Ohjelman yhteinen hallintoviranomainen: Lapin liitto KOLARCTIC ENPI CBC -OHJELMA 2007 2013 HAKUOHJEET Voimassa hakukierroksella 16.1.-16.4.2012 (92 päivää) Hakemukset toimitettava ohjelman hallintoviranomaiselle viimeistään 16.4.2012
SISÄLLYSLUETTELO 1. KOLARCTIC ENPI CBC 2007 2013 -OHJELMA... 3 1.1 TAUSTAA... 3 1.2 OHJELMAN TAVOITTEET JA PAINOPISTEET... 3 1.3 HAETTAVANA OLEVA EU-RAHOITUS... 4 1.4 HAKUKIERROKSEN ASIAKIRJAT... 5 2. HAKUKIERROKSEN SÄÄNNÖT... 6 2.1 TUKIKELPOISUUSSÄÄNNÖT... 6 2.1.1 PÄÄHAKIJAN TUKIKELPOISUUS: KUKA VOI TOIMIA HANKKEEN PÄÄHAKIJANA?... 6 2.1.2 KUMPPANUUS JA KUMPPANEIDEN TUKIKELPOISUUS... 7 2.1.3 TUKIKELPOINEN TOIMINTA: TOIMINTA, JOHON OHJELMASTA VOI SAADA RAHOITUSTA 9 2.1.4 KUSTANNUSTEN TUKIKELPOISUUS: HANKKEESSA SYNTYNEET KUSTANNUKSET, JOTKA VOIDAAN MAKSAA HANKKEELLE MYÖNNETYLLÄ RAHOITUKSELLA... 10 2.2 RAHOITUKSEN HAKEMINEN... 11 2.2.1 HAKULOMAKE... 11 2.2.2 HAKEMUKSEN ALLEKIRJOITTAMINEN SEKÄ TOIMITTAMINEN HALLINTOVIRANOMAISELLE... 11 2.2.3 HAKEMUKSEN TOIMITTAMISEN AIKATAULU... 12 2.2.4 HAKIJOILLE TIEDOTTAMINEN... 13 2.2.5 JULKISEN KANSALLISEN VASTINRAHOITUKSEN HAKEMINEN SUOMESSA, RUOTSISSA, NORJASSA JA VENÄJÄLLÄ... 13 3. HAKEMUSTEN ARVIOINTI JA VALINTA... 16 3.1 HAKEMUSTEN ARVIOINTI... 16 3.2 RAHOITUKSESTA PÄÄTTÄMINEN JA RAHOITUSSOPIMUS... 17 3.2.1 PÄÄTÖKSENTEKO SEURANTAKOMITEASSA... 17 3.2.2 RAHOITUSSOPIMUS... 18 3.3.INDIKATIIVINEN AIKATAULU... 18 4. MUITA HANKKEEN SUUNNITTELUSSA HUOMIOITAVIA ASIOITA... 19 4.1 HANKKEEN OHJAUSRYHMÄ... 19 5. YHTEYSTIEDOT... 20 6. HAKULOMAKKEEN TÄYTTÖOHJEET... 22 7. ESIMERKIT TAULUKOISTA ACTIVITIES, ACTION PLAN AND EXPECTED RESULTS... 41 8. INDIKAATTORIEN MÄÄRITYKSET... 43 2
1. KOLARCTIC ENPI CBC 2007 2013 -OHJELMA 1.1 TAUSTAA Kolarctic ENPI CBC 2007 2013 -ohjelma jatkaa ja edistää rajat ylittävää yhteistyötä Pohjoiskalotin maiden ja Luoteis-Venäjän välillä. Euroopan unioni rahoittaa ohjelmaa Euroopan naapuruus- ja kumppanuusinstrumentista (ENPI). Rahoitusta myönnetään yhteishankkeille, jotka tukevat Suomen, Ruotsin, Norjan ja Venäjän yhdessä hyväksymiä painopisteitä ja strategioita. Ohjelmaan suunnattu yhteisörahoituksen (EU-rahoituksen) määrä vuosille 2007 2013 on yhteensä 28,241 miljoonaa euroa. Yhteisörahoituksen lisäksi ohjelman kokonaisrahoitus koostuu Norjan Kolarctic-rahoituksesta sekä Venäjän, Suomen, Ruotsin ja Norjan kansallisesta vastinrahoituksesta. Ohjelman kokonaisrahoitus on noin seitsemänkymmentä miljoonaa euroa. Nämä hakuohjeet antavat rahoituksen hakijoille perustietoa Kolarctic ENPI CBC -ohjelman rahoituksen hakuprosessista. Hakuohjeet sisältävät tietoa muun muassa hakukierroksen hakuajoista, painopisteistä, hankkeiden rahoituksesta sekä hakulomakkeen täyttöohjeet. Kaikki julkaistavat tiedot perustuvat Kolarctic ENPI CBC 2007 2013 -ohjelma-asiakirjaan, Venäjän Federaation ja Euroopan yhteisön väliseen sopimukseen Kolarctic ohjelman toteuttamisesta (allekirjoitettu 18.11.2009), EU:n komission PraG-asiakirjaan (Practical Guide to Contract procedures for EC external actions) 1 sekä ENPI-ohjelmien täytäntöönpanosääntöihin (951/2007) 2. Venäjän Federaation alueella julkisten organisaatioiden toteuttamiin kilpailutuksiin sovelletaan Venäjän Federaation lainsäädäntöä. Vuosittaiset strategiset teemat sekä hankkeiden valintakriteerit ja haettavana olevan rahoituksen määrä määritellään seurantakomitean vuosittain hyväksymässä toimintasuunnitelmassa. Kaikki asiakirjat, ohjeet sekä ohjelma-asiakirja ovat tulostettavissa ohjelman kotisivuilta www.kolarcticenpi.info. Ohjelmaan ja rahoituksen hakemiseen liittyvää hankeneuvontaa antavat ohjelman yhteinen hallintoviranomainen (Joint Managing Authority) Lapin liitto sekä sen sivutoimipisteet Venäjällä, Ruotsissa ja Norjassa. 1.2 OHJELMAN TAVOITTEET JA PAINOPISTEET Ohjelman pääasiallinen tavoite on vähentää maiden raja-alueiden perifeerisyyttä ja siitä johtuvia ongelmia sekä edistää monenkeskistä rajat ylittävää yhteistyötä. Ohjelmalla pyritään kehittämään ohjelma-alueen rajat ylittäviä taloudellisia, sosiaalisia sekä ympäristön suomia mahdollisuuksia. Tavoitteisiin pyritään tukemalla innovatiivisia rajat ylittäviä toimintoja, saavutettavuutta sekä luonnonvarojen, yhteisöjen ja kulttuurisen perinnön kestävää kehitystä. Tavoitteiden saavuttamiseksi ohjelma on jaettu kolmeen painopisteeseen, jotka kuvaavat ohjelma-alueen vahvuuksia ja ongelmia. 1. Taloudellinen ja sosiaalinen kehitys 2. Yhteiset haasteet 3. Ihmisten välinen yhteistyö ja identiteetin vahvistaminen. Rahoitushakemuksen tulee kohdistua yhteen painopisteeseen. Esimerkkejä painopisteiden toiminnallisista tavoitteista ja tuettavasta toiminnasta on kuvattu ohjelma-asiakirjassa. 1 PraG-asiakirja Internetissä: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/index_en.htm 2 Komission asetus (EY) N:o 951/2007, annettu 9 päivänä elokuuta 2007, eurooppalaista naapuruuden ja kumppanuuden välinettä koskevista yleisistä määräyksistä annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1638/2006 puitteissa rahoitettavien rajat ylittävien yhteistyöohjelmien täytäntöönpanosäännöistä
1.3 HALLINTOVIRANOMAISELTA HAETTAVANA OLEVA EU-RAHOITUS Termien selityksiä: - Julkinen rahoitus: Mikä tahansa julkinen rahoitus jota hanke saa, mukaan lukien EUrahoitus, valtion rahoitus ja muusta julkisesta lähteestä tuleva rahoitus - Yhdistetty ohjelmarahoitus: Yhteisörahoitus + Suomen ja Venäjän kansallinen rahoitus o Yhteisörahoitus = EU-rahoitus: Rahoitus joka on peräisin EU:n budjetista ja jonka ohjelman hallintoviranomainen osoittaa hankkeelle o Suomen ja Venäjän kansallinen rahoitus: Suomen valtion ja Venäjän Federaation ohjelmalle osoittama budjettirahoitus. Ohjelman hallintoviranomainen osoittaa tämän rahoituksen hankkeille. - Norjan Kolarctic-rahoitus Norjan valtiolta norjalaisille hanketoimijoille vastaa EU:n rahoitusta - Kansallinen julkinen vastinrahoitus: muodostuu kansallisesta valtion rahoituksesta ja muusta julkisesta rahoituksesta. Valtion budjetin lisäksi kansallista julkista vastinrahoitusta voi tulla julkisten organisaatioiden budjeteista. Rahoitus voi tulla valtiolta, kunnilta tai joltain muulta julkiselta organisaatiolta. - Norjan kansallinen vastinrahoitus: vastaa kansallista julkista vastinrahoitusta norjalaisille kumppaneille - Yksityinen rahoitus: Rahoitus yksityisiltä organisaatioilta Kolarctic ENPI CBC -ohjelman yhdistettyä ohjelmarahoitusta on haettavana tällä hakukierroksella yhteensä 8 450 000 euroa ja Norjan Kolarctic-rahoitusta 2 000 000 euroa. Siltä varalta että rahoitettavaksi hyväksyttyjen hankkeiden budjetit ylittävät hakukierrokselle varatun rahoituksen, hallintoviranomainen varaa mahdollisuuden osoittaa hankkeille lisäksi 2 000 000 euroa vuosille 2011-2012 varatusta yhdistetystä ohjelmarahoituksesta. Hallintoviranomainen myös pidättää oikeuden olla myöntämättä kaikkea haettavaksi julistettua rahoitusta. Hakuaika alkaa 16. tammikuuta 2012 ja päättyy 16. huhtikuuta 2012. Ohjelman seurantakomitea ei ole asettanut vähimmäis- tai enimmäismääriä haettavalle rahoitukselle. Kuitenkin kansainvälisille hankkeille tyypillisen suhteellisen pitkän hakuprosessin takia hakijoita kehotetaan kiinnittämään huomiota hankkeen kustannustehokkuuteen ja välttämään erittäin pienten rahoitussummien hakemista. Hankkeen rahoitus koostuu julkisesta ja yksityisestä rahoituksesta. Julkinen rahoitus muodostuu EUrahoituksesta, Norjan Kolarctic rahoituksesta ja ohjelmaan osallistuvien maiden kansallisesta vastinrahoituksesta. Yksityistä rahoitusta ei lueta kansalliseksi vastinrahoitukseksi vaan enemmänkin hankkeen saamaksi lisärahoitukseksi. Lisää tietoa kansallisesta vastinrahoituksesta on tämän asiakirjan kappaleessa 2.2.5. Kaikissa hankkeissa vähintään 10% rahoituksesta on tultava hankkeen päähakijan ja yhden tai useamman partnerin omista resursseista. Hankkeen toteuttajaosapuolen oma rahoitus voi olla yksityistä tai julkista. Ohjelman seurantakomitea on asettanut ylärajat hankkeen saamalle ohjelmarahoitukselle. Tämän ylärajan suuruus riippuu siitä, mistä ohjelman painopisteestä hanke rahoitetaan ja myös hanketyypistä ja mukana olevista organisaatioista. Asetetut rajat eri painopisteissä ovat: 4
