2.3 Kirjanpitoaineiston säilyttäminen Arkistolaissa (831/1994) on säädetty, mitkä viranomaiset tai viranomaistehtäviä suorittavat yhteisöt tai henkilöt ovat arkistonmuodostajina velvollisia arkistoimaan asiakirjojaan. Arkistolain 1 :n mukaan arkistonmuodostajia ovat mm. valtion virastot, laitokset, tuomioistuimet ja muut lainkäyttöelimet sekä muut valtion viranomaiset. Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostaja on velvollinen laatimaan arkistonmuodostamissuunnitelman, jossa on määrätty arkistotoimen suunnittelun ja hoidon vastuista sekä asiakirjojen säilytysajoista. Asiakirjojen säilyttämisaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Arkistolaitos antaa määräykset, mitkä asiakirjat tai niihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Tilivirastojen ja rahastojen kirjanpitoaineiston säilyttämisestä on erikseen säädetty talousarvioasetuksessa: TaA 42 g Kirjanpitomerkinnät on tehtävä selvästi ja pysyvästi. Kirjanpitomerkintää ei saa poistaa eikä tehdä epäselväksi. (600/1997) TaA 46 1 momentti Tositteet on säilytettävä siten, että kukin tosite on tarvittaessa helposti löydettävissä. (600/1997) TaA 46 2 momentti Tositteet voidaan valtiokonttorin luvalla säilyttää mikrotulosteena tai muulla teknisen laitteen avulla luettavalla ja tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla. (600/1997) Tilikauden tositteet ja kirjaustapahtumia koskeva kirjeenvaihto on säilytettävä kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan vaikeuksitta todeta (audit trail). Koneellisessa kirjanpidossa tositteet tulee yleensä arkistoida tositelajeittain tositenumerojärjestyksessä, jolloin esimerkiksi yksittäistä asiakasta, toimittajaa tai pääkirjatiliä koskevat tositteet ovat löydettävissä asiajärjestyksessä tehtyjen kirjanpitomerkintöjen avulla. Ennen n mahdollisen luvan hakemista tositeaineiston säilyttämiseksi muussa kuin paperimuodossa, on arvioitava järjestelystä saatavat edut ja haitat. Etuihin kuuluu usein tositteen lukemisen helpottuminen sekä tositteiden säilytystilatarpeen väheneminen. Toisaalta aineiston saattaminen selväkieliseen asuun esim. tarkastuksen tarpeiden vuoksi tuo toisinaan kustannuksia. Koneellisten tietovälineiden käyttö kirjanpitoaineiston säilyttämisessä edellyttää, että aineiston kunto varmistetaan aika-ajoin säännösten mukaisten säilytysaikojen turvaamiseksi. Tiliviraston talletusmenetelmien muuttuessa on huolehdittava, että koneellisesti talletettu tieto on edelleen luettavissa. Valtion kirjanpidon käsikirja 3.1.2, korvaa kohdan 2.3 1/5
Sähköisessä kierrätys- ja arkistointijärjestelmässä (Rondo) arkistoidun tositteen tarkasteleminen on vaivatonta tiliviraston tavanomaisessa toiminnassa ja tilintarkastuksessa eikä sen säilyttäminen ja saattaminen selväkieliseen asuun tuota erityisempiä ongelmia. 2.3.1 Säilytysaika ja säilytystapa Valtion talousarviosta annetussa asetuksessa säädetään kirjanpitoaineiston säilytysajasta ja säilytystavasta seuraavasti: TaA 46 3 momentti Kirjanpitokirjat, tililuettelo ja koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvaus on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta varainhoitovuoden päättymisestä siten järjestettyinä, että käytetty tilijärjestelmä ja tietojenkäsittelyn suorittamistapa voidaan vaikeuksitta todeta. (600/1997) TaA 46 4 momentti Varainhoitovuoden tositteet ja muu kuin 3 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta varainhoitovuoden päättymisestä, tositteet kirjausjärjestyksessä tai muuten siten, että tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan vaikeuksitta todeta. (600/1997) Säilyttämisvelvollisuus koskee myös tositteiden liitteitä, mikäli ne ovat tarpeen kirjanpitotapahtuman ja ajankohdan todentamiseksi. Tositteita ovat myös esim. menojen aktivoinnin perusteisiin liittyvät asiakirjat kuten vaihto-omaisuuden inventaariluettelot sekä oman käyttöön valmistettujen aktivoitavien