OHJE 1 (10) KÄYNNISSÄ OLEVAN KOHDENNETUN TOIMINTA-AVUSTUKSEN TOIMINTASELOSTELOMAKKEEN (RAY3703A) TÄYTTÖOHJE Yleistä... 2 1 Hakijan ja haettavan avustuksen perustiedot... 2 2 Haettava avustus... 2 4 Avustetun toiminnan eteneminen... 3 5 Toiminnan tavoitteet, tulokset ja toteutus... 3 6 Toiminnan resurssit ja talous... 3 7 Talousarvioerittely... 5 8 Muu haettu avustus tai julkinen tuki avustettavalle toiminnalle... 10 9 Liitteet... 10
Ohje 2 (10) Yleistä Lomakkeella RAY3703A haetaan jatkoa käynnissä olevalle kohdennetulle toiminta-avustukselle (Ak). Mikäli jokin liite sisältää tarkentavaa lisätietoa tiettyyn lomakkeen kohtaan, tiivistä lomakkeelle perusasiat ja viittaa liitteeseen lisätietojen lähteenä. Liitteet ovat tärkeä osa hakemuskäsittelyä. Katso kohta 12 Liitteet. Täytä jatkoa kohdennetulle toiminta-avustukselle hakiessasi toimintaselostelomakkeen (RAY3703A) lisäksi RAY:n päälomake (RAY3701) sekä järjestön perustietojen ilmoitus (RAY3702). Jos toiminnan sisällössä on tapahtumassa muutoksia, liitä mukaan päivitetty Ak-toiminnan toimintasuunnitelma. Avustushakemus tulee jättää täydellisenä hakuajan puitteissa. Täydentämiselle voidaan myöntää lisäaikaa vain poikkeustapauksissa, mikäli viivästyminen johtuu hakijasta riippumattomista syistä. Jos toimitat hakemuksen kannalta olennaisia liitteitä myöhemmin, mainitse hakemuksessa, milloin ja mitä asiapapereita aiot vielä toimittaa ja miksi tarvitset lisäaikaa. 1 Hakijan ja haettavan avustuksen perustiedot Täytä järjestön nimi ja RAY:n antama järjestönumero sekä kohdenumero. Kerro lyhyesti, mihin toimintaan rahoitusta haetaan eli toiminnan käyttötarkoitusteksti, jonka löydät mm. RAY:n avustuspäätöskirjeestä. Ilmoita myös toiminnan sisällöstä ja taloudesta vastaavien henkilöiden yhteystiedot sekä toiminnan aloittamisajankohta. 2 Haettava avustus Kohdennettua toiminta-avustusta tulee hakea vuosittain. Pitkäkestoisessa toiminnassa on kuitenkin hyvä esittää myös näkymät tuleville vuosille. Ilmoita, kuinka paljon haet avustusta seuraavalle vuodelle. Ilmoita haettava summa tuhansina euroina, esimerkiksi 50 000, ilmoitetaan 50. Ilmoita myös mahdollisten seuraavien vuosien hakusummat (1.-3. suunnitelmavuosi).
