YHTYMÄHALLITUKSEN ESITYSLISTA 11/2015 Kokousaika 15. joulukuuta 2015 klo 14.30 Kokouspaikka Ammattiopisto Tavastia, Hattelmalantie 8 A-rakennus, kokoushuone KÄSITELTÄVÄT ASIAT 1 Kokouksen avaus... 86 2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen... 86 3 Pöytäkirjantarkastajien valinta... 86 4 Asioiden käsittelyjärjestyksen hyväksyminen... 86 5 Ilmoitusasiat... 87 6 Saatavien poistaminen kirjanpidosta... 88 7 Vuoden 2015 talousarvion muutos (lisätalousarvio)... 89 8 Arkistonmuodostussuunnitelman hyväksyminen... 90 9 Osaamisen kehittämisen suunnitelma... 91 10 Yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitelman voimassaolon jatkaminen... 93 11 Virantoimitusvelvollisuuden muuttaminen... 95 12 Hattelmalantien kampuksen toimitilastrategiatyö... 96 13 Muut asiat... 97
1 Kokouksen avaus 2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen : Hallintosäännön mukaan kokouskutsu on postitettava vähintään 7 päivää ennen kokousta. Kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on paikalla. 3 Pöytäkirjantarkastajien valinta : Valitaan kokoukselle kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Tarkastusvuorossa ovat Sari Hanka ja Anne Hannula-Lundberg. 4 Asioiden käsittelyjärjestyksen hyväksyminen :
5 Ilmoitusasiat 1. Viranhaltijapäätökset ovat liitteenä nro 1. 2. Asemakaavaehdotus. Ammattiopisto Tavastian kampuksen laajentamista koskeva asemakaavaehdotus on julkisesti nähtävillä Palvelupiste Kastellissa 26.11. 28.12.2015. 3. Parolan lukiotilojen vuosivuokran tarkistus. Vuokra nousee elinkustannusindeksin muutosta vastaavasti ja vuokra on 1.1.2016 alkaen 17.184,65 euroa/kk. Nykyinen kuukausivuokra on 17.166,67 euroa. 4. Lanulan päätös 24.11.2015. Hämeenlinnan kaupungin avustus Vanajaveden opistolle on vuonna 2016 sama kuin vuonna 2015 eli 340.000 euroa. 1. Merkitään ilmoitusasiat tietoon saatetuksi. 2. Yhtymähallitus päättää, ettei se ota viranhaltijapäätöksiä käsiteltäväkseen.
6 Saatavien poistaminen kirjanpidosta Koulutuskuntayhtymä Tavastian saamisia, yhteensä 10.382,01 esitetään poistettavaksi kirjanpidosta. Kyseisten saamisien perintätoimia jatketaan. Jos maksu saadaan, se kirjataan ko. maksuvuoden tuloksi. Tarkempi luettelo on nähtävillä kokouksessa. Yhtymähallitus päättää, että em. saatavat poistetaan kirjanpidosta. Perintätoimet jatkuvat. Jos maksu saadaan, se kirjataan ko. maksuvuoden tuloksi.
