Tiedekunnat ja laitokset

Transkriptio

1 JYVÄSKYLÄN YLIOPISN NMUODOSTUSSUUNNITELMA alkaen Tiedekunnat ja laitokset Arkistolaitoksen päätös

2 SISÄLLYSLUETTELO 0 YLEISHALLIN IMINNAN SUUNNITTELU JA SEURANTA IMIELINTEN VALINTA JA MUIDEN HALLINELINTEN NIMEÄMINEN, VAALIT PÄÄTÖKSENTEKO OIKEUDELLISET ASIAT, LAUSUNNOT KOTIMAINEN JA KANSAINVÄLINEN YHTEISTYÖ VIESTINTÄ JUHLATILAISUUDET, KUNNIANOSOITUKSET, VIERAILUT JA HUOMIONOSOITUKSET LAADUNVARMISTUSJÄRJESTELMÄ STÖHALLIN YLEINEN STÖHALLIN PALVELUSSUHTEESEEN NIMITTÄMINEN JA OTTAMINEN STÖASIOIDEN REKIS JA HALLINTA PALVELUSSUHDEASIAT PALKKAUS PALKANLASKENTA TYÖTERVEYSHUOL STÖN KEHITTÄMINEN JA KOULUTUS TALOUSHALLIN TALOUSHALLINNON SUUNNITTELU JA SEURANTA MAKSULIIKE JA KIRJANPI LAHJOITUSVAROJEN HOI JA KÄYTTÖ HANKINTAIMI KIINTEISTÖHALLIN JA RAKENTAMINEN TILOJEN SUUNNITTELU TILOJEN KÄYTTÖ TYÖSUOJELU JA KULUNVALVONTA KULJETUSPALVELUT PUHELINLIIKENNE JA DATAVERKKOASIAT, TIEJÄRJESTELMIIN LIITTYVÄT VUOKRASOPIMUKSET... 29

3 3.6 KALUS JA MUU IRTAIMIS OPISKELU OPISKELIJAVALINTA OPETUS JA OPISKELU KANSAINVÄLINEN KOULUTUSYHTEISTYÖ TÄYDENNYSKOULUTUSKESKUS...Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 4.4 AVOIN YLIOPISOPETUS TUTKIMUS TUTKIMUSIMINNAN SUUNNITTELU JA KEHITTÄMINEN TUTKIMUSIMINTA TUTKIMUSAINEIST EURAKENNERAHASHANKKEET PUITEOHJELMA JA MUUT EUHANKKEET TUTKIJAKOULUT JULKAISUT APURAHAT... 58

4 1 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0 YLEISHALLIN 0.1 IMINNAN SUUNNITTELU JA SEURANTA 0.14 Tilasto ja rekisteriasiat julk ei diaari dnro p Tiedekuntaneuvoston ptk:ssa sp Toimintayksiköiden toiminta ja taloussuunnitelmaesitykset hark ei 10v 10v ei aika p kmo / ark Erillisenä asiakirjana määräajan säilytettävä, mutta pysyvästi säilytettävä päätyessään pysyvästi säilytettävien pöytäkirjojen liitteeksi tai osaksi johtosääntöä. Tulossopimuksen, sisäisten tulossopimusten sekä toimintaja taloussuunnitelman laadintaan liittyvät valmisteluasiakirjat hark ei 2 v 2 v ei aika p/s yks Valmisteluasiakirjat julkisia päätöksen jälkeen Osa sähköisessä muodossa Toimintayksiköiden esitykset sisäisiksi tulossopimuksiksi julk ei 5 v 5 v ei aika p yks ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

5 2 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Yliopiston sisäiset tulossopimukset hark ei 10v 10v ei aika p kmo / ark Toimintayksiköiden toimintakertomukset julk ei 10v sp ei aika p kmo / ark Esim. tuloksellisuutta koskeva kirjeenvaihto 0.17 Yliopiston toiminnan ja rakenteiden arviointiin ja kehittämiseen liittyvät asiakirjat julk ei 10v Kts. lisätiedot diaari dnro p yks / ark Valmiit tutkimukset, suunnitelmat, selvitykset, (laatu)ohjeet ja laatukäsikirjat/ standardit säilytetään pysyvästi (l). Sähköisessä muodossa ylläpidettävistä laatukäsikirjoista/standardeista otetaan pysyvään säilytykseen paperituloste kerran vuodessa sekä suurten muutosten yhteydessä. Viraston tai laitoksen organisaatiota, toimintaprosesseja sekä tuotteiden ja palvelujen laatua koskevien arviointien, työntutkimusten ja vastaavien muiden selvitysten sekä laadittujen (kehittämis)suunnitelmien, ohjeiden ja käsikirjojen/standardien valmisteluvaiheessa kertyneet haastattelu, havainto, laskenta, yms. pohjaaineistot (s/l) ovat määräajan säilytettäviä. ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

6 3 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Tiedekuntaneuvoston pöytäkirjan liitteenä sp Toimintayksiköiden itsearviointiin liittyvät asiakirjat julk ei 10v 10v ei aika p yks / ark Erillisenä asiakirjana määräajan säilytettävä, mutta pysyvästi säilytettävä päätyessään pysyvästi säilytettävien pöytäkirjojen liitteeksi tai osaksi johtosääntöä Esitetyt hakemukset, päätökset ja sopimukset koulutuksen laatu ja huippuyksiköiksi julk ei 10v sp diaari dnro p kmo / ark Myös esittämättä jätetyt hakemukset laatu ja huippuyksiköiksi sp Esitetyt hakemukset, päätökset ja sopimukset tutkimuksen huippuyksiköiksi julk ei 10v sp diaari dnro p kmo / ark Myös esittämättä jätetyt hakemukset laatu ja huippuyksiköiksi sp Lautakuntien, toimikuntien, työryhmien, neuvottelukuntien yms. asettaminen julk ei 10v sp diaari dnro p sihteeri/ toimikunta / ark Asettamiseen liittyvä kirjeenvaihto rekisteröidään. Henkilöstöpalaverien muistiot julk ei 5 v 5 v ei aika p yks ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

7 4 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Jyväskylän yliopiston edustus yliopiston ulkopuolella. Nimeäminen, asiakirjat ym. Tiedoksi tulleet työryhmät. julk ei 10v 10v diaari dnro p yks/kmo Kehittämishankkeiden yhteydessä syntyvät sopimukset julk ei 10v sp diaari dnro p yks / ark Opetukseen ja tutkimukseen liittyvät suunnitelmat ja selvitykset julk ei 10v 10v ei aika p yks / ark 0.3 IMIELINTEN VALINTA JA MUIDEN HALLINELINTEN NIMEÄMINEN, VAALIT 0.31 Dekaanien, johtajien, varajohtajien, esittelijöiden ym. nimeäminen julk ei voa + 2 v diaari dnro p yks/kmo Myös vaaleilla valitut 0.32 Vaalikollegion pöytäkirjat julk ei 1 v sp ei aika p 0.33 Vaalilautakunnan pöytäkirjat julk ei 1 v sp ei aika p sihteeri/ ark sihteeri/ ark Vaalilautakunnan sihteerillä 1 v ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

