Yhteistyötä teatterista & Taiteesta totteeksi -hankkeet Iisalmi, Keitele, Kirvesi, Lapinlahti, Pielavesi, Sonkajärvi ja Vieremä 10.8.2015 10.03.2016
Sisällys Johdanto... 3 Yhdistystoiminta ja osallistminen... 4 Aprahat... 5 Työsnnitelma... 6 Rahastoja ja säätiöitä... 8 Totteistaminen... 10 2
Johdanto Opets- ja klttriministeriö myönsi avstkset Ylä-Savon kntien klttritoimien yhteisille Yhteistyötä teatterista ja Taiteesta totteeksi -hankkeille. Hankkeita totettivat 10.8.2015 10.3.2016 Iisalmen, Keiteleen, Kirveden, Lapinlahden, Pielaveden, Sonkajärven ja Vieremän kntien klttritoimet. Seitsemän kkaden aikana järjestettiin erilaisia koltksia ja tapaamisia, joiden aiheet vaihtelivat näyttelijäntaidoista taiteen markkinointiin ja totteistamiseen. Isossa osassa hankkeen aikana on ollt totteistaminen, yhteistyö ja yhdistystoiminnan mielekkyys. Totteistamisesta löytyy monia yhteistyön mahdollisksia. Monet yhdistykset pohtivat samoja kysymyksiä; mistä löytää sia jäseniä yhdistystoimintaan, mistä saada tarvittavat resrssit toiminnan ylläpitoon ja kehitykseen sekä miten jakaa vast toiminnasta siten, että yhdistyksestä tlee seamman osallistjan yhteinen kokonaiss. Tähän yhteenvetoon on koott hankkeen aikana hyödylliseksi osoittatneita työkalja ja vinkkejä, joita jokainen totteistamisesta kiinnostnt klttritoimija voi soveltaa omaan käyttöönsä. Kiitos kaikille hankkeissa mkana olleille klttritoimijoille! 3
Yhdistystoiminta ja osallistminen Kntien sivilta löytyy vinkkejä yhdistystoimintaan. Tärkeää on pitää yhdistyksen tiedot ajan tasalla ja tiedottaa toiminnasta vähintään oman knnan menokalenterissa. Yhdistykset voivat tarjota palveljaan knnille kntien klttritoimien sivilta löytyvillä tarjoslomakepohjilla. Yhdistykset järjestävät sein tapahtmia ja tilaisksia vapaaehtoisvoimin. Vastaleita jakamalla tehtävät eivät kasaann yhdelle toimijalle. Yhdistyksen hallitksessa on erilaisia rooleja, joiden tehtävät voidaan sopia tarkemmin yhdistyskohtaisesti, mtta alla on mtama esimerkki sääntöjen mkaisten toimihenkilöiden tehtävistä. Pheenjohtaja: toimii yhdistyksen kokosten koollektsjana, johtaa hallitksen työskentelyä, johtaa phetta hallitksen ja yhdistyksen kokoksissa, vastaa pöytäkirjan laadinnasta ja allekirjoittaa yhdistyksen asiakirjat, toimii yhdistyksen nimenkirjoittajana Varapheenjohtaja: Yhdistyslaissa ei sanota, että yhdistyksellä on oltava varapheenjohtaja. Käytännössä kitenkin varapheenjohtaja on hyvä olla, jotta pheenjohtajan toimet voidaan hoitaa myös silloin, jos pheenjohtaja on estynyt. Sihteeri: laatii kokosktst yhdessä pheenjohtajan kanssa, hoitaa kokosjärjestelyt ja osanottajalistat, kirjoittaa kokoksen pöytäkirjat, kirjoittaa hallitksen laatimat toimintakertomkset, laatii pöytäkirjanotteet ja jäljennökset, laatii tiedotteet, anomkset ja mt asiakirjat, hoitaa yhdistyksen kirjeenvaihdon, hoitaa yhdistyksen sisäisen ja lkoisen tiedottamisen, ellei yhdistykselle ole valitt erillistä tiedottajaa, hoitaa yhdistyksen arkistoa, ellei yhdistyksellä ole erillistä arkistovastaavaa Rahastonhoitaja: esittelee tilinpäätöksen, talosarvion, laskelmat