Tietokantojen perusmateriaali Tietokoneen käyttäjän A-kurssi 5. moduuli (www.tieke.fi) Microsoft Access (XP/2002 ja 2003 Fin) Materiaaliversio 1.2 (päivitetty 28.3.2007) Materiaalin kopioiminen muuhun kuin yksityiskäyttöön ilman tekijän lupaa on kielletty. http:// materiaalimyynti@piuha.fi Copyright
5. Microsoft Access 2/25 Sisällysluettelo MATERIAALIN VERSIOSOVELTUVUUS JA KIELI... 3 TIETOKANTOJEN PERUSTEET... 3 MIKÄ ON TIETOKANTA?...3 TIETOKANNAN OSAT...3 Taulukko...3 Tietue...4 Kenttä...4 RELAATIOMALLI...5 Perusavain...5 Viiteavain...6 Yhteydet...6 VALMIIN TIETOKANNAN KÄYTTÄMINEN... 6 VALMIIN TIETOKANNAN AVAAMINEN...6 TIETOKANTAIKKUNA...7 UUDEN TIETUEEN LISÄÄMINEN SUORAAN TAULUKKOON...7 TIETOJEN MUUTTAMINEN SUORAAN TAULUKKOON...8 TIETUEEN POISTAMINEN...8 TIETOJEN LAJITTELU, ETSIMINEN JA SUODATTAMINEN...8 UUDEN TIETOKANNAN LUOMINEN JA TAULUKOIDEN LUOMINEN... 10 UUDEN TIETOKANNAN LUOMINEN...10 UUDEN TAULUKON LUOMINEN...11 KYSELYT... 13 HAKUKYSELYN LUOMINEN RAKENNENÄKYMÄSSÄ...13 HAKUEHDOISSA USEIN TARVITTAVIA OPERAATTOREITA...19 PERUSLOMAKKEEN LUOMINEN JA KÄYTTÄMINEN... 20 LOMAKKEEN LUOMINEN OHJATULLA TOIMINNOLLA...20 PERUSRAPORTIN LUOMINEN JA TULOSTAMINEN... 23 RAPORTIN LUOMINEN OHJATUN TOIMINNON AVULLA...23 RAPORTIN ESIKATSELU...24 RAPORTIN TALLENTAMINEN JA TULOSTAMINEN...24
5. Microsoft Access 3/25 Materiaalin versiosoveltuvuus ja kieli Materiaalin kuvat ovat suomenkielisen Microsoft Accessin versiosta XP/2002. Materiaalin ohjeet on testattu toimiviksi myös versiossa 2003. Englanninkielisen Office-paketin käyttöliittymän saa halutessaan vaihdettua kokonaisuudessaan suomenkieliseksi apuohjelmalla, joka löytyy HSE:n luokista: Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Tools Microsoft Office 2003 Language Settings Uusi kieli tulee käyttöön, kun Office-sovellukset seuraavan kerran käynnistetään. Tietokantojen perusteet Mikä on tietokanta? Tietokanta on tiettyyn tarpeeseen tai ongelmaan suunniteltu tietovarasto, johon voidaan tallentaa kaikki aiheen kannalta oleellinen tieto. Tietokanta eroaa Excel-työkirjasta monessakin suhteessa: Jokainen tietokanta on suunniteltu johonkin tiettyyn käyttöön: Aluksi mietitään tarkkaan mitä toimintoja tietokannalta halutaan ja minkälaista tietoa siihen tullaan syöttämään Hyvin suunniteltu ja käyttöliittymältään viimeistelty tietokanta helpottaa tavallista käyttäjää o Tiedon syöttäminen ja päivittäminen valmiilla lomakkeella on helppoa o Tietokanta pitää huolen tiedon eheydestä o Vääränmuotoisen tiedon syöttäminen on estetty o Käyttäjiä ja päivittäjiä voi ongelmitta olla useita Tietokannasta voidaan tehdä mm. hakukyselyjä tehokkaan kyselykielen (SQL) avulla Tietokannasta saadaan helposti erilaisia raportteja Tietokannan osat Taulukko Taulukko (table) on tietokannan perusosa, kaikki tietokannan sisältämä tieto on järjestetty taulukoiksi. Taulukko on kokoelma yhteen asiaan liittyviä tietoja. Excelin tapaan taulukko koostuu riveistä (tietokannassa tietue) ja sarakkeista (tietokannassa kenttä).