Painopiste Rahoitusosuus maksimissaan Muita vaatimuksia Painopiste 1 Taloudellinen ja 70 % hankkeille, joiden toiminta sosiaalinen kehitys kohdistuu taloudelliseen kehittymiseen ja joissa edunsaajina (kumppanit/ päähakija) ovat yksityiset yritykset. 90% muille hankkeille Painopiste 2 Yhteiset haasteet 90 % Painopiste 3 Ihmisten välinen 90% yhteistyö ja identiteetin rakentaminen - Tukikatto riippuu myös kunkin maan kansallisesta lainsäädännöstä - Pienimuotoisten investointien rahoitusosuus ei voi ylittää maan kansallisessa lainsäädännössä määriteltyä ylärajaa. Pienimuotoisissa investoinnissa tuen (EU-rahoitus ja kansallinen vastinrahoitus) osuus on kuitenkin aina korkeintaan 70 %. Rahoitettuihin hankkeisiin voi sisältyä pienimuotoisia investointeja (investoinnin suuruus voi olla enintään 50% hankkeen budjetista ja määrällisesti enintään 2 miljoonaa euroa). Pienimuotoisten hankkeiden rahoituksessa täytyy aina olla mukana kansallista vastinrahoitusta. Ohjelman seurantakomitea harkitsee mahdollisuutta toteuttaa ohjelmassa erityisiä suurinvestointihankkeita (LSP). Lisätietoa näistä LSP hankkeista on saatavissa seurantakomitean lopullisen päätöksen jälkeen. Ohjelmaan osallistuvien maiden lainsäädäntöjen mukaan kansallista rahoitusta ei voida käyttää investointien vastinrahoituksena sen maan ulkopuolella, josta rahoitus tulee. Kolarctic ohjelmassa tämä lain määritelmä tarkoittaa sitä, että investointien rahoitus on eriteltävä investointien kohdentumisen mukaisesti. 1.4 HAKUKIERROKSEN ASIAKIRJAT HUOM: hakemuksen liitteet löytyvät ohjelman kotisivuilta www.kolarcticenpi.info Asiakirjat jotka sisältävät hakijoille tarpeellista tietoa: - Kolarctic ENPI CBC 2007 2013 -ohjelma-asiakirja - Venäjän Federaation ja Euroopan yhteisön 18.11.2009 allekirjoittama rahoitussopimus rajayhteistyöohjelma Kolarcticin toteuttamisesta - Ohjelman toimintasuunnitelma (Action Plan) 2012 - PraG 2010 -asiakirja (Practical Guide to Contract Procedures for EC external actions) - Hakuohjeet rahoituksen hakijoille 16.1.- 16.4.2012 o Liite I. Rahoitussopimuksen malli ja erityisehdot (Standard Grant Contract and special conditions) o Liite II. Yleisehdot (General Conditions applicable to European Community-financed grant contracts for external actions) o Liite III. Alueelliset arviointiryhmät (RAG) Arviointitaulukko o Liite IV. Tuensaajien hankinnat (Procurement by grant Beneficiaries in the context of the European Community external actions) o Liite V. Maksupyyntö (Request for payment) o Liite VI. Väliraportti (Interim narrative report) o Liite VII. Tilintarkastusraportti (Expenditure verification) - Kolarctic ENPI CBC -hankkeiden tiedotus- ja näkyvyysohjeet Asiakirjat, jotka hakijan tulee täyttää ja toimittaa hallintoviranomaiselle hakulomakkeen yhteydessä hakukierroksen päättymiseen mennessä: - Kolarctic ENPI CBC 2007 2013 hakulomake (Kolarctic ENPI CBC 2007 2013 Grant Application Form) o Liite A. Budjettierittely (Budget specification) o Liite B. Logical Framework (vapaaehtoinen, silloin kun haettu EU-rahoitus on 100 000 tai vähemmän) o Liite E: Projektisuunnitelma o Liite F: Päähakijan rekisteröintitodistus 5
o o Liite G: Kumppanuussitoumus (Partnership Statement) Liite H: Tarkistuslista (Chekcklist) Asiakirjat, jotka hakijan täytyy toimittaa hallintoviranomaiselle ennen rahoitussopimuksen allekirjoittamista: - Liite C. Hakijan pankkitiedot (Financial Identification Form) - Liite D: Legal Entity File - Liite F: Kumppaneiden rekisteröintitodistukset - Kopio mahdollisesta Norjan Kolarctic-rahoituksen rahoituspäätöksestä - Kopiot Venäjän, Suomen, Ruotsin ja Norjan kansallisen vastinrahoituksen rahoituspäätöksistä (paitsi Suomen ja Venäjän valtioiden vastinrahoituksesta) - Kopiot yksityisen rahoituksen sitoumuksista - Alv-todistus, jos arvonlisävero jää hakijan lopulliseksi kustannukseksi - Päähakijan kahden edellisen tilinpäätöksen tuloslaskelma ja tase (koskee vain yhdistyksiä ja yrityksiä) HUOM! Kansallista rahoitusta koskevat sitoumukset tai päätökset tulee toimittaa hallintoviranomaiselle ennen seurantakomitean kokousta. Suomen ja Venäjän valtion kansallisesta rahoituksesta tällaisia ennakkositoumuksia tai päätöksiä ei tarvita, koska päätökset niistä rahoituksista sisällytetään hallintoviranomaisen toimesta hankkeen rahoitussopimukseen. 2. HAKUKIERROKSEN SÄÄNNÖT HUOM hakemuslomakkeen täyttöohjeet ovat tämän asiakirjan kappaleessa 7. Kaikki tätä hakukierrosta koskeva materiaali on löydettävissä Kolarctic ENPI CBC ohjelman kotisivuilta www.kolarcticenpi.info Näissä hakuohjeissa annetaan hakukierroksesta rahoitettavien toimenpiteiden hakemusmenettelyä, valintaa ja toteuttamista koskevat määräykset, ottaen myös huomioon Practical Guide to Contract Procedures for EC external actions- asiakirjaan kirjatut ehdot, joita sovelletaan tällä hakukierroksella (asiakirja on saatavana osoitteessa http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/index_en.htm ) 2.1 TUKIKELPOISUUSSÄÄNNÖT On olemassa kolme erilaista tukikelpoisuussäännöstöä, jotka koskevat - hankerahoituksen päähakijoita (2.1.1) ja niiden kumppaneita (2.1.2), - mahdollisesti rahoitettavia toimenpiteitä (2.1.2) sekä - tukikelpoisia kustannuksia (2.1.3). 2.1.1 PÄÄHAKIJAN TUKIKELPOISUUS: KUKA VOI TOIMIA HANKKEEN PÄÄHAKIJANA? Pääsääntöisesti sekä päähakijoiden että kumppaneiden tulee olla joko varsinaiselta ohjelma-alueelta tai ohjelmaalueeseen rajoittuvalta alueelta(katso ohjelma-alueen määritelmä kappaleesta 2.1.3 Hankkeiden maantieteellinen tukikelpoisuus ). Poikkeustapauksissa, jos kyse on hankkeen tavoitteiden saavuttamisesta, hankkeita voidaan toteuttaa osittain myös ohjelma-alueen ulkopuolella. Tällaisissa poikkeustapauksissa ohjelman seurantakomitea päättää tapauskohtaisesti, onko hanke hyväksyttävissä rahoitettavaksi. Päähakija toimittaa rahoitushakemuksen hallintoviranomaiselle. Päähakija on yhdistetyn ohjelmarahoituksen tuensaaja ja toimii linkkinä ohjelman hallintoviranomaisen ja hankkeen kumppaneiden välillä. Se suunnittelee hankkeen yhdessä kumppaneidensa kanssa ja vastaa ohjelman hallintoviranomaiselle hankkeen toimeenpanosta ja hallinnosta. Päähakija toimittaa kaikki tarvittavat asiakirjat ja tiedot hallintoviranomaiselle ennen hankkeen aloittamista sekä sen toimeenpanon aikana. HUOMIOI se, että jos ruotsalainen tai norjalainen organisaatio toimii hankkeen päähakijana, se voi vastaanottaa hallintoviranomaiselta vain EU-rahoitusta ja Suomen kansallista rahoitusta. Tällaisessa tapauksessa Venäjän kansallinen rahoitus myönnetään venäläiselle kumppanille. 6
