Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallinen kehittäminen Taina Jokinen, erikoissuunnittelija, THL Operatiivisen toiminnan ohjaus Pikassos Infopäivä sos.huollon tiedonhallinnan kehittämisestä 14.1.2015, Tampere
Sisältö Kansa -hanke 2014-2020; toimeenpanon suunnitelmaa Kokonaisarkkitehtuuri (KA) Hankesuunnitelmasta; aikataulua, tavoitteita, organisointi ym. Asiakastietomalli ja kirjaamisen yhtenäistäminen Asiakasasiakirjojen yhdenmukaistaminen Asiakastiedon käsittelyn yhdenmukaistaminen Asiakastietojen yhtenäiset kirjaamistavat Kehittämistä tehdään yhdessä Mistä saa ajantasaista tietoa? 14.1.2015 Taina Jokinen/ OPER 2
Sosiaalihuollon määrämuotoisten asiakasasiakirjojen ja valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen toimeenpanohanke 2014-2020 Kansa-hanke 12.12.2014 Maarit Laaksonen, Oper
Hankkeen taustaa Toimeenpanohanke sosiaalihuollon valtakunnallisten määritysten ja tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönotoksi Kokonaisarkkitehtuuri (KA) kertoo MITÄ tavoitellaan ja hankesuunnitelma kertoo MITEN ja MILLOIN tavoitteeseen päästään Taustalla valtakunnallinen kehittämistyö 2005 alkaen Tikesos hanke 2005-2011 Vastuu THL Operilla 2011- Hanke on aikataulutettu käyttöönotettavaksi terveydenhuollon vastaavien palveluiden käyttöönoton jälkeen Pitkä kehittämishistoria antaa hyvät lähtökohdat hankkeen läpivientiin Sosiaalihuollon kentällä paljon odotuksia ja haluja edetä 12.12.2014 Maarit Laaksonen, Oper
Lähtötilanne Valtakunnallisen kehittämisen lähtötilanne lähes nolla Ei alueellisia toimijoita (vrt. sairaanhoitopiiri terveydenhuollossa) Toimijakenttä: n. 365 kuntaa = 365 toimintatapaa N. 5000 yksityistä toimijaa, n. 5000 toimintatapaa Ei lainsäädäntöä tai valtakunnallista ohjausta (vrt. potilasasiakirjaasetus ja asiakastietolaki terveydenhuollossa) Ei kattavaa kirjaamisvelvoitetta Ei kirjaamisen ohjausta Ei tietojärjestelmien yhteensovittamisvastuuta (vrt. shp:t) Pääasiassa ei omaa tietohallintohenkilöstöä (paitsi isot kunnat) Ei alueellisia toimintatapoja, järjestelmiä, tai tietohallinnon organisaatioita 3.12.2014 THL/OPER
Vaihe I: Tikesos-hanke 2005-2011 STM:n hanke Kuntaliitto, Stakes / THL, Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus, Itä- Suomen yliopisto Tuotoksina runsaasti selvityksiä ja määrityksiä Painopiste ollut asiakirjahallinnon mukaisessa toimintaarkkitehtuurissa sekä erityisesti tietoarkkitehtuurissa Kanta-arkkitehtuurin mukaisesta toteutuksesta päätettiin 2008 Terveydenhuollossa tehdyt ratkaisut työn pohjaksi Mm. Arkiston toiminnallisuus ja vaatimusmäärittely, metatiedot ja viestinvälitys, asianhallinnan määrittelyt, tietojen saatavuuteen liittyviä määrittelyjä Laajat standardointiselvitykset Sosiaalialan toimijoiden osallistuminen ollut merkittävää Keskeistä rakenteisen kirjaamisen kehittäminen. Järjestelmät väline tiedon jakamiseksi ja yhdenmukaistamiseksi (vrt. toteutus) 3.12.2014 THL/OPER