8 5 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Vaalitoimikuntien pöytäkirjat julk ei vaalikausi ei aika p TDK Säilytys seuraaviin vaaleihin Vaaliluettelot julk ei vaalikausi ei aika p sihteeri Vaalilautakunnan sihteeri säilyttää Vaaliluetteloiden oikaisupyynnöt julk ei vahv ei aika p sihteeri Säilytys vaaliluettelon vahvistamiseen saakka 0.34 Ehdokaslistat ja listojen yhdistelmät julk ei vaalikausi sp ei aika p sihteeri Äänestysliput julk ei vahv ei vaalit p sihteeri Huomioitava valitusajat 0.4 PÄÄTÖKSENTEKO Laitosneuvoston pöytäkirjat julk ei 5 v sp ei aika p yks / ark Laitoksen työryhmien, lautakuntien, toimikuntien tms. asiakirjat julk ei 5 v Kts. Lisätiedot ei aika p yks / ark Loppuraportit, mietinnöt ja ehdotukset säilytetään pysyvästi. Muut asiakirjat ovat määräajan säilytettäviä. ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

9 6 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Muiden lautakuntien, toimikuntien, työryhmien yms. pöytäkirjat julk ei 10v Kts. Lisätiedot ei aika p yks / ark Loppuraportit, mietinnöt ja ehdotukset säilytetään pysyvästi. Muut asiakirjat ovat määräajan säilytettäviä. 0.5 OIKEUDELLISET ASIAT, LAUSUNNOT 0.51 Valitukset ja kantelut julk kyllä 5 v sp diaari dnro p kmo / ark Salaisia ennen asian ratkaisua, (JulkL 621/99, 24 (6)) 0.52 Lausuntopyynnöt ja lausunnot julk ei 10v sp diaari dnro p kmo / ark 0.6 KOTIMAINEN JA KANSAINVÄLINEN YHTEISTYÖ 0.61 Kotimaiset ja ulkomaiset yhteistyösopimukset julk ei 10v sp diaari dnro p kmo / ark ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

10 7 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.7 VIESTINTÄ 0.71 Lehdistötiedotteet julk ei 5 v Kts. Lisä tiedot ei aika p yks/kmo Päämäärätehtäviin liittyvät tiedotteet (l), vastineet (l) ja vastaavat asiakirjat säilytetään pysyvästi. Tiedotus ja praineistot julk ei 2 v 2 v ei aak p yks Painosten vapaakappaleet sp (Helsingin yliopisto) Valokuvissa tulee olla tarpeelliset tunnistetiedot (aika, paikka, kuvan kohde, henkilöt, valokuvaajan nimi Yliopiston digitaalinen valokuvaarkisto (Fotoware Fotostation) julk ei sp ei ATK s yks Systemaattisesti kootut viraston/laitoksen toimintaa koskevat valokuva ja diakokoelmat sekä niitä koskevat luettelot/rekisterit säilytetään pysyvästi. Suositukset digikuvien tallennusmuodoiksi ovat seuraavat: TIFF (Revision 6.0), 8 bittiä/kanava, ei pakkausta, väriavaruus/väriprofiili (jos värivalokuva), EXIF/IPTC sekä vähemmän suositeltavana tallennusmuotona JPEG (JFIF, JPEG), kaikki ISO/IEC standardin (Information Technology Digital compression and Coding of Continuoustone Still Images, 1994) mukaiset versiot, 8 bittiä / kanava, väriavaruus/väriprofiili (jos värivalokuva), EXIF/IPTC) Valokuvat (paperi) julk ei 10v sp ei aika/ aihe p yks Osa valokuvista museolla. ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

11 8 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Vanhempi AVaineisto museolla AVtallenteet (yliopiston tilaisuuksista) julk ei sp ei aihe s yks Tärkeät toiminnallisia tarkoituksia varten tuotetut elokuvat, ideot ja äänitteet eri välineillä säilytetään pysyvästi. Sähköisessä muodossa olevien elokuvien tallennukseen suositellaan seuraavaa: MPEG2, 50 MBit/sec, 4:2:2. Tutkimus ja opetuskäyttöön liittyvät AVtallenteet sal.pid kyllä lukuvuosi ei aihe s yks Salassapitoaika 25 v. Säilytysaika lasketaan tapahtuman päiväyksestä lukien AVtallenteisiin liittyvät luettelot, rekisterit ja käsikirjoitukset sekä kuvakäsikirjoitukset julk ei sp ei aihe p yks 0.8 JUHLATILAISUUDET, KUNNIANOSOITUKSET, VIERAILUT JA HUOMIONOSOITUKSET 0.81 Kutsut ja tiedotteet julk ei 2 v 2 v diaari dnro p yks/kmo ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

12 9 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 0.82 Avajais ja vuosijuhlapuheet, kutsut, ohjelmat julk ei 5 v Kts. Lisätiedot ei aika p yks / ark Avajaisten kutsuvierasluettelot ovat määräajan säilytettäviä, muut asiakirjat säilytetään pysyvästi Virkaanastujaisesitelmät ja kutsut julk ei 5 v sp ei aak p yks / ark 0.84 Muut yliopiston järjestämät juhlatilaisuudet ja niihin liittyvät asiakirjat julk ei 5 v Kts. Lisätiedot ei aika p ark Vain merkittävät asiakirjat säilytetään pysyvästi Kunniamerkkiesitykset julk ei 10v 10v ei aika p ark 0.86 Luettelot myönnetyistä kunniamerkeistä julk ei 10v 10v ei aika p ark ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

13 seuraavaan promootioon saakka NMUODOSTUSSUUNNITELMA 10 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Promootion järjestämiseen liittyvät asiakirjat, mm lupa promootion järjestämiseen kirjeenvaihto budjetti promootiotoimikunnan pöytäkirjat kutsuttujen listat ohjelmat ym. painetussa muodossa olevat asiakirjat julk ei sp ei aika p ark 0.9 LAADUNVARMISTUSJÄRJESTELMÄ Toimintayksiköiden laatukäsikirjat Sisäisen auditoinnin raportit ja liitteet julk ei voa + 10v ei aika p/s yks julk ei 10v 10v ei aika p yks ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

14 11 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Ohjeet, tiedotteet, esitteet, sisäisen auditoinnin menettelyohjeet julk ei voa + 2 v ei aika p/s yks Menettelyohjeet löytyvät laatukäsikirjan liitteenä ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

15 12 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 1 STÖHALLIN 1.0 YLEINEN STÖHALLIN 1.02 Henkilöstöhallintoa koskevat ohjeet julk ei 10v 10v diaari dnro p yks / ark 1.03 Yhteistoiminta ja luottamusmiessopimukset, YTkuulemiset ym. julk ei voa + 2 v diaari dnro p kmo Vuorotteluvapaasopimukset julk ei 5 v 5 v ei aika p yks Harjoittelusopimukset, työllistettyjä ja siviilipalvelusmiehiä koskevat sopimukset julk kyllä 5 v 5 v ei aak p yks 1.1 PALVELUSSUHTEESEEN NIMITTÄMINEN JA OTTAMINEN 1.11 Tehtävien perustamis, lakkauttamis ja nimikkeenmuutosasiakirjat julk ei 10v sp diaari dnro p yks / ark Myös SA:n nimittämiskirjat ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

