Ohje Helsingin yliopiston vaihtohakuun HUOM! Tarkista aina hakuilmoituksesta ja hakuohjeista kuinka sinun tulee hakemuksesi tehdä ja minne hakemus sekä vaaditut liitteet tulee palauttaa. Tutustu hakuohjeeseen huolellisesti ennen hakemuksen tekoa! Hakuprosessin vaiheet lyhyesti 1) etsi ensisijainen kohteesi hakuportaalista: https://kvl.it.helsinki.fi/mobility/mobilitysearchservlet?sprache=en&identifier=helsink01 2) kirjaudu rekisteröitymislomakkeelle ja täytä lomake. Merkitse lomakkeeseen samalla mahdollinen 2. ja 3. hakuvaihtoehtosi. Täyttäessäsi rekisteröitymislomakkeen, luot samalla hakijatilisi 3) saat sähköpostiisi linkin, kirjaudu Mobility Online -tilillesi ja tee hakuprosessin loput vaiheet annettujen ohjeiden mukaisesti 4) toimita hakemus liitteineen hakuilmoituksessa esitetyllä tavalla hakuajan päättymiseen mennessä Selvitä missä muodossa mahdollinen motivaatiokirje pitää toimittaa. Jos kirjoitat motivaatiokirjeen sähköiseen rekisteröitymislomakkeeseen, et voi tehdä itse siihen enää muutoksia. Voit kuitenkin liittää motivaatiokirjeen hakemuksellesi rekisteröitymisvaiheen jälkeenkin erillisenä liitteenä Jokaista hakukohdetta varten tulee tehdä erilliset motivaatiokirjeet ja opintosuunnitelmat (Learning Agreement). Learning Agreement tulee hyväksyttää asianmukaisella taholla (oppiaine / laitos / tiedekunta) Jos sinut hyväksytään hakijaksi Helsingin yliopistosta, sinun tulee vielä hakea erikseen kohdeyliopistoon. Lisätietoja saat koordinaattoriltasi. Muistathan, että haku vaihtoyliopistoon on aina omalla vastuullasi! Tekninen ohje rekisteröitymislomakkeen käyttöön ja hakuprosessiin Rekisteröitymislomake Rekisteröitymislomakkeelle pääsee hakuportaalin kautta: https://kvl.it.helsinki.fi/mobility/mobilitysearchservlet?sprache=en&identifier=helsink01 Valitse alasvetovalikoista vähintään oikea lukuvuosi (Academic Year), kohdemaasi sekä tiedekuntasi / laitoksesi / oppiaineesi: 1) Valitse Faculty -valikosta oma tiedekuntasi ja tarvittaessa oma laitoksesi ja oppiaineesi, jos haet
oppiaineen tai laitoksen vaihtopaikkaa. HUOM! Mikäli haet kahdenväliseen vaihtoon (YKV), jätä tämä kohta tyhjäksi 2) Valitse Exchange programme -valikosta ohjelma, johon ykköshakukohteesi kuuluu (esim. Erasmus, Nordplus, University Bilateral Agreements eli kahdenväliset sopimukset). Tiedekunnan mahdollisista kahdenvälisistä partneriyliopistoista on tarkempaa tietoa hakuilmoituksessa 3) Valitse Academic year -valikosta oikea lukuvuosi HUOM! On ehdottoman tärkeää valita oikea lukuvuosi, jotta vaihtopaikat näkyvät oikein! 4) Klikkaa Show exchange details -painiketta, jolloin tehdyn rajauksen mukaiset hakuvaihtoehdot avautuvat 5) Valitse ensisijainen hakukohteesi klikkaamalla vihreää palloa vasemmassa reunassa haluamasi kohteen vieressä (mahdollinen 2. ja 3. hakukohde valitaan myöhemmin), jolloin kirjautumissivu rekisteröitymislomakkeelle avautuu Kirjaudu sisään rekisteröitymislomakkeelle yliopiston käyttäjätunnuksilla (AD-tunnus, jolla kirjaudut esim. Webmailiin tai ALMAan) HUOM! Mikäli haet Nordlys, ISEP, NORTH2NORTH -vaihtoon, Eramus-harjoitteluvaihtoon (Erasmus SMP), tai Freemover-apurahaa, klikkaa oikean yläreunan ISEP, NORDLYS -linkkiä ja valitse avautuvalta sivulta ohjelma johon