Vaihe II: pysyvä kehittäminen 2012 THL:lla on laissa annettu rooli, joka painottuu tietoarkkitehtuurin kehittämiseen Kehittämisresurssit ollut ohuemmat Tikesos-hankkeen jälkeen Tikesos loppuvuosina 2 milj / vuosi, parhaimmillaan n. 40 htv hanketyössä Oper-aikana noin 0,5 milj / vuosi, THL:ssa 3-4 htv/ vuosi vakituisesti Viime vuosina jatkettu määrittelyjä ja hiottu tietomäärittelyjä Mm. tietosisältöjen ja prosessien katselmointi valtionapuhankkeina ja hankintoina Tietojärjestelmätoimittajat ottaneet käyttöön asiakirjarakenteita keskeneräisinä SoTe KA:ha perustuva sosiaalihuollon oma KA-kuvaus on viimeistelyssä ja ratkaisuarkkitehtuuri työn alla Hankesuunnitelma toimeenpanosta on valmistelussa 3.12.2014 THL/OPER
Sosiaalihuollon kokonaisuus osana Kantaarkkitehtuuria 10.10.2014 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 8
Tieto oikeassa paikassa oikeaan aikaan Asiakasprosessi Julkisten palvelunantajien tietojärjestelmät (sote-alueet, tuotantoalueet) Yksityisten palvelunantajien tietojärjestelmät Kansalaisten sähköiset palvelut Reseptikeskus Potilastiedon arkisto Vanhojen potilastietojen arkisto Tiedonhallintapalvelu Kuvantaminen Sosiaalihuollon asiakastietojen arkisto Sosiaalihuollon vanhojen asiakastietojen arkisto Kansalaisten omat hyvinvointitiedot 10.12.2014 THL/OPER, esote nvk
Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kokonaisuus 10.12.2014 THL/OPER, esote nvk
Tietovirrat 10.12.2014 THL/OPER, esote nvk
Palvelutehtävät 10.12.2014 THL/OPER, esote nvk
Kanta-ympäristössä toimivat järjestelmät, tavoitetila SOS TH SoTe 10.12.2014 THL/OPER, esote nvk
SOTE-uudistuksen vaikutukset Kanta-/Kansatoteutukseen SOTE-integraatio etenee ja hyvä niin SOTE-palveluiden järjestämisen ja palveluiden tiivistyminen Sosiaalihuolto tai terveydenhuolto ei ole kuitenkaan katoamassa Esim. uusi Sosiaalihuoltolaki http://www.stm.fi/sosiaalihuoltolaki Todennäköisesti jatkossakin on omaa sosiaalihuollon lainsäädäntöä Tulevaisuuden integroituneissa organisaatioissa edelleen eri ammattiryhmiä, joilla omia tiedonhallintatarpeita. Nykyistä Kanta-arkkitehtuuria laajennettava sosiaalihuollon erityistarpeet täyttäväksi 2008 peruslinjaukset edelleen ok, jonkin verran lisämäärittelytarpeita Käyttöönottojen kannalta SOTE-uudistus iso mahdollisuus! Suoraan uuteen toimintamalliin (uusilla järjestelmillä?) 12.12.2014 Maarit Laaksonen, Oper
Hankesuunnitelmasta 10.10.2014 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 15
Hankesuunnitelma Hankesuunnitelma sosiaalihuollon kokonaisuuden toimeenpanoksi Kehittämisen aikataulut Kehittämiskokonaisuudet Rahoitus Ylätason suunnitelma, johon kiinnittyy Valtakunnallinen kehittäminen Liittyvien organisaatioiden kehitystyö Testaukset Käyttöönotot Eri osapuolien vastuut Tavoite: lausuntokierros hankesuunnitelmasta ja kokonaisarkkitehtuurista toteutuisi kevään aikana 2015 10.12.2014 THL/OPER, esote nvk
SOTE-toimijat Yhteinen liittyminen THL & KELA STM 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Lainsäädännön valmistelu Hankkeen organisointi Asiakastietomallin katselmointi ja kehittäminen Määrittelyjen tarkennukset ja tekninen suunnittelu Valtakunnallisten palveluiden hankinta ja toteutukset Käyttöönottojen valmistelu Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotto (asiakasasiakirjalaki) Yhteistestaus Arkistopalvelun pilotointi Valtakunnallisten tietosisältöjen ja palveluiden käyttöönotto Liittyvien järjestelmien hankinnat 3.12.2014 THL/OPER