16 13 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 1.12 Tehtävänhakuilmoitukset julk ei 10v 10v diaari dnro p kmo 1.12 Professorien ja hallintojohtajan tehtäviä hakeneiden hakemusasiakirjat sekä muut tehtäväntäyttöön liittyvät asiakirjat (täyttöseloste ja suunnitelma, lausunnot, muistutukset, opetustaidon arviointi yms.) hark kyllä sp diaari dnro p ark Julkisia, pl. JulkL 621/99, 24 (29) piiriin sisältyvät tiedot hakijoista (esim. asiakirjat, jotka sisältävät tietoja psykologisesta testistä tai soveltuvuuskokeesta.) Tällöin salassapitoaika henk.kuol. 50/100v. Säilytysaika lasketaan päätöspäivästä lukien. Hakulomakkeen liitteenä voi olla asiakirjoja, jotka ovat salaisia tai sisältävä arkaluonteisia henkilötietoja. Valitsematta jääneiden liitteet säilytetään 2 vuotta Julkisia, paitsi JulkL 621/99, 24 (29) piiriin sisältyvät tiedot hakijoista Muihin yliopiston tehtäviin valituksi tulleiden hakemusasiakirjat liitteineen sekä muut tehtäväntäyttöön liittyvät asiakirjat (täyttöselosteja suunnitelma, lausunnot, muistutukset, opetustaidon arviointi yms.) hark kyllä sp diaari dnro p kmo Hakulomakkeen liitteenä voi olla asiakirjoja, jotka ovat salaisia tai sisältävä arkaluonteisia henkilötietoja. Pysyvästi säilytetään hakijoista laaditut yhteenvetoluettelot/yhdistelmät arviointeineen (päätösesitykset/esittelymuistiot l) sekä pyydetyt asiantuntijalausunnot (s) samoin kuin tehtävien täyttöä koskevat muistutukset (s) ja kantelut (s) sekä näitä koskevat lausunnot (s/l) ja päätökset (l). ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

17 14 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 1.12 Muihin yliopiston työsuhteisiin valitsematta jääneiden hakemusasiakirjat liitteineen hark kyllä 2 v 2 v diaari dnro p kmo 1.13 Dosenttihakemusasiakirjat julk kyllä sp diaari dnro p ark Laitoksen johtajan esitykset nimittämisestä työsuhteeseen julk kyllä 10v 13v ei aika / aak p yks/kmo Työsopimukset sivutoimiseksi tuntiopettajaksi julk kyllä 10v 13v ei aika/ aak p yks 1.12 Tehtävien täytöt kutsumismenettelyllä julk kyllä 10v sp diaari dnro p yks 1.2 STÖASIOIDEN REKIS JA HALLINTA 1.21 Tulosteet lakkautetuista viroista/tehtävistä julk ei 1 v sp ei aika p yks / ark Paperituloste viran/tehtävän historiasta, kun virka/tehtävä lakkautetaan Työ ja palvelusaikatodistukset julk kyllä 10v 10v ei aak p yks ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

18 15 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 1.3 PALVELUSSUHDEASIAT 1.32 Virka ja työsuhdeasioita sekä palvelussuhteen ehtoja koskevat asiakirjat julk ei voa + 10v diaari dnro p yks/kmo Vuosilomaasiat julk kyllä 5 v 5 v ei aak p/s yks Paperituloste lomanmääräytymisvuoden pidetyistä lomista. ESSohjelma Sivutyötä koskevat asiakirjat julk kyllä voa diaari dnro p/s kmo Siirretään sähköisesti Personeciin Työstä vapautushakemukset ja päätökset hark kyllä 2 v 13v ei aak p yks/kmo Julkinen päätöksen osalta Sairaus ja äitiyspäivärahahakemukset KELA:lle sal.pid kyllä 2 v 2 v ei aak p yks JulkL 621/99, 24 (25). Säilytysaika lasketaan päätöspäivästä lukien. Lääkärintodistukset (jotka eivät lähde KELA:lle) sal.pid kyllä 1 v 1 v ei aak p yks JulkL 621/99, 24 (25). Säilytysaika lasketaan päätöspäivästä lukien. Poissaoloilmoitukset julk kyllä 2 v 2 v ei aak p/s yks ESSjärjestelmä 1.34 Etätyösopimukset ja virkapaikan siirrot julk ei 5 v 13v diaari dnro p yks/kmo ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

19 16 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 1.35 Eläkepäätökset, irtisanoutumiset, irtisanoutumispäätökset julk kyllä 10v 10v diaari dnro p kmo 1.4 PALKKAUS Arviointiryhmien muistiot julk ei 13v 13v ei aika p yks Tehtävän vaativuuden arviointi (VAATI) julk kyllä 13v 13v HR ATK s yks Henkilökohtaisen työstä suoriutumisen arviointi (HENKI) sal.pid kyllä 13v 13v HR ATK s yks JulkL 621/99, 24 (29) 1.41 Erimielisyysesitykset ja päätökset hark kyllä 13v 13v diaari aika p kmo VAATI osalta julkinen, HENKIosalta salassa pidettävä Alustava palkkauspäätös hark kyllä 2 v 2 v ei aak p yks VAATI osalta julkinen, HENKIosalta salassa pidettävä Lopullinen palkkauspäätös hark kyllä 13v 13v HR ATK tai aak p/s kmo VAATI osalta julkinen, HENKIosalta salassa pidettävä ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

20 17 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Euromääräiset palkkauspäätökset julk kyllä 13v 13v ei aak p kmo 1.5 PALKANLASKENTA Tuntilistat, palkkiot, työ ja käyttökorvaukset julk kyllä 13v 13v ei aika / aak p yks Ylityö ja lisätyömääräykset julk kyllä 13v 13v ei aika p yks Sosiaaliturvaan liittyvät päätökset julk kyllä 13v 13v ei aak p yks Työnantajan vuosiilmoitus julk kyllä 10v 10v ei aika p yks Yhteenvedot palkansaajakohtaisista erittelyistä Palvelusrekisteripäivitysluettelot julk kyllä 10v 10v ei aika / aak p yks Valtiokonttoriin lähetettävät ansiotiedot Lomaselvitys palvelussuhteen päättyessä julk kyllä 13v 13v ei aak p yks ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

21 18 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 1.6 TYÖTERVEYSHUOL Tapaturma/ ammattitautiilmoitukset ja päätökset sal.pid kyllä 20v 20v ei aak p kmo JulkL 621/99, 24 (25). Säilytysaika lasketaan päätöspäivästä lukien. Lausunnot terveystarkastuksista sal.pid kyllä 5 v 5 v ei aak p yks JulkL 621/99, 24 (25). Säilytysaika lasketaan lausunnon päivämäärästä lukien. Kuntoutusta koskevat hakemusasiakirjat ja päätökset sal.pid kyllä 2 v 2 v ei aak p yks JulkL 621/99, 24 (25). Säilytysaika lasketaan päätöspäivästä lukien. Hoitoonohjaukseen liittyvät asiakirjat sal.pid kyllä 2 v 2 v ei aak p yks JulkL 621/99, 24 (25). Säilytysaika lasketaan päätöspäivästä lukien Työterveydenhuollon palveluja koskevat sopimukset ym. asiakirjat julk ei voa + 10v diaari dnro p kmo 1.7 STÖN KEHITTÄMINEN JA KOULUTUS Henkilöstöopas ym. henkilöstölle tarkoitetut oppaat julk ei voa ei aika p/s yks ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

22 19 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 1.71 Henkilöstökoulutus; tiedotteet, ohjelmat, osanottajaluettelot, koulutusarvioinnit ym. julk ei 10v 10v ei aika p/s yks / ark 1.72 Henkilöstönkehittämissuunnitelma julk ei 10v 10v ei aika p yks ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

