KONSERNIRAKENNESELVITYS KOKOUS- JA KONGRESSIPALVELUIDEN UUDELLEENORGANISOINTI JA TAPAHTUMATOIMISTO Sisällysluettelo 1 Johdanto 2 Kokous- ja kongressipalveluiden markkinointi ja myynti 2.1 Tilat ja varausjärjestelmä 2.2 Kokous- ja kongressipalveluiden tuotteistaminen 2.3 Harkittavat muutokset myytävissä kokous- ja kongressitiloissa 3 Teollisuuskylä Oy:n rooli 4 Kokous- ja kongressipalveluiden talous 4.1 Talous 4.2 Laskutus 4.3 Hinnoittelu 5 Tapahtumatoimisto 6 Muita kokous- ja kongressipalveluiden ja tapahtumien toimijoita 7 Yhteiset toimenpiteet 7.1 Kokous- ja kongressipalveluiden esittely 7.2 Tapahtumakalenteri 8 Selvitystyön tulos
1. Johdanto Kemin konsernirakenneselvityksessä on alustavasti keskusteltu kokoustilojen (kulttuurikeskus, SauvonSali ja Tervahalli) markkinoinnin ja myynnin siirtämisestä sekä myös mahdollisen tapahtumatoimiston perustamisesta Kemin Teollisuuskylä Oy:lle. Kokous- ja kongressitilojen myynnin ja markkinoinnin uudelleenjärjestelyn tavoitteena on parantaa asiakaspalvelua siten, että jatkossa olisi vain yksi näkyvä/julkinen myyntipiste, joka vastaisi kokonaisvaltaisesti kokous- ja kongressitilojen markkinoinnista ja myynnistä ns. yhden luukun periaatteella. Uudelleenorganisointi ei kuitenkaan estä kaupungin muiden hallintokuntien omaa myyntiä, kunhan käytössä on yhteinen varauskalenteri Timmi. Niin ikään kokoustilojen uudelleenjärjestelyllä tavoitellaan toiminnan tehokkuuden lisäksi myös hinnoittelun selkeyttä ja vuokranantajan päätöksenteon nopeutta. Tapahtumatoimisto sen sijaan koordinoisi ja osin avustaisi erilaisia tapahtumia, messuja ja konsertteja, järjestettäväksi Kemin kaupungissa. Uudelleenorganisointia on perusteltu myös seuraavasti: - kaupungin asiakaspalvelupilotin 2015 ja konsernirakenneselvityksen tuomat muutokset synkronoidaan toimimaan saumattomasti yhteen - kulttuurikeskuksen kokoustilojen myynnistä vastaavan henkilön työtehtävät on joka tapauksessa järjesteltävä uudelleen hänen jäädessään eläkkeelle - järjestelyllä varaudutaan siihen, että kilpailuvirasto tullee vaatimaan, että tulevaisuudessa vapailla markkinoilla kilpailevat tuotteet (tässä tapauksessa kokoustilat) eivät kuuluisi kunnan myytäviin palveluihin vaan niiden myynnistä vastaisi erillinen yhtiö. - järjestelyn myös uskotaan tulevaisuudessa tuovan lisää tuloja Kemin kaupungin kassaan vuokraustoiminnan ja tapahtumien lisääntyessä - turvataan Teollisuuskylä Oy:n toimintaa ratkaisemalla yhtiön suurin riski: yhtiöön voidaan sopimuksen mukaisella vuosikorvauksella palkata toinen henkilö.
2. Kokous- ja kongressipalveluiden markkinointi ja myynti 2.1 Tilat ja varausjärjestelmä Kemin Teollisuuskylä Oy vuokraa ja myy jo tällä hetkellä kokoustiloja Digipoliksessa Kemin Teknologiakylässä. Teknologiakylässä vuokrattavina on 3 kpl kokoustiloja, koulutusluokka, auditorio, saunatilat, ravintola ja erilaisia aulatiloja. Lisäksi Teollisuuskylän omistuksessa on vuokrattavissa oleva koulutusluokka Paloasemalla ja liikuntasali Kivikon päiväkodilla. Teknologiakylässä (Teollisuuskylä Oy:n tiloissa) järjestettiin vuoden 2015 aikana 494 erilaista kokousta, niistä noin 48 oli saunavarauksia ja noin 43 auditorio-varauksia. Teollisuuskylä Oy:llä on käytössään Mercantuksen tilavarausjärjestelmä; järjestelmä toimii netissä yrityksille jaetuilla tunnuksilla ja on vuosien aikana todettu toimivaksi. Teollisuuskylä Oy:n omien tilojen lisäksi uudelleenjärjestelyssä alustavasti seuraavat kaupungin tilat siirtyisivät myyntiin Teollisuuskylä Oy:lle: - kulttuurikeskuksesta iso ja pieni auditorio, akvaario, ala-aula, taidemuseo, kulttuurikeskuksen liikuntasali, teatterisali, teatterisalin yleisölämpiö, teatterin pieni näyttämö ja kulttuurikeskuksen ravintolasali - lisäksi tapahtumia varten yhtiö markkinoi ja myy myös SauvonSalia jatervahallia (liikuntatoimisto jatkaa edelleen käyttövuorojen varaamista) Teollisuuskylä Oy käyttää Mercantus varausjärjestelmää, johon tietojen tallennus (tilat, tekniikka että käyttäjät) hoidetaan itse. Tässä vaiheessa on päätetty käyttää muiden tilojen osalta Kemin kaupungilla jo olemassa olevaa Timmi-järjestelmää. Ne tilat, jotka eivät ole ym. listalla ja joihin järjestöillä sekä muilla toimijoilla on vakiovuoroja, ovat kaupungin oman asiakaspalveluyksikön tai liikuntatoimen hoidettavina. 2.2 Kokous- ja kongressipalveluiden tuotteistaminen Kokous- ja kongressitilojen markkinointi ja myynti vaativat tuotteistamista. Tuotteet voivat olla esim. kokoustilat ja ravintolapalvelut yhteen hinnoiteltuina tai museolippu ryhmille kahvituksineen ja kokoustiloineen. Myytävien tuotteiden hinnastot tulee miettiä tuotteistuksen mukaan. Hinnastojen tulee olla selkeitä ja yksiselitteisiä sekä helposti asiakkaalle perusteltavia.
Myytävät tuotteet on paketoitava Kemin kaupungin palveluista ja muiden paikallisten tuottajien palveluista / tuotteista kilpailukykyisiksi kokonaisuuksiksi. Myytävien pakettien kohderyhmänä ovat pääosin kotimaiset yritykset, järjestöt, yhteisöt ja kuluttajat.
2.3 Harkittavat muutokset myytävissä kokous- ja kongressitiloissa Jotta pystymme kilpailemaan myytävillä tiloilla, on tilojen oltavat toimivat, edustavat ja modernit. Tiedämme, että asiakkaat ovat tottuneet vuokraamaan tarkoituksenmukaisia tiloja ja vaativat hyvää asiakaspalvelua. Vuodelle 2016 Kemin kaupungin talousarvioon on sisällytetty suunnittelurahaa kulttuurikeskuksen tulevaisuudessa tehtäville muutoksille ja nyt uudelleen organisoinnin yhteydessä olisi aika miettiä muutoksia laajemminkin. Ratkaisut tulisi harkita mahdollisimman kustannustehokkaiksi muistaen asiakkaat ja tilojen käyttötarkoitus. Kulttuurikeskus on toimiva ja toimintaa hyvin palveleva kokonaisuus. Pieni auditorio kaipaa modernisointia niin tekniikan kuin tilojenkin osalta, mutta muutoin toiminnan kannalta olennaiset muutokset olisivat lähinnä siivousta ja sisustusta. 3. Teollisuuskylä Oy:n rooli Kemin Teollisuuskylä Oy ottaa edellä mainitut tilat myytäviksi omalla organisaatiollaan 1.5.2016 alkaen. Teollisuuskylän on saatava selkeät palvelukuvaukset ja hinnastot kulttuurikeskuksessa tarjottavista palveluista esim. tilojen vuokrista, eri mestareiden palveluista sekä olemassa olevasta tekniikasta. Joka tapauksessa tilaisuuksien järjestäminen vaatii tiivistä yhteistyötä asiakaspalveluyksikön kanssa. Lisäksi Kemin kaupungin asiakaspalvelupäällikkö vastaa konsernin puolelta yhteistyön sujuvuudesta. Teollisuuskylä Oy:n henkilöstöllä on oikeus osallistua tilojen muutoksia ja järjestelyjä koskeviin asioihin. Samoin henkilöstöllä on lupa tehdä pieniä muutoksia tilojen viihtyvyyteen ja toimivuuteen. Lisäksi henkilöstö vastaa tilan yleisilmeestä ja tekee aisaan liittyvät tarvittavat päätökset yhdessä asiakaspalvelupäällikön kanssa. Toivottavasti suunnitteluvaiheessa harkitaan pienten neuvotteluhuoneiden rakentamista alakertaan ne olisivat mainio lisä suurten auditoriotilaisuuksien oheispalveluina. Tapauskohtaisesti Teollisuuskylä Oy:n henkilöstöllä on oikeus muuttaa ja perua käyttövarauksia, mikäli tilaan on myytävissä merkittävä tapahtuma tai tilaisuus, joka omalta osaltaan lisää kaupungin elinvoimaa. Yhtiö ei vastaa peruutettavien vuorojen taloudellisista vaikutuksista suoraan varaajille tai kaupunkikonsernille. Varaajille pyritään järjestämään korvaava tila tai vaihtoehtoinen ajankohta varatulle vuorolle. Kaupunkikonserni saa tuoton suoraan tapahtuman järjestäjältä. 4. Kokous- ja kongressipalveluiden talous 4.1 Korvaus Kemin Teollisuuskylä Oy:lle
Vuodelle 2016 on jo hyväksytty kokous- ja kongressitilojen hinnastot ja Kemin kaupungin talousarvio, jossa ei ole varauduttu korvauksiin Kemin Teollisuuskylä Oy:lle. Esitämme, että vuodelta 2016 Kemin kaupunki korvaa provisiona 10 % myydyistä tilavarauksista yhtiölle. Lisäksi esitämme, että kaupunkikonserni päättää yhdessä markkinointikampajoista ja mahdollisista osallistumisista esim. messuille. Kustannukset tullaan jakamaan osallistujien kesken. Järjestelyllä pyritään saamaan yleiseen tietoisuuteen uudelleenorganisoinnin hyödyt ja yhteystiedot asiakkaille. Tämän hetkisen tiedon mukaan kulttuurikeskuksen tilojen myynti on ollut n. 50.000 vuosittain. Vuodelle 2017 on suunnitteilla remontti kulttuurikeskukseen, tämän vuoksi on epäselvää, miten ja mitä tiloja kulloinkin voidaan markkinoida. Sen vuoksi esitämme, että vuosille 2017-2020 varataan talousarvioon vuosikorvaus Kemin Teollisuuskylä Oy:lle. Vuosikorvaus kehittämissopimuksesta olisi 50.000. Vuoden 2020 aikana korvausjärjestelmä tullaan miettimään uudelleen. Tällä hetkellä meillä ei ole tarkkaa tietoa nykyisestä varausvolyymista, eikä toisaalta muutoksen tuomista positiivisista vaikutuksista. Kolmen vuoden kokemuksen jälkeen voimme tarkemmin laskea kustannusvaikutukset ja sopia esim. provisioperusteisesta korvauksesta. 4.2 Laskutus Kemin Teollisuuskylä Oy laskuttaa myytävistä kokonaisuuksista sekä kokoustilojen vuokrat että tuotteistettujen palveluiden myynnin ja tilittää tulot kolmen (3) kuukauden välein kaupungin kassaan. Kemin kaupungin omistamien ja hallinnoimien tilojen käytöstä ei laskuteta Kemin Teollisuuskylää. Kulttuurikeskuksen, SauvonSalin ja Tervahallin eri toimijoiden tiloista maksamat kuukausivuokrat säilyvät sopimusten mukaisina. Teollisuuskylä Oy:n maksamat tulot kohdistetaan oikeille kustannuspaikoille kaupungin kassan toimesta. 4.3 Hinnoittelu vuodesta 2017 Kulttuurikeskuksessa kokoustilojen hinnoittelu tulee olemaan jatkossa tuntiperusteista ja noudattelee nyt jo Teknologiakylässä käytettyä hinnastoa. SauvonSaliin ja Tervahalliin luodaan tapahtumaperusteinen hinnoittelu, joka perustuu tapahtuman kestoon ja odotettuun osallistujamäärään. Hinnoittelusta vastaa Kemin Teollisuuskylä Oy ja päätöksiä tehtäessä otetaan huomioon kokonaistaloudellinen vaikutus koko kaupungin elinvoimaisuuteen.
5. Tapahtumatoimisto Kemissä järjestetään mittavia ja kansallisesti huomattavia tapahtumia (sarjakuvapäivät, konsertit, jalkapallo-ottelut, koiranäyttelyt jne.). Tuoreen Kemistä Lapin ympärivuotisen matkailun ykköskohde -matkailun kasvuohjelman mukaan tapahtumat tuovat lisää kävijöitä pidentäen sesonkeja ja lisäten viipymää. Samalla kävijät tuovat tuloa matkailuelinkeinon lisäksi vähittäiskaupalle ja liikenteelle. Monipuolinen kulttuuri- ja urheiluosaaminen näkyvät tapahtumien järjestämisessä. Tapahtumissa yhdistysten ja seurojen vapaaehtoistyö on merkittävää. Uusien tapahtumien luominen ja saaminen Kemiin vaatii laajat yhteistyöverkostot, hyvää osaamista tapahtumatuottamisessa sekä modernia tekniikkaa. Verkostoja luodaan jo olemassa olevien kontaktien ympärille, mutta tarvitaan myös valtaisa määrä uusia yhteistyökumppaneita. Lisäksi tapahtumissa tarvitaan osaamista tilojen sisustukseen ja tekniikan järjestelyyn. Tämän vuoksi yhteistyö ammattimaisen, paikallisen tapahtumakokonaisuuksien toteuttajan kanssa on selvitettävä ja harkittava vaihtoehto. Selvitystyön edetessä on käynyt ilmi, että tapahtumatoimiston tehtävät on jo vastuutettu kaupunginhallituksen 15.2.2016 hyväksymässä Matkailun kasvuohjelmassa 2016-2020 seuraavasti: Näin ollen suunnitelmassa tapahtumatoimisto ja viestintä- sekä markkinointipalvelut on edelleen kaupunginkanslian ja elinkeinopalveluiden vastuulla. Toisaalta ratkaisua puoltaa myös se, että tapahtumiin käytettävät rahat ovat heidän päätettävissä. Kaupungin antamien markkinointi -ja tapahtuma-avustusten osalta olisi hyvä miettiä, missä määrin kaupunki jatkossa avustaa tapahtumien järjestäjiä.
6. Muita kokous- ja kongressipalveluiden ja tapahtumien toimijoita Kemin Matkailu Oy:n keskeisenä ja yleisenä tavoitteena on kasvattaa matkailusesonkia, matkailutuloa, viipymää ja henkilötyövuosia Kemissä tuottamalla ja operoimalla Jäänmurtaja Sampoa, LumiLinnaa ja myös leirintäaluetta. Kemin Matkailu Oy markkinoi kaupunkia omassa toiminnassaan vahvistaen Kemin matkailun vetovoimaa, tunnettuutta ja imagoa. Ympärivuotinen LumiLinna-konsepti tuo tullessaan uusia toimintoja tuotantoon, kuten lisää majoitus,- ravitsemis- ja ohjelmapalveluja ympärivuotisesti. Mukana ovat myös kokous- ja kongressituotteet kansainvälisille yritysasiakkaille. Alueellista myyntiä ja markkinointia tekee myös Meri-Lapin Matkailu Oy, jonka tehtävänä on vahvistaa Meri-Lappia matkailualueena. Yhtiö toteuttaa alueen yhteismarkkinointia Suomessa ja ulkomailla, edistää Meri-Lapin näkyvyyttä sähköisen liiketoiminnan osa-alueilla, markkinoi ja myy aluetta kokous-, tapahtuma-, kulttuuri- ja meri- sekä jokikohteena. Kemitiimin tehtävänä on järjestää elinkeinoa hyödyttäviä tapahtumia yhteistyössä yrittäjien ja kaupungin kanssa. Kaupungin kulttuuritoimen vastuulla on kulttuuripalveluiden tuottaminen kaupungissa, kuten esimerkiksi teatteri, kirjasto, musiikkiopisto jne. Lisäksi kaupunki tarjoaa kemiläisille järjestöille ja yhdistyksille tapahtumien järjestämiseen avustusta tapahtumastartin-nimellä. Tapahtumastartti on tarkoitettu kaupungin elinvoimaa vahvistaville ja uusille tapahtumille, jotka tuetun alun jälkeen vakiinnuttavat paikkansa tulevinakin vuosina. 7. Yhteiset toimenpiteet Riippumatta siitä myydäänkö kokous- ja kongressitiloja, voimme todeta, että Kemin kaupungilla ei ole toimivaa tapahtumakalenteria tai yhtenäisiä, nykyaikaisia internetsivuja kokous- ja kongressipalvelutarjonnasta.
Ehdotamme, että Kemin etusivulle internettiin on lisättävä yllä olevien palkkien lisäksi seuraavat palkit: Kokous- ja kongressipalvelut Tapahtumakalenteri 7.1 Kokous- ja kongressipalveluiden esittely Kemin alueella olemassa olevat kokous- ja kongressipalvelut on koottava yhdelle sivustolle ja tilat on esiteltävä kuvin yksilöidysti. Kemin Teollisuuskylä Oy tulee kokoamaan ainakin Digipolis Kemin Teknologiakylän, kulttuurikeskuksen, SauvonSalin ja Tervahallin vaihtoehdot. Seuraavassa muutama esimerkki hyvin organisoiduista sivustoista: Rovaniemeltä http://www.rovaniemicongresses.com/fi/majoitus/kokoustilat Oulusta http://ocb.fi/oulun-kongressi-ja-kokoustilat/ 7.2 Tapahtumakalenteri Meri-Lapin Matkailu Oy tuottaa Kemin kaupungille tapahtumakalenterin, johon myös kaupungin asiakaspalvelu voi syöttää tapahtumia. Kemin kaupungin sivuilla on ilmoituslomake, jolla paikkakuntalaiset yritykset, yhteisöt, seurat tai yksityishenkilöt voivat ilmoittaa tapahtumiaan kalenteriin. Eli voimme todeta, että meillä on ratkaisut asian korjaamiseksi, mutta kalenterin ylläpitoa ja helppolukuisuutta on parannettava. Kemin tapahtumakalenteriin voi tutustua Kemin kaupungin sivujen kautta osoitteessa: http://www.visitmeri-lappi.fi/fi/matkailijalle/tapahtumakalenteri/ Yksi esimerkki toimivasta tapahtumakalenterista on Vuokatin sivuilla: http://www.vuokatti.fi/fi/ajankohtaista/tapahtumakalenteri?x=1&startdate=6.2.2016
8. Selvitystyön tulos Kuten jo aiemmin on todettu Tapahtumatoimiston tehtävät on määritelty Kasvuohjelmassa 2016-2020 ja ohjelmassa on samalla vastuutettu tehtävät sekä kaupunginkanslialle että elinkeinotoimelle. Lisäksi Asiakaspalvelupilotti 2015 selkeyttää Kemin kaupungin asiakaspalvelun tilannetta myös kulttuurikeskuksen osalta. Esitämme, että raportissa mainittujen kokous- ja kongressipalvelujen tilojen tuotteistaminen, markkinointi ja myynti siirretään Kemin Teollisuuskylä Oy:lle kehittämissopimuksella vuosille 2017-2020. Kemin Teollisuuskylä Oy edustaa ja näkyy em. kokous- ja kongressitilojen myyjänä, jolloin vastuu myynnistä selkiytyy ja asiakaspalvelu keskittyy yhteen paikkaan. Vähäiset resurssit tulevat tehokkaampaan käyttöön ja viestintä on tavoitteellisempaa. Teollisuuskylä Oy korostaa, että selvitystyössä asetetut tavoitteet kokous- ja kongressipalveluiden myynnille edellyttävät kaikkien Kemin kaupungin osapuolten yhteistyötä ja sitoutumista asian edistämiseen. Tarkoituksemme on nostaa Kemin kaupungin imagoa kokous- ja kongressikaupunkina sekä lisätä näin yhteiseen Kemin kaupungin kassaan tulevia tuottoja.