1 Sisäisen valvonnan ohjeet KIRKKONUMMEN KUNNAN SISÄISEN VALVONNAN OHJEET Kh nro 3/16.12.2002 680 1 MITÄ SISÄINEN VALVONTA ON Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä ja menetelmiä, joilla pyritään toiminnan tuloksellisuuden ylläpitämiseen, edistämiseen ja parantamiseen (taloudellisuus, tehokkuus, vaikuttavuus), toiminnan jatkuvuuden turvaamiseen, kirjanpidon ja muiden informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmistamiseen erehdysten, virheiden ja väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn ja toteamiseen sekä varojen huolellisen ja taloudellisen hoidon turvaamiseen. Sisäinen valvonta on johdon väline varmistua asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta. Sisäinen valvonta on perimmältään erilaisten riskien kokonaisvaltaista hallintaa. Sisäiseen valvontaan kuuluu myös, että organisaation eri tasoja informoidaan kunnan toiminnan tarkoituksesta ja asetetuista tulostavoitteista ja että asetettujen tulostavoitteiden toteutumista seurataan. Sisäisen valvonnan avulla tulee myös varmistaa organisaation eri tasojen välisen yhteistyön riittävyys ja toimivuus. 2 SISÄISEN VALVONNAN OSA-ALUEET Sisäinen valvonta jakaantuu sisäiseen tarkkailuun, luottamushenkilöiden suorittamaan seurantaan ja sisäiseen tarkastukseen. Sisäinen tarkkailu on jatkuvaa toimintaan liittyvien työvaiheiden tai erillisten toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaa. Sisäinen tarkkailu edellyttää täsmällisiä valtuuksien ja vastuiden määrityksiä sekä kattavia laskenta- ja raportointijärjestelmiä. Sisäisellä tarkkailulla varmistetaan, että tehtävät hoidetaan oikeaan aikaan suunnitellulla ja hyväksytyllä tavalla sekä tehtävään osoitettujen voimavarojen puitteissa. Kukin esimies vastaa johtamansa toiminnan sisäisestä tarkkailusta.
Sisäisen valvonnan ohjeet 2 Seuranta on ennen muuta luottamushenkilöille kuuluva osa sisäistä valvontaa. Seurannan keskeisiä tehtäviä ovat raportointivelvoitteiden asettaminen, raportoinnin toteutuksen valvonta ja tehtyjen päätösten ja raporteissa kuvattujen tulosten vertailu. Sisäinen tarkastus on sisäisen valvonnan näkyvä osa. Se on aktiivista, systemaattista ja julkista toimintaa, jossa tarkastuksen kohde tietää suorituksensa olevan arvioinnin kohteena. Sisäinen tarkastus suoritetaan toimivan johdon johdolla ja alaisuudessa. Siten sisäisen valvonnan kokonaisuudesta sisäinen tarkastus on vasta toissijaista. 3 SISÄISEN VALVONNAN JÄRJESTÄMISVASTUU JA TOIMINNAN TAVOITTEET Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kunnanhallitus. Sisäisen valvonnan toteuttamisvastuu on kunnanjohtajalla, toimialajohtajilla, tulosalueiden päälliköillä ja kunnan muilla tilivelvollisilla ja esimiesasemassa olevilla. Sisäisen valvonnan rakenne on organisaation sisäinen suunnitelma, joka sisältää johdon suhtautumistavan, menetelmät, menettelytavat ja muut toimenpiteet, jotka antavat kohtuullisen varmuuden siitä, että seuraavat yleiset tavoitteet saavutetaan: edistetään organisaation tehtävien suorittamisen säännönmukaisuutta, taloudellisuutta, tuottavuutta ja vaikuttavuutta sekä tuotteiden ja palvelujen laatua estetään resurssien menetykset, jotka aiheutuvat tuhlauksesta, väärinkäytöstä, asioiden huonosta hoidosta, virheistä, petoksista ja muista epäsäännönmukaisuuksista noudatetaan lakeja, säännöksiä ja johdon ohjeita kehitetään ja ylläpidetään luotettavia tietoja taloudesta ja hallinnosta ja esitetään ne rehellisesti määräaikaisissa raporteissa. Jokainen esimies vastaa oman yksikkönsä sisäisen valvonnan järjestämisestä etenkin yksikölle asetettujen tavoitteiden saavuttamisen seurannan, toiminta- ja työketjujen toimivuuden varmistamisen, henkilöriskien, tietoturvallisuuden ja omaisuuden vahinkoriskien osalta. Tilintarkastuksen yhteydessä kunnan tilintarkastajan on selvitettävä, onko kunnan sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti. 4 TILIVELVOLLISUUS Kuntalain mukaan tilivelvollisia ovat toimielinten jäsenet ja asianomaisen toimielimen tehtäväalueen johtavat viranhaltijat.