Ollakseen tukikelpoinen rahoituksen hakija ja saada päähakijan täytyy - olla juridinen henkilö ja - rekisteröity Venäjällä, Suomessa, Ruotsissa tai Norjassa ja - olla suoraan vastuussa hankkeen valmistelusta ja hallinnoinnista kumppaneiden kanssa eikä toimia välittävänä organisaatioina, Päähakija ja kumppanit voivat olla esimerkiksi kansallisia, alueellisia tai paikallisia julkisia viranomaisia tai organisaatioita, kuntia, kuntayhtymiä, julkisia liikelaitoksia, kauppakamareita, järjestöjä ja yhdistyksiä, yliopistoja ja korkeakouluja, tutkimuslaitoksia sekä yksityisiä yrityksiä ja niiden verkostoja. 3 Huomaa, että jos yksityinen yritys toimii hankkeen päähakijana tai kumppanina, hanke ei voi tuottaa sille voittoa eikä kilpailuetua! Päähakija on myös velvollinen huolehtimaan siitä, että hankkeen kumppanit ovat hakeneet kansallista vastinrahoitusta ennen kuin se toimittaa rahoitushakemuksen ohjelman hallintoviranomaiselle. Mahdolliset hakijat eivät voi osallistua hankehakuun ja heille ei voida myöntää tukea, jos 4 : a) hakukierroksen valintaprosessin aikana hakija on konkurssissa tai muutoin rahavaikeuksissa, velkajärjestelyssä, selvitystilassa, liiketoimintakiellossa, tai edellisiin liittyvissä menettelyissä, kansallisen lain tai säännösten mukaisesti tai jollakin muulla tapaa vastaavassa tilanteessa tai siihen johtavassa tilanteessa, b) hakija on tuomittu ammatillisesta rikkomuksesta ja tuomio on saanut lainvoiman; c) tuen myöntäjä voi jollakin keinoin todistaa hakijan syyllistyneen vakavaan ammatilliseen rikkomukseen; d) hakija ei ole noudattanut sijaintimaansa tai projektin kohdealueen sosiaaliturvasäännöksiä tai verosäännöksiä; e) hakija on tuomittu lainvoiman saaneella tuomiolla petoksesta, korruptiosta, osallisuudesta rikolliseen organisaatioon tai muusta taloudelliselta kannalta haitallisesta rikkomuksesta tai vakavasta sopimusrikkomuksesta menettelyissä koskien yhteisön budjetista myönnettyjä varoja; f) hakija on todettavasti syyllistynyt sopimusrikkomukseen koskien Euroopan komission budjetista rahoitettua hankintamenettelyä tai muuta tukea ja siksi siihen kohdistuu tällä hetkellä Rahoitussäädöksen (Financial regulation) artikla 96(1): ssa mainittu hallinnollinen toimenpide. Allekirjoittamalla rahoitushakemuksen sekä hakijan vakuutuksen (Declaration by the Applicant) hakija vakuuttaa, ettei kuulu eikä joudu edellä mainittuihin tilanteisiin. 2.1.2 KUMPPANUUS JA KUMPPANEIDEN TUKIKELPOISUUS Päähakijan täytyy toimia yhteistyössä kumppaniorganisaatioiden kanssa kuten alla määritellään. Hankkeessa täytyy olla vähintään yksi toimija EU-maasta (Ruotsi, Suomi) ja yksi toimija Venäjältä, jolloin toinen toimii hankkeen päähakijana ja toinen kumppanina (partner). Kuitenkin ohjelmassa painotetaan hankkeita, joissa on kumppaneita useammasta kuin kahdesta maasta. Ohjelma-alue kattaa seuraavat läänit, maakunnat ja alueet: - Venäjä: Murmanskin alue, Arkangelin alue ja Nenetsin autonominen piiri - Suomi: Lappi - Ruotsi: Norrbotten - Norja: Nordlandin, Tromsin ja Finnmarkin maakunnat Ohjelmaan kuuluu myös rajoittuvia alueita. Päähakija tai kumppani voi olla rajoittuvalta alueelta jos sen/niiden osallistuminen hankkeeseen on perusteltua, ja jos niiden edustamaa osaamista tai asiantuntemusta ei ole saatavilla varsinaisella ohjelma-alueella. Näissä tapauksissa hankkeiden on oltava monenvälisiä (toimijoita on hankkeessa 3 Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1638/2006, annettu 24 päivänä lokakuuta 2006, eurooppalaista naapuruuden ja kumppanuuden välinettä koskevista yleisistä määräyksistä, 14 artikla 4 PraG (Practical Guide for Contract Procedures) luku 2.3.3 7
oltava vähintään kolmesta maasta), kansallisesti ja kansainvälisesti merkittäviä ja tuettava varsinaisen ohjelmaalueen kehittämistä. Rajoittuvat alueet ovat: - Venäjä: Karjalan tasavalta, Leningradin alue ja Pietarin kaupunki - Suomi: Pohjois-Pohjanmaan maakunta - Ruotsi: Västerbottenin lääni Yhteistyökumppani (partner) on hankkeessa kumppani jolla on samanlainen asema kuin päähakijalla (Lead Partner). Yhteistyökumppanin tulee olla ohjelma-alueelta tai rajoittuvalta alueelta ja sillä on oikeus saada hankkeesta johtuviin kuluihinsa ohjelman rahoitusta. Kumppani voi päähakijan lailla saada EU-rahoitusta/ Norjan ENPI-rahoitusta hankkeessa syntyneille tukikelpoisille kustannuksilleen. Kumppania koskevat samat tukikelpoisuussäännöt kuin päähakijaa. Kumppani osallistuu päähakijan kanssa tasavertaisena toimijana hankkeen suunnitteluun ja toimeenpanoon. Kaikkien hankkeen kumppaneiden täytyy allekirjoittaa hakemuksessa oleva kumppanuussitoumus Partnership Statement. Pääsääntöisesti alueen ulkopuoliset toimijat voivat osallistua hankkeeseen yhteistyöosapuolen ominaisuudessa (associates) (Katso päähakijan tukikelpoisuuden määrittely kappaleesta 2.1.1). Näiden osapuolten kustannukset eivät ole tukikelpoisia lukuun ottamatta matkakustannuksia. Yhteistyöosapuolet maksavat itse hankkeesta niille aiheutuvat kustannukset (Katso yhteistyöosapuolen [associates] määritelmä alta). Sellaiset kansalliset tai kansainväliset organisaatiot, joilla ei ole pääkonttoria tai paikallistoimistoa varsinaisella ohjelma-alueella eikä rajoittuvalla alueella, ovat tukikelpoisia toimimaan päähakijoina, jos ohjelma-aluetta hyödyntäviä toimenpiteitä ei voida toteuttaa ilman tätä kyseessä olevaa organisaatiota ja mikäli se tuo hankkeeseen sellaista asiantuntijuutta tai tietotaitoa, jota ei ole saatavissa ohjelma-alueelta. Myös tällaisissa hankkeissa toteutettavien toimenpiteiden ja odotettavissa olevien tulosten tulee kohdentua ohjelma-alueelle. Ohjelma-alueen ja rajoittuvan alueen ulkopuolelta tulevat kumppanit ovat tukikelpoisia, jos ne tuovat hankkeeseen sellaista asiantuntijuutta tai tietotaitoa, jota ei ole saatavissa ohjelma-alueelta. Myös pelkästään Norjan ja Venäjän ohjelma-alueelta olevien toimijoiden hanke voidaan rahoittaa ohjelmasta silloin, kun hakemus kohdistuu ohjelman painopisteeseen 1 (taloudellinen ja sosiaalinen kehittyminen) ja hankkeeseen ei voida löytää kumppania Ruotsin ja Suomen ohjelma-alueilta. Norjan ja Venäjän välisten kahdenkeskisten hankkeiden rahoitukseen ei voida käyttää EU-rahoitusta. Ne rahoitetaan Norjan rahoituksella ja Venäjän kansallisella rahoituksella. Seuraavat toimijat eivät ole kumppaneita ja niiden ei tarvitse allekirjoittaa kumppanuussitoumusta o Yhteistyöosapuolet (associates) Hankkeessa voi olla mukana myös ns. yhteistyöosapuolia. Ne voivat osallistua hankkeen toteutukseen, mutta ne eivät voi saada hankkeelle myönnettyä yhdistettyä ohjelmarahoitusta/ Norjan Kolarctic-rahoitusta eivätkä kansallista vastinrahoitusta, poikkeuksena matkustuskulut. Ne toimivat hankkeessa omalla rahoituksellaan. Siten tukikelpoisuussäännöt eivät koske niitä eikä niiden tarvitse allekirjoittaa kumppanuussitoumusta partnership statement. o Alihankkijat (subcontractors) Lisäksi hankkeessa voi olla mukana myös alihankkijoita, joita koskevat liitteessä IV 5 luetellut hankintasäännöt. Yksityiset yritykset voivat toimia hankkeessa alihankkijoina silloin, kun osallistuminen on rajattua ja selvästi 5 Annex IV. Procurement by grant Beneficiaries in the context of the European Community external actions 8