5. Microsoft Access 4/25 Taulukko: Asiakkaat TIETUE KENTTÄ Tietue Taulukon vaakasuorasta rivistä käytetään tietokannoista nimitystä tietue (record). Tietue sisältää aina yksittäisen asian kaikki tiedot, esimerkiksi Asiakkaat-taulukossa yksi tietue sisältää aina yhden asiakkaan kaikki tiedot (nimi, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero jne.) Suurten tietokantojen taulukot saattavat sisältää tuhansia tai jopa miljoonia rivejä eli tietueita. Kenttä Taulukon pystysuorista sarakkeista käytetään tietokannassa nimitystä kenttä. Suunnitteluvaiheessa päätetään, mitä kenttiä taulukossa tarvitaan eli mitä tietoja siihen tullaan syöttämään. Esimerkin Asiakkaat-taulukossa kenttiä ovat Asiakasnro, Yrityksen nimi, Sukunimi, Etunimi, Lähiosoite, Postinro ja Postitoimipaikka. Kenttään syötettävä tieto voidaan määritellä tietynlaiseksi. Esimerkiksi Asiakasnumerokenttään valitaan tietotyypiksi Luku ja Yritys-kenttään puolestaan tietotyypiksi valitaan Teksti. Erilaisista tietotyypeistä on taulukko sivulla 12.
5. Microsoft Access 5/25 Relaatiomalli Tietokannassa pyritään välttämään tietojen toistamista ja sitä, että muuttuva tieto jouduttaisiin päivittämään useisiin paikkoihin. Tämän takia esimerkiksi pidettäessä kirjaa tilauksista ei toimita näin (kuten esimerkiksi Excel-taulukossa saatettaisiin toimia), koska sama asiakas toistuu usean tilauksen kohdalla: Yllä olevassa toistuvat mm. saman asiakkaan kohdalla aina samat yhteystiedot. Asiakkaat yhteystietoineen on järkevä tallentaa omaan taulukkoon Asiakkaat, jolloin yhteystietojen päivityskin voidaan tehdä vain yhteen paikkaan. Tilaustaulukossa ilmoitetaan vain tilauksen tehneen asiakkaan asiakasnumero: Asiakasnumero on Asiakkaat-taulukossa yksikäsitteinen. Koska kahdella asiakkaalla ei voi olla samaa asiakasnumeroa, Asiakasnro-kenttää voidaan käyttää viitattaessa tiettyyn asiakkaaseen. Perusavain Tietokannassa jokaisella taulukolla pitää olla vastaava yksikäsitteinen kenttä, jota kutsutaan perusavaimeksi (Primary Key). Perusavain yksilöi tietyn tietueen, se ei voi olla kahdella tietueella sama.
