JYVÄSKYLÄN YLIOPISTON ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA

JYVÄSKYLÄN YLIOPISN NMUODOSTUSSUUNNITELMA 1.1.2009 alkaen Arkistolaitoksen päätös 14.4.2010 päivitetty 18.3.2016

SISÄLLYSLUETTELO 0 YLEISHALLIN... 1 0.0 YLIOPISN IMINTAA KOSKEVA NORMINAN... 1 0.1 IMINNAN SUUNNITTELU JA SEURANTA... 2 0.2 YLIOPISN POLITIIKAT... 7 0.3 IMIELINTEN VALINTA JA MUIDEN HALLINELINTEN NIMEÄMINEN, VAALIT... 8 0.4 PÄÄTÖKSENTEKO... 9 0.5 OIKEUDELLISET ASIAT, LAUSUNNOT... 16 0.6 KOTIMAINEN JA KANSAINVÄLINEN YHTEISTYÖ... 16 0.7 VIESTINTÄ... 17 0.8 JUHLATILAISUUDET, KUNNIANOSOITUKSET, VIERAILUT JA HUOMIONOSOITUKSET... 19 0.9 LAADUNVARMISTUSJÄRJESTELMÄ... 21 0.10 ASIAKIRJA JA TIEHALLIN... 22 1 STÖHALLIN... 24 1.0 YLEINEN STÖHALLIN... 24 1.1 PALVELUSSUHTEESEEN NIMITTÄMINEN JA OTTAMINEN... 25 1.2 STÖASIOIDEN REKIS JA HALLINTA... 27 1.3 PALVELUSSUHDEASIAT... 28 1.4 PALKKAUS... 30 1.5 PALKANLASKENTA... 31 1.6 TYÖTERVEYSHUOL... 32 1.7 STÖN KEHITTÄMINEN JA KOULUTUS... 33 2 TALOUSHALLIN... 34 2.0 TALOUSHALLINNON SUUNNITTELU JA SEURANTA... 34 2.1 MAKSULIIKE JA KIRJANPI... 35 2.2 LAHJOITUSVAROJEN HOI JA KÄYTTÖ... 37 2.3 HANKINTAIMI... 39 3 KIINTEISTÖHALLIN JA RAKENTAMINEN... 42 3.0 TILOJEN SUUNNITTELU... 42 3.1 TILOJEN HALLINTA... 43

3.2 TILOJEN KÄYTTÖ... 44 3.3 TYÖSUOJELU JA KULUNVALVONTA... 44 3.4 KULJETUSPALVELUT... 46 3.5 PUHELINLIIKENNE JA DATAVERKKOASIAT, TIEJÄRJESTELMIIN LIITTYVÄT VUOKRASOPIMUKSET... 46 3.6 KALUS JA MUU IRTAIMIS,... 47 4 OPISKELU... 49 4.0 OPISKELIJAVALINTA... 49 4.1 OPETUS JA OPISKELU... 52 4.2 KANSAINVÄLINEN KOULUTUSYHTEISTYÖ... 57 4.3 TÄYDENNYSKOULUTUSKESKUS... 59 4.4 AVOIN YLIOPISOPETUS... 61 4.5 OPINTUKI... 64 4.6 YLIOPISLIIIKUNTA... 65 5 TUTKIMUS... 66 5.0 TUTKIMUSIMINNAN SUUNNITTELU JA KEHITTÄMINEN... 66 5.1 TUTKIMUSIMINTAAN LIITTYVÄT HALLINNOLLISET (Tutkimussopimukset, rahoitushakemukset ja päätökset, tutkimussuunnitelmat: mm. SUOMEN AKATEMIA, TEKES)... 66 5.2 TUTKIMUSAINEIST... 69 5.3 EURAKENNERAHASHANKKEISIIN (EAKR ja ESR) LIITTYVÄT HALLINNOLLISET : OHJELMAKAUSI 2000 2006.. 73 5.4 PUITEOHJELMA JA MUUT EUHANKKEET (HALLINNOLLISET )... 79 5.5 TUTKIJAKOULUT... 81 5.6 JULKAISUT... 82 5.7 APURAHAT... 83 5.8 INNOVAATIO JA YRITYSIMINTA... 83 6 YLIOPISALLIANSSI... 85 6.0 YLEISHALLIN... 85 7 KIRJAS... 86 7.0 SISÄINEN HALLIN... 86 7.1 KIRJALLISUUDEN JA ELEKTRONISTEN AINEISJEN HANKINTA JA YLLÄPI... 87 7.2 PALVELUT... 88 7.3 LUETTELOTIEKANNAT... 89 8 NORMAALIKOULU... 91

8.0 SISÄINEN HALLIN... 91 8.1 OPETUSIMINTA... 94 8.2 OPPILAAN ARVOSTELU... 95 8.3 KOULUNKÄYNNIN VALVONTA JA KURINPI... 95 8.4 OPINSOSIAALISET ASIAT JA OPPILASHUOL... 96 8.5 YLIOPPILASKIRJOITUKSET... 96 8.6 OPPILASREKISTERIT JA LUETTELOT... 97 9 AGORA CENTER... 99 9.0 SISÄINEN HALLIN... 99 10 KOKKOLAN YLIOPISKESKUS CHYDENIUS... 100 10.0 SISÄINEN HALLIN... 100 11 KOULUTUKSEN ARVIOINTISIHTEERISTÖ... 101 11.0 SISÄINEN HALLIN JA ARVIOINTIHANKKEET... 101 12 KOULUTUKSEN TUTKIMUSLAIS... 102 12.0 SISÄINEN HALLIN... 102 13 MUSEOT... 103 13.0 KULTTUURIHISRIALLINEN OSAS... 103 13.1 LUONNONTIETEELLINEN OSAS... 104 14 SOVELTAVAN KIELENTUTKIMUKSEN KESKUS... 107 14.0 YLEISET KIELITUTKINNOT... 107 15 TIEHALLINKESKUS... 108 15.0 SISÄINEN HALLIN JA TIETEKNIIKKAPALVELUT... 108 16 YLIOPISN KIELIKESKUS... 109 16.0 SISÄINEN HALLIN JA OPETUSIMINTA... 109 17 YMPÄRISTÖNTUTKIMUSKESKUS... 111 17.0 SISÄINEN HALLIN... 111 17.1 TUTKIMUSIMINTA... 112

1 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0 YLEISHALLIN 0.0 YLIOPISN IMINTAA KOSKEVA NORMINAN 0.01 Yliopistoa koskevat lait ja asetukset julk ei 10v 10v diaari dnro p kmo Erillisenä asiakirjana määräajan säilytettävä, mutta pysyvästi säilytettävä päätyessään pysyvästi säilytettävien pöytäkirjojen liitteeksi tai osaksi johtosääntöä. 0.02 Yleishallintoa koskevat ohjeet ja määräykset julk ei 10v 10v diaari dnro p kmo 0.03 Yliopiston johtosäännöt julk ei 10v sp diaari dnro p kmo / ark Hallintojohtosääntö, vaalijohtosääntö, opintosuoritusjohtosääntö, taloussääntö 0.04 Yliopiston ohjesäännöt julk ei 10v sp diaari dnro p/s kmo / ark Keksintöohjesääntö, sisäisen tarkastuksen ohjesääntö, opintotukilautakunnan ohjesääntö 0.05 Yliopistopalvelujen antamat pysyväisohjeet julk ei 10v sp diaari dnro p kmo / ark

2 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.1 IMINNAN SUUNNITTELU JA SEURANTA 0.11 Yliopiston kokonaisstrategia julk ei 5 v sp diaari dnro p kmo / ark Yliopiston hallitus on hyväksynyt vuonna 2002 vuoteen 2015 ulottuvan yliopiston kokonaisstrategian. Hallituksen ptk:n liitteenä sp 0.12 Kokonaisstrategiaa tukevat osastrategiat julk ei 5 v sp diaari dnro p kmo / ark Kokonaisstrategian linjauksia täsmennetään osastrategioilla. Mm. elinikäisen oppimisen strategia, henkilöstöstrategia, tutkimusstrategia jne. 0.13 Yliopiston ohjelmat julk ei 10v sp diaari dnro p kmo / ark Rakenteellinen kehittäminen, toimenpideohjelmat, henkilöstöpoliittinen ohjelma, kielipoliittinen ohjelma 0.14 Tilasto ja rekisteriasiat julk ei diaari dnro p kmo / ark 0.15 Yliopiston toiminta ja taloussuunnitelma (TTS) julk ei 10v sp diaari dnro p kmo/ ark Tehdään nelivuotiskaudeksi, hyväksytään hallituksessa. Hallituksen pöytäkirjan liitteenä

