KAUNIAISTEN SUOMALAINEN PÖYTÄKIRJA 3/2016 1 NEUVOSTON KOKOUS Aika To 28.4.2016 klo 17.00 18.15 Paikka Kauniaisten kirkko, yläseurakuntasali Läsnä Helistekangas Laura saapui klo 17.35, kohta 27 käsittelyn aikana Huoponen Kari Kauppila Matti Kivinen Matti Tapani Ala-Reinikan tilalla Mäkelä Seija Pesonen Anna Peltovirta Margit varapj., puh.johtaja kohdassa 28 Pirttimäki Raili Ronkainen Timo Tiri Mirja Valkonen Rauno Visuri Kare Vihko Mauri Jaakko Raulamon tilalla puh.joht poissa kohta 28 käsittelyn ajan Mäkinen Mimosa srk-pastori, paikalla kohta 26 Kyyrö Anna käsittelyn ajan sihteeri Poissa Ala-Reinikka Tapani Raulamo Jaakko 21 Kokouksen avaus Kirkkoherra, puheenjohtaja Mauri Vihko avasi kokouksen. 22 Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu oli lähetty seurakuntaneuvoston jäsenille 21.4.2016. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi, koska jäsenistä oli läsnä 13 /13. Laura Helistekangas saapui kohta 27 aikana. Lisäksi todettiin, että kuulutus pöytäkirjan nähtävillä olosta on kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 21.4 19.5.2016. Tarkastettu pöytäkirja on yleisesti nähtävillä kirkkoherranvirastossa sen aukioloaikoina 6.5. 19.5.2016.
KAUNIAISTEN SUOMALAINEN PÖYTÄKIRJA 3/2016 2 23 Pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Seija Mäkelä ja Anna Pesonen. 24 Esityslista Asiat päätettiin käsitellä esityslistan mukaan. Liite 1. 25 Ilmoitusasiat a)tuomiokapitulin hallintotiedote 15.3.2016 Päätös: Seurakuntaneuvosto merkitsi ilmoitusasian tiedoksi. 26 Seurakunnan viestintään liittyneen kyselyn tulosten esittely Seurakuntamme tämän vuoden painopisteenä on strategiaamme liittyen viestinnän kokonaisuudistus. Tätä varten toteutettiin helmikuun aikana kysely, jossa kauniaislaisilta tiedusteltiin heidän kokemuksiaan seurakuntamme viestinnästä ja toiminnasta sekä toiveita ja näkökulmia viestintämme kehittämiseen. Kyselyn ideoinnissa olivat työyhteisön lisäksi mukana vapaaehtoiset Kirsi Klaile ja Terttu Sopanen, jotka kumpikin ovat viestinnän ammattilaisia. Kyselyn toteuttamisesta ja tulosten koostamisesta on vastannut seurakuntapastori Mimosa Mäkinen osana Kirjo 2 (Kirkon johtamiskoulutus) tutkintoaan. Mimosa Mäkinen esittelee kyselyn tulokset. Khra: Sn keskustelee esityksen pohjalta Päätös: Seurakuntaneuvosto keskusteli Mimosa Mäkisen esityksen pohjalta.