jne, hoitaa yhdistyksen varainhankintaa ja talotta tehtyjen päätösten mkaisesti, holehtii menojen sorittamisesta, seraa tlojen ja jäsenmaksjen kertymistä, vastaa yhdistyksen kirjanpidosta sekä siihen liittyvien tositemateriaalien säilyttämisestä ja arkistoinnista, valmistelee talosarvioesityksen yhdessä hallitksen kanssa Usein yhdistyksissä tehtävät alkavat kasaanta hallitkselle. Työtä voi jakaa myös mille yhdistyksen jäsenille ja yhdistyksen kannattaakin kehittää sellaisia toimintamalleja, jotka mahdollistavat jäsenten osallistmisen mtenkin kin sääntömääräisissä kokoksissa. Vastaleiden jakaminen ja tiedonjakaminen yhdistyksen päätöksistä sitottaa jäseniä toimintaan ja motivoi pysymään mkana yhdistyksen toiminnassa. Kätevä tapa jakaa tietoa ja vastta, esimerkiksi jäsenlistoista, lippvaraksista tai mista asiakirjoista, on käyttää erilaisia pilvipalvelja. Tietoja voi tallentaa esimerkiksi Google Drive-pilveen, jonne on kätevä lisätä kokospöytäkirjat ja mt yhteiset materiaalit. Drivea voi käyttää kka tahansa, mistä tahansa koneelta, knhan hänelle on jaett katseltai käyttöoikes kansioon tai tiedostoon. Siten tiedostot ja päätökset pysyvät asianomaisten saatavilla jatkvasti, eikä asiakirjojen löytäminen jää henkilöistä riippvaksi. Lisää tietoja Google Drivesta: https://www.google.fi/intl/fi/drive/ Lisää yhdistystoiminnasta: http://www.yhdistystoimijat.fi/ ja kntien sivilla. 4
Aprahat Hakajat toistvat yleensä vosittain lähes samoina. Homioitavaa on, että rahoitspäätöksissä menee sein vähintään kahdesta kolmeen kkatta, joten aprahaa on haettava ajoissa, jopa votta ennen tarpeen ajankohtaa. Aprahatiedotteita voi tilata sähköpostiin tai serata verkossa: http://www.tinfo.fi/fi/aprahavahti http://www.arora-tietokanta.fi/ Tammik k l Jo Kansan SKR, maakntarahastot 10.1. 10.2. He lm ik Sivistysrahasto 31.12. mennessä Ma rra sk Päätökset syksyn hat Kalevala Korn Klttrisäätiö 28.2. 28.3. Ylä-Savon säätiö 30.11. mennessä sk ali Ma Samel Hberin taidesäätiö 1.-31.12. Taike 1. 30.10. Ylä-Savon säätiö 30.4. mennessä SKR, Kesksrahasto 1.-30.1. Koneen säätiö 1. 30.9. säk Ke E l o k Heinäk sk y Sy Päätökset tammikn hat Päätökset kevään hat To k o k Olvi-säätiö 30.9. mennessä Hhtik Lokak Olvi-säätiö 31.3. mennessä 5
Työsnnitelma Projekteihin ja hankkeisiin avststa hakiessa täytyy hakemksen liitteenä olla sein työsnnitelma. Avstksia haetaan nykyisin lähes aina valmiilla lomakkeilla tai verkossa, mtta alla olevaa työsnnitelman rnkoa voi käyttää liitteeksi tlevaan työsnnitelmaan tai vapaamotoisiin hakemksiin. Pits: Jos hakemksen liitteenä 2-5 siva, Hankehakemksiin tarpeen mkaan Sisältää: Tiivistelmä, Työn tasta, Toiminnan sisältö, Aikatal, Hakijan esittely, Bdjetti Tiivistelmä, lyhyt kokonaisin lasein kirjoitett kvas Mistä haetaan (säätiö tai rahasto) Paljonko haetaan (smma) Mihin tarkoitkseen (projektin tai kohteen nimi) ja kenelle (teatteriyhdistyksen nimi) haetaan Yhdellä tai kahdella laseella kvas siitä, mihin avsts käytetään Esim: Somen Klttrirahastolta haetaan 1500 eroa norten teatteriviikonlopn järjestämiseen Teatterille. Haettava rahoits käytetään norten teatteriviikonloppa varten vokrattaviin tiloihin ja teatteriviikonlopn ohjaajan palkkioon. Tasta (jos haettavana kestoltaan ja kstannksiltaan merkittävä projekti) Projektin tai haettavan kohteen tasta Hakijan aiemmat kokemkset aiheenkaltaisesta toiminnasta Edellytykset projektille, eli sitotneet toimijat, aika-, tila- ja osaamisresrssit Tarve ja kysyntä toiminnalle, eli benchmarkkasta, käyttäjäselvitystä, kilpailija-analyysia yms., josta voi homata ptteen tarjonnassa Mahdolliset viittakset ttkimksiin, esimerkiksi klttrin hyvinvointivaiktkset / klttrin vetovoima matkailssa / klttrin merkitys aleen elinvoimaisden ja hyvän arjen tekijänä / taiteen ominaiss, jossa se sein lo paikoille arvoa 6
Toiminnan sisältö Loogisessa järjestyksessä kvatt toiminta. Mitä se tlee sisältämään, missä, milloin ja kenen toimesta mikin osa-ale totetetaan? Aikatal (riippen haettavasta kohteesta) Harjoits- ja esitysaikatal Hankinta- ja asennsaikatal, käyttöajat Markkinointisnnitelma Myynti- ja kiertesnnitelma Aikatal kannattaa esitellä järkevässä mittakaavassa, esimerkiksi 2 kk kokonaisksissa Yhdistyksen tai hakijan esittely Yhdistyksen tai hakijan esittely lyhyesti ja aikaisemmat meriitit tiivistetysti (myönnetyt aprahat, palkinnot, tnnstkset) Hakemksessa on syytä esitellä toimintaa, pelkkä linkki kotisiville tai yhdistyksen FB-siville ei riitä. Lkijoilla ei ole aikaa tai mahdollistta ttsta hakemsten lkopolisiin lähteisiin. (Harrastajien määrä, ensi-iltojen määrä, yleisömäärät jne ) Yleisötyösnnitelma Liittyykö projektiin tai haettavaan kohteeseen saavtettavskysymyksiä tai -tavoitteita? Opastkset, kierrokset, kasvatksellinen näköklma, kävijättkimkset Bdjetti = Talosarvio Hakemksissa ilmoitetaan aina kohteen kokonaisbdjetti sekä haetn aprahan osalta eritelty kllaskelma. Kilpailttaminen ja ennakkoselvitykset kstannksista tovat skottavtta. Bdjettiesityksessä kannattaa kvata, millä persteella bdjetti on laaditt. Hakemksessa kvataan myös mahdolliset mt rahoitkset ja aiott hakemkset. Myös talkootyö merkitään (laskennallista omarahoitsta) 7
Rahastoja ja säätiöitä Somen Klttrirahasto, maakntarahastot (www.skr.fi) Hakaika 10.1. 10.2. Pohjois-Savon rahasto tkee maaknnassa tehtävää tai siihen kohdistvaa ttkimsta, taiteellista työtä sekä klttritoimintaa. Etsijalla ovat maaknnassa syntyneet tai siellä asvat hakijat. Kalevala Korn Klttrisäätiö (http://www.kalevalakor.fi/fi/tarinamme/klttrisaatio) Hakaika 28.2. 28.3. Kalevala Kor jakaa yhteistyössä omistajajärjestönsä Kalevalaisten Naisten Liiton kanssa vosittain aprahoja somalaisen klttrin edistämiseen oman klttrisäätiönsä katta. Apraha voidaan myöntää yksityisten henkilöiden ja yhteisöjen somalaiseen klttriperintöön liittyvään ttkims- ja jlkaistoimintaan, esittävään taiteeseen ja kädentaitoihin. Koneen säätiö (http://www.koneensaatio.fi/aprahat/tkimodot/) Hakaika 1.-30.9. Taiteen ja klttrin aprahoja voivat hakea taiteen ja klttrin ammattilaiset. Aprahaa voi hakea yksittäinen ihminen, työryhmä, yhteisö tai instittio. Kn hakijana on työryhmä, on ryhmän valittava keskdestaan vastllinen johtaja, joka tekee hakemksen. Aprahoja ei myönnetä yleisesti taiteelliseen työskentelyyn, vaan ennalta esitetyn työsnnitelman totettamiseen. Koneen Säätiön taiteen ja klttrin aprahoja ei myönnetä opintoihin. OLVI-säätiö (http://www.olvisaatio.fi/) Hakaika syyskn ja maaliskn loppn mennessä OLVI-säätiön sääntöjen mkaisesti säätiö myöntää avstksia ja aprahoja lasten ja vanhsten hyväksi tapahtvaan toimintaan, vähävaraisten lahjakkaiden norten opintoihin, kotisettyöhön sekä kala- ja maataloden kehittämiseen. 8
Somen klttrirahasto Kesksrahasto (http://skr.fi/fi/) Hakaika 1.-31.10. Aprahoja myönnetään kaikille klttrielämän aloille. Työ voi tapahta kotimaassa tai lkomailla. Taiteen aloilla tetaan työskentelyä, erilaisia hankkeita ja rajoitetsti opintoja. Tieteen aprahat on snnatt väitöskirjatöihin sekä niiden jälkeiseen tieteelliseen työskentelyyn. Kokos- ja lentomatkoja tetaan vain rajoitetsti. Taiteen edistämiskesks työskentely- ja kohdeaprahat (http://www.taike.fi/fi/kaikki-aprahat) Hakaika 1.10.-30.10. Tkee valtaknnallisesti ja aleellisesti taiteilijoiden, työryhmien ja yhdistysten työskentelyä ja hankkeita. Hakaikoja on ympäri voden, mtta yleisimmin haett työskentely- ja kohdeaprahat sekä yhdistysten toiminta-avstkset ovat syksyisin 01.10. 30.10. Opets- ja Klttriministeriön avstkset (http://www.mined.fi/opm/avstkset/klttri?lang=fi) Valtionavsts on tarkoitett klttripoliittiseen toimintaan järjestöille ja mille valtaknnallisesti toimiville alan yhteisöille, jotka edistävät somalaista näyttämötaiteen ammattitoimintaa, ttkimsta, koltsta ja harrastamista. Avstksien hakaikoja on ympäri voden ja hakajat toistvat sein vosittain. Ylä-Savon säätiö (http://www.ylasavonsaatio.fi/?aprahat%26nbsp%3b) Hakajat marraskn ja hhtikn loppn mennessä. Säätiö jakaa aprahoja kaksi kertaa vodessa. Säätiön tarkoitksena on Ylä-Savon aleella olevien yksityisten ja yhteisöjen henkisten, sosiaalisten, yhteisknnallisten ja talodellisten pyrintöjen tkeminen. Kansan Sivistysrahasto (http://www.sivistysrahasto.fi/apraha) Hakaika marras-jolkssa. Jakaa aprahoja yleisrahastosta ja maakntarahastoista. Kansan Sivistysrahaston yleisrahaston lisäksi aprahoja jakaa yli 80 säätiössä toimivaa rahastoa. 9
Totteistaminen Totteistamalla palvelja ja osaamistaan klttritoimija voi rakentaa tlopohjaa esimerkiksi teos- ja lippmyynnin rinnalle. Totteistett palvel helpottaa sein myös asiakkaan näköklmasta palveln löytämistä ja siitä innostmista. Selkeä paketti, jossa on mkana totelpas ja hinta, toimivat seimmille asiakkaille paremmin kin nevottelt sisällöstä ja hinnasta. Palveljen totteistaminen on hyödyksi siksi, että palvelt pysyvät tasalaatisina. Ostaja tietää, mitä saa, vaikka palvelissa tilanteet elävät ja jokaisesta palvelkokemksesta modost omanlaisensa osallistjien mkaan. Palveln tilaajalle on kitenkin tärkeää, että palveln toimitkseen ja sisältöön voi lottaa. Asiakas ostaa siis mieli kvan. Palveljen ollessa sein henkilöityneitä palveln tottajaan, asiakas ostaa palveln lisäksi toimijan persoonan ja energian, eli vaikka kka tahansa voisi