Hankkeen strategiset tavoitteet Asiakastietojärjestelmien tekninen ja semanttinen yhteentoimivuus on parantunut Asiakastietojen saatavuus on parantunut Asiakastiedon päällekkäinen kirjaaminen on vähentynyt Asiakastiedon laatu on parantunut Asiakastietojen vertailukelpoisuus on parantunut Asiakastietojen hyödynnettävyys on parantunut Asiakasprosessia tukevat tietojärjestelmät ovat lisääntyneet Sosiaalihuollon tietohallinto, asiakirjahallinta ja palvelutuotanto ovat tehostuneet 12.12.2014 Maarit Laaksonen, Oper
SAATAVUUS paikallinen valtakunnallinen Tavoitteena tiedon saatavuuden ja yhtenäisyyden parantaminen Valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut (Kanta ja Kansa) TAVOI- TETILA NYKY- TILA Rakenteinen potilaskertomus ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjat vapaamuotoinen YHTENÄISYYS 12.12.2014 Maarit Laaksonen, Oper rakenteinen
Hanke on onnistunut, kun seuraavat kriteerit ovat täyttyneet: 1. Sosiaalipalveluja antavat organisaatiot kirjaavat sosiaalihuollon asiakastyötä valtakunnallisten asiakirjarakenteiden ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla määrämuotoisina asiakirjoina. 2. Sosiaalipalveluissa käytettävät tietojärjestelmät pystyvät tallentamaan ja välittämään asiakirjoja standardoidussa muodossa valtakunnalliseen sosiaalihuollon arkistopalveluun. 3. Sosiaalipalveluissa käytettävät tietojärjestelmät pystyvät hakemaan toisen organisaation laatimia asiakasasiakirjoja sosiaalihuollon valtakunnallisesta arkistopalvelusta. 4. Tallennettaessa tai haettaessa tietoja sosiaalihuollon valtakunnallisesta arkistopalvelusta käyttäjät (järjestelmät, organisaatiot ja ammattilaiset) todennetaan luotettavasti ja asiaton tiedon käyttö estetään. 5. Sosiaalihuollon asiakkaat näkevät heistä laadittuja asiakasasiakirjoja kansalaisen käyttöliittymän (Omakanta) kautta ja pystyvät hoitamaan tiettyjä sosiaalihuollon asioita sähköisesti. 12.12.2014 Maarit Laaksonen, Oper
Onnistumisen edellytykset Kansa-hanke ja sen osaprojektit suunnitellaan huolellisesti STM:llä, THL:lla, Kelalla ja muiden sidosryhmien edustajilla on hankkeen läpiviennin edellyttämät resurssit käytössään Kansa-hankkeen toimeenpanoon liittyvä päätöksentekorakenne on sovittu ja toimijat sitoutuvat hankkeen toteuttamiseen Kunnat / SOTE-alueet ja muut palvelunantajat sekä tietojärjestelmien toteuttajat sitoutuvat annettuun käyttöönottoaikatauluun Käyttöönottajille on tarjolla riittävästi koulutusta ja (alueellista) tukea Sosiaalihuollon koulutusorganisaatiot osallistuvat ammattilaisten kouluttamiseen Sosiaalialan osaamiskeskuksille tai muille alueellisille toimijoille annetaan riittävät resurssit ja selkeä rooli määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanossa ja alueellisessa tuessa Sosiaalihuoltoon saadaan alueelliset toimijat, joille annetaan rooli tietojärjestelmien yhteensovittamisessa ja sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen teknisessä käyttöönotossa 12.12.2014 Maarit Laaksonen, Oper