määriteltyä. Hankkeen tukikelpoisista kustannuksista enintään 50 % voi syntyä alihankintana. (HUOM! Tämä sääntö ei koske investointien rahoitusta). Kuitenkaan alihankinta ei ole tukikelpoinen jos se lisää hankkeen kustannuksia antamatta kuitenkaan lisäarvoa hankkeelle. Alihankinta ei myöskään ole tukikelpoinen, jos sen kustannukset on määritelty prosentteina toimien kokonaiskustannuksista, ellei sellaista kustannusta ole erikseen perusteltu viittaamalla ostettavan työn tai palvelun todelliseen arvoon. Kaikkien alihankintojen osalta alihankkijat ovat velvollisia antamaan tarkastus ja valvontaviranomaisille kaiken alihankintaan liittyvän tiedon. 2.1.3 TUKIKELPOINEN TOIMINTA: TOIMINTA, JOHON OHJELMASTA VOI SAADA RAHOITUSTA Tuettavat painopisteet ja/ tai teemat Tämä hakukierros on ns. avoin hakukierros, joten hakukierroksella vastaanotettavia rahoitushakemuksia ei ole rajattu aiheen eikä painopisteen mukaan. Kaikki rahoitushakemukset käsitellään päätösprosessissa samalla ja yhdenvertaisella tavalla hakemuksen aiheesta riippumatta. Hakukierroksen rahoitushakemukset voivat kohdistua mihin tahansa ohjelman kolmesta painopisteestä (priority) (ks. kohta 1.2). Hanketyypit Ohjelmasta voidaan rahoittaa seuraavia hanketyyppejä: 1. Integroitu hanke, jossa kumppanit toteuttavat omilla alueillaan osan hankkeen toimista; 2. Symmetrinen hanke, jossa samanlaisia toimia toteutetaan rinnakkain jäsenvaltioissa (Suomi ja Ruotsi) ja kumppanimaassa (Venäjä) sekä Norjassa; 3. Hanke, joka toteutetaan pääasiassa tai yksinomaan yhdessä ohjelmaan osallistuvassa maassa ja jonka tulokset hyödyttävät hankkeeseen osallistuvia maita. Kolarctic ENPI CBC-ohjelman tasavertaisen rajat ylittävän luonteen vuoksi ohjelmasta rahoitetaan pääasiassa integroituja hankkeita. Hankkeen kesto Hankkeen kesto määräytyy hankkeessa toteutettavien toimenpiteiden mukaan. Ohjelmasta rahoitettava hanke voi kestää korkeintaan 36 kuukautta. Rahoitettavilla hankkeilla ei ole ennalta määrättyä minimiaikaa. Hanke voi alkaa vasta sen jälkeen, kun ohjelman hallintoviranomainen ja hankkeen päähakija ovat allekirjoittaneet hankkeen rahoitussopimuksen (Grant Contract). Hankkeessa aiheutuneet kustannukset ovat tukikelpoisia vasta seuraavana päivänä siitä, kun hallintoviranomainen ja päähakija ovat allekirjoittaneet rahoitussopimuksen. Hankkeen keston suunnittelu täytyy tehdä ja ilmoittaa rahoitushakemukseen kuukausina ilman päivämääriä. Kaikkien ohjelmasta rahoitettavien hankkeiden täytyy päättyä viimeistään 31.12.2014. Hankkeen maantieteellinen tukikelpoisuus Missä hanketta voidaan toteuttaa? Kaikkien hankkeessa toteutettujen toimintojen täytyy hyödyttää Kolarctic ENPI CBC -ohjelman ohjelma-aluetta! Seuraavat toimet eivät ole tukikelpoisia: o toimet, jotka koskevat ainoastaan tai pääasiassa henkilökohtaisia osallistumisia työryhmiin, seminaareihin, konferensseihin tai kongresseihin; o toimet, jotka koskevat ainoastaan tai pääasiassa henkilökohtaisia opintoihin oikeuttavia apurahoja. 9
o o toimet joissa on pääsisältönä tieteellinen tutkimus joka ei suoraan hyödytä ohjelma-alueen kehittämistä toimet jotka tuottavat kilpailuetua tai voittoa osallistuville yksityisille yrityksille 2.1.4 KUSTANNUSTEN TUKIKELPOISUUS: HANKKEESSA SYNTYNEET KUSTANNUKSET, JOTKA VOIDAAN MAKSAA HANKKEELLE MYÖNNETYLLÄ RAHOITUKSELLA Hankkeelle myönnettävä rahoitus voidaan kohdentaa vain tukikelpoisiin kustannuksiin, jotka on lueteltu alapuolella. Siksi hankkeen budjetti on sekä kustannusarvio että katto tukikelpoisille kustannuksille. Huomaa, että tukikelpoisten kustannusten täytyy perustua todellisiin kustannuksiin, jotka ovat todennettavissa tositteilla (ei arvioihin tai keskimääräisiin kustannuksiin perustuva). Hallintoviranomainen voi vaatia hankkeen päähakijaa muuttamaan hankkeen kustannusarvioita, jos se katsoo sen tarpeelliseksi ennen rahoitussopimuksen allekirjoittamista. Tämä on mahdollista huolimatta siitä, että ohjelman seurantakomitea on hyväksynyt hankkeen rahoitettavaksi. Kustannusarvioita koskevia muutoksia voivat olla esimerkiksi laskuvirheet, epätäsmälliset, epärealistiset tai tukikelvottomat kustannukset. Seurantakomitean hyväksymää kustannusarvioita ja yhdistetyn rahoituksen määrää ei kuitenkaan voi ylittää. Rahoituksen hakijoille onkin hyödyksi suunnitella hanke huolella ja tehdä sille realistinen ja kustannustehokas kustannusarvio. Tukikelpoiset suorat kustannukset (Eligible direct costs) Vain hankkeelle nimetyn päähakijan ja kumppanien aiheuttamat kustannukset voivat olla tukikelpoisia. Ollakseen tukikelpoisia hankkeen kustannusten täytyy olla liitteen II6 luvun 14 mukaisia. Sen mukaan tukikelpoisten kustannusten pitää täyttää seuraavat vaatimukset: - ne ovat aiheutuneet hankkeen rahoitussopimuksessa määriteltynä toteutusaikana, - ne on huomioitu hankkeen rahoitushakemuksessa ja sen rahoitussuunnitelmassa, - ne ovat hankkeen toteutuksen kannalta tarpeellisia, - ne ovat todennettavissa hankkeen kirjanpidosta ja tositteista, - ne ovat kohtuullisia ja kustannustehokkaita, Myös seuraavat kustannukset ovat tukikelpoisia, kun edellä mainitut ehdot täyttyvät ja hankinnoissa on noudatettu liitteessä IV 7 mainittuja hankintasäännöksiä: - hankkeelle nimettyjen työntekijöiden palkkakustannukset ja niiden sivukulut, kun ne ovat organisaation yleisen tason mukaisia, - matkustuskustannukset, - tarvikkeiden, tavaroiden ja palveluiden hankinta- ja vuokrakustannukset, kun ne ovat yleisen markkinatason mukaisia, - alihankintakustannukset, - rahoitussopimuksessa mainituista vaatimuksista johtuvat kustannukset (tiedotus-, arviointi-, käännös-, vakuutuskustannukset jne.) Varaus odottamattomiin kustannuksiin (Contingency reserve) Odottamattomien kustannusten varauksella katetaan budjetoitujen kustannusten yllättävästä noususta aiheutuneita kuluja tai kustannuksia, joita ei ole ennalta voitu huomioida budjettia laadittaessa. Varaus voi olla korkeintaan viisi prosenttia hankkeen tukikelpoisista kokonaiskustannuksista. Odottamattomien kustannusten kustannuspaikkaa voi käyttää vain hallintoviranomaisen etukäteen antamalla kirjallisella luvalla. 6 Annex II. General Conditions applicable to European Community-financed grant contracts for external actions, luku 14 7 Annex IV. Procurement by grant Beneficiaries in the context of the European Community external actions 10
