Kuntien ilmastokampanjan tapaaminen 23.4.2015 KUJA-projekti Jussi Rahikainen 23.4.2015, Kuntatalo, B1.4
Kuntien varautumisen ja kriisijohtamisen haasteet Kuntayhtymät ulkoistaminen alihankintaketjut sopimushankinnat kolmas sektori Kunnat ovat jatkossa entistä enemmän mukana laajoissa ja alueeltaan erilaisissa ylikunnallisissa palvelutuotanto- ja yhteistyöverkoissa. Viranomaisten varautuminen Valtio Kunnat Omatoiminen varautuminen Yritykset Ihmiset Liikelaitokset Yhteisöt Varautumisen verkosto 2 Jussi Rahikainen pelastustoimen kehittämispäällikkö
Projektin toteutus Kuntaliitto ja Huoltovarmuuskeskus päättivät tiivistää entisestään yhteistyötään, jotta myös paikalliset toimijat pystyvät vastaamaan tarpeeseen turvata keskeiset palvelunsa kansalaisille entistä paremmin. Kuntaliitto on aloittanut 22.9.2014 Huoltovarmuuskeskuksen tuella kaksivuotisen projektin kuntien jatkuvuudenhallinnan sekä varautumisen kehittämiseksi. Kuntaliitto ja Huoltovarmuuskeskus kokosivat laajan ohjausryhmän projektin tueksi. Projektille on nimetty päätoiminen projektipäällikkö, Jaakko Pekki, Kuntaliittoon. 3
Projektin tavoite Projektin tavoitteena on tukea sekä kehittää kuntien toimijoiden kykyä varmistaa tehtäviensä mahdollisimman hyvä hoitaminen ja palveluiden toimintavarmuus kaikissa tilanteissa. Projekti tukee laajasti uhkien ja häiriöiden hallinnan kehittämistä ja kansalaisten hyvinvoinnin turvaamista kaikissa tilanteissa sekä kytkee osaltaan kriittiset toimijat yhteistoimintaan paikallishallintotasolla. 4
Projektin aikana Luodaan kunnille ja näihin liittyville kriittisille palvelu- sekä toimintoketjuille asiakaslähtöinen jatkuvuudenhallinnan kokonaiskonsepti sisältäen kunnille maksuttomat yhtenäiset toimintamallit ja työkalut, joita nämä voivat soveltaa tarpeidensa mukaisesti omassa toiminnassaan. Jalkautetaan jatkuvuudenhallinnan yhtenäiset perusteet ja parhaat käytännöt kuntakentän toimijoiden käyttöön eri puolilla Suomea järjestettävissä alueellisissa tilaisuuksissa syksystä 2015 alkaen. 5
Projektin keskeinen kohderyhmä Manner-Suomen 304 kuntaa sekä näihin liittyvät toiminnot, joista kunnalla on järjestämisvastuu tai sopimus palvelun / toiminnon / tehtävän toteuttamisesta. Asukasluvun keskiarvo Manner-Suomen kunnissa on 17 838 asukasta. Näkökulma erityisesti 10 000 50000 asukkaan kunnat. Näitä pienimmissä tai suuremmissa kunnissa voidaan tuotosten laajuutta soveltaa joko ylös tai alaspäin. 82; 27 % Kuntien lukumäärä asukasluvun (31.12.2013) mukaan 11; 4 % 9; 3 % 202; 66 % Alle 10 000 10 000-50 000 50 001-100 000 yli 100 000 6
Hyödyt kunnille 1. Kehitetään kykyä rakentaa organisaatioon tarkoituksenmukainen ja kustannustehokas jatkuvuudenhallintaprosessi. 2. Kehitetään kykyä tunnistaa avaintoiminnot ja valmiutta priorisoida organisaation tehtävät kriittisyyden perusteella. 3. Parannetaan osaamista uhkien ja riskienhallintaan. 4. Kehitetään valmiutta turvata kriittisten palvelu- ja toimintoketjujen toimintavarmuus ja parannetaan organisaation mainetta luotettavana toimijana. 5. Kehitetään valmiutta reagoida tarkoituksenmukaisesti toimenpiteitä vaativissa häiriötilanteissa. 6. Luodaan valmius jatkuvuudenhallinnassa alueellisten verkostojen osaamisen ja resurssien hyödyntämiselle. 7
Jatkuvuudenhallinnan ja varautumisen sekamelskasta järjestelmälliseen kokonaisuuden kehittämiseen
Jatkuvuudenhallinnan kokonaiskonsepti Ulkoiset asiantuntijapalvelut Koordinointi ja sisäiset asiantuntijapalvelut MODUULI 1 Jatkuvuudenhallinnan johtaminen MODUULI 2 Toimintavarmuuden kehittäminen MODUULI 3 Häiriö- ja kriisisuunnittelu MODUULI 4 Häiriönhallinta ja kriisijohtaminen Nykytilan arviointi ja vertailu verrokkeihin Toimintavarmuuden periaatteet / prosessi Suunnitelmat ja toimintamallit Tilannekuva ja tilannetietoisuus Johdon tahtotilan määrittäminen Sisällyttäminen TTS-prosessiin Johtamisen edellytykset Reagointi ja hälyttäminen Kehittämisen polun rakentaminen Avaintoimintojen tunnistus,priorisointi Viranomais- ja sidosryhmäyhteistyö Kriisijohtamisen käynnistäminen Perusteet, ohjeistus, vastuut Uhkien ja riskien hallinta Vapaaehtoisjärjestöjen käyttö Operatiivinen toiminta häiriötilanteessa Organisointi, resursointi, osaaminen Sopimuskumppanien huomioiminen Perehdyttäminen ja täytäntöönpano Tiedottaminen ja kriisiviestintä Seuranta ja ohjaus Sopimuskumppanien arviointi Johdon rooli korostuu Koulutus ja harjoittelu Toipuminen ja arviointi Yhteistyö korostuu Täydennyskoulutuspalvelut Tukeminen ja verkostot
Kokonaisuuden arviointi ja kehittäminen If you cannot measure it, you cannot improve it. -Lord Kelvin- Nykyisessä toimintaympäristössä on kyettävä hahmottamaan nopeasti, onko tarvetta ja kannattavaa panostaa kehittämistoimenpiteisiin. JATKE-pikatestillä voidaan luoda 15 minuutissa karkealla tasolla yhteinen näkemys jatkuvuudenhallintakokonaisuuden nykytilasta sekä mahdollisista kehittämistarpeista. Voidaan käsitellä yhtenä kokouksen asiana osana johtoryhmän kokousta! Asian läpikäynti vie maksimissaan 45 min johtoryhmän kokouksessa. 15 min jatkuvuudenhallinnan perusteet 15 min pikatestin tekeminen 15 min jatkosta sopiminen 10
Nro. ARVIOINTIKYSYMYS 1. Jatkuvuudenhallinnan toimintamallimme on kuvattu sekä jatkuvuussuunnittelu on ohjeistettu ja vastuutettu. Ohjeet ja vastuut jakautuvat organisaatiokohtaisesti ja yksikkökohtaisesti. Toimintamalli, ohjeet ja vastuut ovat ajantasaisia. 10. Jatkuvuudenhallinnan / varautumisen malliamme on arvioitu viimeisen kahden vuoden aikana. 11 Tiedämme mitkä ovat jatkuvuudenhallinnan keskeiset kehittämiskohteet. ARVIO NYKYTILASTA Kunnossa Osittain kunnossa / Selvitettävä x Ei kunnossa 2. Avaintoimintomme on tunnistettu ja priorisoitu tärkeyden perusteella. x 3. Avaintoimintojemme merkittävimmät ulkoisen ja sisäisen toimintaympäristön uhat on tunnistettu ja arvioitu. 4. Merkittävimpien uhkien hallintatoimenpiteet on laadittu, aikataulutettu ja vastuutettu. 5. Käytettävissä on selkeä toimintamalli vakavien häiriötilanteiden johtamiseksi ja hallitsemiseksi. Toimintamalli on viestitty ja koulutettu vähintään organisaation johdolle sekä yksikköjen johdolle. 6. Riskienhallinnan strategiset tavoitteet on määritelty ja riskienhallinnan menettelytavat on laadittu. Riskienhallinnassa on läpi organisaation yhteinen menettelytapa, joka on ohjeistettu. 7. Merkittävimmät yksikkötasoiset riskit raportoidaan organisaatiotasolle, jossa ne otetaan tarvittaessa huomioon muodostettaessa organisaation kokonaisriskikarttaa. 8. Käytettävissä on organisaation kokonaisriskikartta tai vastaava. Kokonaisriskikartta ottaa huomioon myös toiminnalliset riskit ja niiden merkittävyyden. 9. Olemme tunnistaneet dokumentoidusti toiminnan kannalta keskeiset sidosryhmämme ja riippuvuutemme. Varautumisvastuut, yhteistoimintajärjestelyt sekä varajärjestelyt häiriötilanteissa on sovittu ja kuvattu. x x
JATKE Pikatestin tulosten tulkinta Laskekaa kustakin kysymyksestä saadut pisteet yhteen. Mitä suurempi pistemäärä, sitä suurempi riski on että jatkuvuudenhallintanne ei ole kunnossa. Riskipisteiden avulla voitte arvioida tarvetta analysoida ja kehittää jatkuvuudenhallintaa tarkemmin. Kunnossa vastauksesta 0 pistettä Selvitettävä vastauksesta 2 pistettä Ei kunnossa vastauksesta 4 pistettä Organisaatiomme kokonaispistemäärä: alle 8 pistettä pieni riski 8-14 pistettä riski jonkin verran lisääntynyt 15-25 pistettä riski kohtalainen 26-40 pistettä riski suuri Jatkuvuudenhallintaan on tietoisesti panostettu ja voitte jatkaa käytössä olevien toimintamallien mukaisesti. Jatkuvuudenhallinnassa on yksittäisiä puutteita, jotka kannattaa korjata. Jatkuvuudenhallinnassa on selkeitä puutteita, suositeltavaa analysoida jatkuvuudenhallintaa tarkemmilla kypsyysanalyysimalleilla sekä kehittää hallintamenetelmiä. Jatkuvuudenhallinnassa on selkeitä ja vakavia puutteita jotka saattavat johtaa häiriötilanteessa vakaviin seurauksiin, erittäin suositeltavaa alkaa välittömästi rakentamaan jatkuvuudenhallinnan kehittämispolkua sekä hallintamenetelmiä tarkemmilla kypsyysanalyysi- ja suunnittelumalleilla 12
Kokonaisuuden arviointi ja kehittäminen Jos JATKE-pikatestissä päädytään kahteen viimeiseen koriin (= jatkuvuudenhallinnassa selkeitä puutteita), tulee kehittämistarve analysoida tarkemmin. -> KUJA-arviointimalli 13
KUJA-arviointimalli Kokonaiskonseptin osakokonaisuuksien arvioimiseksi on kehitetty KUJA-arviointimalli. Osakokonaisuudet arvioidaan osakokonaisuuksittain arviointikorteilla, asteikko 1 5: 1 = Heikko 2 = Puutteellinen 3 = Perustaso 4 = Sitoutunut 5 = Edelläkävijä Arviointikorttiin laaditaan itsearviointina nykytilan arviointi, tämän jälkeen määritetään samaan korttiin johdon tahtotila. Lisäksi on mahdollisuus laatia samaan korttiin ulkopuolinen arvio. -> näin saadaan muodostettua kehitettävät osakokonaisuudet. 14
22 arviointikorttia, osa kokonaisuuksista niputettu samaan korttiin KUJA-arviointimalli perustuu Keski- Uudenmaan pelastuslaitoksen TUTOR-arviointimalliin ja sen kehitystyöhön. 15
Kokonaisuuden arvioinnin ja kehittämisen eteneminen Raportointi Raportointi tarvittaessa osana toimintakertomusta (merkittävimmät riskit ja toimenpiteet sekä johtopäätökset ja kehitysarviot) Johtoryhmä, asiantuntijat, vastuuhenkilöt JATKEpikatesti KUJAarviointimalli Kehittämistoimenpiteet HUOVIkypsyysanalyysi Analysoidaan osakokonaisuudet joita tulee kehittää, luodaan kehittämisenpolku Max. 3-4 tuntia Johtoryhmä / asiantuntijat Luodaan nopeasti karkealla tasolla näkemys kehittämistarpeesta. Max. 45 min Johtoryhmä Toimenpiteiden toteuttaminen Ohjaus Seuranta ja arviointi Suunnitellaan miten puutteet korjataan ja nimetään vastuutahot Max. joitain päiviä Asiantuntijat, vastuuhenkilöt Luodaan tarkka arvio häiriönsietokyvystä ja riippuvuuksista Max. joitain päiviä Asiantuntijat, vastuuhenkilöt Toteutetaan hyväksytyt toimenpiteet Noin vuosi Vastuuhenkilöt Tehdään tarvittavat linjaukset, hyväksytään toimenpiteet Max. 45 min Johtoryhmä Toteutumisen seuranta Max. 45 min Johtoryhmä 16
Kuntien varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan keskeiset kehittämiskohteet: 1. Riskienhallinnan, varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan sovittaminen osaksi kuntien perustoimintoja. 2. Ylikunnallisten palveluiden ja palveluntuottajaverkoston parempi hallinta sekä varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan huomioiminen jo tarjouspyyntövaiheessa ja sopimuksissa. 3. Varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan kehittäminen projekteista prosessiksi. 4. Yhtenäisen viitekehyksen ja siihen liittyvän toimintamallin perusteiden luominen. 5. Keskitetyn konserniohjauksen kehittäminen. Lähde: Kopra, P. 2015. Varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan kehittämistarpeita kunnissa. Opinnäytetyö, Laurea ammattikorkeakoulu, Tradenomi (ylempi AMK), turvallisuusjohtaminen. http://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/87680/kopra_pauliina.pdf?seq uence=1 17
Alueellisten työkokousten sisältö, luonnos 1. työkokous 2. työkokous 3. työkokous 18 [pvm] Etunimi Sukunimi titteli Tapahtuma
Alueellisten työkokousten sisältö, luonnos 1. työkokous: Jatkuvuudenhallinnan johtaminen Mitä jatkuvuudenhallinnan kokonaisuus kunnassa tarkoittaa ja mitkä ovat jatkuvuudenhallinnan perusteet? Millaista maksutonta tukimateriaalia ja työkaluja jatkuvuudenhallintaan on saatavilla? Miten organisaation jatkuvuudenhallintaa voidaan arvioida ja miten kokonaisuuteen voidaan asettaa tavoitetila? Jatkotehtävä: Kirjautukaa HUOVI-portaaliin ja arvioikaa KUJA-arviointimallilla jatkuvuudenhallinnan nykytila sekä asettakaa johdon tahtotila. Suunnitelkaa miten suurimmat puutteet korjataan ja millä aikataululla sekä kuka toimii toimenpiteiden vastuuhenkilöinä. 2. työkokous: Toimintavarmuuden kehittäminen Miten organisaation avaintoiminnot voidaan tunnistaa? Mitä kunnan riskienhallinnassa on hyvä ottaa huomioon? Miten sopimuskumppanit tulisi huomioida kunnan palveluiden toimintavarmuuden kehittämisessä? Jatkotehtävä: Tunnistakaa kunnan avaintoiminnot ja luokitelkaa toiminnot tärkeyden perusteella eri kategorioihin. Tunnistakaa avaintoimintoihin liittyvät merkittävimmät ulkoiset palveluntuottajat ja pohtikaa miten jatkuvuuden turvaamisesta näiden kanssa voisi jatkossa sopia. 3. työkokous: Häiriö- ja kriisisuunnittelu sekä häiriönhallinta ja kriisijohtaminen Miten eri häiriö- ja kriisisuunnitelmat linkittyvät toisiinsa? Miten toimintamalleja häiriö- ja kriisitilanteissa voidaan suunnitella alueellisena yhteistyönä? Mitä häiriönhallinnassa ja kriisijohtamisessa on hyvä ottaa huomioon? Jatkotehtävä: Tutustukaa VARMA-työkaluun ja kirjatkaa siihen omat toimintamallinne sekä tietonne. Tunnistakaa keskeiset sidosryhmät liittyen häiriönhallintaan sekä kriisijohtamiseen ja pohtikaa onko näiden kanssa tarvetta tiivistää yhteistyötä häiriö- ja kriisisuunnittelussa. 19 [pvm] Etunimi Sukunimi titteli Tapahtuma
Alueellisten työkokousten aikataulutus, luonnos Maakunta Kuntia kpl Kokouspaikkakunta 1. kokous Kello 2. kokous Kello 3. kokous Kello 01 Uusimaa 26 HYVINKÄÄ 22.09.15 12-15 28.01.16 12-15 14.04.16 12-15 02 Varsinais-Suomi 27 TURKU 11.09.15 12-15 21.01.16 12-15 07.04.16 12-15 04 Satakunta 19 PORI 09.10.15 09-12 11.02.16 09-12 28.04.16 09-12 05 Kanta-Häme 11 HÄMEENLINNA 03.09.15 12-15 14.01.16 12-15 31.03.16 12-15 06 Pirkanmaa 22 TAMPERE 02.09.15 12-15 12.01.16 12-15 29.03.16 12-15 07 Päijät-Häme 11 LAHTI 08.09.15 12-15 19.01.16 12-15 05.04.16 12-15 08 Kymenlaakso 7 KOUVOLA 15.09.15 12-15 26.01.16 12-15 12.04.16 12-15 09 Etelä-Karjala 9 LAPPEENRANTA 06.10.15 09-12 09.02.16 09-12 26.04.16 09-12 10 Etelä-Savo 14 MIKKELI 30.09.15 12-15 04.02.16 12-15 21.04.16 12-15 11 Pohjois-Savo 19 KUOPIO 29.10.15 09-12 18.02.16 09-12 04.05.16 09-12 12 Pohjois-Karjala 13 JOENSUU 28.09.15 12-15 02.02.16 12-15 19.04.16 12-15 13 Keski-Suomi 23 JYVÄSKYLÄ 24.11.15 09-12 08.03.16 09-12 10.05.16 09-12 14 Etelä-Pohjanmaa 18 SEINÄJOKI 05.11.15 12-15 10.03.16 12-15 12.05.16 12-15 15 Pohjanmaa 15 VAASA 10.11.15 09-12 15.03.16 09-12 17.05.16 09-12 16 Keski-Pohjanmaa 8 KOKKOLA 12.11.15 09-12 17.03.16 09-12 19.05.16 09-12 17 Pohjois-Pohjanmaa 29 OULU 26.11.15 12-15 16.02.16 12-15 02.05.16 12-15 18 Kainuu 9 KAJAANI 17.11.15 12-15 01.03.16 12-15 24.05.16 12-15 19 Lappi 21 ROVANIEMI 19.11.15 12-15 03.03.16 12-15 26.05.16 12-15 21 Ahvenanmaa -- -- -- -- -- Kokouspaikkoina esim. valtuustosalit 20 24.4.2015
KUJA projektiin mukaan? www.kunnat.net/kuja Projektipäällikkö Jaakko Pekki Jaakko.pekki@kuntaliitto.fi p. 050 462 5357 09 / 2015 alkaen alueelliset seminaarikokonaisuudet (20 paikkakuntaa X 3 työkokousta / paikkakunta). 21