09.11.2011 LUONNOS. Sisällysluettelo (sivunumerot lisätään lopulliseen versioon) I HANKETUEN PERIAATTEET JA MENETTELYTAVAT

1 09.11.2011 LUONNOS Sisällysluettelo (sivunumerot lisätään lopulliseen versioon) I HANKETUEN PERIAATTEET JA MENETTELYTAVAT 1. Mitä tukea saavalta järjestöltä ja sen kumppanilta edellytetään? 1.1 Järjestön rekisteröityminen ja lailliset perusteet 1.2 Järjestön toiminta, talous ja asiantuntemus 1.3 Järjestön taloushallinto ja tilintarkastus 1.4 Järjestön tiedotustoiminta 1.5 Järjestön omarahoitus 1.6 Paikallinen yhteistyökumppani 1.7 Kansainväliset yhteistyökumppanit 1.8 Järjestön ja Suomen edustustojen yhteistyö 2. Mitä kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyöhankkeilta edellytetään? 2.1 Suomen kehitysyhteistyön yleiset periaatteet 2.2 Kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyön tavoitteet ja periaatteet 2.3 Yhteistyö ja kumppanuus 2.4 Hankkeen rajaus 2.5 Hankkeiden toteutusmaat ja toimialat 2.6 Vammaishankkeet 2.7 Hankkeen yhteensopivuus yhteistyömaan kehityspolitiikan kanssa 2.8 Hankkeen kestävyys 2.9 Pienrahoitus kansalaisjärjestöhankkeissa 2.10 Rakentaminen 2.11 Immateriaalioikeudet 3. Hanketuen haku- ja myöntöprosessi 3.1 Hanketuen hakuajat, lomakkeet ja oppaat 3.2 Hanketukihakemusten käsittely, päätös ja järjestön sitoumus 3.3 Hanketuen myöntö ja maksatus 3.4 Käyttötarkoituksen muutokset 4. Hankkeessa hyväksyttävät kulut 4.1 Hanketuen käyttötarkoitus 4.2 Hankkeen kirjanpito ja tarkastukset 4.3 Hankkeen henkilöstökulut ja ostetut asiantuntijapalvelut 4.4 Toimintokulut 4.4.1 Koulutuskulut 4.4. 2 Asiantuntijakulut 4.4.3 Hankinnat ja investoinnit 4.4 4 Seuranta ja arviointi 4.4.5 Kotimaan tiedotus 4.5 Käyttö- ja kunnossapitokulut 4.6 Hallintokulut 4.7 Hanketukea ei voi käyttää: 5. Raportointi 5.1 Vuosiraportti 5.2. Tuloksellisuuden raportointi

2 II SUUNNITTELU 5.3 Talousraportointi 5.4 Loppuraportti 1. Kehitysyhteistyöhankkeen lähtökohdat 2. Hanke 3. Hankkeen vaiheet 3.1. Hankeidean tunnistaminen ja taustaselvitykset 3.2. Osallistaminen 3.3. Hankkeen alustava rajaus 3.4 Uusi mahdollisuus hankkeen lähtökohtana 3.5 Ongelmalähtöinen hanke 3.6. Hyödynsaajien määrittely 3.7 Ratkaisumallien arviointi 3.7.1 Vaikuttavuus tärkeimpien hyödynsaajien kannalta, hyödynsaajien tavoitteiden ja toiveiden huomiointi sekä heidän osallistumisensa ja sitoutumisensa. 3.7.2 Taloudellisuus 3.7.3 Yhteistyökumppanin ja muiden pitkällä aikavälillä toiminnasta vastaavien tahojen valmiudet ja osallistuminen 3.7.4 Sosiaaliset tekijät 3.7.5 Ympäristökestävöittäminen: ympäristövaikutukset, ilmastokestävöittäminen ja katastrofiriskien vähentäminen 3.7.6 Tulosten kestävyys 3.8 Ulkoisten ja sisäisten riskien arviointi ja niiden hallinta 3.9 Tavoitteiden täsmentäminen 3.10 Kehitystavoite ja sen seuranta 3.11 Hankkeen välitön tavoite ja sen seuranta 3.12 Toteutussuunnitelma 3.13 Sisäinen raportointi 3.14 Arviointi III MUITA TUKIA 1. Hankevalmistelumatkatuki 2. Konferenssimatkatuki 3. Viestintä ja kehityskasvatustuki 4. Kumppanuusjärjestöjen ohjelmatuki 5. EU:n hanketuki kansalaisjärjestöille IV TERMIT JA KÄSITTEET V LIITTEET Liite 1 Hanketuen yleisehdot Liite 2 Hankeasiakirja (Project Document) Liite 3 Tilintarkastusohjeet

3 I HANKETUEN PERIAATTEET JA MENETTELYTAVAT 1. Mitä tukea saavalta järjestöltä ja sen kumppanilta edellytetään? 1.1 Järjestön rekisteröityminen ja lailliset perusteet Tukea hakevan suomalaisen kansalaisjärjestön on oltava Suomessa rekisteröity ja oikeustoimikelpoinen, voittoa tavoittelematon yhdistys tai säätiö. Kun tekstissä tästä eteenpäin mainitaan järjestö tai järjestöt, tällä tarkoitetaan sekä järjestöjä että säätiöitä. Valtionavustusten myöntämistä ohjaa valtionavustuslaki. Kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyötä ohjaavat lisäksi mm. kirjanpitolaki, kirjanpitoasetus, laki julkisista hankinnoista, yhdistyslaki sekä säätiölaki. Järjestön tulee tuntea myös muu niiden toimintaan vaikuttava lainsäädäntö. Tukea hakevan järjestön tulee olla ollut hakuhetkellä rekisteröityneenä yhdistys- tai säätiörekisterissä vähintään kaksi vuotta. Järjestöllä tulee olla Y-tunnus ulkoasiainministeriön sähköistä asiointia varten. Järjestön on liitettävä hakemukseensa jäljennös yhdistyksen tai säätiön ajankohtaisesta rekisteriotteesta sekä säännöistä. Järjestöllä tulee olla riittävä kapasiteetti ja resurssit kehitysyhteistyöhankkeiden hoitamiseen. Järjestöllä tulee olla vähintään 30 jäsentä tai järjestöllä on oltava muulla tavoin osoitettu kyky hoitaa kehitysyhteistyöhanketta, esim. aiemman hanketoiminnan tai asiantuntemuksen kautta. 1.2 Järjestön toiminta, talous ja asiantuntemus Tukea saavalla järjestöllä on oltava riittävästi asiantuntemusta hankkeen toteuttamiseen ja hallinnointiin. Hankkeen tavoitteiden ja toiminnan laajuuden tulee olla suhteutettuna järjestön omiin voimavaroihin, kehitysyhteistyökokemukseen sekä kykyyn hankkia omarahoitusta. Tukea myönnettäessä kiinnitetään huomiota myös järjestön kykyyn suunnitella, seurata ja toteuttaa hanketta. Arvioinnissa tarkastellaan erityisesti järjestön kykyä: 1) Analysoida kehitysongelmia ja etsiä niihin yhteistyökumppanin kanssa realistisia ratkaisuja. Tätä arvioidaan ennen kaikkea sen perusteella, miten kattavia ja realistisia hankesuunnitelman taustaanalyysit ovat. 2) Suunnitella hanke ja muotoilla sen päämäärä. Tämän vuoksi järjestöllä on oltava riittävä alan tuntemus tietoa hankkeen toimintaympäristöstä sekä sen taustalla olevista ongelmista, sidosryhmistä ja niiden rooleista, yhteistyökumppanin tavoitteista, paikallisista voimavaroista ja avun tarpeesta valmiutta yhteistyömaan kansalaisyhteiskunnan kehittämiseen ja avoimuutta kumppanuuteen paikallisten toimijoiden kanssa hankesuunnitelma, jossa on johdonmukaisesti esitettynä realistiset tavoitteet, työsuunnitelma ja talousarvio 3) Tehdä yhteistyötä myös ko. maassa mahdollisesti jo toimivien suomalaisten ja kansainvälisten järjestöjen kanssa ja ylläpitää yhteyksiä yhteistyökumppaniin 4) Vahvistaa paikallisen yhteistyökumppanin hallinnollistaloudellista ja kehitysyhteistyön sisällöllistä osaamista, ml. edellytykset toimia Suomen kehitysyhteistyötä koskevien linjausten ja ohjeiden sekä valtionavustuslain mukaisesti. 5) Vastata hankkeen edellyttämistä toimenpiteistä, kuten hankkia hankkeen edellyttämää ammattitaitoista henkilökuntaa hoitaa hankkeen edellyttämää henkilöstöhallintoa ja henkilöstön koulutusta hoitaa tarvittavat hankinnat asianmukaisesti seurata ja arvioida hankkeen toteutumista, tehdä yhteistyössä kumppanin kanssa tarvittavat korjaavat toimet seurantatietoon perustuen sekä raportoida hankkeen edistymisestä