7 Vuoden 2015 talousarvion muutos (lisätalousarvio) Yhtymävaltuusto hyväksyi kuntayhtymän vuoden 2015 talousarvion 9.12.2014 pitämässään kokouksessa. Yhtymävaltuusto hyväksyi toukokuun 2015 kokouksessaan vuoden 2015 talousarvion investointiosan muutoksen, joka koski Hattelmalantie 25 H-rakennukseen tehtävää peruskorjausta. Tilaan tehtiin verhoilu- ja sisustusalan sekä talotekniikan tilatarpeisiin ajanmukaiset tilat. Verhoilu- ja sisustusalan toimintojen siirto pois Jaakonkatu 28 kiinteistöstä nähtiin tarpeelliseksi sisäilmaongelmien vuoksi. Alkuperäinen yhtymävaltuuston myöntämä määräraha peruskorjaukselle oli 270.000 euroa. Hankkeen toteutuneet kustannukset ovat vuoden 2015 lopulla 461.520 euroa. Määrärahaylitys aiheutui siksi, että aikataulusyistä alkuperäinen kustannusarvio laadittiin ilman tarkempia suunnitelmia. Lisäksi peruskorjauksen aikana havaittiin kiinteistön ikkunakarmien olevan lahoja, jotka ikkunat uusittiin. Myös hallin ovet uusittiin. Yhtymävaltuusto myönsi Jaakonkatu 28 uuden osan peruskorjaukseen 200.000 euron määrärahan. Toteutuneet kustannukset vuoden 2015 lopulla ovat 387.700 euroa. Määrärahalla toteutettiin uuden osan vesikaton korjaus ja salaojituksen uusiminen. Määrärahaylitys johtui tarkemmissa sisäilmatutkimuksissa esiin nousseista ongelmista sisätiloissa. Muun muassa valopiha purettiin perustuksiin asti ja lattia rakennettiin uudestaan teräsbetonilattiaksi. Lisäksi useisiin opetus- ja työtiloissa oleviin lattiaperustuksiin tehtiin kapillaarikatkoja veden nousemisen ehkäisemiseksi ja lattioita uusittiin materiaalilla, joka on aiempaa hengittävämpää. Esityslistan liitteenä nro 2 on ehdotus talousarvion investointiosan muutoksesta ja materiaalia em. toteutetuista peruskorjauksista. Yhtymähallitus päättää esittää yhtymävaltuustolle, että se hyväksyy vuoden 2015 talousarvion investointiosaa muutettavaksi siten, että Hattelmalantie 25 H-rakennuksen peruskorjauksen lisätään 200.000 euron suuruinen määräraha ja Jaakonkatu 28 uuden osan investointikohteeseen lisätään 188.000 euron määräraha. Yhteensä investointimäärärahan lisäykset ovat 388.000 euroa.
8 Arkistonmuodostussuunnitelman hyväksyminen Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto. Arkistotoimen järjestäminen kuuluu arkistolain (831/1994 9) mukaan yhtymähallitukselle. Voimassa olevaa kuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelmaa on päivitetty palvelemaan paremmin nykyajan tiedon-ja arkistonhallintaa. Arkistolain (1994/831) 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa (tiedonhallintasuunnitelmaa). Arkistonmuodostussuunnitelma on jatkuvasti muuttuva ja täydentyvä asiakirja. Arkistonmuodostussuunnitelman runko on tehtäväluokitus, joka on luettelo organisaation lakisääteisistä tehtävistä sekä tuki- ja ylläpitotehtävistä. Organisaation tiedonohjaus perustuu tehtäväluokitukseen, jonka avulla käsitellään, luokitellaan ja hallitaan toiminnasta syntyviä asiakirjallisia tietoja. Asiakirjat ryhmitellään arkistonmuodostussuunnitelmaan tehtäväluokituksen mukaisesti siten, että asiakirjalle voidaan luokituksen avulla poimia suunnitelmasta säilytysaikaan, julkisuuteen ja säilytysyksikköön liittyviä tietoja. Asialuokituksella tarkoitetaan asioiden kirjaamisessa käytettävää luokitusta, joka perustuu tehtäväluokitukseen. Arkistonmuodostussuunnitelmassa pysyvästi säilytettäväksi määrättyjen asiakirjojen säilytysaika perustuu arkistolaitokseen päätökseen (3.9.2001, KA 158/43/01). Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajoissa on otettu huomioon arkistolaitoksen suositukset ja erityislainsäädännöissä mainitut säilytysajat. Ehdotus uudeksi arkistonmuodostussuunnitelmaksi on liitteenä nro 3 Yhtymähallitus päättää hyväksyä arkistonmuodostussuunnitelman liitteen nro 3 muodossa ja oikeuttaa talousjohtajan, jonka yhtymähallitus on määrännyt johtamaan arkistotointa ja arkistonmuodostusta, tekemään siihen tarvittavia täydennyksiä ja muutoksia.