3 Sisäisen valvonnan ohjeet Tilivelvollisten määrittely kuntakohtaisesti on tarpeen muistutus- ja vastuuvapausmenettelyn vuoksi. Kunnanvaltuusto on 25.2.1999 27 päättänyt, että kuntalain 75 :n 1 momentissa tarkoitettuja tilivelvollisia ovat kunnan toimielinten jäsenet valtuustoa lukuun ottamatta toimielinten esittelijät kunnanjohtaja toimialajohtajat ne vastuuhenkilöt, jotka kunnanhallitus/lautakunta/johtokunta talousarvioon perustuvassa käyttösuunnitelmassa määrää käyttötalousosan yksikön tai investointiosan kohteen vastuuhenkilöiksi. Tilivelvollisella johtavalla viranhaltijalla on erityinen vastuu sisäisen valvonnan rakenteiden luomisesta ja valvonnan jatkuvasta ylläpidosta johtamallaan toimialalla. 5 KIRKKONUMMEN KUNNAN SISÄISEN VALVONNAN OHJEET Sisäisen valvonnan ohjeistamisen lähtökohtana ovat seuraavat periaatteet: 1 Tulostietoisuus Toiminnan tavoitteet pyritään asettamaan mitattavina tuloksina, ja tulosten mittaamisen ohella korostetaan tulosten saavuttamiseen kohdistuvaa valvontaa. 2 Keskittyminen oleelliseen Ohjeistamisessa keskitytään toiminnan tuloksellisuuden kannalta oleellisimpiin seikkoihin eli ns. avainalueisiin ja avaintehtäviin. 5.1 HALLINTO-ORGANISAATIO Kunnan hallinto on jaettu toimialoihin ja tulosalueisiin siten kuin kunnan hallintosäännössä säädetään. 5.1.1 Vastuunjako Toimialojen välisestä vastuunjaosta säädetään hallintosäännössä ja kunkin toimialan johtosäännössä. Toimialan yleinen toimivalta määritellään hallintosäännössä. Hallintosäännössä annetaan määräykset kunnan organisaation perusrakenteesta, johtamisen järjestämisestä, päätöksentekomenettelystä ja taloudenhoidosta. Hallintosäännössä on
Sisäisen valvonnan ohjeet 4 myös määritelty toimielimien ja esimiesten keskeinen toimivalta ja työnjako henkilöstöasioissa ja talousarvion toteuttamisessa. Toimialojen tehtäväalueet ja tehtäväalueisiin liittyvä toimivalta määritellään kunkin toimialan johtosäännössä. Talousarvion hyväksymisen yhteydessä valtuusto päättää sekä toimialojen välisestä talousarviovastuusta että toimialan sisäisestä talousarviovastuusta tehtävätasolla. Tehtävätasolla vastuussa oleva toimielin päättää vuosittain talousarviovastuusta siten kuin siitä hallintosäännössä erikseen säädetään ( 18).. Henkilötasolla vastuunjakoa täsmennetään tarvittaessa kunkin henkilön toimenkuvauksessa, jonka lähin esimies hyväksyy ja jossa määritellään henkilön asema organisaatiossa. Toimenkuvauksessa todetaan myös, kuka hoitaa viran-/toimenhaltijan tehtäviä silloin, kun hän on estynyt tai esteellinen. Työsopimussuhteeseen palkatun henkilön työtehtävien hoitoon liittyvä vastuu tulee sisällyttää työsopimukseen. 5.1.2 Toimivallan siirtäminen Kunnanhallitus voi johtosääntönsä perusteella siirtää sille kuuluvaa toimivaltaa muille toimielimille ja viranhaltijoille. Lautakunnalla ja johtokunnalla on vastaava delegointioikeus. Myös viranhaltija voi hallintosäännön tai johtosäännön perusteella siirtää hänelle kuuluvaa toimivaltaa alaiselleen viranhaltijalle. Toimivallan siirtoa koskeva päätös on annettava tiedoksi samalla tavalla kuin ne valtuuston päätökset, joihin toimivallan siirto perustuu. Toimivallan siirtoa koskevista päätöksistä pitää päätöksen tekijä erillistä luetteloa. Toimivallan voi siirtää vain yhden kerran edelleen, mutta siitä aiheutuvaa valvonnan tarvetta ja vastuuta ei voi siirtää. 5.1.3 Viranhaltijapäätökset ja niiden seuranta Niiden viranhaltijoiden, joille on hallintosäännössä tai johtosäännöissä määrätty ratkaisuvaltaa tai joille hallintosäännön tai johtosäännön perusteella on siirretty päätösvaltaa, on pidettävä pöytäkirjaa sellaisista päätöksistä, joista voidaan tehdä oikaisuvaatimus tai valitus.
5 Sisäisen valvonnan ohjeet Päätökset, joissa voidaan käyttää otto-oikeutta, on saatettava tiedoksi ylemmälle toimielimelle eli kunnanhallitukselle tai lautakunnalle hallintosäännössä säädetyllä tavalla. Viranhaltijan hallintosäännön 14 :n nojalla tekemistä lähinnä palvelusuhdeasioita koskevista päätöksistä ei tarvitse ilmoittaa kunnanhallitukselle tai lautakunnalle. 5.1.4 Otto-oikeuden käyttö ja toimivuus Otto-oikeuden käyttäminen edellyttää, että lautakunnat ja kunnanhallitus saavat ajoissa tietoonsa ne päätökset, joissa ottooikeutta voi käyttää. Hallintosäännössä on säädetty, että lautakunnan tai viranhaltijan on ilmoitettava päätöksistään seitsemän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkistamisesta otto-oikeuden käyttämiseen oikeutetulle ylemmälle toimielimelle. Toimialajohtajien, tulosalueiden päälliköiden ja muiden esimiesten on seurattava alaistensa viranhaltijoiden päätöksentekoa sekä ilmoitettava välittömästi otto-oikeuden käyttämiseksi esimiehelleen, kunnanjohtajalle tai toimielimen puheenjohtajalle, mikäli viranhaltijan päätös on lainvastainen, päätettyjen määräysten tai annettujen ohjeiden vastainen tai muutoin kunnan kannalta epätarkoituksenmukainen. Otto-oikeuden käyttämisestä on välittömästi ilmoitettava päätöksen tehneelle viranhaltijalle tai toimielimelle. 5.1.5 Julkisuusperiaatteen toteuttaminen Kunnan hallinnon valvonta toteutuu suurelta osin julkisuusperiaatteen kautta. Julkisuus liittyy hallintoprosessin kaikkiin vaiheisiin asian vireille tulosta päätöksen valmisteluun, asian esittelyyn, varsinaiseen päätöksentekoon, toimeenpanoon ja toimeenpanon valvontaan. Julkisuus antaa kuntalaisille mahdollisuuden seurata ja valvoa kunnan päätöksentekoa. Avoimella, nopealla ja tasapuolisella tiedottamisella luodaan kuntalaisille edellytykset vaikuttaa yhteisiin asioihin ja edistetään kansanvaltaisuutta. Oikeus saada tietoa kunnan toiminnasta ja kunnan toiminnan valvonta toteutuvat lähinnä neljällä eri tavalla: käsittelyn julkisuuden, tiedottamisen, asiakirjan julkisuuden ja hyvän tiedonhallintatavan kautta. 1 Käsittelyn julkisuus
