Hanketuen vuosiraportointi Lomakkeen täyttöohjeet. 1. Järjestön tiedot 1.1. Hakijajärjestön täydellinen virallinen nimi 1.2. Järjestön Y-tunnus

Transkriptio

1 Hanketuen vuosiraportointi Lomakkeen täyttöohjeet 1. Järjestön tiedot 1.1. Hakijajärjestön täydellinen virallinen nimi 1.2. Järjestön Y-tunnus 2. Yhteyshenkilö Ilmoita henkilö, joka osaa vastata hankehakemusta koskeviin kysymyksiin Yhteyshenkilön sähköposti (huom. vain yhden sähköpostiosoitteen antaminen on mahdollista!) 2.4. Merkitse puhelinnumero jollain seuraavista muodoista: +XXX (0) , +XXX tai +(XX) Hankkeen perustiedot 3.1. Hankkeen koko nimi suomeksi 3.2. Hankkeen koko nimi englanniksi 3.3. Määrittele tarkemmin hankkeen toteutusalue esim. lääni, maakunta, kunta, kaupunki, kaupunginosa, 3.4. Ilmoita hankkeen interventiokoodi (8-numeroinen luku). Tämä koodi on ulkoministeriön asian- ja tiedonhallintajärjestelmässä hankkeenyksilöivä koodi, ja se pysyy samana hankkeen kaikkien vaiheidenaikana. Jos sinulle ei ole tiedossasi tätä koodia, ota yhteys ulkoministeriön kansalaisjärjestöyksikköön Kirjoita raportin kohteena olevan asian asiointipalvelussa näkyvä aineiston tunnus. Tunnus on muotoa XXXX. 4. Vuosiraportin perustiedot 4.1. Ilmoita vuosi, jota raportti koskee 4.2. Anna prosenttiluku, joka kuvaa sitä miten hyvin toiminnot vastasivat suunnitelmia toimintavuonna Järjestön hakemuslomakkeella antamaa hankekuvausta siihen mitä toimintavuoden aikana on tehty. Perustele lyhyesti antamasi arvio toteutumisasteesta (kohta 4.2). 5. Hankkeessa syntyneet tuotokset 5.1. Ilmoita toimintavuodelle suunnitellut konkreettiset tuotokset sellaisena kun ne on kuvattu hankehakemuksessa tai viimeisimmässä hyväksytyssä muutoshakemuksessa. Suunniteltu tuotos voi olla esimerkiksi 'pidetään viisi koulutusta' tai 'luodaan toimijoiden verkosto'. Lisärivejä saat painamalla plus-painiketta. 5.2 Kuvaile tuotokset sellaisena kun ne ovat toteutuneet toimintavuoden aikana, esimerkiksi pidetty kolme koulutusta tai 'luotu toimijoiden verkostoitumista helpottava sivusto sosiaaliseen mediaan' Jos tämä tuotos ei ole toteutunut odotetusti, selitä keskeiset syyt. Kuvaile lyhyesti miten arviot eron vaikuttavan hankesuunnitelmassa mainittujen pitkän aikavälin kehitystavoitteiden saavuttamiseen Pohdi miten hyvin tuotos on toteutunut hakemuksessa mainitun mittarin/indikaattorin valossa. Kerro miten mittarin tarvitsema tieto on kerätty ja minkä arvon mittari antoi tavoitteen saavuttamisesta. Arvioi myös valitun mittarin soveltuvuutta tuotoksen toteutumisen seurantaan. 6. Käyttötarkoituksen muutokset 6.1 Luettele vuoden aikana haetut ja hyväksyt käyttötarkoituksen muutokset Arvioi käyttötarkoituksen muutosten vaikutuksia hankkeen toimintaan seuraavana vuonna.