5. Microsoft Access 6/25 Kaikkiin taulukoihin määritellään perusavain. Jos taulukosta ei löydy hyvää yksilöllistä kenttää (numeromuotoinen on tehokkain), sellainen luodaan juoksevalla numeroinnilla, joka Accessissa kannattaa tehdä Laskuri-tietotyypillä. Viiteavain Kun perusavainta käytetään hyväksi jossakin toisessa taulukossa, sitä kutsutaan viiteavaimeksi (Foreign Key). Esimerkissä Tilaukset-taulukossa taulukossa käytetään Asiakasnro-kenttää viittaamaan tiettyyn asiakkaaseen. Asiakasnro on tällöin viiteavaimena Tilaukset-taulukossa. Yhteydet Taulukoiden välille voidaan luoda erilaisia yhteyksiä. Kun yksi tietue taulukossa vastaa yhtä tietuetta toisessa taulukossa, kysymyksessä on yksi yhteen-yhteys. Tyypillisin yhteys on yksi moneen-yhteys, jollainen on mm esimerkin yhteys Tilaukset- ja Asiakkaat-taulukon välillä: Yhdellä asiakkaalla voi olla monta tilausta, mutta yhdessä tilauksessa voi olla vain yksi asiakas. Monimutkaisin yhteystyyppi on monta moneen-yhteys. Jos esimerkkiä laajennettaisiin vielä Tuotteet-taulukolla, joka sisältäisi yhtiön kaikki tuotteet tuotenumeroittain, tulisi Tilaukset- ja Tuotteet-taulukon välille monta moneen-yhteys. Yhdessä tilauksessa voi olla monta tuotetta, mutta yksi tuote voi myös olla monessa tilauksessa. Monta-moneen yhteys kannattaa purkaa luomalla ylimääräinen taulukko, johon yhdelle riville tulee molempien taulukoiden perusavaimet (tässä esim. Tuotenro ja Tilausnro). Tällaista taulukkoa kutsutaan apu- tai liitostaulukoksi. Valmiin tietokannan käyttäminen Valmiin tietokannan avaaminen Access tallentaa koko tietokannan yhteen tiedostoon, jonka tiedostopääte on.mdb ja kuvake: Voit avata tietokannan käynnistämällä Accessin Käynnistä-valikosta, valitsemalla Tiedosto Avaa. Vaihda Kohde-ruutuun asema ja kansio, jossa tietokanta on. Valitse tietokanta ja napsauta Avaa. Voit avata tietokannan myös suoraan Resurssienhallinnassa kaksoisnapsauttamalla haluamaasi tietokantaa, jolloin Access käynnistyy ja avaa valitsemasi tietokannan.
5. Microsoft Access 7/25 Huomioi, että samassa Access-sovelluksessa voi olla avoinna vain yksi tietokanta samaan aikaan! Tietokantaikkuna Tietokannan avaamisen jälkeen tietokantaikkunasta voidaan käynnistää kaikki tärkeimmät tietokantaan liittyvät toimet: Tietokantaikkuna jää auki taustalle, kun esimerkiksi käynnistät jonkun taulukoihin, kyselyihin, lomakkeisiin tai raportteihin liittyvän toimeen. Saat tietokantaikkunan esille myös napsauttamalla sen kuvaketta työkaluriviltä. Uuden tietueen lisääminen suoraan taulukkoon Löydät tietokannan sisältämät tiedot taulukkomuodossa tietokantaikkunan kohdasta Taulukot. Saat haluamasi taulukon esille kaksoisnapsauttamalla sitä. Näet taulukossa olevat tiedot, voit muuttaa tietoja ja lisätä kokonaan uusia tietueita (rivejä). Jos haluat lisätä uuden tietueen, selaa taulukon loppuun, niin löydät rivin uutta tietuetta varten: Jos ensimmäisen kentän tietotyyppi on Laskuri, et voi itse kirjoittaa siihen arvoa, vaan Access ottaa seuraavan arvon automaattisesti, kun siirryt toiseen kenttään:
5. Microsoft Access 8/25 Kenttien välillä voi siirtyä hiirellä ja nuolinäppäimillä.sarkain-näppäimellä voi siirtyä seuraavan kenttään. Huomaa, että et voi syöttää kenttään tietotyyppiin sopimatonta tietoa. Myös syöttörajoitteilla ja kelpoisuussäännöillä on voitu rajoittaa, mitä tietoa kenttään voi kirjoittaa. Jos puolestaan kenttään on tehty määritys Arvo tarvitaan, et voi jättää kenttää tyhjäksi. Tietojen muuttaminen suoraan taulukkoon Samassa näkymässä voit muuttaa taulukossa jo olevia tietoja siirtymällä haluttuun kenttään ja kirjoittamalla uuden arvon. Uusi arvo tallentuu tietokantaan välittömästi, kun arvo on syötetty ja hyväksytty. Tässä suhteessa tietokanta eroaa muiden sovelluksien tiedostoista, sillä syötettyjä tietoja ei tarvitse erikseen tallentaa, vaan ne menevät välittömästi tietokantaan. Tietueen poistaminen Voit poistaa tietueen taulukkonäkymässä napsauttamalla hiiren oikealla haluamasi tietueen edessä valintaneliön päällä ja valitsemalla apuvalikosta hiiren oikealla Poista tietue: Tietojen lajittelu, etsiminen ja suodattaminen Tietokannan toiminnan kannalta on yhdentekevää, missä järjestyksessä tietueet taulukkonäkymässä ovat. Laskuri-tyyppisestä perusavainkentästä saattaa myös hyvin kokonaan puuttua välistä tiettyjä numeroita, koska tietokantojen laskurit eivät täytä tyhjiä välejä, vaikka jokin tietue poistettaisiinkin. Oleellista on, että tietyllä perusavaimella löytyy oikea tietue, esimerkiksi tietyllä asiakasnumerolla oikean asiakkaan tiedot. Taulukon tietojen tarkastelua ja tietojen etsimistä varten on kuitenkin usein hyödyllistä lajitella tietueet tiettyyn järjestykseen. Napsauta haluamasi kentän nimeä ja lajittele tiedot napsauttamalla joko nousevan tai laskevan lajittelun kuvaketta:
5. Microsoft Access 9/25 Voit käyttää tietyn arvon etsimiseen myös hakutoimintoa: 1. Valitse kenttä, josta haluat tiettyä arvoa etsiä 2. Napsauta työkaluriviltä Etsi-painikketta ja syötä arvo Etsittävä-kohtaan: Halutessasi voit myös hakea arvo koko taulukosta muuttamalla Kohde-kohtaa. 3. Napsauttamalla Etsi seuraava pääset taulukossa seuraavaan hakuehdot täyttävään kohtaan.
5. Microsoft Access 10/25 Suodattamalla voit jättää näkyviin vain ne tietueet, jotka sopivat määrittelemiisi ehtoihin. Suodatuksen työkalut ovat seuraavat: Suodata valinnan mukaan Suodata lomakkeen mukaan Lopeta suodattaminen (Käytä suodatinta) Valitse ensin jokin arvo taulukosta ja napsauta sitten painiketta. Vain tietueet, joissa on sama arvo ko. kentässä jäävät näkyviin. Napsauttamalla kuvaketta voit valita useamman kentän suodatuksen ehdoiksi. Napsauta lopuksi Käytä suodatinta, niin suodatin otetaan käyttöön. Näyttää taas kaikki taulukon tietueet (tai käyttää lomakkeella määritettyä suodatusta). Uuden tietokannan luominen ja taulukoiden luominen Uuden tietokannan luominen Voit luoda kokonaan uuden tietokannan valitsemalla Tiedosto Uusi ja oikean reunan Uusi tiedosto -tehtäväruudusta Tyhjä tietokanta. Heti ensimmäisenä päätetään tietokannan sijainti ja tiedostonimi:
5. Microsoft Access 11/25 Selaa Kohde-ruutuun asema ja kansio, johon tietokanta tallennetaan. Anna tietokannalle nimi Tiedoston nimi -kohtaan ja napsauta Luo. Uuden taulukon luominen Ensimmäisenä tehtävänä uudessa tietokannassa on yleensä taulukkojen luominen suunnitellun rakenteen mukaan. Voit luoda uuden taulukon kaksoisnapsauttamalla tietokantaikkunassa Taulukot-kohdassa Luo uusi taulukko rakennenäkymässä. Tämä antaa vapaat kädet vaikuttaa taulukon rakenteeseen: Taulukkoon tulevat kentät kirjoitetaan allekkain omille riveilleen. Perusavaimeksi määriteltävä kenttä kannattaa olla ensimmäisenä ja muut loogisessa syöttöjärjestyksessä. Kentän nimen jälkeen valitaan kentän tietotyyppi valmiista luettelosta nuolta napsauttamalla. Kuvaus-kohtaan voi kirjoittaa, mitä tarkoitusta varten kenttä on tietokannasta ja ylimääräisiä kommentteja siihen liittyen. Tietotyyppi Kentän sisältö
5. Microsoft Access 12/25 Accessin tietotyypit Tietotyyppi Teksti Memo Luku Pvm./klo Valuutta Laskuri Kyllä/Ei OLE-objekti Hyperlinkki Ohjattu haku Käyttötarkoitus Tekstiä tai lukuja, merkkejä enintään 255 kpl Pitkä teksti, merkkejä enintään 65 535 kpl Numeerisia arvoja (voidaan käyttää laskutoimituksissa) Päivämäärä ja/tai aika Rahamäärää kuvaava arvo Automaattinen laskuri, joka kasvaa yhdellä, kun taulukkoon lisätään uusi tietue Kenttään voidaan syöttää vain Kyllä tai Ei Linkitetty tai upotettu Word-asiakirja, Excel-taulukko, kaavio, kuva, multimediatiedosto yms. Kenttä, josta voidaan siirtyä esimerkiksi WWW-sivulle Kenttään haetaan arvo jostain toisesta taulukosta Lisäksi kullekin kentälle voidaan tyypistä riippuen määritellä monia ominaisuuksia: Tekstimuotoisessa tiedossa Kentän koko määrittelee, montako merkkiä kenttään voidaan syöttää. Tietokannan koon ja tehokkuuden takia ylisuurta kokoa on turha varata. Muoto vaikuttaa vain arvon esittämistapaan, esim, >-merkillä kaikki kirjaimet näytetään isolla. Oletusarvo voidaan antaa, jos halutaan, että kenttään tulee uuttaa tietuetta lisättäessä valmiiksi jokin arvo, vaikka kenttään ei syötettäisikään mitään. Arvo tarvitaan määrittää, voiko kentän jättää tyhjäksi. Napsauttamalla jotakin kohtaa rakennenäkymässä ja painamallaf1, saat kohtaan liittyvän hyödyllisen ohjeen (mm. tietotyypit ja syöttörajoitteet).
5. Microsoft Access 13/25 Perusavain määritellään napsauttamalla halutun kentän päällä hiiren oikealla ja valitaan apuvalikosta Perusavain: Kun olet syöttänyt tarvittavat kentät, asettanut perusavaimen, määrittänyt kenttien tietotyypit ja tarvittaessa kenttien lisäominaisuudet, uusi taulukko tallennetaan komennolla Tiedosto Tallenna nimellä Taulukolle annetaan nimi ja napsautetaan OK. Access myös kysyy taulukon tallentamisesta, jos sitä yritetään sulkea tallentamatta. Jos et ole määrittänyt perusavainta, Access tarjoutuu tekemään uuden laskurityyppisen perusavainkentän. Kyselyt Hakukyselyn luominen rakennenäkymässä Hakukyselyn tarkoitus on hakea tietokannasta tietueet, jotka täyttävät annetut ehdot. Monipuolisimmin kyselyä pääsee muokkaamaan rakennenäkymässä. Valitaan tietokantaikkunan Kyselyt-kohdasta Luo kysely rakennenäkymässä:
5. Microsoft Access 14/25 Ensin valitaan taulukot, jotka halutaan ottaa kyselyyn mukaan. Napsauta lisättävän taulukon nimeä listasta ja Lisää. Valitse kaikki ne taulukot, joista tarvitset tietoja. Lopuksi napsauta Sulje. Lisää seuraavaksi kyselyyn kaikki ne kentät, joista tarvitset tietoja tai joita käytät hakuehdoissa. Kenttä lisätään kyselyyn kaksoisnapsauttamalla kentän nimeä:
5. Microsoft Access 15/25 Kirjoita Ehdot-riville ja haluttuun sarakkeeseen ehto, jonka pitää täyttyä, jotta tietue tulee mukaan hakukyselyn tuloksiin. Alla olevassa esimerkissä on valittu Kirjat-taulukosta kentät KirjanNimi, Sukunimi, Julkaisuvuosi, Kustantaja ja Kovakantinen. Ehdoiksi on laitettu Sukunimi: Calvino ja Kovakantinen: Ei. Access tekee lainausmerkit merkkijonoihin automaattisesti, Kyllä/Ei-tyyppisen kenttään voi hakuehdoksi kirjoittaa suoraan joko Kyllä tai Ei. Nyt kysely hakee vain pehmeäkantisia kirjoja, joissa tekijän sukunimi on Calvino: Lopuksi valitaan, mitkä kentät halutaan näkymään hakutuloksissa: onko kentän kohdalla ruksi Näytä-rivillä. Hakutulokset kannattaa myös lajitella järkevästi haluamansa kentän mukaan klikkaamalla kenttää Lajittelu-rivillä ja valitsemalla Nouseva/Laskeva. Esimerkissä ei näytetä kenttiä Sukunimi ja Kovakantinen (hakuehdoissahan niitä toki käytetään). Lisäksi lajitellaan tulokset nousevasti julkaisuvuoden mukaan:
5. Microsoft Access 16/25 Lopuksi suoritetaan kysely napsauttamalla huutomerkillä varustettua Suorita-painiketta: Hakuehdot täyttäviä tuloksia saadaan esimerkissä viisi ja niistä näytetään edellisessä kohdassa valitut kentät:
5. Microsoft Access 17/25 Jos tulokset eivät vaikuta oikeilta tai hakukyselyä halutaan muokata, takaisin rakennenäkymään pääsee napsauttamalla Näkymä-painiketta: Kyselystä voi poistaa kentän valitsemalla sen hiirellä ylälaidasta ja painamalladeletenäppäintä. Kyselyssä mukana olevien kenttien järjestystä voi muuttaa hiirellä raahaamalla, ylälaidasta tarttumalla: Lopuksi kysely kannattaa tallentaa myöhempää käyttöä varten komennolla Tiedosto Tallenna ja antaa kyselylle kuvaava nimi:
5. Microsoft Access 18/25 Nyt kysely löytyy tietokantaikkunan kohdasta Kyselyt:
5. Microsoft Access 19/25 Hakuehdoissa usein tarvittavia operaattoreita Hakulauseissa tarvittavia operaattoreita Operaattori Selitys Esimerkki = Yhtä suuri kuin Tuotteen hinta: =5000 > Suurempi kuin Tuntipalkka: >22,50 < Pienempi kuin Tuntipalkka: <22,50 >= Suurempi tai yhtä suuri Nolla tai positiivinen: >=0 <= Pienempi tai yhtä suuri Nolla tai negatiivinen: <=0 <> Erisuuri kuin Ei nolla: <>0 * Korvaa minkä tahansa K-kirjaimella alkavat teokset: K* merkkijonon? Korvaa minkä tahansa Esim. nimet Tuomi, Suomi, Luomi:?uomi yksittäisen merkin NOT Negaatio Muut postitoimipaikat kuin Espoo: NOT espoo AND Ja Postitoimipaikka Helsinki ja yritysmuoto OY: [ptpaikka] = helsinki AND [yritysmuoto] = oy OR Tai Vantaalaiset ja helsinkiläiset asiakkaat: vantaa OR helsinki YES NO Kyllä/Ei-kentän arvo on Kyllä Kyllä/Ei-kentän arvo on Ei NULL Tyhjä kenttä Työsuhde ei ole päättynyt: [lopetuspvm] IS NULL DATE() Tämä päivä Tänään kirjatut: date() IN Jokin luetelluista IN ( helsinki ; espoo ; vantaa ) BETWEEN- AND Määritellyltä väliltä Tuntipalkka 10-25 euron välillä: BETWEEN 10 AND 25 Taulukon operaattoreita voi vapaasti yhdistellä halutunlaisen kyselyn tekemiseksi. Alla olevassa esimerkissä haetaan kaikki kirjat, joiden julkaisuvuosi on ennen vuotta 1970, joiden tekijä loppuu -nen tai -la ja jotka ovat kovakantisia: Eri kenttiin laitettujen ehtojen tulee siis kaikkien täyttyä (Access käyttää siis tässä JAoperaattoria), jotta tietue tulee mukaan tuloksiin. Allekkain tiettyyn kenttään laitetuista ehdoista puolestaan jonkun tulee täyttyä (OR-operaattori).