KAUNIAISTEN SUOMALAINEN PÖYTÄKIRJA 3/2016 3 27 Viestinnän uudistamiseen liittyvä tilannekatsaus Seurakuntaneuvostolle esiteltiin ja se käsitteli vapaamuotoisesti viestinnän kokonaisuudistukseen liittyviä teemoja ja asiakokonaisuuksia iltakoulussaan 9.2. Tilaisuuteen osallistui myös henkilökunta. Tämän jälkeen asiaa on viety eteenpäin työryhmässä, jossa ovat olleet vapaaehtoiset Kirsi Klaile ja Terttu Sopanen sekä seurakuntapastori Mimosa Mäkinen ja kirkkoherra Mauri Vihko. Teemaa on käsitelty myös jokaisessa talven ja kevään työntekijäkokouksessa. Liitteessä 2 on yhteenveto tämän hetkisestä tilanteesta. Yhteenvedon lisäksi päätettävien asioiden taustaksi voidaan esittää seuraavaa. Yhteistyö seurakuntalehden suhteen pääkaupunkiseudun suurten seurakuntayhtymien kanssa Pääkaupunkiseudun suuret seurakuntayhtymät (Helsinki, Espoo ja Vantaa) ovat muodostamassa yhden yhteisen mediatoimituksen vuoden 2017 alusta. Tähän liittyen seudun kolme seurakuntalehteä yhdistyvät siten, että kullakin alueella tulee yhteisen aineiston lisäksi ko. alueen omaa aineistoa sekä alueen seurakunnalliset ilmoitukset. Lehdellä ei tässä vaiheessa vielä ole nimeä. Kyseinen sopimus on tarkoitus saattaa voimaan ko. seurakuntayhtymien hallinnoissa tämän kevään aikana. Alustavassa sopimusluonnoksessa Kauniaisten mahdollisesta liittymisestä yhteistyöhön seurakuntalehden osalta todetaan seuraavaa: Kauniaisten suomalaisen seurakunnan mahdollinen liittyminen vuoden 2017 alusta tapahtuu yksinkertaistetulla menettelyllä. Liittymisen katsotaan tapahtuvan, kun Kauniaisten suomalainen seurakunta antaa liittymistä koskevan ilmoituksen johtokunnalle tai isäntäseurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle 30.9.2016 mennessä. Osapuolet hyväksyvät näin tapahtuvan Kauniaisten suomalaisen seurakunnan liittymisen tämän sopimuksen allekirjoituksin. Espoon aluepainos jaetaan Kauniaisten suomalaisen seurakunnan jäsentalouksiin ja se sisältää Kauniaisten tapahtumailmoitukset ja sisällöntuotannossa otetaan huomioon myös Kauniaisten alue. Kauniaisten suomalaisen seurakunnan osuus (painettujen lehtien määrään perustuen) on 0,5 %, joka vähennetään muilta sopijaosapuolilta niin, että Espoon
KAUNIAISTEN SUOMALAINEN PÖYTÄKIRJA 3/2016 4 seurakuntayhtymältä vähennetään 0,3 % ja Helsingin ja Vantaan seurakuntayhtymiltä kummaltakin 0,1 %. Espoon seurakuntayhtymän viestintäpäällikkö Urpu Sarlinin mukaan em. Kauniaisten osuus 0,5% olisi vuonna 2017 n. 30 000, kun tänä vuonna osuutemme on n. 35 000. Epävarmuutta hinnoitteluun luo Postin taksoissa mahdollisesti tapahtuvat merkittävät muutokset. Pääkaupunkiseudun suurten seurakuntayhtymien muodostaman yhteisen mediatoimituksen työtä tulisi johtamaan 11 henkinen johtokunta, johon Helsinki nimeäisi viisi jäsentä ja Espoo ja Vantaa kumpikin kolme. Mikäli Kauniainen tilaisi seurakuntalehden po. mediatoimitukselta, saisi Kauniaisten suomalainen seurakunta nimetä johtokuntaan yhden jäsenen, jolla olisi läsnäolo- ja puheoikeus. Omassa viestintäkartoituksessamme sekä esim. henkilöstön kanssa käydyissä keskusteluissa on käynyt selväksi, että Esseä pidetään tärkeänä viestinnän kanavana. Lehti tuo kirkollisen ja hengellisen tematiikan myös niiden seurakuntalaisten ulottuville, jotka eivät muutoin osallistu seurakunnan toimintaan. Lehti myös vahvistaa ns. irrallisten jäsenyyttä pelkällä olemassa olollaan ja sillä, että se tulee jäsenille säännöllisesti. Lisäksi seurakuntalehti