2 7. Hankkeelle asetetut tavoitteet Ilmoita toimintavuodelle suunnitellut tavoitteet sellaisena kun ne on aikanaan kuvattu hankehakemuksessa, esimerkiksi lukutaitoisten aikuisten määrä yhteisössä kaksinkertaistuu. Lisärivejä saat painamalla plus-painiketta Kuvaile välittömät tavoitteet sellaisena kun ne ovat toteutuneet toimintavuoden aikana, esimerkiksi lukutaitoisten aikuisten määrä yhteisössä noussut noin 30% Jos tämä tavoite ei ole toteutunut odotetusti, selitä keskeiset syyt. Kuvaile lyhyesti miten arvioit eron vaikuttavan hankesuunnitelmassa mainittujen pitkän aikavälin kehitystavoitteiden saavuttamiseen Pohdi miten hyvin tavoite on toteutunut hakemuksessa mainitun mittarin/indikaattorin valossa. Kerro miten mittarin tarvitsema tieto on kerätty ja minkä arvon mittari antoi tavoitteen saavuttamisesta. Arvioi myös mittarin käyttökelpoisuutta tavoitteen toteutumisen seurannassa Kuvaile millä tavoin ja kuinka hyvin hanke on edistänyt hankehakemuksessa mainittuja pitkän aikavälin kehitystavoitteita Arvio miten tämän vuoden suunnitelmien toteutuminen/toteutumattomuus vaikuttaa seuraavan toimintavuoden suunnitelmaan. Kuvaile tarvittavat muutokset lyhyesti. 8. Hankkeen toimintaympäristö 8.1. Listaa lyhyesti hankkeen toimintaympäristössä tapahtuneet muutokset. Toimintaympäristöllä tarkoitetaan laaja-alaisesti hankkeen toteutuksen kannalta olennaisesti vaikuttavia poliittisia, yhteiskunnallisia, lainsäädännöllisiä, taloudellisia, kulttuurisia ja sosiaalisia tekijöitä Tunnistettiinko sisäiset ja ulkoiset riskit ja arvioitiinko niiden suuruus (todennäköisyys ja seurausten vakavuus) oikein etukäteen? Viittaa hankehakemuksen riskiosioon soveltuvin osin. Miten suunnitellut menetelmät riskien välttämiseksi tai pienentämiseksi ovat toimineet käytännössä? 8.3. Kuvaile lyhyesti muita toimintavuoden aikana kohdattuja vastoinkäymisiä (esim. hyödynsaajien tavoittamisessa tai hankkeen toteutusaikataulun noudattamisessa). Kerro miten ongelmatilanteet pyrittiin ratkaisemaan ja miten tässä onnistuttiin. 9. Paikallinen yhteistyökumppani Ilmoita kohdemassa toimivan yhteistyökumppanin nimi samoin kuin hankehakemuksessa tai viimeisimmässä hyväksytyssä muutoshakemuksessa. Paikallinen yhteistyökumppani on päävastuullinen taho, jonka kanssa hanketta on suunniteltu ja toteututetaan. Kumppanin kanssa on aina oltava kirjallinen yhteistyösopimus ja se on toimitettava ministeriöön. Jos hanke- tai muutoshakemuksessa on mainittu useita päävastuullisia kumppaneita, lisää rivejä painamalla pluspainiketta Kuvaile suunniteltu yhteistyökumppanin kapasiteetin vahvistaminen samoin kuin hankehakemuksessa (tai viimeisimmässä hyväksytyssä muutoshakemuksessa jos sellainen on). Mitä yhteistyökumppanin kapasiteetteja (esim. resurssit, henkilöstö, rahoituspohja) oli suunniteltu vahvistettavaksi ja miten? Kuvaile miten yhteistyökumppanin kapasiteetin vahvistaminen toteutui toimintavuoden aikana. Mitä kumppanin kapasiteettia kasvatettiin ja miten? Miten kapasiteetin vahvistuminen näkyi käytännössä? Arvioi mikä on kumppanijärjestön kapasiteetin kasvattamisen siirtovaikutus koko kansalaisyhteiskunnan vahvistumiseen.