23 20 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 2 TALOUSHALLIN 2.0 TALOUSHALLINNON SUUNNITTELU JA SEURANTA Ks. Kohta 0.03 Yliopiston johtosäännöt Taloussääntö julk ei voa diaari dnro p kmo / ark Erillisenä asiakirjana määräajan säilytettävä, mutta pysyvästi säilytettävä päätyessään pysyvästi säilytettävien pöytäkirjojen liitteeksi tai osaksi johtosääntöä. Taloussäännön valmisteluasiakirjat julk ei 2 v 2 v ei aika p yks 2.1 MAKSULIIKE JA KIRJANPI Rahahuolto, maksupääte, ym. sopimukset hark ei voa + 6 v ei aika p yks Liikesalaisuuden piirin kuuluvat tiedot salassa pidettäviä Koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvaukset julk ei voa ei aika p yks ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

24 21 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Tiliviraston ja maksupisteen pääkirja julk ei 13v 13v ei aika s yks Luettelot pankkitilit, tilien käyttäjät maksuaineiston lähettäjät maksukortit julk kyllä 13v 13v ei aika p yks Päiväkirjat julk ei 13v 13v ei aika s yks Virkamatkaesitykset julk ei hark ei ATK s yks Tositteet julk ei 13v 13v ei aika p/s yks Määräajan säilytettäviä asiakirjoja. matkalaskut matkaennakot myyntireskontra ostoreskontra kassatositteet muistiot ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

25 22 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Tilinpäätös 2.11 tuotto ja kululaskelma tase täsmäytyslaskelma liitteet toimintakertomus julk ei 13v sp diaari dnro p/s yks / ark Tilipuiterekisteri julk ei 13v 13v ei aika s yks Tullauspäätökset julk ei voa + 2 v ei aika p yks Tullaussopimukset julk ei voa + 2 v ei aika p yks 2.2 LAHJOITUSVAROJEN HOI JA KÄYTTÖ 2.21 Lahjakirjat, rahoitusavustukset ja päätökset, varainkeruu, yliopiston sisäiset yhteistyösopimukset julk ei 10v 10v diaari dnro p kmo / ark Lahjakirjoista merkittävimmät sp 2.22 Testamentit julk ei 10v sp diaari dnro p kmo / ark 2.23 Rahastojen perustamisasiakirjat julk ei 10v sp ei aak p kmo / ark Sis. mm. säännöt ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

26 23 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Rahastojen tositteet julk ei 10v 10v ei aika p yks Rahastojen pää ja päiväkirjat julk ei 10v 10v ei aika p yks Rahastojen tilinpäätökset julk ei 10v 10v ei aika p yks 2.24 Arvopaperit (osakkeet ja osuustodistukset) julk ei voa ei aika p kmo / ark Säilytetään holvissa ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

27 24 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 2.3 HANKINTAIMI 2.31 Ostoon liittyvät tarjouspyynnöt, tarjoukset ja tarjouksien täydennykset julk ei 10v 10v diaari dnro p kmo avauspöytäkirjat julk ei 10v 10v ei aika p tarjoajien arviointipöytäkirjat julk ei 10v 10v ei aika p vertailumuistiot julk ei 10v 10v ei aika p tarkista lisätiedoista tarkista lisätiedoista tarkista lisätiedoista 2.31 hankintapäätökset julk ei 10v 10v diaari dnro p kmo 2.31 sopimukset julk ei 10v 10v diaari dnro p kmo 2.31 tilaukset ja tilausvahvistukset julk ei 10v 10v diaari dnro p kmo Kuhunkin hankintaan kuuluvat alkuperäiset asiakirjat säilytetään hankintakohtaisesti yhdistettynä 10 vuoden ajan laskettuna sen vuoden päättymisestä, jona tilaus on tehty. Tarjoukset, jotka eivät ole johtaneet tilaukseen, säilytetään muiden kyseisen hankinnan hankintaasiakirjojen yhteydessä euron kynnysarvon ylittävien hankintojen kaikki asiakirjat säilytetään kirjaamossa. Pienhankintojen (alle euroa) asiakirjoista vain hankintapäätökset lähetetään kirjaamoon. Tarjousasiakirjojen säilytysaika 10 vuotta, ellei rahoittaja vaadi toisin reklamaatiot ja muut tarjoukseen liittyvät asiakirjat julk ei 10v 10v ei aika p tarkista lisätiedoista Merkittäviin hankintoihin, kuten koko viraston tai laitoksen tietojärjestelmän hankintaan liittyvät keskeiset asiakirjat säilytetään pysyvästi. ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

28 25 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 2.32 Jyväskylän yliopiston antamat tarjoukset ja niihin saadut vastaukset julk ei 10v 10v diaari dnro p kmo Kaikki annetut tarjoukset lähetetään kirjaamoon Valtion hankintayksikön (HANSEL) puitesopimuksiin liittyvät palvelusopimukset julk ei voa ei aika p yks Ohjelmistolisenssit julk ei voa ei aika p yks Takuutodistukset julk ei voa ei aika p yks Lähetysluettelot julk ei 1kk 1kk ei aika p yks Skannataan laskun liitteeksi jälkeen euron alle jääviä hankintoja ei tarvitse kilpailuttaa hankintalain mukaisesti. On kuitenkin huomioitava edelleenkin pilkkomiskielto hankintamenettelyissä. Jyväskylän yliopisto suosittelee kuitenkin kevennettyä kilpailutusta suuruisille hankinnoille. Myös vähäisen hankinnan (alle ) ollessa kysymyksessä, on syytä tehdä hintavertailu. ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

29 26 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Kynnysarvot alkaen: EUhankinnat eli EUkynnysarvot ylittävät hankinnat, tavarahankinnat ja ensisijaiset palveluhankinnat yli euroa Kansalliset hankinnat eli kansalliset kynnysarvot ylittävät, EUkynnysarvot alittavat hankinnat, tavarat ja ensisijaiset palvelut euroa Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat (pienhankinnat), tavarat ja palvelut alle euroa Lisäksi Jyväskylän yliopistolla on käytössä ns. vähäiset hankinnat (alle euroa). Hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava. Päätöksestä tai siihen liittyvistä asiakirjoista on käytävä ilmi ratkaisuun olennaisesti vaikuttavat seikat, joita ovat ainakin ehdokkaan, tarjoajan tai tarjouksen hylkäämisen perusteet sekä ne perusteet, joilla hyväksyttävien tarjousten vertailu on tehty. Kaikkien yli euron suuruisten hankintojen hankintapäätökset on aina toimitettava kirjaamoon kirjattavaksi. On myös huolehdittava, että hankkeisiin liittyvät hankinnat on dokumentoitu kirjaamossa. Päätöksen tiedoksianto Hankintayksiköille suositellaan, että ainakin kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa pyydetään aina saajilta kuittaus ja liitetään tiedot asiakirjoihin tallennettavaksi kirjaamossa. ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

30 27 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 3 KIINTEISTÖHALLIN JA RAKENTAMINEN 3.0 TILOJEN SUUNNITTELU 3.04 Peruskorjaukseen ja rakentamishankkeisiin liittyvät asiakirjat julk ei 5 v sp ei aika p yks Mm. pöytäkirjat, piirustukset Rakennuksia, kiinteistöjä ja irtaimistoja koskevat suunnitteluasiakirjat julk ei 5 v 5 v ei aika p yks / ark 3.05 Kiinteistöjen korjausesitykset julk ei 5 v sp ei aika s yks / ark 3.2 TILOJEN KÄYTTÖ 3.21 Vuokrasopimukset julk kyllä voa + 1v diaari dnro p yks/kmo Kirjaamo säilyttää sopimuksen yhden vuoden voimassaoloajan päätyttyä 3.21 Vuokrasopimusten irtisanomisilmoitukset julk ei 1 v 10v diaari dnro p yks/kmo Tilojen varaus julk ei 2 v 2 v KORPP I ATK s yks ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

