1(10) Ohjeet CSV tiedostojen käsittelyyn Yksityisen sektorin palkkatiedustelu 1. EXCEL-TIEDOSTO MUUTAMIE CSV-TIEDOSTOKSI JA SIIRTO TIEDUSTELUU... 2 1.1. Yleistä CSV-tiedoston luonnista... 2 1.2 Excel-Taulukon muokkaaminen... 2 1.3. Excel-taulukon tallentaminen CSV-tiedostoksi... 3 1.4. CSV-tiedoston siirto sähköiseen tiedonantopalveluun... 4 1.5. CSV-tiedoston näkymä tekstieditorissa... 5 2. SÄHKÖISE TIEDUSTELULOMAKKEE LUOMA CSV TIEDOSTO AVAAMIE... 6 3. TIETUEKUVAUKSET... 7 KUUKAUSIPALKKAISET... 7 TUTIPALKKAISET... 8 Postiosoite: Käyntiosoite: Puhelin: www.tilastokeskus.fi 00022 TILASTOKESKUS Työpajankatu 13, Helsinki 029 551 1000 Y-tunnus: 0245491-1
2(10) 1. EXCEL-TIEDOSTO MUUTAMIE CSV-TIEDOSTOKSI JA SIIRTO TIEDUSTELUU 1.1. YLEISTÄ CSV-TIEDOSTO LUOISTA CSV-tiedoston voi luoda ja sitä voi käsitellä yleisimmillä taulukkolaskentaohjelmilla. Tässä esimerkissä käytetty ohjelma on MS Excel 2013. CSV-tiedoston tulee olla yksityisen sektorin kuukausi- tai tuntipalkkatiedustelun tietuekuvauksen mukainen. Kuvaukset löytyvät tämän ohjeen lopusta sekä yksityisen sektorin palkkatiedustelun ohjeesta. 1.2 EXCEL-TAULUKO MUOKKAAMIE Aluksi luodaan siirrettävistä tiedoista tietuekuvauksen mukainen excel-taulukko (esim. kuva yllä kuukausipalkkaisista). Excel-taulukon solut muutetaan tekstimuotoon, jolloin merkitsevät etunollat säilyvät (hiiren oikea muotoile solut teksti) Tietuekuvauksen kentät sijoitetaan tietuekuvauksen mukaiseen järjestykseen excel-taulukon sarakkeille. On tärkeää, että sarakkeiden sisältämien tietojen esitysmuoto ja sarakkeiden järjestys vastaavat täsmälleen kuukausipalkkaisten tai tuntipalkkaisten tiedustelun tietuekuvausta. Otsikkorivi poistetaan ennen tiedoston muuttamista CSV-muotoon.
3(10) Mahdolliset sarakkeet, jotka eivät sisällä tietoa yhdeltäkään palkansaajalta, on sisällytettävä taulukkoon tyhjinä. Taulukkoon ei tule sisällyttää ylimääräisiä merkkejä kuten pisteitä, pilkkuja tai heittomerkkejä. 1.3. EXCEL-TAULUKO TALLETAMIE CSV-TIEDOSTOKSI Tietuekuvauksen mukainen excel-taulukko tallennetaan luetteloerottimen sisältäväksi CSV-tiedostoksi. Taulukkolaskentaohjelma tallentaa tiedoston.csv -päätteisenä tekstitiedostona, jossa rivin sarakkeet on erotettu luetteloerottimella. Tiedosto on valmis siirrettäväksi sähköisen tiedonantopalvelun kautta Tilastokeskukseen.
4(10) 1.4. CSV-TIEDOSTO SIIRTO SÄHKÖISEE TIEDOATOPALVELUU Tietojen toimittamiseksi Tilastokeskukseen kirjaudutaan yksityisen sektorin palkkatiedustelun sähköiseen tiedonantopalveluun (http://tilastokeskus.fi/keruu/yksp). Tiedonantopalvelu -sivun yläreunasta Vastaaminen -välilehdeltä valitaan alimmaisena oleva Tiedostosiirto. Valmis CSV-tiedosto siirretään valitsemalla se [Selaa ] -painikkeella kansiosta, johon CSV-tiedosto on tallennettu. Valinnan jälkeen klikataan [Siirrä tiedosto] -painiketta. Tämän jälkeen tulee ilmoitus joko tiedostosiirron onnistumisesta tai mahdollisista virheistä tiedostossa. Mikäli tiedosto sisältää virheitä, korjataan ne alkuperäiseen excel-taulukkoon, joka muutetaan uudestaan CSV-tiedostoksi ja siirto tehdään uudelleen. Onnistuneen tiedostosiirron myötä tiedot siirtyvät automaattisesti Tilastokeskukselle.
5(10) 1.5. CSV-TIEDOSTO ÄKYMÄ TEKSTIEDITORISSA Tiedostoa voidaan tarkastella avaamalla se yleisimmillä tekstieditoreilla, esimerkiksi Windowsin Muistiolla (otepad). Avattaessa CSV-tiedosto tekstieditorilla, luetteloerotin erottaa taulukon kentät toisistaan. Tässä esimerkissä erottimena on puolipiste [;]. Tiedostosiirto tunnistaa myös CSV-tiedoston, jossa erottimena on pilkku [,]. Pilkkuerotinta käyttävät esimerkiksi tietyt MS Excelin kieliversiot. Mikäli tiedosto vastaa sisällöltään tämän ohjeen kuvausta, ei siihen tarvitse enää tehdä muutoksia tekstieditorinäkymässä.
6(10) 2. SÄHKÖISE TIEDUSTELULOMAKKEE LUOMA CSV TIEDOSTO AVAAMIE Sähköisen tiedonkeruulomakkeen palkansaajalistauksen yläosassa sijaitsevasta [Lataa CSV-tiedosto] - painikkeesta on mahdollista tallentaa lomakkeelle syötetyistä tiedoista tietuekuvauksen mukainen CSVtiedosto, jota yritys voi käyttää esimerkiksi lähettämiensä tietojen arkistointiin tai yrityksen sisäisten palkkalaskelmien laatimiseen. Lomakkeelta luodun CSV-tiedoston tietoihin voidaan tarvittaessa tehdä muutoksia ja siirtää tämän jälkeen päivitettynä järjestelmään tiedostonsiirron kautta. Huom! tiedostonsiirron käyttäminen korvaa kaikki entuudestaan järjestelmään syötetyt tuntipalkkaisten tai kuukausipalkkaisten tiedot. CSV-tiedosto on avattavissa muokkausta varten MS Excel ohjelmissa. Jotta tiedosto avautuisi oikein, joissain Excelin versioissa on toimittava seuraavasti: Avataan MS Excel Valitaan ohjelman valikosta [Tiedosto] [Avaa] Valitaan avattavaksi tiedostotyypiksi Kaikki tiedostot ja haluttu CSV-tiedosto Klikataan [Avaa] -painiketta Mikäli tiedosto avataan suoraan Windowsin kansionäkymästä klikkaamalla kyseisen CSV-tiedoston ikonia, rivien sisältämät kentät eivät välttämättä avaudu oikein sarakkeille joissain Excelin versioissa. Huom: jotkin Excelin versiot saattavat CSV-tiedostoa avattaessa hävittää nollia sellaisista tietosoluista, jotka alkavat nollalla. ämä on korjattava, mikäli CSV-tiedosto siirretään uudelleen sähköiseen tiedusteluun tiedostosiirron kautta
7(10) 3. TIETUEKUVAUKSET KUUKAUSIPALKKAISET Tunnist e imitys Sijainti Pit uu s Mu oto HUOM! TVUO Tilastovuosi 01-04 4 = 2020 YUM Yritysnumero, lomakkeelta 05-09 5 Etunollatäyttö, annettu yritysnumero (sama kuin käyttäjätunnus) OYRTU Y-tunnus 10-20 11 C Vasenlaitatasaus TMPTU Toimipaikkatunnus 21-30 10 HUOM! Muuttujaa ei tiedustella enää RO Rivinumero 31-35 5 Etunollatäyttö HTU Henkilötunnus 36-46 11 C PPKKVV-XXXX TSLAJ Työsuhteen laji 47-47 1 C 1=vakinainen, 2=määräaikainen HUOM! Muuttujaa ei tiedustella enää TSLISA TYVU Työsuhteen lajin lisämääre Työhöntulovuosi yritykseen 48-48 1 C Sallittuja 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6 0 = Ei lisämäärettä (oletusarvo) 1 = Harjoittelija 2 = Oppisopimuksella 3 = Muulla sopimuksella, esim. suojatyöntekijä 4 = Osa-aikaeläkkeellä 5 = Kausiapulainen 6 = Koeajalla 49-52 4 C Vuosi (VVVV) HUOM! Muuttujaa ei tiedustella enää lomakkeella. Muuttuja voi kuitenkin jatkossa olla tiedostosiirrossa tai sen voi jättää tyhjäksi. Muuttujan positio täytyy kuitenkin säilyttää tiedostossa. AMI Selväkielinen 53-82 30 C Vasenlaitatasaus ammattinimike AMMA Ammattikoodi 83-89 7 C Vasenlaitatasaus VKTA Säännöllinen viikkotyöaika KPALK Kuukausipalkka 94-100 7 Sentteinä (xxxxxxx) TAIKLIS Vuorotyölisä 101-107 7 Sentteinä (xxxxxxx) (työaikalisät) LISJAK Työaikalisien 108-108 1 Sallittuja 1-8 (viikkoja) SO maksujakso 90-93 4 Tunnin sadasosia (xxxx), esim. 37h30 min = 3750
8(10) LED Luontoisetujen verotusarvo 109-115 7 Sentteinä (xxxxxxx) HUOM! Muuttujaa ei tiedustella enää lomakkeella. Muuttuja voi kuitenkin jatkossa olla tiedostosiirrossa tai sen voi jättää tyhjäksi. Muuttujan positio täytyy kuitenkin säilyttää tiedostossa. PROV Provisio, myyntipalkkio 116-122 7 Sentteinä (xxxxxxx) YLITU Ylityötunnit 123-127 5 Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 10h30 min = 1050 YLIPAL K VAROP ALK VLOMR A Ylityöpalkka 128-134 7 Sentteinä (xxxxxxx) Muut veronalaiset korvaukset 135-141 7 Sentteinä (xxxxxxx) Lomaraha, 142-147 6 Euroina (xxxxxx) kertaluontoiset palkkaerät Tulospalkkio, voitonjako 148-153 6 Euroina (xxxxxx) VTULO SP C = aakkosnumeerinen = numeerinen CSV-tiedoston muuttujien tulee noudattaa tämän tietuekuvauksen mukaista järjestystä. TUTIPALKKAISET Tunnist imitys e Sijain ti Pi tu us Muo to HUOM! TVUO Tilastovuosi 01-04 4 = 2020 YUM Yritysnumero, lomakkeelta 05-09 5 Etunollatäyttö, annettu yritysnumero (sama kuin käyttäjätunnus) OYRTU Y-tunnus, yritystunnus 10-20 11 C Vasenlaitatasaus TMPTU Toimipaikkatunnus 21-30 10 HUOM! Muuttujaa ei tiedustella enää RO Rivinumero 31-35 5 Etunollatäyttö HTU Henkilötunnus 36-46 11 C PPKKVV-XXXX TSLAJ Työsuhteen laji 47-47 1 C 1=vakinainen, 2=määräaikainen HUOM! Muuttujaa ei tiedustella enää
9(10) TSLISA TYTULO TYLOP Työsuhteen lajin lisämääre Työsuhde yrityksessä alkoi Työsuhde yrityksessä päättyi 48-48 1 C Sallittuja 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6 0 = Ei lisämäärettä (oletusarvo) 1 = Harjoittelija 2 = Oppisopimuksella 3 = Muulla sopimuksella, esim. suojatyöntekijä 4 = Osa-aikaeläkkeellä 5 = Kausiapulainen 6 = Koeajalla 49-54 6 C Kuukausi, vuosi (oikea muoto 092002) HUOM! Muuttujaa ei tiedustella enää 55-60 6 C Kuukausi, vuosi (oikea muoto 102018) HUOM! Muuttujaa ei tiedustella enää 61-90 30 C Vasenlaitatasaus AMI Selväkielinen ammattinimike AMMA Ammattikoodi 91-97 7 C Vasenlaitatasaus VKTA Säännöllinen 98-4 Tunnin sadasosia (xxxx), esim. 37h30 viikkotyöaika 101 min = 3750 PEPAL Perustuntipalkka 102-5 Sentteinä (xxxxxxx) 106 AITU Aikatyötunnit 107-5 Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 160h30 111 min = 16050 AIAS Aikatyöansiot 112-7 Sentteinä (xxxxxxx) 118 UTU Urakkatyötunnit 119-5 Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 160h30 123 min = 16050 UAS Urakkatyöansiot 124-7 Sentteinä (xxxxxxx) 130 PALKTU Palkkiotyötunnit 131-5 Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 160h30 135 min = 16050 PALKA Palkkiotyöansiot 136-7 Sentteinä (xxxxxxx) S 142 YLITU Ylityötunnit 143-5 Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 160h30 147 min = 16050 YLIKOR Ylityön korotusosuudet 148-7 Sentteinä (xxxxxxx) V 154 SUTU Sunnuntaityötunnit 155-5 Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 160h30 159 min = 16050 SUA Sunnuntaityön 160-7 Sentteinä (xxxxxxx) S korotusosuudet 166 TALISA Työaikalisät 167-7 Sentteinä (xxxxxxx) S 173
10(10) OLOSA S LED Olosuhdelisät 174-180 Luontoisetujen 181- verotusarvo 187 PROV Suorituspalkat 188-194 LYHKO Työajan 195- MP lyhennyskompensaatio 201 LOMAT Palkallisen vapaan 202- U tunnit 206 LOMAA S VKERTA S VTULOS P TILJAKS O Palkallisen vapaan ansiot 207-213 Kertaluonteiset 214- palkkaerät, lomaraha 219 Tulospalkkio, voitonjako 220-225 Tarkka tilastointijakso 226-233 7 Sentteinä (xxxxxxx) 7 Sentteinä (xxxxxxx) HUOM! Muuttujaa ei tiedustella enää lomakkeella. Muuttuja voi kuitenkin jatkossa olla tiedostosiirrossa tai sen voi jättää tyhjäksi. Muuttujan positio täytyy kuitenkin säilyttää tiedostossa. 7 Sentteinä (xxxxxxx) 7 Sentteinä (xxxxxxx) 5 Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 160h30 min = 16050 HUOM! Muuttujaa ei tiedustella enää lomakkeella. Muuttuja voi kuitenkin jatkossa olla tiedostosiirrossa tai sen voi jättää tyhjäksi. Muuttujan positio täytyy kuitenkin säilyttää tiedostossa. 7 Sentteinä (xxxxxxx) HUOM! Muuttujaa ei tiedustella enää lomakkeella. Muuttuja voi kuitenkin jatkossa olla tiedostosiirrossa tai sen voi jättää tyhjäksi. Muuttujan positio täytyy kuitenkin säilyttää tiedostossa. 6 Euroina (xxxxxx), vuositieto 6 Euroina (xxxxxx), vuositieto 8 C PPKKPPKK (Esim. 01103112 = 1. lokakuuta - 31. joulukuuta maatal. ja palvelualat: 01093009 = 1. syyskuuta - 30. syyskuuta) C = aakkosnumeerinen = numeerinen CSV-tiedoston muuttujien tulee noudattaa tämän tietuekuvauksen mukaista järjestystä.