Hallinnolliset kustannukset (yleiskustannukset) (Administrative indirect costs, (overheads) Hallintoviranomaisen rahoitussopimuksessa vahvistama enintään seitsemän prosentin suuruinen osuus hankkeen tukikelpoisista kokonaiskustannuksista voidaan sisällyttää hallinnollisiin kustannuksiin, ja sillä voidaan kattaa hankkeen hallinnollisia yleiskustannuksia. Hallinnollisia kustannuksia ei tarvitse todentaa tositteilla. Luontaissuoritukset (Contributions in kind) Hankkeen luontaissuoritukset (ei rahalla maksettavat) eivät ole todellisia kustannuksia, joten ne eivät ole tukikelpoisia menoja. Luontaissuoritukset eivät ole päähakijan/ kumppanin omaa rahoitusta hankkeelle. Hankkeelle ennakoidut luontaissuoritukset täytyy kuitenkin eritellä rahoitushakemuksessa. Hankkeen toteuttamiseen osallistuvien organisaatioiden oman henkilökunnan palkkakustannukset eivät ole luontaissuorituksia vaan tukikelpoisia palkkakustannuksia. Tällöin palkkakustannukset eivät saa ylittää a) organisaation yleistä palkkatasoa b) todellisuudessa syntyneitä kustannuksia. Tukikelvottomat kustannukset Seuraavia kustannuksia ei voi sisällyttää hankkeen kustannusarvioon: - velka sekä hävikki- ja velkavaraus; - korot; - tavara/ palvelu, joka on jo maksettu jossain toisessa yhteydessä; - maan tai rakennusten ostaminen, paitsi silloin, jos se on välttämätöntä hankkeen välittömän toimeenpanon kannalta. Tällöin kohteen omistajuus täytyy siirtää rahoitushakemuksessa kirjatuille lopullisille edunsaajille ja/ tai paikallisille kumppaneille ennen hankkeen päättymistä; - kurssitappiot; - verot; arvonlisävero (ALV) on tukikelpoinen jos se jää hakijan lopulliseksi kustannukseksi; - luotonanto kolmannelle osapuolelle. 2.2 RAHOITUKSEN HAKEMINEN 2.2.1 HAKULOMAKE Rahoitusta hankkeelle haetaan ohjelman virallisella hakulomakkeella, joka on saatavissa ohjelman seurantajärjestelmästä EMOS (www.enpi.fi). Hakulomaketta käytetään, kun haetaan hankkeelle yhdistettyä ohjelmarahoitusta, Norjan Kolarctic-rahoitusta tai Ruotsin ja/ tai Norjan kansallista vastinrahoitusta. Kansallista vastinrahoitusta myöntävät viranomaiset voivat myös vaatia käyttämään muuta hakemuslomaketta. Hakijan täytyy varmistaa asia ko. viranomaiselta. Hakemus täytetään kokonaisuudessaan englannin kielellä! Hakemus tulee täyttää huolellisesti ja kaikkiin hakulomakkeessa esitettyihin kysymyksiin/ pyyntöihin tulee vastata täsmällisesti. Puutteellinen ja ristiriitaisuuksia sisältävä hakemus voidaan hylätä jo hakemuksen hallinnollisessa tarkastuksessa. Päähakijaa voidaan pyytää täydentämään hakemusta hakemusten avauksen jälkeen, mikäli hakemuksesta puuttuu jokin välttämätön tieto. Hakemukseen ei saa liittää muita liitteitä kuin pakolliset liitteet. 2.2.2 HAKEMUKSEN ALLEKIRJOITTAMINEN SEKÄ TOIMITTAMINEN HALLINTOVIRANOMAISELLE Hankkeen päähakija täyttää hakemuksen sähköisessä muodossa ohjelman seurantajärjestelmässä (EMOS), jonka Internet-osoite on www.enpi.fi. Käsin kirjoitettuja hakemuksia ei oteta vastaan. Muuten kuin EMOSseurantajärjestelmän kautta täytettyjä hakemuksia otetaan vastaan ainoastaan poikkeustapauksissa, tällaiset 11
tapaukset vaativat aina ennakkohyväksynnän hallintoviranomaiselta. Poikkeustapaus voi olla esim. Internetyhteyksien puute tai seurantajärjestelmän käyttöön vaadittavien järjestelmien romahtaminen. Täysin valmis hakemus tulee lähettää ohjelman hallintoviranomaiselle ennen hakukierroksen sulkeutumista. Lähetettyä hakemusta ei voi enää muuttaa. Hakemus on lähettämisen jälkeen tulostettavissa järjestelmästä. Päähakija saa järjestelmästä käyttäjätunnuksen, jonka se voi välittää hankkeen kumppaneille. Päähakija allekirjoittaa aina EU-rahoitushakemuksen. Kansallisen vastinrahan hakemiseen liittyvät ohjeet löytyvät kohdasta 2.2.5. Päähakijan tulee tulostaa hakemus ja allekirjoittaa hakemukseen kuuluva päähakijan vakuutus Lead Partner Declaration. Myös hankkeen kumppanit tulostavat ja allekirjoittavat kumppanuussitoumuksensa Partnership Statement (hakulomakkeen liite, luku 6), jotka ne lähettävät päähakijalle joko alkuperäisenä tai skannattuina kopioina. Päähakija liittää kumppanuussitoumukset tulostettuun ja allekirjoitettuun rahoitushakemukseen, jonka se lähettää ohjelman hallintoviranomaiselle suljetussa kirjekuoressa. Kirjekuoren päälle tulee kirjoittaa hakukierroksen nimi (joka löytyy hakulomakkeen kansisivulta) sekä päähakijan nimi ja osoite sekä suomen kielellä teksti EI SAA AVATA (Do not open). Hakemuksen voi lähettää joko postin tai yksityisen kuriiripalvelun kautta tai viemällä se paikan päälle, jolloin hakijan täytyy pyytää allekirjoitettu ja päivätty tosite hakemuksen jättämisestä. Ennen hakemuksen lähettämistä hakijan on tarkistettava, että hakemus on kokonaisuudessaan täytetty ja siinä on mukana vaadittavat liitteet. Tarkistus tulee tehdä hakulomakkeen liitteenä olevaa tarkistuslistaa (Checklist) hyväksi käyttäen. Tarkistuslista, hakijan vakuutus ja kumppanuussitoumukset ja muut liitteet (lista vaadittavista liitteistä löytyy tämän asiakirjan luvusta 1.4.) liitetään hakemuksen mukana kirjekuoreen mutta niitä ei saa nitoa kiinni hakemuslomakkeeseen. Alkuperäinen nidottu hakemus liitteineen ja siitä sekä liitteistä otettu yksi jäljennös toimitetaan hallintoviranomaiselle samassa kirjekuoressa. Postitse toimitettavat hakemukset lähetetään ohjelman hallintoviranomaisen postiosoitteeseen: Lapin liitto/ Kolarctic ENPI CBC-ohjelman hallintoviranomainen PL 8056 FIN-96101 ROVANIEMI Kuriiripalvelun toimittamat tai muuten paikan päälle toimitetut hakemukset toimitetaan hallintoviranomaisen katuosoitteeseen: Lapin liitto/ Kolarctic ENPI CBC-ohjelman hallintoviranomainen Hallituskatu 20 B FIN-96101 ROVANIEMI Hakemukset, jotka toimitetaan hallintoviranomaiselle joillain muilla tavoilla (esim. faksilla tai sähköpostilla) tai myöhässä, hylätään. Hakemusta, joka hallintoviranomaiselle toimitettaessa ei ole ohjeiden mukaisesti suljetussa kirjekuoressa, ei oteta vastaan. 2.2.3 HAKEMUKSEN TOIMITTAMISEN AIKATAULU Hakukierros päättyy 16.4.2012 klo 18.00 (Suomen aikaa). Asetettu aikaraja tarkoittaa sitä, että siihen mennessä sähköisen hakemuksen tulee olla lähetettynä hallintoviranomaiselle EMOS- järjestelmän kautta. Sähköisen seurantajärjestelmän hakemuslomakkeet sulkeutuvat automaattisesti asetettuun aikarajaan mennessä, eikä hakemuksia voi enää sen jälkeen täyttää eikä lähettää. HUOMIOI, että alkuperäinen, allekirjoitettu hakemus liitteineen tulee myös toimittaa (postitse, kuriiripalvelulla tai tuomalla hallintoviranomaisen toimistoon) määräaikaan mennessä. Määräaikaan mennessä toimittaminen on 12
pystyttävä osoittamaan toimituksen vastaanottotodistuksella tai postileimalla. Postilähetyksissä suositellaan käytettäväksi kirjattua kirjettä, jonka lähettäminen aikataulun puitteissa on helpompi osoittaa. Jos hakemus toimitetaan suoraan hallintoviranomaisen toimistoon kuriiripalvelun välityksellä tai muulla tavalla, on huomioitava, että Rovaniemellä toimivan hallintoviranomaisen toimistoaika päättyy klo 16.00 ja hakemukset tulee toimittaa paikan päälle ennen sitä. 2.2.4 HAKIJOILLE TIEDOTTAMINEN Ohjelman hallintoviranomainen järjestää yhdessä sivutoimipisteidensä kanssa hakumenettelyä koskevia tiedotusseminaareja jokaisessa maassa. Tiedotusseminaarien yksityiskohtaisempi aikataulu sekä tieto seminaaripaikoista ja seminaarien ohjelmat julkaistaan ohjelman www-sivuilla viimeistään silloin, kun hakukierros aukeaa. Hakijoilla on oikeus saada ohjelman hallintoviranomaiselta ja sen sivutoimipisteiltä hakemuksen laatimista ja hakuprosessia koskevaa yleistä neuvontaa hakukierroksen aikana. Ohjelman hallintoviranomaiselle ja sen sivutoimipisteille voi lähettää sähköpostitse (kolarctic@lapinliitto.fi) hakuprosessia koskevia kysymyksiä viimeistään 21 päivää ennen hakukierroksen sulkeutumista. Viestissä täytyy selvästi ilmoittaa, mitä hakukierrosta se koskee. Sen lisäksi teknisiä asioita koskeviin kysymyksiin voidaan vastata hakukierroksen