Outlook 2007 PIKAOHJE: SÄHKÖPOSTIN UUSI ILME Microsoft Outlook 2007 Kieliversio: suomi Materiaaliversio 1.0 päivitetty 16.12.2008 materiaalimyynti@piuha.fi Tämän materiaalin kopioiminen ilman tekijän lupaa kielletään tekijänoikeuslain nojalla Copyright
Uudet ominaisuudet Outlook 2007 -sähköposti 2/8 Sisällysluettelo OUTLOOK 2007 -KÄYTTÖLIITTYMÄN OSAT... 3 VALINTANAUHAN KÄYTTÖ VIESTIN LUOMISESSA... 4 UUSI PIKAHAKU... 5 NÄKYMIEN TEHOKAS KÄYTTÖ JA VIESTIEN LAJITTELU... 6 NÄKYMÄT... 6 VIESTIEN LAJITTELU... 7 VÄRILUOKKIEN KÄYTTÖ... 7 SÄHKÖPOSTIN, KALENTERIN JA TEHTÄVIEN YHTEISKÄYTTÖ... 8
Uudet ominaisuudet Outlook 2007 -sähköposti 3/8 Outlook 2007 -käyttöliittymän osat Siirtymisruutu: Sähköpostilit ja niiden kansiot. Uutisryhmät, RSSsyötteet jne. Uusi pikahaku Viestiluettelo Lukuruutu: Valittu viesti (kokeile myös Näytä Lukuruutu Ala) Tehtävät-palkki Siirtymisruudun alaosasta voit siirtyä tarkastelemaan kalenteria, yhteystietoja tai tehtäviä
Uudet ominaisuudet Outlook 2007 -sähköposti 4/8 Valintanauhan käyttö viestin luomisessa Muista Office 2007 -ohjelmista tuttu valintanauha tulee esiin, kun kirjoitat viestiä: Viesti-välilehdeltä löydät useimmin tarvittavat toiminnot, kuten Perusteksti-ryhmästä tekstin muotoilun ja Sisällytä-ryhmästä mm. tiedoston liittämisen. Lisää-välilehdeltä voit lisätä viestiin esimerkiksi kuvan tai taulukon. Kun kuva tai taulukko on valittuna, käytössä ovat muista Office 2007 - ohjelmista tutut lisävälilehdet kohteen muotoilemiseksi. Outlook 2007 lähettää muotoillun ja mahdollisesti grafiikkaa/taulukoita sisältävän viestin oletuksena HTML-muodossa, mutta samalla mukaan lähtee myös tekstiversio vanhempia järjestelmiä ja esim. mobiilisähköpostia varten. Halutessasi voit vaihtaa viestin muotoa Asetukset-välilehdeltä.
Uudet ominaisuudet Outlook 2007 -sähköposti 5/8 Uusi pikahaku Outlook 2007:ssa on nopea tapa löytää tietoja mistä tahansa viestikansiosta. 1. Valitse kansio, josta haluat etsiä tietoa (esim. Saapuneet) 2. Kirjoita hakusana viestilistan yläpuolella olevaan hakukenttään: 3. Tulokset näkyvät välittömästi: 4. Voit laajentaa hakua koskemaan kaikkia sähköpostikansioita napsauttamalla tulosten alla olevaa linkkiä Etsi uudestaan kaikista sähköpostiviesteistä Jos haluat tarkentaa hakua ja esimerkiksi sitä, etsitäänkö tietoa aihekentästä, vastaanottajakentästä tai varsinaisesta viestistä, saat lisäkentät näkyviin napsauttamalla kaksoisnuolta hakukentän oikealla puolella. Outlookin integroitua indeksoivaa etsintätekniikkaa käytetään myös käyttöjärjestelmässä, joten Windows Vistan Käynnistä-painikkeen kautta löytyvä hakutoiminto hakee nyt myös tietoja sähköpostiviesteistäsi.
Uudet ominaisuudet Outlook 2007 -sähköposti 6/8 Näkymien tehokas käyttö ja viestien lajittelu Näkymät Outlook 2007 sisältää useita valmiita näkymiä eri tarkoituksiin. Voit kokeilla niitä valitsemalla Näytä Nykyinen näkymä. Täällä voit myös mukauttaa nykyistä näkymää hyvin monipuolisesti Näytä-valikossa on myös muita valintoja, joilla voit muuttaa asettelun paremmin itsellesi sopivaksi. Oletuksena lähes kaikki ruudut ja palkit ovat näkyvissä voit kokeilla poistaa Näytä-valikossa ruksin niistä, joita et käytä: Viestin lukuruudun paikkaa pystyy myös vaihtamaan valikkokomennolla Näytä Lukuruutu Oikea/Ala/Poissa. Oikean laidan Tehtävät-palkin ja vasemman laidan Siirtymisruudun pystyy kätevästi pienentämään/näyttämään myös niiden kaksoisnuolilla.
Uudet ominaisuudet Outlook 2007 -sähköposti 7/8 Viestien lajittelu Pikahaku on usein riittävä toiminto halutun viestin löytämiseksi, mutta lajittelujärjestyksen avulla voit normaalin päivämääräjärjestyksen sijaan lajitella viestit esim. lähettäjän tai viestin koon mukaan. Voit lajitella kansiossa olevat viestit halumaasi järjestykseen Näytä Lajittelujärjestys tai napsauttamalla nappia viestiluettelon yläpuolella. Lajittelun järjestys (nouseva/laskeva) vaihdetaan napsauttamalla tästä. Oletuksena olevan päivämäärälajittelun sijaan voit valita esim. Koko, jolloin saat isoja liitetiedostoja sisältävät viestit ylimmäiseksi. Tämä on hyvä tapa löytää poistettavat isot viestit, kun sähköpostilaatikko on täyttymässä. Näytä ryhmissä -valinta on oletuksena valittuna. Tällöin näet esim. päivämäärälajittelussa viestit omina ryhminä: Tänään, Eilen, Viime viikolla jne. Väriluokkien käyttö Outlook 2007:n väriluokat helpottavat tiedon tunnistamista visuaalisesti. Voit itse nimetä tietyt värit ja käyttää niitä luokitteluun. Napsauttamalla väriluokan painiketta hiiren oikealla painikkeella, saat valittavaksi luettelon värikoodeista.: Tällä voit luoda oman kansion, jossa näkyy vain esim. halutulla värillä merkityt viestit (alkuperäiset viestit eivät siirry) Napsauttamalla Kaikki luokat pääset muokkaamaan luokkien nimiä ja värejä. Määritä pikanapsautus valitsee, millä värillä hiiren vasemmalla tapahtuva napsautus luokittelee viestin.
Uudet ominaisuudet Outlook 2007 -sähköposti 8/8 Sähköpostin, kalenterin ja tehtävien yhteiskäyttö Outlook 2007 on tietysti paljon muutakin kuin sähköposti se yhdistää viestinnän, kalenterin, yhteystiedot ja tehtävät yhdeksi kokonaisuudeksi. Voit esimerkiksi luoda sähköpostiviestistä kalenterimerkinnän tai tehtävän. Tämä tapahtuu vetämällä (raahaamalla) sähköposti viestiluettelosta Siirtymisruudun kohtaan Kalenteri tai Tehtävät. Viestin vetäminen Yhteystiedot-kohdan päälle puolestaan aloittaa lähettäjän lisäämisen yhteystietoihisi. Lipun napsauttaminen viestiluettelossa lisää myös viestin automaattisesti tehtäviin, mutta tällöin tehtävä ei saa määräpäivää.