Ohje 3 (10) 3 Toiminnan toteutuspaikkakunta/kunnat Ilmoita kohdennetun toiminta-avustuksen toteutusalue. Onko kyseessä valtakunnallinen toiminta vai kohdistuuko toiminta rajattuun alueeseen? Jos toiminta kohdistuu rajattuun alueeseen, luettele toteutuspaikkakunta/kunnat. Voit tarvittaessa jatkaa luetteloa erillisellä liitteellä, jos toteutusalueena on useita kuntia. 4 Avustetun toiminnan eteneminen Kerro ja perustele toiminnassa tapahtuneet muutokset. Jos toiminnassa ei ole tapahtunut muutoksia, rastita vaihtoehto a) Toiminta etenee suunnitelman ja talousarvion mukaisesti. Jos toiminnassa on tapahtunut/tapahtumassa muutoksia, valitse joko vaihtoehto b) tai c) riippuen muutoksista. Esimerkiksi jos yhteistyökumppanuuksissa on tapahtunut muutoksia, jotka eivät vaikuta toiminnan talouteen, valitse vaihtoehto b) Toteutussuunnitelmaa on korjattu, mutta muutos ei vaikuta talousarvioon. Kirjoita avovastauskenttään lyhyt selvitys muutoksista, mikäli valitsit vaihtoehdon b) tai c). Kerro myös, miksi ja millaisia muutoksia on tapahtunut? Mitä aiotaan muuttaa? Miten aiotut muutokset vaikuttavat resursointiin tai muuhun toiminnan järjestämiseen? 5 Toiminnan tavoitteet, tulokset ja toteutus Kuvaa toiminnan konkreettinen päätavoite. Kerro toiminnan kohderyhmä ja mahdolliset painotukset (mikä on ensisijainen kohderyhmä jne.). Kerro, miten kohderyhmän tarpeet on huomioitu toiminnan suunnittelussa. Kuvaa seuraavan vuoden keskeisimmät tavoitteet sekä tulokset, joita toiminnassa tavoitellaan. Seuraavan vuoden käytännön toteutus kannattaa kuvata mahdollisimman konkreettisesti. Millaisilla keinoilla tulokset on käytännössä tarkoitus saavuttaa? Jos työmuotoja on useita, kuvaa myös, miten eri muodot painottuvat toiminnassa. Kerro myös, miten tuloksia aiotaan hyödyntää. 6 Toiminnan resurssit ja talous Kerro kohdennetulla toiminta-avustuksella toteutettavan toiminnan henkilöstöstä. Älä kerro palkattavien henkilöiden nimiä, vaan heidän nimikkeensä,
Ohje 4 (10) tehtävänsä sekä työaikansa henkilötyövuosina (esimerkiksi ohjaaja, ryhmätapaamisten suunnittelu ja vetäminen sekä yhteydenpito vertaistukihenkilöihin, 1 htv.) Kerro henkilöstössä mahdollisesti tapahtuvat tai tapahtuneet muutokset edelliseen vuoteen verrattuna. Erittele kohdennetulla toiminta-avustuksella tehtävät hankinnat sekä niiden hinnat tai hinta-arviot. Ilmoita myös tavaran- tai palveluntoimittaja, mikäli se on tiedossa. Kaikki hankinnat tulee perustella hakemuksessa sanallisesti. Hankinnalla tarkoitetaan muuan muassa tavaroiden ja palvelujen ostamista. Hankinnoissa tulee huomioida RAY:n ohjeistus hankintojen kilpailuttamisesta. RAY edellyttää, että kaikki vähänkin suuremmat hankinnat kilpailutetaan, jotta kustannukset pysyvät kurissa. Tämä voidaan tehdä pyytämällä tarjouksia useammalta kuin yhdeltä tavaran- tai palvelun toimittajalta. Lisäksi RAY-avustuksilla tehtäviin hankintoihin sovelletaan julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007). Laissa säädetään niistä menettelytavoista ja toimintavelvoitteista, joita lain soveltamisalaan kuuluvien hankintayksiköiden tulee hankinnoissaan noudattaa. Hankinta määritellään laissa varsin laajasti. Sillä tarkoitetaan muun muassa tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista ja siihen rinnastettavaa toimintaa ja urakalla teettämistä. Lisätietoja hankintojen kilpailuttamisesta ja