3 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Tiedekuntaneuvoston ptk:ssa sp. 0.115 Toimintayksiköiden toimintaja taloussuunnitelmaesitykset hark ei 10v sp ei aika p yks / ark Erillisenä asiakirjana määräajan säilytettävä, mutta pysyvästi säilytettävä päätyessään pysyvästi säilytettävien pöytäkirjojen liitteeksi tai osaksi johtosääntöä. 0.15 Tulossopimusesitys ja tulossopimus opetusministeriölle julk ei 10v sp diaari dnro s kmo / ark Strategia, toiminta ja taloussuunnitelma, rakentamisohjelma, hankkeet (p) Tulossopimuksen, sisäisten tulossopimusten sekä toimintaja taloussuunnitelman laadintaan liittyvät valmisteluasiakirjat hark ei 2 v 2 v ei aika p/s yks Valmisteluasiakirjat julkisia päätöksen jälkeen Osa sähköisessä muodossa Toimintayksiköiden esitykset sisäisiksi tulossopimuksiksi julk ei 5 v 5 v ei aika p yks 0.116 Yliopiston sisäiset tulossopimukset hark ei 10v 10v ei aika p yks 0.16 Yliopiston toimintakertomus ja tilinpäätöslaskelma julk ei 10v sp diaari dnro p kmo / ark Hallituksen ptk:n liitteenä sp

4 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.117 Toimintayksiköiden toimintakertomukset julk ei 10v sp ei aika p yks / ark Tilastotietoa Jyväskylän yliopistosta julkaisu julk ei 10v sp JYKDOK ATK p kirjasto Koottu laitostasolla mm. henkilöstö, talous ja opiskelijalukuja. Julkaistu vuodesta 1992 Esim. tuloksellisuutta koskeva kirjeenvaihto 0.17 Yliopiston toiminnan ja rakenteiden arviointiin ja kehittämiseen liittyvät asiakirjat julk ei 10v Kts. lisä tiedot diaari dnro p kmo / ark Valmiit tutkimukset, suunnitelmat, selvitykset, (laatu)ohjeet ja laatukäsikirjat/standardit säilytetään pysyvästi (l). Sähköisessä muodossa ylläpidettävistä laatukäsikirjoista/ standardeista otetaan pysyvään säilytykseen paperituloste kerran vuodessa sekä suurten muutosten yhteydessä. Viraston tai laitoksen organisaatiota, toimintaprosesseja sekä tuotteiden ja palvelujen laatua koskevien arviointien, työntutkimusten ja vastaavien muiden selvitysten sekä laadittujen (kehittämis)suunnitelmien, ohjeiden ja käsikirjojen/standardien valmisteluvaiheessa kertyneet haastattelu, havainto, laskenta, yms. pohjaaineistot (s/l) ovat määräajan säilytettäviä.

5 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.118 Yliopistotason itsearvioinnit julk ei 10v sp ei aika p yks / ark Tutkimusbarometri, koulutusbarometri Tiedekuntaneuvoston pöytäkirjan liitteenä sp. 0.119 Toimintayksiköiden itsearviointiin liittyvät asiakirjat julk ei 10v 10v ei aika p yks Erillisenä asiakirjana määräajan säilytettävä, mutta pysyvästi säilytettävä päätyessään pysyvästi säilytettävien pöytäkirjojen liitteeksi tai osaksi johtosääntöä. 0.18 Esitetyt hakemukset, päätökset ja sopimukset koulutuksen laatu ja huippuyksiköiksi julk ei 10v sp diaari dnro p kmo / ark Myös esittämättä jätetyt hakemukset laatu ja huippuyksiköiksi sp. 0.19 Esitetyt hakemukset, päätökset ja sopimukset tutkimuksen huippuyksiköiksi julk ei 10v sp diaari dnro p kmo / ark Myös esittämättä jätetyt hakemukset laatu ja huippuyksiköiksi sp. 0.110 Valtiontalouden tarkastusviraston tarkastustoimintaan liittyvät kertomukset ja asiakirjat julk ei 10v Kts. Lisä tiedot diaari dnro p kmo / ark Valtiontalouden tarkastusvirastolta saapuneet lopulliset virasto tai laitoskohtaiset tilin ja toiminnan tarkastuskertomukset (s) sekä kirjalliset aloitteet (s) samoin kuin näihin laaditut vastauskirjeet (l) ja lausunnot säilytetään pysyvästi

6 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.111 Lautakuntien, toimikuntien, työryhmien, neuvottelukuntien yms. asettaminen julk ei 10v sp diaari dnro p kmo / ark Asettamiseen liittyvä kirjeenvaihto rekisteröidään. 0.112 Jyväskylän yliopiston edustus yliopiston ulkopuolella. Nimeäminen, asiakirjat ym. Tiedoksi tulleet työryhmät. julk ei 10v 10v diaari dnro p kmo 0.113 Kehittämishankkeiden yhteydessä syntyvät sopimukset julk ei 10v sp diaari dnro p kmo / ark 0.114 Opetukseen ja tutkimukseen liittyvät suunnitelmat ja selvitykset julk ei 10v 10v ei aika p yks 0.121 Jyväskylän yliopiston periaatteet julk ei 5 v sp ei aika p yks / ark Periaatteet mm. tutkimuslähtöisen yritystoiminnan edistämisessä, esittely ja kokousmenettelystä Jyväskylän yliopistosta 0.122 Sisäisen tarkastuksen vuosisuunnitelma ja vuosiraportti julk ei 5 v sp ei aika p yks / ark Hallituksen pöytäkirjan liitteenä sp. Erillisenä asiakirjana määräajan säilytettävä, mutta pysyvästi säilytettävä päätyessään pysyvästi säilytettävien pöytäkirjojen liitteeksi tai osaksi johtosääntöä.

7 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Sisäisessä tarkastuksessa syntyneet asiakirjat sal.pid kyllä 3 v 3 v ei aika p yks (JulkL 621/99, 24 (15)) Säilytysaika lasketaan asiakirjan päiväyksestä lukien. 0.2 YLIOPISN POLITIIKAT 0.21 Innovaatiopolitiikka julk ei 10v sp ei aika p yks / ark Hallitus vahvistaa. Ptk:n liitteenä. 0.22 Sopimuspolitiikka julk ei 10v sp ei aika p yks / ark Hallitus vahvistaa. Ptk:n liitteenä. 0.23 Tietoturvapolitiikka julk ei 10v sp ei aika p yks / ark Hallitus vahvistaa. Ptk:n liitteenä. 0.24 Sähköpostipolitiikka julk ei 10v sp ei aika p yks / ark Tietohallinnon johtoryhmä hyväksyy 0.25 Laatupolitiikka julk ei 10v sp ei aika p yks / ark Hallitus vahvistaa. Ptk:n liitteenä. 0.26 Jyväskylä University language policy julk ei 10v sp ei aika p yks / ark Hallitus vahvistaa. Ptk:n liitteenä.

8 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.3 IMIELINTEN VALINTA JA MUIDEN HALLINELINTEN NIMEÄMINEN, VAALIT 0.31 Dekaanien, johtajien, varajohtajien, esittelijöiden ym. nimeäminen julk ei voa + 2 v diaari dnro p kmo Myös vaaleilla valitut 0.32 Vaalikollegion pöytäkirjat julk ei 1 v sp ei aika p 0.33 Vaalilautakunnan pöytäkirjat julk ei 1 v sp ei aika p sihteeri/ ark sihteeri/ ark Vaalilautakunnan sihteerillä 1 v Vaalitoimikuntien pöytäkirjat julk ei vaalikausi ei aika p TDK Säilytys seuraaviin vaaleihin Vaaliluettelot julk ei vaalikausi ei aika p sihteeri Vaalilautakunnan sihteeri säilyttää Vaaliluetteloiden oikaisupyynnöt julk ei vahv ei aika p sihteeri Säilytys vaaliluettelon vahvistamiseen saakka 0.34 Ehdokaslistat ja listojen yhdistelmät julk ei vaalikausi sp ei aika p sihteeri Äänestysliput julk ei vahv ei vaalit p sihteeri Huomioitava valitusajat

9 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.4 PÄÄTÖKSENTEKO 0.41 Hallituksen pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.42 Eettisen toimikunnan pöytäkirjat hark kyllä 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark Julkisia harkinnan mukaan 0.43 Henkilöstön kehittämistoimikunnan pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.44 Kulttuuritoimikunnan pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.45 Ruokailutoimikunnan pöytäkirjat julk ei 10 v 10 v ei aika p sihteeri 0.46 Tasaarvotoimikunnan pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.47 Tarkastustoimikunnan pöytäkirjat sal.pid ei 10 v 10 v ei aika p sihteeri Salassapidettäviä asiakirjoja (JulkL 621/99, 24 (15)).