Sisäisen valvonnan ohjeet 6 Hallintosäännössä sekä kunnanvaltuuston työjärjestyksessä on keskeiset ohjeet kokousmenettelystä. Kuntalain 57 :ssä säädetään kokousten julkisuudesta. 2 Tiedottaminen Kuntalain 29 :ssä säädetään kunnan velvollisuudesta tiedottaa kuntalaisille kunnallishallinnossa vireillä olevista asioista. Hallintolain 13 :ssä on säädökset vireillä olosta ilmoittamisesta. Kunnanvaltuuston hyväksymissä Kirkkonummen kunnan tiedottamisen ja markkinoinnin yleisissä periaatteissa on määritelty ulkoisen tiedottamisen tavoitteet, menettelytavat ja vastuut. Kunnan tiedottamista johtaa kunnanhallitus. Kunnanjohtaja vastaa koko kunnan ulkoisesta ja sisäisestä tiedottamisesta. Toimialajohtaja vastaa toimialansa ulkoisesta ja sisäisestä tiedottamisesta. Toimielinten esittelijöiden tehtävänä on tiedottaa oman tehtäväalueensa vierillä olevista asioista sekä toimielimen päätöksistä. 3 Asiakirjan julkisuus Kunnallishallinnon tuottamat ja käsittelemät asiakirjat luokitellaan julkisiksi, harkinnanvaraisesti julkisiksi ja salassa pidettäväksi. Asiakirja on julkinen, ellei erikseen julkisuuslaissa tai jossakin muussa laissa toisin määrätä. Käsite viranomaisen asiakirja määritellään julkisuuslain 5 :ssä. Julkisuuslain 6 ja 7 :issä määritellään, milloin jokin asiakirja tulee julkiseksi. 4 Hyvä tiedonhallintotapa Julkisuuslain 18 :ssä säädetään viranomaisen hyvää tiedonhallintotapaa koskevista velvoitteista. Viranomaisten tulee järjestää asiakirjahallintansa niin, että se täyttää tämänkin lainkohdan vaatimukset. Tämä edellyttää mm, että arkistonmuodostussuunnitelmat ja asiakirjahallinnan toimintaohjekokonaisuudet ovat ajan tasalla
7 Sisäisen valvonnan ohjeet käytössä olevat tiedonhallintajärjestelmät ja käsittelykäytännöt tarkennetaan siten, että asiakirjojen julkisuus voidaan niiden avulla toteuttaa (diaari, erityisrekisterit, muut päätöksenteon seurantajärjestelmät) viranomaisen tietoturvan toteutuksen ja seurannan apuvälineeksi laaditaan tietoturva- ja toipumissuunnitelmat asiakaspalvelu järjestetään nimeämällä tietopalvelua hoitavat henkilöt. 5.1.6 Asioiden hyvä valmistelu Päätökset on valmisteltava hyvin. Pelkkä asiakirjojen kokoaminen ei riitä, vaan asiakirjojen tietosisältö on analysoitava ja ratkaisun kannalta olennainen tietoaines seulottava ja yhdistettävä. Valmisteluasiakirja sisältää vähimmäistietona hakemuksen tai esityksen perusteena olevien tosiseikkojen selostuksen tietosisällön analysoinnin, sovellettavat oikeusohjeet, säännökset ja määräykset selostuksen muista sovellettavista ratkaisuohjeista kuvauksen toteutuksen arvioiduista vaikutuksista (kustannukset, henkilövaikutukset, vaikutukset tila- ja laitetarpeisiin ym.) Hyvä esitys sisältää tasapuolisesti valmisteltuja vaihtoehtoja sekä myös ehdotukset täytäntöönpanotoimenpiteiksi. 5.2 SUUNNITTELU- JA RAPORTOINTIJÄRJESTELMÄ Suunnittelu- ja raportointijärjestelmä on johdon sisäisen valvonnan väline, jonka avulla varmistetaan tavoitteiden saavuttaminen. Suunnittelujärjestelmällä varmistetaan, että tavoitteet tulevat asetetuksi, että niiden saavuttamiseksi osoitetaan tarvittavat resurssit ja että toteuttamistoimenpiteet tulevat suunnitelluksi. Seurannalla varmistetaan, että toiminta on tavoitteiden mukaista. Kunnallisten palvelujen tuottamisen lähtökohtana ovat kuntalaisten palvelutarpeet. Kunnan on palveltava voimavarojensa puitteissa ja lakien ja määräysten edellyttämällä tavalla tasapuolisesti kaikkia asukkaitaan.
Sisäisen valvonnan ohjeet 8 Palvelutuotannon laatua on tarkasteltava useasta eri näkökulmasta. Tuloksellisuuden arvioinnin avulla voidaan arvioida kunnan menestymistä palvelujen tuottajana. Tuloksellisuudessa on kyse rajallisten resurssien optimaalisesta käytöstä kuntalaisten tarpeiden tyydyttämisessä. Vaikuttavuudella tarkoitetaan palveluprosessien tai kokonaisten palvelujärjestelmien kykyä saada aikaan haluttuja vaikutuksia. Asiakasvaikuttavuudella tarkoitetaan muutosta asiakkaan tilanteessa. Tuottavuuden, taloudellisuuden ja vaikuttavuuden arviointi on helpointa niillä toimialoilla, joissa tuotetaan markkinoilla hinnoiteltavia palveluja liiketaloudellisin periaattein. Peruspalvelujen tuottavuuden ja vaikuttavuuden arviointi on sen sijaan vaikeampaa, koska tuote on usein prosessi, jossa myös asiakas osallistuu palvelun aikaansaamiseen. Arviointi on sanallista tai kuvallista selostusta, jota voidaan tehdä suhteessa asetettuun tavoitteeseen poikittaisvertailuna (benchmarking, vertailukehittäminen) tai pitkittäisvertailuna eli aikasarjan tai kehityksen tarkasteluna. Kunnan raportointijärjestelmää kehitettäessä tulee ottaa huomioon myös arvioinnin edellyttämien tietojen kerääminen. Johtamisjärjestelmä on keskeinen tuloksellisuuden osatekijä. Johtamistoiminnot on järjestettävä siten, että ne tukevat toimintayksikön tavoitteiden saavuttamista. Johdon on tuettava toimillaan taloudellisuutta, tehokkuutta ja vaikuttavuutta. 5.2.1 Talousarvion valmistelu Kirkkonummen kunnan taloussuunnittelujärjestelmä perustuu Suomen Kuntaliiton suositukseen "Kunnan ja kuntayhtymän talousarvio ja -suunnitelma" vuodelta 2000. Suunnitelman laatiminen käynnistyy konsernihallinnossa kehysarvion ja laatimisohjeiden valmistelulla. Kehysarvio perustuu edellisen vuoden tilinpäätökseen, voimassa olevaan taloussuunnitelmaan sekä päätöksiin ja kannanottoihin, jotka on tehty voimassa olevan taloussuunnitelman hyväksymisen jälkeen ja joita ei ole otettu huomioon taloussuunnitelmassa. Kehysarvion ja talousarvion laadintaohjeet hyväksyy kunnanhallitus. Toimielimet valmistelevat talousarvio- ja suunnitelmaehdotuksensa kunnanhallituksen hyväksymän kehysarvion ja talousarvion laadintaohjeiden pohjalta sekä toimittavat ne kunnanhallitukselle talousarvioehdotuksen ja taloussuunnitelmaehdotuksen valmistelua