päättymiseen asti. Katso hallintoviranomaisen ja sen sivupisteiden yhteystiedot kappaleesta 5. Vastaukset lähetettyihin kysymyksiin annetaan viimeistään 11 päivää ennen hakukierroksen sulkeutumista. Hakijoiden tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi hallintoviranomainen tai sivutoimipisteet eivät voi ottaa kantaa hakijan, hankkeen kumppaneiden tai toimen tukikelpoisuuteen. Hakemuksiin teknisiin asioihin liittyvää ohjeistusta saa hallintoviranomaiselta hakukierroksen päättymiseen saakka. Toiminnan läpinäkyvyyden ja hakijoiden tasavertaisen kohtelun varmistamiseksi kysymykset, jotka voivat kiinnostaa myös muita hakijoita, julkaistaan ohjelman Internet-sivuilla: www.kolarcticenpi.info. 2.2.5 JULKISEN KANSALLISEN VASTINRAHOITUKSEN HAKEMINEN SUOMESSA, RUOTSISSA, NORJASSA JA VENÄJÄLLÄ Euroopan yhteisön rahoitusta täytyy täydentää julkisella kansallisella vastinrahoituksella. Jos hankkeeseen osallistuu päähakijana tai kumppaneina julkisia organisaatioita, lasketaan näiden hankkeelle mahdollisesti osoittama oma rahoitus joko osaksi kansallista vastinrahoitusta, omarahoitusosuudeksi tai molemmiksi. Käytettävä rahoituksen lähde on määriteltävä hakemuksessa. Päähakija ja kumppanit hakevat oman maansa julkista kansallista vastinrahoitusta sitä myöntäviltä viranomaisilta. Suomen ja Venäjän valtioiden kansallista vastinrahoitusta haetaan ohjelman hallintoviranomaiselta ohjelman omalla hakemuslomakkeella samanaikaisesti, kun haetaan EU-rahoitusta (yhdistetty ohjelmarahoitus). Hankkeen päähakija (Lead Partner) toimii aina oman maansa kansallisen vastinrahoituksen hakijana. Kumppanit, jotka ovat eri maasta kuin päähakija, sopivat keskenään siitä, kuka hakee kansallista vastinrahoitusta kaikkien ko. maasta tulevien kumppaneiden puolesta. Hankkeelle täytyy hakea kansallista vastinrahoitusta joko ennen yhdistetyn ohjelmarahoituksen rahoitushakemuksen jättämistä tai samanaikaisesti sen kanssa. Valintakomitea ei voi suositella hanketta rahoitettavaksi, jos kansallista rahoitusta koskevia sitoumuksia tai rahoituspäätöksiä ei ole toimitettu hallintoviranomaisille. Rahoitussopimusta ei voida allekirjoittaa ennen kuin lopulliset päätökset kansallisista rahoituksista on tehty. Partnerina hankkeen toteuttamiseen osallistuvan julkisen organisaation hankebudjetista 13
tulee ilmetä, onko sen vastinrahoitus pääomaa vai omaa työtä. Suomen valtion ja Venäjän Federaation kansallisen vastinrahoituksen päätökset sisällytetään ohjelman hallintoviranomaisen ja hankkeen päähakijan väliseen rahoitussopimukseen, joka sisältää myös EU-rahoituksen osuuden. Yrityksiltä tai yhteisöiltä saatavaa yksityistä rahoitusta ei lasketa vastinrahoitukseksi EU-rahoitukselle. Tällainen rahoitus on kumppaneiden omaa rahoitusta, joka sisältyy hankkeen kokonaisrahoitukseen. Suomi Suomen valtion kansallinen vastinrahoitus on osa yhdistettyä ohjelmarahoitusta ja sitä haetaan ohjelman hallintoviranomaiselta ohjelman virallisella hakulomakkeella. Jos hankkeen päähakija tulee Suomesta, EUrahoitushakemus on samalla Suomen valtion kansallisen vastinrahoituksen hakemus. Mikäli hankkeen päähakija ei ole suomalainen organisaatio, suomalaisen kumppanin tulee täyttää kansallisen vastinrahoituksen hakemiseen tarkoitettu lomake ( Application of the national co-financing ). Lisäksi Suomen julkista vastinrahoitusta voivat myöntää esimerkiksi seuraavat julkiset organisaatiot. Hakijan on syytä varmistaa ko. organisaatiolta käytetäänkö hakemiseen jotain muuta kuin ohjelman virallista hakulomaketta. Kunnat ja kuntayhtymät Lapissa ja Pohjois-Pohjanmaalla Oppilaitokset Lapissa ja Pohjois-Pohjanmaalla Ministeriöt Valtion alueorganisaatiot Valtion liikelaitokset ja yhtiöt Tietyt säätiöt ja julkisin varoin rahoitetut organisaatiot HUOMIO! Muusta Suomen kansallisesta rahoituksesta kuin Suomen valtion vastinrahoituksesta tai kumppaneiden omasta rahoituksesta tulee toimittaa hallintoviranomaiselle sitoumukset tai rahoituspäätökset ennen seurantakomitean kokousta. Allekirjoitettu kumppanuussitoumus riittää kumppanin oman rahoitusosuuden sitoumukseksi. Ruotsi Ruotsista tuleva päähakija ja kumppanit hakevat Ruotsin julkista kansallista vastinrahoitusta esimerkiksi alla luetelluista organisaatioista. Mikäli hankkeen päähakija ei ole Ruotsista, yksi hankkeen ruotsalainen kumppani hakee Ruotsin kansallista julkista rahoitusta kaikkien Ruotsin kumppaneiden puolesta. Hakijan on syytä varmistaa ko. organisaatiolta käytetäänkö hakemiseen jotain muuta kuin ohjelman virallista hakulomaketta. Norrbottenin ja Västerbottenin lääninhallitukset Valtion alueorganisaatiot Norrbottenin ja Västerbottenin läänien kunnat Norrbottenin ja Västerbottenin läänien maakäräjät Norrbottenin ja Västerbottenin läänien oppilaitokset ja yliopistot Ministeriöt Kunnalliset yhtiöt Valtion keskusvirastot Valtion liikelaitokset ja yhtiöt Tietyt säätiöt ja julkisin varoin rahoitetut organisaatiot HUOM! Hankkeiden ruotsalaisten kumppaneiden tulee toimittaa muuta kansallista rahoitusta kuin kumppaneiden omaa rahoitusta koskevat rahoitussitoumukset hallintoviranomaisille ennen seurantakomitean kokousta. Allekirjoitettu kumppanuussitoumus riittää kumppanin oman rahoitusosuuden sitoumukseksi. Venäjä Venäjän Federaation kansallinen rahoitus on osa yhdistettyä ohjelmarahoitusta ja sitä haetaan ohjelman hallintoviranomaiselta ohjelman virallisella hakulomakkeella. Jos hankkeen päähakija tulee Venäjältä, EUrahoitushakemus on samalla Venäjän Federaation kansallisen vastinrahoituksen hakemus. Mikäli hankkeen 14
päähakija ei ole venäläinen organisaatio, venäläisen kumppanin tulee täyttää kansallisen vastinrahoituksen hakemiseen tarkoitettu lomake ( Application of the national co-financing ). Venäjällä valtion kansallisen rahoituksen lisäksi julkista rahoitusta voivat myöntää myös muut julkiset organisaatiot. Esimerkkejä julkista rahoitusta myöntävistä organisaatioista on listattu alapuolelle. Hakijan tulee tarkistaa rahoituksen hakemiseen liittyvät käytännöt kultakin organisaatiolta, jolta rahoitusta haetaan. Aluehallinnot Kaupungit ja piirit Kunnat Julkiset yhteisöt Julkiset koulutusorganisaatiot ja yliopistot Julkiset tutkimuslaitokset HUOMIO! Muusta Venäjän kansallisesta rahoituksesta kuin Venäjän Federaation vastinrahoituksesta tai kumppaneiden omasta rahoituksesta tulee toimittaa hallintoviranomaiselle sitoumukset tai rahoituspäätökset ennen seurantakomitean kokousta. Allekirjoitettu kumppanuussitoumus riittää kumppanin oman rahoitusosuuden sitoumukseksi. Norja Norjan Kolarctic rahoitus Norjan Kolarctic-rahoitus (Norwegian Kolarctic financing) vastaa EU-rahoitusta hankkeen norjalaisille toimijoille. Huomaa, että jos hankkeen päähakija tulee Norjasta, se myös vastaa EU-rahoituksen hakemisesta ja hallinnoinnista hankkeen aikana, vaikka se ei voi käyttää EU-rahoitusta omiin kustannuksiinsa. Norjan Kolarcticrahoitus kattaa enintään 50 % Norjan julkisesta kokonaisrahoituksesta hankkeessa ja Norjan kansallinen vastinrahoitus (Norwegian national co-financing) muodostaa loput Norjan julkisesta rahoituksesta. Norjan Kolarctic-rahoitusta haetaan ohjelman virallisella hakulomakkeella. Jos hankkeen päähakija tulee Norjasta, se toimittaa sekä EU-rahoitushakemuksen että Norjan