10 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.48 Työsuojelutoimikunnan pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.49 Opetusneuvoston muistiot julk ei 5 v sp ei aika p 0.410 Tiedeneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark sihteeri/ ark 0.411 Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen koordinaatiotyöryhmän pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.412 Humanistisen tdk:n tiedekuntaneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.413 Informaatioteknologian tdk:n tiedekuntaneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.414 Kasvatustieteiden tdk:n tiedekuntaneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark

11 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.415 Liikunta ja terveystieteiden tdk:n tiedekuntaneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.416 Matemaattisluonnontieteellisen tdk:n tiedekuntaneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.417 Kauppakorkeakoulun tiedekuntaneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.418 Yhteiskuntatieteellisen tdk:n tiedekuntaneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.419 Bio ja ympäristötieteiden laitoksen laitosneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.420 Bio ja ympäristötieteiden laitoksen työryhmien asiakirjat julk ei 5 v Kts. Lisä tiedot ei aika p sihteeri/ ark Loppuraportit, mietinnöt ja ehdotukset säilytetään pysyvästi. Muut asiakirjat ovat määräajan säilytettäviä.

12 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.421 Fysiikan laitoksen laitosneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.422 Historian ja etnologian laitoksen laitosneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.423 Kasvatustieteiden laitoksen laitosneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.424 Kemian laitoksen laitosneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.425 Kielten laitoksen laitosneuvoston pöytäkirjat pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.426 Kielten laitoksen johtoryhmän, toimikuntien ja työryhmien asiakirjat julk ei 5 v Kts. Lisä tiedot ei aika p sihteeri/ ark Loppuraportit, mietinnöt ja ehdotukset säilytetään pysyvästi. Muut asiakirjat ovat määräajan säilytettäviä. 0.427 Liikuntabiologian laitoksen laitosneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark

13 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.428 Liikuntatieteiden laitoksen laitosneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.429 Matematiikan ja tilastotieteen laitoksen johtoryhmän ja työryhmien asiakirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark Loppuraportit, mietinnöt ja ehdotukset säilytetään pysyvästi. Muut asiakirjat ovat määräajan säilytettäviä. 0.430 Matematiikan ja tilastotieteen laitoksen laitosneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.431 Musiikin laitoksen laitosneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.432 Opettajankoulutuslaitoksen laitosneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.433 Opettajankoulutuslaitoksen toimikuntien ja työryhmien asiakirjat julk ei 5 v Kts. Lisä tiedot ei aika p sihteeri/ ark Loppuraportit, mietinnöt ja ehdotukset säilytetään pysyvästi. Muut asiakirjat ovat määräajan säilytettäviä.

14 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.434 Psykologian laitoksen laitosneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.435 Taiteiden ja kulttuurin tutkimuksen laitoksen laitosneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.436 Taiteiden ja kulttuurin tutkimuksen laitoksen johtoryhmien ja työryhmien pöytäkirjat julk ei 5 v Kts. Lisä tiedot ei aika p sihteeri/ ark Loppuraportit, mietinnöt ja ehdotukset säilytetään pysyvästi. Muut asiakirjat ovat määräajan säilytettäviä. 0.437 Terveystieteiden laitoksen laitosneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.438 Tietojenkäsittelytieteiden laitoksen laitosneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.439 Tietotekniikan laitoksen laitosneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.440 Viestintätieteiden laitoksen laitosneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark

15 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.441 Viestintätieteiden laitoksen johtoryhmän ja työryhmien asiakirjat julk ei 5 v Kts. Lisä tiedot ei aika p sihteeri/ ark Loppuraportit, mietinnöt ja ehdotukset säilytetään pysyvästi. Muut asiakirjat ovat määräajan säilytettäviä. 0.442 Yhteiskuntatieteiden ja filosofian laitoksen laitosneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p sihteeri/ ark 0.443 Muiden lautakuntien, toimikuntien, työryhmien yms. pöytäkirjat julk ei 10v Kts. Lisä tiedot ei aika p sihteeri/ ark Loppuraportit, mietinnöt ja ehdotukset säilytetään pysyvästi. Muut asiakirjat ovat määräajan säilytettäviä. 0.444 Rehtorin päätökset julk ei 10v sp diaari aika p sihteeri/ ark

16 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.445 Rehtorin kotimainen ja ulkomainen kirjeenvaihto sekä muut asiakirjat julk ei 10v sp ei aika p sihteeri/ ark Vain merkitykselliset sp 0.5 OIKEUDELLISET ASIAT, LAUSUNNOT 0.51 Valitukset ja kantelut julk kyllä 5 v sp diaari dnro p kmo / ark Salaisia ennen asian ratkaisua, (JulkL 621/99, 24 (6)). PITÄISI MUUTTAA maks 15 v 0.52 Lausuntopyynnöt, lausunnot ja kyselyt julk ei 10v sp diaari dnro p kmo / ark 0.6 KOTIMAINEN JA KANSAINVÄLINEN YHTEISTYÖ 0.61 Kotimaiset ja ulkomaiset yhteistyösopimukset julk ei 10v sp diaari dnro p kmo / ark

17 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.7 VIESTINTÄ Viikkotiedote Sähköjyvä julk ei 1 v 1 v ei aika s yks Viestinnän internetsivuilla 0.71 Lehdistötiedotteet julk ei 5 v Kts. Lisä tiedot ei aika p yks / ark Päämäärätehtäviin liittyvät tiedotteet (l), vastineet (l) ja vastaavat asiakirjat säilytetään pysyvästi. Tiedotus ja praineistot julk ei 2 v 2 v ei aak p yks Painosten vapaakappaleet sp (Helsingin yliopisto) 0.72 Tiedonjyvälehti julk ei 1 v sp ei aika p yks / kirjasto JYKDOK 0.73 Yliopiston vuosikertomus julk ei 1 v sp ei aika p yks /? Verkossa vuodesta 2005 lähtien

18 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Valokuvissa tulee olla tarpeelliset tunnistetiedot (aika, paikka, kuvan kohde, henkilöt, valokuvaajan nimi. 0.74 Yliopiston digitaalinen valokuvaarkisto (Fotoware Fotostation) julk ei sp ei ATK s yks Systemaattisesti kootut viraston/laitoksen toimintaa koskevat valokuva ja diakokoelmat sekä niitä koskevat luettelot/rekisterit säilytetään pysyvästi. Suositukset digikuvien tallennusmuodoiksi ovat seuraavat: TIFF (Revision 6.0), 8 bittiä/kanava, ei pakkausta, väriavaruus/väriprofiili (jos värivalokuva), EXIF/IPTC sekä vähemmän suositeltavana tallennusmuotona JPEG (JFIF, JPEG), kaikki ISO/IEC 109181 standardin (Information Technology Digital compression and Coding of Continuoustone Still Images, 1994) mukaiset versiot, 8 bittiä / kanava, väriavaruus/väriprofiili (jos värivalokuva), EXIF/IPTC) Valokuvat (paperi) julk ei 10v sp ei aika/ aihe p yks Osa valokuvista museolla. Vanhempi AVaineisto museolla. 0.75 AVtallenteet (yliopiston tilaisuuksista) julk ei sp ei aihe s yks Tärkeät toiminnallisia tarkoituksia varten tuotetut elokuvat, ideot ja äänitteet eri välineillä säilytetään pysyvästi. Sähköisessä muodossa olevien elokuvien tallennukseen suositellaan seuraavaa: MPEG2, 50 MBit/sec, 4:2:2.