on tärkeä informaatiolähde monille aktiiviseurakuntalaisille. Tämän vuoksi on perusteltua jatkaa yhteistyötä seurakuntalehden suhteen myös tilanteessa, jossa lehden nimi ja taustaorganisaatio muuttuvat. Positiivisena voidaan pitää hinnan alentumista. Muodollinen päätös seurakuntalehtiyhteistyöstä voidaan kuitenkin tehdä vasta, kun suuret seurakuntayhtymät ovat lopullisesti sopineet asiasta. Yhteistyö KaunisGrani lehden kanssa Paikallisuuden vahvistaminen on viestintäuudistuksemme yksi painopiste. Tähän liittyen olemme käyneet KaunisGrani lehden (KG) kanssa neuvotteluja mahdollisuudesta vahvistaa seurakunnan näkyvyyttä KG:ssa. Neuvotteluissa olemme korostaneet näkökulmaa, että panoksemme hyödyttäisi myös lehteä, koska tarkoituksemme on luoda sekä journalistisesti että graafisesti laadukasta paikallisilmettä lehteen. Esitimme lehdelle ajatuksen, että seurakunta saisi maksua vastaan käyttöönsä neljä kertaa vuodessa arkin (=4 sivua) KG:ssa. Nämä neljä numeroa ajoittuisivat siten, että yksi olisi varhaissyksyssä, toinen adventin/joulun aikaan, kolmas pääsiäisen seutuvilla ja neljäs kesän kynnyksellä. Näin joulu ja pääsiäinen saisivat ansaitsemansa huomion,
KAUNIAISTEN SUOMALAINEN PÖYTÄKIRJA 3/2016 5 kun taas varhaissyksyn ja myöhäiskevään numeroissa voitaisiin nostaa esille erilaisia elämän arkeen liittyviä teemoja. Ruotsalainen seurakunta on ilmaissut valmiutensa ottaa käyttöönsä yhden sivun kustakin arkista, jolloin suomalaisella seurakunnalla olisi aina kolme sivua. Journalistisesti materiaalit olisivat kuitenkin itsenäisiä ja erillisiä, joten näillä seurakuntien sivuilla vältettäisiin KG:lle muutoin niin tyypillinen kahden kielen tautologinen raskaus. KG on tehnyt tarjouksen, joka heijastelee sitä, että lehdessä ymmärretään tämän seurakunnallisen materiaalin vahvistavan myös lehden journalistista ja paikallista identiteettiä. Lehti tarjoaa meille neljä kertaa vuodessa ilmestyvää arkkia hintaan 8 000 8 800 vuodessa, josta suomalaisen seurakunnan osuus olisi siis ¾ eli 6 000 6 600 (hintahaarukka selittyy taittokustannusten jakautumisella ts. jos tuotamme valmiiksi taitetun materiaalin, hinta on halvempi). Lisäksi olisi varauduttava toimittajille maksettaviin palkkioihin, sillä ainakin osa jutuista tultaisiin tilaamaan ammattitoimittajilta. Kun seurakuntalehden vuosikustannukset ovat alenemassa, ei em. KG yhteistyö lisäisi merkittävästi viestinnän kustannuksia, mutta vahvistaisi merkittävästi paikallista näkyvyyttämme. Tällä hetkellä on menossa useita viestinnän kehittämiseen liittyviä hankkeita. Edessä on myös työtä johtavan kirkkoherran vaihdos. Tämän vuoksi tässä vaiheessa ei liene syytä käynnistää tätä yhteistyötä, vaan palata siihen sitten, kun seurakunta on saanut uuden kirkkoherran. Nettisivujen uudistaminen Nettisivujen uudistaminen on ajankohtaista. Edellinen uudistus tehtiin vuonna 2008, minkä jälkeen sekä sivustojen tekninen että graafinen vaatimustaso ovat muuttuneet. Kirkko tarjoaa tällä hetkellä maksutonta Lukkari nettisivustopohjaa ja siihen liittyviä palveluita (ks. sakasti.fi/lukkari). Useat seurakunnat ovat jo lähteneet tai lähdössä mukaan Lukkariin. Pääkaupunkiseudulta mm. Vantaa siellä jo on ja Espoo on päättänyt liittyä. Kauniaisissa sekä yhteistalous että ruotsalainen seurakunta puoltavat Lukkariin liittymistä. Liittymisen etuna on sen maksuttomuus sekä kehittäjien sitoutuminen kirkon työhön ja kirkon toiminnan ymmärtäminen.