Kolarctic-rahoitushakemuksen ohjelman hallintoviranomaiselle. Samalla tavalla haetaan rahoitusta sellaiselle kahdenväliselle hankkeelle, jossa ei ole mukana EU-rahoitusta. Jos päähakija tulee muusta maasta kuin Norjasta, yksi Norjan kumppaneista hakee kaikkien Norjasta tulevien kumppaneiden puolesta Norjan Kolarctic-rahoitusta ja Norjan kansallista vastinrahoitusta. Norjan kansallinen vastinrahoitus Norjan Kolarctic-rahoitusta täytyy aina täydentää Norjan kansallisella vastinrahoituksella. Jos hankkeeseen osallistuu päähakijana tai kumppaneina julkisia organisaatioita, lasketaan näiden hankkeelle mahdollisesti osoittama oma rahoitus osaksi kansallista vastinrahoitusta. Norjan kansallista vastinrahoitusta myöntävät julkiset organisaatiot, kuten Finnmarkin maakunta (Finnmark fylkeskommune) Tromsin maakunta (Troms fylkeskommune) Nordlandin maakunta (Nordland fylkeskommune) Finnmarkin maaherranvirasto (Finnmark fylke) Tromsin maaherranvirasto (Troms fylke) Nordlandin maaherranvirasto (Nordland fylke) Innovation Norway Barents secretariat Ministeriöt Kunnat Koulutusorganisaatiot ja yliopistot Nordlandin, Tromssan ja Finnmarkin lääneissä Saamelaiskäräjät Hakijan tulee varmistaa ko. organisaatiolta käytetäänkö rahoituksen hakemiseen jotain muuta kuin ohjelman virallista hakulomaketta. 15
HUOM! Hankkeiden norjalaisten kumppaneiden tulee toimittaa muuta kansallista rahoitusta kuin kumppaneiden omaa rahoitusta koskevat rahoitussitoumukset hallintoviranomaisille ennen seurantakomitean kokousta. Allekirjoitettu kumppanuussitoumus riittää kumppanin oman rahoitusosuuden sitoumukseksi. Ohjelman hallintoviranomaisen täytyy saada tiedoksi päätös Norjalaisille kumppaneille myönnetystä Norjan ohjelmarahoituksesta (Norwegian Kolarctic financing) ennen kuin hankkeen rahoitussopimus voidaan allekirjoittaa. 3. HAKEMUSTEN ARVIOINTI JA VALINTA 3.1 HAKEMUSTEN ARVIOINTI Kaikki saapuneet rahoitushakemukset arvioidaan seuraavien vaiheiden ja kriteerien mukaan: VAIHE 1: HAKEMUSTEN AVAAMINEN JA HALLINNOLLINEN TARKASTUS Hallintoviranomainen avaa kaikki määräaikaan mennessä lähetetyt rahoitushakemukset avaustilaisuudessa, jossa on mukana valintakomitean sihteeri. Hallintoviranomainen tekee hakemusten hallinnollisen tarkastuksen, johon sisältyy tukikelpoisuustarkastus. Hallinnollisessa tarkastuksessa käydään läpi seuraavat asiat: Hakemus on lähetetty hallintoviranomaiselle määräaikaan mennessä. Kaikki hakemuksen kohdat on huolellisesti täytetty ja seuraavat pakolliset liitteet on liitetty mukaan hakemukseen: o o Maakohtaiset budjettierittelyt Kopiot päähakijan ja kumppaneiden virallisista asiakirjoista (esim. rekisteröintitodistus), jossa on esitetty organisaation virallinen nimi, pääkonttorin osoite sekä kansallisen viranomaisen organisaatiolle antama rekisteröintinumero. o Looginen viitekehys/ Logical Framework (vapaaehtoinen, jos haetun EU-rahoituksen määrä on alle 100 000 ) o Hankesuunnitelma Hakemus on täytetty englannin kielellä. Alkuperäisen hakemuksen lisäksi mukana on lähetetty yksi kopio hakemuksesta. Hakemuksessa on vaaditut alkuperäiset allekirjoitukset. Kustannusarvio, budjettierittelyt sekä rahoitussuunnitelma on esitetty pyydetyssä muodossa ja euroina ( ). Hankkeen kustannusarvio on yhteneväinen hankkeen rahoitussuunnitelman ja budjetinerittelyiden kanssa. Hankkeen kesto on korkeintaan 36 kuukautta (pisin mahdollinen hankeaika). Haettu EU-rahoitus kattaa korkeintaan 50 % hankkeen tukikelpoisista kustannuksista (suomalaisille, ruotsalaisille ja venäläisille päähakijoille ja kumppaneille). Päähakijan vakuutus (Lead Partner Declaration) on täytetty ja allekirjoitettu Jokainen kumppani on täyttänyt ja allekirjoittanut kumppanuussitoumuksen (Partnership Statement), ja niiden alkuperäiset versiot tai kopiot on liitetty mukaan hakemukseen. Alkuperäiset kumppanuussitoumukset täytyy toimittaa hallintoviranomaiselle viimeistään ennen ko. hakukierroksen jälkeen pidettävää seurantakomitean kokousta. Hankkeen päähakija ja kumppanit ovat tukikelpoisia (ne täyttävät tämän asiakirjan kappaleissa 2.1.1 ja 2.1.2 määritellyt tukikelpoisuuskriteerit). Hankkeelle on haettu vaadittava kansallinen vastinrahoitus. Jos vaadittava tieto puuttuu tai on virheellinen, hakemus voidaan hylätä sillä perusteella eikä hakemus silloin etene arviointiprosessissa. Hallinnollisen tarkastuksen jälkeen hallintoviranomainen voi kuitenkin pyytää hakijaa täydentämään hakemusta pienten puuteiden osalta. 16
Hallintoviranomaisen tekemän ja valintakomitealta hyväksymän hallinnollisen tarkastuksen jälkeen hallintoviranomainen ilmoittaa päähakijalle kirjallisesti, että hakemus on hyväksytty hallinnollisessa tarkastuksessa, ja se on edennyt sisällön arviointiin tai hakemusta ei ole hyväksytty hallinnollisessa tarkastuksessa eikä se etene arviointiprosessissa. VAIHE 2: HAKEMUKSEN ARVIOINTI Yhteinen hallintoviranomainen Hallintoviranomainen toteuttaa hakemuksiin hallinnollisen tarkastuksen. Alueelliset arviointiryhmät (RAG) Alueelliset arviointiryhmät perustetaan jokaiseen ohjelman toteuttamiseen osallistuvaan maahan (neljä ryhmää). Arviointiryhmät arvioivat kaikkien hallinnollisen tarkastuksen läpäisseiden hankkeiden laadun seurantakomitean hyväksymien arviointikriteerien mukaisesti (liite III). Arviointikriteerit kattavat päähakijan ja kumppaneiden taloudellisen ja toiminnallisen toimintakyvyn arvioinnin, hankkeiden horisontaalisten tavoitteiden, relevanssin, metodologian, kustannusarvion sekä kustannustehokkuuden sekä toiminnan kestävyyden arvioinnin. Yhteinen seurantakomitea (JMC) on nimennyt kuhunkin ryhmään neljä tai viisi pysyvää jäsentä (organisaatioiden edustajia) jokaisesta ohjelman toteuttamiseen osallistuvasta maasta. Organisaatioiden edustamat sektorit ovat: 1) elinkeinoelämä ja työllisyys 2) tutkimus, koulutus ja kulttuuri 3) sosiaaliala ja hyvinvointi 4) ympäristö 5) alkuperäiskansat. Pysyvien jäsenten lisäksi seurantakomitea on nimennyt ohjelman toteuttamiseen osallistuvien maiden esityksestä kuhunkin ryhmään 2 4 erityisasiantuntijaa, jotka voidaan kutsua arviointiryhmän kokouksiin siinä tapauksessa, että rahoitushakemuksia on jätetty heidän asiantuntijuusalaltaan. Alueellisten arviointiryhmien arviot toimitetaan ohjelman hallintoviranomaiselle. Arvioinneista laaditaan yhteenveto yhteiselle valintakomitealle. Arvioijat voivat osallistua valintakomitean kokouksiin tarkkailijoina esitellen arviointien tuloksia ja vastaten komitean jäsenten esittämiin kysymyksiin. Valintakomitea Seurantakomitean nimeämä valintakomitea käsittelee hakemukset alueellisten arviointiryhmien laatimien arviointien perusteella. Valintakomitea voi joko hyväksyä arvioijien tekemät arvioinnit tai valmistella uuden arvioinnin. Valintakomitea suosittelee seurantakomitealle joko rahoituksen myöntämistä tai hakemuksen hylkäämistä. Valintakomitea käsittelee myös hallinnollisessa tarkastuksessa hylätyt hakemukset ja tekee niistä suositukset seurantakomitealle. Valintakomitean päätökset ovat kollektiivisia ja sen käymät keskustelut luottamuksellisia. 3.2 RAHOITUKSESTA PÄÄTTÄMINEN JA RAHOITUSSOPIMUS 3.2.1 PÄÄTÖKSENTEKO SEURANTAKOMITEASSA 17