Lainsäädännön tilanne Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä HE asiakastietolain muutoksista Kansa toimeenpanosta viimeistelyssä (toimivaltasäädökset THL, Kela, Valvira, VRK) Eduskuntaan 18.12.2014 Tarkoitus tulla voimaan 1.4.2015 Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (uusi), sis. mm. Kirjaamisvelvoite THL:lle määräyksenanto oikeus ja velvoite asiakirjojen tietosisällöistä ja rakenteista sekä käyttöoikeusperusteista sähköisiin asiakirjoihin Eduskuntaan 18.12.2014 Tarkoitus tulla voimaan 1.4.2015 Laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä (uusi) Sosiaalihuollon laillistetut ammattinimikkeet ja ammattihenkilöiden rekisteröinti Eduskuntaan 18.12.2014 12.12.2014 Maarit Laaksonen, Oper
Ehdotus Kansa-hankkeen vastuunjaoksi STM THL Kela Kunnat / SOTEalueet Osket Yksityiset SOTEtoimijat Kuntaliitto / AKUSTI VRK Valvira Järjestelmä -toimittajat Lainsäädännön valmistelu A/R C C C C C C C C C Asiakastietomallin katselmointi ja kehittäminen Valtakunnallisten määrittelyjen laatiminen ja tekninen suunnittelu I A/R C R C C C I I R C A/R R C C C C R R C Käyttöönottojen valmistelu C A/R R R R R C R R R Valtakunnallisten palveluiden hankinta ja toteutus Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotto Liittyvien tietojärjestelmien hankinta C A/R R I C I I R R R C A/R I R R R C I I R C C C A/R R A/R R C C R Testaus C C A/R R I R I I I R Pilotointi C A/R R R C R C R R R Tietosisältöjen käyttöönotto ja liittymiset valtakunnallisiin palveluihin C A/R R R C R C R R R 12.12.2014 Maarit Laaksonen, Oper A = accountable (valvoo, että tehtävä tulee suoritetuksi) R = responsible (osallistuu tehtävän suorittamiseen) C = consulted (konsultoidaan tarvittaessa) I = informed (informoidaan tehtävän suorittamisesta)
Kustannukset-hyödyt, keskiarvo (ei sisällä liittyjien kustannuksia eikä toimikorttimaksuja) 20 000 000 18 000 000 16 000 000 14 000 000 12 000 000 10 000 000 8 000 000 6 000 000 4 000 000 2 000 000 Kustannukset ja hyödyt vuositasolla 0 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Kustannukset Hyödyt 3.12.2014 THL/OPER
Sosiaalihuollon asiakastietomalli Yhtenäinen käytäntö käsitellä ja kirjata tietoja 14.1.2015 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 25
SAATAVUUS Tavoitteena asiakastiedon hyödynnettävyys Asiakastieto on valtakunnallisesti saatavilla, mutta sitä ei voi tulkita ja hyödyntää ohjelmallisesti. TAVOITETILA Asiakastieto on sisällöllisesti, rakenteellisesti ja semanttisesti yhtenäistä ja valtakunnallisesti saatavilla. NYKYTILA Asiakastiedon sisältö, rakenne ja semantiikka vaihtelee, ja se on vain paikallisesti saatavilla. Asiakastieto on sisällöllisesti, rakenteellisesti ja semanttisesti yhtenäistä, mutta ei valtakunnallisesti saatavilla. YHTENÄISYYS 14.1.2015 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 26