31 28 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Tilankäyttöhakemus julk ei 2 v 2 v ei aika p/s yks 3.3 TYÖSUOJELU JA KULUNVALVONTA Pelastussuunnitelma julk ei voa ei aika p yks Päivitetään, uusin säilytetään 3.32 Valmiussuunnitelma sal.pid ei voa ei aika p yks Avain ja avaintenluovutusluettelot julk ei at ei aak p yks Työsuojelutoimikunnan pöytäkirjan liitteenä sp 3.33 Työpaikkakäyntien pöytäkirjat julk ei 10v 10v ei aika p yks / ark Erillisenä asiakirjana määräajan säilytettävä, mutta pysyvästi säilytettävä päätyessään pysyvästi säilytettävien pöytäkirjojen liitteeksi tai osaksi johtosääntöä. ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

32 29 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 3.4 KULJETUSPALVELUT Moottoriajoneuvoja koskevat sopimukset julk ei voa + 2 v ei auto p yks Mm. osto, vuokra, huolto ja leasingsopimukset Rekisteröinti ja katsastustodistukset julk ei voa ei auto p yks Käyttö ja huoltokirjat julk ei voa ei auto p yks Vaurioilmoitukset ja liikennevahinkoasiakirjat julk ei 10v 10v ei aika p yks Ajopäiväkirjat julk ei 5 v 5 v ei auto p yks 3.5 PUHELINLIIKENNE JA DATAVERKKOASIAT, TIEJÄRJESTELMIIN LIITTYVÄT VUOKRASOPIMUKSET 3.51 Tietojärjestelmien käyttöön liittyvät vuokra ja käyttösopimukset julk Ei voa+2 v diaari dnro p kmo ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

33 30 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 3.6 KALUS JA MUU IRTAIMIS 3.61 Irtaimistoon liittyvät käyttö ja vuokrasopimukset Käyttöomaisuusrekisterin ilmoitusluettelo Poistopäätökset ja muu kirjeenvaihto Käyttöomaisuuden inventaariluettelot julk ei voa+ 2 v diaari dnro p yks/kmo julk ei 2 v 13v ei aika p yks Laskujen liitteenä julk ei 2 v 2 v ei aika p yks julk ei seur ei aika p yks ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

34 31 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 4 OPISKELU 4.0 OPISKELIJAVALINTA Opiskelijatietojärjestelmiin (TUTTI, JORE, KORPPI, AdActa) sisältyvistä tiedoista tulostetaan opiskelijan valmistumisen yhteydessä paperille pysyvään säilytykseen seuraavat tiedot: Opiskelijan perustiedoista nimitiedot, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus ja kotimaa, äidinkieli, kotipaikkatiedot opintotuen alkaessa, yliopistoon kirjautumispäivämäärä, läsnäolo ja poissaolotiedot sekä opiskelijanumero Opiskelijan opintooikeustiedoista opintooikeuden asema (ensisijaisuus/toissijaisuus), opintooikeuden kattavuus (tutkintooikeus/erillinen oikeus), suoritettava ja suoritettu tutkinto, koulutusohjelma/pääaine ja suuntautumisvaihtoehto/opintosuunta sekä opintosuoritukset Lisäksi opiskelijatietojärjestelmästä tulostetaan edellä luetellut tiedot paperille pysyvään säilytykseen viiden vuoden välein kaikista tulostushetkellä yliopiston kirjoilla olevista opiskelijoista Haku ja valintaoppaat julk ei 5 v sp ei aika p/s yks 4.03 Opiskelijavalintaa koskevat päätökset julk ei 5 v 5 v ei aika p yks / kmo Hallituksen pöytäkirjassa sp. Hallitus päättää yleiset valintaperusteet ja valittavien määrät. Koskee myös tohtoriopiskelijoiden yleisiä valintaperusteita. Erillisenä asiakirjana määräajan säilytettävä, mutta pysyvästi säilytettävä päätyessään pysyvästi säilytettävien pöytäkirjojen liitteeksi tai osaksi johtosääntöä. ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

35 32 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Opiskelijavalintarekisteri (VALLE) julk kyllä at ATK s yks Sis. hakulomakkeesta siirretyt tiedot. Siirretään HAREKiin. Perustutkintoopiskelijat, jatkoopiskelijat, siirtoopiskelijat, maisteriohjelmat ja avoimen väylän kautta tulevat Tutkintooikeuteen liittyvät hakulomakkeet (Hyväksytyt ja opinnot aloittaneet) julk kyllä 5 v 5 v HAREK aika/ tdk/ aak p TDK Tiedot hakemuksista tallennetaan sähköisesti (HAREK) Hylättyjen hakemukset 2 v Hakulomakkeen liitteenä voi olla asiakirjoja, jotka ovat salaisia tai sisältävä arkaluonteisia henkilötietoja. Muuhun opintooikeuteen liittyvät hakulomakkeet (hyväksytyt) julk kyllä 5 v 5 v HAREK aika/ tdk/ aak p TDK Erillistä opintooikeutta hakevat, JOOopintoihin hakevat. Hylättyjen hakemukset 2 v Hakijaluettelot 4.04 hyväksyttyjen luettelo kaikki hakeneet julk kyllä 5 v 2 v sp 2 v HAREK aika/ tdk/ aak p/s yks/kmo Yksityiskohtainen valintapöytäkirja tiedekunnassa ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

36 33 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 4.05 Erillistä opintooikeutta suorittavat hyväksyttyjen luettelo julk kyllä 5 v sp ei aika/ tdk/ aak p TDK/km o todistusjäljennökset Valintakokeiden järjestämistä koskevat ohjeet ja muut asiakirjat julk ei 2 v 2 v ei aika p TDK Valintakokeisiin hyväksyttyjen luettelot julk ei 2 v 2v ei aika/ koe/ aak p TDK Valintakoevastaukset sal.pid kyllä 2 v 2 v ei koe/ aak p TDK Opiskelijan koesuoritusasiakirjat ovat salaisia, mutta arvosana julkinen. Jos kuitenkin opiskelijan saama arvosana tai kokeesta saatu pistemäärä on sisällöllisesti arvio hänen henkilökohtaisista ominaisuuksistaan, ovat myös arvosana tai koepistemäärä, esim. osakokeen pistemäärä, salaisia. JulkL 621/99, 24 (30). Säilytysaika lasketaan koepäivästä lukien. Hyväksymisilmoitukset ja ilmoitukset opintooikeuden vastaanottamisesta julk kyllä 1 v 1 v HAREK aak p TDK ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

37 34 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 4.01 Opiskelijavalintaa koskevat oikaisuvaatimukset julk ei 10v sp diaari dnro p TDK Tiedekuntaneuvoston ptk:n liitteenä sp Ilmoittautuminen läsnä ja poissaolo julk kyllä 10v 10v HAREK / JORE aak p/s yks Ensimmäistä kertaa ilmoittautuvat HAREKiin, muut JOREen. 4.1 OPETUS JA OPISKELU 4.12 Tiedekuntien opintooppaat julk ei 10v sp ei aika p/s TDK Pääainetta koskevat muutoshakemukset julk ei 2 v 2 v HAREK TDK/ aika/ aak p TDK Päätös tiedekunnassa 4.13 Tutkintohakemukset julk kyllä 10v 50v ei TDK/ aak p yks/kmo Tutkintorekisteri (TUTTI) julk kyllä at ATK s yks Kts. Kohdasta 4.0. Opiskelija ja suoritusrekisteri (JORE) julk kyllä at ei ATK p yks Kts. Kohdasta 4.0. Yliopiston opintosuoritusrekisteri on viranomaisen julkinen asiakirja ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