19 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Tutkimus ja opetuskäyttöön liittyvät AVtallenteet sal.pid kyllä lukuvuosi ei aihe s yks Salassapitoaika 25 v. Säilytysaika lasketaan tapahtuman päiväyksestä lukien. 0.76 AVtallenteisiin liittyvät luettelot, rekisterit ja käsikirjoitukset sekä kuvakäsikirjoitukset julk ei sp ei aihe p yks 0.8 JUHLATILAISUUDET, KUNNIANOSOITUKSET, VIERAILUT JA HUOMIONOSOITUKSET 0.81 Kutsut ja tiedotteet (yliopiston tilaisuuksista) julk ei 2 v 2 v diaari dnro p yks/kmo 0.82 Avajais ja vuosijuhlapuheet, kutsut, ohjelmat, rehtorin puheet julk ei 5 v Kts. Lisätiedot ei aika p yks / ark Avajaisten kutsuvierasluettelot ovat määräajan säilytettäviä, muut asiakirjat säilytetään pysyvästi. 0.83 Virkaanastujaisesitelmät ja kutsut julk ei 5 v sp ei aak p yks / ark

seuraavaan promootioon saakka NMUODOSTUSSUUNNITELMA 20 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.84 Muut yliopiston järjestämät juhlatilaisuudet ja niihin liittyvät asiakirjat julk ei 5 v Kts. Lisätiedot ei aika p yks / ark Vain merkittävät asiakirjat säilytetään pysyvästi. 0.85 Kunniamerkkiesitykset julk ei 10v 10v ei aika p yks 0.86 Luettelot myönnetyistä kunniamerkeistä julk ei 10v 10v ei aika p yks Promootion järjestämiseen liittyvät asiakirjat, mm. 0.87 lupa promootion järjestämiseen kirjeenvaihto budjetti promootiotoimikunnan pöytäkirjat kutsuttujen listat ohjelmat ym. painetussa muodossa olevat asiakirjat julk ei sp ei aika p yks / ark

21 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.9 LAADUNVARMISTUSJÄRJESTELMÄ 0.94 Yliopistotason laatuohjeet ja laatukäsikirja julk ei voa sp ei aika p/s yks / ark Hyväksytään hallituksessa. Luettavissa verkosta. Sähköisessä muodossa ylläpidettävistä laatukäsikirjoista/standardeista otetaan paperituloste pysyvään säilytykseen. 0.95 Toimintayksiköiden laatuohjeet ja laatukäsikirjat julk ei voa sp ei aika p/s yks / ark Sähköisessä muodossa ylläpidettävistä laatukäsikirjoista/ standardeista otetaan paperituloste pysyvään säilytykseen. 0.96 Ulkoisen auditoinnin raportti ja liitteet julk ei 5 v sp ei aika p yks / ark 0.91 Johdon katselmuksen raportti ja liitteet Sisäisen auditoinnin raportit ja liitteet julk ei 10v sp diaari dnro p yks / ark Laaditaan vuosittain julk ei 10v 10v ei aika p yks

22 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.92 Auditointitodistukset ja sertifikaatit julk ei 5 v sp diaari dnro p yks / ark Julkaisut, raportit, muistiot julk ei 5 v sp ei aika p yks / ark Mm. laadunkehittämisryhmän muistiot Ohjeet, tiedotteet, esitteet, sisäisen auditoinnin menettelyohjeet julk ei voa + 2 v ei aika p/s yks Menettelyohjeet löytyvät laatukäsikirjan liitteenä 0.10 ASIAKIRJA JA TIEHALLIN 0.101 Arkistoohjesääntö julk ei sp ei aika p kmo / ark Hallituksen ptk:n liitteenä sp 0.102 Arkistoluettelot julk ei sp ei aika p kmo / ark 0.103 Arkistonmuodostussuunnitelma julk ei sp ei aika p kmo / ark 0.104 Asiakirjojen hävittämisluettelot julk ei sp ei aika p kmo / ark Arkistontarkastuspöytäkirjat / arkistolaitoksen suorittamat tarkastukset julk ei 10v 10v ei aika p kmo

23 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.105 Sisäiset arkistontarkastukset julk ei 50v 50v ei aika p kmo / ark 0.106 Arkistonsiirtoluettelot julk ei sp ei aika p ark Dynasty for SQL asiakirjanhallintajärjestelmä julk ei at ATK s kmo Asianhallinta, dokumenttienhallinta 0.107 Pysyvästi säilytettäviä tietoja sisältävien tietojärjestelmien kuvaukset ja rekisteriselosteet julk ei sp ei aika p Tietohallintopäällikkö Muut kuvaukset ja rekisteriselosteet julk ei voa ei aika p kmo 0.108 Tietoturvasuunnitelma sal.pid ei 10v 10v ei aika p yks Yksityiskohtaiset suunnitelmat eivät ole julkisia. 0.109 Tietohallinnon käytön ja ylläpidon säännöt julk ei voa ei aika s yks Yliopiston hallitus hyväksyy yleiset käyttösäännöt. Tietohallinnon johtoryhmä hyväksyy ylläpidon säännöt.

24 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 1 STÖHALLIN 1.0 YLEINEN STÖHALLIN 1.01 Henkilöstöpoliittinen ohjelma julk ei 10v sp diaari dnro p yks / ark Hallituksen pöytäkirjan liitteenä. Huom. kts. kohta 0.13. 1.04 Henkilöstötilinpäätös julk ei 1 v sp ei aika p yks / ark 1.02 Henkilöstöhallintoa koskevat ohjeet julk ei 10v 10v diaari dnro p yks / kmo 1.03 Yhteistoiminta ja luottamusmiessopimukset, YTkuulemiset ym. julk ei voa + 2 v diaari dnro p kmo Vuorotteluvapaasopimukset julk ei 5 v 5 v ei aika p yks Harjoittelusopimukset, työllistettyjä ja siviilipalvelusmiehiä koskevat sopimukset julk kyllä 5 v 5 v ei aak p yks

25 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 1.1 PALVELUSSUHTEESEEN NIMITTÄMINEN JA OTTAMINEN 1.11 Tehtävien perustamis, lakkauttamis ja nimikkeenmuutosasiakirjat julk ei 10v sp diaari dnro p yks / ark Myös SA:n nimittämiskirjat 1.12 Tehtävänhakuilmoitukset julk ei 10v 10v diaari dnro p kmo 1.12 Professorien, rehtorin tai hallintojohtajan tehtäviä hakeneiden hakemusasiakirjat sekä muut tehtäväntäyttöön liittyvät asiakirjat (täyttöselosteja suunnitelma, lausunnot, muistutukset, opetustaidon arviointi yms.) hark kyllä sp diaari dnro p ark Julkisia, pl. JulkL 621/99, 24 (29) piiriin sisältyvät tiedot hakijoista (esim. asiakirjat, jotka sisältävät tietoja psykologisesta testistä tai soveltuvuuskokeesta.) Tällöin salassapitoaika henk.kuol. 50/100v. Säilytysaika lasketaan päätöspäivästä lukien. Hakulomakkeen liitteenä voi olla asiakirjoja, jotka ovat salaisia tai sisältävä arkaluonteisia henkilötietoja. Valitsematta jääneiden liitteet säilytetään 2 vuotta, hakemus sp

26 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Julkisia, paitsi JulkL 621/99, 24 (29) piiriin sisältyvät tiedot hakijoista. 1.12 Muihin yliopiston tehtäviin valituksi tulleiden hakemusasiakirjat liitteineen sekä muut tehtäväntäyttöön liittyvät asiakirjat (täyttöselosteja suunnitelma, lausunnot, muistutukset, opetustaidon arviointi yms.) hark kyllä sp diaari dnro p ark Hakulomakkeen liitteenä voi olla asiakirjoja, jotka ovat salaisia tai sisältävä arkaluonteisia henkilötietoja. Pysyvästi säilytetään hakijoista laaditut yhteenvetoluettelot/yhdistelmät arviointeineen (päätösesitykset/esittelymuistiot l) sekä pyydetyt asiantuntijalausunnot (s) samoin kuin tehtävien täyttöä koskevat muistutukset (s) ja kantelut (s) sekä näitä koskevat lausunnot (s/l) ja päätökset (l). 1.12 Muihin yliopiston työsuhteisiin valitsematta jääneiden hakemusasiakirjat liitteineen hark kyllä 2 v 2 v diaari dnro p kmo 1.14 Hakemusten yhdistelmäluettelot julk kyllä 5 v sp ei aika p kmo / ark Diaarituloste tehtävää hakeneista 1.13 Dosenttihakemusasiakirjat julk kyllä sp diaari dnro p ark 1.12 Työsopimukset (toistaiseksi voimassaolevat) julk kyllä 10v 50v diaari aika / aak p kmo / ark