käyttöomaisuushyödykkeiden kustannuslaskelmat. Kirjanpitoaineisto on säilytettävä Suomessa. Muussa maassa oleva kirjanpitoaineisto on pääsääntöisesti siirrettävä Suomeen. Jos tämä on mahdotonta ulkomaan lainsäädännöstä tai viranomaisen määräyksestä johtuen kirjanpitoaineiston kopio toimitetaan Suomessa säilytettäväksi. Ulkomailta esimerkiksi konekielisenä tai mikrotulostettuna siirretty tieto on voitava muuttaa selväkieliseen kirjalliseen muotoon Suomessa olevien laitteiden avulla. Toisinaan tositteen toimittaminen ulkomaille on valtion etujen turvaamiseksi tarpeen. n antaman määräyksen Tositteiden luovuttaminen ulkomaille mukaan (122/03/2005): Tosite voidaan luovuttaa toiseen valtioon tilapäisesti tai pysyvästi, jos alkuperäisen tositteen esittäminen on edellytyksenä ulkomaisen viranomaisen (ml. Euroopan Yhteisön toimielimet) toimintaan perustuvan edun tai muun edun saamiseksi. Ennen tositteiden luovuttamista ulkomaille tiliviraston on tehtävä kirjallinen päätös luovuttamisesta. Kirjanpitoon on otettava oikeaksi todistetut jäljennökset luovutettavista tositteista. Luovutuspäätöksessä luetellaan luovutettavien tositteiden numerot sekä esitetään tieto siitä, milloin, minne ja mitä tarkoitusta varten tositteet on viety ulkomaille. Luovutuspäätös säilytetään kirjanpidon yhteydessä. Tositteen jäljennöksessä on viitattava tositteen luovutuspäätökseen. Valtion kirjanpidon käsikirja 3.1.2, korvaa kohdan 2.3 2/5
Paperiton kirjanpito Valtion talousarviosta annetussa asetuksessa säädetään kirjanpitoaineiston säilyttämisestä selväkielisesti ja kirjallisena seuraavasti: TaA 47 4 momentti Kirjanpitoaineistossa tulee joko tositteen tai sen perusteella tehtyjen kirjanpitomerkintöjen olla aina selväkielisessä kirjallisessa muodossa. (600/1997) voi TaA 41 c :n nojalla antaa virastolle luvan siirtyä paperittomaan kirjanpitoon. Tällöin virasto voi tallentaa kirjanpitoaineiston luvan mukaiselle koneelliselle tietovälineelle, josta kirjanpitoaineisto on oltava luettavissa ja tulostettavissa. TaA 41 c Sen estämättä, mitä 41 b :n 2 momentissa, 44 :n 3 momentissa, 46 :n 2 momentissa ja 47 :n 1 momentissa säädetään, valtiokonttori voi koneellisen tietovälineen käyttämiseksi kirjanpidossa antaa virastolle, laitokselle ja talousarvion ulkopuolella olevalle valtion rahastolle luvan poiketa 47 :n 2 ja 4 momentissa sekä 49 :ssä tarkoitetuista toiminnoista. Samalla valtiokonttori voi antaa luvan ottaa kirjanpitoon 36 :ssä tarkoitetut tositteet konekielisinä sekä tehdä 38 :n 3 momentissa ja 39 :n 1 momentissa tarkoitetut toiminnot konekielisinä. Jos valtiokonttori antaa virastolle, laitokselle tai talousarvion ulkopuolella olevalle rahastolle tässä momentissa tarkoitetun luvan, luvan saaneen on kuukausittain täsmäytyksin osoitettava, että kirjanpidon tositteet, kirjanpitotapahtumat ja kirjanpitomerkinnät on käsitelty täydellisinä pääkirjanpidossa. (1175/2002) n tulee antaa luvassaan tarkemmat määräykset kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä. Määräyksissä tulee ottaa huomioon, mitä 40 :n 2 momentissa ja 41 a :n 2 momentissa säädetään. valvoo määräysten noudattamista. (1054/2000). Kirjanpitoaineiston säilytysajat Pysyvästi säilytettävä kirjanpitoaineisto Pysyvästi säilytettävän kirjanpitoaineiston osalta noudatetaan Arkistolaitoksen arkistolain (831/1994) 8 :n nojalla 10.5.2004 antamaa päätöstä (KA 66/43/04), jonka mukaan pysyvästi säilytettävää kirjanpitoaineistoa ovat mm. valtion kirjanpitojärjestelmän uudistamiseen kuuluvat tilivirastojen omaisuus- ja pääomaraportit liitteineen vuosilta 1995-1997 sekä tilivirastojen aloittavat taseet 1.1.1998 ja tilivirastojen tilinpäätösasiakirjat (TaA 63 ). Määräajan säilytettävä kirjanpitoaineisto on Kirjanpitoaineiston säilytysajat -määräyksellään täydentänyt TaA 46 3 momenttia ja 46 4 momenttia. n määräys koskee varsinaista kirjanpitoaineistoa, tilinpäätös- ja toimintakertomusaineistoja, talousarvion laadintaan ja soveltamiseen liittyviä asiakirjoja, osakirjanpitoja, tuloksellisuuden ja johdon laskentatointa sekä muuta seurantajärjestelmää sekä kirjanpitoon liittyviä ohjesääntöjä. Valtion kirjanpidon käsikirja 3.1.2, korvaa kohdan 2.3 3/5