Kansallisen asiakastietovarannon käyttö edellyttää yhtenäiset Asiakastiedon ryhmittelyn periaatteet Asiakastietojen tallennus yhteiseen tietovarantoon ja tiedon haku sieltä edellyttää loogista ryhmittelytapaa sekä myös Sosiaalihuollon henkilörekisterien muodostamisen periaatteet Käyttötarkoituksensa perusteella yhteenkuuluvat henkilötiedot tallennetaan samaan rekisteriin Asiakastiedon käytön perusteet (käyttöoikeudet) Työntekijällä on oikeus saada tarvittavat tiedot asiakkaan asian hoitamiseksi tehtävän sallimissa rajoissa 14.1.2015 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 27
Asiakastietomalli sosiaalihuollossa Malli esittää sosiaalihuollossa yhtenäisesti hyödynnettävät asiakastiedot asiakasasiakirjoina, tietokomponentteina ja luokituksina sekä kuvaa näiden keskinäisiä suhteita. 14.1.2015 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 28
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja niiden käsittelyn yhdenmukaistaminen 1/2 Asiakirjojen yhdenmukaistaminen 1. Sisällön yhdenmukaistaminen: mitä tietoja asiakkaasta 2. Rakenteiden yhdenmukaistaminen: mitkä tiedot missäkin asiakirjassa ja missä järjestyksessä Noin 280 asiakasasiakirjaa eri palvelutehtävistä tukiprosesseista Noin 150 tietokomponenttia, jotka kuvaavat reaalimaailman ilmiöitä Noin 50 luokitusta, joita käytetään asiakasasiakirjoissa ja asiakastiedon ryhmittelyssä 3. Ulkoasun yhdenmukaistaminen: miltä asiakirjat näyttävät 14.1.2015 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 29
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja niiden käsittelyn yhdenmukaistaminen 2/2 Tiedon käsittelyn yhdenmukaistaminen: Mitä asiakasasiakirjoja syntyy Missä tehtävässä asiakirja syntyy Missä palvelussa asiakirja syntyy Missä prosessissa palvelu toteutetaan Missä prosessin vaiheessa asiakirja valmistuu ja arkistoituu Minkä ajan kuluttua asiakirja hävitetään tai siirretään pysyvään säilytykseen Asiakastiedon käsittelyn yhdenmukaistamisen keskiössä on sosiaalipalvelujen luokitus 14.1.2015 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 30
Luokitukset ja niiden väliset suhteet liittyy 1 1 n TOTEUTUS- TAPA 1 n tarkentaa 1 n PALVELU- PERUSTE 1 asettaa 1 n PALVELU- TEHTÄVÄ (20+2) 1 sisältää 1 n SOSIAALI- PALVELU (59) toteuttaa 1 n 1 n PALVELU- PROSESSI (9) VAIHE säädännöllinen LUOKITTELUNÄKÖKULMA toiminnallinen 10.10.2014 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 31
Sosiaalihuollon lainsäädäntö SOSIAALI- HUOLTO- SOSIAALI- HUOLLON ASIAKAS- LAPSEKSI- OTTAMI- SESTA ISYYS KEHITYS- VAMMA VAMMAIS- PALVELU- LAPSEN ELATUK- SESTA LAPSEN HUOLLOSTA JA TAP. OIKEUD. LASTEN- SUOJELU- IKÄ KOTOUTU- MISEN EDISTÄMI- SESTÄ OMAIS- HOIDON TUESTA AVIOLIITTO- PÄIHDE- HUOLTO- SOSI- AALISESTA LUOTO- TUKSESTA TOIMEEN- TULO- TUESTA KUNTOUT- TAVASTA TYÖTOIMIN- NASTA OPISKELU- JA OPPILAS- HUOLTO 10.10.2014 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 32
Palvelutehtävät perustuvat lainsäädäntöön SOSIAALI- HUOLTO- LAIN MUK. PALVELUT ISYYDEN SELVITTÄ- MINEN ISYYS KEHITYS- VAMMAIS- ERITYIS- HUOLTO SOSIAALI- HUOLTO- SOSIAALI- HUOLLON SOSIAALI- ASIAMIES- ASIAKAS- TOIMINTA LAPSEKSI- ADOPTIO- NEUVONTA OTTAMI- SESTA KEHITYS- VAMMA- TEN VAM- VAMMAIS- MAIS- PALVELU- PALVELUT AVUN VAH- VISTAM. LAPSEN HUOLLON LAPSEN HUOLL. JA TAP.OIK. JA TAP. OIK. TURVAAM. IKÄIHMISTEN IKÄ PALVELUT LAPSEN LAPSEN ELATUS- ELATUK- SESTA LASTEN- SUOJELU- LASTEN- SUOJELU MAAHAN- KOTOUT- TAMINEN MUUTT. KOTOUTT. OMAIS- HOIDON TUKI TUESTA OMAISHOI- PUOLISON ASIOIDEN ELATUS- SOVITTELU AVUN VAHVIST. PERHE- AVIO- LIITTO- PÄIHDE- HUOLTO- PÄIHDE- HUOLTO Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER SOSI- AALISESTA SOSIAALI- NEN LUOTO- LUO- TUKSESTA TOTUS TOIMEEN- TOIMEEN- TULOTUKI TULO- TUESTA TYÖLLIS- KUNTOUT- TYMISEN TAVASTA TUKEMI- TYÖT. NEN OPISKELU- JA KOULUN OPPILAS- SOSIAALI- HUOLTO- TYÖ 33