27 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 1.12 Työsopimukset (määräaikaiset) julk kyllä 10v 13v mahd aika / aak p kmo Kirjataan, jos tehtävä on ollut haussa Laitoksen johtajan esitykset nimittämisestä työsuhteeseen julk kyllä 10v 13v ei aika / aak p kmo Työsopimukset sivutoimiseksi tuntiopettajaksi julk kyllä 10v 13v ei aika/ aak p kmo Henkilötietolomake julk kyllä 1 v 1 v ei aika / aak p yks Toimitetaan palvelukeskukseen 1.12 Tehtävien täytöt kutsumismenettelyllä julk kyllä 10v sp diaari dnro p kmo / ark 1.2 STÖASIOIDEN REKIS JA HALLINTA Henkilö ja palkkajärjestelmä Personec F.V. julk kyllä at ei ATK s yks 1.21 Tulosteet lakkautetuista tehtävistä julk ei 1 v sp ei aika p yks / ark Paperituloste tehtävän historiasta, kun tehtävä lakkautetaan

28 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Nimikirjat julk kyllä at PERSO NEC F.V. ATK s ark Henkilökunnan nimikirjatiedot tulostettu arkistoon 10/2012. Ylläpito lopetettu yliopistolain muutoksen myötä v. 2010. Tiedot myös sähköisesti Personec F. Työ ja palvelusaikatodistukset julk kyllä 10v 10v ei aak p yks Työajanseurantajärjestelmä SoleTM julk kyllä at ATK s yks Ajantasaistiedot säilytetään 1.3 PALVELUSSUHDEASIAT 1.31 Työehtosopimukset julk ei voa + 20v diaari dnro p kmo Ent. valtion virka ja työehtosopimukset 1.32 Työsuhdeasioita sekä palvelussuhteen ehtoja koskevat asiakirjat (myös vakuutusasiat) julk ei voa + 10v diaari dnro p yks/kmo Vuosilomaasiat julk kyllä 5 v 5 v ESS aak p/s yks Paperituloste lomanmääräytymisvuoden pidetyistä lomista. ESSohjelma.

29 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 1.33 Kilpailevan toiminnan ja sivutyön arviointia koskevat asiakirjat julk kyllä voa ei aak p/s yks Ei kirjattu v. 2011 jälkeen. Ryhmä 1/33. Arviointi on työsuhteen sisällä tapahtuvaa työsuhteen valvontaa. Työstä vapautushakemukset ja päätökset hark kyllä 2 v 13v SAP aak p yks Julkinen päätöksen osalta Sairaus ja äitiyspäivärahahakemukset KELA:lle sal.pid kyllä 2 v 2 v ei aak p yks JulkL 621/99, 24 (25). Säilytysaika lasketaan päätöspäivästä lukien. Lääkärintodistukset (jotka eivät lähde KELA:lle) sal.pid kyllä 1 v 1 v ei aak p yks JulkL 621/99, 24 (25). Säilytysaika lasketaan päätöspäivästä lukien. Poissaoloilmoitukset julk kyllä 2 v 2 v ESS aak p/s yks ESSjärjestelmä 1.34 Etätyösopimukset ja työpaikan siirrot julk ei 5 v 13v diaari dnro p yks/kmo 1.35 Irtisanoutumispäätökset (lehtorit, professorit) julk kyllä 10v 10v diaari dnro p kmo Kaikki ilmoitukset SAP, päätökset kirjataan vain lehtoreiden ja professoreiden osalta. Muut SAP. Eläkepäätökset julk kyllä 10v 10v SAP atk s yks SAP? Eläkepäätöksiä ei ole kirjattu diaariin vuoden 2010 jälkeen. Kuuluivat ryhmään 1/35.

30 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 1.4 PALKKAUS Personec HR VPJarviointijärjestelmä hark kyllä at ei ATK s yks Arviointiryhmien muistiot julk ei 13v 13v ei aika p yks Tehtävän vaativuuden arviointi (VAATI) julk kyllä 13v 13v HR ATK s yks Henkilökohtaisen työstä suoriutumisen arviointi (HENKI) sal.pid kyllä 13v 13v HR ATK s yks JulkL 621/99, 24 (29) 1.41 Erimielisyysesitykset ja päätökset hark kyllä 13v 13v diaari aika p yks / kmo VAATI osalta julkinen, HENKIosalta salassa pidettävä Alustava palkkauspäätös hark kyllä 2 v 2 v ei aak p yks VAATI osalta julkinen, HENKIosalta salassa pidettävä Lopullinen palkkauspäätös hark kyllä 13v 13v HR ATK tai aak p/s kmo VAATI osalta julkinen, HENKIosalta salassa pidettävä

31 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Euromääräiset palkkauspäätökset julk kyllä 13v 13v ei aak p kmo 1.5 PALKANLASKENTA 1.51 Palkkalaskelmat julk kyllä 50v 50v ei ATK s Rondon sähköinen arkisto Palkkaluettelot julk kyllä 10v 10v ei ATK s Muutosluettelot julk kyllä 2 v 2 v ei ATK s Tilierittelyt julk kyllä 10v 10v ei tili s Kaikki tallennetut muutokset, esim. verokortit Tilierittely 3 (liikekirjanpitotilijärjestyksessä), Tilierittely 4 (vastuualueittain, Tilierittely (tapahtumat) 1.52 Henkilötilierittely julk kyllä 20v 20v ei tili/hlö p yks Tuntilistat, palkkiot, työ ja käyttökorvaukset julk kyllä 13v 13v ei aika / aak p yks Ylityö ja lisätyömääräykset julk kyllä 13v 13v ei aika p yks

32 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Sosiaaliturvaan liittyvät päätökset julk kyllä 13v 13v ei aak p yks Työnantajan vuosiilmoitus julk kyllä 10v 10v ei aika p yks Yhteenvedot palkansaajakohtaisista erittelyistä Palvelusrekisteripäivitysluettelot julk kyllä 10v 10v ei aika / aak p yks Valtiokonttoriin lähetettävät ansiotiedot Lomaselvitys palvelussuhteen päättyessä julk kyllä 13v 13v ei aak p yks Ayjäsenmaksuvaltakirjat sal.pid kyllä voa ei aak p yks HetiL 523/99, 11 (2) Ayjäsenmaksutilitykset sal.pid kyllä 10v 10v ei aika / aak p yks HetiL 523/99, 11 (2) 1.6 TYÖTERVEYSHUOL Tapaturma/ ammattitautiilmoitukset ja päätökset sal.pid kyllä 20v 20v ei aak p kmo JulkL 621/99, 24 (25). Säilytysaika lasketaan päätöspäivästä lukien.