KAUNIAISTEN SUOMALAINEN PÖYTÄKIRJA 3/2016 6 Teknisesti päätöksen osallistumisesta Lukkariin tekee yhteinen kirkkoneuvosto. Suomalaisen seurakunnan on em. perustein myös syytä puoltaa päätöstä lähteä mukaan Lukkariin. Aikataulu tulee olemaan se, että kehitystyö alkaa elokuussa ja tavoitteena on julkaista uudet sivut vuoden vaihteessa. Graafisen ilmeen uudistaminen Helmikuussa pidetyssä seurakuntaneuvoston ja henkilöstön yhteisessä viestintäseminaarissa todettiin, että seurakunnan graafinen ilme kaipaa päivitystä ja yhtenäistämistä. Tämän vuoksi olemme pyytäneet tarjouksia graafisen ilmeen uudistamisesta. Tarjoukset on pyydetty maanantaihin 25.4. Kirkkoherra tuo näihin tarjouksiin perustuvan mahdollisen esityksen kokoukseen. Khra: Sn päättänee merkitä tiedoksi pääkaupunkiseudun seurakuntalehteen liittyvän esittelyn merkitä tiedoksi KaunisGrani lehden kanssa tehtävän yhteistyön kehittämiseen liittyvän esittelyn puoltaa Yhteiselle kirkkoneuvostolle Kauniaisten seurakuntayhtymän liittymistä kirkon yhteiseen Lukkari nettisivustojen kehityspalveluun merkitä tiedoksi seurakunnan graafisen ilmeen uudistamiseen liittyvän esittelyn Päätös: Seurakuntaneuvosto päätti hyväksyä esityksen ja merkitä tiedoksi seurakunnan graafisen ilmeen uudistamiseen liittyvän, kirkkoherran kokouksessa esille tuoman tiedon, että koska määräaikaan mennessä oli saatu vain yksi tarjous, on tarjousaikaa pidennetty ja pyydetty uusia tarjouksia 9.5. mennessä. 28 Lausunto kirkkoherra Mauri Vihkon virkavapaasta Kirkkohallituksen virastokollegio valitsi kokouksessaan 14.4. kirkkoherra Mauri Vihkon Kirkon ulkosuomalaistyön johtajaksi. Mikäli päätös saa lainvoiman, Vihko aloittaa uudessa tehtävässään 15.8. Virassa on neljän kuukauden koeaika, jota varten Vihko tulee anomaan virkavapautta, josta päättää tuomiokapituli. Seurakuntaneuvostolla on oikeus lausuntoon asiassa.
KAUNIAISTEN SUOMALAINEN PÖYTÄKIRJA 3/2016 7 Kirkkoherra Mauri Vihko ei osallistu tämän pykälän käsittelyyn, vaan puhetta tulee johtamaan varapuheenjohtaja. Seurakuntaneuvoston varapuheenjohtaja: Sn päättänee puoltaa kirkkoherra Mauri Vihkon virkavapautta ajalle 15.8. - 15.12.2016. Päätös: Seurakuntaneuvosto päätti lausuntonaan puoltaa tuomiokapitulille kirkkoherra Mauri Vihkon virkavapautta ajalle 15.8. - 15.12.2016. Tämä pöytäkirjan kohta tarkastettiin asian käsittelyn jälkeen ja se todettiin kokouksen kulun sekä tehdyn päätöksen mukaiseksi. 29 Lausunto kirkkoherra Mauri Vihkon mahdollisen virkavapauden aikaisista sijaisjärjestelyistä Mikäli tuomiokapituli myöntää kirkkoherra Mauri Vihkolle edellisessä pykälässä mainitun virkavapauden, se tulee määräämään Vihkolle sijaisen. Myös tässä asiassa seurakuntaneuvostolla on lausunto-oikeus. Kirkkoherra tekee kokouksessa esityksen seurakuntaneuvoston lausunnoksi asiassa. Khra: Sn päättänee tuomiokapitulille annettavasta, kokouksessa esiteltävästä lausunnosta sijaisjärjestelyistä kirkkoherra Mauri Vihkon mahdollisen virkavapauden aikana Päätös: Kauniaisten suomalaisen seurakunnan seurakuntaneuvosto esittää lausuntonaan, että mikäli tuomiokapituli myöntää kirkkoherra Mauri Vihkolle tämän anoman neljän kuukauden virkavapauden ajalle 15.8.-15.12. 2016, tuomiokapituli samassa yhteydessä määräisi Kauniaisten suomalaisen seurakunnan vs. kirkkoherraksi seurakuntapastori Mimosa Mäkisen em. virkavapauden ajaksi. Perusteluina seurakuntaneuvosto toteaa seuraavaa: Seurakunnan sisällä käydyissä keskusteluissa on ilmennyt, että seurakunnan kappalainen Anna-Kaisa Tuomi toivoo, että häntä ei ko. sijaisuuteen määrättäisi. Seurakuntapastori Mimosa Mäkisellä on yli viiden vuoden kokemus työstä Kauniaisissa ja hän on osoittanut työssään monipuolista osaamista sekä kykyä myös johtamista ja laajempien kokonaisuuksien hallintaa vaativiin tehtäviin. Mäkinen on pätevöitynyt johtamiseen suorittamalla kirkkoherrapätevyyteen vaadittavan Kirjo 1 tutkinnon parhaalla mahdollisella arvosanalla.
KAUNIAISTEN SUOMALAINEN PÖYTÄKIRJA 3/2016 8 Tällä hetkellä Mimosa Mäkinen täydentää johtamisopintojaan Kirjo 2 kurssilla. Tämä pöytäkirjan kohta tarkastettiin asian käsittelyn jälkeen ja se todettiin kokouksen kulun sekä tehdyn päätöksen mukaiseksi. 30 Kirkkoherra Mauri Vihkon uusiin tehtäviin siirtymiseen liittyviä tiedoksiantoja seurakuntaneuvostolle Seurakuntaneuvoston ohjesäännön mukaan kirkkoherra päättää mahdollisen virkavapautensa ajaksi palkattavasta kolmannesta papista. Kirkkoherra tulee esittämään näkemyksensä tästä asiasta kokouksessa. Mikäli Mauri Vihko koeajan jälkeen jää pysyvästi uuteen virkaansa, seuraa Kauniaisissa kirkkoherran valinta. Seurakuntaneuvoston on syytä jo tässä vaiheessa tiedostaa, että nykyisin kirkkoherran vaali voidaan suorittaa joko seurakuntaneuvostossa (välillinen vaali) tai perinteisenä kansanvaalina (välitön vaali). Lisätietoa asiasta löytyy julkaisusta Kirkkoherranvaalin hallintomenettelyn opas, joka löytyy netistä googlaamalla. Liitteessä 3 Kirkkoherran välittömän vaalin prosessi ja liitteessä 4 Kirkkoherran välillisen vaalin prosessi on kuvattu eri vaihtoehdot. Ennakoiva päätös siitä, minkä muotoinen valintamenettely Kauniaisissa toteutetaan, on tarkoitus tehdä seurakuntaneuvoston kokouksessa 23.5. Tällöin annetaan tuomiokapitulille myös ennakoivasti lausunto viran ja sen tehtävien erityisistä tarpeista. Khra: Sn päättänee merkitä tiedoksi tässä pykälässä esitellyt asiat. Päätös: Seurakuntaneuvosto merkitsi tiedoksi tämän pykälän asiat. 31 Kirkkoherran päätösluettelo Khra: Sn merkinnee päätöspöytäkirjan tiedoksi. Päätös: Seurakuntaneuvosto merkitsi tiedoksi kirkkoherran päätösluettelon 15.3. 26.4.2016. 32 Mahdolliset muut asiat - - - - -
KAUNIAISTEN SUOMALAINEN PÖYTÄKIRJA 3/2016 9 33 Seuraava kokous 34 Kokouksen päättäminen Seuraava kokous on maanantaina 23.5. klo 17. Puheenjohtaja päätti kokouksen ja antoi valitusosoituksen. Pöytäkirjaan liitetään KL 24 luvun mukainen valitusosoitus. Oikaisuvaatimusohje liitteenä 5. Kauniaisten suomalaisen seurakunnan seurakuntaneuvoston puolesta Kauniaisissa 28.4.2016 Mauri Vihko Margit Peltovirta Anna Kyyrö puheenjohtaja puheenjohtaja sihteeri kohta: 28 Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty. Valittuina tarkastamaan edellä olevan pöytäkirjan olemme suorittamassamme tarkastuksessa todenneet sen kokouksen kulun mukaiseksi ja yhtäpitäväksi kokouksessa tehtyjen päätösten kanssa. Seija Mäkelä Anna Pesonen
KAUNIAISTEN SUOMALAINEN PÖYTÄKIRJA 3/2016 10 Kuulutus pöytäkirjan nähtävillä olosta on ollut kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 21.4 19.5.2016. Tarkastettu pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävillä 6.5. 19.5.2016 kirkkoherranvirastossa aukioloaukioina. Kauniaisissa 20.5. 2016 Mauri Vihko, kirkkoherra -