Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen PÖYTÄKIRJA 1 (5) Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tutkintotoimikunnan kokous Aika: 30.11.2009 klo 9.45-12.15, jatkui klo 16.00-16.30 Paikka: Osallistujat: Uniononkadun juhlahuoneistot, Unioninkatu 33, Helsinki ja Kansallisarkiston Siltavuoren toimipisteen ryhmätyöhuone Janne Mykrä, pj Anna-Liisa Linnalampi Maaret Botska Tomi Eskola Irja Vuorela (klo 9.45-12.15) Armi Helenius, siht. (klo 9.45-12.15 ja klo 16.20-16.30) Ritva Saastamoinen, varapj. (klo 16.00-16.10) 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen ja toivotti kaikki osallistujat tervetulleiksi. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Pöytäkirja 5.-12.10.2009 hyväksyttiin muutoksitta. 4. Infotilaisuuden järjestelyt iltapäivällä 30.11.2009 Sihteeri kertasi infotilaisuuden sisällön ja järjestelyt. Kaikki on kunnossa tilaisuutta varten. Jokaisesta tutkintoa järjestävästä oppilaitoksesta tai koulutusyrityksestä on edustus paikalla. Tilaisuuden ohjelma (LIITE 1) ja osallistujalista (LIITE 2). 5. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen näyttötutkinnon järjestäjille ja arvioijille suunnattu kysely Sihteeri kertoi väliaikatilanteen 12.11.2009 tutkinnonjärjestäjille lähetetystä asiakaskyselystä (LIITE 3). Varapuheenjohtaja Ritva Saastamoinen työstää infotilaisuuteen kyselyn vastauksista yhteenvedon. Kokoukseen mennessä vastaukset olivat tulleet neljältä tutkinnonjärjestäjältä.
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen PÖYTÄKIRJA 2 (5) 6. Määrärahatilanne Todettiin, että Opetushallituksesta saatu 1 000 euron lisämääräraha riittää loppuvuoden menoihin. 7. Tutkintosuoritusten arviointi 8. Tutkinnon perusteiden uudistaminen Päätettiin hyväksyä Rastor Oy:n yhden tutkinnonsuorittajan yhteensä kahden tutkinnon osan suoritukset. Vuoden 2009 loppuun mennessä tutkinnon on suorittanut 156 henkilöä, mikä päivitetään tutkintotilastoon Optimaan. Päätettiin, että puheenjohtaja ja sihteeri laativat kirjeen Opetushallitukselle, jossa pyydetään saada virallinen päätös siitä, että tutkintotoimikunta toimii tutkinnon perusteiden uudistamisen ohjausryhmänä. Sähköpostitse varapuheenjohtaja Ritva Saastamoinen on välittänyt tiedon ohjausryhmänä toimimisesta, mutta informaatio ei ole sisältänyt tietoa kyseisen tehtävän vastuista, sisällöstä tai vaikutusmahdollisuuksista tutkinnon perusteiden uudistamiseen. Tutkintotoimikunta katsoo, että sillä ei ole riittävää tietoa virkavelvollisuutensa täyttämiseen tässä asiassa. Päätettiin kutsua 11.1. tai 18.1.2010 järjestettävään tutkintotoimikunnan kokoukseen opetushallituksesta Anne Huhtala ja Sirkka-Liisa Kärki selventämään tutkinnon perusteiden uudistamisen tilannetta. Pöytäkirjaan kirjattiin myös 12.10.2009 päättyneen tutkintotoimikunnan verkkokokouksen jälkeen tehdyt toimenpiteet, joiden avulla tutkintotoimikunta on yrittänyt selvittää tutkinnon perusteiden uudistamisen tilannetta: Puheenjohtaja laati 12.10.2009 kirjeluonnokset koulutustoimikunnalle ja lähetti ne kommentoitaviksi tutkintotoimikunnalle 15.10.2009 mennessä. Toisessa kirjeessä pyydettiin selvitystä tietoon, jonka