33 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Lausunnot terveystarkastuksista sal.pid kyllä 5 v 5 v ei aak p yks JulkL 621/99, 24 (25). Säilytysaika lasketaan lausunnon päivämäärästä lukien. Kuntoutusta koskevat hakemusasiakirjat ja päätökset sal.pid kyllä 2 v 2 v ei aak p yks JulkL 621/99, 24 (25). Säilytysaika lasketaan päätöspäivästä lukien. Hoitoonohjaukseen liittyvät asiakirjat sal.pid kyllä 2 v 2 v ei aak p yks JulkL 621/99, 24 (25). Säilytysaika lasketaan päätöspäivästä lukien. 1.61 Työterveydenhuollon palveluja koskevat sopimukset ym. asiakirjat julk ei voa + 10v diaari dnro p kmo 1.7 STÖN KEHITTÄMINEN JA KOULUTUS Henkilöstöopas ym. henkilöstölle tarkoitetut oppaat julk ei voa ei aika p/s yks 1.71 Henkilöstökoulutus; tiedotteet, ohjelmat, osanottajaluettelot, koulutusarvioinnit ym. julk ei 10v 10v ei aika p/s yks 1.72 Henkilöstönkehittämissuunnitelma julk ei 10v 10v ei aika p yks

34 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 2 TALOUSHALLIN 2.0 TALOUSHALLINNON SUUNNITTELU JA SEURANTA Ks. Kohta 0.03 Yliopiston johtosäännöt. 0.02 Taloussääntö julk ei voa diaari dnro p kmo / ark Erillisenä asiakirjana määräajan säilytettävä, mutta pysyvästi säilytettävä päätyessään pysyvästi säilytettävien pöytäkirjojen liitteeksi tai osaksi johtosääntöä. 2.01 2.02 Taloussäännön valmisteluasiakirjat Taloushallinnon antamat ohjeet, määräykset Taloushallinnolle saapuvat ohjeet julk ei 2 v 2 v ei aika p yks julk ei voa + 6 v diaari dnro p/s yks/kmo julk ei voa + 6 v diaari dnro p/s yks/kmo Mm. Valtiokonttori, OPM

35 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 2.1 MAKSULIIKE JA KIRJANPI Rahahuolto, maksupääte, ym. sopimukset hark ei voa + 6 v ei aika p yks Liikesalaisuuden piirin kuuluvat tiedot salassa pidettäviä Rondo taloushallinnanjärjestelmä julk ei at ATK s Tal.palv. AdeEko+ taloushallinnanjärjestelmä julk ei at ATK s Tal.palv. Personec Travel matkanhallintajärjestelmä julk ei at ATK s Tal.palv. BasWare maksuliike ja palvelukassajärjestelmä julk ei at ATK s Tal.palv. Nova kirjanpitojärjestelmä julk ei at ATK s Tal.palv. Koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvaukset julk ei voa ei aika p yks

36 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Luettelot pankkitilit, tilien käyttäjät maksuaineiston lähettäjät maksukortit julk kyllä 13v 13v ei aika p yks Päiväkirjat julk ei 13v 13v ei aika s yks. Myyntireskontran raportti julk ei 13v 13v ei aika s yks. Ostoreskontran raportti julk ei 13v 13v ei aika s yks. Tiliviraston ja maksupisteen pääkirja julk ei 13v 13v ei aika s yks. Työmatkaesitykset julk ei hark ei SAP s yks Tositteet julk ei 13v 13v ei aika p/s yks Määräajan säilytettäviä asiakirjoja. matkalaskut matkaennakot myyntireskontra ostoreskontra kassatositteet muistiot

37 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Tilinpäätös 2.11 tuotto ja kululaskelma tase täsmäytyslaskelma liitteet toimintakertomus julk ei 13v sp diaari dnro p/s kmo / ark Tilipuiterekisteri julk ei 13v 13v ei aika s yks. Tullauspäätökset julk ei voa + 2 v ei aika p yks Tullaussopimukset julk ei voa + 2 v ei aika p yks 0.110 Tilintarkastuskertomukset julk ei 10v sp diaari dnro p kmo / ark Tekijä Valtiontalouden tarkastusvirasto, kts. Kohta 0.110. 2.2 LAHJOITUSVAROJEN HOI JA KÄYTTÖ 2.21 Lahjakirjat, rahoitusavustukset ja päätökset, varainkeruu, yliopiston sisäiset yhteistyösopimukset julk ei 10v 10v diaari dnro p kmo Lahjakirjoista merkittävimmät sp

38 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 2.22 Testamentit julk ei 10v sp diaari dnro p kmo / ark 2.23 Rahastojen perustamisasiakirjat julk ei 10v sp ei aak p yks / ark Sis. mm. säännöt Rahastojen tositteet julk ei 10v 10v ei aika p yks Rahastojen pää ja päiväkirjat julk ei 10v 10v ei aika p yks Rahastojen tilinpäätökset julk ei 10v 10v ei aika p yks 2.24 Arvopaperit (osakkeet ja osuustodistukset) julk ei voa ei aika p ark Säilytetään holvissa

39 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 2.3 HANKINTAIMI 2.31 Ostoon liittyvät tarjouspyynnöt, tarjoukset ja tarjouksien täydennykset julk ei 10v 10v diaari dnro p kmo avauspöytäkirjat julk ei 10v 10v ei aika p tarjoajien arviointipöytäkirjat julk ei 10v 10v ei aika p vertailumuistiot julk ei 10v 10v ei aika p tarkista lisätiedoista tarkista lisätiedoista tarkista lisätiedoista 2.31 hankintapäätökset julk ei 10v 10v diaari dnro p kmo 2.31 sopimukset julk ei 10v 10v diaari dnro p kmo 2.31 tilaukset ja tilausvahvistukset julk ei 10v 10v diaari dnro p kmo Kuhunkin hankintaan kuuluvat alkuperäiset asiakirjat säilytetään hankintakohtaisesti yhdistettynä 10 vuoden ajan laskettuna sen vuoden päättymisestä, jona tilaus on tehty. Tarjoukset, jotka eivät ole johtaneet tilaukseen, säilytetään muiden kyseisen hankinnan hankintaasiakirjojen yhteydessä. 30 000 euron kynnysarvon ylittävien hankintojen kaikki asiakirjat säilytetään kirjaamossa. Pienhankintojen (alle 30 000 euroa) asiakirjoista vain hankintapäätökset lähetetään kirjaamoon. Yli 5000 euron suuruisten hankintojen hankintapäätökset aina kirjaamoon kirjattavaksi. Tarjousasiakirjojen säilytysaika 10 vuotta, ellei rahoittaja vaadi toisin reklamaatiot ja muut tarjoukseen liittyvät asiakirjat julk ei 10v 10v ei aika p tarkista lisätiedoista Merkittäviin hankintoihin, kuten koko viraston tai laitoksen tietojärjestelmän hankintaan liittyvät keskeiset asiakirjat säilytetään pysyvästi.

40 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 2.32 Jyväskylän yliopiston antamat tarjoukset ja niihin saadut vastaukset julk ei 10v 10v diaari dnro p kmo Kaikki annetut tarjoukset lähetetään kirjaamoon Valtion hankintayksikön (HANSEL) puitesopimuksiin liittyvät palvelusopimukset julk ei voa ei aika p yks Ohjelmistolisenssit julk ei voa ei aika p yks Takuutodistukset julk ei voa ei aika p yks Lähetysluettelot julk ei 1kk 1kk ei aika p yks Skannataan laskun liitteeksi 1.6.2010 jälkeen 30 000 euron alle jääviä hankintoja ei tarvitse kilpailuttaa hankintalain mukaisesti. On kuitenkin huomioitava edelleenkin pilkkomiskielto hankintamenettelyissä. Jyväskylän yliopisto suosittelee kuitenkin kevennettyä kilpailutusta 5.000 30.000 suuruisille hankinnoille. Myös vähäisen hankinnan (alle 5.000 ) ollessa kysymyksessä, on syytä tehdä hintavertailu. Kynnysarvot 1.6.2010 alkaen: EUhankinnat eli EUkynnysarvot ylittävät hankinnat, tavarahankinnat ja ensisijaiset palveluhankinnat yli 193 000 euroa Kansalliset hankinnat eli kansalliset kynnysarvot ylittävät, EUkynnysarvot alittavat hankinnat, tavarat ja ensisijaiset palvelut 30 000 193 000 euroa Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat (pienhankinnat), tavarat ja palvelut alle 30 000 euroa

41 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Lisäksi Jyväskylän yliopistolla on käytössä ns. vähäiset hankinnat (alle 5.000 euroa). Hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava. Päätöksestä tai siihen liittyvistä asiakirjoista on käytävä ilmi ratkaisuun olennaisesti vaikuttavat seikat, joita ovat ainakin ehdokkaan, tarjoajan tai tarjouksen hylkäämisen perusteet sekä ne perusteet, joilla hyväksyttävien tarjousten vertailu on tehty. Kaikkien yli 5.000 euron suuruisten hankintojen hankintapäätökset on aina toimitettava kirjaamoon kirjattavaksi. On myös huolehdittava, että hankkeisiin liittyvät hankintaasiakirjat on dokumentoitu kirjaamossa. Päätöksen tiedoksianto Hankintayksiköille suositellaan, että ainakin kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa pyydetään aina saajilta kuittaus ja liitetään tiedot asiakirjoihin tallennettavaksi kirjaamossa.

