Seurakuntaneuvosto ESITYSLISTA 10/2014 Aika 2.12.2014 klo 16.30 18.15 Paikka Tapiolan kirkon seurakuntasali KÄSITELTÄVÄT ASIAT: KOKOUKSEN AVAUS, LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALITSEMINEN Vuorossa ovat Tauno Satomaa ja Sari Savela. KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN 1 ILMOITUSASIAT 3 2 KIRKKOHERRAN PÄÄTÖSLUETTELO 3 3 TAPIOLAN SEURAKUNTATYÖHÖN VARATUN MÄÄRÄRAHAN KÄYTTÖ- SUUNNITELMA VUODELLE 2015 3 4 B-KANTTORIN VIRAN TÄYTTÄMINEN 4 5 SEURAKUNTANEUVOSTON LAUSUNTO KAPPALAISEN VIRAN TÄYTÖSTÄ 5 6 KOLEHTISUUNNITELMA VUODELLE 2015 7
2 7 YHTEISVASTUUKERÄYKSEN OMAN OSUUDEN (10 %) KÄYTTÖ 8 8 MUSIIKKILAITTEIDEN HANKINTA 8 9 SEURAKUNTANEUVOSTON JÄSENEN PUHEENVUORO 9 10 SEURAAVAT KOKOUKSET 9 Espoo 25.11.2014 Päivi Linnoinen Puheenjohtaja
3 1 ILMOITUSASIAT 1. Vieraskielisen työn sopimus. 2. Kappalainen Pekka Kivirannan lähtösaarna ja juhla su 21.12. klo 16. 3. Uusien luottamushenkilöiden siunaaminen 6.1. klo 10 messussa. Merkitään tiedoksi. 2 KIRKKOHERRAN PÄÄTÖSLUETTELO Kirkkoherran päätösluettelo on oheisena. Merkitään tiedoksi. 3 TAPIOLAN SEURAKUNTATYÖHÖN VARATUN MÄÄRÄRAHAN KÄYTTÖSUUNNI- TELMA VUODELLE 2015 Työryhmä Linnoinen, Malkamäki, Mustakallio, Mykkänen, Hurskainen ja Kaasalainen ovat valmistelleet määrärahankäyttösuunnitelmaa vuodelle 2015. Seurakuntayhtymä on osoittanut Tapiolan seurakunnalle vuodelle 2015 määrärahan 2 936 700, joka sisältää arvioidut tulot 149 400. Vuoden 2015 toimintajäämä on 2 936 700 (=määräraha ilman tuloja) ja kuluvan vuoden toimintajäämä on 2 976 000. Toimintajäämän lasku on 39 300. Seurakuntien saama määräraha jaetaan läsnä olevien väkiluvun mukaan. Tulevan vuoden toiminta- ja taloussuunnitelma on jaettu vuoden 2013 toimintakertomuksen pohjalta viiteen osioon Jumalanpalveluselämä, Kasvatus, Maailmanlaaja kirkko ja me, Hallinto ja Viestintä. Näihin osioihin työalat, neuvoston asettamat työryhmät ja
4 työntekijät ovat laatineet suunnitelmansa niin, että niissä tulee ottaa huomioon seurakuntaneuvoston kesäkuussa hyväksymät päälinjat. Kuluvan syksyn aikana tähdennettiin Jäsen 360-tulosten huomioimista tulevan vuoden toiminnassa. Tulevan vuoden suunnitelmassa on kaksi keskeistä asiaa. Ensimmäinen on Seurakuntalaiset kehiin - periaatteen pohjalta vapaaehtoisten seurakuntalaisten aktiivisempi ja parempi koordinoiminen, jotta monenlaiset seurakuntalaiset pääsisivät vaikuttamaan kotiseurakuntansa asioihin. Toisena asiana on uuden strategian laatiminen seurakuntaneuvoston kanssa. Tähän sisältyy henkilöstösuunnitelma sekä työtä paremmin tukevan organisaation luominen. Toimintasuunnitelmassa on tekstiosa ensin ja taloussuunnitelma lopussa. Yksityiskohtaiset taloussuunnitelmat ovat seurakuntaneuvoston kokouksessa 2.12. 2014 saatavilla, ja ne on käynyt läpi seurakuntaneuvoston jäsen Esa Malkamäki. Päätettäneen hyväksyä oheinen ehdotus seurakuntatyöhön varatun määrärahan käyttösuunnitelmaksi vuodelle 2015. 4 TAPIOLAN SEURAKUNNAN YLEMPÄÄ KORKEAKOULUTUTKINTOA EDELLYTTÄ- VÄN KANTTORIN VIRAN (NK. B-VIRKA) TÄYTTÄMINEN MuM Liisa Malkamäki on valittu keväällä 2014 Tapiolan seurakunnan laajaa yliopistotutkintoa edellyttävään kanttorin virkaan. Viranhoidon hän on aloittanut 1.8.2014. Viranhoidossa on 6 kk:n koeaika, minkä ajan Malkamäki on virkavapaalla B-virasta. Malkamäki on ollut viranhaltija nk B-virassa vuodesta 2000 lähtien vuoteen 2010 lokakuuhun saakka, minkä jälkeen hän ryhtyi toimimaan viransijaisena nk. A-virassa. Jumalanpalveluksen ja musiikin työryhmä (29.9.2014) on keskustellut B-viran tarpeellisuudesta ja sen luonteesta ja tullut siihen tulokseen, että kyseinen virka tulisi täyttää: " Tapiolan seurakunnan B-kanttorin viran tehtäviin kuuluu seurakunnan eri jumalanpalvelusten (messut, perhemessut, muut jumalanpalvelukset ja kirkollisten toimitusten) musiikin hoitaminen. Sen lisäksi viran tehtävät painottuvat musiikkikasvatuksen alueelle: lapsi- ja nuorisotyöhön, koulutyöhön, rippikoulutyöhön ja perhetyöhön. Näillä alueilla kanttori tekee
5 musiikin avulla seurakunnan keskeistä työtä evankeliumin esillä pitämiseksi, jotta ihmisissä syntyisi usko, ja rakkaus vahvistuisi. Musiikki "soivana sanana" on olennainen osa seurakunnan hengellistä elämää." Jokaiseen viran tai toimen täyttöön tulee olla vahvat perusteet. Kaikkien virkojen ja toimien työnkuvia tarkastellaan huolellisesti, jotta yhteinen työ tulisi hyvin hoidetuksi seurakunnassamme. Viran täyttöä varten tarvitaan työryhmä, joka laatii viranhakuilmoituksen, valmistelee hakijoiden haastattelut ja näytteiden antamisen. On tärkeää, että tässä työryhmässä on kasvatuksen sektorin edustus, koska viran tehtäväkuva painottuu vahvasti kasvatuksen sektorille. Työryhmä tarjonnee seurakuntaneuvoston jäsenille mahdollisuuden olla kuulemassa haastattelut ja näytteet alusta loppuun asti. Mikäli tähän päädytään, se edellyttää, että neuvoston jäsen on paikalla koko prosessin ajan. Hakijoiden tasapuolisen kohtelun vuoksi kesken ei voi tulla mukaan eikä lähteä pois. Työryhmän lausunnon perusteella kirkkoherra tekee seurakuntaneuvostolle esityksen virkaan valittavasta henkilöstä. Työryhmän kokoonpanoksi ehdotan seuraavaa -Liisa Malkamäki - Ilkka Kalliokoski, johtava nuorisotyönohjaaja -seurakuntaneuvoston valitsema jäsen -Kai Vahtola, jumalanpalvelus- ja musiikkityöryhmän jäsen (valintatyöryhmän sihteeri) -Päivi Linnoinen, työryhmän puheenjohtaja Valinnasta päätettäneen 10.3.2015 seurakuntaneuvoston kokouksesta. Tavoitteena on, että valittu kanttori voisi aloittaa 1.6.2015. Päätettäneen hyväksyä ylempää korkeakoulututkintoa edellyttävän kanttorin viran täyttö edellä kuvatun prosessin mukaisesti. 5 SEURAKUNTANEUVOSTON LAUSUNTO I KAPPALAISEN VIRAN TÄYTÖSTÄ Espoon hiippakunnan tuomiokapituli on pyytänyt Tapiolan seurakunnan 20.10.2014 seurakuntaneuvoston lausuntoa 1. kappalaisen viran täytöstä. Seurakunta on muutostilanteessa, jossa ruvetaan valmistelemaan uusien luottamushenkilöiden kanssa seurakunnan strategiaa yhtymän strategiaprosessin myötä. Käytämme
6 tässä työssä Jäsen 360-tutkimuksen tuloksia ja samalla luomme työtämme parhaiten tukevan organisaation. Tässä tilanteessa ei ole perusteita täyttää 1.3.2015 vapautuvaa 1. kappalaisen virkaa pysyvästi. Espoon seurakunnat elävät supistuvan talouden vaihetta, joten tulevina vuosina määrärahat pienenevät enemmän kuin tähän asti. Toimintakuluissa ei Tapiolan seurakunnassa juuri ole karsittavaa, vaan supistukset tehdään valmistelussa olevan henkilöstösuunnitelman pohjalta. Pappien määrä tullee pienenemään seurakunnassamme viimeistään vuoden 2017 alussa. Seurakuntapastori Ossi Tervonen on toiminut seurakuntatoimiston lähiesimiehenä 1.1.2009 lähtien. Hänelle on työtehtävien ja lisäkoulutuksen kautta osaamista strategiseen työskentelyyn ja organisaatiouudistukseen. Tapiolan seurakunta esittää Ossi Tervosta vapautuvan I kappalaisen viran määräaikaiseksi hoitajaksi. Vapautuva Ossi Tervosen hoidossa ollut seurakuntapastorin virka täytetään määräaikaisesti. Määräaikaisuus alkanee tällä tietoa toukokuun alusta. Maalis-huhtikuussa toimituksiin kysytään avuksi Antti Rusamaa ja muita pappeja. Tehtävään sisältyy yksi tai kaksi rippikoulua. Lisäksi koulu- ja päiväkotiyhteistyö järjestetään niin, että niistä vastaavat virassa tai toimessa olevat henkilöt. Näistä asioista neuvottelut ovat käynnissä kasvatuksen sektorin kanssa. Kirkkoherra valmistelee yhdessä Espoon hiippakunnan tuomiokapitulin kanssa vapautuvan seurakuntapastorin määrä-aikaisen viran täyttämisen ja seurakuntaneuvosto antanee siitä lausunnon tammikuun kokouksessa. seurakuntaneuvosto antaa 1 kappalaisen viran täytöstä edellä esitetyn lausunnon ja pyytää Espoon hiippakunnan tuomiokapitulilta KJ 6:4 :n pohjalta 1. että Tapiolan seurakunnan 1 kappalaisen virkaa ei julisteta haettavaksi seuraavan vuoden aikana 2. pyytää, että 1.3.2015 vapautuvaan 1. kappalaisen virkaan nimettäisiin vt. kappalaiseksi seurakuntapastori Ossi Tervonen 29.2.2016 asti. 3. Pöytäkirja tarkistetaan tältä osin kokouksessa.
7 6 KOLEHTISUUNNITELMA VUODELLE 2015 Seurakunnassa tulee laatia suunnitelma vuoden aikana koottavista kolehdeista. Kirkkoneuvosto tai seurakuntaneuvosto vahvistaa suunnitelman päiväjumalanpalveluksissa kannettavista kolehdeista (KJ 2:8). Suunnitelma voidaan laatia koko vuodeksi tai työkausittain (talvi-, kesä- ja syyskausi). Kirkkohallituksen yleiskirje 16/2012 Jotta uusi seurakuntaneuvosto pääsisi myös mukaan kolehtisuunnitelman laatimiseen, niin tämä suunnitelma vahvistetaan toukokuun loppuun 2015 asti. Seuraava suunnitelma tehdään kesäkaudeksi (kesäkuusta elokuuhun) ja viimeinen syyskaudeksi (syyskuusta joulukuuhun). Liitteenä olevassa kolehtisuunnitelmassa on otettu huomioon lähetystyön työryhmän näkemykset sekä mahdollisuuksien mukaan kirkkovuoden ajankohta sekä aiemmat sopimukset yhteistyöstä. Kolehtisuunnitelmassa korostuvat maailmanlaajan kirkon tarpeet. Pärnun Eliisabetin seurakunnalle ei kerätä tänä vuonna kolehtia, koska tulevana vuonna siellä ei ole selkeää kolehtikohdetta. Seurakunta elää murrosvaihetta, joten kolehtiasiaan palataan vuonna 2016. Espoon hiippakunta toimii yhteisvastuukeräyksen vastuuhiippakuntana. Antti Rusama toimii hiippakunnan keräyspäällikkönä. Yhteisvastuukeräyksen kotimainen keräyskohde on Suurella Sydämellä vapaaehtoistoiminta ja ulkomainen kohde Haitissa toteutettava lasten ja nuorten koulutus. Ulkomainen osuus toimitetaan perille Kirkon Ulkomaan avun kautta. http://yhteisvastuu.fi/fi/ajankohtaista/229-yhteisvastuu-2015- tukee-vapaaehtoistyota-ja-lasten-koulutusta Hiljaisen viikon kolehdit on hyvä kerätä yhteisvastuukeräykselle. Kolehtisuunnitelmaan on merkitty punaisella värillä ne kolehdit, joista seurakunta päättää. Seurakuntaneuvosto hyväksyy liitteen mukaisen kolehtisuunnitelman tammi-toukokuulle 2015.
8 7 YHTEISVASTUUKERÄYKSEN OMAN OSUUDEN (10 %) KÄYTTÖ Tapiolan seurakunnan diakoniatyö esittää, että yhteisvastuukeräyksen seurakunnan oma osuus (10 %) käytetään hiippakunnan (kriisi-)rahastoon, joka on Espoon hiippakunnan oma avustusrahasto, josta diakonia-asiakkaat voivat työntekijän avulla hakea taloudellista tukea. Päätetään luovuttaa Tapiolan seurakunnan yhteisvastuukeräyksen oma osuus 10 % vuonna 2015 hiippakunnan (kriisi-)rahastoon. 8 MUSIIKKILAITTEIDEN HANKINTA Seurakunnan nuorisotyö yhdessä musiikkityön kanssa on tehnyt esityksen nuorisotyön hallussa olevan äänentoistolaitteiden ajantasaistamisesta. He perustelevat hankintaa seuraavasti: Kunnollisella äänentoistolaitteistolla on mahdollisuus toteuttaa erilaista musiikkia huomioiden eri-ikäiset. Ja kun kerralla ostaa hyvän laitteiston se palvelee seurakuntaa monia vuosia. Tällöin vuosittaisilla pienillä summilla voi ylläpitää/huoltaa laitteistoa ja taata kestävyys. Laitteistoa minimissään käytetään ainakin kerran kuussa nuorten messuissa. Tämän lisäksi käyttöä on varmasti koulukirkoissa: pääsiäisen/joulun ja kevätkirkkojen aikaan. Sitten vielä nuorisotyön ja musiikkityön eri konsertit ja messut, esim. jos on gospeljuniormessujen tapaisia erikoismessuja tai riparistartteja yms. Tarkkaa käyttömäärää on vaikea arvioida, mutta vähintään kerran kuussa ja sesonkiaikana useamminkin. Äänentoiston toimivuus konserteissa ja messuissa palvelee seurakuntalaisia. Seurakuntalaiset kuulevat soitetun musiikin erottelevammin ja selvemmin. Kirkon puheäänentoiston tarkoitus on toistaa puhetta, jotta seurakuntalaiset kuulevat mitä kirkossa puhutaan. Samoin toimii musiikissa käytettävä äänentoisto. Soitettu musiikki musiikkiäänentoistolaitteiston kautta mahdollistaa sen että seurakuntalaiset saavat selvää mitä soitetaan ja lauletaan. Erityisesti tämä koskee sähköisiä ja hiljaisia soittimia sekä myös laulua! Hyvä äänentoisto takaa myös sen, että soittajat (monessa tapauksessa seurakunnan vapaaehtoiset nuoret) eivät koe, että heidän tekemänsä työ ei mene hukkaan.
9 Äänentoistolaitteiston myötä on tarkoitus kehittää jo olemassa olevaa äänentoistotiimiä. Se on avoin kaikille miksauksesta ja äänentoistosta kiinnostuneille. Myös yhteistyö Tapiolan lukion kanssa on tarkoitus aloittaa. Siellä ääniteknologiakurssilaiset tulisivat miksaamaan ja oppimaan laitteiston käyttöä. Keskustelua hankinnoista ovat käyneet nuorisotyönohjaajat Tuomas Merilahti ja Ilkka Kalliokoski, kanttorit Liisa Malkamäki ja Elina Forsberg sekä nuorten bändin miksaaja Joosia Miettinen ja Vilja Kauntola. Ylivahtimestari Antti Ruuskanen on tietoinen hankkeesta. Laitteiston yhteishinta on 21 617 euroa. Liitteessä nuorisotyön yksityiskohtainen esitys aiheesta. Koska kuluvana vuonna olemme pystyneet säästämään rahaa niin mm. sillä, että opintovapaalla olevan nuorisotyönohjaaja Tuomas Merilahden tilalle ei ole palkattu ketään eikä sairauspoissaolojen tilalle ole otettu sijaisia muuten kuin erityistarpeesta. Iltapäiväkerhojen kaupungin tuen lakkaaminen syksystä 2014 lähtien ei vaikuttanut niin paljoa kuin keväällä oli ennakoitavissa, vaan tarkalla suunnittelulla olemme marraskuun lopussa siinä tilanteessa, että talousarviossa on varaa näille hankinnoille. Kirkkoherralla on oikeus 10 000 euron suuruisten hankintojen hyväksymiseen. Tämä hankinta tarvitsee seurakuntaneuvoston luvan. 1. Valtuutetaan nuorisotyö hankkimaan äänentoistolaitteet hintaan 21 617 euroa tämän vuoden budjettivaroista. 2. Pyydetään nuorisotyöltä joulukuun 2015 seurakuntaneuvoston kokoukseen raportti, miten äänentoistolaitteet ovat vaikuttaneet seurakuntamme työssä. 3. Valtuutetaan nuorisotyötä huolehtimaan ja vastaamaan äänentoistolaitteiden hyvästä säilytyksestä ja käyttösäännöistä. 9 SEURAKUNTANEUVOSTON JÄSENEN PUHEENVUORO 10 SEURAAVAT KOKOUKSET 20.1., 3.2., 10.3., ke 29.4., 2.6., 1.9., 6.10., 10.11. ja 8.12.