9 Sisäisen valvonnan ohjeet varten. Tarvittaessa käydään konsernihallinnon ja toimialojen välillä neuvotteluja ehdotuksen sopeuttamiseksi kehysarvioon. Kuntalain 65 :n mukaan valtuuston on vuoden loppuun mennessä hyväksyttävä kunnalle seuraavaksi kalenterivuodeksi talousarvio ja kolmea tai useampaa vuotta koskeva taloussuunnitelma. Talousarviovuosi on taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi. Talousarvioehdotus ja taloussuunnitelmaehdotus valmistellaan siten, että ne ovat valtuuston käsiteltävänä marraskuussa. 5.2.2 Toiminnalliset tavoitteet, määrärahat, käyttösuunnitelmat Kunnanvaltuusto määrää, miten talousarvio ja sen perustelut sitovat kunnanhallitusta ja kunnan muita toimielimiä. Käyttötalousosassa perustelut, tavoitteet, tunnusluvut, määrärahat ja tuloarviot esitetään toimialoittain tehtävätasolla. Tehtävän perustelut ovat lähinnä ohjeellisesti sitovia, ellei valtuusto päätä, että jokin perustelujen tietty osa on valtuustoon, kunnanhallitukseen tai lautakuntaan nähden sitova. Sitovaksi tarkoitettu perusteluihin kuuluva kohta merkitään sitovuustasoa kuvaavalla merkinnällä "kv", "kh" tai "ltk". Tehtävän toimielimen tulee noudattaa perustelujen ja asetettujen painopistealueiden kuvaamaa toiminnallista linjaa. Tehtävän valtuustoon nähden sitovat tavoitteet esitetään talousarviokirjassa taulukon muotoon ryhmiteltynä siten, että taulukossa kerrotaan tavoite ja sen jälkeen tavoitetaso/seurantatapa. Sitovat tavoitteet tulee käyttösuunnitelmassa jakaa edelleen toimintaa ohjaaviksi osatavoitteiksi. Talousarviossa esiintyvät tunnusluvut ovat ohjeellisia ja niiden oleellisista poikkeamista on raportoitava osavuosikatsauksissa ja vuosikertomuksessa. Tehtävien määrärahat ovat valtuustoon nähden sitovia paitsi valtuuston päättämien nettobudjetoitujen tuehtävien osalta, joiden menojen ja tulojen erotus eli toimintakate on valtuustoon nähden sitova. Investointiosan määrärahoista tehtävätasolla sitovia ovat tietokoneohjelmistot, muut pitkävaikutteiset menot, muut kiinteät rakenteet ja laitteet sekä irtain omaisuus. Hankeryhmätasolla sitovia ovat maa- ja vesialueet, liikenneväylät ja puistot, liikunta- ja virkistysalueet sekä osakkeet ja osuudet. Talonrakennusinvestoinnit ovat sitovia hanketasolla.
Sisäisen valvonnan ohjeet 10 Valtuuston hyväksyttyä talousarvion kunnanhallitus antaa sen täytäntöönpano-ohjeineen toimielimille noudatettavaksi. Talousarvion toteuttamista varten toimielimet hyväksyvät talousarvioon perustuvat ja organisaatioon sopeutuvat käyttösuunnitelmat. Käyttösuunnitelmassaan kukin toimielin jakaa valtuuston asettamat tehtäväkohtaiset sitovat tavoitteet tarkempiin toimintaa ohjaaviin osatavoitteisiin sekä määrärahat ja tuloarviot tulosalueille (käyttötalousosa) ja kohteille (investointiosa) osamäärärahoihin ja osatuloarvioihin. Samalla toimielin päättää osamäärärahojen sitovuudesta. Käyttösuunnitelmassaan toimielin määrää jokaiselle osamäärärahalle/osatuloarviolle tilivelvollisen vastuuhenkilön ja päättää käyttösuunnitelman toteuttamiseen liittyvän toimivallan siirtämisestä vastuuhenkilölle mahdollisine rajoituksineen. 5.2.3 Talousarvion muuttaminen Talousarvion valtuustoon nähden sitovia määrärahoja ja tavoitteita koskevista muutoksista päättää valtuusto. Muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Määrärahan muutosesityksessä on aina selvitettävä muutoksen vaikutus tavoitteisiin ja rahoitukseen. Jos talousarvion muutostarve johtuu tavoitetason muuttamisesta, on selvitettävä, mitä vaikutusta muutoksella on määrärahoihin ja rahoitukseen. Kukin toimielin päättää käyttösuunnitelmansa muutoksista. 5.2.4 Raportointijärjestelmä Talousarvion toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta raportoidaan kunnanhallitukselle ja kunnanvaltuustolle kolme kertaa vuodessa. Ensimmäiseen ja toiseen osavuosikatsaukseen sisällytetään talousarvion toteutumisvertailu, arvio tulos- ja rahoituslaskelman toteutumasta koko vuoden osalta sekä selvitys tavoitteiden toteutumasta. Toteutumavertailun merkittävistä poikkeamista on osavuosikatsauksessa esitettävä selvitys. Kunnanhallitus antaa tarvittaessa yksityiskohtaisemmat ohjeet osavuosikatsausten sisällöstä. Taloushallinto laatii joka toinen kuukausi kunnanhallitukselle katsauksen taloudellisesta kehityksestä. Talousarviovuoden aikana ilmenevistä yllättävistä ja kunnan kannalta merkittävistä toiminnallisista ja taloudellisista poikkeamista on
11 Sisäisen valvonnan ohjeet toimielinten/toimialajohtajien raportoitava välittömästi kunnanhallitukselle. Toimielimelle tapahtuvasta raportoinnista ja sen sisällöstä päättää kukin toimielin. Tarkemmasta raportoinnista päättää kukin esimies tehtäväalueellaan. Esimiesten tulee luoda tehtäväalueellaan arviointi- ja raportointijärjestelmä, joka takaa heille ajantasaisen näkemyksen tavoitteiden saavuttamisesta, määrärahan riittävyydestä ja toiminnan taloudellisuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta.