tottaa palveln, ovat ne sein toimijasidonnaisia. Siksi asiakaspalveln eteen kannattaa nähdä vaivaa. Totteistetn palveln lähtökohtana voi olla sellaiset käytännöt, jotka ovat toimivia ja vakiintneita tai lähtökohtana voivat toimia myös asiakkaiden tarpeet. Käytännöt ovat sein toimijoiden mistissa, jolloin niiden tarjoaminen sille asiakkaille tai vaikkapa yhdistyksen sille jäsenille on henkilöiden pheiden varassa. Totteistamalla toimintaa siitä on helppo viestiä lkopolisille ja totteistaminen tekee monta tilannetta sjvammaksi kin totteistamaton tapa toimia. Käytännössä totteistett palvel vastaa kysymyksiin: Mitä? Kenelle? Miksi? Miten, missä ja milloin? Kka käyttää, kka tilaa, kka maksaa? Miten arvot näkyvät totteissa? Miten tote erott mista? Sen lisäksi, että saa paketoita palvelsta selkeän kokonaisden, sen menestykseen vaikttaa kohderyhmien ja asiakkaiden tnteminen. Kohderyhmien rajaaminen helpottaa totteen markkinointia ja mahdollista räätälöintiä. Kohderyhmätntems helpottaa myös palveln hinnoittela. On hyvä valita esimerkiksi kolme kohderyhmää, joiden tntemiseen ja tavoittamiseen laittaa enemmän resrsseja kin markkinoida totetta mpimähkään kaikille. Ilman kohderyhmiä palvelsta ja markkinoinnista tlee ketään phttelematonta proa. 10
Mistilista totteistamiseen Jari Parantaisen (2007) mkaan: Erot Paketoi Poista riskin tnne Pelaa monopolia Anna törkeä lpas Sommittele kiehtova tarina Kiteytä markkinointikelpoiseksi Hinnoittele kannattavasti Räätälöi räätälöimättä Kehitä ketterin menetelmin Monista palvela kin totetta Johda formaatin avlla PALVELUMUOTOILU Palvelmotoil on palveljen totteistamisessa käytetty kokoelma menetelmiä, joilla käyttäjän ja asiakkaan näkemys homioidaan totteen snnittelssa. Aina ei palveljen tai totteiden snnittelssa ole mahdollista osallistaa käyttäjiä snnitteln, mtta homioitta ei heitä kannata jättää. Totekehityksessä voi asiakasnäköklman avlla snnitella totteen sjvtta ja markkinointia. Kn katsoo omaa totettaan asiakkaan silmälasien läpi, voi homata, mistä asiakas yleensä löytää totteen, miten totteen rakenne näyttäytyy asiakkaalle ja missä kohdissa tote mahdollisesti kaipaa hiomista. Palvelmotoiln työkalt sopivat monenlaisiin eri tilanteisiin ja niillä voi kehittää palveljen lisäksi esimerkiksi organisaation (yhdistyksen) rakenteita. Helppokäyttöisiä ja monipolisia työkalja löytyy esimerkiksi: http://sdt.fi/index.html. Lisää totteistamisesta voi lkea: Palveljen totteistamisen käsikirja. Verkko-siv. (http://palvelntotteistaminen.fi/) [avatt 2.10.2015] Parantainen, Jari (2007) Totteistaminen: Rakenna palvelsta tote 10 päivässä. Helsinki: Talentm Jaakkola, Elina, Orava, Marks & Varjonen, Virpi (2009) Palveljen totteistamisesta kilpaileta. Opas yrityksille. Helsinki: Tekes. Saatavilla PDF-modossa (https://www.tekes.fi/globalassets/jlkaist/palveljen_totteistamisesta_kilpaileta.pdf) [avatt 2.10.2015] Kolmas Lähde. Työkirja. Innokylä. Saatavilla PDF-modossa (https://www.innokyla.fi/docments/859508/bf7bcd88-e719-4862-aced-346f6477cca2) [avatt 18.2.2016] 11
Yhteistyötä teatterista -hankeessa mkana: