Sisällysluettelo i IT Projektinhallinta Richard Murch
ii Sisällysluettelo IT-projektinhallinta Richard Murch Edita Publishing Oy IT Press PL 760 00043 EDITA palvelu@itpress.fi Lue lisää IT Press -kirjoista www.itpress.fi Kansi: Santeri Salmi Kääntäjä: Jyri Kosonen Authorized translation from the English language edition published by Prentice Hall PTR Copyright 2001 All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, recording or by any information storage retrieval system, without permission from the Publisher. innish language edition published by IT Press Copyright 2002. Copyright IT Press 2002. Kaikki oikeudet pidätetään. Tämän julkaisun tai sen osan jäljentäminen ilman tekijän kirjallista lupaa painamalla, monistamalla, äänittämällä tai muulla tavoin on tekijänoikeuslain mukaisesti kielletty. Alkuperäisen teoksen nimi: Project Management - Best Practices for IT Professionals Painopaikka: Edita Prima Oy, Helsinki 2002 ISBN 951-826-585-2
Sisällysluettelo iii Perheelleni - rakkaudella ja kunnioituksella Vanhemmilleni Alfred ja Maud Murchille Michael ja Jeanne Murchille Wendy ja Michael Crowleylle Trevor Murchille jotka valmistelivat minut hallitsemaan projekteista suurinta ja haastavinta: -Elämää-
iv Sisällysluettelo
Sisällysluettelo Sisällysluettelo v Esipuhe... xvii Osa 1 Johdatus projektinhallintaan... 1 1. Projektinhallinnan kehitys... 3 Johdanto...3 Teollinen vallankumous...4 Varhaisen projektinhallinnan avainhenkilöitä...5 Muita merkittäviä tapahtumia...9 Johtopäätökset... 10 Osa 2 Projektinhallinnan periaatteet... 11 2. Projektipäällikön perustaidot... 13 Johdanto... 13 Mitä projektipäällikkö tekee?... 14 Tarvittavat taidot... 14 Ihmissuhdetaidot... 15 Tekniset taidot... 16 Johtamistaidot... 17 Selviytymistaidot... 18 Johdetaanko vain yhtä projektia vai useita projekteja?. 18 Projektinhallintataitojen kehittäminen... 19 Taitojenhallintahankkeen menestystekijät... 25 Johtopäätökset... 25
vi Sisällysluettelo 3. Projektisuunnittelu ja raportointi... 27 Johdanto... 27 Projektisuunnittelun vaihetuotteet... 28 Projektistandardit... 29 Miten yksityiskohtainen suunnitelman pitää olla?... 31 Projektin edistymisraportti... 32 Asiakastyytyväisyys ja potentiaalinen uusi liiketoiminta 41 Johtopäätökset... 41 4. Projektitiimit... 43 It-alan henkilöstöpula... 43 Henkilöstö on pidettävä yrityksessä... 44 It-henkilöstön vaihtumisen kustannukset: analyysi... 47 Henkilöstön sitouttaminen... 48 Johtopäätökset... 53 Osa 3 Projektinhallinnan elinkaari... 55 5. Projektin elinkaari... 57 Johdanto... 57 Tarkoitus... 57 Tausta... 58 Tavoitteet... 58 Yleiskuvaus... 59 Elinkaariprosessin hallinta... 60 Sidosryhmät... 60 Yleisö... 62 Roolit ja vastuut... 62 Tarkistusprosessi... 62 Uudet julkistukset... 63 Viestintä... 63 Osan 3 lukujen rakenne... 63 Vaiheiden tarkistuslistat... 64
Sisällysluettelo vii LLPP - tuotematriisi... 66 6. Projektisuunnitteluvaihe... 69 Tarkoitus... 70 Tavoitteet... 70 Aktiviteetit... 71 Projektin käynnistäminen ja organisointi... 71 Projektin määrittely ja suunnittelu... 71 Johdon katselmus ja hyväksyntä... 74 Roolit... 74 Resurssit... 75 Tietosuunnitelma... 75 Tuotteet... 75 Taloudellinen perustelu... 75 Käsitteellinen suunnitelma... 75 Projektisuunnitelma... 76 Välietapit... 76 Projektisuunnitelman hyväksyminen... 76 Työkalut... 76 7. Analyysi- ja suunnitteluvaiheet... 79 Analyysivaihe... 79 Tarkoitus... 80 Tavoitteet... 80 Aktiviteetit... 80 Käyttäjävaatimukset... 80 Roolit... 84 Resurssit... 85 Käsitteellinen suunnitelma... 85 Nykyisen järjestelmän kuvaus... 86 Yritysmalli... 86 Tietosuunnitelma... 86 Tuotteet... 86 Liiketoimintaprosessin prototyyppi... 86
viii Sisällysluettelo Vaatimusmäärittely... 86 Laatuvaatimukset... 87 Välietapit... 87 Arkkitehtuurianalyysin arviointi valmis... 87 Vaatimusten hyväksyminen... 87 Työkalut... 88 Suunnitteluvaihe... 88 Tarkoitus... 88 Tavoitteet... 89 Aktiviteetit... 89 Tekninen suunnittelu... 90 Laadun todentaminen ja kelpuuttaminen... 92 Roolit... 93 Resurssit... 93 Yrityksen standardit... 93 Liiketoimintaprosessin prototyyppi... 94 Vaatimusmäärittely... 94 Tuotteet... 94 Suunnitteludokumentti... 94 Välietapit... 96 Arkkitehtuurisuunnittelun arviointi valmis... 96 Suunnittelun hyväksyminen... 96 Elinkaaren arviointi valmis... 96 Työkalut... 96 8. Rakennusvaihe... 99 Tarkoitus... 99 Tavoitteet... 100 Aktiviteetit... 100 Moduulisuunnittelu... 100 Ohjelmointi... 102 Roolit... 103 Resurssit... 104 Suunnitteludokumentti... 104 Tuotteet... 104 Koodi... 104
Sisällysluettelo ix Työyksiköt... 104 Testaustietokanta... 104 Yksikkö/jonotestien tulokset... 105 Välietapit... 105 Koodikatselmus valmis... 105 Jonotestin hyväksyminen... 105 Työkalut... 105 9. Testauksen suunnittelu ja valmistelu... 107 Tarkoitus... 107 Tavoitteet... 108 Aktiviteetit... 108 Testauksen lähestymistavan suunnittelu... 108 Testauksen suunnittelu... 110 Testausmallin luominen... 110 Roolit... 110 Resurssit... 111 Yrityksen it-standardiympäristö... 111 Muunnossuunnitelma... 111 Tiedonmuunnosprosessit... 111 Suunnitteludokumentti... 111 Vaatimusmäärittely... 111 Tuotteet... 112 Automatisoidut ja manuaaliset testausmenettelyt... 112 Testausmalli... 112 Testaussuunnitelma... 112 Välietapit... 112 Testaussuunnitelman hyväksyminen... 112 Testausvaihe... 113 Tarkoitus... 113 Tavoitteet... 113 Aktiviteetit... 114 Roolit... 115 Resurssit... 115 Tuotteet... 116 Välietapit... 116
x Sisällysluettelo Työkalut... 117 Koulutusvaihe... 118 Tarkoitus... 118 Tavoitteet... 118 Aktiviteetit... 119 Roolit... 120 Resurssit... 121 Tuotteet... 121 Välietapit... 122 10. Käyttöönoton suunnittelu- ja toteutusvaihe... 125 Tarkoitus... 126 Tavoitteet... 126 Aktiviteetit... 126 Tiedonmuunnosprosessien suunnittelu... 126 Käyttöönotto- ja muunnossuunnitelmien viimeistely...... 127 Muunnosmenettelyjen laatiminen... 127 Toimipisteiden valmistelu... 127 Muunnostiedostojen luominen... 128 Roolit... 128 Resurssit... 128 Suunnitteludokumentti... 128 Nykyisen järjestelmän kuvaukset... 129 Tuotteet... 129 Muunnossuunnitelma... 129 Muunnettu tieto... 129 Tiedonmuunnosprosessit... 129 Käyttöönottosuunnitelma... 129 Välietapit... 130 Muunnosvalmiuden hyväksyminen... 130 Käyttöönottovaihe... 130 Tarkoitus... 130 Tavoitteet... 131 Aktiviteetit... 131 Roolit... 132