Sisäisen valvonnan ohjeet 12 5.2.5 Tilinpäätös Kolmas osavuosikatsaus on tilinpäätös, joka sisältää kuntalain 68 :n mukaan tuloslaskelman, taseen ja konsernitaseen sekä niiden liitetiedot, talousarvion toteutumisvertailun ja toimintakertomuksen. Rahoituslaskelma ja tase-erittelyt esitetään tilinpäätöksen liitetietoina. Talousarvion toteutumisvertailu esitetään samalla tasolla kuin tavoitteet, määrärahat, tuloarviot ja tunnusluvut on esitetty valtuuston hyväksymässä talousarviossa. Toteutumisvertailun yhteydessä esitetään selvitys määrärahojen ja tuloarvioiden sekä tavoitteiden ja tunnuslukujen poikkeamista. 5.2.6 Kustannusten seuranta/vertailu Kunnallisessa laskentatoimessa kustannuslaskenta on sisäistä laskentatointa, jonka keskeisin tehtävä on johtamisen tukeminen. Kustannuslaskentaa tarvitaan mm. seuraaviin tarkoituksiin: toiminnan ohjaus päätöksenteko työprosessien kehittäminen vaihtoehtojen vertailu palvelujen ja tavaroiden hinnoittelu tehokkuuden ja taloudellisuuden selvittäminen kannattavuuden selvittäminen Kunnan talousarviossa/taloussuunnitelmassa ja tilinpäätöksessä esitetään toiminnan tehokkuutta/taloudellisuutta kuvaavat tunnusluvut tehtävätasolla. Kunta osallistuu kustannuslaskentapohjaisen, kuntien välistä vertailua palvelevan JohdonVertti-vertailutietokannan ylläpitämiseen. Palvelutuotannon tuloksellisuus edellyttää, että toimielimet, toimialat, tulosalueet ja muut toimintayksiköt suorittavat kustannuslaskentaa ja vertailua sekä käyttävät saatua tietoa toiminnan arvioinnissa, kehittämisessä ja päätöksenteossa. 5.3 RAKENNUSHANKKEIDEN TOTEUTUMINEN 5.3.1 Talonrakennushankkeiden suunnittelu ja toteutus Suurien (hankinta-arvo yli 336.376 euroa/2.000.000 mk) talonrakennushankkeiden toteutuksessa noudatetaan kunnanvaltuuston hyväksymää rakennushankkeitten
13 Sisäisen valvonnan ohjeet suunnitteluohjetta sekä ohjeita tilahankkeen suunnittelusta ja toteuttamisesta. Talonrakennushankkeen suunnittelun ja toteutuksen vaiheet ovat: hankesuunnitelman laadinta rakentamissuunnittelu rakentaminen/rakennuttaminen käyttöönotto Hankkeen vireille panija on käyttäjähallintokunta, joka tekee kunnanhallitukselle ehdotuksen projektiryhmän asettamiseksi. Kunnanhallitus asettaa projektiryhmän laatimaan hankesuunnitelmaa. Hankesuunnitelmaan sisältyvä huonetilaohjelma on laadittava huolellisesti, koska sen perusteella tehdään hankkeen kustannusvaraus ja sen vähäistä merkittävämpi muuttaminen edellyttää aina uutta hyväksymiskäsittelyä. Hankesuunnitelmassa tulee myös tutkia hankkeen vaihtoehtoisia toteuttamistapoja. Projektiryhmän saatua hankesuunnitelman valmiiksi käyttäjähallintokunta käsittelee sen ja esittää sen kunnanhallitukselle hyväksyttäväksi. Hankesuunnitelmaan sisältyvän huonetilaohjelman hyväksyy kunnanvaltuusto. Kunnanhallitus esittää hankesuunnitelman tai taloussuunnitelmaehdotuksen käsittelyn yhteydessä valtuustolle ajankohdan ja määrärahatarpeet hankkeen toteuttamiseksi. Kun hanke on sisällytetty valtuuston hyväksymään taloussuunnitelmaan, hankkeen rakentamissuunnittelu voi alkaa. Rakentamissuunnittelusta, rakentamisen valmistelusta ja toteuttamisesta vastaa yhdyskuntatekniikan lautakunta, joka asettaa toimikunnan hankkeen rakentamissuunnittelua varten. Suurten hankkeiden luonnossuunnitelmat kustannusarvioineen hyväksyy kunnanhallitus. Pääpiirustukset sekä pääpiirustuksiin vaikuttavat työja osapiirustukset hyväksyy yhdyskuntatekniikan lautakunta. Talonrakennushankkeen lopullisen kustannusarvion hyväksyy valtuusto talousarvion/taloussuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Urakoitsijan valinnasta päättää yhdyskuntatekniikan lautakunta, ellei talousarvion perusteluista muuta ilmene. 5.3.2 Talonrakennushankkeiden lopputilitykset Talonrakennushankkeesta, jolle on hyväksytty hankesuunnitelma ja kustannusarvio, laaditaan hankkeen valmistuttua lopputilitys kunnanhallitukselle.