9 Osaamisen kehittämisen suunnitelma Vuoden 2014 alusta tuli voimaan säädöspaketti koskien osaamisen kehittämistä, siihen liittyvää yhteistoimintaa sekä taloudellista tukea ammatillisen osaamisen kehittämiseen. Työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa annettuun lakiin lisättiin uusi 4 a, jonka mukaan kunnassa on laadittava yhteistoimintamenettelyssä vuosittain henkilöstö- ja koulutussuunnitelma. 4 a Henkilöstö- ja koulutussuunnitelma Kunnassa on laadittava yhteistoimintamenettelyssä vuosittain henkilöstö- ja koulutussuunnitelma. Henkilöstö- ja koulutussuunnitelmasta tulee käydä ilmi kunnan koko huomioon ottaen ainakin: 1) toteutuneiden määräaikaisten työ- ja virkasuhteiden määrä sekä arvio näiden kehittymisestä; 2) periaatteet erilaisten työsuhdemuotojen käytöstä; 3) yleiset periaatteet, joilla pyritään ylläpitämään työkyvyttömyysuhan alaisten ja ikääntyneiden työntekijöiden työkykyä sekä työttömyysuhan alaisten työntekijöiden työmarkkinakelpoisuutta; 4) arvio koko henkilöstön ammatillisesta osaamisesta sekä ammatillisen osaamisen vaatimuksissa tapahtuvista muutoksista ja näiden syistä sekä tähän arvioon perustuva vuosittainen suunnitelma henkilöstöryhmittäin tai muutoin tarkoituksenmukaisella tavalla ryhmiteltynä; sekä 5) 1 4 kohdassa tarkoitettujen suunnitelmien toteuttaminen ja seurantamenettelyt. Henkilöstö- ja koulutussuunnitelmassa tulee kiinnittää huomiota: 1) osatyökykyisten työllistämisen periaatteisiin; sekä 2) joustaviin työaikajärjestelyihin. Henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaa käsiteltäessä työnantajan on pyydettäessä selvitettävä, miten jatkossa on tarkoitus ylläpitää pidempään osaamisen kehittämisestä vaille jääneiden työntekijöiden ammatillista osaamista. Koulutuskuntayhtymä Tavastian osaamisen kehittämisen suunnitelma vuodelle 2016 on 26.11.2015 laadittu yhteistoimintamenettelyssä ja käsitelty yt-toimikunnassa. Suunnitelma on työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa annetun lain 4 a :n mukainen henkilöstö- ja koulutussuunnitelma. Koulutuskorvauksesta säädetään laissa koulutuksen korvaamisesta. Laki taloudellisesti tuetusta ammatillisen osaamisen kehittämisestä on asiaa koskeva yleislaki. Koulutuskorvauksen tarkoituksena on parantaa työnantajan mahdollisuuksia järjestää työntekijöilleen ammatillista osaamista kehittävää koulutusta. Koulutuskorvauksen saamisen edellytyksenä on, että työnantajan järjestämä koulutus perustuu työnantajan laatimaan koulutussuunnitelmaan ja että koulutus ylläpitää ja edistää työntekijän ammatillista osaamista. Koulutussuunnitelma tulee olla laadittu ennakkoon ennen niiden koulutusten alkamista, joiden perusteella koulutusta haetaan. Koulutussuunnitelmaan voidaan päivittää kalenterivuoden aikana. Koulutuskorvauksen perusteena oleva palkkakustannus lasketaan kertomalla keskimääräinen päiväpalkka koulutuskorvaukseen oikeuttavien koulutuspäivien määrällä. Koulutuskorvauksen määrä on 10 prosenttia koulutuskorvauksen perusteena olevasta palkkakustannuksesta.
Koulutuskorvausta voi saada enintään kolmelta koulutuspäivältä työntekijää kohti vuodessa. Koulutuspäivänä pidetään päivää, jona koulutuksen kesto on ollut vähintään kuusi tuntia. Koulutuskorvausta haetaan Työttömyysvakuutusrahastolta kalenterivuosittain jälkikäteen työttömyysvakuutusmaksun määräämistä varten annettavan palkkasummailmoituksen yhteydessä tammikuun loppuun mennessä. Koulutuskuntayhtymä Tavastia sai vuodelta 2014 koulutuskorvausta 21 469,28 euroa. Osaamisen kehittämisen suunnitelma on liitteenä nro 4 Yhtymähallitus päättää hyväksyä liitteen nro 4 mukaisen osaamisen kehittämisen suunnitelman vuodelle 2016, joka on työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa annetun lain 4 a :n mukainen henkilöstö- ja koulutussuunnitelma. että osaamisen kehittämisen suunnitelmaa voidaan täydentää mahdollisten, vuoden kuluessa ilmenevien uusien, suunnitelmassa mainitsemattomien osaamistavoitteiden osalta yhteistoimintamenettelyssä yt-toimikunnassa ilman päivitetyn suunnitelman hyväksyttämistä yt-käsittelyn jälkeen yhtymähallituksessa. hyväksyä sen, että henkilöstöhallinnossa päivitetään vuotta 2015 koskevat lukumäärätiedot suunnitelmaan vuoden 2015 henkilöstöraportin valmistumisen yhteydessä.