3 10. Muut yhteistyötahot Listaa muut hankkeen yhteistyötahot ja kuvaile, miten eri tahot ovat osallistuneet hankkeen toteutukseen tai sen toimintaedellytysten luomiseen toimintavuoden aikana. Miten mainittujen toimijoiden panos vaikutti hankkeen tavoitteiden saavuttamiseen? 11. Hankkeen rahoitus 11.1 Vastaa "kyllä" jos ministeriö on myöntänyt hankkeelle vammaishankkeen aseman ja siten luvan alempaan omarahoitusprosenttiin Ilmoita hankkeen kokonaiskulut euroissa toimintavuoden aikana, mukaan laskettuna Suomessa ja kohdemaassa syntyneet kulut Ilmoita järjestön rahallinen omarahoitus euroissa toimintavuoden aikana. Järjestön omarahoituksen tulee olla vähintään 15 % toimintavuoden kokonaisrahoituksesta, vammaishankkeilla vähintään 7,5 % Ilmoita järjestön vapaaehtoistyö ja palvelu- tai tavaralahjoitukset euroissa toimintavuoden ajalta. Hanketuen käsikirjasta löydät lisätietoja mm. vapaaehtoistyön arvon määrittämisestä. Omarahoituksesta enintään puolet voi olla vapaaehtoistyötä tai tavara- ja palvelulahjoituksia. Vammaishankkeiden pienempi omarahoitusosuus pitää olla kokonaan rahallista Lomake laskee automaattisesti omarahoituksen kokonaisarvon Ilmoita edelliseltä vuodelta käyttämättä jäänyt, mukaan lukien nostamaton ja nostettu, ja näin ollen siirtyvä valtionavustus euroissa Ilmoita toimintavuodelle myönnetty valtionavustus euroissa alkuperäisen rahoituspäätöksen mukaisesti. Huom. nostamattoman valtionavustuksen siirto seuraavalle vuodelle tulee hyväksyttää etukäteen ja anomus tästä tulee toimittaa myöntövuoden lokakuun loppuun mennessä Ilmoita toimintavuoden aikana järjestön nostama valtionavustus euroissa Ilmoita järjestön toimintavuoden aikana käyttämä valtionavustus Ohjelma laskee automaattisesti oletusarvon siirtyvälle valtionavustukselle (edelliseltä vuodelta siirtynyt valtionavustus + myönnetty valtionavustus - käytetty valtionavustus = seuraavalle vuodelle siirtyvä valtionavustus). Tarkista että luku vastaa seuraavalle vuodelle siirtyvän valtionavustuksen määrää järjestön omassa kirjanpidossa. 12. Hankkeen kulut 12.1 Toimintokohtaiset kustannukset Luettele tässä hankkeen toiminnot. Lisää rivejä painamalla plus-painiketta. Toimintoluettelon on oltava sama kuin kyseisen vuoden luettelo alkuperäisessä hakemuksessa tai, jos sellainen on, viimeisimmässä hyväksytyssä muutoshakemuksessa Ilmoita kaikki kustannukset, jotka on budjetoitu tälle toiminnolle toimintavuonna. Luvun on oltava sama kuin alkuperäisessä hakemuksessa tai jos sellainen on, viimeisimmässä hyväksytyssä muutoshakemuksessa Ilmoita todelliset kustannukset, jotka ovat syntyneet tämän toiminnon toteuttamisesta toimintavuoden aikana Jos suunniteltujen ja toteutuneiden kustannusten ero on alle 15 %, selitä syyt. Yli 15% Henkilöstökustannukset Lukujen on oltava samat kuin hankehakemuksessa tai, jos sellainen on, viimeisimmässä hyväksytyssä muutoshakemuksessa Täytä toteutuneet henkilöstökustannukset taulukkoon seuraavasti:

4 Projektihenkilöstö Suomessa: Henkilöt, jotka työskentelevät Suomessa hankkeen suunnittelussa tai toteutuksessa. Hallintohenkilöstöä EI ilmoiteta tässä, vaan kohdassa Lähetetty suomalainen henkilöstö: Suomesta palkatut kohdemaassa hankkeessa työskentelevät henkilöt Lähetetty suomalainen henkilöstö; asuminen ja matkakulut: Merkitse niiden henkilöiden lukumäärä, joiden kuluja maksetaan ja oleskeluaika, kulut yhteensä ja palkkaperusteet kohtaan tarkennus siitä, mitä kulut kattavat. Paikallinen henkilöstö: Kohdemaasta palkatut henkilöt. Vapaaehtoistyö: Ilmoita vapaaehtoisten määrä sekä kokonaissumma ja tarvittaessa lisätietoja kohtaan palkkaperuste. Muut henkilöstökulut: Suomalaisen tai paikallisen henkilöstön palkkaamisesta aiheutuvat muut kuin lakisääteiset henkilöstökulut. Tällaisia voivat olla esimerkiksi matkavakuutus, lähetetyn henkilöstön lasten koulunkäyntikulut tai henkilöstön välttämättömät koulutuskulut. Ilmoita muiden