38 35 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 4.14 Opiskelija ja suoritusrekisterin paperituloste (JORE) julk kyllä 5 v sp ei aak p THK/km o Mm. opintotiedot, läsnä ja poissaolevat, kirjoista poistetut nollaan ja viiteen päättyvinä vuosina. Tuloste otetaan lukuvuoden lopussa (31.7.) Kts. Kohdasta Todistusjäljennökset julk kyllä 10v sp ei TDK/ aak p yks/kmo Jos todistuksissa henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia koskevia tietoja, todistus näiltä osin salassa pidettävä JulkL 621/99, 24 (30) Todistusjäljennökset säilytetään pysyvästi, elleivät niiden sisältämät tiedot tule muualla pysyvästi säilytetyksi Opinnäytetöiden lausunnot julk ei 10v sp ei aika p TDK/km o Kandidaatintutkielmat julk ei 5 v 5 v ei aak p yks 4.17 Pro gradu tutkielmat julk ei sp JYKDOK ATK p/s yks / kirjasto 4.18 Lisensiaatintutkimukset julk ei sp JYKDOK ATK p/s kirjasto ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

39 36 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 4.19 Väitöskirjat julk ei sp JYKDOK ATK p/s kirjasto Kurssitodistukset (Täydennyskoulutuskeskus, Kokkolan yliopistokeskus Chydenius) julk kyllä 10v sp ei aak p yks/kmo Jos todistuksissa on henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia koskevia tietoja, todistus on näiltä osin salassa pidettävä JulkL 621/99, 24 (30) Tenttitulokset julk ei 10v sp JORE aika / aak p yks/kmo Tenttivastaukset sal.pid kyllä 6kk 6kk ei aika / aak p yks Opiskelijan koesuoritusasiakirjat salaisia, mutta arvosana on julkinen. Jos kuitenkin opiskelijan saama arvosana tai kokeesta saatu pistemäärä on sisällöllisesti arvio hänen henkilökohtaisista ominaisuuksistaan, ovat myös arvosana tai koepistemäärä, esim. osakokeen pistemäärä, salaisia. JulkL 621/99, 24 (30). Säilytysaika lasketaan koepäivästä lukien. Maturiteetit julk ei 6kk 6kk JORE aika / aak p yks Opetusharjoittelua koskevat asiakirjat julk ei 2 v 2 v ei aika p yks Seminaariesitelmät, harjoitusaineet ym. julk ei 2 v 2 v ei aika / aak p yks ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

40 37 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Tilastot opiskelijoista tutkinnoista julk ei 10v sp ei aika p yks/kmo suorituksista Kurssi ja opintotietojärjestelmä (KORPPI) julk kyllä at ATK s yks Opetus ja kurssiaineistot julk ei 2 v 2 v ei aika p yks Opetussuunnitelmat julk ei 2 v sp ei aika p yks Tiedekuntaneuvoston ptk:n liitteenä sp Tiedekuntaneuvoston ptk:n liitteenä sp Työsuunnitelmat julk ei 2 v 2 v ei aika p yks Erillisenä asiakirjana määräajan säilytettävä, mutta pysyvästi säilytettävä päätyessään pysyvästi säilytettävien pöytäkirjojen liitteeksi tai osaksi johtosääntöä. ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

41 38 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Luettelot kursseille ja opetustilaisuuksiin osallistuneista hark ei 10v 10v ei TDK/ kurssi/ aika p yks/kmo Kurssien ja opetustilaisuuksien arvioinnit ja loppuraportit hark ei 10v 10v ei aika / kurssi p yks Opiskelijapalauteasiakirjat ovat sisäistä käyttöä varten hankittuja asiakirjoja. Ne eivät siten ole viranomaisten julkisia asiakirjoja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain nojalla (JulkL 5 3 mom (3) Vierailuluentoja ja luennoitsijavieraita koskevat asiakirjat Koulutushankkeisiin, opetuksen suunnitteluun ja opetuksen kehittämiseen liittyvät asiakirjat julk ei 10v 10v ei aika p yks julk ei 6 v 6v diaari dnro p yks/kmo ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

42 39 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 4.2 KANSAINVÄLINEN KOULUTUSYHTEISTYÖ 4.21 Kansainväliset yhteistyösopimukset yliopistojen välillä julk ei 10v sp diaari dnro p yks/kmo Kopio kvpalveluissa Erasmussopimukset julk ei 6 v 6 v ei aika p yks Opiskelijavaihtoon valitut opiskelijat (EUrahoitus) valintapäätös apurahapäätös loppuraportit julk kyllä 6 v 10v 10v 6 v 10v 10v ei ATK p/s yks Opiskelijavalinta rekisteröidään JOREen. Lähtevät opiskelijavaihtohakemukset julk kyllä 2 v 2 v ei aak p/s yks Ulkomaalaisten opiskeluoikeushakemukset (tutkintoopiskelijat, vaihtoopiskelijat, vierailevat opiskelijat) kansainvälisiin opiskelijavaihtoohjelmiin julk ei JORE aak p/s yks Sähköiset hakemukset JOREssa. hyväksytyt 5 v 5 v hylätyt 2 v 2 v ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

43 40 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Opettaja ja henkilöstövaihtoon liittyvät asiakirjat julk ei 6 v 6 v ei aika p yks TUTKAssa henkilökunnan vierailuja koskevat asiat 4.22 EUrahoitteisiin koulutushankkeisiin liittyvät asiakirjat hakemus rahoitussopimus julk ei 1 v 13v diaari dnro p yks/kmo Esim. Lifelong Learning Programme (LLP) ja Tempus ohjelmat raportit koordinaatiosop Muihin kansainvälisiin koulutushankkeisiin liittyvät asiakirjat julk ei 6 v 6v diaari dnro p yks/kmo Esim. Nordplus ja CIMO:n rahoittamat hankkeet. Kopiot kvpalveluissa ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

44 41 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 4.4 AVOIN YLIOPISOPETUS Koordinaatio ja suunnittelukokousten muistiot Eettisen neuvotteluryhmän asiakirjat julk ei 5 v sp ei aika s yks / ark hark kyllä 5 v sp ei aika p yks / ark 4.44 Toimeenpanosuunnitelma julk ei 10v sp ei aika p yks / ark Kokoaa Jyväskylän yliopistossa ja yhteistyöoppilaitoksissa järjestettävän avoimen yliopistoopetuksen. Avoimen yliopiston johtokunta hyväksyy vuosittain. Opetuksen järjestämisoikeuksien hakemukset Tiedekunta / laitos hyväksyy. omaa opetusta koskevat julk ei 5 v 5 v ei aika p/s yks Sisältyvät toimeenpanosuunnitelmaan. yhteistyöoppilaitoksissa järjestettävä opetus ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

45 42 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 4.45 Opetuksen korvaavuuspäätökset julk ei 5 v sp AdActa ATK p/s yks 4.41 Avoimen yliopiston yhteistyösopimukset (koulutus, ostopalvelu, tekijänoikeussopimukset jne.) julk ei 10v sp diaari dnro p yks / ark Yhteistyösopimukset ovat tekijän oikeussopimuksia lukuun ottamatta pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja Opiskelijaoppaat julk ei 10v sp ei aika p yks / ark 4.47 Opintotarjontaesite julk ei 10v sp ei aika p yks / ark 4.48 Muut avoimen yliopiston esitteet julk ei 10v sp ei aika p yks / ark Valintaperusteet julk ei 10v sp ei aika p yks Avoimen yliopiston omat Opintopisteiden hinnoittelulaskelmat julk ei 10v sp ei aika p yks Asetus yliopistojen perittävistä maksuista ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

46 43 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK AdActaopiskelijatietojärjestelmä julk kyllä at ATK s yks Sis. mm. opintooikeudet, päätökset, opintosuoritustiedot 4.49 AdActaopiskelijatietojärjestelmän paperitulosteet julk kyllä 10v sp ei aika /aak p yks / ark Nollaan ja viiteen päättyvinä vuosina tuloste otetaan lukuvuoden lopussa (31.7.) Opiskelijoiden hakemukset julk kyllä 2 v 2 v AdActa aika / aak p/s yks Hyväksyttyjen listat julk ei 10v sp ei aika p yks / ark Ilmoittautumislomakkeet julk ei 3 v 3 v KORPPI ATK p/s yks Todistukset opintokokonaisuuksista julk kyllä 10v 10v ei aak p yks Opiskelijapalautteet opinnoista hark ei 10v 10v ei aika p/s yks / ark Opiskelijapalauteasiakirjat ovat sisäistä käyttöä varten hankittuja asiakirjoja. Ne eivät siten ole viranomaisten julkisia asiakirjoja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain nojalla (JulkL 5 3 mom (3). ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

47 44 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Kurssimateriaali (oma tuotos) julk ei 10v Kts. Lisä tiedot ei aika p yks / ark Tutkimuksellisesti tai historiallisesti merkittävät opetus ja kurssimateriaalit säilytetään pysyvästi, muut yliopistossa laaditut kurssimateriaalit ovat määräajan säilytettäviä asiakirjoja. Valvontajärjestys julk ei 5 v 5 v ei aika p yks 5 TUTKIMUS 5.0 TUTKIMUSIMINNAN SUUNNITTELU JA KEHITTÄMINEN TUTKA tutkimus ja julkaisutietojärjestelmä julk ei at ATK s yks ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

48 45 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 5.1 TUTKIMUSIMINTA 5.11 Tutkimussopimukset (yliopiston nimissä tehdyt) julk ei voa + 2v diaari dnro p/s yks/kmo Rahoitushakemukset ja päätökset, tutkimussuunnitelmat ym. (Esim. Suomen Akatemia, TEKES) Tutkimussopimuksiin liittyvät tutkijoiden kanssa tehdyt yliopiston sisäiset sopimukset julk ei voa + 2v ei aika p yks Yksiköiden tekemät tutkimussopimukset julk ei voa + 2v ei aika p yks ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

49 Seulottu otos säilytetään pysyvästi, muu aineisto 5 vuotta julkaisusta NMUODOSTUSSUUNNITELMA 46 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Osa asiakirjoista julkisia vasta hankkeen päätyttyä Tutkimushankkeiden asiakirjat tutkimussuunnitelma merkittävä kirjeenvaihto seurantaraportit keskeiset muistiot ja selvitykset loppuraportti kongresseihin, seminaareihin, kokouksiin ja näihin osallistumiseen liittyvät asiakirjat ja aineistot hark mah d ei sarja p yks / ark Tutkimusrahoituksesta päättävä viranomainen voi hakemuslomakkeissa antaa tutkijalle mahdollisuuden ilmoittaa, että tutkimussuunnitelmasta saa antaa tietoja. Yksikön esimies vastaa, että viimeistään hankkeen päätyttyä asiakirjat seulotaan. Tutkimustoiminnan dokumentoinnin kannalta merkittäviä pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat tutkimussuunnitelmiin liittyvät tiivistelmät, keskeiset muistiot ja loppuraportit, muut asiakirjat ovat määräajan säilytettäviä. Tutkimuksellisesti tai historiallisesti merkittävien tutkimushankkeiden asiakirjat säilytetään pysvästi. Tutkimustoiminnan asiakirjojen säilytysajoista ja seulonnasta tarkemmin kts. TUTKIMUSIMINTA: Asiakirjat, aineistot, dokumentointi. Arkistoyhteistyön raportteja 1. ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

50 47 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 5.12 Tutkimuksen kokonaisarviointi arvioinnin taustaaineisto arviointiraportti julk ei 5 v 5 v 5 v sp ei sarja p yks yks / ark Arvioinnin taustaaineiston ja arviointiraportin säilytysaikapäätös: 5.12 Tutkimushankkeen ja aineiston dokumentointilomakkeet julk ei 5 v Kts. Lisätiedot ei sarja p yks / ark Tutkimuksellisesti tai historiallisesti merkittävien tutkimushankkeiden asiakirjat säilytetään pysyvästi. Muiden tutkimushankkeiden dokumentaatiolomakkeet ovat määräajan säilytettäviä. ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

51 15 vuotta tutkimuksen julkaisemisen jälkeen eri järjestyksiä NMUODOSTUSSUUNNITELMA 48 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 5.2 TUTKIMUSAINEIST Pohjaaineistot esim. Aineiston säilytyksessä otetaan huomioon mitä tutkimuksen rahoittajan kanssa on sovittu. lähdekeräelmät havaintoaineistot mittausaineistot koeaineistot hark mahd ei p/s tutkimuksen tekijä Tutkimusaineistoille tehdään arvonmääritys. Aineiston säilyttämisestä vastaa tutkimuksen johtaja. Tutkimuksellisesti tai historiallisesti merkittävien tutkimushankkeiden pohjaaineistot säilytetään pysvästi. laboratoriopäiväkirjat ja muistiinpanot haastatteluaineistot Tutkimusaineistojen säilytysajoista tarkemmin kts. TUTKIMUSIMINTA: Asiakirjat, aineistot, dokumentointi. Arkistoyhteistyön raportteja 1. Työstöaineistot (esim. tulostus, tarkistus, ja yhteenvetolistat) hark mahd tarpeen mukaan ei p eri järjestyksiä tutkimuksen tekijä Voivat luonteensa vuoksi kuulua myös edelliseen kohtaan ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

52 49 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 5.3 EURAKENNERAHASHANKKEET Hankkeelle/projektille annetaan oma diaarinumero, jonka mukaan rekisteröitävät asiakirjat rekisteröidään diaariin ja jonka yhteyteen sijoitetaan hankkeen/projektin kaikki pysyvästi säilytettävät asiakirjat PROJEKTIN / HANKKEEN SUUNNITTELUUN JA VALMISTELUUN LIITTYVÄT 5.31 Muiden tahojen osallistumisja rahoituspäätökset julk ei 1 v 13v diaari dnro p kmo Kunnat, seutukunnat, yritykset jne Projektisopimukset julk ei 1 v sp diaari dnro p yks / ark Yhteistyö, tutkimus, alihankinta, koulutussopimukset yms Oikeuksiensiirto ja tekijänoikeussopimukset julk ei 1 v 13v diaari dnro p yks / ark Kilpailutukseen liittyvät asiakirjat Erilliset ohjeet ja ehdot rahoittajalta julk ei 1 v 13v diaari dnro p yks/kmo Ks. HANKINTAIMI 2.3 julk ei 1 v sp ei aika p yks / ark ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

53 50 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK PROJEKTI/HANKEHAKEMUKSIIN LIITTYVÄT Rahoituspäätökset Myös muutos, korjaus ja jatkorahoitushakemukset. Hakemukset myös sähköisenä EURAjärjestelmässä. Huom! Hakemuksen osana oleva tutkimussuunnitelma on salassa pidettävä (JulkL 621/99, 24 (21)) 5.31 rahoitushakemukset projektisuunnitelmat tutkimussuunnitelmat hark ei 1 v sp diaari dnro p/s yks / ark Tutkimusrahoituksesta päättävä viranomainen voi jo hakemuslomakkeissa antaa tutkijalle mahdollisuuden ilmoittaa, että hänen tutkimussuunnitelmastaan saa antaa tietoja, jolloin viranomaisen ei ole tarpeen erikseen arvioida tutkimussuunnitelman antamisesta tutkijalle aiheutuvia vahinkoja JulkL 621/99, 24 (21) kohdassa tarkoitetulla tavalla Maksatuspäätökset ja maksatushakemukset julk ei 1 v 13v diaari dnro p tal.siht / kmo ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

54 51 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Hankintaluettelo ja poistosuunnitelmat julk ei 1 v 13v ei aika p tal.siht Maksatushakemuksen liitteenä Yksityisen rahoituksen kertymä / osallistujien kulujen kertyminen julk ei 1 v 13v ei aika p tal.siht Maksatushakemuksen liitteenä. Yksityisen rahoituksen laskentaperusteet ja todistukset syntyneistä kuluista, kuten palkanlaskijan allekirjoittama todistus maksetuista palkoista, allekirjoitetut työtuntilistat, matkakulut. Osallistujien tuntilistat julk ei 1 v 13v ei aika p tal.siht Maksatushakemuksen liitteenä. Osallistujien allekirjoitukset ja/tai työnantajan allekirjoitukset. Henkilöstön työtuntilistat julk ei 1 v 13v ei aika p tal.siht Maksatushakemuksen liitteenä Tilintarkastajien ja rahoittajien tekemien tarkastusten lausunnot julk ei 1 v 13v ei aika p kmo Maksatushakemuksen liitteenä Selvitys välillisten kulujen kohdentamisesta julk ei 1 v 13v ei aika p tal.siht Maksatushakemuksen liitteenä. Myös kulujen laskentaperusteet on dokumentoitava ja arkistoitava ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

55 52 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK Selvitys vuokrakulujen kohdentamisesta julk ei 1 v 13v ei aika p tal.siht Maksatushakemuksen liitteenä. Myös kulujen laskentaperusteet on dokumentoitava ja arkistoitava Rahoittajalle tehdyt erilliset selvitykset julk ei 1 v 13v ei aika p tal.siht Maksatushakemuksiin ja projektin talouteen tai projektisuunnitelman toteuttamiseen liittyvät lisäselvitykset PROJEKTIN/ HANKKEEN IMINNAN SEURANTAAN JA SEN JÄRJESTÄMISEEN LIITTYVÄT 5.31 Ohjausryhmän nimittäminen, esityslistat ja pöytäkirjat julk ei 1 v sp ei aika p yks / ark 5.31 Tiedotussuunnitelma, tiedotusmateriaali, painotuotteet (esitteet, tiedotteet, lehtiilmoitukset ja jutut, raportit, oppaat, julkaisut ym.) julk ei 1 v Lis ä tiedot ei aika p yks / ark Vain merkitykselliset säilytetään pysyvästi. Projektissa tuotetuista tiedotusmateriaaleista ja painotuotteista on säilytettävä mallikappaleet. Kirjeenvaihto julk ei 1 v 13v ei aika p yks Projektin kulkuun merkittävästi vaikuttava kirjeenvaihto, erityisesti kirjeenvaihto rahoittajan kanssa Ulkomaanmatkaraportit julk ei 1 v 13v ei aika p yks ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

56 53 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 5.31 Hankkeen toteuttamiseen liittyvä muu materiaali julk ei 1 v Lis ä tiedot ei aika p yks Toimintasuunnitelmat sp. Muut asiakirjat määräajan säilytettäviä. Esim. projektin kulkua, sisältöä ja tuloksia merkityksellisesti kuvaavaa aineistoa (aikataulut, neuvottelut, palautteet jne.) Tapahtumien, koulutusten ja kurssien ohjelmat julk ei 1 v sp ei aika p yks / ark SEURANTARAPORTIT PROJEKTIN EDISTYMISESTÄ JA RAHOITUKSESTA 5.31 Loppuraportit julk ei 1 v sp diaari dnro p/s yks / ark Vuosi ja seurantaraportit julk ei 1 v 13v ei aika p yks Sähköisenä ESRAjärjestelmässä. Loppuraportti säilytetään pysyvästi. Käsitellään hankkeen ohjausryhmässä. Säilytetään määräajan mukaan Osallistujaluettelot ja osallistujatiedot julk ei 1 v sp ei aika p yks / ark Osallistujien/opiskelijoiden valintaan liittyvät hakemukset ja ilmoittautumislomakkeet, toteutuneet osallistujalistat ja koulutukseen hyväksyttyjen listat ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

57 54 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK 5.31 Koulutusten suorittamistiedot julk ei 1 v sp ei aika p yks / ark Kurssitodistusmallit, todistusjäljennökset, todistukset suoritetuista arvosanoista, opintosuoritusrekisteri, korvaavuudet, tenttituloslistat, tenttivastaukset 5.31 Kouluttajatiedot / luettelot julk ei 1 v sp ei aika p yks / ark Kirjanpitoaineisto / tositteet julk ei 1 v 13v ei aika p/s tal.siht AdeEko / taloushallinnanjärjestelmä Tarkennetut budjetit julk ei 1 v 13v ei aika p tal.siht 5.4 PUITEOHJELMA JA MUUT EUHANKKEET Hankkeelle/projektille annetaan oma diaarinumero, jonka mukaan rekisteröitävät asiakirjat rekisteröidään diaariin ja jonka yhteyteen sijoitetaan hankkeen/projektin kaikki pysyvästi säilytettävät asiakirjat PROJEKTIN / HANKKEEN SUUNNITTELUUN JA VALMISTELUUN LIITTYVÄT Sopimusneuvotteluasiakirjat julk ei 1 v 13v ei aika p yks ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA

58 55 TIE TYÖ REKIS SÄILY TYS MUO SUOJE LU LUOK PROJEKTI/HANKEHAKEMUKSIIN LIITTYVÄT Rahoitushakemukset julk ei 1 v 13v ei aika s yks Hakemukset EPSSjärjestelmässä 5.41 Rahoitussopimus ja siihen liittyvät ohjeet julk ei 1 v sp diaari dnro p yks / ark EU:n ja koordinaattorin sopimus (grant agreement) sekä konsortiosopimukset. Lisäksi mahdolliset oikeuksiensiirtosopimukset 5.41 Sopimuksen muuttamiseen liittyvät hakemukset ja päätökset julk ei 1 v sp diaari dnro p yks / ark Esim. jatkoaikaan liittyvät hakemukset PROJEKTIN/ HANKKEEN IMINNAN SEURANTAAN JA SEN JÄRJESTÄMISEEN LIITTYVÄT 5.41 Hankkeeseen liittyvien kokousten pöytäkirjat julk ei 1 v sp ei aika p yks / ark Kirjeenvaihto julk ei 1 v 13v ei aika p yks / ark Hankkeen kannalta merkityksellinen kirjeenvaihto komission/ koordinaattorin /partnereiden kanssa ARK = HENK.KUOL. = N KUOLEMASTA P = PAPERI SEUR= SEURAAVAAN SAAKKA VAHV = VAHVISTAMISEEN SAAKKA