Varsinainen kirjanpitoaineisto käsittää tililuettelot, kirjanpitokirjat, tilinpäätöserittelyt, tositteet, kirjanpitotapahtumia koskevan kirjeenvaihdon sekä koneellisen menetelmin pidetyn kirjanpidon menetelmänkuvauksen. Tilinpäätös- ja toimintakertomusaineisto muodostuu virastojen ja laitosten toimintakertomuksista, valtion rahastojen tilinpäätösasiakirjoista, ministeriöiden tilinpäätöskannanotoista sekä ministeriöiden virastojen ja laitosten toimintakertomusten johdosta annetuista kannanotoista. Osakirjanpidot sisältävät palkkakirjanpidon, reskontrat sekä muut osakirjanpidot kuten käyttöomaisuus- ja varastokirjanpidot. Tuloksellisuuden ja johdon laskentatoimi sekä muu seurantajärjestelmä käsittää selvityksen kustannuslaskennasta ja sen yhteydestä kirjanpitoon, koneellisen kustannuslaskennan menetelmäkuvauksen, kustannuslaskelmat, tilivirastojen, virastojen ja laitosten toimintakertomusta varmentavat perustiedot ja laskelmat sekä ministeriöiden toiminnan tuloksellisuuden kuvauksen laatimiseksi tarpeelliset perustiedot ja laskelmat. Selvityksessä kustannuslaskennasta ja sen yhteydestä kirjanpitoon esitetään mitä tietoja kustannuslaskenta tuottaa, miten ne tuotetaan, mitkä tiedot tuotetaan kirjanpidosta ja mitkä muista järjestelmistä. Kustannuslaskelmilla tarkoitetaan valtion talousarviosta annetun lain, asetuksen, n määräysten ja ohjeiden sekä mahdollisia muiden säädösten tarkoittamia kustannuslaskelmia. Kirjanpidon ohjesäännöillä tarkoitetaan taloussäännön ja sisäisen tarkastuksen ohjesäännön lisäksi TaA 69 b :n 3 momentin toisen virkkeen mukaisia taloussäännön osa-alueita koskevia ohjesääntöjä. Varsinaisen kirjanpitoaineiston säilytysaika on joko 6 vuotta (useimmat tositteet, jollei EU:sta muuta johdu, kirjanpitoa koskeva kirjeenvaihto, tili-ilmoitukset sekä TaA 42 e :n mukaiset täsmäytyslaskelmat), 10 vuotta ja vain poikkeuksellisesti 50 vuotta (palkka- ja palkkiokortit tai vastaavat tiedot sisältävät asiakirjat). EU-säännöstö on ensisijainen silloin, kun siinä on tositteille säädetty 6 vuotta pitempi säilytysaika. Esimerkiksi rakennerahasto-ohjelmien toteuttamiseen liittyviä tositteita ei saa hävittää ennen kuin neuvoston asetuksen (EY) N:o 1260/1999 artiklan 38 kohdan 6 mukainen määräaika on päättynyt. Jos rakennerahasto-ohjelmien kansallisesta hallinnoinnista annetun lain (1353/1999) mukaiset toimivaltaiset viranomaiset ovat antaneet säädöksen, määräyksen tai ohjeen, jonka mukaan rakennerahasto-ohjelmien toteuttamista koskevia tositteita on säilytettävä tätä pidemmän ajan ja jos tämä aika on yli 6 vuotta, noudatetaan tätä säilytysaikaa. Kirjanpitoaineiston säilytysajat -määräyksen mukaiset säilytysajat on esitetty tarkemmin liitteessä 5. Aineiston hävittäminen Tiliviraston omassa harkinnassa on päättää kirjanpitoaineiston hävittämisestä siten, että hävitettävät asiakirjat eivät pääse sivullisten käsiin. Erityistä huomiota on kiinnitettävä sellaisen kirjanpitoaineiston hävittämiseen, joka sisältää salassa pidettävää tietoa. Tällöin kirjanpitoaineisto on syytä ohjeistaa tuhottavaksi esim. silppuamalla. Valtion kirjanpidon käsikirja 3.1.2, korvaa kohdan 2.3 4/5
Valtionhallinnon asiakirjojen seulontaa ja hävittämistä koskevassa määräyksessä (KA 216/40/03; luku 8) todetaan mm. asiakirjojen hävittämisen rekisteröinnistä seuraavaa: Kirjanpidon tilikirjojen ja -tositteiden hävittäminen on aina dokumentoitava niille vahvistetun säilytysajan pituudesta riippumatta. Arkistonmuodostajan on järjestettävä asiakirjojensa hävittäminen siten, että hävittämisen toimeenpanoon liittyvä vastuu on aina yksiselitteisesti todennettavissa. Valtion kirjanpidon käsikirja 3.1.2, korvaa kohdan 2.3 5/5