mukaan virastomestarin, sihteerin ja asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkintoa oltaisiin yhdistämässä. Toisessa kirjeessä pyydettiin selvitystä tutkinnon perusteiden uudistamisen tilanteesta. Ritva Saastamoinen ilmoitti sähköpostitse 13.10.2009 pyytäneensä ja saaneensa OPH:n päätöksen tutkinnon perusteiden uudistamisesta, jonka sisällön hän referoi tutkintotoimikunnalle. Puheenjohtaja lähetti kirjeet koulutustoimikunnalle 16.10.2009, kun tutkintotoimikunnan kuudesta jäsenestä neljä oli ilmoittanut kannattavansa kirjeiden lähettämistä. Yksi oli muutoin ihmetellyt
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen PÖYTÄKIRJA 3 (5) opetushallituksen toimintaa ja yksi ei ollut vastannut kannattaako kirjeiden lähettämistä vai ei. Ritva Saastamoinen lähetti 19.10.2009 ilmoituksen opetushallitukselle, jossa hän esitti kantanaan kirjeiden lähettämisen olleen puheenjohtajan henkilökohtainen kannanotto ja puheenjohtajan toimineen tutkintotoimikunnan tietämättä. Tutkintotoimikunnan jäsen Maaret Botska lähetti opetushallitukselle 19.10.2009 puheenjohtajan toimintaa puoltavan kannanoton. Puheenjohtaja lähetti 26.10.2009 opetushallitukselle virallisen oikaisun Ritva Saastamoisen tekemään ilmoitukseen. Puheenjohtaja sai sähköpostitse 12.11.2009 opetusneuvos Anne Huhtalalta koulutustoimikunnan kokouspöytäkirjaotteen, jossa todettiin, että koulutustoimikunnalle ei ole tullut esitystä virastomestarin, sihteerin ja asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinnon yhdistämisestä. Tutkinnon perusteiden uudistamisen osalta koulutustoimikunta totesi, että opetushallitus päättää perusteista. Keskusteltiin syksyn aikana tehdyistä selvityspyynnöistä opetushallitukseen. Tutkintotoimikunta totesi yksimielisesti, että puheenjohtaja oli toiminut kaikin puolin asiallisesti lähettäessään kaksi kirjettä tutkintotoimikunnan nimissä. Tarkoituksena on ollut ainoastaan saada tietoa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tutkintotoimikunnan kannalta tärkeisiin asioihin. Opetushallituksen menettelytavat asioista tiedottamisen suhteen herättivät hämmennystä tutkintotoimikunnan jäsenten keskuudessa. Opetushallitukselle lähetettyyn ilmoitukseen liittyen todettiin, että Ritva Saastamoisen ilmoitus tuli muulle tutkintotoimikunnalle täytenä yllätyksenä ja, että kukaan tutkintotoimikunnan muista jäsenistä ei ollut antanut Saastamoiselle valtuutusta toimia kyseisessä asiassa tutkintotoimikunnan nimissä. Puheenjohtaja korosti, että kukaan tutkintotoimikunnan jäsenistä ei voi lähettää minkäänlaisia ilmoituksia koko tutkintotoimikunnan nimissä, ellei asiasta ole sovittu muiden tutkintotoimikunnan jäsenten kanssa. Sen sijaan eriävän mielipiteen esittäminen omana henkilökohtaisena mielipiteenään on mahdollista. Tällöin asia tulee ilmaista niin, että ei jää epäselväksi, onko kyseessä tutkintotoimikunnan vai ainoastaan sen yhden jäsenen kannanotto. Eriävät mielipiteet tulee aina selkeästi dokumentoida tutkintotoiminnan asiakirjoihin. Päätettiin jatkaa tutkintotoimikunnan kokousta infotilaisuuden jälkeen Kansallisarkiston Siltavuoren toimipisteen ryhmätyöhuoneessa.