haet. Rekisteröitymislomakkeen täyttäminen Lomakkeen henkilötiedot tulevat automaattisesti Oodista, jolloin mahdolliset korjaukset tulee tehdä suoraan Oodiin (esim. kotiosoite). Asteriskilla (*) merkityt kentät ovat pakollisia. Data concerning current studies at the home institution täytä kohta opiskeluvuosista ( Number of higher education years ) täytä tieto suoritettujen opintopisteiden määrästä kokonaisuudessaan sekä pääaineessasi tarvittaessa täytä tieto mahdollisesta lisätuesta Grant because of a disability (ei koske kahdenvälisiä vaihtoja) täytä tieto mahdollisista aikaisemmista opiskeluista ulkomailla Data concerning the stay abroad ensisijaisen hakukohteesi tiedot tulevat automaattisesti lomakkeelle arvioi millä tasolla suurin osa valitsemistasi vaihtoyliopiston kursseista on (BA, MA, PhD) arvioi vaihtoaikasi päivämäärät (kuluvan lukuvuoden mukaan, mikäli seuraavan lukuvuoden tietoja ei ole vielä saatavilla. Tiedot löytyvät vaihtoyliopiston nettisivuilta)
valitse mahdollinen 2. hakukohteesi (ja 3.), opintojen alaksi aiottu ala, opintojen taso sekä vaihtoajan päivät o HUOM! Jos 2. vaihtoehto kuuluu jonkin toisen ohjelman (esim. Erasmus/Nordplus/kahdenväliset) piiriin kuin 1. vaihtoehto, tulee täyttää kokonaan uusi rekisteröitymislomake. o 2. hakukohteellasi ei välttämättä ole sopimusta saman "Field of study :n alla kuin 1. hakukohteellasi valitse kielikurssi, jos sellainen on jo tiedossa Language competence valitse kieli tai kielet, joilla opiskelet vaihtokohteessa ja arvioi taitosi annettujen vaihtoehtojen mukaan (mahdollinen tarkempi selvitys kielitaidosta tehdään hakuilmoituksen määrittämällä tavalla) Data of contact person in case of emergency täytä yhteyshenkilön tiedot hätätapauksen varalta Other information, Motivation Letter kirjoita tai kopioi (copy + paste) motivaatiokirjeesi kenttään, jos niin on hakuilmoituksessa pyydetty. HUOM! Voit liittää motivaatiokirjeesi hakemukselle erillisenä tiedostona myöhemmässä vaiheessa Rekisteröitymislomake lähetetään klikkaamalla Send application -painiketta. (HUOM! Tämän jälkeen et voi enää itse muokata lomakkeen tietoja. Mikäli haluat päivittää hakemuksesi tietoja jälkikäteen, ota yhteyttä osoitteeseen kvl-admin@helsinki.fi.) Saat antamaasi sähköpostiosoitteeseen automaattiviestin hakuprosessista sekä linkin Mobility Online -tilisi kirjautumissivulle. HUOM! Lue saamasi ohjeet huolellisesti olet tässä kohtaa täyttänyt vasta rekisteröitymislomakkeen, joka EI ole vielä varsinainen hakemus! Hakuprosessin eteneminen rekisteröitymislomakkeen täytön jälkeen Kirjaudu sisään hakijatilillesi sähköpostin linkin kautta tai osoitteessa https://kvl.it.helsinki.fi (Helsingin yliopiston AD-tunnus + salasana) HUOM! Kirjautumissivua ei kannata googlata! Näytön yläosassa oikealla näkyy vain ensisijainen hakukohteesi (HUOM! Mikäli sinulla on useampia hakemuksia, valitse kirjautumisen jälkeen hakemus, jota haluat työstää). Hakemuksesi Workflownäkymässä näkyy Necessary steps, eli vaiheet, jotka sinun tulee tehdä ennen kuin hakemuksesi on valmis toimitettavaksi tiedekuntaan. Oikeassa yläkulmassa on linkki Reload Application Workflow, josta pääset aina hakijatilisi perusnäkymään. Pakolliset kohdat tehdään annetussa järjestyksessä.