10 Yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitelman voimassaolon jatkaminen Uuden yhdenvertaisuuslain mukaan viranomaisilla ja koulutuksen järjestäjillä sekä työnantajilla, joiden palveluksessa on säännöllisesti vähintään 30 henkilöä, tulee olla kaikkia syrjintäperusteita koskeva suunnitelma yhdenvertaisuuden edistämisen toteuttamiseksi. Aiemmin viranomaisille oli säädetty velvollisuus laatia yhdenvertaisuussuunnitelma ainoastaan etnisen yhdenvertaisuuden edistämiseksi. Työnantajan ja koulutuksen järjestäjän velvollisuudet laatia yhdenvertaisuussuunnitelma ovat uusia. Tasa-arvolaki on jo aiemmin edellyttänyt yli 30 työntekijää työllistävältä työnantajalta tasa-arvosuunnitelman laatimista sekä oppilaitokselta suunnitelmaa tasa-arvon edistämiseksi oppilaitoksessa. Yhdenvertaisuuslain merkittävin muutos on, että laki koskee kaikkea julkista ja yksityistä toimintaa lukuun ottamatta yksityis- ja perhe-elämää ja uskonnonharjoitusta. Uutta lakia sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen kunnan toimintaan mukaan lukien asiakaspalveluun. Syrjintäperusteita on tarkennettu ja mm. kohtuullisten mukautusten epääminen vammaisilta henkilöiltä katsotaan myös syrjinnäksi. Tasa-arvolain muutoksissa sukupuoleen perustuvan syrjinnän kielto on laajennettu koskemaan sukupuoli-identiteetin ja sukupuolen ilmaisuun koskevaa syrjintää. Tasa-arvolakia on täydennetty velvoitteella ehkäistä ennalta näihin perustuvaa syrjintää. Ensimmäiset uuden yhdenvertaisuuslain ja tasa-arvolain muutosten edellyttämät suunnitelmat tulee laatia 1.1.2017 mennessä. Koulutuskuntayhtymä Tavastialla on jo olemassa kaikki aiempien lakien mukaiset syrjintäperusteet kattava yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitelma. Suunnitelma koskee opiskelijoita, henkilökuntaa, yhteistyökumppaneita ja hakijoita. Suunnitelma on laadittu aikana, jolloin Koulutuskuntayhtymä Tavastiaan kuului ainoastaan Ammattiopisto Tavastia. Suunnitelma on voimassa vuoden 2015 loppuun. Palkkausta koskeva tasa-arvoraportti (populuksesta) on käsitelty 15.1.2015 yttoimikunnassa. Lukioista Lammin lukiolla on oma suunnitelmansa, josta muut lukiot ovat muokanneet omanlaisensa. Lukioissa tehdään parhaillaan uutta opetussuunnitelmaa, ja uusi yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitelma on tarkoitus saada valmiiksi 1.8.2016 mennessä. Lukioissa on pohdittu, että yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitelma otettaisiin käyttöön mahdollisimman samanlaisena kuin ammattiopiston suunnitelma. Uusien suunnitelmien valmisteluun on varattava riittävästi aikaa. Valmistelussa on otettava huomioon suunnitelmien oppilaitoskohtaisuus ja olemassa olevien suunnitelmien tarkoituksenmukainen hyödyntäminen. Oppilaitoskohtaisissa suunnitelmissa tulee huomioida oppilaitoksen yksilölliset tarpeet ja olosuhteet. Työnantajan yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitelman päivittämisessä on huomioitava kuntayhtymän laajentuminen. Valmistelussa on ratkaistava, onko tarkoituksenmukaista laatia yhdenvertaisuussuunnitelma ja tasa-arvosuunnitelma samaan asiakirjaan vai erikseen ja laaditaanko koulutuksen järjestäjän oppilaitoskohtaiset yhdenvertaisuus- ja tasaarvosuunnitelmat erillään työnantajan näkökulmasta laaditusta yhdenvertaisuus- ja tasaarvosuunnitelmasta, ja millä tavalla oppilaitoskohtaiset suunnitelmat toteutetaan. Uudet suunnitelmat on laadittava yhteistyössä henkilöstön ja opiskelijoiden kanssa. Edistämistoimia ja niihin liittyvää yhdenvertaisuussuunnitelmaa sekä niiden vaikuttavuutta on käsiteltävä työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa annetun lain mukaisesti henkilöstön ja heidän edustajiensa kanssa. Opiskelijoille tai heidän edustajilleen on varattava mahdollisuus tulla kuulluksi edistämistoimista ja heille pitää antaa tarpeelliset tiedot suunnitelman laatimisesta ja mahdollisuus vaikuttaa suunnitelman sisältöön.
KT Kuntatyönantajat on antanut yleiskirjeen 2/2015 yhdenvertaisuuslain soveltamisesta työnantajan vastuiden näkökulmasta sekä yleiskirjeen 3/2015 tasa-arvolain osittaisuudistuksesta myös työnantajan vastuiden näkökulmasta. Kuntaliitto on antanut yleiskirjeen 7/2015, jossa selostetaan uudistetun lainsäädännön vaikutuksia varsinkin kuntien viranomaistoiminnan ja opetustoiminnan kannalta. Yhtymähallitus päättää jatkaa nykyisten yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitelmien voimassaoloa vuoden 2016 loppuun asti tai kunnes uudet suunnitelmat valmistuvat, ja että uuden yhdenvertaisuuslain ja tasa-arvolain muutosten edellyttämät suunnitelmat laaditaan 1.1.2017 mennessä. hyväksyä sen, että voimassa oleviin yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitelmiin tehdään tarpeelliset päivitykset (esim. lukumäärä/vuosiluku ym. muuttuneet tiedot) vuodeksi 2016 ao. viranhaltijoiden toimesta.
SALAINEN 11 Virantoimitusvelvollisuuden muuttaminen Yhtymähallitus päättää muuttaa lehtorin virantoimitusvelvollisuutta siten, että hän siirtyy nykyiseltä osastoltaan toisen osaston lehtoriksi1.1.2016 lukien.
12 Hattelmalantien kampuksen toimitilastrategiatyö Haahtela Oy:n toimitila-asioiden asiantuntija Raili Kuosmanen on tehnyt tilatarvekartoitusta Hattelmalantien kampuksella. Tarkastelussa on arvioitu eri toimipisteiden ja tutkintoalojen tilojen käyttöprosentteja, jotka oli saatu WOP-mittauksella selville. Perusteena arvioinnille ovat olleet opetussuunnitelmasta haetut opinnot, ja niiden tarvitsemat tilat sekä opiskelijaryhmien määrät. Toimitilasuunnittelu on prosessi, jossa tutkitaan organisaation toiminnot ja mitoitetaan toimintaa palvelevat tilat. Lisäksi lasketaan syntyvät tilakustannukset ja sitoutetaan toimijat tehtyihin valintoihin ja tilaympäristön kehittämiseen. Näin nähdään miten tiloja voisi hyödyntää kustannustehokkaammin ja tarkoituksenmukaisemmin. Selvitystyön tässä vaiheessa on käynyt ilmi, että osa tiloista on tavoitteen mukaisessa käytössä ja osassa tiloista käyttöasteet jäävät tavoitetta (30 h viikossa) alhaisemmiksi. Ammattiopistossa tiloja on noin 9.000 m² enemmän kuin tilankäytön tunnusluvuilla laskettuna on tarve. Lähivuosien merkittävien tilainvestointien vuoksi tilakustannukset tulevat nousemaan nykytasosta. Tilakustannusten nousua voidaan hillitä tilojen määrää vähentämällä. Samalla kun tiloja korjataan ja kehitetään, tulee huomioida tilojen tehokas käyttö. Yhtymähallitus päättää käydä keskustelun toimitilastrategiatyön nykytilanteesta ja päättää asian jatkotoimenpiteistä.
13 Muut asiat Käsitellään muut esille tulevat asiat.