjousmenettelyllä vain Mylab Oy:n ja Tieto Oyj:n toimittamien tuotteiden välillä. Liikelaitoksen laboratorion tuotantojärjestelmän asennuksen hinta on järjestelmän toimittajalle 180 000 250 000. Jos päätetään, että liikelaitos maksaa uusittavien HL7-sanomayhteyksien toisen osapuolen kustannukset, niin hinta on n. 120 000. Asennusvaiheessa tulee myös vielä tällä hetkellä arvioimaton kustannuserä eri sairaanhoitopiirien tietohallintojen tekemästä määrittelytyöstä normaalin tuotantoajan ostopalveluhinnan lisäksi. Kustannuksiin voidaan laskea myös järjestelmien asennukseen ja käyttöönottoon n. 10 henkilön työpanos n. 2 vuoden ajalle normaalin tuotantotyön rinnalla ja 5000-6000 henkilön kouluttamiseen 5-10 henkilön työpanoksella 2 3 kuukauden ajalla. Liikelaitoksen toiminnan ja laboratoriotuotannossa ja tiedonhallinnassa voidaan saavuttaa kustannussäästöjä mahdollisesti laboratoriotuotannon perusjärjestelmän kilpailutuksen avulla ja mahdollisesti ostopalvelujen osalta. Laboratorion henkilöstön palkkamenot eivät todennäköisesti merkittävästi vähene tiedonhallintaan liittyvien tehtävien osalta, mutta resursseja saadaan laboratorion tuotantoon, kun erillisten tietojärjestelmien ylläpitoa keskitetään. Tietohallinnon jatkovalmistelutehtävät Laboratoriokeskuksen tietohallinnon järjestäminen merkinnee ehkä suuritöisintä tehtäväaluetta laboratoriokeskuksen perustamistoimien toimeenpanossa. Sen jälkeen, kun perustamispäätös on tehty, ehdottaa tietohallintoryhmä seuraavan toimeenpanosuunnitelman toteuttamista. Vuoden 2011; 2.-3. neljänneksellä Tietohallintoryhmä laatii määrittelyt välttämättömistä/pakollisista laboratorion tuotantotietojärjestelmän ominaisuuksista ja integraatioista ja/tai sanomavälitysyhteyksistä muihin tietojärjestelmiin nykyisten toimintamallien perusteella. Vastaavat määrittelyt tehdään myös verensiirtotoiminnassa käytettävästä tietojärjestelmästä. Vuoden 2011; 4. neljänneksellä Vuoden 2011 2. neljänneksellä laaditut määrittelytiedot päivitetään vuoden 2011 loppupuolella vastaamaan Tiedon, Mylabin ja Software Pointin antamia kuvauksia heidän tietojärjestelmiin tuoduista uusista, joiden on oltava tuotantovalmiita sovittuna järjestelmien käyttöönottohetkenä. Vuoden 2012; 1.-2. neljänneksellä Oletetaan, että OYS-ERVA alueen Laboratorioliikelaitos on juridisesti oikeutettu tekemään sopimuksia ja tarjouspyyntöjä vuoden 2012 alkupuolella ja sillä on tarvittava henkilöstö toiminnan aloittamiseksi esim. 1.3.2012. Laboratorioliikelaitoksen tietohallinnon osaamisalueen vastuuhenkilö, pääkäyttäjät ja aluelaboratorioiden yhdyshenkilöt valitaan. Heti, kun liikelaitoksen henkilökunta on toimintavalmis, hankitaan liikelaitoksen hallinnon ja tietohallinnon henkilöstön tarvitsemat vuokratyötilat, hankitaan liikelaitoksen 20