Sisäisen valvonnan ohjeet 14 Mikäli hanke on valtionosuuskohde tai siihen saadaan muuta ulkopuolista rahoitusta, tehdään lisäksi rahoituksen myöntäneen viranomaisen edellyttämät lopputilitykset ja -selvitykset. 5.3.3 Maanrakennushankkeet Maanrakennushankkeita varten osoitetaan talousarvion investointiosassa kaksi määrärahaa: liikenneväylät ja puistot sekä liikunta- ja virkistysalueet. Määrärahoihin liitetään luettelo suunnitelluista hankkeista sekä niihin liittyvä ohjeellinen kustannusarvio. Vuoden aikana voi ilmetä suunnittelemattomia rakentamistarpeita, joihin talousarviossa on varauduttava osamäärärahavarauksella. 5.4 HANKINTOJEN SUORITTAMINEN Hankintojen suorittamisessa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (1247/97) sekä kunnanhallituksen hyväksymiä Kirkkonummen kunnan yleisiä hankintaohjeita Hankinnoissa käytetään olemassa olevia kilpailumahdollisuuksia ja pyritään ostojen kannalta kokonaistaloudellisesti edullisimpaan lopputulokseen. Tarjouspyynnössä on tällöin mainittava kokonaistaloudelliset kriteerit, joita ovat mm. tekniset vaatimukset sekä huolto- ja varaosavaatimukset. Hankittaville tuotteille tai palveluille on asetettava sellaiset laatuvaatimukset, joita niiden käyttötarkoitus kohtuudella edellyttää. Kunta on kaikissa hankinnoissaan velvollinen noudattamaan hyvää kauppatapaa ja kohtelemaan tarjouksentekijöitä ja tarjouksia tasapuolisesti. Syrjimättömyys ja tasapuolinen kohtelu tarkoittaa kaikkien tarjoajien asettamista samaan asemaan kotikunnasta tai kotimaasta riippumatta. Hankinnat suoritetaan pääsääntöisesti tarjouskilpailuna avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen. Neuvottelumenettelyä tai suorahankintaa ilman tarjouskilpailua käytetään ainoastaan erityisistä syistä, joita ovat tavaran tai palvelun toimittajien vähäisyys tai toimituksen pieni määrä. Hankinnasta päättävä viranomainen on oikeutettu kussakin tapauksessa valitsemaan kokonaisvaikutuksiltaan edullisimmaksi harkitsemansa hankintamuodon. Kynnysarvon ylittävien hankintojen osalta on laadittava ja julkaistava ennakkoilmoitus, hankintailmoitus ja jälki-ilmoitus sen mukaan kuin hankintalaissa ja asetuksessa on tarkemmin säädetty. Ilmoitukset julkaistaan Suomen virallisen lehden välityksellä Euroopan yhteisön ilmoitusvälineissä sekä Julkiset hankinnat -lehdessä ja -tietokannassa. Kynnysarvon alittavat hankinnat suoritetaan pääsääntöisesti tarjouskilpailuna avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen.
15 Sisäisen valvonnan ohjeet Tarjousmenettely Tarjouspyyntö lähetetään samanaikaisesti ja samansisältöisenä kaikille ehdokkaille. Tarjousaikana välttämättömäksi ilmenneet lisäykset ja muutokset tarjouspyyntöasiakirjoihin tai tarjousajan pidentämiseen ilmoitetaan kaikille, joilta tarjous on pyydetty. Tarjouspyyntöön sisältyvät tekniset ja kaupalliset vaatimukset on laadittava niin selviksi, että tarjouksentekijät voivat näiden perusteella tehdä mahdollisimman yksiselitteisen tarjouksen ja että tulokset saadaan keskenään vertailukelpoisiksi. Tarjouspyyntö voidaan lähettää kirjeitse, sähkeenä, faksilla, lehtiilmoituksella tai Internetin välityksellä. Tarjouspyyntö voidaan tehdä myös suullisesti, kun kysymyksessä on arvoltaan vähäinen tai kiireellinen hankinta. Tarjouspyyntö on kilpailun aikaansaamiseksi lähetettävä riittävän monelle luotettavaksi ja toimituskykyiseksi tunnetulle myyjälle. Tarjousten vastaanottamisessa, avaamisessa, säilyttämisessä ja käsittelyssä noudatetaan yleisissä hankintaohjeissa määriteltyjä menettelytapoja. Tarjoukset on käsiteltävä niin hyvissä ajoin, että tarjouksen hyväksyminen voidaan saada tarjouksentekijän tiedoksi tarjouksen voimassaoloaikana. Myös pyytämättä tarjousaikana jätetty tarjous on otettava huomioon. Tarjouksista on hyväksyttävä se, joka kokonaistaloudellisesti on katsottava kunnalle edullisimmaksi tarjouspyynnössä olevien perusteiden mukaan. Sopimukset Kun päätös tarjouksen hyväksymisestä on tehty ja muutoksenhaun määräaika on umpeutunut, hankinnasta laaditaan kirjallinen sopimus tai tilaus. Hankinnan sopimuksenmukaisen täyttämisen varalta on vaadittava vakuus, mikäli kysymyksessä on rahallisesti merkittävä hanke tai toimitus on kriittinen yksikön toiminnalle. Jos myyjä syyllistyy viivytykseen tai muutoin sopimuksen vastaiseen toimitukseen taikka muulla tavoin rikkoo sopimusta, hänelle on viipymättä tehtävä moiteilmoitus ja esitettävä mahdolliset vaateet käyttäen todistettavaa ilmoitustapaa. Ostaja voi vaatia virheen korjaamista, uutta tavaraa virheellisen tilalle, hinnan alentamista tai kaupan purkua. Ostajalla on oikeus saada korvaus aiheutuneesta vahingosta. Hankinnan suorittaminen ilman tarjousmenettelyä (Suora hankinta) Poikkeuksellisesti voidaan kynnysarvon alittava hankinta suorittaa suorana hankintana ilman tarjousmenettelyä. Suorassa hankinnassa hankinnasta vastaava viranomainen suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn hintatarjouksen tai aikaisemman sopimuksen perusteella. Hankinnasta vastaavan
Sisäisen valvonnan ohjeet 16 viranomaisen on hankintapäätöksessään perusteltava, miksi hankinta on suoritettu ilman tarjouskilpailua. Hankinnan suorittaminen ilman tarjouskilpailua on sallittua vain erityisin perustein. Tällaisena erityisenä syynä voidaan pitää mm. hankinnan vähäistä arvoa ja siihen verrattaessa tarjouskilpailun järjestämisestä aiheutuvia kohtuuttoman suuria hallinnollisia kustannuksia, sellaista odottamatonta, muusta kuin hankinnan suorittavan viranomaisen omista toimenpiteistä johtuvaa kiirettä hankinnan tekemisessä, ettei tarjouskilpailua ehditä järjestää aiemmin kilpailutetun hankinnan lisätilausta, -palvelua tai - urakkaa tai muutostyötä. Kunnanhallitus vahvistaa talousarvion täytäntöönpano-ohjeissaan euromääräisen arvon, jonka suuruisissa hankinnoissa tarjouskilpailun järjestäminen ei ole tarkoituksenmukaista (=hankinnan vähäinen arvo). Hankinnasta vastaavan viranomaisen on pidettävä pöytäkirjaa ilman tarjouskilpailua tehdyistä hankintapäätöksistä, kun hankinnan veroton hankinta-arvo ylittää 1.000 euroa. 