Ohjelman toteuttamiseen osallistuvien maiden ministeriöt ovat nimenneet jäsenet seurantakomiteaan kunkin maan esityksestä. Seurantakomitea päättää rahoituksen myöntämisestä tai hakemuksen hylkäämisestä valintakomitean esityksen pohjalta. Jos seurantakomitea ei noudata osaa tai kaikkia valintakomitean suosituksia päättäessään rahoituksen myöntämisestä hankkeille, sen täytyy perustella päätöksensä kirjallisesti. Tällainen päätös lähetetään hallintoviranomaisen kautta Euroopan komission käsiteltäväksi. Komissio toimittaa oman näkemyksensä hallintoviranomaiselle 15 työpäivän kuluessa. Hallintoviranomainen toimittaa hakijalle seurantakomitean päätöksen mukaisen toimeenpanopäätöksen sen jälkeen, kun hankkeiden valintaa koskeva lopullinen lista on hyväksytty. Toimeenpanopäätös niille hakijoille, joiden hakemus on hyväksytty rahoitettavaksi, toimitetaan 15 päivän kuluessa seurantakomitean kokouksesta ja siitä eteenpäin 15 päivän kuluessa niille hakijoille, joille rahoitusta ei ole myönnetty. Lapin liiton päätöksiin voi hakea muutosta siten kuin kuntalaissa (Kuntalaki 365/2005) oikaisuvaatimuksen tekemisestä ja kunnallisvalituksesta säädetään (Laki alueiden kehittämisestä 1651/2009, Art.32). Seurantakomitean kokouksen jälkeen hakijaa voidaan pyytää tekemään seurantakomitean päätöksen mukaiset selvitykset tai pienet korjaukset. Täydennykset on toimitettava hallintoviranomaiselle ennen rahoitussopimuksen laatimista. 3.2.2 RAHOITUSSOPIMUS Sen jälkeen, kun seurantakomitea on päättänyt EU-rahoituksen myöntämisestä hankkeelle ja päähakija on tehnyt mahdolliset seurantakomitean edellyttämät täydennykset tai muutokset, hallintoviranomainen aloittaa rahoitussopimuksen valmistelun ja neuvottelut hankkeen päähakijan kanssa. Sopimuksen laadinnassa voidaan huomioida muutoksia, jotka ovat - laskuvirheestä tai kustannusten tukikelvottomuudesta johtuvia, - muita hankekuvauksen tai budjetin selvennyksiä ja pienempiä korjauksia, jotka valintakomitea ja/tai seurantakomitea on/ovat päätöksessään todenneet tai jotka on tehty hakuajan päättymisen jälkeen. Budjettimuutokset eivät voi kasvattaa hankkeen kokonaiskustannuksia eivätkä muuttaa seurantakomitean hyväksymää vastinrahoituksen prosenttiosuutta. Hallintoviranomaisen täytyy saada Hakijan pankkitiedot -lomake (Liite C. Financial Identification Form) asianmukaisesti täytettynä ennen rahoitussopimuksen allekirjoittamista. Sen lisäksi myös niiden suomalaisten tai venäläisten kumppaneiden, jotka ovat Suomen tai Venäjän kansallisen rahoituksen hakijoita, täytyy toimittaa Hakijan pankkitieto-lomake hallintoviranomaiselle. Päähakijan suositellaan solmivan kumppanuussopimukset kaikkien hankkeen kumppaneiden kanssa ja toimittaa ne hallintoviranomaiselle ennen rahoitussopimuksen allekirjoittamista. Kumppanuussopimuksessa päähakija ja kumppani sopivat sekä hankkeen rahoitukseen että budjettiin liittyvistä vastuista että toimintojen toteuttamiseen liittyvistä vastuista. Hallintoviranomainen toimittaa rahoitussopimuksen kolmena kappaleena päähakijalle. Päähakijan tulee allekirjoittaa rahoitussopimusehdotus 30 päivän kuluessa sen vastaanottamisesta ja toimittaa kaksi alkuperäisin allekirjoituksin varustettua rahoitussopimusta hallintoviranomaiselle. 3.3.INDIKATIIVINEN AIKATAULU Tiedotustilaisuudet Takaraja kysymysten esittämiselle hallintoviranomaiselle PÄIVÄ/ AIKA* KUUKAUSI tammi- helmikuu 2012 27.3.2012 16.00 (Suomen aikaa) 18
Viimeinen päivä, jolloin hallintoviranomainen 6.4.2012 esittää vastaukset kysymyksiin Hakemuksen viimeinen jättöpäivä 16.4.2012 Sähköinen hakemus täytyy olla täytettynä ja lähetettynä klo 18.00 mennessä (Suomen aikaa). Allekirjoitetut hakemukset tulee joko tuoda paikan päälle klo 16.00 mennessä (Suomen aikaa)tai toimittaa postitse, jolloin hakemuksessa täytyy olla päivän 16.4.2012 postileima. Ilmoitus hakijalle hallinnollisen tarkastuksen toukokuu 2012* tuloksesta Alueellisten arviointiryhmien kokoukset toukokuu 2012* Valintakomitean kokous kesäkuu 2012* Seurantakomitean kokous kesäkuu 2012* Seurantakomitean toimeenpanopäätös hakijalle maaliskuu 2012* Hallintoviranomaisen ja hakijan heinäkuu 2012* rahoitussopimusneuvottelut Rahoitussopimuksen allekirjoittaminen heinä-elokuu 2012* *Arvioitu aika 4. MUITA HANKKEEN SUUNNITTELUSSA HUOMIOITAVIA ASIOITA 4.1 HANKKEEN OHJAUSRYHMÄ Ohjausryhmän oikeudellinen asema Ohjausryhmän oikeudellinen asema perustuu hallintoviranomaisen kanssa tehtävään rahoitussopimukseen. Ohjausryhmän nimittäminen on rahoitussopimuksen ehto, jonka täyttäminen on rahoituksen saamisen edellytys. Ohjausryhmä ei vastaa oikeudellisesti hankkeen toiminnasta vaan vastuu on hankkeen päähakijalla. Päähakija vastaa siitä, että hanke toteutetaan rahoitussopimuksen mukaisesti ja että hankkeen hallinnointi on järjestetty asianmukaisesti. Ohjausryhmän asettaminen ja kokoonpano Hankkeen päähakija asettaa kansainvälisen ohjausryhmän. Ohjausryhmän tarkoitus on, että projektin johtamisen tukena on mahdollisimman laaja-alainen asiantuntemus. Varsinaisiksi jäseniksi tulee nimetä vähintään yksi kumppanin edustaja jokaisesta maasta, joista hankkeessa on kumppaneita. Ohjausryhmään tulee nimetä myös asiantuntijajäseniä hankkeen ulkopuolelta ja hankkeen kohderyhmän edustus. Ohjausryhmä voi tarvittaessa kutsua kuultavaksi asiantuntijoita. Hallintoviranomaisen ja/ tai sivutoimipisteen edustaja osallistuu ohjausryhmän kokouksiin rahoittajan edustajana. Samasta maasta tulevat hankkeen kumppanit voivat toimintojen koordinoinnin takia muodostaa omia maakohtaisia työryhmiä, jotka eivät ole ohjausryhmiä. Päähakija nimeää ohjausryhmän jäsenet neuvoteltuaan kumppaneiden kanssa. Ohjausryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Sihteerinä toimii yleensä hankkeen projektipäällikkö. Ohjausryhmän kokoonpano tulee hyväksyttää hankkeen hallintoviranomaisen yhteyshenkilöllä, jonka jälkeen päätös lähetetään tiedoksi hanketta rahoittavalle viranomaiselle. 19
Ohjausryhmän pöytäkirjat numeroidaan, säilytetään ja toimitetaan hallintoviranomaisen rahoitusyksikköön maksupyynnön yhteydessä. Ohjausryhmän tehtävät Ohjausryhmän tehtävä on hankesuunnitelman toteutumisen seuranta sekä toiminnan ohjaus rahoitussopimuksen mukaisesti. Hankkeella ja sen ohjausryhmällä tulisi olla käytössään itsearviointimenetelmä, jonka avulla hankkeen toteutusta arvioidaan ja jonka pohjalta toimintaa suunnataan tarvittaessa uudelleen. Parhaimmillaan ohjausryhmä tukee ja kehittää hankkeen toteutusta ja yhteensovitusta muiden strategioiden toimeenpanon kanssa sekä hankkeen tulosten kehittämistä, levittämistä ja juurruttamista hanketoiminnan ulkopuolelle ja sen jälkeen. 5. YHTEYSTIEDOT Alla mainitut henkilöt antavat lisätietoa Kolarctic ENPI CBC ohjelmasta: Päivi Ekdahl Ohjelmajohtaja Puh: +358 400 383578 E-mail: paivi.ekdahl@lapinliitto.fi Marjaana Lahdenranta Erikoissuunnittelija Puh: +358 40 8341131 E-mail: marjaana.lahdenranta@lapinliitto.fi Katja Sukuvaara Erikoissuunnittelija Puh: +358 40 178 6650 E-mail: katja.sukuvaara(at)lapinliitto.fi Hilkka Hakala Suunnittelija Puh.: +358 40 711 8384 E-mail: hilkka.hakala@lapinliitto.fi Renata Musifullina Suunnittelija Tel.: +358 40 717 1857 E-mail.renata.musifullina(at)lapinliitto.fi Katri Niska-Honkonen Talouspäällikkö Puh: +358 40 7118392 E-mail: katri.niska-honkonen@lapinliitto.fi Ohjelman hallintoviranomainen Lapin liitto, Rovaniemi 20