henkilöstökulujen kokonaissumma sekä palkkaperusteet kohtaan tarkennus siitä, mitä kulut kattavat. Henkilöiden lukumäärä: Ilmoita kuinka monta henkilöä yhteensä työskentelee hankkeessa, tekee vapaaehtoistyötä tai joiden muita kuluja maksetaan. Aika: Miltä ajalta yhteensä edellä mainituille henkilöille maksetaan palkkaa ko. hankevuonna/tehdään vapaaehtoistyötä/maksetaan muita kuluja. Palkka- ja sivukulut euroina: Kaikkien edellä mainittujen työntekijöiden bruttopalkat sekä lakisääteiset palkan perusteella määräytyvät sivukulut yhteensä ko. hankevuodelta tai ilmoita muiden kulujen summa. Palkkausperuste: Tarvittaessa lisätietoja palkkausperusteista tai muista kuluista Jos suunniteltujen ja toteutuneiden kustannusten ero on alle 15 %, selitä syyt. Yli 15% Kuvaile lyhyesti henkilöstön roolia hankkeen tavoitteiden saavuttamisessa Käyttö- ja kunnossapitokulut kohdemaassa Nimeä kululajit esim. sähkö tai toimistokulut. Lisää rivejä painamalla plus-painiketta. Ryhmittele kulut samoin kuin hankehakemuksessa tai viimeisimmässä hyväksytyssä muutoshakemuksessa Ilmoita suunnitellut kustannukset euroissa tälle kululajille toimintavuonna. Luvun on oltava sama kuin hankehakemuksessa tai, jos sellainen on, viimeisimmässä hyväksytyssä muutoshakemuksessa Ilmoita toteutuneet kustannukset euroissa tälle kululajille toimintavuonna Jos suunniteltujen ja toteutuneiden kustannusten ero on alle 15 %, selitä syyt. Yli 15% Hallintokulut Suomessa Nimeä kululajit samoin kuin hankehakemuksessa tai viimeisimmässä hyväksytyssä muutoshakemuksessa. Lisää rivejä painamalla plus-painiketta. Hallintokulut saavat olla enintään 10% hankkeen kokonaiskustannuksista. Jos järjestö on ilmoittanut hakemuksessa käyttävänsä Flat Rate menettelyä, hallintokulut saavat olla korkeintaan 7% kokonaiskustannuksista. Flat Ratemenettelyssä kuluja ei tarvitse eritellä: kirjoita kaikki kulut yhdelle riville, kululajin nimeksi Flat Rate Ilmoita suunnitellut kustannukset euroissa. Luvun on oltava sama kuin hankehakemuksessa tai, jos sellainen on, viimeisimmässä hyväksytyssä muutoshakemuksessa Ilmoita toimintavuoden aikana toteutuneet kustannukset tälle kululajille euroissa Jos suunniteltujen ja toteutuneiden kustannusten ero on alle 15 %, selitä syyt. Yli 15% poikkeama suunnitelmasta edellyttää etukäteen tehtyä muutoshakemusta (ks. hanketuen

5 13. Seuranta ja arviointi Kuvaile miten hankkeen seuranta ja raportointi on toteutunut ja vertaa sitä hakemusvaiheessa tehtyyn suunnitelmaan. Miten tavoitteiden toteutumista on seurattu? Miten suomalaisen ja paikallisen järjestön työnjako hankkeen seurannassa on toteutunut? Miten paikalliskulujen kirjanpito on järjestetty? Missä vaiheessa ja miten hanke on arvioitu ja arvioinnin tuloksia hyödynnetty? 14. Kestävyys ja poistumissuunnitelma Arvioi hankkeen kestävyyttä (taloudellinen kestävyys, institutionaalinen kestävyys, yhteiskunnallinen ja poliittinen kestävyys, kulttuurinen kestävyys sekä naisten asema ja luonnontaloudellinen kestävyys) toteutuksen aikana saatujen kokemusten valossa. Kuvaile mahdolliset muutokset ja lisäykset hakemusvaiheessa tehtyyn poistumissuunnitelmaan: Miten taataan toiminnan jatkuminen ja tulosten pysyvyys hankkeen päätyttyä? Miten vastuu hankkeen toiminnoista siirtyy paikallisille toimijoille? 15. Hankkeesta tiedottaminen Suomessa Kuvaile tiedottamisen suunnitellut tavoitteet, keinot ja kohderyhmät siten kun ne esitetty alkuperäisessä hankehakemuksessa Kuvaile miten tiedottaminen on käytännössä toteutunut vuoden aikana Jos tiedotus ei ole toteutunut suunnitellulla tavalla, selvitä syyt eroihin. 16. Lisätietoja 17. Liitteet X Hankkeen tarkastuskertomus X Paikallisen tilintarkastajan kertomus ja mahdolliset tarkastusmuistiot (mikäli paikalliset kulut on tarkastettu kohdemassa) X Suomalaisen järjestön ja paikallisen kumppanin yhteistyösopimus (mikäli ei toimitettu aiemmin). Liitteiden maksimikoko on 10 MB.