5. Microsoft Access 20/25 Peruslomakkeen luominen ja käyttäminen Lomakkeen luominen ohjatulla toiminnolla Helpoiten yksinkertaisen lomakkeen voi luoda kaksoisnapsauttamalla tietokantaikkunan Lomakkeet-kohdasta Luo lomake ohjatun toiminnon avulla: Valitse taulukko ja lomakkeelle haluamasi kentät. Voit siirtää halutut kentät Valitut kentät - ruutuun valitsemalla ja napsauttamalla nuolta (>), kaksoisnuoli (>>) siirtää kaikki kentät valituiksi. Tarvittaessa voit valita kenttiä useammista taulukoista. Napsauta lopuksi Seuraava, niin pääset valitsemaan lomakkeen asettelun:
5. Microsoft Access 21/25 Sarakemuoto on yleisimpiä. Valitse haluamasi ja napsauta Seuraava, niin pääset valitsemaan lomakkeen ulkoasutyylin: Valitse haluamasi tyyli ja napsauta Seuraava, niin pääset viimeiseen vaiheeseen, jossa lomakkeelle annetaan nimi: Anna lomakkeelle otsikko. Jos haluat vielä erikseen muokata lomaketta, valitse Muokkaa lomakkeen rakennetta muussa tapauksessa napsauta vain Valmis, niin pääset käyttämään lomaketta tietojen syöttämiseen.
5. Microsoft Access 22/25 Nyt voit selata tietoja Tietue-kohdan painikkeilla: Tarvittaessa voit muuttaa tietoja suoraan lomakkeelle, tiedot tallentuvat tietokantaan välittömästi ilman erillistä tallennusta. Jos haluat luoda kokonaan uuden tietueen, napsauta
5. Microsoft Access 23/25 Perusraportin luominen ja tulostaminen Raportin luominen ohjatun toiminnon avulla Raportin luomista pääsee helpoiten kokeilemaan kaksoisnapsauttamalla tietokantaikkunan Raportit-kohdassa Luo raportti ohjatun toiminnon avulla: Voit valita raportin useammasta eri taulukosta tai kyselystä samalla tavalla kuin ohjatussa lomakkeen luomisessakin. Napsauta tämän jälkeen Seuraava, niin ohjattu toiminto neuvoo sinua raportin luomisen muissa vaiheissa. Viimeisessä vaiheessa raportille annetaan nimi ja voit siirtyä suoraan esikatselemaan raporttia tai vaihtoehtoisesti muokata raportin rakennetta:
5. Microsoft Access 24/25 Raportin esikatselu Ohjatun raportin luomisen jälkeen pääset suoraan katselemaan raporttia esikatselussa. Jos olet muokkaamassa raporttia, voit siirtyä esikatselemaan sitä komennolla Tiedosto Esikatselu: Näet raportin samanlaisena, kuin se tulostuukin. Tarvittaessa voit katsella raporttia lähempää/kauempaa työkalurivin Zoomaa-työkalulla: Työkalurivillä on myös painikkeet, joilla saa useamman sivun kerralla näkyviin. Sivuja voit selata alareunan selauspainikkeilla: Raportin tallentaminen ja tulostaminen Ennen tulostamista raportti kannattaa tallentaa normaaliin tapaan Tiedosto Tallenna nimellä ja antaa raportille kuvaava nimi:
5. Microsoft Access 25/25 Raportti tulee näkyviin uutena objektina tietokantaikkunan Raportit-kohtaan. Esikatselunäkymässä voit tulostaa raportin normaalisti valikkokomennolla Tiedosto Tulosta Valintaikkunassa voit vielä päättää, mitkä sivut haluat tulostaa ja tehdä määrityksiä tulostimen ominaisuuksiin: