VIRKKALAN KIRJASTON INVESTOINTIHANKE TARVESELVITYS
SISÄLLYSLUETTELO 1 TARVE... 3 1.1 Virkkalan kirjasto ja kirjastoauton tilat... 3 1.2 Toiminnalliset perustelut... 4 1.3 Ergonomiset perusteet... 7 1.4 Hankkeen kiireellisyys... 8 2 KUSTANNUKSET... 9 3 ESITYS... 9 LIITE 1
3 1 TARVE 1.1 Virkkalan kirjasto ja kirjastoauton tilat Virkkalan kirjasto sijaitsee Lohjan kaupungin omistamassa kiinteistössä osoitteessa Virkkalantie 9. Rakennus on valmistunut vuonna 1954. Virkkalan kirjasto muutti kiinteistöön marraskuussa 1955. Rakennuksessa sijaitsee Virkkalan kirjasto (740 m²), aluepelastuslaitoksen vuokraamat Virkkalan VPK:n tilat (475m²), teleyhtiön käytössä olevat tekniset tilat (188 m²) ja kuusi asuntoa. Palotalo Oy omisti rakennuksen vuoteen 2012 asti. Siinä vaiheessa Lohjan kaupunki omisti kaikki yhtiön osakkeet. Palotalo Oy asetettiin vuonna 2012 selvitystilaan ja yhtiö purettiin, jolloin varat ja velat siirtyivät sen ainoalle omistajalle, Lohjan kaupungille. Rakennus on ollut laajan saneerauksen tarpeessa. Vuonna 2011 toteutettiin rakennuksen saneerauksen ensimmäinen vaihe, jossa mm. peruskorjattiin asunto-osa. Saneerauksen toisen vaiheen toteuttaminen kuitenkin keskeytyi yhtiömuutoksen takia. Muun muassa kirjastotiloihin suunniteltu lämmitysremontti ja koneellisen ilmastoinnin asentaminen jäi toteutumatta. Lohjan kirjastoauto Saiman varikko sijaitsee Virkkalan kirjaston yhteydessä. Virkkalan kirjastolla ja Lohjan kirjastoautotoiminnalla on yhteinen organisaatio, talous ja esimies. Kirjastoauton kirjavarasto ja henkilökunnan toimitilat sijaitsevat Virkkalan kirjaston yhteydessä, kirjaston alakerrassa, jyrkkien kierreportaiden takana. Virkkalan vuonna 2013 hankitun kirjastoauton tallitila sijaitsee Virkkalan kirjaston yhteydessä sijaitsevassa Palotalon lisäsiivessä, jonne käynti kirjastoauton sisätyötiloista ja kirjavarastosta on vain pihan halki, ulkokautta. Myöskään Virkkalan kirjaston tiloista ei ole pääsyä talliin sisäkautta. Vuonna 1983 valmistuneessa paloaseman laajennusosassa on kirjastoauton lisäksi sammutusauto, säiliöauto ja peräkärry, palokuntalaisten varuste- ja vaatekaapit, VPK:n luentotila ja keittiö. Virkkalan VPK on sopimuspalokunta, joka on solminut sammutussopimuksen Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen kanssa. Vuoden 2017 alusta kirjastoauto Saima palvelee asiakkaita kahdessa vuorossa, toisen Lohjan kirjastoautoista lopettaessa toimintansa ja palveluiden siirtyessä yhdellä autolla toteutettavaksi. Tämä asettaa haasteita auton kokoelman nopealle täydentämiselle ja vaihtamiselle. Virkkalan kirjastosta on laadittu viimeksi työpaikkaselvitys 2.10.2012. Palaveri Virkkalan kirjaston ja kirjastoauton tiloista ja työergonomiasta pidettiin 30.9.2013. Osanottajina kiinteistömestari Kari Koljonen, isännöitsijä Risto Oksa, kulttuuripäällikkö Eero Ahtela, kirjastotoimenjohtaja Maritta Turunen ja kirjastonjohtaja (Virkkalan kirjasto ja kirjastoautot) Sirpa Kangasaho.
4 Selvitystyön aloituspalaveri pidettiin 28.10.2013. Läsnä olivat Koljonen, Ahtela, Turunen, Kangasaho ja arkkitehti Jalo Läspä. Virkkalan kirjaston ja Lohjan eteläisen kirjastoauton työergonomiaan ja työturvallisuuteen liittyvä katselmus pidettiin 4.6.2015. Katselmukseen osallistuivat työsuojelupäällikkö Kari-Pekka Vuori, Eero Ahtela, Maritta Turunen ja Sirpa Kangasaho. Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan jäsenet tutustuivat Virkkalan kirjaston ja kirjastoauton ergonomisiin ongelmiin 27.5.2015. Virkkalan kirjaston investointihankkeen suunnittelupalaveri pidettiin 25.4.2016. Paikalla olivat Kari Koljonen, Jalo Läspä, Maritta Turunen ja Sirpa Kangasaho. 1.2 Toiminnalliset perustelut Asiakaspalvelupöytä Työpaikkaselvityksessä todettiin ergonomisia puutteita erityisesti asiakaspalvelupöydän, ns. lainaustiskin, kohdalla. Virkkalan kirjaston asiakaspalvelupöytä on vuodelta 1984, jolloin lainaus- ja palautustoiminnot suoritettiin manuaalisesti. Tilan funktio ja toiminnot ovat lisääntyneet merkittävästi reilussa kolmessakymmenessä vuodessa. Nykyisin asiakaspalvelutiskissä on kolme tietokonepäätettä keskusyksiköineen, kassa, maksupääte sekä asiakastulostin. Vuonna 2016 alkavat kaupungin asiakaspalvelupistetoiminnot tuovat asiakaspalvelupisteen tiskeille myös liikuntakorttien latauslaitteen sekä teatteri- ja konserttilippujen tulostuslaitteet. Lainaustoimistoon on suunniteltu sijoitettavaksi lainaus / palautusautomaatti ja asiakaskopiokone. Virkkalan kirjastossa ei ole erillistä neuvontapistettä, joten myös asiakkaiden neuvonta tapahtuu samasta pisteestä. Pöytätilan niukkuuden ja koneiden sijoittelun takia työtä tehdään ei-ergonomisissa asennoissa. Lainaus-palautus-neuvontapisteen kanssa samassa, 39,7 m²:n tilassa sijaitsevat myös ilmoitustaulu, naulakot, esitepöytä, lasten-, nuorten ja aikuisten DVD:t, daisy-äänikirjat ja osa sarjakuvista sekä kolme kirjavaunua palautuskirjoille. Pisteessä käsitellään neljänä päivänä viikossa sisäisen kuljetuksen mukana tulleet 4-11 laatikollista varauksia, uutuuksia ja muihin Lukki-kirjastoihin palautunutta Virkkalan kirjaston ja kirjastoauton aineistoa. Hissi Virkkalan kirjaston ja kirjastoauton henkilökunta joutuu päivittäin siirtämään suuren määrän aineistoa yläkerran kirjaston tiloista alakertaan kirjastoauton työtiloihin ja kirjastoauton varastoon sekä Virkkalan kirjaston varastotiloihin (varastokirjat, kausivarasto, Lohjan kaupunginkir-
5 jaston kouluille lainaamat koulusarjat, poistokirjat) ja päinvastoin alhaalta ylös kirjaston asiakastiloihin. Siirrettävän aineiston määrää on lisännyt tehostunut kokoelman kierto, kirjastoauton lisääntynyt käyttö ja koulusarjojen lisääntynyt määrä ja lainaus. Kaikki muihin Lukkialueen kirjastoihin palautettu Lohjan kirjastoauton aineisto palautuu Virkkalan kirjastoon. Aineiston kuljetus tapahtuu kantaen koreissa tai laatikoissa jyrkkiä kierreportaita pitkin alas ja ylös. Työ on hidasta, koska kerrallaan voi kantaa vain yhden laatikon/korin eikä niitä voi lastata täyteen kirjojen painavuuden takia. Hissi helpottaisi ja nopeuttaisi aineiston siirtelyä kerroksesta toiseen ja vähentäisi henkilökunnan kulkemista portaissa. Kirjastoauton talli Lohjan kirjastoauto Saiman varikko, henkilökunnan työtilat ja kirjastoauton kirjavarasto, sijaitsevat Virkkalan kirjaston alakerrassa ja auto on palotalon yhteydessä olevassa tallisiivessä. Vuoden 2017 alusta kirjastoauto Saima palvelee asiakkaita kahdessa vuorossa. Kirjastoauton noin 3000 kappaleen aineistokokoelman kierto lisääntyy kasvaneen pysäkki- ja asiakasmäärän ansiosta. Tämä asettaa haasteita auton kokoelman nopealle täydentämiselle ja vaihtamiselle työpäivän aikana, auton palatessa aamureitiltä ja noin puolentunnin tauon jälkeen suunnatessa iltareitille. Kirjastoauton mukana kulkevaa aineistokokoelmaa täydennetään päivittäin Virkkalan kirjaston ja kirjastoauton omasta aineistokokoelmasta. Kirjastoautossa oleva aineisto ja laitteet tarvitsevat tasalämpöisen ja kosteudeltaan vakion tallitilan. Kirjastoautossa on sisällä n. 3000 kpl aineistoa sekä kaksi tietokonetta, kuittitulostimet ja videotykki. Tulevien asiakaspalvelutoimintojen myötä kirjastoautoon tulee vielä Net- Ticket-lippujen tulostamista varten tulostin, kassalaitteet ja liikuntakeskuskorttien latauslaite. Uuden tallitilan olisi oltava ilmastoitu ja varustettu lattiakaivolla, jotta auton pyöristä ja alapohjasta talliin putoava lumi, sohjo, rapa, maantiesuola ja vesi eivät pidä tilaa kosteana.
6 Aineiston siirtäminen. Kirjastoauton aineisto siirretään tällä hetkellä autoon ja autosta kirjastoauton varastoon ulkotilan kautta säästä (vesi- tai lumisade, pakkanen) ja kelistä (liukkaus, lumi, loska, pimeys) riippumatta. Aineisto siirretään käsin, koreissa tai laatikoissa kantaen. Kirjastoauton kokoelmaa täydennetään ja vaihdetaan päivittäin. Samoin muiden kirjastojen palautettua aineistoa ja varauksia tuodaan kirjastoautosta Virkkalan kirjaston yläkertaan SISÄISELLÄ KULJR- TUKSELLA edelleen kuljetettavaksi. Muihin kirjastoihin palautettua aineistoa ja auton asiakkaiden varauksia viedään alakertaan ja pihan halki tallissa sijaitsevaan kirjastoautoon. Aineiston siirtäminen pihan halki Virkkalan kirjaston tiloista palotalon talliin on aikaa vievää ja kelistä riippuen myös aineistolle ja henkilökunnalle riskialtista. Kirjat nostetaan kirjastoautoon koreissa tai laatikoissa portaita pitkin, koska lastaussiltaa nykyisessä tallitilassa ei ole, eikä sitä voida nykyiseen talliin tilojen ahtauden takia rakentaakaan. Kirjastoauto Saimaan hankittiin siirrettäviä moduulivaunuja, joilla kirjastoautossa oleva aineisto voidaan vaihtaa nopeasti toiseen. Näitä pyörillä varustettuja vaunuja ei voi siirtää hiekkaisen tai talvella lumisen pihan halki. Kokoelman nopeaa vaihtamista tarvitaan jatkossa, kun kirjastoauto Saima aloittaa ajamisen kahdessa vuorossa keskittyen alkupäivästä palvelemaan koulu- ja päiväkotiasiakkaita ja iltaisin aikuisväestöä ja perheitä. Vaihdettavalla kirjavaunulla saadaan myös tarvittaessa ruotsinkielisiä asiakkaita esim. päiväkotia varten nopeasti vaihdettua kirjakokoelmaa. Kirjastoauton tallitilan tulisi sijaita Virkkalan kirjaston ja kirjastoauton varaston yhteydessä, jolloin henkilökunnan päivittäinen työskentely aineistoa vaihdettaessa nopeutuu ja sujuvoituu, aineiston kuljetus matka lyhenee ja useiden kirjakorien ja laatikoiden kantamisen sijaan vaihdettava aineisto voidaan kuljettaa kerralla kirjavaunuilla. Samalla voidaan hyödyntää kirjastoauton vaihdettavia moduulivaunuja. Säilytystila. Kirjastoauton siivouksessa ja kunnossapitohuoltamisessa tarvittaville välineille ja työkaluille ei löydy säilytystilaa nykyisessä tallitilassa. Uuden tallin yhteydessä voidaan varata tilaa niin kuljettajan kuin laitoshuoltajankin tarvitsemille laitteille, työvälineille ja työkaluille.
7 1.3 Ergonomiset perusteet Asiakaspalvelupöytä Pöytätilan niukkuuden, koneiden sijoittelun ja tilan moninaiskäytön takia asiakaspalvelutyötä tehdään Virkkalan kirjastossa eiergonomisissa työasennoissa. Työpaikkaselvityksissä on kiinnitetty tähän huomiota. Nykyinen asiakaspalvelupisteen pöytä ei ole sähköisesti säädettävä. Viimeisimmässä työpaikkaselvityksessä vuodelta 2012 todettiin: Pöydän kiinteän korkeuden vuoksi työtuolit joutuu nostamaan niin korkealle, etteivät työntekijöiden jalat saa kunnolla tukea lattiasta ja siten tulee istuttua tuolin etureunalla. Näppäimistö, hiiri ja lainauspistooli vievät tuen käsivarsilta. Työasento on vino. (Työpaikkaselvitys 2.10.2012). Asiakaspalvelupisteet ergonomiaan oli kiinnitetty huomiota jo kuusi vuotta aiemmin suoritetussa työpaikkakäynnissä: Työskentelyasento on päätteelle eli oikealle kiertyneenä molemmissa pisteissä. Ongelmia kiertyneen työasennon lisäksi tuo pöydän korkeus, joka on liian matala seisten työskentelyyn ja liian korkea istuen työskentelyyn. Yläraajaan tulee kohotus ja loitonnus lainakäpälällä luettaessa, jos kirjoja on useampi kerralla. Näppäimistön ollessa pöytätasolla tulee hiirityöskentelyssä voimakas loitonnus ja kurotus. Tämä kuormittaa etenkin niska-hartiaseutua. (Työpaikkaselvitys 11.4.2006) Työskentelyaika lainaus- ja palautustiskissä on 3-7 tuntia /pvä/ henkilö. Virkkalan kirjaston koko henkilökunnalla on selkä-, hartia- ja niskaongelmia. Hissi Työturvallisuuslaki edellyttää, että terveydelle haitalliset käsin tehtävät nostot ja siirrot tehdään mahdollisimman turvallisiksi, milloin niitä ei voida välttää tai keventää apuvälinein. Virkkalan kirjaston ja kirjastoauton henkilökunta joutuu päivittäin siirtämään suuren määrän aineistoa käsin kantaen yläkerran kirjaston tiloista alakertaan kirjastoauton työtiloihin ja kirjastoauton varastoon sekä Virkkalan kirjaston varastotiloihin. Aineiston kuljetus tapahtuu kantamalla kirjoja täynnä olevia koreja tai laatikoita jyrkkiä kierreportaita pitkin alas ja ylös. Käsin kantaminen portaissa rasittaa niska-hartiaseutua, selkää ja polvia. Putoamisen- ja kompastumisenriski on ilmeinen. Hissi helpottaisi pakollista aineiston siirtelyä kerroksesta toiseen.