hankintalainsäädännön soveltamisesta saa julkisten hankintojen neuvontayksiköstä, joka on työ- ja elinkeinoministeriön sekä Kuntaliiton hankintaosaamiseen keskittyvä neuvontayksikkö (http://www.hankinnat.fi). Tyypillisiä ulkoa ostettavia palveluja ovat vuokrattu työvoima, viestintätoimistoilta ostettavat palvelut ja asiantuntijapalvelut. Tyypillisiä tavaraostoja ovat tietokoneet, kännykät, kopiokoneet sekä pienimuotoiset toimistokalusteet kuten työpöydät ja -tuolit. Tähän ei eritellä leasing-vuokrattuja laitteita, sillä ne tulee esittää talousarvion muut kulut -ryhmän kohdassa Kone- ja laitevuokrat / leasingmaksut. Myös leasing-tyyppisiä sopimuksia tehdessä tulee huomioida laki julkisista hankinnoista (348/2007) sekä RAY:n muu ohjeistus hankintojen kilpailuttamisesta. Erittele myös toiminnan muut resurssit, kuten toimintaan osallistuvat vapaaehtoistyöntekijät ja mahdolliset esimerkiksi kunnalta tai muulta taholta vastikkeetta käyttöön saadut tilat. Arvioi toiminnan kilpailuvaikutukset ja rajapinta julkisen sektorin tehtäviin. Toiminta vaikuttaa kilpailuun, jos samaa tai vastaavaa toimintaa tarjoavat myös muut toimijat korvausta vastaan. Selkeä kilpailuvaikutus syntyy esi-
Ohje 5 (10) 7 Talousarvioerittely merkiksi tilanteessa, jossa yritys tarjoaa samaa toimintaa markkinahintaan. Mikäli kilpailuvaikutuksista on laadittu ulkopuolisia lausuntoja tai arvioita, liitä ne mukaan hakemukseen. Kuvaile myös rajapintaa julkisen sektorin tehtäviin. Onko toiminta esimerkiksi lähellä julkisen sektorin lakisääteistä toimintaa tai tehdäänkö siinä yhteistyötä julkisen sektorin kanssa? Avustuksen hakijan tulee täyttää hakemuksessa oleva talousarvioerittely mahdollisimman yksityiskohtaisesti hakuvuoden sekä suunnitelmavuosien osalta. Talousarviosta on käytävä ilmi toiminnasta aiheutuvat tuotot ja kulut. Erittele tuottoja ja kuluja riittävästi, jotta avustuksen käyttötarkoitus voidaan todentaa helposti talousarviosta. Huomaa että talousarvioon sisällytettävien kulujen on oltava hyväksyttäviä, tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia (vrt. avustuslain 9-14 ). Hyväksyttäviä ovat vain todelliset kulut: sellaiset, jotka tullaan rahalla maksamaan tai joiden maksamiseen on syntynyt velvoite ja jonka määrä pystytään luotettavasti osoittamaan. Esimerkiksi poistot, arvonvähennykset, vuokra-arvot eivätkä sellaiset varaukset tai sellaiset laskennalliset erät, jotka eivät perustu jo toteutuneisiin kuluihin tai menetyksiin, eivät ole hyväksyttäviä kuluja. Talousarvion tuotoissa tulee esittää sellaiset tuotot, joita ei saataisi ilman kyseistä toimintaa. Tällaisia tuottoja ovat esimerkiksi osallistumismaksut, asiakasmaksut ja kaikki sellaiset avustukset, jotka ovat avustuspäätöksessä kohdennettu samaan toimintaan kuin RAY-avustus. Alla on kuvattu mitä kullakin talousarvion erällä tarkoitetaan. Toiminnan tuotot talousarviossa RAY-avustus RAY-avustuksella tarkoitetaan haettua avustuksen määrä. Arvio edelliseltä vuodelta siirtyvästä RAY-avustuksesta Avustuksen hakuvaiheessa järjestön tulee arvioida, tuleeko avustuksen hakuvuodelta jäämään käyttämätöntä avustusta, joka siirtyy seuraavalle vuodelle käytettäväksi. Mikäli järjestö arvio avustusta siirtyvän seuraavalle vuodelle, tulee se esittää tässä kohdassa. Lisäksi syy siirtyvälle avustukselle tulee perustella. Perustelua varten on oma kohta talousarvion lopussa.
Ohje 6 (10) Muut julkiset avustukset Julkisella avustuksella tarkoitetaan valtion, kunnan tai muun julkisyhteisön tai julkisoikeudellisen laitoksen tai säätiön antamaa tai sen varoista maksettavaa avustusta, samoin kuin Euroopan yhteisön tai muista Euroopan unionin varoista myönnettävää tukea lukuun ottamatta verojärjestelmän kautta annettavaa tukea. Julkisella tuella tarkoitetaan edellä mainittujen lisäksi kunnan tai muun julkisyhteisön tai julkisoikeudellisen laitoksen antamaa tai sen varoista maksettavaa lainaa, korkotukea, takausta, maksuhelpotusta ja muuta näihin rinnastettavaa taloudellista etua lukuun ottamatta verojärjestelmän kautta annettavaa tukea. Muut avustukset Muilla avustuksilla tarkoitetaan muun muassa säätiöiltä, yhdistyksiltä ja seurakunnilta saatuja avustuksia. Asiakas- ja osallistumismaksut Asiakas- ja osallistumismaksuilla tarkoitetaan muun muassa asiakkailta perittyjä osallistumismaksuja (esim. koulutus- ja retkituotot) sekä kuntien maksamia maksusitoumusmaksuja. Muu tuottotili, mikä? Avustuksen hakijalla on mahdollisuus nimetä muutamia muita tuottotilejä, mikäli ne kuvaavat toiminnan tuottoja paremmin kuin valmiiksi nimetyt tuottotilit. Tuottotilille tulee antaa nimi, mikä kuvaa parhaiten kyseistä tuottoa. Muut tuotot Muilla tuotoilla tarkoitetaan sellaisia pieniä tuottoja, jotka eivät sisälly yllä mainittuihin tuottoeriin. Toiminnan kulut talousarviossa Palkat ja palkkiot Palkoilla ja palkkioilla tarkoitetaan työntekijöille (vakituiset, määräaikaiset osa-aikaiset sekä tuntityöntekijät) maksettavia palkkoja ja palkkioita sisältäen maksettavat lomarahat ja lomapalkat. Eläkekulut Eläkekuluilla tarkoitetaan lakisääteisiä eläkekuluja ja vain työnantajan osuutta eläkemaksuista, mikä on keskimäärin noin 18 prosenttia maksettujen palkkojen määrästä.
Ohje 7 (10) Lakisääteiset henkilösivukulut Lakisääteisillä henkilösivukuluilla tarkoitetaan sosiaaliturva-, työttömyysvakuutus-, tapaturmavakuutus- ja ryhmähenkivakuutusmaksua, jotka ovat yhteensä keskimäärin noin 5 prosenttia maksettujen palkkojen määrästä. Materiaaliostot Materiaaliostoilla tarkoitetaan muun muassa opetus-, kurssi- ja koulutusmateriaaleja. Asiakaskulut Asiakaskuluilla tarkoitetaan muun muassa toimintaan osallistuvien ruoka- tai tarjoilukuluja esim. tarjoilut retkillä tai muussa järjestetyssä toiminnassa sekä toimintaan osallistuvien virkistystoimintakuluja. Ulkopuoliset palvelut Ulkopuolisilla palveluilla tarkoitetaan muun muassa vuokrattu työvoimaa, muilta järjestöiltä ostettavaa työtä, ulkopuolelta ostettua arviointia, kouluttajien tai esiintyjien palkkioita, muille kuin työntekijöille maksettuja palkkioita tai työkorvauksia, mainos- tai viestintätoimistoilta ostettavia palveluita, painatuskuluja, ostettuja asiantuntijapalveluita. Ulkopuoliset palvelut tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 6. Vapaaehtoiset henkilösivukulut Vapaaehtoisilla henkilösivukuluilla tarkoitetaan henkilökunnan työterveys-, koulutus- ja työnohjauskuluja sekä henkilökunnan virkistystoimintakuluja. Toimitilavuokrat Toimitilavuokrilla tarkoitetaan sekä ulkopuolelta että avustuksen hakijan omistamalta kiinteistöosakeyhtiöltä vuokrattujen tilojen vuokrakuluja. Jos vuokrakulu syntyy selkeästi siitä tilasta, jossa toimintaa harjoitetaan, voidaan se kohdentaa kyseiselle toiminnalle, vaikka järjestö saisi yleisavustusta. Yhtiövastikkeet toimitiloista Toimitiloista maksettavalla yhtiövastikkeella tarkoitetaan järjestön omistamista toimitiloista maksettuja hoitovastikekuluja. Huom! Rahoitusvastike ei ole hyväksyttävä kulu. Jos hoitovastike syntyy selkeästi siitä tilasta, jossa toimintaa harjoitetaan, voidaan se kohdentaa kyseiselle toiminnalle, vaikka järjestö saisi yleisavustusta. Muut toimitilakulut Muilla toimitilakuluilla tarkoitetaan muun muassa lämmitys-, sähkö-, siivous- ja jätehuoltokuluja. Jos muut toimitilakulut syntyvät selkeästi siitä tilasta, jossa toimintaa harjoitetaan, voidaan ne kohdentaa kyseiselle toiminnalle, vaikka järjestö saisi yleisavustusta.
Ohje 8 (10) ATK-ohjelmistokulut ATK-ohjelmistokuluilla tarkoitetaan muun muassa ATK-ohjelmistojen lisenssimaksuja sekä ostettuja ATK-ohjelmistoja (esimerkiksi virustorjuntaohjelmistot ja Office-ohjelmistot). Kone- ja laitevuokrat / Leasing-maksut Kone- ja laitevuokrilla / leasing-maksuilla tarkoitetaan muun muassa vuokrattuja tietokoneita ja kopiokoneita sekä muita vuokrattuja laitteita. Puhelin ja ATK-laitehankinnat Puhelin ja ATK-laitehankinnoilla tarkoitetaan muun muassa ostettuja puhelimia, tietokoneita, printtereitä ja skannereita. Puhelin ja ATKlaitehankinnat tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 6. Kalusto yms. hankinnat Kalustohankinnoilla tarkoitetaan muun muassa pienimuotoisia toimistokalustehankintoja kuten työtuoleja ja -pöytiä. Kalustohankinnat tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 6. Matkakulut Matkakuluilla tarkoitetaan muun muassa majoitus-, matkalippu- ja yöpymiskuluja sekä työntekijöille maksettuja kilometrikorvauksia ja matkapäivärahoja. Taloushallintopalvelut Taloushallintopalveluilla tarkoitetaan ulkopuolelta ostetun kirjanpidon ja palkanlaskennan kuluja sekä maksettuja tilintarkastuspalkkioita. Eteenpäin siirretyt avustukset Eteenpäin siirretyillä avustuksilla tarkoitetaan jäsenjärjestöille eteenpäin siirrettyjä avustuksia ja avustuskelpoisten toimijoiden yhteistyöhankkeissa siirrettyjä avustuksia. Avustuslain 4.3 :n mukaan Avustus voidaan myöntää saajalle sen omaan toimintaan tai hankkeeseen taikka käytettäväksi avustuspäätöksen mukaista käyttötarkoitusta toteuttavan muun kuin saajan toiminnan tai hankkeen avustamiseen. Jos avustus myönnetään käytettäväksi avustuspäätöksen mukaista käyttötarkoitusta toteuttavan muun kuin saajan toiminnan tai hankkeen avustamiseen, avustuksen saajan on tehtävä sopimus avustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja niiden ehdoista toimintaa tai hanketta toteuttavan kanssa. Sopimusmalli löytyy RAY:n internet -sivuilta aineistopankista.
Ohje 9 (10) Yhteistyöhankkeissa, joissa avustuksia siirretään toisille avustuskelpoisille toimijoille, tulee hakemuksen liitteenä toimittaa erillinen talousarvio eteenpäin siirrettävien avustusten osalta. RAY suosittelee, että rahaliikenne yhteistyöhankkeissa hoidetaan avustusten siirron eikä ostopalveluiden kautta. Puhelin ja toimistokulut Puhelin ja toimistokuluilla tarkoitetaan muun muassa puhelin-, internet-, posti- ja kopiointi- ja toimistotarvikekuluja sekä ammattikirjallisuuden hankkimisesta aiheutuneita kuluja. Kokous- ja neuvottelukulut Kokous- ja neuvottelukuluilla tarkoitetaan muun muassa kokoustarjoilukuluja. Markkinointi- ja ilmoituskulut Markkinointi- ja ilmoituskuluilla tarkoitetaan muun muassa mainosmateriaalin hankkimiskuluja sekä mainos- tai ilmoituskuluja eri medioissa. Muut kulut Muilla kuluilla tarkoitetaan sellaisia pieniä kuluja, jotka eivät sisälly yllä mainittuihin kulueriin. Muu kulutili, mikä? Avustuksen hakijalla on mahdollisuus nimetä muutama muuta kulutiliä, mikäli ne kuvaavat toiminnan kuluja paremmin kuin valmiiksi nimetyt kulutilit. Kulutilille tulee antaa nimi, mikä kuvaa parhaiten kyseistä kulua. Ositetut yleiskulut Yleisavustusta saavien järjestöjen tulee kattaa kaikki yleiskulunsa yleisavustuksella, eikä yleiskuluosituksia kohteille hyväksytä. Muussa tapauksessa yleiskuluja voidaan kohdistaa eri toiminnoille aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. Yleiskulu on sellainen kulu, joka kohdistuu useaan eri toimintoon. Yleiskuluilla tarkoitetaan muun muassa yleishallinnon, kuten toiminnanjohtajan, kirjanpitäjän, yms. palkkakuluja sekä usean eri toiminnon käytössä olevan kopiokoneen vuokrakuluja. Kaikki yleiskulut, myös yleishallinnon henkilöstökulut, tulee esittää tällä yhdellä rivillä. Huom! Kohdennettua toiminta-avustusta (Ak) ei voi käyttää kattamaan avustusvuotta edeltävän vuoden kuluja. Toiminnan vuosittainen alijäämä on katettava järjestön omista varoista, ellei avustuspäätöksessä toisin mainita.
Ohje 10 (10) 8 Muu haettu avustus tai julkinen tuki avustettavalle toiminnalle Erittele kyseiseen toimintaan haetut/haettavat avustukset, joita ei ole esitetty talousarvion tuotoissa. Tällaisista haetuista/haettavista avustuksista tulee ilmoittaa seuraavat tiedot: organisaatio, josta haettu/haetaan avustusta, haettu /haettava summa ja arvio avustushakemuksen hyväksymisestä. 9 Liitteet Liitä mukaan haetun toiminnan toimintasuunnitelma, järjestön säännöt, toimintasuunnitelma, talousarvio, toimintakertomus ja/tai vuosikertomus, tilinpäätös sekä muut tarpeelliset liitteet, ellei niitä jo aiemmin saman vuonna ole toimitettu RAY:lle. Yhteistyö- ja/tai aiesopimukset sekä lausunnot toimitetaan hakemuksen liitteenä, mikäli mukaan on tullut uusia yhteistyökumppaneita. Olennaisten yhteistyökumppaneiden kanssa kannattaa sopia yhteistyöstä kirjallisesti Lisätietoja ja ohjeita: Hilppa Tervonen Kristian Seemer Valmistelupäällikkö Valvontapäällikkö (09) 4370 2310 (09) 4370 2676 hilppa.tervonen@ray.fi kristian.seemer@ray.fi