4 6) Oppia kokemuksista ja soveltaa niitä jatkotyössä, sekä jakaa kokemuksia jäsenistön ja muiden kiinnostuneiden kanssa (muut järjestöt, vastaanottajamaan viranomaiset, yms.). Järjestön vakaa talous sekä vakiintunut, aktiivinen ja ulospäin suuntautunut toiminta samoin kuin aiempi kehitysyhteistyökokemus ovat eduksi hakemusta arvioitaessa. Kehitysyhteistyön Palvelukeskus (KEPA) järjestää koulutusta kehitysyhteistyön parissa työskenteleville järjestöille. Ulkoasiainministeriö edellyttää uusien toimijoiden osallistumista Kehitysyhteistyön Palvelukeskus KEPA:n koulutukseen. 1.3 Järjestön taloushallinto ja tilintarkastus Järjestöllä on oltava kirjanpitolain ja -asetuksen edellyttämä ammattitaitoinen kirjanpito- ja tilinpäätöskäytäntö sekä tilintarkastus- ja yhdistyslain mukainen tilintarkastus- tai toiminnantarkastuskäytäntö. Jos valtionavun määrä on yli 10 000 euroa, suositellaan, että järjestöllä olisi auktorisoitu tilintarkastaja silloinkin kun laki ei sitä edellytä. Järjestöllä tulee olla myös valmiudet hanketuen edellyttämän seurannan ja raportoinnin toteuttamiseen. Hankkeiden toteuttaminen on aina sen suomalaisen järjestön vastuulla, jolle tuki on myönnetty. Järjestön on vastattava saamansa tuen käytöstä ulkoasiainministeriölle hanketuen yleisehtojen (liite 1), muiden ulkoasiainministeriön valtionavustuspäätöksessä asettamien ehtojen ja rajoitusten ja valtionavustuslain (688/2001) mukaisesti. Mikäli järjestö laiminlyö em. ehtojen, rajoitusten ja säännösten mukaisia velvoitteitaan, voi seurauksena olla avustuksen takaisinperintä ja hankkeesta vastuullisten järjestön johtohenkilöiden rikosoikeudellinen vastuu. 1.4 Järjestön tiedotustoiminta Kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyöllä on myös tiedotuksellisia ja kasvatuksellisia tavoitteita. Järjestöjä kannustetaan suunnittelemaan osaksi hanketta Suomessa tapahtuvaa tiedotusta, jonka tarkoituksena on kertoa hankkeesta ja sen kohdemaasta. Hanketuella voidaan tukea vain suoraan hankkeisiin liittyvää tiedotusta. Yleisempään, laajemmin kehitysmaita ja kehityskysymyksiä koskevaan tiedotukseen ja kehityskasvatukseen järjestöt voivat hakea erillistä viestintä- ja kehityskasvatustukea. 1.5 Järjestön omarahoitus Valtion myöntämän hanketuen lisäksi hankkeessa tarvitaan järjestön itsensä hankkimia voimavaroja. Kyky kerätä omarahoitusta mittaa järjestön tahtoa ja uskoa hankeideaansa sekä sitoutumista hankkeen toteuttamiseen. Omarahoituksen hankkiminen myös mahdollistaa jäsenistön osallistumista toimintaan Suomessa ja edistää kehityskasvatusta. Omarahoituksen rahallinen osuus Järjestön omarahoitusosuuden on oltava kunakin hankkeen toteutusvuonna vähintään 15 % hankkeen kokonaiskuluista (=suomalaisen järjestön panoksen ja hanketuen yhteissumma). Vähintään 7,5 % kokonaiskuluista on aina oltava järjestön rahallista omarahoitusosuutta. Jos hankkeen päätavoitteena on parantaa kehitysmaiden vammaisten ihmisten asemaa, riittää omarahoitusosuudeksi 7,5 % hankkeen kokonaiskuluista. Panoksen on oltava tällöin kokonaan rahallista. Rahoituksen on oltava todellista, hankkeen kulujen kattamiseen kohdistuvaa omarahoitusta. Raha voi olla peräisin mm. keräyksistä, myyntitoiminnasta tai lahjoituksista. Järjestön omarahoitusosuuden on tultava suomalaisista tai ETA-alueen maissa sijaitsevista lähteistä. Mikäli järjestöllä on vaikeuksia omarahoitusosuuden kokoamisessa, voi ministeriö harkinnanvaraisesti, hyväksyä myös ETA-alueen ulkopuolisista maista kerättyjä varoja omarahoitusosuuteen. Järjestön tulee esittää perustellut syyt ETA-alueiden ulkopuolisista maista tulevan omarahoitusosuuden hyväksymiseksi. Hankkeen rahoituslaskelmassa on tuotava esille rahoituksen lähdemaa ja toimija.

5 Järjestön saamaa muuta julkista avustusta ei saa käyttää kehitysyhteistyöhankkeiden omarahoitusosuuden kattamiseen, ei myöskään Suomen ulkopuolelta saatuja julkisia avustuksia. Järjestön itsensä yhteistyömaassa tai paikallisen yhteistyökumppanin keräämää rahoitusta ei voida lukea omarahoitusosuuteen. Hankkeen taloudellisen kestävyyden, kumppanijärjestön kapasiteetin ja hyödynsaajien sitoutumisen turvaamiseksi paikallinen varainhankinta on kuitenkin suotavaa. Vapaaehtoistyö omarahoituksena Enintään 7,5 % rahoituksesta voi olla hankkeen hyväksi tehtyä vapaaehtoistyötä tai tavara- ja palvelulahjoituksia. Vain Suomesta lähetetyn järjestön edustajan tekemä vapaaehtoistyö tai Suomesta kerätty tavara- tai palvelulahjoitus hyväksytään omarahoitukseksi. Vapaaehtoistyön arvon määrittämisen lähtökohta on kohtuullinen bruttopalkka, jota maksettaisiin vastaavasta työstä siinä maassa, jossa vapaaehtoistyö tehdään. Työn pitää liittyä hanketuella toteutettavan hankkeen valmisteluun tai toteuttamiseen. Vapaaehtoistyötä järjestön yleisessä hallinnossa ei voida laskea omarahoitusosuudeksi. Vapaaehtoistyön arvon laskentaperusteet täytyy eritellä selkeästi suunnitelman ja raportoinnin yhteydessä. Vapaaehtoistyötä pitää seurata tuntikirjanpitolomakkeella. Palvelu- ja tavaralahjoitukset omarahoituksena Palvelu- ja tavaralahjoitusten arvo lasketaan niiden käyvän arvon mukaan. Käypä arvo on se hinta, joka palvelusta maksettaisiin tai tavarasta saataisiin myytäessä se normaaliin markkinahintaan. Arviointiperuste tulee dokumentoida ja esittää hankkeen talousraportissa. Jos kyseessä on arvoltaan erityisen suuri lahjoitus tai erikoishyödyke, sen arvioinnissa tulee käyttää asiantuntija-apua. Asiantuntijan arvio tulee esittää kirjallisesti ja liittää hankkeen talousraporttiin. Ongelmat omarahoituksen keräämisessä Omarahoituksen kertymistä on seurattava ja mahdollisista ongelmista raportoitava ulkoasiainministeriölle ensi tilassa. Jos järjestö ei kykene keräämään suunniteltua omarahoitusosuutta, on hanketta vastaavasti supistettava, jotta omarahoitusosuus kattaa vähintään 15 % (vammaishankkeissa 7,5 %) hankkeen kokonaiskuluista. 1.6 Paikallinen yhteistyökumppani Suomalaisella järjestöllä tulee olla yhteistyömaassa kumppani, joka vastaa hankkeen paikallisesta toteuttamisesta. Kumppaniksi tulisi ensisijaisesti valita yhteistyömaan kansalaisjärjestö tai muu selkeästi rajattu yhteisö tai kansalaisryhmä, joka on toiminut tuen hakuhetkellä vähintään vuoden ajan. Perustelluissa tapauksissa kumppani voi olla myös yhteistyömaassa toimiva kansainvälinen järjestö tai paikallisen hallinnon organisaatio. Suomalaisella järjestöllä on oltava hyvät tiedot yhteistyökumppanin taustasta ja toiminnasta. Suomalaisen järjestön ja paikallisen yhteistyökumppanin tulee laatia aina kirjallinen yhteistyösopimus. Sopimus tulee laatia viimeistään silloin, kun hanke on saanut hanketukipäätöksen. Ennen hanketuen hakemista voidaan solmia aiesopimus, joka on hyvä liittää hankesuunnitelman liitteeksi. Varsinainen yhteistyösopimus tulee liittää viimeistään ensimmäiseen vuosiraporttiin. Valitessaan yhteistyökumppaniaan, tulisi suomalaisen järjestön kiinnittää huomiota seuraaviin kysymyksiin: - luotettavuus (mm. mahdolliset korruptio- tai väärinkäytössyytökset) - sisäinen läpinäkyvyys (esim. yhteistyösopimuksen palkka- ja muut kuluarviot ovat kaikkien työntekijöiden tiedossa) - taloudellinen tilanne, kirjanpidon taso ja sen luotettavuus - varainhankinta - jäsenmäärä

- hallituksen kokoonpano, keitä on jäseninä (kumppanimaan kansalaisia? ruohonjuuritaso?) ja miten jäsenet nimitetään - mahdollinen rekisteröityminen - mahdollinen kehitysyhteistyö myös muiden kuin suomalaisten toimijoiden kanssa - informaatio- ja viestintäteknologian sovellutusten käyttömahdollisuus - vahvuudet, osaaminen ja kapasiteetin vahvistamistarve 1.7 Kansainväliset yhteistyökumppanit Silloinkin, kun tuki kanavoidaan kansainvälisen kansalaisjärjestön katto-organisaation tai verkoston kautta on olennaista, että suomalaisen tuen välitön hyödynsaajaryhmä määritetään selkeästi. Toimittaessa yhteistyössä kansainvälisen kattojärjestön tai verkoston kanssa, tulee varmistaa, että hankkeen vastuuhenkilöt on määritelty selkeästi 1.8 Järjestön ja Suomen edustustojen yhteistyö On suositeltavaa, että järjestö on aktiivisesti yhteydessä Suomen edustustoon, jonka alueeseen hankkeen toteutusmaa kuuluu. Suomen edustustot ylläpitävät rekisteriä Suomen kansalaisista, jotta heidät voidaan tavoittaa poikkeuksellisissa olosuhteissa. Järjestöä pyydetään ilmoittamaan pidempiaikaisesti toteutusmaassa oleskelevien henkilöiden yhteystiedot paikalliseen Suomen edustustoon. 2. Mitä kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyöhankkeilta edellytetään? 2.1 Suomen kehitysyhteistyön yleiset periaatteet Suomen kehitysyhteistyön tavoitteena on köyhyyden poistaminen ja taloudellisesti, yhteiskunnallisesti ja ympäristöllisesti kestävän kehityksen edistäminen. Tavoitteena on myös tukea rauhan säilymistä sekä demokratia- ja oikeusvaltiokehitystä. Kaiken Suomen kehitysyhteistyön lähtökohtana on ihmisoikeusperustaisuus. Kehitysyhteistyö on oleellinen osa Suomen ulkopolitiikkaa ja yksi tärkeä keino sen tavoitteiden saavuttamisessa. Kansalaisyhteiskunnan toimijat ovat olennainen ja erottamaton osa Suomen kehitysyhteistyötä. Ulkoasiainministeriön tuella rahoitettujen hankkeiden tulee sen vuoksi olla sopusoinnussa voimassa olevien Suomen kehitysyhteistyötä koskevien virallisten linjausten ja tavoitteiden kanssa sekä noudattaa kehitysyhteistyötä sääteleviä periaatteita. Keskeisinä periaatteina kehitysyhteistyössä pyritään: a. Vähentämään laajamittaista köyhyyttä. Taloudellisen kestävyyden edistämisen lisäksi tavoitteena on tukea sellaisten kansainvaltaisten poliittisten järjestelmien kehittämistä, jotka takaavat tulojen tasapuolisen jakautumisen ja edistävät sosiaaliturvajärjestelmän luomista heikoimmassa asemassa oleville yhteiskunnan jäsenille. Tasa-arvon edistäminen on keskeinen osa köyhyyden vähentämistä samoin kuin vammaisten aseman parantaminen. b. Ehkäisemään globaaleja ympäristöongelmia. Ympäristöllisenä tavoitteena on taloudellisen ja sosiaalisen kehityksen sovittaminen ekologisiin reunaehtoihin. Tätä tavoitetta edistetään muun muassa tukemalla luontoa säästäviä kulutus- ja tuotantotapoja, kansainvälisten ympäristösopimusten toteuttamista sekä vahvistamalla ympäristönormien huomioimista kaupan mekanismeissa. c. Edistämään, suojelemaan ja kunnioittamaan ihmisoikeuksia ja edistämään kansanvallan toteutumista. Suomen kansainvälisen ihmisoikeuspolitiikan painopisteet ovat naisten oikeudet, lapsen oikeudet, vammaisten henkilöiden oikeudet, seksuaali- ja sukupuolivähemmistöjen oikeudet ja alkuperäiskansojen oikeudet. Ihmisten on voitava osallistua omaa elämäänsä koskevaan päätöksentekoon. d. Lisäämään maailmanlaajuista turvallisuutta. Tavoitteena on auttaa kehitysmaissa meneillään olevan poliittisen ja taloudellisen muutosprosessin hallintaa ja luoda edellytyksiä rauhanomaiselle kestävälle 6