8 Kirjastoauton talli Lohjan kirjastoauto Saiman tallitila on palotalon yhteydessä olevassa tallisiivessä. Kirjastoauton kirjavarasto ja työtilat sijaitsevat Virkkalan kirjaston yhteydessä, rakennuksen alakerrassa. Aineiston siirtäminen. Kirjastoauton aineiston siirto tapahtuu kirjastoauton työ- ja varastotiloista autoon ja päinvastoin tällä hetkellä ulkotilan kautta säästä (vesi- tai lumisade, pakkanen) ja kelistä (liukkaus, lumi, loska, pimeys) riippumatta. Aineisto siirretään pääsääntöisesti käsin, koreissa tai laatikoissa kantaen. Aineiston siirtoon käytettäviä kärryjä, joihin laatikot lastattaisiin, ei voi käyttää lumi- ja loska-aikana. Aineiston siirtäminen pihan halki Virkkalan kirjaston tiloista palotalon talliin on paitsi aikaa vievää ja myös ergonomisesti raskasta ja riskialtista. Myös kirjojen nosto käsin tallissa ylös kirjastoautoon portaita pitkin ilman lastaussiltaa, rasittaa henkilökunnan käsiä, polvia, selkää ja niska-hartiaseutua. Kirjastoauton lattian tasossa oleva lastaussilta vähentäisi rasitusta. Kirjastoauton tallitilan tulisi sijaita Virkkalan kirjaston ja kirjastoauton varaston yhteydessä, jolloin henkilökunnan ergonomia paranee, liukastumis-, kaatumis- ja kompastumisriskit vähenevät ja aineistoa voidaan siirtää kantamisen sijaan kirjavaunuilla. Ulko-ovi. Kirjastoauton talliosan ulko-ovi on manuaalinen, köydellä nostettava nosto-ovi. Iso autotallin ovi on raskas ja se vaatii monenlaisia epäergonomisia liikkeitä ennen kuin nostoon saa tarvittavan voiman ja nopeuden. Nousevaa ovea on jarrutettava narusta voimakkaasti, ettei se auetessaan rikkoudu. Oven avaaminen rasittaa kovasti olkapäätä ja on aiheuttanut rasitusvammoja. Kooltaan lyhyt tai voimiltaan heikko tai normaali henkilö ei saa ovea auki. Kirjastoauton talliin tarvitaan ehdottomasti sähköinen nosto-ovi. 1.4 Hankkeen kiireellisyys Työturvallisuuslain 8 :n mukaan työnantaja on tarpeellisilla toimenpiteillä velvollinen huolehtimaan työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä. Työturvallisuuslaki edellyttää otettavaksi huomioon, että terveydelle haitalliset käsin tehtävät nostot ja siirrot tehdään mahdollisimman turvallisiksi, milloin niitä ei voida välttää tai keventää apuvälinein. Kaupungin taloussuunnitelmassa on vuodelle 2016 varattu 300 000 Virkkalan kirjaston muutostöihin ja kirjastoauton tallin rakentamiseen.
9 2 KUSTANNUKSET Arkkitehtitoimisto Jalo Läspä Oy on valmistanut 7.11.2013 alustavan piirustuksen kirjahissin ja kirjastoautoon vaatiman laajennusosan sijaintivaihtoehdosta. Sen alustavasti laskettu kustannus oli noin 300 000. Alustava kustannusarvio: - kirjastoauton tallin (n.85 m²) rakentaminen takapihalle kitkakuluineen noin 190 000 - pihatyöt 20 000 - hissi (1.kerros/pohjakerros) asennustöineen 70 000 - kirjaston lainaustoimistotilan uusiminen mm. asiakaspalvelutiski ja lainaus-palautusautomaatti n. 20 000 - muutostyöt pääosin pohjakerroksessa 50 000 - lvisa-työt tarvikkeineen 50 000 yhteensä noin 400 000 (alv 0%) Kustannusten nousu alkuperäisestä 300 000 :sta johtuu mm. seuraavista syistä: - autotallin koko kasvoi - muutostyöalue pohjakerroksessa kasvoi - hissin hinta asennustöineen oli hieman alakantissa - lvisa-työt ja tarvikkeet osio oli liian pieni Kiinteistömestari Kari Koljonen on selvittänyt Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen kanssa Virkkalan kirjaston yhteydessä olevien tilojen vaihtoa. Virkkalan VPK saisi käyttöönsä nykyisen kirjastoauton paikan autohallissa ja vastavuoroisesti kirjasto saisi käyttöönsä suunnitellun uuden autotallin viereiset kaksi varastotilaa, joiden kautta tapahtuisi mm. kirjastoauton lastaus. Lisäksi on selvitetty mahdollisuutta pesettää kirjastoauto Lohjan paloaseman pesuhallissa, Tynninharjulla, erillistä korvausta vastaan. 3 ESITYS Virkkalan kirjaston investointihankkeen valmistelua jatketaan tarveselvityksessä esitetyn pohjalta siten, että Virkkalan kirjaston asiakaspalvelupöydän, kirjahissin ja kirjastoauton uuden tallitilan suunnittelu ja rakentaminen saadaan käyntiin vuoden 2016 aikana. Vuodelle 2016 on myönnetty investointirahaa 300 000, joka alustavan arvion mukaan ei kata kaikkia muutostöiden kustannuksia. Loppuosalle haetaan lisämäärärahaa 100 000 euroa vuodelle 2017.
10 Liite 1
11