Palvelutehtävät ja sosiaalipalvelut KOTIPALVELUT (mm.) KULJETUS- SIIVOUSPALVELU KODINHOITOAPU ATERIAPALVELU PALVELU VAMMAISPALVELUT (mm.) HENKILÖ- KOHTAINEN APU KUNTOUTUS- OHJAUS KULJETUS- PALVELU PÄIVÄTOIMINTA Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 10.10.2014 34
Esimerkki palvelutuotannon kuvaamisesta tekijä: Maarit Laaksonen, THL PALVELUTEHTÄVÄT SOSIAALIPALVELUT Adoptioneuvontapalvelu k Ammatillinen perhehoito k k k k Asiakas- ja resurssiohjaus k k k k k k Asiointipalvelu k k k k Asumisen järjestäminen k k k k Asumiskokeilu k k k Asumisvalmennus k k k Asunnon muutostyö k k Ateriapalvelu k k Harrastus- ja kerhotoiminta k k k k k Kasvatus- ja perheneuvonta Adoptioneuvonta Isyyden selvittäminen Lapsen elatusavun vahvistaminen Kehitysvammaisten erityishuolto Kotipalvelut Kotouttaminen Laps. Huol. Ja tap.oik. Turvaaminen Lastensuojelu Omaishoidon tuki Perheasioiden sovittelu Pitkäaikaistyöttömien tyl.tukeminen Puolison elatusavun vahvistaminen Päihdehuolto Sosiaaliasiamiestoiminta Sosiaalinen luototus Toimeentulotuki Vammaispalvelut Vammaisten henkilöiden työllis Sosiaalihuoltolain muka 10.10.2014 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 35
Kaikki kansallisesti hyväksytyt sosiaalihuollon luokitukset löytyvät koodistopalvelimelta, jota ylläpitää THL:n koodistopalvelu: http://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-jaterveysalalla/tiedon-yhdenmukaistaminen/koodistopalvelu 14.1.2015 Taina Jokinen/ OPER 36
Esimerkkinä Aikuissosiaalityö SOSIAALI- HUOLTO- SHL:n mukainen sosiaalityö SOSIAALI- KEHITYS- HUOLLON LAPSEKSI- Sosiaalihuoltolain ISYYS ASIAKAS- OTTAMImukaiset palvelut VAMMA- SESTA VAM- MAIS- PALVELU- LAPSEN ELATUK- SESTA AVIO- LIITTO- LAPSEN HUOLL. JA TAP. OIK. PÄIHDE- HUOLTO- Maarit Laaksonen / OPER, Taina 10.10.2014 Jokinen/ OPER SHL:n mukaiset asumispalvelut LASTEN- SUOJELU- LASTEN PÄIVÄ- HOIDOSTA Pitkäaikaistyöttömien työllistymisen tukeminen Kuntouttava työtoiminta Toimeentulotuki Taloudellisen tuen palvelu SOSI- AALISESTA LUOTO- TUKSESTA TOIMEEN- TULO- TUESTA MAAHAN- MUUTT. KOTOUTT. KUNTOUT- TAVASTA TYÖT. OMAIS- HOIDON TUESTA 37
Esimerkki: Toimeentulotuki Päätös toimeentulotuesta Tiedot asiakkaasta ja palveluorganisaatiosta sekä asiakirjan tiedot näkyvät käyttäjälle. Asiakirja tunnistetaan ja haetaan arkistosta mm. seuraavien hakutietojen avulla, jotka eivät välttämättä näy käyttäjälleen (metatiedot): Asiakirjatyyppi: Palvelutehtävä: Sosiaalipalvelu: Prosessi: Prosessin vaihe: Päätös Toimeentulotuki Taloudellisen tuen palvelu Hallintoasian käsittely Ratkaiseminen 14.1.2015 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 38