7 kehitykselle ja hyvinvoinnille. Turvallisuuskäsite kattaa sekä rauhan rakentamisen että inhimillisen ja ekologisen turvallisuuden kehittämisen. e. Lisäämään taloudellista vuorovaikutusta. Kehitysyhteistyöllä pyritään tukemaan erityisesti vähiten kehittyneitä kehitysmaita sopeutumaan maailmantalouteen niiden omista lähtökohdista lähtien, voimistamalla yksityiseen yritteliäisyyteen ja omaehtoiseen kehitykseen perustuvaa kehitystä. Lisäksi Suomen kehitysyhteistyössä painotetaan seuraavia läpileikkaavia tavoitteita, joita kaiken toiminnan tulee edistää: naisten ja tyttöjen oikeudet ja aseman parantaminen ja sukupuolten välisen tasa-arvon vahvistaminen. Katso myös sukupuolten tasa-arvon edistämisen koulutuspaketti muun yhteiskunnallisen tasa-arvon vahvistaminen, mm. tulonjako, aluepolitiikka, taloudelliset mahdollisuudet, sosiaaliturva ja palvelujen saatavuus. helposti syrjäytetyiksi joutuvien ryhmien, erityisesti lasten, vammaisten ihmisten, alkuperäiskansojen ja etnisten vähemmistöjen oikeuksien ja tasavertaisten osallistumismahdollisuuksien parantaminen HIV/AIDS terveydellisenä ja yhteiskunnallisena ongelmana Myös ympäristönäkökohdat, mukaan lukien ilmastonmuutoksen hillintä ja siihen sopeutuminen sekä luonnon monimuotoisuuden säilyttäminen tulee aina ottaa kehitysyhteistyössä huomioon. Kehitysyhteistyön suuntaviivoista, toimintaohjeista, YK:n vuosituhattavoitteista ja hyvistä käytännöistä etenkin Suomen pääkumppanimaissa on tietoa ulkoasiainministeriön kehityspoliittisen osaston www.formin.fi -verkkosivuilla kohdassa Kehityspolitiikka. Kansalaisjärjestöille suunnattua tietoa löytyy kohdassa Järjestöille. 2.2 Kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyön tavoitteet ja periaatteet Kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyöhankkeiden yleisiä tavoitteita kansalaisyhteiskuntalinjauksen mukaan ovat: a. Vahvistaa demokratian perusrakenteita tukemalla kehitysmaiden omaa, vapaaseen kansalaistoimintaan perustuvaa omaehtoista kansalaisjärjestötoimintaa. Hanketuella rahoitetaan sellaisia hankkeita, jotka perustuvat kehitysmaiden asukkaiden omiin aloitteisiin ja joilla pyritään lisäämään heikossa asemassa olevien kansalaisten/väestöryhmien/kansanosien oikeuksien toteutumista, sekä osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksia ja omatoimisuutta. b. Laajentaa kehitysmaasuhteita kansalaisyhteiskunnan tasolla ohi virallisten kanavien. c. Tukea ja rohkaista erityisesti köyhimpiä väestöryhmiä ratkaisemaan ongelmiaan ruohonjuuritason yhteistyön ja pienimuotoisten, paikalliseen osaamiseen ja yhteisöjen kulttuuriin perustuvien hankkeiden avulla. d. Rohkaista ja opastaa kehitysmaiden pienyhteisöjen ja järjestöjen omaehtoista tuotanto- ja yhteistoimintaa ja edistää niiden taloudellista riippumattomuutta. e. Tarjota suomalaisille mahdollisuus omakohtaiseen kokemukseen kehitysyhteistyöstä, sekä tukea kehitysmaita ja kehitysyhteistyötä koskevan tiedon levittämistä. f. Täydentää ja tukea Suomen kehitysyhteistyötä myös sellaisissa maissa, joiden kanssa Suomi ei harjoita valtioiden välistä kehitysyhteistyötä. 2.3 Yhteistyö ja kumppanuus Keskeisintä kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyössä on kehitysmaiden omien kansalaisyhteiskuntien toiminnan ja niiden yhteistyön kehittäminen. Suomen tukemilla hankkeilla pitäisi parantaa hyödynsaajien mahdollisuuksia vaikuttaa itse omaan kehitykseensä.

8 Lähtökohtana on, että kehitysmaan kansalaiset ja organisaatiot itse vastaavat kehityksestään. Suomalainen järjestön rooli on tukea kumppaneitaan näissä pyrkimyksissä. Aloitteen yhteistyölle pitäisi tulla yhteistyömaasta ja omistajuuden pysyä siellä. Hyvä hanke perustuu todelliselle yhteistyölle. Suomalaisen ja paikallisten osapuolten ja sidosryhmien roolit ja vastuut on määriteltävä selkeästi alusta asti. Paikallisen yhteistyökumppanin on mahdollisimman pitkälle vastattava hankkeen suunnittelusta ja käytännön toteutuksesta. Suomalaisen järjestön roolin tulee olla neuvova ja tukeva sekä paikallisen kumppanin osaamista ja resursseja kehittävä. Yhteistyösopimus Suomalaisen järjestön ja paikallisen yhteistyökumppanin kirjallisessa yhteistyösopimuksessa sovitaan mm. yhteistyön tarkoitus ja tavoitteet, velvoitteiden jako ja oikeudet toimivaltaiset edustajat sekä sopimuksen kesto ja irtisanominen. Koska suomalainen järjestö on ulkoasiainministeriöön päin täysimääräisessä vastuussa valtionavun oikeasta käytöstä, on sopimuksessa syytä velvoittaa paikallinen yhteistyökumppani: - käyttämään avustusvaroja avustuspäätöksen mukaisesti; - päästämään suomalaisen järjestön edustajat tarkastamaan paikallisen yhteistyökumppanin taloutta ja toimia; sekä todeta, että kyse on ulkoasiainministeriön rahoittamasta hankkeesta, jonka varainkäyttöä ohjaa valtionavustuslaki, mistä johtuen ulkoasiainministeriöllä on oikeus tarkastaa myös paikallisen yhteistyökumppanin toimintaa ja taloutta. Lisäksi on tärkeä määritellä, missä vaiheessa hankkeen toteutus siirtyy kokonaan kumppanin vastuulle. Suomalaisia järjestöjä kannustetaan yhteistyöhön hankkeen toteutuksessa myös muiden kansainvälisten ja suomalaisten järjestöjen tai toimijoiden, ml yritykset ja valtion kahdenväliset hankkeet, kanssa. Yhteistyön muodoista ja kumppaneista riippumatta vastuu valtionavun käytöstä on aina viimekädessä sillä suomalaisella kansalaisjärjestöllä, jolle tuki on myönnetty. Myös yhteistyö kohdemaan viranomaisten kanssa niin paikallis- kuin keskushallinnonkin tasolla on tärkeää hankkeen sujuvan etenemisen ja pitkän aikavälin kestävyyden kannalta. 2.4 Hankkeen rajaus Hanketukea voi hakea selkeän kokonaisuuden muodostaville hankkeille. Hanketukea ei myönnetä järjestön yleiseen toimintaan tai pysyvään yhteistyöhön kumppanijärjestön kanssa. Vuosittaisella hakukierroksella voi hakea tukea hankkeelle enintään kolmeksi vuodeksi. Jos järjestö hakee tukea useammalle hankkeelle, tulee jokaiselle hankkeelle laatia oma hankesuunnitelma. Kullakin hankkeella on oltava selkeät, yhteistyökumppanien yhdessä määrittelemät tavoitteet ja hyödynsaajat. Hakuvaiheessa on oltava hankesuunnitelman lisäksi hahmoteltuna budjetti, työsuunnitelma ja aikataulu. Hakuprosessissa erotellaan hankkeet, joille haetaan hanketukea alle 100 000 /hakukierros sekä ne, jotka hakevat hanketukea 100 000 tai enemmän /hakukierros. Yli 100 000 euroa hakevat järjestöt toimittavat hakemuksen liitteenä hankeasiakirjan (Project Document, liite 2). 2.5 Hankkeiden toteutusmaat ja toimialat Tukea voidaan myöntää suomalaisten järjestöjen hankkeisiin OECD:n kehitysapukomitean DAC:n viralliseen kehitysmaaluokitukseen kuuluvissa maissa. Luokituksen voi tarkistaa OECD:n verkkosivuilta. Järjestöjä kannustetaan toteuttamaan hankkeita erityisesti köyhimpien keskuudessa ja vähiten kehittyneissä maissa (Least Developed Countries). Järjestöt määrittelevät yhteistyökumppaniensa kanssa itse hankkeittensa sisällön ja toimintatavat.

9 Keskinäisen tuen, yhteensopivuuden ja täydentävyyden vahvistamiseksi julkisen kehityspolitiikan kanssa ulkoasianministeriö toivoo, että suomalaisten järjestöjen hankkeet kohdistuisivat nykyistä enemmän Suomen kehityspolitiikan temaattisiin sekä alueellisiin ja maatason painopisteisiin. Kaiken toiminnan lähtökohtana tulee olla ihmisoikeusperustaisuus. Ihmisoikeusperustainen lähestymistapa korostaa ihmisten oikeutta vaikuttaa aktiivisesti kehitykseen, kaikkien osallistumismahdollisuutta, yleistä avoimuutta, syrjimättömyyttä sekä valtioiden vastuullisuutta ihmisoikeusnormien noudattamisessa, valvonnassa ja ihmisoikeuksien toteutumisessa. Hanketukea ei voi käyttää ideologian levittämiseen eikä uskonnolliseen käännytystyöhön. 2.6 Vammaishankkeet Vammaishankkeeksi määritellään hanke, jossa vammaiset ihmiset ovat joko toteuttajina tai pääasiallisina hyödynsaajina. Ulkoasiainministeriö kannustaa järjestöjä hankkimaan kokemusta vammaisalasta ja suunnittelemaan ja toteuttamaan vammaisten ihmisten asemaa ja toimeentuloa sekä osallistumismahdollisuuksia parantavia hankkeita. Yhteistyö vammaisten ihmisten etujärjestöjen kanssa on suositeltavaa. Vammaishankkeiden rahallinen omarahoitusosuus on vähintään 7,5 prosenttia hankkeen kokonaiskuluista. 2.7 Hankkeen yhteensopivuus yhteistyömaan kehityspolitiikan kanssa Hanketta suunniteltaessa tulee tarkastella sen yhteensopivuutta yhteistyömaan kehitysohjelmien- ja linjausten kanssa, mukaan lukien köyhyyden vähentämisohjelmat (Poverty Reduction Strategy Papers). Näin vahvistetaan hankkeen kestävyyttä ja jatkuvuutta tulevaisuudessa. Huonosti koordinoidut hankkeet voivat hyvästä tarkoituksestaan huolimatta jopa haitata kehitystä. Jotta vältyttäisiin päällekkäiseltä ja liian sirpaleiselta tai ristiriitaiselta toiminnalta, on jo hankkeen suunnitteluvaiheessa syytä selvittää, mitä muita hankkeita alueella on meneillään tai vireillä ja mitä toimintatapoja alueella käytetään. Jos hankkeessa kehitetään toimintoja, jotka jäävät paikallisten viranomaisten ja yhteisöjen vastuulle, on varmistuttava siitä, että he hyväksyvät hankkeen ja ovat sitoutuneita ylläpitämään kehitettäviä toimintoja hankevaiheen jälkeen. 2.8 Hankkeen kestävyys Hankkeiden tavoitteena ovat kestävät muutokset, mikä edellyttää taloudellisen, sosiaalisen, institutionaalisen ja teknisen perustan luomista hankkeen jälkeiseen tilanteeseen. Hankkeen toimintatapojen pitää perustua paikallisen ympäristön ja kulttuurin luomiin lähtökohtiin. Ilmastokestävyys tulee myös ottaa huomioon: hankkeiden tulee olla suojattuja ilmastonmuutoksen aiheuttamilta negatiivisilta vaikutuksilta (adaptaatio) sekä toisaalta hankkeiden tulisi tähdätä kasvihuonekaasupäästöjen vähentämiseen (mitigaatio). Hanketuki ei ole pysyvää rahoitusta, vaan määräaikainen lisäpanos, jonka avulla yhteistyökumppanin voimavaroja kehitetään. Tuki ei missään tapauksessa saa aiheuttaa riippuvuutta suomalaisesta rahoittajasta. Yhteistyökumppanin keräämä paikallinen rahoitus suomalaisen tuen lisäksi luo paremmat mahdollisuudet kestävälle toiminnalle hankkeen jälkeen. Sen vuoksi on tärkeää, että hankkeen toteutus ei riipu yksin suomalaisesta rahoituksesta. Jotta hankkeen tulokset olisivat kestävällä pohjalla, on yhteistyökumppanien ja hyödynsaajien pystyttävä viimeistään hanketta päätettäessä vastaamaan kehitetyn toiminnan aiheuttamista kuluista. Rahoituksen määräaikaisuus on otettava huomioon jo suunnitteluvaiheessa ja hankesuunnitelman tulee sisältää poistumissuunnitelma. 2.9 Pienrahoitus kansalaisjärjestöhankkeissa Pienrahoitus tarkoittaa rahoituspalvelujen turvaamista ihmisille, jotka eivät saa rahoituspalveluja tavanomaisista rahoituslaitoksista, kuten pankeista. Näitä ihmisiä ovat esimerkiksi köyhät, yksinhuoltajanaiset, eläkeläiset, pakolaiset, työttömät, pienviljelijät ja mikroyrittäjät. Tyypillisiä pienrahoituspalveluja ovat lainat ja talletukset, mutta myös vakuutus-, rahansiirto- ja eläkesäästämispalveluja tarjotaan.

10 Pienrahoitus toimialana on kasvanut huomattavasti ja muuttuu yhä useammin kaupalliseksi toiminnaksi. Köyhien asiakkaiden hyväksikäytön estämiseksi rahoittajien ja palveluntarjoajien tulee panostaa läpinäkyvyyteen. Läpinäkyvyys tarkoittaa rehellistä ja avointa tiedonvaihtoa rahoituksen hoitomaksuista, lainojen takaisinmaksusuorituksista ja lainan sosiaalisista ja taloudellisista vaikutuksista sekä eri ryhmien sisällyttäminen lainansaajien joukkoon. Kansalaisjärjestöjen tulisi tarkkaan analysoida pienrahoitustoiminnan vaikutuksia hankekokonaisuuteen hyödynsaajien ja toteuttajien näkökulmasta. Yleisesti ottaen järjestö ei ole pankki vaan pienrahoitustoiminnan fasilitoija, neuvonantaja ja kouluttaja. Tämä edellyttää hankkeen toimijoiden roolien ja vastuiden selkeätä jaottelua. Lähtökohtaisesti ensisijainen vaihtoehto on ulkoistaa pienrahoitustoiminta ammattimaiselle paikalliselle pienrahoituslaitokselle. Pienrahoituksessa on myös tavoitteena tuoda rahoituspalvelut monipuolisesti köyhien ihmisten ulottuville. Kansalaisjärjestö voi myös tehdä kuluttajavalistustyötä, esimerkiksi perheen oman talouden hallinnassa ylivelkaantumisen ehkäisemiseksi. Hankkeen kestävyys, mukaan lukien pienrahoitukseen liittyvät toiminnot, ja vetäytymissuunnitelma on syytä suunnitella huolellisesti; kuinka varmistetaan toiminnan jatkuvuus ja mitä tapahtuu varoille hankkeen päätyttyä. 2.10 Rakentaminen Rakentamista voidaan tukea vain, jos se on olennainen osa hankkeen toteutusta. Valtionavulla hankittua, rakennettua tai perusparannettua omaisuutta ei saa käyttää valtionapupäätöksessä määrättynä omaisuuden käyttöaikana pysyvästi muuhun kuin valtionavustuspäätöksessä määriteltyyn käyttötarkoitukseen. Omaisuuden käyttöaikaa, luovuttamisrajoituksia ja käyttötarkoitusta koskeva ehto ilmaistaan valtionavustuspäätöksessä. Omaisuuden omistus- tai hallintaoikeutta ei saa luovuttaa kolmannelle taholle valtionavustuspäätöksessä määrättynä omaisuuden käyttöaikana. Kun hankkeen päättyessä omaisuutta luovutetaan yhteistyökumppanille tai muulle taholle, tulee asiasta sopia kirjallisesti käyttötarkoituksen pysyvyyden varmistamiseksi. Luovutussopimuksen kopio tulee toimittaa ulkoasiainministeriölle. 2.11 Immateriaalioikeudet On kaikkien etujen mukaista, että kehitysyhteistyövaroilla tuotetut materiaalit ovat kaikkien toimijoiden käytettävissä. Ne ovat yksi työkalu yhteisten tavoitteiden, kuten köyhyyden vähentäminen, saavuttamisessa. Immateriaalioikeudet kuuluvat yhdessä ulkoasiainministeriölle ja asianomaisille toimijoille. Immateriaalioikeuksien suojaaminen esim. patentilla edellyttää sekä ulkoasiainministeriön että asianomaisten toimijoiden kirjallista suostumusta. Hankkeessa syntyvän kaiken aineiston ja hankkeen lopputulosten tulee olla kaikkien käytettävissä ilman erillistä lupaa Ulkoasiainministeriöltä tai asianomaisilta toimijoilta. Järjestöä kehotetaan ottamaan yhteyttä ulkoministeriöön, kun hankkeessa tai sen suunnittelussa nousee esiin immateriaalioikeuksiin liittyviä kysymyksiä. 3. Hanketuen haku- ja myöntöprosessi 3.1 Hanketuen hakuajat, lomakkeet ja oppaat Ulkoasiainministeriö ilmoittaa vuosittain kansalaisjärjestöjen hanketuen hakukierroksesta suurimmissa päivälehdissä ja kehityspoliittisen osaston verkkosivuilla http://formin.finland.fi > Kehityspolitiikka > Tuet ja muu rahoitus > Järjestöille. Hanketuen Käsikirja ja hakemuslomakkeet ovat ladattavissa kehityspoliittisen osaston verkkosivuilta.

11 Kaikki haettavan tuen ja suunnitellun hankkeen kannalta oleellinen tieto tulee sisällyttää tukihakemukseen ja yli 100.000 euron hankkeissa hankeasiakirjaan (Project Document). Hankkeen tukemisesta päätetään hankehakemuksessa esitettyjen tietojen pohjalta. Hakemukseen tulee liittää alla luetellut pakolliset liitteet sekä mahdollisesti muita tarpeellisiksi katsottavia liitteitä. Pelkissä liitteissä oleva tieto ei kuitenkaan riitä, vaan kaikki oleelliset tiedot on siirrettävä hakulomakkeille. Pakolliset liitteet: järjestön säännöt (mikäli uusi hakija tai säännöt muuttuneet) Kopio yhdistys- tai säätiörekisteriotteesta Järjestön viimeisin toimintakertomus ja tilinpäätös Kuluvan vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio Viimeisin tilintarkastuskertomus vuositilinpäätöksestä Hakemukset liitteineen toimitetaan sähköisen järjestelmän kautta tai paperisina ulkoasiainministeriöön kunakin vuonna 31. toukokuuta klo 16.15 mennessä ellei ilmoituksessa muuta todeta. Määräajan jälkeen saapuneita hakemuksia ei käsitellä. 3.2 Hanketukihakemusten käsittely, päätös ja järjestön sitoumus Hakemusten käsittely ministeriössä kestää noin puoli vuotta. Kun kansalaisjärjestöjen hanketuen määrärahojen jakamisesta on päätetty, ministeriö lähettää tukea hakeneille järjestöille ilmoituksen tuen myöntämisestä tai kielteisestä päätöksestä. Päätökseen tyytymätön järjestö saa hakea siihen oikaisua ulkoasiainministeriöltä. Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Jollei muuta näytetä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä siitä, kun päätös on annettu postin välitettäväksi. Lisätietoja hanketukihakemusten käsittelystä verkkosivuilla. Valtionapupäätökseen sisältyy liite, jossa on lueteltu valtionavun käyttöä koskevat ehdot. Tieto valtioapupäätöksestä liitteineen toimitetaan avustuksensaajan sähköiselle asiointitilille tai paperisena. Samalla avustuksensaajalle toimitetaan sitoumuslomake, joka järjestön tulee allekirjoituksellaan hyväksyä. Sitoumuslomakkeen allekirjoittamalla järjestö sitoutuu ottamaan vastaan valtionavustuksen valtionapupäätöksessä mainituilla ehdoilla. Allekirjoitettu sitoumuslomake tulee palauttaa kuukauden sisällä tukipäätöksestä ministeriölle. Järjestön tulee samalla lähettää ministeriölle yhdistysrekisteriote tai ote vuosikokouksen pöytäkirjasta, josta ilmenee, keillä järjestön toimihenkilöillä on sillä hetkellä järjestön nimenkirjoitusoikeus 3.3 Hanketuen myöntö ja maksatus Tuki myönnetään kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Ministeriö voi tehdä budjettivaraukset hankkeen ensimmäisen toimintavuoden lisäksi myös kahdeksi seuraavaksi vuodeksi. Varaukset ovat käytettävissä ilman erillistä päätöstä sen jälkeen, kun eduskunta on hyväksynyt ao. vuotta koskevan tulo- ja menoarvion. Järjestö toimittaa vuosittain ministeriöön maksatuspyynnön, jonka perusteella myönnettyä tukea maksetaan järjestön tilille. Maksatuspyyntöjen tulee perustua hankkeen realistiseen toteutusaikatauluun. Jos maksatuspyyntö toimitetaan ennen edellisen vuoden vuosiraporttia, tulee maksatuspyyntöön liittää lyhyt määrämuotoinen selvitys hankkeen tilasta. Selvityksen toimittaminen koskee edellisen vuoden toteuttamista.

Myönnetty tuki tulee pääsääntöisesti käyttää sinä vuonna, jolle se on myönnetty ja se on nostettava viimeistään lokakuun loppuun mennessä. Mikäli järjestö ei ole nostanut myönnettyjä varoja lokakuun loppuun mennessä, ulkoasiainministeriö voi purkaa nostamattomia varoja koskevat myöntöpäätöksensä ja kohdentaa näin vapautuneet varat uudelleen. Mikäli järjestö kuitenkin ennen lokakuun loppua esittää ministeriölle tyydyttävästi perustellun pyynnön nostamatta jääneiden varojen siirtämisestä seuraavalle vuodelle, tästä voidaan erikseen sopia. Järjestön nostamien, mutta vuoden lopussa käyttämättä olevien rahojen käyttö on eriteltävä lomakkeella Selvitys hankkeen tilasta ennen seuraavan vuoden ensimmäistä maksatusta. Valtiontuen siirtymistä vuodelta toiselle järjestön taseessa tulee minimoida. Jos tukea kuitenkin siirtyy merkittävä määrä seuraavalle vuodelle, tulee järjestön toimittaa ulkoasiainministeriölle vuoden alussa päivitetty budjetti. 3.4 Käyttötarkoituksen muutokset Järjestön tulee ilmoittaa viipymättä ministeriölle hankkeen toteutusaikatauluun tai muusta tuen käyttöön olennaisesti vaikuttavasta muutoksesta. Mikäli hankkeen suunnitelma tai budjetti muuttuu siten, että tukea halutaan käyttää muuhun tarkoitukseen kuin mihin sitä on myönnetty, tulee järjestön hakea ministeriöltä lupaa käyttötarkoituksen muutokseen. Käyttötarkoituksen muutoshakemus tulee tehdä ennen muutoksenalaisen toiminnan aloittamista ja se tulee tehdä kirjallisesti. Järjestön tulee säilyttää kirjeenvaihto ja liittää se vuosiraporttiin. Lupaa edellyttäväksi käyttötarkoituksen muutokseksi luetaan kaikki sellaiset muutokset, joissa hankkeen keskeiset tavoitteet, toiminnot tai henkilöstökulut muuttuvat tai jotka aiheuttavat vähintään 15 prosentin muutoksen budjettiriveihin. Hankkeen toteuttajan tulee vuosiraportissa verrata toteutuneita muutoksia hyväksyttyyn budjettiin ja viitata ministeriön hyväksymään käyttötarkoituksen muutokseen. Jos järjestöllä on hankkeen päättyessä nostettuja käyttämättömiä varoja, tulee sen näkyä hankkeen loppuraportista. Raportin tarkastamisen ja hyväksymisen jälkeen ulkoasiainministeriö lähettää järjestölle laskun palautettavasta erästä. 4. Hankkeessa hyväksyttävät kulut 4.1 Hanketuen käyttötarkoitus Tuen käytössä noudatetaan ulkoasiainministeriön kansalaisjärjestöille myöntämän kehitysyhteistyötuen yleisehtoja (liite 1), jotka on liitetty osaksi valtionapupäätöstä. Kehitysyhteistyötukea voidaan käyttää vain ulkoasiainministeriön hyväksymän kehitysyhteistyöhankkeen toteuttamiseen. Muuhun tarkoitukseen tukea ei saa käyttää. Tuella voidaan rahoittaa vain hankkeen toteuttamisen kannalta välttämättömiä ja kohtuullisia valtionapupäätöksellä hyväksytyn budjetin mukaisia kuluja. Suomalainen järjestö on aina vastuussa varojen käytöstä. valtioapupäätöksen mukaisesti. 4.2 Hankkeen kirjanpito ja tarkastukset Tukea saava järjestö on kirjanpitovelvollinen kehitysyhteistyötoiminnastaan. Järjestön on noudatettava kirjanpitolakia ja -asetusta sekä hyvää kirjanpitotapaa ja sen tilintarkastuksen on oltava asianmukaisesti järjestetty. Suomalainen järjestö vastaa myös siitä, että yhteistyökumppani yhteistyömaassa noudattaa paikallista lainsäädäntöä ja hyvää kirjanpitotapaa. Ulkoasiainministeriöllä on oikeus halutessaan suorittaa järjestön talouteen ja toimintaan kohdistuvia tarkastuksia (ml. järjestön kirjanpito) niin Suomessa kuin yhteistyömaassa. Kirjanpito on järjestettävä siten, että varojen käyttöä koskevat tiedot voidaan vaikeuksitta selvittää ja tarkastaa kirjanpidosta. Suomessa tositteita on säilytettävä kuusi vuotta, yhteistyömaassa sen lakien mukainen määräaika, kuitenkin vähintään kuusi vuotta. Ulkoasiainministeriön tarkastusoikeus ulottuu myös yhteistyökumppaniin. 12