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen PÖYTÄKIRJA 4 (5) 9. Toimintakertomus 2009 ja toimintasuunnitelman 2009 toteutumisen tarkistus Toimintasuunnitelma käytiin läpi ja todettiin sen toteutuneen hyvin. Puheenjohtaja ja sihteeri laativat sen pohjalta luonnokset sekä toimintakertomukseksi 2009 että toimintasuunnitelmaksi vuodelle 2010 (31.7.2010 asti). 10. Kevään tehtävät ja kokousaikataulu (alustavasti) 11. Muut asiat Sovittiin, että seuraava tutkintotoimikunnan kokous pidetään joko 11.1 tai 18.1.2010. Joululounas nautittiin alkaen n. klo 11.00 12. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen alkuosan klo 12.15. Infotilaisuuden jälkeen klo 16.00 jatkettiin tutkintotoimikunnan kokousta Paikalla Kansallisarkiston Siltavuoren toimipisteen ryhmätyöhuoneessa olivat Janne Mykrä pj., Ritva Saastamoinen varapj. (klo 16.00-16.10), Tomi Eskola, Maaret Botska, Anna-Liisa Linnalampi ja Armi Helenius siht. (klo 16.20-16.30). Poissa Irja Vuorela. Aluksi keskusteltiin seuraavasta tutkintotoimikunnan kokouksesta (kohta 10). Aamupäivällä oli sovittu, että kokous pidetään 11.1 tai 18.1.2010. Ritva Saastamoinen kertoi 18.1.2010 sopivan hänelle, joten päätettiin, että kokous pidetään silloin. Puheenjohtaja ilmoitti, että aamupäivällä oli yksimielisesti päätetty, että seuraavaan kokoukseen kutsutaan opetushallituksen edustajina Sirkka- Liisa Kärki ja Anne Huhtala. Tutkintotoimikunnan tarkoituksena on saada selvyyttä tutkinnon perusteiden uudistamisen tilanteesta ja erityisesti tutkintotoimikunnan roolista ohjausryhmänä. Ritva Saastamoinen ei pitänyt opetushallituksen edustajien kutsumista tutkintotoimikunnan kokoukseen tarpeellisena. Puheenjohtaja totesi, että aamupäivällä asiasta tehtiin yksimielinen päätös, joten tämän mukaisesti menetellään. Ryhdyttiin puheenjohtajan aloitteesta keskustelemaan Ritva Saastamoisen opetushallitukselle 19.10 lähettämästä ilmoituksesta (ks. kohta 8).
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen PÖYTÄKIRJA 5 (5) Ritva Saastamoinen oli sitä mieltä, että 16.10.2009 lähetettyjä kirjeitä ei olisi voinut lähettää, koska tutkintotoimikunta ei ollut kokouksessa päättänyt kirjeiden lähettämisestä. Puheenjohtaja totesi, että tutkintotoimikunta ei voi toimia käytännössä pelkästään kokousten varassa, vaan asioihin tulee voida ottaa kantaa kokousten välisenä aikana, jos tarvetta ilmenee. Asioiden kommentointi sähköpostitse on tutkintotoimikunnan vakiintunut toimintatapa (ks. esim. tutkintotoimikunnan toimintasuunnitelma 2009). Myöskään näyttötutkinto-opas ei millään tavalla rajoita tutkintotoimikunnan oikeutta ottaa kantaa tärkeäksi näkemiinsä asioihin myös kokousten välisenä aikana. Käydyn keskustelun päätteeksi Ritva Saastamoinen poistui kokouksesta klo 16.10. Tutkintotoimikunnan läsnä olevat jäsenet (Botska, Eskola ja Linnalampi) pitivät tärkeänä, että tutkintotoimikunta pyrkii jatkossakin selvittämään asioita mahdollisimman seikkaperäisesti. Todettiin myös, että tutkintotoimikunnan velvollisuus on seurata asioiden kulkua, joten opetushallitukseen lähetettävissä tiedusteluissa ei sinänsä ole mitään ongelmaa. Keskusteltiin tutkintotoimikunnan järjestämästä infotilaisuudesta (ks. kohta 4). Infotilaisuuden pohjalta heräsi tutkintotoimikunnan jäsenten keskuudessa kysymyksiä projektiryhmän valinnasta. Näin ollen päätettiin, että 18.1.2010 järjestettävän tutkintotoimikunnan kokouksen yhteydessä pidetään myös ensimmäinen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinnon perusteiden uudistamishankkeen ohjausryhmän kokous. Kokoukseen kutsutaan mukaan myös projektiryhmän jäsenet ja opetushallituksen edustajat. Ritva Saastamoinen oli kertonut infotilaisuuden yhteydessä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tutkintotoimikunnan liittämisestä sihteerin tutkintotoimikuntaan vuoden 2010 aikana. Tämä oli tullut tutkintotoimikunnan jäsenille uutena tietona. Tämän johdosta päätettiin, että asiaa on syytä selvittää. Puheenjohtaja ja sihteeri lupasivat selvittää asiaa ottamalla yhteyttä opetushallitukseen. Mahdollinen opetushallitukseen lähetettävä kirje toimitetaan esiluettavaksi tutkintotoimikunnan jäsenille ennen lähettämistä opetushallitukseen. Puheenjohtaja päätti kokouksen loppuosan klo 16.30.