Asiakastietojen kirjaamisen yhtenäiset tavat Sosiaalihuollon asiakastyön rakenteinen kirjaaminen tarkoittaa eri sosiaalipalvelujen asiakastietojen kirjaamista yhtenäisesti sovitulla tavalla asiakastietoa kirjataan asiakirjoihin sekä vapaamuotoisena tekstinä että määrämuodossa, rakenteisesti, esim. luokitusten avulla Määrämuotoisuus auttaa ja mahdollistaa tiedon automaattisen käsittelyn tietojärjestelmissä Asiakirjojen määrämuotoisuus tarkoittaa että Asiakirjan tarkoitus on ennalta määrätty Asiakirjaan kirjattaville tiedoille on määritelty» tietty paikka (järjestys)» tietty esitysmuoto (teksti, koodi, numero jne..)» tietty rakenne (esim. tietyissä asiakirjatyypeissä on aina tietyt tietokentät ja rakenteet) 10.10.2014 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 39
Asiakastietojen käsittely ja käyttö Asiakirjat tulee pystyä liittämään aina vähintään yhteen palvelutehtävään Ammattilaisen käyttöoikeudet jaetaan jatkossa palvelutehtävittäin (+ paikallisia rooleja) Sosiaalipalvelua ja palvelutehtävää käytetään hakutietona yhteisestä arkistosta: pitää tietää missä roolissa kulloinkin toimii Asiakirjat on määritelty palvelutehtävittäin (muutama poikkeus): tämä ylärakenne ohjaa kehittämistä MUTTA lainsäädännön muuttuessa mallinnustapaa tarkennetaan 10.10.2014 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 40
Rakenteisen kirjaamisen tavoitteena yhdenmukaistaa asiakastyön kirjaamista. Se helpottaa oikean tiedon löytämistä myös muiden työntekijöiden kirjaamista asiakirjoista. Myös asiakkaan on helpompi lukea asiakirjoja kun ne ovat samankaltaiset riippumatta siitä, missä laadittu. pyrkii helpottamaan asiakkaan saaman palvelun suunnittelua, toteutusta ja arviointia, kun asiakastyön kirjaamiselle on määritelty yhtenäiset rakenteet. Jokaisen työntekijän tai organisaation ei tarvitse itse ratkaista, mitä tietoja asiakkaasta tulee kirjata kussakin palveluprosessin vaiheessa. mahdollistaa sen, että muissa organisaatioissa tai tietojärjestelmissä laadittuja asiakirjoja voidaan siirtää sähköisesti järjestelmien välillä. Tämä lisää asiakastiedon yhteiskäyttöisyyttä ja tiedon saatavuutta. http://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-jaterveysalalla/tietojarjestelmapalvelut/sosiaalihuollon-tiedonhallinta/rakenteinenkirjaaminen 10.10.2014 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 41
Lisäksi tavoitteena Työntekijän ja asiakkaan oikeusturva vahvistuu Tilastoja ei tuoteta irrallaan asiakastyöstä Vertailevan tutkimuksen tekeminen helpottuu Sosiaalihuollon tietopohja vahvistuu http://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-jaterveysalalla/tietojarjestelmapalvelut/sosiaalihuollon-tiedonhallinta/rakenteinenkirjaaminen Hyöty Työmäärä 10.10.2014 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 42
Työntekijä arvioi itse, mikä on tärkeää Työntekijä päättää, mikä tieto on välttämätöntä tai tarpeellista kirjata missäkin asiakastilanteessa Rakenteinen kirjaaminen ei vähennä työntekijän mahdollisuuksia kirjoittaa tärkeiksi arvioimansa tiedot asiakkaasta. Vain pieni osa tiedoista on määritelty valtakunnallisesti pakollisiksi kaikissa asiakastapauksissa. Organisaatiot voivat lisäksi määritellä osan asiakirjoissa käytettävistä tiedoista pakollisiksi. Ks. myös http://www.thl.fi/fi/aiheet/tietopaketit/sosiaalihuollon-tiedonhallinta/rakenteinenkirjaaminen/tukea-asiakastyon-dokumentointiin 10.10.2014 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 43