Suomalaisen järjestön on selvitettävä tukea hakiessaan miten hankkeen paikallismenojen kirjanpito ja hankkeen tarkastukset aiotaan järjestää. Mikäli paikallismenojen kirjanpito tapahtuu yhteistyömaassa osana yhteistyökumppanin kirjanpitoa, tulee näiden menojen tarkastus suorittaa paikan päällä. Tällöin on varmistuttava siitä, että käytettävä tilintarkastaja vastaa maan viranomaisten edellyttämiä vaatimuksia. Hankkeen tarkastuksessa tulisi käyttää yhteistyömaassa auktorisoitua tilintarkastajaa tai johonkin tunnustettuun kansainväliseen tilintarkastajien ketjuun kuuluvia tarkastajia. 4.3 Hankkeen henkilöstökulut ja ostetut asiantuntijapalvelut Hanketuella voidaan kustantaa hankkeen toteutuksen kannalta välttämättömät palkkakulut sekä lakisääteiset palkan perusteella määräytyvät sivukulut, koulutus-, matka- ja vastaavat välttämättömät henkilöstökulut. Matka- ja majoituskulut katetaan edullisimpien vaihtoehtojen mukaan ja valtion matkustussäännön mukaisesti. Hankkeen paikalta palkatulle henkilöstölle voidaan korvata matkustuskulut ko. maan lakien mukaisesti. Suomesta lähetetylle vapaaehtoistyöntekijälle, asiantuntijalle tai työntekijälle voidaan korvata matkustuskulut valtion matkustussäännön mukaisesti. 4.4 Toimintokulut Toimintokuluja ovat hankkeen ydintoiminnoista syntyvät kulut. Kunkin toiminnon toteuttaminen vaatii erilaisia resursseja kuten asiantuntijapalveluita ja erilaisia materiaaleja. Myös hankkeen seuranta, arviointi ja kotimaan tiedotus ovat hankkeen olennaisia toimintoja. Hankkeen toimintaa toteuttaa henkilöstö, mutta nämä kulut kuuluvat henkilöstökuluihin. Lisäksi hankkeissa on usein juoksevia kuluja, kuten vesi, sähkö tms. nämä kulut kuuluvat käyttö- ja kunnossapitokuluihin. 4.4.1 Koulutuskulut Esimerkiksi koulutuskulut ovat tyypillisiä toimintokuluja. Koulutus on järjestettävä pääasiassa yhteistyömaassa tai saman kielialueen maissa. Vain erityistapauksissa voidaan tukea myös Suomessa tai muissa teollisuusmaissa annettavaa koulutusta. Koulutus pitää pystyä tällöin järjestämään ilman edeltävää kielikoulutusta. Koulutustukea ei myönnetä yksittäisten henkilöiden yleisluontoiseen peruskoulutukseen eikä akateemisen tutkinnon suorittamista varten. 4.4. 2 Asiantuntijakulut Järjestö voi käyttää tukea myös hankkeen kannalta välttämättömiin asiantuntijakuluihin. Kohdemaan ulkopuolelta tulevia asiantuntijoita ei pidä käyttää toimintoihin, joihin löytyvät riittävät resurssit yhteistyömaasta. Yhteistyömaan asiantuntijoiden hyväksyttävät kulut vaihtelevat maittain, ja ne voivat olla enintään maan yleisen kustannustason mukaisia. Jos hankkeen toteutuksessa tarvitaan asiantuntijoita kohdemaan tai Suomen ulkopuolelta, tulee heidän palkkauksestaan neuvotella ministeriön kanssa erikseen. Suosituksena on, että käytetään aina paikallista henkilöstöä, kun ei ole erityistä ulkopuolisen asiantuntemuksen tarvetta. 4.4.3 Hankinnat ja investoinnit Tarpeellisia toteutuksessa tarvittavia palveluja ja hyödykkeitä voidaan kustantaa hanketuella. Palvelut ja tarvikkeet ovat aina osa jotain hankkeella toteutettavaa toimintoa. Investointeja, kuten rakentamista, peruskorjausta ja laitehankintoja, voidaan tukea vain, jos ne ovat olennainen osa hankkeen toteutusta. Ensisijaisesti suositellaan olemassa olevien tilojen peruskorjausta ja vasta, jos se ei ole mahdollista, uuden rakentamista. Tukea ei voida käyttää maan hankintaan. Jos on perusteltua lähettää tarvikkeita Suomesta tai muualta yhteistyömaan ulkopuolelta, tukea voidaan käyttää rahtikuluihin. Pelkkää rahtiavustusta ei kuitenkaan myönnetä. 13

Kun hankintoihin käytetään valtionapua, tulee ottaa huomioon hankintalain julkisia hankintoja koskevat säädökset. Kaikissa hankkeeseen liittyvissä hankinnoissa ja muissa toimissa järjestön tulee noudattaa hyvään hallintoon ja korruption vastaiseen toimintaan liittyviä periaatteita. Tavaroita tai palveluja hankittaessa tulee sekä tarjouspyyntöihin sisällyttää lauseke, jonka mukaan tarjous voidaan hylätä ja sopimus purkaa, mikäli sopimuksen tekemiseen tai toimeenpanoon on liittynyt korruptiota (ks. Korruption vastaisen toiminnan käsikirja). Järjestön tulee huolehtia siitä, että sen paikallinen kumppani pitää ajantasaista luetteloa kehitysyhteistyötuella ja omarahoitusosuudella hankitusta käyttöomaisuudesta ja sen arvon mahdollisesta alenemisesta. 4.4 4 Seuranta ja arviointi Hanketta on seurattava ja arvioitava koko sen keston ajan. Seurantamatkojen on oltava säännöllisiä ja niissä on kyettävä kriittisesti arvioimaan hankkeen etenemistä sovitun hankeaikataulun ja tavoitteiden mukaisesti. Suomalaisen järjestön on rohkeasti ja viipymättä tuotava esille kaikki seurannassa ilmenneet epäkohdat. Hankesuunnitelmassa tulee olla seurantasuunnitelma mittareineen. Mahdollisten seurantamatkojen matka- ja majoituskulut katetaan edullisimpien vaihtoehtojen ja valtion matkustussäännön mukaisesti. Järjestöä kannustetaan tekemään ja teettämään arviointeja. Hankkeen ulkopuolisella asiantuntijalla teetetyn arvioinnin kulut voidaan liittää hankkeen kokonaiskuluihin. Ensisijaisesti suositellaan käytettävän kohdemaan asiantuntijoita. Myös ulkoasiainministeriö voi tehdä tai teettää hankkeiden ennakko-, väli- tai loppuarviointeja. Tällöin ulkoasianministeriö vastaa arviointien kuluista. Hankkeen tilintarkastuskulut merkitään seuranta- ja arviointikuluihin. 4.4.5 Kotimaan tiedotus Kehityskysymyksistä tiedottaminen on tärkeä osa hankkeita. Hankkeeseen voidaan budjetoida Suomessa tapahtuvaan tiedottamiseen enimmillään 5 % kokonaiskustannuksista. Hanketuella voidaan tiedottaa hankkeesta ja hankkeen toteutusmaasta. Tukea voidaan käyttää mm. seuraaviin tiedotustoiminnasta johtuviin kuluihin: henkilö- ja ostetut asiantuntijakulut materiaali- ja käyttökulut ostopalvelukulut. Hanketuella tuotettavassa tiedotusaineistossa ja tapahtumissa tulee mainita ulkoasianministeriö toiminnan rahoittajana. 4.5 Käyttö- ja kunnossapitokulut Käyttökuluja ovat esimerkiksi paikallisten toimitilojen kulut, kuten vuokra, sähkö, vesi ja muut juoksevat kiinteistökulut. Käyttökuluja ovat myös esimerkiksi koneiden ja laitteiden polttoainekulut ja vastaavat. Toimistokuluina voidaan kirjata paikalliset puhelin-, internet-, posti-, ja muut sellaiset kulut. Suomessa syntyvät vastaavat kulut lasketaan hallintokuluihin. Kunnossapitokuluja ovat hankkeen toteutuksessa käytettävien tilojen ja laitteiden huollosta ja kunnossapidosta aiheutuvat kulut. 4.6 Hallintokulut Hallintokulut voivat olla vuosittain enintään 10 % hankkeen kokonaiskuluista (= toteutus- ja hallintokulujen yhteissumma). Hanketuen saaminen edellyttää hallintokulujen selkeää erittelyä. Halutessaan järjestöt voivat vaihtoehtoisesti noudattaa Euroopan unionin käyttämää 7 %:n flat rate 14

15 -käytäntöä vuosittain. Tällöin hallintokuluja ei tarvitse eritellä. Hallintokuluiksi hyväksytään hankkeesta järjestölle suoraan aiheutuvat ja erikseen eritellyt Suomessa syntyneet hallintokulut. Näihin voi kuulua erilaisia hankkeeseen välittömästi liittyviä kuluja kuten osuus hallintohenkilöstön työpanoksesta, posti-, puhelin- ja kopiokuluja sekä muita toimistokuluja. Järjestö voi kohdistaa hallintokuluja hankkeelle myös % -osuutena edellä mainituista kuluryhmistä. Myös hankkeen varainhankinnan kulut sekä hanketta vastaava osuus järjestön tilintarkastuksesta aiheutuvat kulut ovat hyväksyttäviä hallintokuluja. Osuus järjestön lakisääteisen tilintarkastuksen kuluista kuuluu hallintokuluihin. Sen sijaan hankkeen tarkastamisesta syntyvät kulut lasketaan seuranta- ja arviointikuluihin. 4.7 Hanketukea ei voi käyttää: - maan ostoon - pelkkiin rahtikuluihin - edustuskuluihin tai lahjoihin - yksittäisten henkilöiden yleisluonteiseen peruskoulutukseen eikä akateemisen tutkinnon suorittamiseen 5. Raportointi 5.1 Vuosiraportti Valtion tukea saavan kansalaisjärjestön on raportoitava vuosittain hankkeensa toteutumisesta ja varainkäytöstä. Jokaisesta erillisestä hankkeesta ja hankkeen toimintavuodesta laaditaan oma vuosiraportti. Raportti lähetetään ulkoasiainministeriölle raportointivuotta seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä. Raportoinnin viivästyminen tai laiminlyöminen johtaa maksatusten keskeyttämiseen ja mahdollisen lisätuen epäämiseen. Raportti toimitetaan ministeriölle aina, hankkeen edistymisestä riippumatta. Jos hankkeen käynnistäminen on viivästynyt, kerrotaan viivästymisen syyt raportissa. 5.2. Tuloksellisuuden raportointi Vuosiraportin kirjallisessa osuudessa tulee tarkastella hankkeen tuloksellisuutta. Raportissa kuvataan raportointivuotta hankkeen tavoitteiden saavuttamisen ja niiden kestävyyden valossa. Raportissa kerrotaan, mitä toimintoja ko. vuonna on toteutettu, ja miten hyvin näillä toimenpiteillä on päästy kohti hankkeen tavoitteita. Raportissa käsitellään myös hankkeen ongelmia ja haasteita, kuten mitä hankesuunnitelman toimintoja ei toteutettu ja miksi? Mitä muita ongelmia hankkeessa kohdattiin ja miten ongelmat ratkaistiin tai miten ne vaikuttavat hankkeen jatkototeutukseen? Miten muutokset toimintaympäristössä vaikuttivat hankkeen toteutukseen? Raportissa käsitellään hankkeen tuloksia hankesuunnitelmassa asetettujen mittareiden avulla. Mitä seurantatietoa hankkeen tavoitteista kerättiin ja mitä ne kertovat hankkeen tuloksista? Tuleeko hanketta muuttaa jotenkin seurantatietojen perusteella? Lisäksi käsitellään hankkeen tulosten kestävyyttä. Mitä hankkeessa tehtiin ko. raportointivuoden aikana hankkeen tulosten sosiaalisen, taloudellisen ja ekologisen kestävyyden varmistamiseksi? Tuleeko seuraavana toteutusvuonna tehdä vielä jotain kestävyyden takaamiseksi? Miten kumppanin kapasiteettia kasvatettiin ja näkyikö kasvanut kapasiteetti jotenkin? Mitä voidaan vielä tehdä kumppanin kapasiteetin vahvistamiseksi? Pohdi tuloksellisuutta ja kestävyyttä myös läpileikkaavien tavoitteiden ja ihmisoikeusperustaisuuden näkökulmasta. Tavoittiko hanke sekä miehet, naiset, tytöt että pojat, vammaiset, HIV-positiiviset jne. helposti syrjäytetyiksi joutuvat ryhmät? Miten ko. ryhmien osallisuus näkyi hankkeessa? Miten hyödynsaajien elämä muuttui? Tulisiko hankkeessa tehdä vielä jotain, jotta kaikki tavoitteiden kannalta

16 oleelliset ihmisryhmät tavoitetaan tai niiden ääni saadaan kuuluville? Onko toteutuksen aikana tullut esille jokin ihmisryhmä, jonka huomioiminen vaatii hankkeen toimintasuunnitelman muokkaamista? Toteutettiinko ko. raportointivuonna evaluaatiota tai tehtiinkö itsearviointia? Mitkä olivat arvioinnin tulokset ja miten mahdolliset suositukset toimeenpannaan? 5.3 Talousraportointi Vuosiraportissa eritellään raportointivuoden kulut sekä toteutunut omarahoitusosuus. Toteutuneita kuluja on verrattava hakemuksen liitteenä esitettyyn budjettiin tai ministeriön hyväksymään hankkeen uusimpaan budjettiin. Raporttiin ei liitetä kulutositteita eikä niiden kopioita. Tositteet ja muut tuen käyttöä koskevat asiakirjat on kuitenkin säilytettävä Suomen kirjanpitolain tai yhteistyömaan lakien edellyttämällä tavalla. Mikäli paikalliskulujen kirjanpito tapahtuu yhteistyömaassa osana yhteistyökumppanin kirjanpitoa, ja järjestö on hankehakemuksessaan näin esittänyt, tulee näiden kulujen tarkastus suorittaa paikanpäällä. Hankkeen yhteistyömaan tilintarkastajan on annettava tarkastuskertomus yhteistyömaassa kirjatuista kuluista ja yhteistyömaan järjestön laatimasta tilityksestä. Se ja mahdolliset muut tarkastusta koskevat raportit liitetään suomalaisen järjestön UM:lle toimittamaan vuosiraporttiin. Silloin kun hankkeen tarkastus suoritetaan Suomessa, säilytetään myös kaikki tositteet täällä. Jos tositteet ovat harvinaisilla kielillä, on niihin liitettävä suomen-, ruotsin- tai englanninkieliset selvennykset. Mikäli hankkeelle myönnetyn tuen määrä ylittää 10 000 euroa, on yhden hanketta tarkastavan tilintarkastajan oltava KHT-, HTM- tai JHTT- tilintarkastaja tai -tilintarkastusyhteisö. Sitä pienemmissä hankkeissa hankkeen voi tarkastaa myös järjestön yhdistyslain mukaisesti valitsema toiminnantarkastaja, mutta on suositeltavaa, että myös pienissä hankkeissa käytetään auktorisoitua tilintarkastajaa. Järjestön nimenkirjoitusoikeutetun henkilön on hyväksyttävä allekirjoituksellaan hankkeen vuosiraportti. Raportin mukaan on liitettävä tilintarkastajan erillinen tarkastuskertomus siitä, että talousraportti on laadittu ulkoasiainministeriön hankkeen kehitysyhteistyötuelle asettamien ehtojen ja valtionavustuksia koskevien säännösten mukaisesti (Valtionavustuslaki 688/2001), ks. tilintarkastusohjeet, jotka sisältävät myös lomakkeen määrämuotoisen tilintarkastuskertomuksen laatimista varten. Jos tilintarkastajan laatimassa tarkastuskertomuksessa on hänen tekemiään huomioita tai havaintoja, tulee järjestön liittää vuosiraporttiin erillinen selvitys havaintojen käsittelystä, korjaamisesta ja mahdollisista muista toimenpiteistä. Vuosiraporttiin liitetään seuraavat liitteet: Järjestön allekirjoitettu tilinpäätös (tase, tuloslaskelma, ja liitetiedot sekä mahdollinen rahoituslaskelma) ja toimintakertomus Järjestön tilintarkastuskertomus sekä tarkastusmuistiot (Management Letter) Hankkeen tarkastuskertomus Mikäli paikalliset kulut on tarkastettu kohdemaassa, tulee raporttiin liittää myös paikallisen tilintarkastajan tarkastuskertomus hankkeen kuluista sekä mahdolliset tarkastusmuistiot (Management Letter) Suomalaisen ja yhteistyökumppanin välinen yhteistyösopimus (ellei jo aikaisemmin toimitettu) Mahdollinen käyttötarkoituksen muutoksen kirjeenvaihto Raporttiin voi liittää myös muita tarpeellisia lisäselvityksiä. 5.4 Loppuraportti

Hankkeen päättymisen yhteydessä laaditaan loppuraportti, jossa tarkastellaan hankkeen tuloksia ja vaikuttavuutta sekä sen aikana saatuja kokemuksia ja niiden sovellettavuutta. Loppuraportissa on syytä tarkastella erityisesti seuraavia kysymyksiä: Hankkeen vaikutukset. Saavutettiinko hankkeelle asetetut tavoitteet? Kuinka hyödynsaajien elämä muuttui? Mitä muita positiivisia ja mahdollisesti myös negatiivisia sivuvaikutuksia hankkeella oli, keihin vaikutukset kohdistuvat? Miten hanke vaikutti naisten ja köyhimpien ja haavoittuvimpien ihmisryhmien asemaan (tilanteen mukaan esim. vammaiset ihmiset, orvot ja haavoittuvat lapset, maattomat naiset ja miehet, slummien asukkaat, syrjityt etniset vähemmistöt)? Tulosten kestävyys. Ovatko tulokset kestävällä pohjalla, mitä ovat kestävyyteen liittyvät riskit? Erityisesti on tarkasteltava kehitetyn toiminnan taloudellisen ja organisatorisen sekä yhteiskunnallisen pohjan kestävyyttä ja kumppanin toimintakapasiteetin parantumista. Voitaisiinko jotain vielä tehdä kestävyyden turvaamiseksi? Miten hanke vahvistaa yhteistyömaan omia kehitysohjelmia ja -linjauksia? Hankkeen ongelmat. Jäivätkö jotkut tavoitteet saavuttamatta, miksi? Mitä muita ongelmia hankkeen toteutuksessa oli? Mitä on opittu? Tulosten laajempi sovellettavuus. Miten hankkeen tuloksia, siinä kehitettyjä toimintamalleja ja toimiviksi osoittautuneita menetelmiä voitaisiin soveltaa muissa hankkeissa, mistä tietoa saa? Loppuraportista on lisäksi käytävä ilmi hankkeen omaisuuden luovutusta koskevat seikat. Hankkeen viimeisen vuoden vuosiraportti voi toimia myös hankkeen loppuraporttina, kun siinä tarkastellaan em. seikkoja. 17

18 II SUUNNITTELU 1. Kehitysyhteistyöhankkeen lähtökohdat Valtionapuviranomaiselle annetaan hankkeesta rahoituspäätöstä varten tarvittavat tiedot valtionapuhakemuksessa. Hankkeen toteuttamisen työkaluksi järjestö tarvitsee laajemman hankesuunnitelman. Ulkoasiainministeriö vaatii, että 100 000 euroa ylittävien hakemusten liitteenä toimitetaan asianmukainen hankeasiakirja (Project Document, liite 2). Tämän oppaan liitteessä xx on esitetty tyypillinen sisältörunko erilliselle hankesuunnitelmalle. Erillinen hankesuunnitelma voidaan laatia myös esimerkiksi Suomen virallisen kehitysyhteistyön hankesuunnitteluohjeiston mukaisesti (Manual for Bilateral Projects, UM 2012) tai soveltamalla jonkin muun hankesuunnitteluohjeen mallia. Seuraavissa luvuissa käydään läpi vaihe vaiheelta hankesuunnittelun menettelytapoja sekä annetaan ohjeita hankesuunnitelman laatimiseksi. Lisäksi Kehitysyhteistyön Palvelukeskus (KEPA) järjestää koulutusta järjestöille, ks. myös KEPAn Internet-sivut. 2. Hanke Hanke eli projekti on aikataulutettu, tietyillä voimavaroilla kestäviin tuloksiin pyrkivä tehtäväkokonaisuus. Jokaisella hankkeella on omat, juuri kyseistä hanketta määrittävät tavoitteet. Niillä kuvataan sitä muutosta, joka hankkeella pyritään aikaansaamaan sen hyödynsaajien kannalta. Vaikka kehitysyhteistyöhankkeella pyritäänkin pitkäaikaiseen parannukseen esimerkiksi alueen väestön terveydentilassa, sitä varten toteutettava hanke itsessään on kertaluontoinen ja kestoltaan rajattu. Hankkeella luotuja tuloksia on tarkoitus panna käytäntöön toteutusvaiheen jälkeen ja siten saada aikaan pitkäaikaisia kehitysvaikutuksia. Tämän tulisi olla paikallisten toimijoiden vastuulla ja sen tulisi toteutua ilman ulkopuolista rahoitusta. Tavoitteen lisäksi jokaisen hankkeen suunnitelmassa määritellään hankkeen toteutusorganisaatio, aikataulu ja toteutuksessa tarvittavat voimavarat. Hyvä hankesuunnitelma täyttää seuraavat vaatimukset: a) Tavoitteet ovat selkeät ja realistiset ja kuvaavat sitä hyödynsaajien tilan tai toiminnan muutosta, johon hankkeella pyritään. Esimerkiksi opetushankkeessa tavoitteena voi olla paremmat oppimistulokset, terveydenhuoltohankkeessa vähentynyt sairastuvuus, vammaisten työhankkeessa vammaisten parantunut toimeentulo ja ympäristönsuojeluhankkeessa luonnonvarojen käytön parempi kestävyys. Sen sijaan esimerkiksi koulutus ei ole tavoite vaan keino siihen pääsemiseksi. Tavoitteista pitää pystyä johtamaan hankkeen toteutusmalli ja tärkeimmät tulokset. b) Hankkeen aikataulu on selkeä ja realistinen ja se kattaa hankkeen koko keston. Kestävien tulosten saavuttamisen tulee olla mahdollista aikataulun puitteissa; hanke pitää pystyä lopettamaan niin, että paikalliset vastuuorganisaatiot kykenevät sen jälkeen jatkamaan toimintaa ilman ulkoista hanketukea. Kestävyys edellyttää osallistumista. Se vuorostaan vaatii, että osallistumisfoorumeihin ja mahdollisuuksiin budjetoidaan suunnitelmassa riittävästi aikaa ja muita resursseja ottaen huomioon, että joidenkin ryhmien osallistuminen edellyttää erityisiä tukitoimia ja -komponentteja. c) Hankkeella on selkeä ja toimiva johtamismalli ja organisaatio. Hankkeen osapuolten roolit ja vastuut sekä seuranta- ja raportointijärjestelmä ovat selkeät ja perustuvat aitoon yhteistyöhön ja osallistumiseen. d) Hankkeeseen varattavat voimavarat (resurssit) on määritelty selkeästi ja ne ovat oikeassa suhteessa tavoiteltaviin tavoitteisiin ja tuloksiin. Voimavarat jaetaan henkilötyöhön, materiaaleihin, välineisiin ja tarvikkeisiin sekä erilaisiin palveluihin. Rahallinen panos eli kustannukset lasketaan näiden pohjalta. Voimavaroja koskevien vastuiden ja roolien pitää olla myös selkeästi määriteltyjä: kuuluuko voimavaran hankinta suomalaisen järjestön vai paikallisen kumppanin vastuulle.

3. Hankkeen vaiheet Hyvään hanketoimintaan kuuluu, että eri suunnittelu-, toteutus- ja arviointivaiheet erotetaan selkeästi toisistaan. Tämä antaa mahdollisuuden oppia työn edetessä ja tarpeen mukaan suunnata hanketta uudelleen terveemmälle pohjalle. Jotta projektisykliin kuuluva oppimisprosessi toimisi, kannattaa ainakin laajamittaisissa kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyöhankkeissa noudattaa seuraavassa esiteltyjä periaatteita. 3.1. Hankeidean tunnistaminen ja taustaselvitykset Idean tunnistamisen eli esisuunnitteluvaiheen tulee perustua suomalaisen järjestön ja sen yhteistyökumppanin yhteistyöhön. Aloitteen pitäisi yleensä tulla yhteistyökumppanilta. Hankevalintaa tehtäessä on yleensä selvitettävä mm. hankkeen tärkeiden sidosryhmien ja hyödynsaajien näkemyksiä sekä aina myös hankeidean suhdetta kohdemaan kehitysohjelmiin. Suunnitteluvaiheessa huomioidaan myös mahdollinen aikaisempi hanketoteutus sekä siitä saadut tulokset. Kaikissa hankkeissa tarvitaan taustaselvityksiä, jotka selventävät hankeideaan liittyviä kehitystarpeita, sidosryhmien erilaisia näkemyksiä ja hankkeen erilaisia sosiaalisia, kulttuurisia, poliittisia tai ympäristöllisiä ym. toimintaympäristöjä. On erittäin tärkeää kartoittaa ja mahdollisesti verkostoitua muiden alan toimijoiden kanssa kohdealueella. Suomalaisen järjestön tulee hankkia myös realistinen käsitys kumppanijärjestön kapasiteetista ja sen mahdollisista kehittämistarpeista sekä olla tietoinen omista rajoitteista ja mahdollisuuksista. Taustaselvitysten tarve ja laajuus on sovittava yhdessä paikallisen kumppanin kanssa. Taustaselvityksillä varmistetaan, että hanke soveltuu toimintaympäristöönsä ja että se on rajaukseltaan tarkoituksenmukainen. Oikein toteutettu taustaselvitys edesauttaa myös läpileikkaavien tavoitteiden mukaan ottamista. Taustaselvityksillä tunnistetaan myös tekijät, jotka on otettava huomioon pyrittäessä varmistamaan tulosten kestävyys. Tällaisia huomioitavia tekijöitä ovat esimerkiksi: keiden köyhyyttä projekti aikoo lieventää? Miten he nyt hankkivat toimeentulonsa? Millaisia pyrkimyksiä heillä on oman elämäntilanteensa vahvistamiseksi? Kuinka projekti saavuttaa tämän tavoitteen? Miten köyhyyttä aiemmin ylläpitäneet tekijät muuttuvat projektin edetessä Mitä pyrkimyksiä yhteistyömaan julkishallinnolla ja muilla relevanteilla toimijoilla on? Keitä asioiden pysyminen entisellään hyödyttää? Ketkä ajavat muutosta? Taustaselvityksen tulee kattaa esimerkiksi seuraavanlaisia tietoja: 1. Sosiaaliset ja kulttuuriset olosuhteet: - alueen/ryhmän/ryhmien kulttuuri ja elämäntavat - erilaisten sidosryhmien olemassaolo (stakeholder analysis) ja perinteisten vallankäytön järjestelmät - sukupuoliroolit (gender analysis) on aina otettava huomioon, missä naisten, miesten, tyttöjen ja poikien välisten erojen lisäksi heidän sisäiset roolit ikään, etniseen taustaan, taloudelliseen asemaan, uskontoon, seksuaaliseen suuntautumiseen jne. tulee selvittää - vammaisten asema ja vammaiskysymysten merkitys aiotussa hankkeessa - muut helposti syrjäytetyiksi joutuvat ryhmät kuten etniset ja muut vähemmistöt 2. Infrastruktuuri ja teknologia: alueella ja maassa käytettävä sekä saatavilla oleva teknologia ja raakaaineet, kuljetusverkosto, vesi- ja jätehuolto jne. 3. Institutionaaliset tekijät: hallinnon vastuuorganisaatiot ja niiden roolit, lainsäädäntö ja viranomaisten määräykset, vallitseva politiikka ja kohdemaan oma köyhyydenvähentämisohjelma, maanomistus, henkilöstöresurssien saatavuus, koulutustaso ja -mahdollisuudet, muut hankkeet, valtion ja paikallisviranomaisten lakiin ja kansainvälisiin sitoumuksiin perustuvat velvollisuudet jne. 4. Taloudelliset voimavarat ja tekijät: yhteiskunnan varallisuus ja jakautuminen, kumppanijärjestön taloudellinen kapasiteetti, hyödynsaajien taloudelliset osallistumismahdollisuudet, valtion tai kunnan rahoitusmahdollisuudet, tulonmuodostuksen mahdollisuudet, varallisuuserot, luottojärjestelmät, paikallinen varainkeruu jne. 19

20 5. Luonnonolosuhteet: luonnonvarat, ympäristön tila ja sen mahdolliset muutokset mukaan lukien ilmastonmuutos sekä siihen liittyvät uhat, luonnonkatastrofien todennäköisyys ja vaikutukset jne. Jos hanke on luonteeltaan sellainen, että ratkaisujen pohjaksi tarvitaan erittäin perusteellista pohjatyötä, kannattaa yksityiskohtaisten taustaselvitysten ja tarkempien suunnitelmien laatiminen sisällyttää hankkeen ensimmäiseen vaiheeseen, sillä perusvalintoja ei tule tehdä puutteellisen tiedon perusteella. 3.2. Osallistaminen Tärkeimpien sidosryhmien näkemykset pitäisi saada esiin jo perustietojen keruuvaiheessa. Hyvä sidosryhmien osallistaminen edellyttää kattavaa tiedottamista ja laajaa kommenttien keruuta. Sidosryhmien edustajien pitäisi pystyä osallistumaan suunnitteluanalyyseihin, vaihtoehtojen valintaan sekä päätöksentekoon. Helposti syrjäytetyiksi joutuviin ryhmiin kuuluvien sidosryhmien osallistumismahdollisuudet on erityisesti varmistettava. Tämä edellyttää mm. oikeiden työskentelytapojen, kielen ja menetelmien valintaa sekä kulttuuristen tapojen tuntemusta. Joskus esimerkiksi naisten ja miesten tai eri etnisten tai muiden ryhmien on hyvä kokoontua ensin suunnittelemaan yksin ja sitten vasta yhdessä. Osallistumisesta osallistamiseen Tiedon jakaminen Yleensä yhdensuuntainen tiedonkulku, jonka tarkoituksena on pitää eri tahot tietoisina toiminnoista ja tavoitteista. Neuvottelu, tiedon kerääminen Kahdensuuntainen tiedonkulku ja ajatusten vaihto, sidosryhmien näkemyksiä kuunnellaan. Yhteistyö, mahdollisuus osallistua Toimitaan yhdessä, mutta päätöksenteko säilyy toiminnan alulle panijalla. Keskeiset sidosryhmät ovat mukana ongelmanratkaisussa, toimenpiteiden suunnittelussa ja toteuttamisessa, seurannassa ja arvioinnissa. Päätöksentekoon osallistuminen Yhteistyötä, jossa päätösvalta on jaettu toimijoiden kesken. Voimaannuttaminen (empowerment) Päätöksenteon, resurssien ja toimintojen osalta päätösvalta siirtyy hyödynsaajille, jotka toimivat itsenäisesti omien intressiensä pohjalta. 3.3. Hankkeen alustava rajaus Hankkeen rajaaminen on suomalaisen järjestön ja sen yhteistyökumppanin tarpeiden ja mahdollisuuksien yhteensovittamista. Taustalla pitäisi aina olla ainakin karkea, hankkeen kannalta tärkeiden sidos-ryhmien, erityisesti hyödynsaajien, kannalta tehty analyysi kehittämismahdollisuuksista ja -tarpeista. 3.4 Uusi mahdollisuus hankkeen lähtökohtana Kun tarkoitus on luoda uutta toimintaa, suunnittelun lähtökohdaksi voidaan ottaa alustavan tulevaisuuden "vision" miettiminen: minkä laajuista ja laatuista toiminta voisi olla tulevaisuudessa, jos sitä saadaan kehitetyksi toivottuun suuntaan. Tarkastelussa mietitään avoimesti, kenen tulevaisuudenvisiota ja -tavoitteita toiminta tukee, keitä sitä tukeva toiminta koskee, miten eri sidosryhmät voisivat toiminnasta hyötyä, minkälaista ja keitä palvelevaa toiminnan tulisi olla, jotta se on laadultaan korkeatasoista.