42 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 3 KIINTEISTÖHALLIN JA RAKENTAMINEN 3.0 TILOJEN SUUNNITTELU 3.01 Kauppakirjat julk ei 10v sp ei aika p yks / ark 3.02 Lainhuudatustodistukset julk ei 10v sp ei aika p yks / ark 3.03 Maankäyttösopimukset julk ei 10v sp ei aika p yks / ark Optimaze tilahallintaohjelma julk ei at ei ATK s yks Tilojen pohjapiirustukset julk ei at OPTI MAZE ATK s yks 3.04 Peruskorjaukseen ja rakentamishankkeisiin liittyvät asiakirjat julk ei 5 v sp diaari aika p yks / kmo Mm. pöytäkirjat, piirustukset Rakennuksia, kiinteistöjä ja irtaimistoja koskevat suunnitteluasiakirjat julk ei 5 v 5 v ei aika p yks 3.05 Kiinteistöjen korjausesitykset julk ei 5 v sp diaari aika s yks / kmo Urakkasopimusasiakirjat julk ei 2 v 2 v ei aika p yks

43 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Tarkastuspöytäkirjat julk ei 10v 10v ei aika p yks 3.1 TILOJEN HALLINTA 3.11 Sähköiset piirustukset julk ei sp ei ATK s yks Autocad muodossa, HVTila kansio Fatman Infomaster kiinteistönpitojärjestelmä Hohtonet kiinteistönpitojärjestelmä julk julk ei ei at at ATK ATK s s yks yks Kiinteistönpitojärjestelmässä tiedot Juomatehtaan, Agoran sekä Mattilanniemen E kiinteistöistä. Muiden kiinteistöjen tiedot Senaatilla. Huoltokalenteri Juomatehdas ja Agora Mattilanniemi E rakennus julk ei at Fatman Hohtonet ATK s yks

44 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 3.2 TILOJEN KÄYTTÖ 3.21 Vuokrasopimukset julk kyllä voa + 1v diaari dnro p yks/kmo Kirjaamo säilyttää sopimuksen yhden vuoden voimassaoloajan päätyttyä 3.21 Vuokrasopimusten irtisanomisilmoitukset julk ei 1 v 10v diaari dnro p yks/kmo Tilojen varaus julk ei 2 v 2 v KORPPI ATK s yks Tilankäyttöhakemus julk ei 2 v 2 v ei aika p/s yks Asukasluettelo julk kyllä 2 v 2 v ei aak p yks Matkustajakortit julk kyllä 2 v 2 v ei aak p yks Ulkomaalaisista vierailijoista (ei pohjoismaisista) 3.3 TYÖSUOJELU JA KULUNVALVONTA Pelastussuunnitelma julk ei voa ei aika p yks Päivitetään, uusin säilytetään

45 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 3.32 Valmiussuunnitelma sal.pid ei voa ei aika p yks JulkL 621/99, 24 (7) Kulunvalvontajärjestelmä julk kyllä at ei ATK s yks Kulunvalvontaraportit julk ei ei ATK s yks Otetaan tarvittaessa Avain ja avaintenluovutusluettelot julk ei at ei aak p yks Kemikaaliluettelo julk ei 10v 10v ei aika p yks 3.31 Räjähdyssuojausasiakirjat julk ei voa ei aika p kmo Työsuojelutoimikunnan pöytäkirjan liitteenä sp 3.33 Työpaikkakäyntien pöytäkirjat julk ei 10v 10v ei aika p yks Erillisenä asiakirjana määräajan säilytettävä, mutta pysyvästi säilytettävä päätyessään pysyvästi säilytettävien pöytäkirjojen liitteeksi tai osaksi johtosääntöä.

46 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 3.4 KULJETUSPALVELUT Moottoriajoneuvoja koskevat sopimukset julk ei voa + 2 v ei auto p yks Mm. osto, vuokra, huolto ja leasingsopimukset Rekisteröinti ja katsastustodistukset julk ei voa ei auto p yks Käyttö ja huoltokirjat julk ei voa ei auto p yks Vaurioilmoitukset ja liikennevahinkoasiakirjat julk ei 10v 10v ei aika p yks Ajopäiväkirjat julk ei 5 v 5 v ei auto p yks Autonvarausilmoitukset julk ei 2 v 2 v ei aika p yks 3.5 PUHELINLIIKENNE JA DATAVERKKOASIAT, TIEJÄRJESTELMIIN LIITTYVÄT VUOKRASOPIMUKSET Puhelinvaihteen alaliittymärekisteri julk ei at ei ATK s yks DNAohjelman tietokanta. Sis. henkilön nimi, työtehtävä, sijainti. Puhelinvälitysjärjestelmä julk ei ei ATK s yks MD110

47 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 2.31 Puhelinjärjestelmien hankintaan, käyttöön ja huoltoon liittyvät sopimukset julk ei voa diaari dnro p kmo Ks. Hankintatoimi 2.3 Puhelinluettelo julk ei at ei ATK s yks Luettavissa verkossa 2.31 Tietojärjestelmien käyttöön liittyvät vuokra ja käyttösopimukset julk Ei voa+2 v diaari dnro p kmo Ks. Hankintatoimi 2.3 3.6 KALUS JA MUU IRTAIMIS, 3.61 Irtaimistoon liittyvät käyttö ja vuokrasopimukset Käyttöomaisuus ja irtaimistorekisteri AdeInv Käyttöomaisuusrekisterin ilmoitusluettelo julk ei voa+ 2 v diaari dnro p yks/kmo julk ei at ATK s yks julk ei 2 v 13v ei aika p yks Laskujen liitteenä

48 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Poistopäätökset ja muu kirjeenvaihto Käyttöomaisuuden inventaariluettelot julk ei 2 v 2 v ei aika p yks julk ei seur ei aika p yks

49 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 4 OPISKELU 4.0 OPISKELIJAVALINTA Opiskelijatietojärjestelmiin (TUTTI, JORE, KORPPI, AdActa) sisältyvistä tiedoista tulostetaan opiskelijan valmistumisen yhteydessä paperille pysyvään säilytykseen seuraavat tiedot: Opiskelijan perustiedoista nimitiedot, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus ja kotimaa, äidinkieli, kotipaikkatiedot opintotuen alkaessa, yliopistoon kirjautumispäivämäärä, läsnäolo ja poissaolotiedot sekä opiskelijanumero Opiskelijan opintooikeustiedoista opintooikeuden asema (ensisijaisuus/toissijaisuus), opintooikeuden kattavuus (tutkintooikeus/erillinen oikeus), suoritettava ja suoritettu tutkinto, koulutusohjelma/pääaine ja suuntautumisvaihtoehto/opintosuunta sekä opintosuoritukset Lisäksi opiskelijatietojärjestelmästä tulostetaan edellä luetellut tiedot paperille pysyvään säilytykseen viiden vuoden välein kaikista tulostushetkellä yliopiston kirjoilla olevista opiskelijoista. 4.02 Haku ja valintaoppaat julk ei 5 v sp ei aika p/s TDK / ark 4.03 Opiskelijavalintaa koskevat päätökset julk ei 5 v 5 v ei aika p yks / ark Hallituksen pöytäkirjassa sp. Hallitus päättää yleiset valintaperusteet ja valittavien määrät. Koskee myös tohtoriopiskelijoiden yleisiä valintaperusteita. Erillisenä asiakirjana määräajan säilytettävä, mutta pysyvästi säilytettävä päätyessään pysyvästi säilytettävien pöytäkirjojen liitteeksi tai osaksi johtosääntöä.