Kehittämistä tehdään yhdessä ASKO-projektissa Asiakastietomallin katselmointi 2013-2015 katselmoinnilla pyritään saamaan tietoa seuraavista asioista: Asiakasasiakirjojen tarpeellisuus ja riittävyys asiakastyössä sisältämien tietojen riittävyys, soveltuvuus, oikeellisuus, pakollisuus, ehdollisuus, toistuvuus ja sijainti asiakastyön näkökulmasta Käytännön esimerkkejä asiakasasiakirjoissa esitetyistä tiedoista Lisäksi asiakastapauskuvauksia kaikista sosiaalihuollon palvelutehtävistä ja tukiprosesseista http://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-jaterveysalalla/tietojarjestelmapalvelut/sosiaalihuollontiedonhallinta/kehittamisprojektit/sosiaalihuollon-asiakastietomallin-katselmointiprojektiasko- 14.1.2015 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 44
Muita kehittämisprojekteja SAKKE-projekti prosessien, luokitusten ja asiakirjojen päivitykset I-vaihe päättyi 12/2014, uusia luokituksia valmistuu n. 25 II-vaihe: mallinnetaan ikääntyneiden palvelujen asiakirjat ja toimintaprosessit, sekä päivitetään kaikki olemassa olevat palvelutehtäväkohtaiset prosessit Sanastotyön projekti Uudet sanastot: asiakirjasanasto II-osa, tietokomponenttien sanasto ja taloudellisten luokitusten sanasto Sanastojen harmonisointi 6/2014-12/2014 http://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tietojarjestelmapalvelut/sosiaalihuollontiedonhallinta/kehittamisprojektit/sosiaalihuollon-luokitusten-ja-toimintaprosessien-kehittamisprojektisakke- http://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tietojarjestelmapalvelut/sosiaalihuollontiedonhallinta/kehittamisprojektit/sanastotyon-projekti 14.1.2015 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 45
Määrämuotoisten asiakirjojen ja prosessien käyttöönotto pilottihankkeissa Asiakirjojen tietosisältöjen käyttöönottoprojektit (Valtionavustettavia projekteja 1/2014-2/2016) KiTi: Kirjaamisen ja tilastoinnin kehittäminen Kanta-Hämeen sosiaalipalveluissa (Hämeenlinna, Forssa, Humppila, Hattula, Ypäjä, Tammela, Janakkala ja Pikassos) LaTo: Lastensuojelun ja toimeentulotuen toimintaprosessien ja tiedonhallinnan kehittäminen ja tehostaminen (Lohja, Mäntsälä, Järvenpää, Tuusula, Nurmijärvi, Sosiaalitaito) KAPSA: Kansalliset palveluprosessit ja sähköinen asiointi (Turku) Perho: Perhehoidon alueellinen toimintamalli ja osallistavan kirjaamisen edellytykset (Etelä- ja Pohjois-Savo, ISO, alueellisia koulutus- ja kehittämisorganisaatioita) Uusimpana Iki-hanke: Raision kaupungin Ikäihmisten kotihoidon toimintamalli ja kirjaamisen edellytykset -hanke http://www.thl.fi/fi/-/valtionavustusta-raision-kaupungin-hankkeelle 14.1.2015 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 46
http://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-jaterveysalalla/tietojarjestelmapalvelut/sosiaalihuollon-tiedonhallinta TUTUSTU! 14.1.2015 Taina Jokinen/ OPER 47