LAPIN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNTA ESITYSLISTA EDUSTAJISTON KOKOUS 3/2015 2015 AIKA: 23.4.2015, klo 16.00, LS3 PAIKKA: Lapin yliopisto, Yliopistonkatu 8, LS2 JAKELU: varsinaiset jäsenet: varajäsenet: Ville Luotola 1. Hannu Mällinen Anna Koskimies 2. Tiitu Sulkko Jarkko Luusua 3. Linda Venetkoski Eetu Ahola 4. Pekko Riihonen Antti Liimatainen 5. Sirke Tuomivaara Johanna Teijonmaa Emmi Hasu Julius Matilainen Samuli Rissanen Jenna Mikkola Siiri Oinas-Panuma Paulus Lehtola Rida Haapala Mirjam Yeboah Niko Uusi-Simola Aleksi Välikangas Micke Kari Harri Karjalainen Mikko Lindroos 1. Ville-Sakari Ervasti 2. Miika Puisto 3. Reeta Holmi 4. Jouni Kuokkanen 1. Miikka-Markus Leskinen 2. Eemeli Lehtinen 3. Henna Penttilä 1. Siiri Hautsalo 2. Kirsikka Paakkinen 1. Lauri Miikkulainen 2. Rosa Vetri 1. Olli Häyrynen 2. Ulla Ilvesluoto Atte Rimppi 1. KOKOUKSEN AVAUS Asetettu nähtäväksi ylioppilaskunnan ilmoitustaululle 21.4/2015. Edustajiston puheenjohtaja avaa kokouksen. 2. KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Asia: LYY:n sääntöjen 19 : Edustajiston kokouksesta on ilmoitettava ylioppilaskunnan toimiston ilmoitustauluilla vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta. Lisäksi kokouskutsu asetetaan nähtäville ylioppilaskunnan internetsivuille ja se lähetetään sähköpostitse. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat. Edustajisto voi yksimielisesti ottaa käsiteltäväkseen asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Kokouskutsu on aina lähetettävä kirjallisena edustajiston jäsenille vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta lähettämispäivä ja kokouspäivä mukaan lukien. LYY:n sääntöjen 20 : Edustajiston kokous on laillinen ja päätösvaltainen, mikäli se on kutsuttu koolle 19 :n
mukaisesti ja läsnä on vähintään yksitoista (11) edustajiston jäsentä puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien. Esitys 1: Todetaan kokous laillisesti koolle kutsutuksi. Esitys 2: Todetaan kokous päätösvaltaiseksi. Päätös 1: Päätös 2: 3. SIHTEERIN JA PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN KUTSUMINEN Asia1: Edustajiston työjärjestys: 19 Pöytäkirja Edustajiston kokouksista laatii ylioppilaskunnan pääsihteeri puheenjohtajan johdolla päätöspöytäkirjan, joka on julkistettava ylioppilaskunnan toimiston ilmoitustaululla. Pääsihteerin ollessa estynyt puheenjohtaja kutsuu kokoukselle sihteerin. Asia2: LYY:n sääntöjen 22 :... Kokouksen puheenjohtaja kutsuu pöytäkirjantarkastajiksi kaksi (2) läsnäolevaa edustajiston jäsentä. Pöytäkirjantarkastajat toimivat tarvittaessa ääntenlaskijoina. Esitys1: Puheenjohtaja kutsuu kokoukselle sihteerin Päätös1: Esitys2: Puheenjohtaja kutsuu kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Päätös2: 4. ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEKSI Asia: LYY:n sääntöjen edustajiston työjärjestyksen 6 : Edustajiston kokouksessa käsitellään vain esityslistalle merkityt asiat. Kuitenkin edustajisto voi yksimielisellä päätöksellä ottaa käsiteltäväksi asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Esitys: Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 5. ILMOITUSASIAT Asia: Edustajistolle ilmoitetaan seuraavat asiat: 5.1. Katsaus hallituksen toimintaan 5.2. Katsaus yliopiston hallituksen toimintaan Esitys: Merkitään ilmoitusasiat edustajistolle tiedoksi 6. YHTIÖKOKOUSTEN TOIMIOHJEET Asia: Ylioppilaskunta omistaa 100 % Lapin Lyyli Oy:stä ja noin 98 % Rovaniemen Laky Oy:stä. Rovaniemen Lakyllä on tytäryhtiö, LYY-kiinteistöt Oy. Yhtiöiden yhtiökokoukset on suunniteltu pidettäväksi 27.5.2015. Yhtiökokouksissa käsitellään tilinpäätökset ja hallituksen valinta. Edustajisto päättää yhtiökokousedustajan valitsemisesta ja ohjeistamisesta yhtiökokouksessa tehtäviä päätöksiä varten.
Yhtiöiden hallituksen puheenjohtajaksi on vuonna 2013 valittu OTM Antti Laakso. Hallituksen muina jäseninä edellisen yhtiökokoukseen jälkeen ovat toimineet Arto Harju-Autti, Mari Mäki ja Mika Parkkari. Yhtiöiden toimitusjohtaja esittelee yhtiöiden tilinpäätökset ja tilintarkastuskertomukset, sekä kertoo yhtiöiden toiminnasta kokouksessa. Hallitus on käsitellyt asiaa kokouksessaan 14/2014 ja valintatoimikunta kokouksessaan 4/2015 Esittelijänä hallituksen puheenjohtaja. Esitys 1: Hallitus esittää edustajistolle, että valitaan Rovaniemen Laky Oy:n yhtiökokousedustajaksi EPJ Ville Luotolaa ja hänen varaedustajakseen HPJ Pekka Alakoskea. Samalla pidetään kokous yhtiön ainoan osakkeenomistajan päätöksistä Lapin Lyyli Oy:ssä. Päätös 1: Esitys 2: Hallitus esittää edustajistolle, että ohjeistaa yhtiökokousedustajaa niin että yhtiöiden tilinpäätökset vahvistetaan ja tilivelvollisille myönnetään vastuuvapaus toimikauden 2014 osalta, jos tilintarkastuskertomukset tätä puoltavat. Päätös 2: Esitys 3: Hallitus esittää edustajistolle, että yhtiöiden tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö Ernst & Young vastuullisena tilintarkastajana KHT, JHTT Anne Räisänen ja varatilintarkastajana KHT Ari Tauriainen. Päätös 3: Esitys 4: Päätetään tiivistää ylioppilaskunnan ja yhtiöiden vuoropuhelua seuraavilla keinoilla: - Edustajiston ja yhtiöiden hallituksen yhteinen strategiaseminaari vuosittain - Ylioppilaskunnan puheenjohtajiston (edustajisto ja hallitus) sekä yhtiöiden hallituksen yhteiset aamukahvit kaksi kertaa vuodessa - Yhtiön toiminnan esittely edustajistolle kaksi kertaa vuodessa - Ylioppilaskunnan pääsihteerillä on puhe- ja läsnäolo-oikeus yhtiöiden hallitusten kokouksissa. Yhtiöiden hallitus päättää, että ylioppilaskunnan hallituksen puheenjohtaja voi pääsihteerin poissa ollessa toimia varajäseniä. Päätös 4: Esitys 5: Hallitus esittää edustajistolle, että ohjeistaa yhtiökokousedustajaa niin, että yhtiöiden hallitukseen valitaan yhteensä neljä henkilöä. Päätös 5: Esitys 6: Hallitus esittää edustajistolle, että se päättää ohjeistaa yhtiökokousedustajaa niin, että yhtiön hallituksille maksetaan seuraavanlaiset palkkiot: puheenjohtaja 4000 euroa vuodessa, ulkopuolisen asiantuntijajäsenen palkkio on 500 euroa kokoukselta, opiskelijajäsenet 1000 euroa vuodessa. Palkkioiden lisäksi korvataan kohtuulliset matkakustannukset. Päätös 6: Esitys 7: Hallitus esittää edustajistolle, että LYYn Design Puodin toiminta eriytetään omaksi Lapin Lyyli OY:n tytäryhtiöksi. Päätös 8:
Esittelijänä valintatoimikunnan jäsen Mikko Lindroos Esitys 8: Valitaan hallitukselle puheenjohtaja. Valintatoimikunta esittää edustajistolle, että ohjeistaa kokousedustajaa siten, että hallituksen puheenjohtajaksi valitaan OTM Antti Laakso Päätös 8: Esitys 9: Valitaan hallituksen jäsenet. Valintatoimikunta esittää edustajistolle, että ohjeistaa kokousedustajaa siten, että hallitukseen valitaan Arto Harju-Autti, Mari Mäki ja Mika Parkkari. Päätös 9: 7. KESKUSVAALILAUTAKUNNAN NIMEÄMINEN Asia: Syksyllä 2015 järjestetään edustajistovaalit. Ylioppilaskunnan sääntöjen vaalijärjestyksen 4 :n mukaan: Vaalien toimittamista varten ylioppilaskunnan edustajisto valitsee äänivaltaisten jäsenten joukosta vaalikaudeksi keskusvaalilautakunnan, johon kuuluu kuusi (6) varsinaista jäsentä ja kuusi (6) varajäsentä. Keskusvaalilautakunnan 2-vuotinen toimikausi alkaa vaalivuonna 1. elokuuta ja päättyy seuraavana vaalivuonna 31. heinäkuuta. Keskusvaalilautakunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Keskusvaalilautakunta valitsee myös sihteerin, jonka ei tarvitse olla lautakunnan jäsen. Esittelijä vaalityöryhmän jäsen Atte Rimppi Esitys: Tehdään kokouksessa 8. EDUSTAJISTOVAALIEN AJANKOHDAN MÄÄRÄÄMINEN Asia: Nykyisen edustajiston kausi päättyy 30.11.2015 Suomen ylioppilaskuntien liitto (SYL) ry. suosittelee, että edustajistovaalit järjestetään kaikissa ylioppilaskunnissa yhtäaikaisesti 3.-4.11.2015. Ylioppilaskunnan säännöt: Edustajisto 11 Toimikausi Edustajiston toimikausi alkaa vaaleja seuraavan joulukuun 1. päivänä ja kestää kaksi (2) vuotta. Edustajiston toimikausi kestää kuitenkin niin kauan, kunnes uusi edustajisto on valittu. Ylioppilaskunnan sääntöjen vaalijärjestyksen 2 :n mukaan: Edustajiston vaalit järjestetään joka toinen vuosi. Edustajiston vaalien järjestämisajankohdan määrää ylioppilaskunnan edustajisto. Vaalit tai jäsenäänestys voidaan järjestää vain 15.9.-15.12. ja 15.1.-15.5. välisenä aikana. Varsinaisena vaalipäivänä estyneet voivat äänestää ennakkoäänestyksessa. Ylioppilaskunnan vaalijärjestyksen 29 mukaan: Ennakkoäänestyksen suorittaminen: Ennakkoäänestys suoritetaan keskusvaalilautakunnan määräämänä vähintään yhtenä (1) päivänä ehdokasyhdistelmän julkistamisen jälkeen. Ennakkoäänestys suoritetaan ennen varsinaisia vaalipäiviä, esimerkiksi viikkoa aikaisemmin. Ennakkoäänestyksen on kestettävä kahdeksan (8) tuntia. Hallitus on käsitellyt asiaa kokouksessaan 12/2015 Esittelijänä hallituksen puheenjohtaja
Esitys: Hallitus esittää edustajistolle, että edustajistovaalit järjestetään SYL:n suosituksen mukaisesti 3.-4..11.2015 ja esitettäväksi keskusvaalilautakunnalle ennakkoäänestyspäivämääriksi 27.-28.10.2015. 11. EDUSTAJISTON SEURAAVA KOKOUS Seuraava kokous toukokuussa, jossa käsitellään keskipitkän aikavälin taloussuunnitelma. 12. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Edustajiston puheenjohtaja päättää kokouksen. Ville Luotola Edustajiston puheenjohtaja Kokouksen sihteeri