5.5 MENOJEN JA TULOJEN VALVONTA Talousarvion määrärahat ja tuloarviot ovat kunnanhallitusta, lautakuntia ja johtokuntia sitovia siten, kuin kunnanvaltuusto talousarvion hyväksymisen yhteydessä päättää (ks. kohta 5.2.2.) 5.5.1 Menojen suorittaminen ja hyväksymisvaltuudet Käyttösuunnitelmassaan toimielin määrää ne viranhaltijat, jotka tilivelvollisina vastuuhenkilöinä sen puolesta vastaavat osatavoitteiden saavuttamisesta ja päättävät toimintayksikön hankinnoista ja osamäärärahojen muusta käytöstä ja hyväksyvät tositteet (toimivat ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä hyväksyjinä ), siirtämällä heille käyttösuunnitelman toteuttamiseen liittyvää toimivaltaa mahdollisine rajoituksineen. Toimielimen päätökset käyttösuunnitelman toteuttamiseen liittyvän toimivallan siirtämisestä vastuuhenkilöille tulee tehdä niin selkeästi, että kunkin osamäärärahan kohdalla voidaan vaivatta todeta, kenelle osamäärärahan käyttöoikeus kuuluu. Toimielin voi siirtää käyttösuunnitelmien hyväksymiseen liittyvää toimivaltaansa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. Viranhaltija, jolle
17 Sisäisen valvonnan ohjeet toimivaltaa on siirretty, voi toimivaltansa puitteissa tehdä käyttösuunnitelman, jossa hän jakaa toimielimeltä saamansa tulosalueen osatavoitteet, osamäärärahat ja osatuloarviot edelleen pienempiin osa-alueisiin, määrää jokaiselle osa-alueelle vastuuhenkilön ja siirtää osa-alueen käyttösuunnitelman toteuttamiseen liittyvää toimivaltaa vastuuhenkilölle kokonaisuudessaan tai vain osittain. Osa-alueiden vastuuhenkilöille ei voi siirtää tilivelvollisuuteen kuuluvaa vastuuta. Kukin vastuuhenkilö nimeää tehtäväalueensa tavaroiden, työsuoritusten ja muiden palvelujen vastaanottajat. Vastaanottajat toimivat ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä asiatarkastajina. Vastaanottajan/asiantarkastajan on tarkastettava, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelus on saatu ja että se on tilauksen mukainen. Vastaanottajan tulee huolehtia siitä, että tositteen summasta on vähennetty kassa-alennus. Vastaanottajan on varustettava tosite tai siihen liittyvä selvitys päivämäärällä ja nimikirjoituksellaan. Vastuuhenkilön tulee tositteen hyväksyjänä tarkastaa, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikea (loppusumma, alv, kassa-alennus, eräpäivä) tavara, työsuoritus ja muu palvelus on merkitty vastaanotetuksi tositteessa on oikea tilimerkintä menon suorittamiseen on käytettävissä määräraha/osamääräraha. Vastuuhenkilön on hyväksyttävä tosite ostolaskujen sähköisessä käsittelyjärjestelmässä viipymättä. Vastuuhenkilön on toimitettava manuaalisesti hyväksytty tosite ennen eräpäivää/kassa-alennuspäivää taloushallinnon ostolaskujen käsittelypisteeseen kunnantoimistoon Jolkbyssä. 5.5.2 Tulojen laskuttaminen ja perintä ulkoisilta asiakkailta Kukin toimielin tai sen alainen tulosalue tai muu toimintayksikkö (=laskuttaja) huolehtii oman tehtäväalueensa palvelujen osalta myyntitulojen, maksujen ja muiden tulojen laskuttamisesta. Ulkoisiin asiakkaisiin kohdistuvassa laskutuksessa käytetään joko laskulajikohtaisia erillislaskutusohjelmia tai kunnan yleislaskutusohjelmaa. Postitse lähetettävät luvat yms. maksulliset asiakirjat voidaan laskuttaa viitteellisellä postiennakolla, jonka tiedot laskuttaja viipymättä syöttää myyntireskontraan. Laskutusohjelmat on liitetty kunnan taloushallinnon keskitetysti ylläpitämään myyntireskontraan, jossa laskutuksen toteutumista seurataan. Myyntireskontran tiedot siirretään kirjanpitoon liittymän kautta. Laskutetut tulot kirjataan laskuttajan tulosalueen ja
Sisäisen valvonnan ohjeet 18 toimintayksikön tuloksi ja suoritukset kirjataan päivittäin saatavatilille laskusaatavan vähennykseksi. Kaikki ulkoisiin asiakkaisiin kohdistuva laskutus on hoidettava laskutusjärjestelmillä, jotka on liitetty kunnan myyntireskontraan. Laskutus on suoritettava välittömästi palvelutapahtuman jälkeen, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluttua palvelutapahtumasta tai laskutuksen kohteena olevan ajanjakson päättymisestä, allekirjoitetun sopimuksen mukaisena ajankohtana tai erikseen päätetyn tai sovitun menettelytavan mukaan. Taloushallinto seuraa maksujen toteutumista myyntireskontrasta. Mikäli laskua ei ole suoritettu eräpäivään mennessä tai eräpäivän jälkeenkään taloushallinto lähettää asiakkaalle ensimmäisen maksumuistutuksen viimeistään kolmen viikon kuluttua eräpäivästä. Mikäli laskua ei makseta ensimmäisen muistutuksen eräpäivään mennessä, annetaan erääntynyt lasku perintätoimiston perittäväksi. Asiakkaalle lähetetty virheellinen tai aiheeton lasku oikaistaan myyntireskontrassa laskuttajan taloushallinnolle lähettämän kirjallisen ilmoituksen perusteella. Eräpäivän jälkeen maksetuista laskuista peritään viivästyskorkoa korkolain mukaisesti, ellei laissa, asetuksessa tai asiakkaan kanssa tehdyssä sopimuksessa viivästyskoron perimisestä ole muuta säädetty tai sovittu. Jos kunnalle tuleva maksu tai saaminen jää saamatta, ei ulosottotoimenpiteisiin ryhdytä, mikäli saamisen suurus on alle 15 euroa. Laskuttamatta voidaan jättää 10 euroa pienemmät satunnaiset laskut. Tämä koskee myös viivästyskorkoa, joka voidaan jättää laskuttamatta koron ollessa alle 10 euroa. Jos laskusta jää saamatta alle 10 euroa, ei perintätoimenpiteisiin ryhdytä. Laskutussaatava, joka perintätoimenpiteistä huolimatta on tilinpäätöshetkellä saamatta, kirjataan seuraavan vuoden tilinpäätöksen laadinnan yhteydessä luottotappioksi laskuttajan toimintayksikön muihin kuluihin. 5.5.3 Sisäisten tulojen laskuttaminen Kukin toimielin tai sen alainen tulosalue tai muu toimintayksikkö (=laskuttaja) huolehtii oman tehtäväalueensa palvelujen osalta sisäisten tulojen laskuttamisesta. Sisäinen tulojen maksaja on aina jokin toinen kunnan toimintayksikkö.
19 Sisäisen valvonnan ohjeet Laskutus on suoritettava välittömästi yksittäisen palvelutapahtuman jälkeen, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluttua palvelutapahtumasta. Säännöllisesti tapahtuvan sisäisen laskutuksen kohteena oleva ajanjakso ei saa olla 3 kuukautta pitempi. 5.5.4 Muiden saamisten oikeellisuuden tarkistaminen ja valvonta Merkittävä osa kunnan tuloista kertyy lainsäädäntöön, viranomaisten päätöksiin tai sopimuksiin perustuvina tilityksinä, joista osa suoritetaan hakemusten ja kustannusselvitysten pohjalta ja osa ilman hakemusta. Tällaisia tuloja ovat mm. verotulot, valtionosuudet, avustukset, yhteistoimintakorvaukset ja tilityksiin perustuvat muuta korvaukset, esim. KELA- ja vakuutuskorvaukset. Tällöin on valvottava, että tilityksen perusteet ovat oikeat ja että suoritus tapahtuu säädettynä tai sovittuna ajankohtana. Näiden saatavien osalta on saatavan kohteena olevasta toiminnasta vastaavan tulosalueen/toimintayksikön varmistuttava siitä, että hakemukset ja tilitykset tehdään ajallaan, saatavan laskennalliset perusteet ovat oikeat ja että suoritus on tullut määräaikana euromäärältään oikean suuruisena. Mikäli perusteissa tai maksatuksessa ilmenee virheellisyyksiä, on tulosalueen/tulosyksikön välittömästi ryhdyttävä toimenpiteisiin oikaisun hakemiseksi tai saatavan perimiseksi. 5.6 SOPIMUSTEN VALVONTA 5.6.1 Sopimusten toteutus- ja seurantavastuu Kunnan puolesta tehtävät sopimukset hyväksyy kunnanvaltuusto, kunnanhallitus, lautakunta, johtokunta tai näiden alainen viranhaltija toimivaltansa puitteissa. Toimivalta on määritelty hallintosäännössä, kunnanhallituksen johtosäännössä tai toimialan johtosäännössä. Hyväksyttyjen sopimusten valvonta kuuluu sopimuksen hyväksyneen toimielimen alaiselle toimialajohtajalle ja viranhaltijapäätösten osalta sopimuksen hyväksyneelle viranhaltijalle tai heidän määräämilleen viranhaltijoille. Sopimusten valvontaan kuuluu sopimusten täytäntöönpano sekä sopimuksista johtuvien toiminnallisten ja taloudellisten toimenpiteiden hoitaminen määräaikana. Tällaisia toimenpiteitä ovat maksatuksen/laskutuksen suorittaminen, indeksitarkistusten laskeminen, tilitysten suorittaminen, sopimuksen irtisanominen jne. Valvontatehtävä on kullakin toimialalla järjestettävä hyväksytyillä toimenkuvauksilla tai muilla määräyksillä, joista ilmenee selkeästi valvontatehtävästä vastuussa oleva viranhaltija.
Sisäisen valvonnan ohjeet 20 5.6.2 Sopimusasiakirjojen säilytys Kunnanvaltuuston, kunnanhallituksen ja kunnanhallituksen alaisten viranhaltijoiden hyväksymät sopimukset säilytetään konsernihallinnossa arkistosuunnitelmassa lähemmin määritellyssä yksikössä. Lautakuntien ja johtokuntien sekä niiden alaisten viranhaltijoiden hyväksymät sopimukset säilytetään asianomaisella toimialalla arkistointisuunnitelmassa määritellyssä yksikössä. Hyväksytyistä ja voimassaolevista sopimuksista pidetään säilytyspaikoittain rekisteriä, josta ilmenevät sopimusosapuolet, sopimuksen kohde, hyväksymispäätös ja voimassaoloaika. 5.7 OMAISUUSREKISTERIEN YLLÄPITO. 5.7.1 Poistonalainen käyttöomaisuus Kunnan käyttöomaisuusrekisteriä ylläpidetään osana kunnan AdeEko+ -laskentajärjestelmää. Käyttöomaisuusrekisterin raportit ovat samalla luettelo kunnan käyttöomaisuudesta tasetileittäin ryhmiteltynä keskeneräisiä hankintoja lukuun ottamatta. Käyttöomaisuus on kunnan toiminnassa vähintään kolmena tilikautena käytettäväksi tarkoitettu omaisuus, jonka hankintameno on vähintään 8.409 euroa/50.000 markkaa ja joka on hankittu investointiosan määrärahoilla. Käyttöomaisuus jaetaan poistosuunnitelman mukaisiin käyttöomaisuusluokkiin, joissa noudatetaan valtuuston vahvistamia poistoaikoja ja -menetelmiä. Käyttöomaisuusrekisteri tuottaa pääkirjanpitoa varten tiedot käyttöomaisuuden poistamattomasta jäännösarvosta, kertyneistä poistoista sekä käyttöomaisuuden lisäyksistä ja vähennyksistä. Käyttöomaisuus merkitään käyttöomaisuusrekisteriin hankintamenon mukaiseen arvoon. Hankintamenoon luetaan arvonlisäveroton hankintameno, johon lisätään kuljetuksesta, asennuksesta yms. toimenpiteistä aiheutuneet menot. Hankintamenosta vähennetään valtionosuudet, investointiavustukset ja muut vastaavat rahoitusosuudet. Mikäli osa käyttöomaisuuden hankintamenosta katetaan investointivarauksella, poistojen perusteena on tästä huolimatta käyttöomaisuuden koko hankintameno.