Valokuvaa ei ole pakko liittää lomakkeeseen sähköisesti, mutta kuvan voi toimittaa muiden dokumenttien mukana, mikäli se on hakuilmoituksessa vaadittu. Opintosuunnitelman teko (Learning Agreement) Learning Agreementista eli opintosuunnitelmasta tulee käydä ilmi, mitä kursseja tai opintokokonaisuuksia aiot hyväksilukea vaihdossa suorittamilla opinnoillasi. Opintosuunnitelma on alustava suunnitelma ja usein se tarkentuu vaihdon aikana. Selvitä hakukohteesi kurssitarjonta ja valitse kurssit, jotka haluaisit vaihtosi aikana suorittaa ja mieti miten valitsemasi kurssit voitaisiin hyväksilukea tutkintoosi Klikkaa Complete Learning agreement -linkkiä hakemuksesi workflow -näkymässä, jolloin pääset tekemään suunnitelmaa Klikkaa Create New Record -ikonia ( ) Enter further courses -tekstin edessä, jolloin pääset lisäämään yksittäisen kurssin tietoja Täytä kurssien/moduulien/opintokokonaisuuksien laajuudet, nimet sekä vastaavat hyväksiluvut yksitellen opintosuunnitelmaan (kurssien koodit voi kirjoittaa, jos sellaiset ovat tiedossa; viikkotuntimääriä ei tarvitse kirjoittaa). Tallentaaksesi kurssin tiedot, klikkaa Create -painiketta o Kurssien laajuudet kohdeyliopistossa merkitään kohdeyliopiston opintopisteinä Voit muokata jälkikäteen kurssien tietoja klikkaamalla Update record -ikonia ( ) kurssin nimen vieressä Voit poistaa kursseja klikkaamalla Delete record -ikonia ( ) kurssin nimen vieressä Jos haet kahteen tai kolmeen kohteeseen samalla hakemuksella, laadi erilliset opintosuunnitelmat jokaiseen kohteeseen aloittaen workflown kohdasta Complete Learning Agreement for the 2./3. choice Tulosta opintosuunnitelmat kohdista Print Learning Agreement ja Print Learning Agreement for your 2./3. choice Hakemuslomakkeen tulostaminen Mikäli paperinen hakulomake on vaadittu hakuilmoituksessa, tulosta se workflown kohdasta Print application form, allekirjoita se ja toimita se vaadittujen liitteiden kanssa hakua koordinoivalle henkilölle (oppiaineen tai laitoksen yhdyshenkilö tai kv. vaihdon palvelut). Learning Agreementin ja hakemuslomakkeen tulostaminen workflown linkkien kautta muodostaa näistä pdf-tiedostot, jotka voit tallentaa itsellesi ja tulostaa myöhemmin. Näitä ei ole pakko tulostaa paperisina, ellei hakuohjeessa näin erikseen vaadita. Ongelmia? Sähköinen rekisteröitymislomake hakee osan tiedoista suoraan Oodista. Oodin käyttökatko estää näin myös hakemuksen jättämisen. Huomioi siis Oodin käyttökatkot ja tee mahdolliset korjaukset esim. osoitteen suhteen suoraan Oodiin.
Teknistä tukea hakemusprosessissa Erikoismerkit (^ ½* ) salasanassa voivat aiheuttaa kirjautumisongelmia! Vaihda siis salasanasi, jos et pääse järjestelmään sisään erikoismerkkejä sisältävällä salasanalla. Tukea hakemuslomakkeen täyttämiseen ja ongelmatilanteisiin saa yliopiston kansainvälisen vaihdon palveluista sähköpostitse kvl-admin@helsinki.fi tai puhelimitse 050-4150271. Kerro yhteydenotossasi mahdollisimman tarkka ongelmakuvaus (mihin ohjelmaan haet, missä tilanteessa ongelma ilmeni, mahdollinen error-viesti). Hakuun ja vaihtoihin liittyvissä asioissa Erasmus-vaihdoissa saat parhaiten tietoa omalta laitos- tai oppiainekoordinaattoriltasi esim. hakemukseen tarvittavista liitteistä ja niiden toimittamistavasta. Kahdenvälisissä vaihdoissa saat lisätietoja kansainvälisen vaihdon palveluista oman vaihto-ohjelmasi koordinaattorilta. Muissa yleisissä kysymyksissä ota yhteyttä kansainvälisen vaihdon palveluiden koordinaattoreihin: Maarit Haukka / Lars Bäckman (1.4. 31.8.2012) erasmus@helsinki.fi puhelin +358 9 191 22441 Erasmus ja Nordplus -ohjelmat EILC-kurssit DAAD-kielikurssit Sanja Mursu nordplus@helsinki.fi puhelin +358 9 191 22178 Nordplus- ja Erasmus -ohjelmat Nordlys-verkosto Tuula Hellstedt ulkomaillaopiskelu@helsinki.fi puhelin +358 9 191 22177 Helsingin yliopiston kahdenväliset vaihdot: Pohjois- ja Etelä-Amerikka, Oseania ISEP-, AEN-, ja MAUI -ohjelmat North2North FreeMover vaihdot Fudan-, India-, Bright- ja Unica-lyhytkurssit Raisa Asikainen ulkomaillaopiskelu@helsinki.fi puhelin +358 9 191 22241 Helsingin yliopiston kahdenväliset vaihdot: Aasia, Afrikka, Lähi-itä ja Venäjä sekä Euroopan kahdenväliset kohteet (Ukraina, Serbia, Kroatia, Edinburgh)