Sisällysluettelo xi Resurssit... 132 Tuotteet... 133 Välietapit... 134 Osa 4 Projektinhallinnan menetelmiä... 135 11. Projektinhallinnan metodologiat... 137 Johdanto... 137 Mitä metodologia tarkoittaa, ja miksi sellaista pitäisi käyttää?... 139 Metodologioiden rakenteet... 139 Miksi metodologiaa kannattaa käyttää?... 140 Kirjoittajan ennuste... 142 Metodologiatuotteet... 143 Case-esimerkki: Kroger Company... 143 Johtopäätökset... 145 Kirjallisuutta... 146 12. Nopean sovelluskehityksen hallinta... 147 Johdanto... 147 Nopean sovelluskehityksen kuvaus... 148 Nopean sovelluskehityksen tavoitteet ja hyödyt... 149 Tavoitteet... 149 Hyödyt... 149 Nopean sovelluskehityksen elinkaari... 150 Nopea sovelluskehitys ja projektinhallinta... 150 Lyhyempi kesto... 151 Valtuutetut loppukäyttäjät... 151 Olemassaolevien arkkitehtuurien ja tekniikoiden käyttö..... 152 Toimiva metodologia... 152 Äärimmäisen motivoitunut tiimi... 153 Sovelluksen monimutkaisuus... 153
xii Sisällysluettelo Internet... 153 RAD-tiimin jäsenten roolit... 154 RAD-tiimin vetäjä... 154 Projektin tukija... 155 Tietoasiantuntijat... 156 Kirjuri... 157 Erikoisasiantuntijat... 158 Tarkkailijat... 158 Johtopäätökset... 159 Kirjallisuutta... 160 13. Riskienhallinta... 161 Johdanto... 161 Mitä puutteellisesta riskienhallinnasta voi seurata... 162 It-riskienhallinnan tavoitteet... 163 Projektinhallinnan riskityypit... 163 Riskienhallintaprosessi... 166 Riskienhallintasuunnitelma... 166 Riskien tunnistaminen... 167 Riskientarkkailulista... 169 Riskien arviointi ja seuranta... 169 Riskeihin varautuminen... 171 Yrityksen riskiprofiili... 171 Johtopäätökset... 172 Kirjallisuutta... 173 14. Ongelmienhallinta... 175 Johdanto... 175 Kuka käyttää ongelmanratkaisumenetelmiä?... 176 Ongelmanratkaisumalli... 177 Ongelman ymmärtäminen... 178 Perussyiden selvittäminen... 179 Ratkaisujen määrittäminen... 180 Päätöksenteko ja suunnittelu... 180
Sisällysluettelo xiii Toteutus ja arviointi... 181 Ongelmienhallinnan dokumentaatio... 181 Muita ongelmienhallinnan menetelmiä... 184 Johtopäätökset... 184 Kirjallisuutta... 185 15. Muita projektinhallinnan menetelmiä... 187 Johdanto... 187 Ohjelmiston laadunvarmistus... 187 Kokoonpanonhallinta... 189 Vaatimustenhallinta... 190 SWOT-analyysi... 191 Julkistuksenhallinta... 193 Ohjelmistoalihankinnan hallinta... 194 Laatukatselmukset... 196 Kriisinhallinta... 197 Kirjallisuutta... 198 Osa 5 Erikoistapaukset projektinhallinnassa... 201 16. Tietämyksenhallinta... 203 Johdanto... 203 Miksi tietämyksenhallintaa tarvitaan?... 205 Tietämyspääoman lähteet... 206 Tietämyksenhallinnan potentiaali projektinhallinnassa 208 Johtopäätökset... 209 Kirjallisuutta... 210 17. Projektinhallinta ja internet... 211 Johdanto... 211 Mikrotietokoneiden määrän kasvu ja internet... 214
xiv Sisällysluettelo Internetin vaikutus projektinhallintaan... 215 Virtuaalitoimisto... 216 Projektinhallinnan internetmalli... 216 Viestintä... 217 Rekrytointi... 218 Koulutus... 220 Johtopäätökset... 220 Liite A Software Engineering Institute... 221 Johdanto... 221 Missio ja pääperiaatteet... 222 Tuotteet ja palvelut... 222 Kirjoittajan suositus... 223 Johtopäätökset... 223 Liite B Project Management Institute... 225 Johdanto... 225 Sertifiointi... 226 Kansainväliset palkinnot... 226 Seminaarit ja koulutus... 227 Rekrytointi... 228 Jäsenyys... 228 Suositus... 228 Lisätietoja... 229 Liite C Muita projektinhallinnan resursseja... 231 Center for International Project and Program Management 231 Guide to Project Management Web Sites... 232 International Journal of Project Management... 232 International Research Network... 232 Project Manager s Reference Site... 232
Sisällysluettelo xv Project Management Forum... 233 U.S. Army Corps of Engineers... 233 Association for Project Management... 233 ProjectNet... 233 Projektiyhdistys... 234 Suomen Projekti-Instituutti Oy... 234 Software Project College... 234 Ammatti- ja standardisoimisjärjestöjä... 235 Liite D Kriisisuunnitelmamalli... 237 Johdanto... 237 Hakemisto... 241
xvi Sisällysluettelo
Esipuhe Esipuhe Projektinjohtamisesta on tullut erittäin kysytty taito. Kiihtyvä kilpailu kansainvälisillä markkinoilla edellyttää, että yritykset valmistavat tuotteensa, tarjoavat palveluitaan sekä kehittävät liiketoimintaansa nopeasti, aikataulun mukaisesti ja budjetin rajoissa. xvii Oli kyseessä sitten pienyritys, internetissä toimiva yritys tai valtava maailmanlaajuinen rahoituslaitos, projektipäälliköt ovat monien uusien ja mielenkiintoisten liiketoimintahankkeiden menestyksen taustavoimia. He toteuttavat projekteja, jotka säilyttävät arvonsa ja auttavat lisäämään voittoja. Lahjakkaat ja asiantuntevat projektipäälliköt saavat parhaat tehtävät, palkkiot, bonukset ja muut edut. He ovat tulevia liike-elämän suunnannäyttäjiä, yrittäjiä ja maailmankansalaisia: heidän osaamisensa on arvokasta kaikille nykypäivän nopeatempoisilla markkinoilla toimiville organisaatioille. Huolimatta siitä, kuinka kipeästi hyviä projektipäälliköitä tarvitaan, sellaiseksi ei synnytä vaan kehitytään vähitellen kokemuksen, lahjakkuuden ja koulutuksen kautta. Vaikka erinomainen organisointikyky onkin ehdoton edellytys projektipäällikön tehtävässä, niin muita avainominaisuuksia täytyy kehittää, jos niitä ei luonnostaan ole. Valitettavasti projektipäällikön ominaisuudet kehittyvät pääasiassa vasta työkokemuksen kautta, joten vain harvat tuntevat olevansa täysin valmiita, kun heidät ylennetään projektipäällikön haasteellisiin tehtäviin. Monet ensimmäistä projektiaan aloittavat projektipäälliköt ovat huolissaan siitä, etteivät he vielä osaa tarpeeksi. Projektinhallinta on ollut erityisesti it-alalla huonossa maineessa ainaisten myöhästymisten ja budjetinylitysten vuoksi. Parhaimmissakaan olosuhteissa projektinhallinta ei ole helppoa: projektipäälliköllä on jatkuvasti vastassaan muuttuvat olosuhteet, tekniikat, resurssit, vaatimukset ja aikataulut. Tekniikka ainoastaan monimutkaistaa asioita, koska nykyiset tietotekniset ympäristöt vanhentuvat yhä nopeammin. Johtamistaitojen lisäksi projektipäälliköltä vaaditaan siis myös kykyä pitää yllä taitojaan tekniikan muuttuessa. Salamannopea muuttuviin tilanteisiin mukautuminen ei ole vain yksi ominaisuus muiden joukossa vaan projektityön ehdoton vaatimus. Projektipäällikön ammatti ei selvästikään sovellu heikkohermoisille. Huolellinen valmistautuminen ja työn vaatimusten ymmärtäminen ovat erittäin keskeisiä tekijöitä ensimmäisestä projektista selviämisessä.
xviii Esipuhe Tämän kirjan tarkoitus on tarjota uudelle projektipäällikölle selkeä ja helppokäyttöinen opas, joka käsittelee projektityössä todennäköisesti vastaan tulevia teemoja ja aihealueita. Kirjan laajasta aihepiiristä on hyötyä erityisesti kiireiselle projektipäällikölle, jolla ei ole aikaa perehtyä aiheisiin syvällisesti mutta jonka täytyy nopeasti saada yleiskäsitys IT-projektin toiminnoista ja luonteesta. Kun perusasiat alkavat olla hallussa, kirjasta löytyy lisää hyödyllistä lähdemateriaalia: joidenkin lukujen lopussa on luettelo aiheeseen liittyvästä lisäkirjallisuudesta, ja liitteet sisältävät mm. erilaisten projektinhallinnan järjestöjen ja tietolähteiden internet-osoitteita. Jokaisen projektin vaikein tehtävä on löytää kohta, josta aloittaa. Toivottavasti tämä kirja voi tarjota monelle projektipäällikölle tuon tärkeän lähtökohdan, jolta ponnistaa menestyksekkäälle uralle. Kirjan kohderyhmä Tämä kirja on tarkoitettu IT-projekteista vastaavalle aloittelevalle projektipäällikölle huolimatta siitä, minkä kokoisia tai kuinka monimutkaisia projekteja hän johtaa. Koska kirja käsittelee projektinhallintaa monipuolisesti, myös sellainen henkilö, joka ei aiemmin ole ollut tekemisissä IT-projektien kanssa, voi sen avulla tutustua projektin koko elinkaaren tärkeimpiin alueisiin. Kokeneemmille projektipäälliköille kirja on sopiva lähdeteos, jonka avulla he voivat täydentää itprojektinhallinnan perustietojaan. Lisäksi uutta tietoa hakevat projektipäälliköt voivat syventää osaamistaan tutustumalla projektinhallinnan erityisalueita, kuten tietämyksen-, riskien- ja kriisinhallintaa, käsitteleviin kirjan osiin.
Esipuhe xix Kirjan rakenne Kirja on jaettu laajempien aihepiirien mukaan viiteen osaan: Osa 1: Johdatus projektinhallintaan antaa yleiskuvan kirjasta sekä tarjoaa taustatietoa projektinhallinnasta ja sen kehityksestä. Osa 2: Projektinhallinnan periaatteet käsittelee alkeita, kuten projektinhallinnassa tarvittavia perustaitoja, projektisuunnittelun ja raportoinnin perusteita sekä hyvien projektitiimien kokoamista ja tiimeihin liittyviä kysymyksiä. Osa 3: Projektinhallinnan elinkaari jakaa projektin vaiheisiin, selittää jokaisen vaiheen tarkoituksen ja kuvailee tarkemmin kunkin vaiheen aktiviteetteja, tuotteita, resursseja ja tavoitteita. Osa 4: Projektinhallinnan menetelmiä sisältää tietoa useista projektipäälliköiden nykyisin kohtaamista menetelmistä ja niihin liittyvistä kysymyksistä, kuten metodologioista ja niiden käytöstä, riskien- ja ongelmienhallinnasta sekä erityisaiheista, kuten ohjelmiston laadunvarmistuksesta, kokoonpanonhallinnasta ja kriisinhallinnasta. Osa 5: Projektinhallinnan erityisteemoja on kirjan viimeinen osa, joka käsittelee lyhyesti alan tämän hetken kuumia kysymyksiä, kuten tietämyksenhallintaa ja internetin vaikutusta projektinhallintaan. Kirjan loppuosan liitteissä on lueteltu lukuisia projektipäällikölle hyödyllisiä lisätietolähteitä.
xx Esipuhe