50 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Hakija ja opintooikeusrekisteri (HAREK) julk kyllä at ATK s yks Opiskelijavalintarekisteri (VALLE) julk kyllä at ATK s yks Sis. hakulomakkeesta siirretyt tiedot. Siirretään HAREKiin. Perustutkintoopiskelijat, jatkoopiskelijat, siirtoopiskelijat, maisteriohjelmat ja avoimen väylän kautta tulevat Tutkintooikeuteen liittyvät hakulomakkeet (Hyväksytyt ja opinnot aloittaneet) julk kyllä 5 v 5 v HAREK aika/ tdk/ aak p TDK Tiedot hakemuksista tallennetaan sähköisesti (HAREK) Hylättyjen hakemukset 2 v Hakulomakkeen liitteenä voi olla asiakirjoja, jotka ovat salaisia tai sisältävä arkaluonteisia henkilötietoja. Muuhun opintooikeuteen liittyvät hakulomakkeet (hyväksytyt) julk kyllä 5 v 5 v HAREK aika/ tdk/ aak p TDK Erillistä opintooikeutta hakevat, JOOopintoihin hakevat. Hylättyjen hakemukset 2 v Hakijaluettelot 4.04 hyväksyttyjen luettelo kaikki hakeneet julk kyllä 5 v 2 v sp 2 v HAREK aika/ tdk/ aak p/s TDK / ark Yksityiskohtainen valintapöytäkirja tiedekunnassa

51 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 4.05 Erillistä opintooikeutta suorittavat hyväksyttyjen luettelo julk kyllä 5 v sp ei aika/ tdk/ aak p TDK / ark todistusjäljennökset Valintakokeiden järjestämistä koskevat ohjeet ja muut asiakirjat julk ei 2 v 2 v ei aika p TDK Valintakokeisiin hyväksyttyjen luettelot julk ei 2 v 2v ei aika/ koe/ aak p TDK Valintakoevastaukset sal.pid kyllä 2 v 2 v ei koe/ aak p TDK Opiskelijan koesuoritusasiakirjat ovat salaisia, mutta arvosana julkinen. Jos kuitenkin opiskelijan saama arvosana tai kokeesta saatu pistemäärä on sisällöllisesti arvio hänen henkilökohtaisista ominaisuuksistaan, ovat myös arvosana tai koepistemäärä, esim. osakokeen pistemäärä, salaisia. JulkL 621/99, 24 (30). Säilytysaika lasketaan koepäivästä lukien. Hyväksymisilmoitukset ja ilmoitukset opintooikeuden vastaanottamisesta julk kyllä 1 v 1 v HAREK aak p TDK

52 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 4.01 Opiskelijavalintaa koskevat oikaisuvaatimukset julk ei 10v sp diaari dnro p TDK / kmo Tiedekuntaneuvoston ptk:n liitteenä sp Ilmoittautuminen läsnä ja poissaolo julk kyllä 10v 10v HAREK/ JORE aak p/s yks Ensimmäistä kertaa ilmoittautuvat HAREKiin, muut JOREen. 4.1 OPETUS JA OPISKELU 4.13 Tiedekuntien opintooppaat julk ei 10v sp ei aika p/s TDK / ark Pääainetta koskevat muutoshakemukset julk ei 2 v 2 v HAREK TDK/ aika/ aak p TDK Päätös tiedekunnassa 4.14 Tutkintohakemukset julk kyllä 10v 50v ei TDK/ aak p TDK / ark Tutkintorekisteri (TUTTI) julk kyllä at ATK s yks Kts. Kohdasta 4.0. Opiskelija ja suoritusrekisteri (JORE) julk kyllä at ei ATK p yks Kts. Kohdasta 4.0. Yliopiston opintosuoritusrekisteri on viranomaisen julkinen asiakirja

53 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 4.15 Opiskelija ja suoritusrekisterin paperituloste (JORE) julk kyllä 5 v sp ei aak p yks / ark Mm. opintotiedot, läsnä ja poissaolevat, kirjoista poistetut nollaan ja viiteen päättyvinä vuosina. Tuloste otetaan lukuvuoden lopussa (31.7.) Kts. Kohdasta 4.0. Jos todistuksissa henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia koskevia tietoja, todistus näiltä osin salassa pidettävä JulkL 621/99, 24 (30) 4.16 Todistusjäljennökset julk kyllä 10v sp ei TDK/ aak p yks/ark Todistusjäljennökset säilytetään pysyvästi, elleivät niiden sisältämät tiedot tule muualla pysyvästi säilytetyksi. 4.17 Opinnäytetöiden lausunnot julk ei 10v sp ei aika p TDK/kmo Kandidaatintutkielmat julk ei 5 v 5 v ei aak p yks 4.18 Pro gradu tutkielmat julk ei sp JYKDOK ATK p/s yks / kirjasto

54 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 4.19 Lisensiaatintutkimukset julk ei sp JYKDOK ATK p/s kirjasto 4.110 Väitöskirjat julk ei sp JYKDOK ATK p/s kirjasto 4.111 Kurssitodistukset (Täydennyskoulutuskeskus, Kokkolan yliopistokeskus Chydenius) julk kyllä 10v sp ei aak p yks Jos todistuksissa on henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia koskevia tietoja, todistus on näiltä osin salassa pidettävä JulkL 621/99, 24 (30) 4.112 Tenttitulokset julk ei 10v sp JORE aika / aak p yks Tenttivastaukset sal.pid kyllä 6kk 6kk ei aika / aak p yks Opiskelijan koesuoritusasiakirjat salaisia, mutta arvosana on julkinen. Jos kuitenkin opiskelijan saama arvosana tai kokeesta saatu pistemäärä on sisällöllisesti arvio hänen henkilökohtaisista ominaisuuksistaan, ovat myös arvosana tai koepistemäärä, esim. osakokeen pistemäärä, salaisia. JulkL 621/99, 24 (30). Säilytysaika lasketaan koepäivästä lukien. Maturiteetit julk ei 6kk 6kk JORE aika / aak p yks Opetusharjoittelua koskevat asiakirjat julk ei 2 v 2 v ei aika p yks

55 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Seminaariesitelmät, harjoitusaineet ym. julk ei 2 v 2 v ei aika / aak p yks Tilastot 4.113 opiskelijoista tutkinnoista julk ei 10v sp ei aika p yks/ark suorituksista Kurssi ja opintotietojärjestelmä (KORPPI) julk kyllä at ATK s yks Opetus ja kurssiaineistot julk ei 2 v 2 v ei aika p yks 4.114 Opetussuunnitelmat julk ei 2 v sp ei aika p yks / ark Tiedekuntaneuvoston ptk:n liitteenä sp Tiedekuntaneuvoston ptk:n liitteenä sp 4.115 Työsuunnitelmat julk ei 2 v 2 v ei aika p yks Erillisenä asiakirjana määräajan säilytettävä, mutta pysyvästi säilytettävä päätyessään pysyvästi säilytettävien pöytäkirjojen liitteeksi tai osaksi johtosääntöä.

56 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 4.116 Luettelot kursseille ja opetustilaisuuksiin osallistuneista hark ei 10v 10v ei TDK/ kurssi/ aika p yks 4.117 Kurssien ja opetustilaisuuksien arvioinnit ja loppuraportit hark ei 10v 10v ei aika / kurssi p yks Opiskelijapalauteasiakirjat ovat sisäistä käyttöä varten hankittuja asiakirjoja. Ne eivät siten ole viranomaisten julkisia asiakirjoja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain nojalla (JulkL 5 3 mom (3). Vierailuluentoja ja luennoitsijavieraita koskevat asiakirjat julk ei 10v 10v ei aika p yks 4.11 Koulutushankkeisiin, opetuksen suunnitteluun ja opetuksen kehittämiseen liittyvät asiakirjat julk ei 6 v 6v diaari dnro p yks/kmo 4.12 Opiskelijoiden kurinpidollisiin toimiin liittyvät asiakirjat ei julk kyllä 10v 10v Diaari Dnro P Yks/kmo Mm. plagiointiepäilyt Myös avoin yliopisto

57 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 4.2 KANSAINVÄLINEN KOULUTUSYHTEISTYÖ 4.21 Kansainväliset yhteistyösopimukset yliopistojen välillä julk ei 10v sp diaari dnro p yks/ark Kopio kvpalveluissa Erasmussopimukset julk ei 6 v 6 v ei aika p yks Opiskelijavaihtoon valitut opiskelijat (EUrahoitus) valintapäätös apurahapäätös loppuraportit julk kyllä 6 v 10v 10v 6 v 10v 10v ei ATK p/s yks Opiskelijavalinta rekisteröidään JOREen. Lähtevät opiskelijavaihtohakemukset julk kyllä 2 v 2 v ei aak p/s yks Ulkomaalaisten opiskeluoikeushakemukset (tutkintoopiskelijat, vaihtoopiskelijat, vierailevat opiskelijat) kansainvälisiin opiskelijavaihtoohjelmiin julk ei JORE aak p/s yks Sähköiset hakemukset JOREssa. hyväksytyt 5 v 5 v hylätyt 2 v 2 v